Horizon 2020’de Yasal ve Finansal Konular - tto.ku.edu.tr°TAK-AhuPersembe-sunum.pdf · Hibe...

Horizon 2020’de Yasal ve Finansal Konular

Ahu PERŞEMBE Horizon 2020 Yasal ve Finansal Konular Ulusal İrtibat Noktası

AB Çerçeve Programı Ulusal Koordinasyon Ofisi 16 Mayıs 2014

Koç Üniversitesi - İstanbul

Sunum Planı

A)Çerçeve Programı Yasal Konular 1. Hibe Sözleşmesi

2. Konsorsiyum Sözleşmesi

B)Çerçeve Programı Finansal Konular 1. Genel

a. Geçerli/Geçersiz Masraflar

b. Doğrudan/Dolaylı Masraflar

2. Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri

3. Bütçesel ve İdari Yönetim

4. Raporlama

5. Ödeme Modelleri

2

Yasal Konular

Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement)

4

Proje Koordinatörü

Ortak2

Ortak1

Ortakn

Avrupa Komisyonu

Hibe Sözleşmesi imzalanır.

Acc

ess

ion

F

orm

ları

im

zala

nır

.

Annex 1: Description of the action

Annex 2: Estimated budget

Annex 3: Accession Forms, 3a & 3b

Annex 4: Financial statements

Annex 5: Certificate on the financial statements

Annex 6: Certificate on the methodology

Horizon 2020 model Grant Agreement:

Annexes to the grant

Disclaimer: Information not legally binding

Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement)

6

Genel Hükümler

• Koordinatörle Komisyon yetkilisi arasında imzalandıktan sonra yürürlüğe girer, proje başlar.

• İmzalar H2020’de elektronik olarak atılıyor.

• GA yürürlüğe girdikten 30 gün içinde proje ortakları “Accession Form” imzalayarak projeye dahil olur.

• Proje sunulmasının son gününden (call deadline) itibaren 8 ay içinde imzalanması planlanmaktadır.

• Ana metin ve eklerinden oluşur.

– Projenin tüm detaylarını içeren İş Tanımı (DoW) ve finansal raporlama esnasında doldurulan Form C eklerinden bazılarıdır.

• Projeyle ilgili tüm yasal ve finansal detayları içeren bir sözleşmedir.

Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement)

Proje Koordinatörü

Ortak 1

Ortak 2

Ortak n

Ortak 3

7

Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement)

Genel Hükümler

• Proje Ortakları arasında imzalanır. (Komisyon imzalamaz.)

• İmzalanması, Hibe Sözleşmesi aksi bir hüküm içermiyorsa zorunludur.

• Hibe Sözleşmesiyle çelişemez.

• Fikri Mülkiyet Hakları’yla ilgili konsorsiyum içi hükümleri düzenler.

Model Konsorsiyum Anlaşması

• DESCA (Bir AB projesi)

• Amaçları:

– Farklı modeller yerine farklı koşullara uyum sağlayacak tek bir model

– Bütün ortaklar için tek bir model (araştırma kuruluşları, üniversiteler, KOBİ’ler)

– %95

– Sadeleştirilmiş bir Konsorsiyum Anlaşması geliştirmek

www.DESCA-FP7.eu 8

Öneriler

9

Hem Hibe Sözleşmesi hem de Konsorsiyum

Sözleşmesi imzalanmadan Hukuk görüşü alınması

faydalıdır.

Aklınıza takılan konuları mutlaka proje

koordinatörüne danışın.

Konsorsiyum Sözleşmesi imzalanmadan projede üretilecek bilginin fikri

mülkiyetiyle ilgili uzman desteği alınması faydalıdır.

TÜBİTAK UKO’nun yayınladığı Fikri Mülkiyet

Hakları Başlangıç Kılavuzu’nu ve e-learning tool’u inceleyebilirsiniz.

TÜBİTAK UKO’nun Konsorsiyum Sözleşmesi

inceleme desteğinden faydalanabilirsiniz.

Ulusal İrtibat Noktaları’yla da her zaman irtibat

kurabilirsiniz.

Öneriler

IPR Ambassadors in Turkey

Öneriler

Komisyon IPR Uzmanlarına Sözleşmelerinizi göndererek yorumlarını isteyebilirsiniz! 3 gün içerisinde cevaplanacaktır.

