División Tableros y Forestal - Masisa Chile Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Sistema de Gestión...

División Tableros y Forestal - Masisa ChileDivisión Tableros y Forestal - Masisa Chile

Manejo de la Herramienta Manejo de la Herramienta LOYAL ISOLOYAL ISO

Sistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de Calidad

I.I. Inducción a Loyal ISOInducción a Loyal ISO

II.II. Loyal ISO DMS para Masisa ChileLoyal ISO DMS para Masisa Chile

III.III. Ingreso a Loyal ISO DMSIngreso a Loyal ISO DMS

IV.IV. Generación de DocumentosGeneración de Documentos

V.V. Revisión – Autorización – Publicación de DocumentosRevisión – Autorización – Publicación de Documentos

VI.VI. Documentos HistóricosDocumentos Históricos

TemarioManejo de la Herramienta LOYAL ISO

ETAPA IETAPA I

Introducción a LOYAL ISOIntroducción a LOYAL ISO

• Loyal ISO es un software orientado a la administración de Documentación, de Auditorias y de No Conformidades de los Sistemas de Gestión (SG).

• Facilita la generación y el control de documentos o procesos relacionados con las normas y procedimientos dentro de una empresa.

• Esta herramienta optimiza el proceso de Generación de documentos, controla los procesos de Revisión y Aprobación, y finalmente los publica para ser consultados por los usuarios del SG.

Loyal ISO está conformado por dos módulos:

DMS Document Management System (Gestión de Documentos).

QMS Quality Management System (Gestión de Auditorias y No Conformidades).

¿Qué es Loyal ISO?Manejo de la Herramienta LOYAL ISO

Componentes LOYAL Módulo DMS

En el módulo DMS se administra la siguiente información:

• Generación : Documentos en Etapa de Elaboración.

• Publicadas : Documentos Vigentes y Publicados del Sistema de Gestión.

• Históricas : Documentos Obsoletos.

Componentes LOYAL Módulo QMS

En el módulo QMS se administra la siguiente información:

• Programas de Auditorias.

• Planes de Auditorias. • Informes de Auditorias Internas y Externas.

• No Conformidades del Sistema de Gestión.

• Acciones Correctivas y Preventivas.

ETAPA IIETAPA II

Módulo DMSMódulo DMS

Arquitectura Loyal Masisa Chile

CL01 Chile Administración

CL02 Chile Tableros

CL03 Chile Maderas

CL04 Chile Forestal

Masisa Chile

Tipos de Alcance

Masisa Argentina

Masisa Venezuela

Masisa Brasil

Países con Loyal ISO

Loyal ISO Masisa ChileCL01 Chile Administración

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE ALCANCE CÓDIGO ALCANCE CÓDIGO

CL-Masisa Chile (GEN) Resp.: Gastón Urmeneta

CL-Gerencia General Resp.: Gastón Urmeneta

GER - -

CL-Gerencia Tableros Resp.: Luciano Tiburzi

TAB CL-Mapal Resp.: Carlos Romeny

CL-Chiguayante Resp.: Mauricio Lagos

CL-Cabrero Tableros Resp.: Carlos Ducomunn

CL-Valdivia Resp.: Luis Decap

CL-Gerencia Maderas Resp.: Pablo Vela

MAD CL-Cabrero Aserradero Resp.: Alejandro Nova

CL-Cabrero Remanufactura Resp.: Pablo Vela

CL-Chillán Puertas Resp.: Jorge Osorio

CL-Gerencia Ventas Resp.: Cristián Valenzuela

VEN CL-Ventas Nacionales Resp.: Rodrigo Rojas

CL-Transporte y Distribución Resp.: Felipe Briceño

CL-Bodega de Productos Terminados Resp.: Felipe Briceño

CL-Planificación de la Producción Resp.: José Akiki

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE SUB-ALCANCE CÓDIGO SUB-SUB-ALCANCE CÓDIGO

CL-Gerencia Administración y

AYF CL-Administración Resp.: Germán Domke

Finanzas Resp.: Ronald Schmidt

CL-Crédito y Cobranzas Resp.: Carlos Maibe

CL-Contabilidad Resp.: Susana Ramos

CL-Informática Resp.: Mario Méndez

CL-Comercio Exterior Resp.: Victoria Morales

CL-Abastecimiento Insumos y Materiales Resp.: Ricardo Rebolledo

CL-Gerencia Marketing y Marca

MKT CL-Diseño y Desarrollo Productos Recubierto Resp.: María José González

Resp.: Rodrigo Torres CL-Diseño y Desarrollo Construcción Resp.: Akira Bornard

CL-Satisfacción de Clientes Resp.: Akira Bornard

CL-Comunicaciones Resp.: Paola Paganini

CL-Retail Resp.: Alvaro Cruzat

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 ALCANCE SUB-ALCANCE CÓDIGO SUB-SUB-ALCANCE CÓDIGO

CL-Capital Humano Resp.: Julio Moyano

CHH CL-Compensaciones Resp.: Elsa Gómez

CL-Servicios al Personal Resp.: Mireya Ferrada

CL-Relaciones Laborales y Contratistas Resp.: José Miguel Obreque

CL-Capacitación y Desarrollo Resp.: Patricia Pezo

CL-Subgerencia Legal Resp.: Darío Araya

CL- Subgerencia Seguridad y Salud Ocupacional Resp.: Luis Fuentes

CL- Subgerencia Medio Ambiente Resp.: Mariela Arévalo / Mauricio Alegría

Loyal ISO Masisa ChileCL02 Chile Tableros

CL-Operaciones Tableros (OPT)

