Chương 3: QUERIES

Chương 3: QUERIESChương 3: QUERIES

Microsoft Access

Nội dung của chươngNội dung của chương

Tìm hiểu khái niệm và công dụng của queries.

Tìm hiểu các loại queries.Cách tạo một query.

Khái niệmKhái niệm

Query là công cụ cho phép đặt các câu hỏi với dữ liệu trong database. Sau khi thực hiện query, dữ liệu thỏa yêu cầu được rút ra và tập hợp vào một bảng kết quả

Các khả năng của queryCác khả năng của queryXem, thay đổi, và phân tích dữ

liệu theo nhiều cách khác nhau.

Các khả năng của queryCác khả năng của queryLấy dữ liệu từ một hoặc nhiều

table trong database.Lựa chọn các field và record cần

thiết.Sắp thứ tự các record.

Các khả năng của queryCác khả năng của queryThực hiện các phép tính.

Các khả năng của queryCác khả năng của queryLàm dữ liệu nguồn cho forms,

reports hoặc queries khác.Thay đổi dữ liệu trong table hoặc

tạo table mới từ các table đã có.

Các loại queriesCác loại queries

Select queriesParameter queriesCrosstab queriesAction queriesSQL queries

Select Query: Select Query: Khái niệmKhái niệm

Là loại query thông dụng nhất, dùng để:–Lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều

table dựa vào các điều kiện (criteria) và trình bày dữ liệu theo thứ tự mà ta muốn.

Select Query: Select Query: Khái niệmKhái niệm

Là query thông dụng nhất, dùng để:–Cập nhật các record (với vài

giới hạn).–Nhóm các record và tính tổng

cộng, đếm, tính trung bình và các loại phép tính khác.

Select Query: Select Query: Cách TạoCách Tạo Có thể tạo một query bằng cách

dùng wizard hoặc tạo ở chế độ Design.

Ở chế độ Design, ta chỉ định dữ liệu sẽ hiển thị bằng cách thêm các tables hay queries có chứa dữ liệu đó, và sau đó kéo rê các field vào trong lưới thiết kế.

Select Query: Select Query: Cách TạoCách Tạo1. Trong cửa sổ Database, click

Queries trong khung Objects, click New trên toolbar của cửa sổ Database.

Select Query: Select Query: Cách TạoCách Tạo2. Trong hộp thoại New Query, click

Design View, click OK.

Select Query: Select Query: Cách TạoCách Tạo3. Trong hộp thoại Show Table, click

chọn table.

Select Query: Select Query: Cách TạoCách Tạo4. Double-click tên của table cần

đưa vào query, click Close. 5. Thêm các field vào hàng Field

trong lưới thiết kế, chỉ định điều kiện (criteria) và thứ tự sắp xếp nếu cần.

Select Query: Select Query: Cách TạoCách Tạo6. Click View trên toolbar để

xem kết quả.

Select Query: Select Query: Cách Thực hiệnCách Thực hiện

Khi mở một query select (hoặc crosstab) Access thực hiện query và trình bày kết quả trong cửa sổ Datasheet.

1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung Objects.

2. Click query muốn mở. 3. Click Open trên toolbar của của cửa sổ

Database.

Điều kiện để rút trích dữ liệuĐiều kiện để rút trích dữ liệu

1. Mở query ở chế độ Design. 2. Click vào ô Criteria của field cần

đặt điều kiện. 3. Nhập vào biểu thức điều kiện

(criteria expression).

Ví dụ về các biểu thứcVí dụ về các biểu thức Dãy các giá trị

(>, <, >=, <=, <>, or Between...And)Biểu thức Kết quả

> 234 Trong field SoLuong, các số lớn hơn 234

< 1200.45 Trong field DonGia, các số nhỏ hơn 1200.45

>= “Đức" Trong field TenNV, tất cả tên đều là Đức

Between #2/2/1999#And #12/1/1999#

Trong field NgayLapHD, các ngày từ 2-2-99 đến 1-12-99

Ví dụ về các biểu thứcVí dụ về các biểu thức

Các giá trị không bằng (Not)

Biểu thức Kết quả

Not “H001" Trong field MaNV, các nhân viên có mã không phải là H001

Not T*Trong field TenNV, các nhân viên có tên không bắt đầu bằng chữ “T”

Ví dụ về các biểu thứcVí dụ về các biểu thức

Các giá trị trong một danh sách (In)

Biểu thức Kết quả

In(“TP.HCM", “Vung Tau")

Trong field NoiSinh, các nhân viên sinh ở TP.HCM hoặc Vung Tau

Ví dụ về các biểu thứcVí dụ về các biểu thứcCác giá trị chuỗi (text)

Biểu thức Kết quả

“H001” Trong field MaNV, nhân viên có mã là H001.

