Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv...•Ekonomisystem Mistral Sörmland •Vårdinformation...

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 1

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Flera landsting –

ETT gemensamt e-arkiv

Göteborg 3 juni 2014

Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information

Spårbarhet Legala krav som myndighet Forskning Patientens tillgång till informationen Kostnadseffektivisera, avställning av

system

Varför arkivera?

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 3

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Landstingsdirektörernas beslut 2008

De sju landstingen har 2009 ett

gemensamt elektroniskt arkiv

med gemensam drift och förvaltning

som utgår från SLL:s lösning

Var står vi nu?

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 5

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

En lösning för flera parter

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 6

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Landsting i R7e-arkiv idag

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 7

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Samverkan

• Samverkansavtal tecknat med

⁻ Region Skåne

⁻ Stockholm läns landsting

• Övergripande samverkan/erfarenhetsutbyte

– Riksarkivet

– E-arkiv i nationell samverkan (ENSAM)

– SKL (Sveriges kommuner och landsting)

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 8

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Varför leverera till

• Bli av med kostnader - För drift, support och lagring av gamla system • Följa lagen - Allmänna handlingar ska arkiveras • Minska riskerna - Ingen åtkomst till datat - Gamla format - Ännu större kostnader att arkivera när ingen ”kan” systemet längre

• Kvalitetssäkra informationen - Standardiserade format för långtidslagring

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 9

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Leveransläget

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 10

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Informationstyper

R7e-arkiv kan idag ta emot leveranser från

följande typer av system:

– Ekonomi

– Diarier

– Loggar

– Vårdinformation

På gång

– Personal

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 11

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Inlevererade system

• Vårdinformation Melio, Örebro

• Ekonomisystem MEA Gävleborg

• Ekonomisystem Mistral Sörmland

• Vårdinformation Biosis, Örebro

• Vårdinformation Vania, Värmland

• Vårdinformation (ambulanssystem) Västmanland

På gång

– Ca 25 parallellt pågående leveransprojekt

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 12

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Hur ser konceptet ut?

Verksamhetssystem export mellanarkiv export

export

R7e-arkiv

(slutarkiv)

Verksamhetssystem R7e-arkiv R7e-arkiv

mellanarkiv slutarkiv

R7e-arkiv som mellanarkivlösning

Gemensamt mellan och slutarkiv

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 14

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

R7e-a

rkiv

porta

l

Export från källsystem

i enhetligt format

enligt inleveransspecifikation

Inleveransprocessen

fysis

k

förfly

ttnin

g

Slutarkiv Mellanarkiv

Ekonomi,

diarier mfl

Vården

R7e-arkiv

R7e-arkiv förvaltning

Integration med

befintligt system

Via portal

slutarkivering

Landstinget

X

Återsökning för adm.

system

Återsökning för vården

Landstinget X

Landstinget X

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 15

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Mellanarkiv • verksamheten har direktåtkomst till inlevererat material • för vårdinformation sker direkt anslutning via lokala vårdsystem • informationsägaren äger och ansvarar för inlevererat material • innehåller data som ska lagras under en viss tid och sedan flyttas

till slutarkivet

Slutarkiv • åtkomst endast via landstingsarkivet • landstingsarkivet äger och ansvarar för inlevererat material samt för utlämning och behörigheter • innehåller enbart data som ska bevaras (ej gallringsbart)

• samma inleveransprocess • samma format vid inleverans, lagring, återsökning • samma förvaltning (drift och vidareutveckling)

Båda

Startsida för återsökning R7e-arkiv

Exempel på visning av anteckning

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 18

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Inleveransspecifikationen styr

• Vilken data som ska levereras

• Hur datat ska struktureras och paketeras

• Vad som ska stå på ”etiketten”

• Vilka format som är godkända att leverera i

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 19

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Förutsättningar

• Åtkomst till Sjunet • Kan logga in med SITHS-kort • Är registrerad som användare i R7e-arkiv • Har någon roll (behörighet) i R7e-arkiv

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 20

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Teknik…

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 21

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Interna tjänster.

(spärr,HSA)

R7 DATABASER

Standardiserade anslutningar (JDBC)

E-arkiv Portal

Integrationsplattform

Fristående webbapplikation

Anslutande vårdsystem

Externa tjänster.

(Spärr, befolkningsreg)

Slutanvändare

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 22

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Vårdinfo Ekonomi Diarie

Inleverans

Logg

Inleverans.

2014-06-04

Återsöka.

………

Flödesschema databaser

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 23

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Hur ser en leverans ut?

