Comunicação e Trabalho em Equipa

CENTRO NACIONAL EUROPASS

Realize de seguida o seu diagnóstico e saiba qual é o seu estilo de Comunicação e Trabalho em Equipa:

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

É impossível não comunicar! Até no silêncio comunicamos.

Atenção por isso à sua comunicação não-verbal!

Os gestos, a expressão facial, o contacto visual, o modo de vestir, o tom de

voz e a distância física pesam 90% na impressão que se dá aos outros.

Pensar na resposta em vez de ouvir o outro e reagir emocionalmente a certas palavras e ideias, são duas das principais barreiras a uma comunicação eficaz.

Saber comunicar em grupo permite usufruir das verdadeiras vantagens de se trabalhar em grupo

criatividade;

responsabilização individual;

rapidez na concretização, logo maior produtividade;

NOVAS abordagens e soluções para velhos problemas;

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Num contexto de grupo lidamos com variadíssimas pessoas. É necessário que nos oiçam, mas é igualmente importante sabermos ouvir.

• Que estratégias é que utiliza para que a/o oiçam?

• Procura antecipar potenciais causas de confusão?

• Comunica de forma diferente num contexto de grupo?

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

O questionário que se segue irá ajudá-lo/a a identificar a forma como se comporta em contextos de grupo, mais exatamente, se tem uma atitude mais passiva, agressiva ou assertiva.

Instruções

O questionário é composto por várias frases. Em cada frase deverá utilizar a seguinte escala de resposta:

Exemplo: Para a frase “Prefiro trabalhar individualmente.”, se a sua resposta é “Nunca”, ou seja, em nenhuma situação prefere trabalhar individualmente, deve colocar à frente da frase o número 1. Se a sua resposta é “Muitas Vezes” deve colocar o número 4.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Nunca Raramente Algumas Vezes Muitas Vezes Sempre

1 2 3 4 5

Imprimir questionário.

N R AV MV S

1. Quando sou elogiado/a, reajo com modéstia – mesmo se sinto que o meu trabalho foi

realmente bem feito. 1 2 3 4 5

2. Se alguém é rude para mim, respondo com dureza. 1 2 3 4 5

3. Sou capaz de dizer ao meu superior, de modo franco e educado, que não concordo. 1 2 3 4 5

4. Acho difícil falar francamente para um grupo de estranhos. 1 2 3 4 5

5. Não deixo de usar o meu sarcasmo se isso me ajudar a defender o meu ponto de vista. 1 2 3 4 5

6. Peço naturalmente um aumento de salário quando acho que o mereço. 1 2 3 4 5

7. Se me interrompem quando estou a falar, sofro em silêncio. 1 2 3 4 5

8. Se criticam o meu trabalho arranjo maneira de responder na mesma moeda. 1 2 3 4 5

9. Consigo expressar orgulho com as minhas obrigações sem ser gabarola. 1 2 3 4 5

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

N R AV MV S

10. As pessoas aproveitam-se de mim. 1 2 3 4 5

11. Digo às pessoas o que elas querem ouvir, se isso me permitir fazer aquilo que eu quiser. 1 2 3 4 5

12. Não me custa pedir ajuda às outras pessoas. 1 2 3 4 5

13. Empresto coisas aos outros mesmo quando não me apetece fazê-lo. 1 2 3 4 5

14. Consigo fazer prevalecer os meus argumentos dominando a discussão. 1 2 3 4 5

15. Consigo expressar o que realmente sinto a uma pessoa que aprecio. 1 2 3 4 5

16. Quando me sinto zangado/a com alguém, guardo-o dentro de mim em vez de o mostrar. 1 2 3 4 5

17. Quando critico o trabalho dos outros, eles ficam furiosos. 1 2 3 4 5

18. Tenho confiança na minha capacidade de lutar por aquilo que mereço. 1 2 3 4 5

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PASSIVIDADE AGRESSIVIDADE ASSERTIVIDADE

Afirmação

n.º Pontuação

Afirmação

n.º Pontuação

Afirmação

n.º Pontuação

1 2 3

4 5 6

7 8 9

10 11 12

13 14 15

16 17 18

Soma Soma Soma

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Se já pontuou todas as frases, chega a altura de somar as suas pontuações em cada quadro para perceber com que estilo se identifica mais. O estilo de relacionamento em que tiver maior pontuação será aquele que tende a utilizar mais.