Finansal Konular

Genel

1. Proje Hazırlık Aşaması (Öngörü)

- Aktivitelerin öngörüsü PM

- Aktiviteler için personel maliyetinin öngörüsü

- Bu aktiviteler için diğer bütçe kalemlerinin öngörüsü

- Toplam bütçenin hesaplanması

2. Proje Yürütülme Aşaması (Gerçekleşen)Actual Costs

- Aktivitelerin hesaplanması PM

- Personel maliyetlerinin hesaplanması

- Diğer masrafların hesaplanması

- Toplam Maliyetin hesaplanması

- Form C doldurulması

13

Geçerlilik Kriteri

• Doğrudan Masraflar: – Proje kapsamında beyan edilebilen bütün geçerli masraflar

(Ör: Personel, seyahat, ekipman vb.)

• Dolaylı Masraflar: – Beyan edilemeyen geçerli masraflar

(Ör: Elektrik, internet, telefon, bina sigortası, kur farkları vb.)

14

Geçerli Masraflar

Doğrudan Masraflar

Dolaylı Masraflar

Geçerli Masraflar

15

Geçerli Masraflar

Ekonomik Proje ortağı tarafından

gerçekleşmiş

Ortağın banka

hesabında kaydedilen

Gerekli

Annex 1’de tanımlanan

ve Annex 2’de

listelenen

Kurum içi muhasebe ilkelerine

uygun

Proje Süresince

gerçekleşmiş

Gerçek

Geçerli Maliyet Hesaplama Biçimleri

Geçersiz Masraflar

17

Geçersiz Masraflar

Kur değişim zararları Öngörülemeyen

masraflar

Başka Topluluk

projelerinde fonlanmış masraflar Banka

masrafları

Aşırı ve dikkatsiz harcama

Dolaylı vergiler

(KDV???, damga, gümrük,

vb.)

Geçerlilik Kriteri

Harcamaların geçerli sayılabilmesi için: Gerçek (öngörüsel değil),

Proje ortağı tarafından gerçekleşmiş,

Ortağın kendi muhasebe sistemiyle uyumlu

(ÇP projelerine özel bir sistem olmamalı),

Proje süresince gerçekleşmiş,

Projedeki iş paketlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla kullanılan, proje için gerekli

Ortağın hesabında kaydedilen,

GA’da belirtilen,

şekilde olması gerekmektedir.

18

Doğrudan/Dolaylı Maliyetler

Projelerde hangi maliyetler karşılanır?

• Personel maliyetleri

• Seyahat, Ekipman (amortisman kuralları!),

Mal ve Hizmet alımları (sarf malzemeleri,

etkinlik vb.)

• Altyüklenici

• Genel giderler-overhead-indirect costs

Geçersiz Maliyetler:

deductible VAT

Kur farkları

Kredi faizleri

Öngörülemeyen masraflar

Kayıtdışı ve gereğinden fazla masraflar

Ör: business class uçuşlar vb.

Doğrudan Maliyetler

‘’Dolaylı Maliyetler’’

Doğrudan/Dolaylı Maliyetler

KDV

• KDV Muafiyet Sertifikası yoluyla işlem yapmaya devam (TR içi hizmet/mal alımları için)

• KDV Muafiyet Sertifikası sunulamayan durumlarda (yurtiçi/yurtdışı):

– Eğer “deductible VAT” ise (bilanço, gelir-gider tablosunda ayrı olarak izleniyorsa) : geçersiz masraf

– Eğer “non-deductible VAT” ise (tablolarda mal/hizmetin bedeliyle birleşik olarak yer alıyorsa) : geçerli masraf, beyan edilebilir.

KDV

Ortağa ayrılan bütçe payı ≤ 1 (bir) milyon Avro olanlar ilgili Vergi Dairesi Başkanlığı’na

Ortağa ayrılan bütçe payı ≥ 1 (bir) milyon Avro olanlar Gelir İdaresi Başkanlığı’na;

KDV Muafiyet Sertifikası Başvuru Şekli

http://www.fp7.org.tr/home.do?ot=5&rt=1&sid=3753&pid=0&cid=15106

H2020’de Proje Tipleri ve Fonlama

Modelleri

•Yenilik,

•Sadeleştirme

•Ve Uyum

•Fon Çeşitleri ve Üst Limitler

RfP

Horizon

2020

Uyum Sadeleştirme

Yenilik

Fon Çeşitleri ve Üst Limitler

Tek Fonlama Oranı

Kurum tipinden ve aktivite

türünden bağımsız tek fonlama

oranı

‒ Ar-Ge Projeleri, Geçerli

maliyetlerin % 100’ü

‒ Yenilik Projeleri, (Geçerli

maliyetlerin % 70’i (İstisna: kar

amacı gütmeyen kuruluşlar için %

100)

‒ Koordinasyon ve Destek (CSA)

Projeleri, (Geçerli maliyetlerin

%100’ü)

(*) Research and technological development includes scientific coordination.