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 24

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

R7 leveranspaket

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 25

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Huvud

metadata information

inre xml

metadata information

externlänk

metadata information

XM

L

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 26

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

5 olika utseende på XML beroende på hur man utformar sina stylesheet

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 27

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Förvaltningsorganisation

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 28

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 29

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 30

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Vad ska finnas i varje R7e-arkivlandsting?

• Lokal förvaltning som ska bestå av:

- Lokal objektspecialist

- Lokal IT-specialist

• 1:a linjens support

• Exportprogram för de källsystem som ska leverera till R7e-arkiv

• Direktanslutning till R7e-arkiv från aktuellt vårdsystem (gäller mellanarkiv)

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 31

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Lokal objektspecialist

• Representant/kontaktperson för R7e-arkiv

i sitt landsting

• Samordna och delta i arbetet med leveranser till R7e-arkiv från sitt landsting

• Kontaktperson till den centrala förvaltningen för R7e-arkiv

• Ingår i samordningsgruppen

• Ingår i förvaltningsgrupp för alla åtta landsting

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 32

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Lokal IT-specialist

• Bistå den lokala objektspecialisten med supportfrågor och andra frågor av teknisk karaktär

• Delta i respektive systems inleveransprocess från sitt landsting

• Vara landstingets kontakt vid anlitande av externa

leverantörer för exportprogram och inleveranser

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 33

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Leverera till R7e-arkiv

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 34

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

En verksamhet vill leverera till R7e-arkiv

Kontakta objektspecialisten

för R7e-arkiv

Initieringsmöte ”Vad innebär ett leveransprojekt”

Budgetera

Avsätta resurser

Bilda projektgrupp

Export genomförs Leverera till R7e-

arkiv

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 35

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Levererande verksamhet ansvarar för att:

- Utse leveransansvarig - Hämta in offerter för exportprogram - Besluta om exportprogram - Betala för exporten ur källsystemet - Säkerställa resurser (användare av källsystemet) till mappningsarbete, verifiering etc.

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 36

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Lokal förvaltning av R7e-arkiv ansvarar för att:

• Samordna leveransprojektet övergripande • Ge information om R7e-arkiv samt leveransprocessen • Ingå i projektgruppen • Bistå med handledning, manualer, aktivitetslista • Bistå med tekniskt stöd • Föra ev frågor/önskemål vidare till den gemensamma förvaltningen

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 37

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Att tänka på under leveransprojektet

• Mappningsarbetet

- Avgörande för hur enkel eller avancerad återsökningen blir i e-arkivet

• Funktioner och listor i ert källsystem

- Hur vill ni exportera dessa listor och ersätta funktioner som inte finns i arkivet?

• Presentation

- Hur vill ni och verksamheten få informationen presenterad?

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 38

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Spärrhantering av journalinformation

i R7e-arkiv

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 39

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Utgångspunkt PDL

Patientens rätt att spärra uppgifter

En möjlighet att ge patienten direktåtkomst till sin vårddokumentation och sina loggar

Möjlighet till sammanhållen journalföring

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 40

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Spärrhantering i R7e-arkiv

• Respektive landsting är anslutet till Ineras spärrtjänst • R7e-arkiv går ut till lokal spärrtjänst och kontrollerar

om vald patient har någon registrerad spärr

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 41

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Sammanfattning

R7e-arkiv Regional samverkan om elektroniskt långtidsarkiv

Ansvarig:_________________, tel: ____________________, mail: ___________________ Version 0.1 2014-06-04 42

Landstinget DALARNA ● Landstinget Gävleborg ● LANDSTINGET SÖRMLAND ● Landstinget i Uppsala Län ● Landstinget i Värmland ● Landstinget Västmanland ● ÖREBRO LÄNS LANDSTING

Vinsterna med R7e-arkiv

• Ekonomiskt fördelaktigt

• Uppfyller de legala kraven

• Informationen lagras på ett säkert och enhetligt sätt med generella informationstyper

• Enhetligt sätt att arkivera information från system av samma typ

Viktiga lärdomar

• Arkiveringen kräver stor arbetsinsats lokalt tex vid mappning av data

• Klargör tydligt verksamhetens ansvar

• Rädda kompetens i tid

• Dokumentera noggrant alla beslut

• Skapa förståelse för skillnad mellan verksamhetssystem och arkivsystem

• Samverkan ger stor vinst men har också en kostnad

43

Kontaktuppgifter:

leif.sandberg@akademiska.se

018-611 60 65 0706-74 10 88

info@r7earkiv.se