CL-Aglomerado Resp.: Jorge González

AGL - -

Resp.: Luciano Tiburzi CL-MDF Resp.: Juan Carlos Wulf

MDF - -

CL-Impregnación y Melamina Resp.: Eduardo Barrueto

MEL - -

CL-Puertas y Enchapado Resp.: Sergio Torres

ENC - -

CL-Terminación Resp.: Guillermo Agüayo

TER - -

CL-Manejo de Materias Primas Resp.: Gonzalo Inostroza

MMP - -

CL-Abastecimiento Materias Primas Resp.: Mauricio Brevis

AMP - -

CL-Mantenimiento e Ingeniería de Planta Tableros Resp.: Marcelo Etchepare

MNT - -

CL-Tecnología y Desarrollo Resp.: Esteban Ramírez

TYD - -

CL-Operaciones Maderas (OPM)

CL-Aserradero y Secado Resp.: Alejandro Nova

ASR - -

Resp.: Pablo Vela CL-Molduras Resp.: Pablo Vela

REM CL-Molduras Finger Joint Resp.: Juan Carlos Díaz

CL-Molduras MDF Resp.: Víctor Puentes

CL-Componentes Puertas Resp.: Cristian Alarcón

CL-Puertas Sólidas Resp.: Jorge Osorio

PTA - -

CL-Mantenimiento Maderas Resp.: José Poblete

MNM - -

CL-Planificación y Desarrollo Resp.: Cristián Athens PLD

CL-Planificación y Control de Operaciones Resp.: Cristián Athens

CL-Gestión y Desarrollo (Estudios Técnicos y Metrología) Resp.: Felipe Gacitúa

Loyal ISO Masisa ChileCL03 Chile Maderas

Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL

Estructura de Documentación

CL01 CHILE ADMINISTRACIÓN CL02 Y CL03 CHILE TABLEROS Y

MADERAS CATEGORÍA

DEL DOCUMENTO

TIPO DE DOCUMENTOS DE MASISA CHILE

CÓDIGO DEL DOCUMENTO NIVEL 1

(GERENCIA GENERAL)

NIVEL 2 (GERENCIAS DE ÁREAS)

NIVEL 3 (RESPONSA-

BLES DE ALCANCES)

NIVEL 1 (GERENTE DE

OPERACIONES)

NIVEL 2 (RESPONSA-

BLES DE ALCANCES)

CL-Política PLT X 1

CL-Manual MAN X X X

CL-Procedimientos PRO X X X 2

CL-Planes y Programas PLN X X X X X

CL-Instructivos INT X X X X X 3

CL-Especificaciones ESP X X X X X

CL-Registros RGT X X X X X 4

CL-Otros Documentos ODC X X X X X

Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL

Política, Manuales, Procedimientos, Planes y Programas, Instructivos, Especificaciones

Tipo de Alcance -Tipo de Doc. Número-Alcance-Ubicación

CL02-INT.0001-MDF-MCL

CL02-INT.0001-MDF-CTA

Tipo de Alcance

Tipo de Documento NúmeroAlcance

Ubicación

Usuarios Loyal ISOManejo de la Herramienta LOYAL ISO

• Administradores: Gerentes de Área, Coordinador SG Masisa Chile y Líderes Loyal ISO de cada Planta.

• Perfil Completo: Autores - Revisores – Autorizadores de Documentos (Responsables de Alcances).

• Perfil Lector: Visualización de Documentos, todo el personal de Masisa Chile.

ETAPA IIIETAPA III Ingreso a LOYAL ISOIngreso a LOYAL ISO

Acceso al SistemaAcceso al SistemaManejo de la Herramienta LOYAL ISO

Paso 1: Nombre Usuario

Paso 2: Contraseña para Usuarios que Ingresan por Primera Vez: password

Paso 3: Cambiar Contraseña

Ingresar a Loyal productivo

Cambio de Contraseña

SOLAPAS

Indicador de Vista y Navegador seleccionado

Identificador de Módulo

Navegador

Vista Seleccionado

Desconexión (Log off)

Vistas de Loyal ISO Módulo DMS

Lectura de documentos

Paso 1: Publicadas Paso 2: Seleccionar vista por “Alcance” ó por “Tipo de Documento”

Paso 3: Seleccionar Alcance

Paso 4: Seleccionar documento

Paso 5: Seleccionar Abrir

Sección Word

Sección Excel

Sección permanente “Archivos Anexados”

Paso 6: Vista Tipo TextoPaso 7: Vista Word

Paso 8: Lectura en Word

Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO

Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó

“Vista Preliminar”

Paso 11: Seleccionar orientación de la

“Plantilla” o formato del documento (vertical u

horizontal)