(**) For beneficiaries that are non-profit public bodies, secondary and higher

education establishments, research organisations and SMEs

(***) The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination

and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs,

excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of

resources made available by third parties which are not used on the premises

of the beneficiary.

(****) Including research for the benefit of specific groups (in particular

SMEs)

Maximum

reimbursement

rates

Research and

technological

development

activities (*)

Demonstration

activities Other

activities

Network of

excellence 50%

75% (**) 100%

Collaborative

project(****) 50%

75% (**) 50% 100%

Coordination

and support

action

100% (***)

FP7

Maksimum Destek Oranları 7.ÇP Ar-Ge Demo Koord. Diğer

KOBİ 100 = 120 100 = 80 100 = 160 100 = 160

Sanayi 100 = 60 100 = 60 100 = 120 100 = 120

Araştırma Kur. 100 = 120 100 = 80 100 = 160 100 = 160

Üniversite 100 = 120 100 = 80 100 = 160 100 = 160

Diğer 100 = 60 100 = 60 100 = 120 100 = 120

HORIZON2020 Ar-Ge Demo Koord. Diğer

KOBİ

100 = 125 100 = 87,5*

(*Yenilik Hibeleri ve Ortak Fonlama Programı Eylemleri için)

Sanayi

Araştırma Kur.

Üniversite

Diğer

*Kar amacı gütmeyen kuruluşları için 100=125 geçerlidir.

Fon Çeşitleri ve Üst Limitler

20% ? 60% ?

Gerçek ?

Basitleştirilmiş?

Tek bir model: 25 % Sabit Oran

FP7

Fon Çeşitleri ve Üst Limitler

Direct costs

Indirect costs

Total costs

% EU contribution

EU contribution

75 / 60 Funding 100 60 160 75% € 120

Direct costs

Indirect costs

Total costs

% EU contribution

EU contribution

100/25 Funding 100 25 125 100% € 125

2 Modelin Karşılaştırması:

Note: ÇP7’de bir çok üniversite ve araştırma merkezinde %60 sabit oran uygulaması

mevcuttu.

Toplam Komisyon Katkısı

Genel Finansal Konular

Bütçesel ve İdari Yönetim

Raporlama

30

Bütçesel ve İdari Yönetim

Proje Bütçesinin Oluşturulması

1. Doğrudan Maliyetler (Direct Costs)

1. Personel

2. Diğer Doğrudan Maliyetler (Other Direct Costs)

1. Seyahat

2. Etkinlik

3. Ekipman

4. Sertifika Ücretleri

3. Alt yüklenici (Subcontracting)

4. 3rd party’e yapılan mali destek (Optional)

5. Dolaylı Maliyetler (Indirect Costs)

6. Toplam Maliyet (Total Cost)

7. Talep Edilen AK Desteği (Requested EC Grant)

32

Proje Bütçesinin Oluşturulması

Personel Bütçesi Kavramları

Projede çalışan personelin projedeki aktiviteleri gerçekleştirmek için harcadığı toplam emeğin karşılığıdır.

Personel :

– Ulusal mevzuata uygun bir şekilde işe alınmalı

– İş sözleşmesi veya benzeri bir yasal belgeyle çalışmalı

– Ortağın sorumluluğunda ve gözetiminde iş yapmalı

– Yasal haklarına sahip olmalı (tatil hakkı, sağlık sigortası, vs.)

– Ortağın standart uygulaması kapsamında muamele görmeli

Projede çalışılan işe ayrılan gerçek saatin karşılığı olan PM beyan edilebilir !