Like “S*” Trong field TenNV, nhân viên có tên bắt đầu bằng chữ “S”.

Like “[A-D]*” Trong field TenNV, nhân viên có tên từ chữ “A” đến “D”.

Ví dụ về các biểu thứcVí dụ về các biểu thứcCác giá trị ngày

Biểu thức Kết quả

#2/21/69# Trong field NgaySinh, các nhân viên sinh ngày 21-2-69

< Date( ) - 30 Trong field NgayGiaoHang, các hóa đơn trễ hơn 30 ngày

Year([NgayLapHD]) = 1999

Trong field NgayLapHD, các hóa đơn trong năm 1999

DatePart("q", [NgayLapHD]) = 4

Trong field NgayLapHD, các hóa đơn trong quý 4

Ví dụ về các biểu thứcVí dụ về các biểu thứcCác giá trị trống (Null hoặc chiều dài =0)

Biểu thức Kết quả

IsNull Trong field SoDT, các khách hàng có field SDT là Null (trống)

Is Not Null Trong field SoDT, các khách hàng có field SDT chứa giá trị

Các giá trị trong biểu thứcCác giá trị trong biểu thức

Giá trị ngày: đặt giữa hai dấu #Giá trị chuỗi: đặt giữa hai dấu

nháy đôiGiá trị hằng: True, False, NullCác hàm (function)Tên field: đặt giữa hai dấu [ và ]

Một số hàmMột số hàm

Ngày, giờ– Date()– Day(biểu thức ngày)– Month(biểu thức ngày)– Year(biểu thức ngày)– DatePart(“q”,biểu thức ngày)

Một số hàmMột số hàm

Chuỗi–Left(chuỗi, n)–Right(chuỗi, n)–Mid(chuỗi, m, n)–Len(chuỗi)

Một số hàmMột số hàm

Điều kiện–Iif(điều kiện, biểu thức đúng,

biểu thức sai)

Một số phép toánMột số phép toán

+ - * /> < >= <= = <>InBetween … And …LikeNot, And, Or

Tạo field tính toánTạo field tính toán

1. Mở query ở chế độ Design. 2. Gõ biểu thức trong ô trống ở hàng Field.

Nếu biểu thức có tên field, thì phải đặt tên field giữa hai dấu ngoặc vuông.

Parameter Query: Parameter Query: Khái NiệmKhái NiệmLà query khi thực hiện nó hiện ra

hộp thoại nhắc ta nhập vào điều kiện để rút trích dữ liệu.

Parameter Query: Parameter Query: Cách TạoCách Tạo

1. Tạo query select. 2. Trong cửa sổ thiết kế của

query, kéo rê các field từ danh sách field vào lưới thiết kế.

Parameter Query: Parameter Query: Cách TạoCách Tạo3. Trong ô Criteria của field dùng làm tham

số, gõ vào lời nhắc giữa hai dấu ngoặc vuông.

Dùng 1 tham số:[Nhập mã nhân viên]

Dùng 2 tham số:Between [Xem các hóa đơn từ ngày]

And [Đến ngày] Dùng ký tự đại diện

Like [Nhập ký tự đầu tiên cần tìm:] & “*”

Parameter Query: Parameter Query: Thực hiệnThực hiện

Click nút View trên toolbar để thực hiện query.

Khi thực hiện, query sẽ hiện ra hộp thoại nhắc ta nhập vào điều kiện (tham số)

Crosstab Query : Crosstab Query : Khái niệmKhái niệmCrosstab queries dùng để tính toán và

sắp xếp dữ liệu để ta dễ dàng phân tích.Crosstab queries tính tổng (sum), trung

bình (average), đếm (count) dữ liệu, dữ liệu được nhóm theo cột và hàng.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

Có thể tạo crosstab query bằng wizard hoặc tạo ở chế độ Design.

Trong chế độ Design, ta chỉ định field nào sẽ làm tiêu đề cột, field nào làm tiêu đề hàng, và giá trị của field nào dùng để cộng, tính trung bình, đếm hoặc các phép tính khác.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

Có thể tạo crosstab query bằng wizard hoặc tạo ở chế độ Design.

Trong chế độ Design, ta chỉ định field nào sẽ làm tiêu đề cột, field nào làm tiêu đề hàng, và giá trị của field nào dùng để cộng, tính trung bình, đếm hoặc các phép tính khác.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo1. Trong cửa sổ Database, click

Queries trong khung Objects, click New trên toolbar của cửa sổ Database.