• Agressividade

Neste estilo de relacionamento verifica-se uma violação dos direitos dos outros, tal como um desejo de dominar o outro. Opta-se por decisões unilaterais, ou seja, não se tem em conta o

interesse dos outros. Uma pessoa que tende a utilizar este estilo pensa: “Eu sou capaz de

ganhar a qualquer um.” Por todas estas atitudes e comportamentos não se consegue criar um

ambiente de partilha e cooperação, bem pelo contrário, cria-se hostilidade e desânimo por

parte daqueles que sentem que não são ouvidos nem úteis para a realização da tarefa.

• Passividade

Neste estilo torna-se difícil tomar iniciativa, realizar o que se pretende e satisfazer os seus objetivos pessoais, atribuindo-se o sucesso a ter-se sorte. Nestas pessoas reconhece-se um contacto visual evasivo, gestos nervosos e uma linguagem hesitante com bastantes pausas. Este conjunto de comportamentos evidencia ansiedade, reduzindo o impacto da mensagem que está a ser transmitida verbalmente, não gerando por isso, confiança nos que o/a rodeiam. Por se evitar conflitos ao máximo, acaba-se por deixar agravar problemas.

Na informação que se segue terá oportunidade de conhecer que comportamentos estão associados a cada estilo de relacionamento.

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• Assertividade

O estilo assertivo permite ao indivíduo agir no seu interesse, defender-se sem ansiedade excessiva, expressar os seus sentimentos de forma honesta e adequada e fazer valer os seus direitos sem negar os dos outros indivíduos. Uma pessoa assertiva é capaz de exprimir o mais diretamente possível o que pensa, o que quer, o que deseja, escolhendo um conjunto de comportamentos e atitudes adequadas para o local e o momento. A assertividade implica por isso dois tipos de respeito: o respeito por si próprio e o respeito pelos outros.

Estas pessoas conseguem gerar no seio de um grupo um ambiente de confiança, partilha e cooperação. Os problemas que surgem são analisados abertamente e as soluções são ponderadas por todos. Existe por isso espaço e tempo para todos.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Agora DESENVOLVA a sua competência para Comunicar e Trabalhar em Equipa: 1. Processo de Comunicação 2. Barreiras na Comunicação 3. Estratégias 4. Comunicação Não-Verbal 5. Comunicação e Trabalho em Equipa 6. Estilos de Relacionamentos Interpessoais

É impossível não falar de comunicação, sobretudo quando estamos a trabalhar competências de empregabilidade! Porquê? Damos-lhe duas razões: 1 - É impossível não comunicar! 2 - Se está numa equipa e depende de alguém para alcançar objetivos, é necessário transmitir a mensagem de forma eficaz! A presente formação pretende então aprofundar os seus conhecimentos nesta área e passar-lhe algumas técnicas de forma a tornar-se num melhor comunicador!

Escrever

Sabia que…

Formas de comunicação

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Depois das necessidades fisiológicas, que determinam a sobrevivência física do ser humano, a comunicação é a mais vital de todas as necessidades.

Falar

Escutar

Objetivo de todas as formas de Comunicação:

Transmitir uma mensagem aos

recetores.

Meio utilizado para transmitir a mensagem. Ex: fax, telefone, carta, internet, etc.

Emissor

Codificação

Mensagem Meio de

Transmissão

Receção e descodificação

do Recetor

O que é?

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A pessoa que deseja comunicar com determinado recetor.

O código ou linguagem utilizada pelo recetor.

O que resulta da codificação. O objetivo do emissor.

O significado atribuído pelo recetor aos elementos verbais e não verbais do emissor.

Desafio da Comunicação

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Emissor

Codificação

Mensagem Meio de

Transmissão

Receção e descodificação

do Recetor

Durante todo este processo existem vários fatores que dificultam a transmissão da informação.

Ruídos na Comunicação

Ruídos

Ruídos Ruídos

Ruídos

Ruídos

Quando a mensagem chega ao recetor, a ideia principal percebida é parcialmente

diferente da ideia inicial.

80%

Desafio da Comunicação

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

O que se aplica 20

%

O que se aceita – 40%

O que se percebe – 60%

O que se ouve – 80%

O que se diz – 100%

O que se aplica 20%!!

Mais…

É ainda muito difícil que a nossa mensagem possa gerar algum impacto na outra pessoa.

Os resultados da comunicação:

Obstáculos

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Resolver tarefas ao mesmo tempo

Ouvir “ruído” emocional

Criticar o interlocutor

Compreender a velocidade de discurso por oposição à velocidade do pensamento

Sobrecarga de informação

Ouvir ruídos exteriores

Concentrar-se numa ordem de trabalhos pessoal

• Não utilize o tempo em que deve ouvir para pensar na resposta que quer dar. Se o

fizer, não conseguirá prestar atenção ao que o interlocutor está a dizer.