34

Projede Personel Çalıştırma

A. Doğrudan çalışan personel,

–Temel ödemeler (maaş+tamamlayıcı gelirler)

–Ek ödemeler (additional remuneration)*

B. Sözleşme karşılığı çalıştırılan gerçek kişiler,

C. “Third party”lerden görevlendirilen personel,

D. Maaş almayan KOBİ sahipleri ve gerçek kişi olan paydaşlar,

* Sadece kar amacı gütmeyen yasal kuruluşlar için geçerli.

A. Doğrudan Çalışan Personel

• Temel ödemeler aşağıdakileri içerebilir: • Bordroda yer alan maaş, SGK primleri, vergiler, sözleşmeden doğan

tamamlayıcı gelirler (fazla mesai, döner sermaye, ek ders, ulaşım yardımı, şirket arabası-telefonu masrafları, vb.)

• Normalde yaptığı işler için ek bir ödeme kabul edilmiyor.

• Ek ödemeler (additional payments) ise; 1. Bir AB projesiyle bağlantılı olmayan işler için ek ödeme kabul edilmiyor.

Örnek:

– Bir kamu kuruluşundaki araştırmacı yılda 1600 saat üretken

– Maaş: 50.000 TL/yıl

– Bölüm Başkanlığı için tamamlayıcı gelir: 5.000 TL/yıl

– Bir H22020 projesinde baş araştırmacı olduğu için ek gelir: 2.000 TL

– Kuruluşunda ulusal proje alan ilk araştırmacı olduğu için ek gelir: 2.000 TL X ( Geçersiz)

Ek Ödemeler

2. İlgili personele ek bir iş ve yetkinlik için veriliyor, Örnek: Araştırma için normal maaş; ERC projesinde

“principal investigator” olduğu için ek ödeme

Kabul edilmeyen: AB projesinde yer aldığı için ek ödeme

3. Kurum içi genel uygulama ve aynı iş için standart olarak ödenme koşulu,

4. Objektif olarak hesaplanmış bir miktar, Kabul edilmeyen: AB projesi yapan hocalara

maaşlarının %20’si ek ödeme

5. Saatlik maliyet hesaplamasına dahil edilmiyor, yıllık olarak ekleniyor.

Actual personnel costs: structure

Basic Sal

"Mandatory extras"

• Fixed by law or by contract to remunerate the main activity of the employee

• Payment not subject to discretion by the employer

• Not linked to a specific project

Examples: 13th month, hazardous work allowance, etc.

Other bonuses

• Only eligible for non-profit legal entities

• Subject to specific eligibility criteria

• Maybe triggered by the participation in a specific project

Additional remuneration Standard remuneration

Hourly rate

TOTAL REMUNERATION

Disclaimer: Information not legally binding

Personel Bütçesi Hesaplama

39

Personel Bütçesi Toplam PM PM Rate X =

32.500 € 10 PM 3250 € X =

Adam-Ay (Person Month-PM)

• Adam ay (PM) kavramı kişiye özgü olup bir kişinin 1 ay içerisinde üretken olduğu saatler toplamıdır.

40

• Proje hazırlanması aşamasında yapılacak tüm işlerin zaman öngörüsü PM cinsinden olacaktır. • Saat cinsinden karşılığı Türkiye için en fazla 176 saattir. • Örn: 2 gün sürecek bir etkinliğin organizasyon işleri 10 tam gün sürecekse 80 saatlik işin PM karşılığı 0,45 PM’dir.

Adam-Ay Maliyeti (PM Rate) • Projede yer alacak personelin 1 yıllık işveren maliyeti hesaplanır.

(Maaş+ek ders+döner sermaye+SGK+AGİ,vb.) • Bu maliyete, mevcutsa tamamlayıcı gelirler ve ek ödemeler eklenir. • 12’ye bölünerek 1 PM ücreti belirlenir. • Örnek: Aylık kuruma maliyet: 4.000 TL Yıllık toplam 20.000 TL ek ders 3,6,9,12. aylarda, 5.000 TL döner sermaye geliri AB projesi koordinatörü olduğu için yıllık toplam 10.000 TL ek gelir (4.000X12) + (5.000x4) + 20.000 + 10.000 = 98.000 TL 98.000/12 = 8.167TL 8.167 TL / 2,9 = 2.817 € 1 PM = 3.250 € 41

Personel Bütçesi

PM- ADAM AY KAVRAMI

Seyahat Bütçesi-Other Direct Costs

Projede aksi bir hüküm yok ise kurum içi yönetmelik uygulanır (Yolluk Yönetmeliği).