2. Trong hộp thoại New Query, click Design View, click OK.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo3. Trong hộp thoại Show Table, click

chọn table. 4. Double-click tên của table cần

đưa vào query, click Close.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

5. Thêm các fields vào hàng Field trong lưới thiết kế và chỉ định điều kiện (criteria).

6. Click Query Type trên toolbar, và click Crosstab.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

7. Đối với field dùng làm tiêu đề hàng, click vào hàng Crosstab, và click Row Heading. Phải để Group By trong hàng Total của field này.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo7. Đối với field dùng làm tiêu đề cột,

click vào hàng Crosstab, và click Column Heading. Phải để Group By trong hàng Total của field này.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

9. Đối với field dùng làm giá trị trong bảng, click hàng Crosstab, và click Value. Chỉ có một field được đặt Value.

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

10. Trong hàng Total của field này, click chọn kiểu hàm tính toán (ví dụ Sum, Avg, or Count).

Crosstab Query: Crosstab Query: Cách TạoCách Tạo

11. Để xem kết quả, click nút View trên toolbar.

Action QueryAction Query

Là query làm thay đổi hoặc di chuyển các record chỉ trong một phép toán.

Có 4 loại:– Delete query– Update query– Append query– Make-table query

Action Query:Action Query: Delete Query Delete Query

Khi dùng delete query để xóa các record, ta không thể phục hồi lại được (undo). Vì vậy phải xem trước dữ liệu sẽ bị xóa bằng cách click nút View

Nên thường xuyên tạo bản sao dữ liệu, trong trường hợp xóa nhầm có thể hồi phục từ các bản sao.

Action Query:Action Query: Delete Query Delete Query

Trong vài trường hợp, delete query sẽ xóa các record trong các table có quan hệ, mặc dù các table này không có trong query.

Action Query:Action Query: Delete Query Delete Query

1. Tạo query có chứa table mà ta cần xóa record.

2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Delete Query.

Action Query:Action Query: Delete Query Delete Query

3. Kép rê dấu sao (*) trong danh sách field của table vào lưới thiết kế của query. Xuất hiện From trong ô Delete của field này.

4. Chỉ định điều kiện xóa record bằng cách kéo rê field cần đặt điều kiện.

Action Query:Action Query: Delete Query Delete Query

5. Trong ô Criteria của field vừa kéo rê vào lưới, gõ vào điều kiện.

6. Để xem trước các records sẽ bị xóa, click nút View.

7. Click Run để thực hiện query.

Action Query:Action Query: Update Query Update Query

1. Tạo query có chứa table mà ta cần xóa cập nhật.2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên

cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Update Query.

3. Kép rê dấu sao (*) trong danh sách field của table vào lưới thiết kế của query. Xuất hiện From trong ô Delete của field này.

4. Chỉ định điều kiện xóa record bằng cách kéo rê field cần đặt điều kiện.

5. Trong ô Update To của field cần update, gõ vào biểu thức hay giá trị dùng để thay đổi field.

Action Query:Action Query: Update Query Update Query

6. Để xem trước các records sẽ được cập nhật giá trị, click nút View.

7. Click Run để thực hiện query.

Action Query:Action Query: Append Query Append Query1. Tạo query có chứa table cần nối vào table khác.2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên

bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Append Query. Hộp thoại Append xuất hiện.

Action Query:Action Query: Append Query Append Query3. Chọn tên của table cần thêm record.4. Nếu table trong database hiện thời: click Current

Database.Nếu table không có trong database hiện thời: click Another Database và gõ vào đường dẫn của database chứa table hoặc click nút Browse để tìm vị trí database.

5. Click OK.6. Kéo rê các field cần nối từ danh sách field vào lưới

thiết kế.7. Trong ô Criteria, gõ vào điều kiện nối dữ liệu (nếu có).8. Để xem trước các records sẽ được nối, click nút View.9. Click Run để thực hiện query.

Action Query:Action Query: Make-Table Make-Table QueryQuery1. Tạo query gồm các tables hay queries chứa

records dùng để tạo table mới.2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên

cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Make-Table Query. Hộp thoại Make Table xuất hiện.

Action Query:Action Query: Make-Table Make-Table QueryQuery3. Gõ vào tên của table cần tạo trong hộp

Table Name và click Current Database.4. Click OK. 5. Kéo các field cần có trong table mới từ

danh sách field vào lưới thiết kế. 6. Gõ vào điều kiện trong ô Criteria. 7. Để xem table trước khi tạo, click nút View.8. Click Run để thực hiện query.