• Por isso: uma coisa de cada vez!

• Reagimos emocionalmente a certas palavras, conceitos e ideias, e a outros sinais dos interlocutores, como a aparência e os sinais não-verbais.

• Faça um esforço para “calar” as suas próprias reações emocionais para que possa prestar a devida atenção.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Resolver tarefas ao mesmo tempo

Ouvir “ruído” emocional

Criticar o interlocutor

• Não se deixe distrair por avaliações críticas sobre o interlocutor.

• Concentre-se no que ele estiver a dizer – na mensagem.

• A velocidade do discurso é inferior à velocidade com que pensamos. Pode precisar de se concentrar e usar algum tempo mental adicional para clarificar e organizar mentalmente o que o interlocutor está a dizer.

• Por outro lado, quando o ouvinte está a comunicar numa segunda língua, pode ser importante que o interlocutor abrande a velocidade do discurso.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Criticar o interlocutor

Compreender a velocidade de discurso por oposição à velocidade do pensamento

Ter sobrecarga de informação

• Demasiados estímulos ou demasiada informação podem fazer com que

seja difícil prestar atenção ao discurso.

• Tente concentrar-se na informação relevante e nos pontos fundamentais que estão a ser transmitidos.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Sobrecarga de informação

Ouvir “ruídos” exteriores

• O ruído audível pode ser extremamente desconcentrante.

• Mas pode minimizar estes ruídos. Por exemplo: baixe o som da campainha do telefone e o som do e-mail no computador quando tiver uma reunião.

• Outros ruídos podem, ainda assim, ser inevitáveis – e.g., barulho provocado por obras no edifício ou no exterior, outras pessoas.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Ouvir ruídos exteriores

Ou seja…

O processo de comunicação é influenciado por várias barreiras. É difícil fazer com que a mensagem chegue a 100% ao recetor.

Aprenda de seguida como

comunicar de forma eficaz!

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Estratégias para comunicar de forma eficaz

• Pare;

• Olhe;

• Ouça;

• Crie empatia;

• Faça perguntas.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA” “MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Pare

• Dirija toda a sua atenção para o interlocutor.

• Concentre-se na outra pessoa, nos seus pensamentos e sentimentos.

• Concentre-se de forma consciente na tarefa. Uma coisa de cada vez!

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Olhe

• Preste atenção às mensagens não-verbais..

• Repare na linguagem corporal e nos sinais não-verbais que possam ajudar a compreender o discurso do seu interlocutor.

• Evite, contudo, distrair-se e perder a mensagem verbal.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Ouça

Oiça • Preste atenção e tente captar os pormenores e as ideias principais

da mensagem.

• Procure uma compreensão global do que o interlocutor está a comunicar em vez de reagir a palavras ou termos individuais que ele utilize para se exprimir.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA” “MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Crie empatia

Crie Empatia

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA” “MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

• Imagine como se sentiria na situação do interlocutor. Crie empatia para com os sentimentos do interlocutor, enquanto mantém um núcleo tranquilo dentro de si. • Não precisa de aderir a todos os problemas ou questões do interlocutor, desde que reconheça o que ele está a sentir.

Faça perguntas

Faça Perguntas

• Use as perguntas para clarificar a informação do emissor.

• Fazer perguntas é demonstrar interesse pelo que está a ser dito.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Para além da comunicação verbal, existe ainda a Comunicação Não-Verbal.

Como é que a comunicação não-verbal

pode beneficiar ou prejudicar

a eficácia de uma comunicação?

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

A Linguagem Corporal

(movimentos físicos inconscientes)

Pode reforçar a comunicação ou então prejudicá-la.

É utilizada como suporte e apoio à comunicação verbal.

Sons

Gestos

Mímica

Expressão Facial

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Exemplos de Comunicação Não-Verbal

• A comunicação não verbal tem mais impacto do que a comunicação

verbal!

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Impacto da Mensagem

55% Não

Verbal 38% Vocal

7% Verbal

O sorriso amarelo retira o impacto de qualquer elogio. O bater dos dedos desmente o estado tranquilo.

Exemplos:

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Distância física entre as pessoas

Expressões Faciais

Contacto Visual

Postura

As aparências iludem mas interessam! Julga-se que os cinco segundos iniciais de qualquer primeiro encontro são mais importantes do que os cinco minutos seguintes, por isso a preocupação com a comunicação não-verbal pode fazer uma grande diferença.