Proje kapsamındaki seyahatler için provizyon çalışması yapılarak yaklaşık bir tutar belirlenir.

Genellikle proje koordinatörleri her seyahat için her ortağa ortalama bir bütçe verir.

Annex 1’de yer alıyorsa ‘’external expert’’lerin de seyahat ücretleri karşılanabilir.

Seyahatle ilgili harcamalardan şüphe duyarsanız, koordinatör veya Project Officer’dan mutlaka yazılı onay alın!

43

Seyahat Bütçesi Seyahat Sayısı

Ortalama Seyahat Maliyeti

X =

12.000 € 10 1200 € X =

Mal-Hizmet-Ekipman Bütçesi-Other Direct Costs

Sarf Malzeme, Ekipman, Etkinlik Organizasyon Gideri, Basım-yayım, Sertifika Ücretleri vs.

Projede bir hüküm bulunmaması halinde iç yönetmelik uygulanır.

Alınan ekipman maliyetinin sadece cihazın alındığı tarihten itibaren proje süresi içerisinde kalan ve kapasite kullanımı ile oranlanan amortismanı projeye yansıtılabilir (!).

GA’da yer alıyorsa tümü de karşılanabilir.

Tüm mal-hizmet-ekipman alımları için öngörü yapılır ve proje bütçesine eklenir.

44

Ekipman Amortisman Hesaplama Şekli

• Örnek: – Proje başlama tarihi: 1 Ocak 2013

– Proje bitme tarihi: 1 Ocak 2017

– Proje süresi 4 yıl

– Cihaz fiyatı: 50.000 €

– Cihaz tükenme ömrü: 5 yıl

– Cihazın bu projede kullanılma sıklığı (utilization): Eğer cihaz 2 ayrı iş için kullanılıyorsa ve bu proje için %80, diğer işler için %20 kullanılıyorsa

• Komisyona beyan edilebilecek cihaz maliyeti:

[4/5 x 50.000 € x %80] = 32.000 €

AltYüklenici Bütçesi

Projede yer alan iş paketleri altındaki görevlerin bazıları Altyüklenici tarafından yapılabilir. (minor tasks!)

Altyüklenicinin iş tanımı ve bütçesi GA’de yer almalı.

YENİ!

GA’da yer almasa da Komisyon tarafından kabul edilebilir.

o Periyodik Raporda mecburiyet ayrıntılarıyla belirtilmeli.PR kabul edilirse OK

o Her zaman kabul edilmeme RİSKİ var.

Dolaylı Maliyetler - Overhead

• Tek bir dolaylı maliyet oranı = %25 • Bahsedilen bütün geçerli doğrudan maliyetler dışında

kalan ve doğası gereği ortak tarafından beyan edilemeyen diğer masraflar

• 7.ÇP’de projedeki geçerli doğrudan maliyetlerle bir

bağlantısı bulunmalıydı, H2020’de böyle bir zorunluk yok.

Örnekler: • Kira, su/doğalgaz/ elektrik/telefon/internet masrafları,

fotokopi giderleri, vs. • Ekipman bakım/tamir masrafları

47

Proje Bütçesinin Oluşturulması

Finansal Raporlama

Finansal Raporlama

49

Genel

• Raporun Amacı Komisyon’a aktiviteler ve harcamalara ilişkin net ve açıklayıcı bir bilgi iletmektir.

• Doğrudan Harcamalar kategorisindeki şekilde raporlama yapılır:

– Personel harcamaları

– Altyüklenici harcamaları

– Diğer harcamalar (seyahat, etkinlik, ekipman, sarf malzeme, vb.)

• Fatura veya benzer resmi dokümanla kanıtlanabilecek tüm geçerli (DoW’da belirtilen) harcamalar Avrupa Merkez Bankası döviz kurundan Avro’ya çevrilerek raporlanır.

• Günlük kurda bir sorun olduğunda, raporlama dönemi ortalama kuru üzerinden avroya çevrilen miktarlar raporlanır.