Paso 12: Seleccionar orientación de la

Información (vertical u horizontal)

Paso 13: Aceptar

Paso 13: Salir

ETAPA IVETAPA IV

Generación de Generación de DocumentosDocumentos

Generación de documentos

Paso 1: Generación

Paso 2: Hacer ClicNuevo

Generación de documentos

Paso 3: Buscar Codificación CL

Seleccionar Tipo de documento a generar

Paso 4: Seleccionar

Plantilla a Utilizar

Generación de documentosPropiedades del Documento

Paso 5: Asignar Nombre al documento

Paso 6: Hacer Clic en Alcance

Paso 7: Seleccionar Tipo de Alcance del

documento

Paso 8: Seleccionar Alcance del

documento (sólo un alcance)

Paso 9: Aceptar

Paso 10: Seleccionar NO en visualización

Pública

Paso 11: Seleccionar Casilla

Notificación

Paso 12: Asignar 30 días para notificación de

caducidad del documento

Paso 13: Seleccionar Fecha de Publicación del

documentoPaso 14: Seleccionar Fecha de Vigencia

Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la

Paso 16: Seleccionar Norma Relacionada con el

documento

Paso 17: Seleccionar

cláusulas de la Norma Relacionada con el documento

Paso 18: Aceptar

Paso 19: Hacer Clic en “Categorías”

Paso 20: Seleccionar Categoría.La Categoría debe ser igual al Alcance

definido previamente.

Paso 21: Aceptar

Paso 23: Guardar Documento

Paso 22: Verificar Datos

Paso 24: Seleccionar Solapa Documento

Paso 25: Hacer clic en Casilla Word

Generación de documentosContenido del Documento

Paso 26: Se abre plantilla del documento donde se debe

cargar el contenido

Paso 27: Pegar el Documento y

Guardar

Paso 28: Guardar

Generación de documentosAsignar Workflow

Paso 29: Seleccionar Solapa Workflow

Paso 30: Hacer clic en nombre

Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido

Paso 32: Seleccionar Revisor

Predeterminado

Paso 33: Seleccionar Notificación Paso 34: Asignar días

para revisión

Paso 35: Buscar Revisor(es) Paso 36: Asignar

Revisor(es)

Paso 37: De los revisores asignados, elegir cuantos aprueban el documento

Paso 38: Aceptar

Paso 39: Guardar

Generación de documentosEnvío del documento al Revisor

Paso 40: Seleccionar

Solapa Propiedades

Paso 41: Hacer Clic en Acciones

Seleccionar“Enviar al Revisor”

Generación de documentosEnvío del documento al Revisor

Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor

Paso 43: Hacer clic en OK

ETAPA VETAPA V

Revisión - Autorización - PublicaciónRevisión - Autorización - Publicación

Revisión de Documentos

Función:

Revisar la forma y el fondo de aquellos documentos que se encuentran en estado de “Revisión”. Este rol es asignado por el autor del documento, dentro de los usuarios configurados en el workflow como revisores.

Notificación

Paso 1: Generación

Paso 2: Pendientes Propios Paso 3: Buscar

estado “Revisión”

Paso 4: Seleccionar documento

Paso 5: Abrir el documento

Paso 6: Revisar Documentación

Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son:-Devolver al Autor Si hay comentarios; ó- Enviar al Autorizador.

Paso 8: Cerrar

Autorización de Documentos

Función:

Aprobar aquellos documentos que se encuentran en estado de “Autorización”. Este rol esta dado por definición al “Responsable del Alcance” al que pertenece el documento.

Autorización del Documento

Notificación

Paso 1: Generación

Paso 2: Pendientes Propios

Paso 3: Buscar estado “Autorización”

Paso 4: Seleccionar

Paso 5: Abrir documento

Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son:- Devolver al Autor si hay comentarios; ó- Documento OK: Enviar a publicación, el documento queda publicado automáticamente.

Documentos Publicados

• En el módulo Publicadas se podrán visualizar todos los documentos que han sido publicados, luego de cumplir todos los pasos del Workflow. Además, aquí se realiza el seguimiento y control de las copias controladas.

• Para acceder haga clic en la solapa Publicadas del navegador del módulo.

Publicadas

Documentos Publicados

Paso 1: Seleccionar “Publicadas”

Paso 2: Seleccionar “Documento por

Categoría”

Paso 3: Abrir carpeta Chile

Paso 4: Seleccionar Alcance

Paso 5: Abrir documento

ETAPA VIETAPA VI

Documentos HistóricosDocumentos Históricos

Históricas

• En esta sección se encuentran todos los documentos que han sido removidos de la sección Publicadas o Generación, tales como documentos obsoletos o los que han cambiado de versión.

• Puede ser visualizada por todos los usuarios.

• Para acceder haga clic en la solapa “Históricas”.

Paso 1: Seleccionar “Históricas”

Paso 2: Seleccionar Tipo de Vistas

Paso 3: Buscar documento por Código, Alcance, Referencias,

Tipo y Autor.

Históricas

Paso 5: Abrir documento Histórico

Paso 4: Seleccionar documento buscado

Muchas Gracias!Muchas Gracias!

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