Postura

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Postura Positiva • O olhar franco e direto e o sorriso aberto mostram uma atenção amigável. • O corpo virado para a frente e postura aberta revelam confiança. • A colocação das mãos indicam determinação. Postura Negativa • Os ombros descaídos demonstram falta de confiança. • Mexer no pescoço/orelhas indica dúvida; • O corpo de lado significa rejeição relativamente à opinião de outra pessoa.

Incentiva a comunicação.

Não incentiva a comunicação.

Resumo

• Existem várias barreiras na comunicação.

• Concentre-se no assunto e não na pessoa. Crie empatia em vez de permanecer desinteressado e use respostas de confirmação.

• A linguagem corporal é difícil de interpretar e controlar. No entanto, compreender a linguagem corporal é meio caminho andado para identificar as verdadeiras opiniões dos outros.

• Seja coerente quanto aos sinais verbais e aos não-verbais.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

• E comunicar em equipa?

• Quais os desafios?

• Quais as vantagens?

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• A comunicação em equipa traz outros desafios.

• Num grupo de pessoas existem mais opiniões para coordenar. Mas também se pode usufruir de experiências e conhecimentos diferentes.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Rentabilização dos talentos de

cada um

Maior Criatividade

Descentralização do Poder que resulta em

maior responsabilidade

individual

Complementaridade de funções

Novas soluções para problemas

velhos

Vantagens do Trabalho em Equipa

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Desvantagens

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

- Maior probabilidade de dispersão e distração;

- Dificuldade de aplicação de métodos de trabalho;

- Confusão nas funções que cada um deve desempenhar, o que resulta em desgaste do grupo;

- Falta de produtividade de alguns membros que resulta no desequilíbrio da equipa.

Apercebeu-se que todos estes problemas podem ser eliminados

com uma comunicação eficaz na equipa?

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Aspectos essenciais para uma Comunicação Eficaz na equipa

Escutar ativamente; Dar e receber feedback; Perguntar e reformular.

• A escuta ativa é uma técnica de comunicação que implica que, num diálogo, o ouvinte comece por interpretar e compreender a mensagem que recebe.

• Fomenta o bom relacionamento pois facilita o bom entendimento entre diferentes partes e reduz os conflitos.

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Uma boa parte da informação de uma conversa não chega corretamente ou é mal interpretada pelo ouvinte. Isso acontece por excesso de informação, falta de concentração, stress ou por várias outras razões.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

O feedback é essencial.

Dar Feedback

Incentiva o desenvolvimento e o pensamento inovador de uma equipa .

Receber Feedback

Incentiva o desenvolvimento e o pensamento inovador de uma equipa. Dá a oportunidade de aprender mais sobre si mesmo.

Dar feedback não é só dizer a alguém o que se pensa. Implica também ouvir, fazer perguntas e clarificar informação.

Perguntar e Reformular permite:

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Esclarecer informação

Demonstrar interesse

Identificação dos verdadeiros

objetivos e opiniões das

pessoas

Agressividade

- Violação dos direitos dos outros, justificada pelo desejo de dominar o outro.

- Não se tem em conta o interesse dos outros.

- Ausência de um ambiente de partilha e cooperação.

- Os elementos da equipa sentem que não têm qualquer utilidade para este grupo.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Falta de Iniciativa

Evitamento de Conflitos

Reduzida Confiança

Passividade

Passividade

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Neste estilo, as pessoas apresentam gestos nervosos e uma linguagem hesitante com bastantes pausas. Este conjunto de comportamentos evidencia ansiedade, reduzindo o impacto da mensagem que está a ser transmitida verbalmente. Não gera confiança nos elementos da equipa.

Assertividade

Uma pessoa assertiva consegue:

- Defender-se sem ansiedade excessiva.

- Fazer valer os seus direitos sem negar os dos outros

indivíduos.

- Gerar no seio de um grupo um ambiente de confiança,

partilha e cooperação.

A assertividade implica por isso dois tipos de respeito

o respeito por si próprio e o respeito pelos outros.

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Assertividade

Comportamentos típicos de uma pessoa assertiva:

- É breve e direta;

- Evita comparações entre as pessoas;

- Escuta ativamente as opiniões dos outros;

- Não pensa que é presunção concordar com os elogios;

- No caso de se considerar o elogio não merecido, agradece-se e exprime-se a nossa opinião.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

• Existem por isso estilos relacionais que favorecem uma comunicação mais ou menos eficaz.

• Todos os estilos podem ser úteis e eficazes consoante a situação.

• O estilo assertivo gera um ambiente mais apelativo para uma comunicação eficaz.

“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”