50

http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-try.en.html

Personel Masrafları

• Saatlik Maliyet:

Yıllık toplam brüt gelir

Toplam üretken saat

• Üretken saatler net bir şekilde tutulmalı ve zaman çizelgesine uygun olmalı

52

Yıllık Toplam Brüt Gelir Hesaplaması

Personel Maliyetlerinin Raporlaması

1. Yıllık toplam personel maliyetinin her bir personel için hesaplanması

2. Yıllık üretken saat hesaplaması

a) 1.720 saat (tam zamanlı)

b) Gerçek üretken saat hesabı (Her yıl, her personel için ayrı ayrı)

i. Yıllık toplam çalışılabilen saat (365 gün-haftasonları-resmi tatiller) – izin, rapor, vb.

c) Standart yıllık saat hesabı (Aynı koşullarda çalışan personeller mevcutsa)

i. B maddesindeki hesaplamaların bir ortalaması, yasal zemini ve genel uygulaması varsa uygulanan (Herkes 15 gün izin kullanır, yılda ortalama 1 hafta rapor kullanılır, vb.)

ii. 365-104-resmi tatiller hesaplamasının %90’ından az olamaz.

Personel Maliyetlerinin Raporlaması

• 2. model tercih edilirse:

Projede görev alan her bir kişi için ve her yıl için saatlik maliyetlerinin bulunması gereklidir.

• Örnek:

Gün sayısı :365

Haftasonları :104

Resmi Tatiller :12,5

Yıllık İzin :20

Hastalık/Diğer :15

Üretken Gün :213,5 gün x 8 saat = 1708 saat/yıl

Toplam gelir / Üretken saat-yıl = 34.382€ /1708

= 20,13 € 55

Saatlik maliyet x çalışılan saat = O kişinin personel maliyeti 20,13 € x 200 saat = 4.026 € 10.000TL / 2,85=3.508 € Toplam: 7.534 €

Ek Ödeme Limitleri

1. Yıl boyunca sadece 1 projede çalışıyorsa,

a) Tam zamanlıysa : 8.000 €/yıl’a kadar,

b) Tam zamanlı değilse : 8.000 € x projede çalışma katsayısı (haftada 4 gün) = 8.000 € x 0,8 = 6.400 €/yıl

2. Yıl boyunca farklı projelerde/işlerde de çalışıyorsa,

a) 8.000 € / yıllık üretken saat x yıllık projede çalışılan saat

Zaman Çizelgesi Tutulması

Zaman Çizelgesi :

• Sadece o projede çalışan ve başka işlerde çalışmayan personel için doldurulmak zorunda değil, sadece o projede çalıştığına dair bir resmi belge gerekli.

• Proje için ve diğer işler için bütün üretken saatleri içermelidir.

• Bir personel birden çok projede görev aldığında her proje için harcadığı saatler ayrı olarak belirtilmelidir.

• En az aylık olarak hazırlanmalı, yetkili birim tarafından onaylanmalıdır.

• Çalışılan saatlerin hangi iş paketi kapsamında çalışıldığı yazarsa iyi olur.

57

Zaman çizelgesi Örneği

58

Personel Maliyetleri

Kayıt altında tutulmalı

– Bordrolar – Zaman çizelgeleri – İş sözleşmeleri, Sosyal güvenlik

mevzuatı, vb. – Üretken saat hesaplama yöntemi – Yürütülen aktivitelerin raporları

59

Seyahat Masrafları

• Uçak bileti masrafları,

• Vize masrafları,

• Pasaport bedelleri,

• Harcırah (veya bu kapsamda yapılan harcamalar (otel, yemek, vb.),

• Havalimanı-şehir merkezi ulaşım,

masrafları projeye beyan edilebilir.

60

Yurtdışı çıkış harcı ve diğer vergiler düşüldükten sonra Euro olarak beyan edilir.

Kesilecek faturaların proje ismi içermesinde fayda vardır.

Seyahat Masrafları

Kayıt altına alınmalı

– Toplantının Programı ve katılımcının toplantıya katıldığının kanıtı olabilecek bir doküman

– Uçuş kartları

– Seyahate ilişkin diğer masraf fatura asılları

– taksi, otel, ulaşım, vs..

– Harcırah kanunu ya da geçerli standart

– İç prosedüre ait herhangi bir doküman

61

Diğer Doğrudan Maliyetler

• Ekipman: ortağın standart prosedürlerine uygun bir şekilde, sadece projedeki amaçlara ulaşmak için gerekiyorsa alınabilir, kiralanabilir. Sadece amortisman bedeli/kira bedeli projeye beyan edilebilir.

• Sarf malzemesi: Projenin yürütülmesi için gerekli olan sarf malzemesi alımları geçerli masraf kabul edilir. Proje başladıktan sonra alınmış olması gerekir.

• Diğer masraflar: etkinlik organizasyonu, tanıtım materyalleri, vs.

62

Diğer Doğrudan Maliyetler

Kayıt altına alınmalı

– Harcamayı kanıtlayacak herhangi bir orijinal doküman (fatura, fiş, vs.)

– Ortağın standart uygulamasını gösterecek herhangi bir doküman (amortisman bedeli, rapor, vs.)

– Ekipmanın ne kadar kullanıldığını gösteren onaylı belgeler (zaman çizelgesi, laboratuvar kayıt belgesi, vb.)

63

Altyüklenici (Subcontracting)

Altyüklenici:

• Herhangi bir ortakla yasal bağı bulunmayan, projedeki işin bir kısmını yürütmek için bir ya da birden çok ortakla kar amacı güderek bir anlaşma yapan kişidir.

• Örn: Bir Ar-Ge projesinin açılış toplantısının düzenlenmesi işinin bir organizasyon firmasına ihale edilmesi gibi

64

Komisyon tarafından mümkün olduğu kadar tercih edilmemesi önerilen bir hizmet alım yöntemidir.

Altyüklenici (Subcontracting)

Saklanmalı

– Faturalar, sözleşmeler

– Ortağın standart prosedürlerini açıklayan bir doküman (ihale yöntemi, vs.)

65

Raporlamada karşılaşılan sorunlar

66

Ayrıntı (özellikle finansal verilerle ilgili)

Komisyon’un belirlediği detay ve kurallarla

uyumlu bir kayıt tutmak

Yanlış bütçe kalemindeki harcamalar

Geçersiz Harcamalar

Harcama yapmadan geçerliliğini

kontrol etmek

Harcamaları sınıflandırmak

Formları elle doldurmak

Raporlarda gecikme

Elektronik sistemden

formları doldurmak

Son tarihi gözetmek

Ödeme Modelleri

İlk Ödeme (Pre-financing)

• Hibe Sözleşmesi yürürlüğe girdikten 30 gün içinde koordinatörün hesabına gönderiliyor.

• Standart bir miktarı yok fakat ortalama miktar: proje bütçesi / raporlama dönemi+1

Örn.: 1.000.000 €’luk 36 aylık proje (2 raporlama dönemi) = 1.000.000 €/ 3 = 333.334 €

• Proje bütçesinin %5’i ilk ödeme miktarından kesilerek Garanti Fonuna aktarılır.

Örn.: 1.000.000 x %5 = 50.000 € 333.334-50.000=283.334 €

• Koordinatörün ödemeyi nasıl dağıtacağı, hangi dönemlerde ödeyeceği konsorsiyum anlaşmasında belirlenebilir.

Ara Ödemeler ve Son Ödeme

• Proje bütçesinin %90’ı limiti var son ödemeye kadar.

• Raporlama dönemlerinde raporlanan ve EC tarafından kabul edilen miktarda gönderilir.

Örnek:

Proje bütçesi : 1.000.000 € ( 3 rapor dönemi)

İlk ödeme : 200.000 € (250.000 € - 50.000 €)

İlk raporda talep edilen ve gönderilen : 500.000 €

İkinci raporda talep edilen ve onaylanan : 300.000 €

Gönderilen = 200.000 €

Son raporda talep edilen ve onaylanan : 200.000 €

Gönderilen = 100.000 €

Proje Yürütmede Öneriler

• Horizon 2020 Model Grant Agreement’ı (MGA) okumak/anlamak,

• İdari yönetim yapısını Komisyon’un belirlediği kurallara göre yürütmek için doğru bir şekilde organize etmek,

• Projedeki harcamaların, harcamayı gerçekleştirmeden ve beyan etmeden önce geçerliliğini kontrol etmek DoW, MGA ve koordinatör

• Kayıtların doğru bir şekilde tutulması ve kayda geçirilmesi

Sorular ? ► Üniversitenizdeki proje ofisiyle irtibat kurun! ► TÜBİTAK UKO’yla irtibat kurun! ► Koordinatörle irtibat kurun!

70

71

Ahu PERŞEMBE Horizon 2020 Yasal ve Finansal Konular

Ulusal İrtibat Noktası

ahu.persembe@tubitak.gov.tr ncpfinance@tubitak.gov.tr