View
797
Download
17
Category
Preview:
Citation preview
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Phần mềm TONY ACCOUNTING
Hướng dẫn sử dụng
một phần mềm của Công ty TNHH T.O.N.Y
3Mục lục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Mục lục
Phần I MỞ ĐẦU 9
................................................................................................................................... 91 Giới thiệu
......................................................................................................................................................... 10Lời mở đầu
......................................................................................................................................................... 11Thỏa thuận bản quyền
......................................................................................................................................................... 12Công ty phần mềm TONY
......................................................................................................................................................... 13Phần mềm kế toán Tony accounting
.................................................................................................................................................. 15Phần mềm kế toán để làm gì?
.................................................................................................................................................. 16Tại sao lại lựa chọn Tony Accounting ?
.................................................................................................................................................. 18Đặc điểm nổi bật của phần mềm
................................................................................................................................... 192 Bảng kê các loại ký hiệu sử dụng trong tài liệu
................................................................................................................................... 203 Sơ đồ hoạt động
......................................................................................................................................................... 21Sơ đồ các màn hình
......................................................................................................................................................... 22Sơ đồ luồng số liệu
......................................................................................................................................................... 23Sơ đồ trình tự công việc
................................................................................................................................... 234 Cài đặt phần mềm
......................................................................................................................................................... 24Yêu cầu về phần cứng - phần mềm
.................................................................................................................................................. 24Phần cứng
.................................................................................................................................................. 24Phần mềm
......................................................................................................................................................... 25Hướng dẫn cài đặt
.................................................................................................................................................. 25Tải bộ cài đặt về máy
.................................................................................................................................................. 26Cài đặt lần đầu
......................................................................................................................................................... 33Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN
.................................................................................................................................................. 33Sơ đồ triển khai
.................................................................................................................................................. 34Cài đặt ở máy chủ
.................................................................................................................................................. 41Cài đặt ở máy trạm
......................................................................................................................................................... 41Cập nhật phiên bản mới
......................................................................................................................................................... 41Cài đặt sau khi gặp sự cố
Phần II BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONYACCOUNTING 44
................................................................................................................................... 441 Chạy phần mềm lần đầu tiên
......................................................................................................................................................... 45Khởi động
......................................................................................................................................................... 46Khởi tạo dữ liệu
.................................................................................................................................................. 49Tạo tập tin dữ liệu
.................................................................................................................................................. 50Khởi tạo mới
.................................................................................................................................................. 56Phục hồi dữ liệu
................................................................................................................................... 582 Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng
................................................................................................................................... 623 Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phần mềm
......................................................................................................................................................... 62Hồ sơ đơn vị
......................................................................................................................................................... 63Thiết lập mô hình phân quyền, quản lý người dùng
......................................................................................................................................................... 63Mở kì kế toán
......................................................................................................................................................... 64Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
......................................................................................................................................................... 64Lập dự toán giá thành
......................................................................................................................................................... 64Thiết lập hệ thống tài khoản
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán4
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
......................................................................................................................................................... 64Khai báo danh mục các đối tượng kế toán cần theo dõi
......................................................................................................................................................... 65Khai báo số dư ban đầu của tất cả các tài khoản
......................................................................................................................................................... 66Thiết lập các tùy chọn về tham số của hệ thống- kế toán
Phần III HƯỚNG DẪN NHANH 68
................................................................................................................................... 681 Đăng nhập
................................................................................................................................... 692 Bàn làm việc
......................................................................................................................................................... 70Thực đơn
......................................................................................................................................................... 71Màn hình chứng từ
......................................................................................................................................................... 74Màn hình báo cáo
......................................................................................................................................................... 76Thanh trạng thái
................................................................................................................................... 773 Danh mục
................................................................................................................................... 804 Hệ thống tài khoản
................................................................................................................................... 825 Số dư ban đầu
................................................................................................................................... 856 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
................................................................................................................................... 887 Màn hình chứng từ
......................................................................................................................................................... 88Bố trí màn hình nhập chứng từ
......................................................................................................................................................... 92Các thao tác khi thêm mới chứng từ
......................................................................................................................................................... 98Các thao tác khác với chứng từ
.................................................................................................................................................. 99In chứng từ
.................................................................................................................................................. 100Xóa chứng từ
.................................................................................................................................................. 100Sửa chứng từ
.................................................................................................................................................. 101Sao chép chứng từ
.................................................................................................................................................. 103Đánh lại số chứng từ
......................................................................................................................................................... 104Các tiện ích khi thao tác với chứng từ
......................................................................................................................................................... 106Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting
................................................................................................................................... 1078 Tổng hợp số liệu cuối kì
......................................................................................................................................................... 110Tính đơn giá bình quân cuối kì
......................................................................................................................................................... 112Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ
......................................................................................................................................................... 116Định nghĩa kết chuyển tài khoản
................................................................................................................................... 1189 Báo cáo
......................................................................................................................................................... 118Hướng dẫn chung về xem báo cáo
......................................................................................................................................................... 121Hướng dẫn lập báo cáo thuế
......................................................................................................................................................... 124Hướng dẫn lập báo cáo tài chính
................................................................................................................................... 12610 Bảng cân đối
................................................................................................................................... 12711 Xem số dư
Phần IV HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG 129
................................................................................................................................... 1291 Đăng nhập
................................................................................................................................... 1312 Bàn làm việc
......................................................................................................................................................... 131Thực đơn
......................................................................................................................................................... 132Màn hình chứng từ
......................................................................................................................................................... 135Màn hình báo cáo
......................................................................................................................................................... 137Thanh trạng thái
................................................................................................................................... 1393 Màn hình chứng từ
......................................................................................................................................................... 140Bố trí màn hình cập nhật chứng từ
......................................................................................................................................................... 143Các thao tác khi thêm mới chứng từ
......................................................................................................................................................... 154Các thao tác khác với chứng từ
5Mục lục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
.................................................................................................................................................. 155In chứng từ
.................................................................................................................................................. 156Sửa chứng từ
.................................................................................................................................................. 157Xóa chứng từ
.................................................................................................................................................. 157Sao chép chứng từ
.................................................................................................................................................. 159Đánh lại số chứng từ
.................................................................................................................................................. 160Sắp xếp chứng từ
.................................................................................................................................................. 161Lọc tìm dữ liệu
.................................................................................................................................................. 164Tìm kiếm dữ liệu
......................................................................................................................................................... 166Các tiện ích khi thao tác với chứng từ
......................................................................................................................................................... 168Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting
................................................................................................................................... 1744 Hệ thống
......................................................................................................................................................... 174Khóa phiên làm việc
......................................................................................................................................................... 175Tùy chọn
.................................................................................................................................................. 176Hệ thống
.................................................................................................................................................. 179Kế toán
.................................................................................................................................................. 182Giao diện
......................................................................................................................................................... 182Đổi mật khẩu
......................................................................................................................................................... 183Cấu hình dữ liệu
......................................................................................................................................................... 189Thoát
................................................................................................................................... 1895 Danh mục
......................................................................................................................................................... 190Hướng dẫn tổ chức và mã hóa thông tin danh mục
......................................................................................................................................................... 191Vào chức năng danh mục
......................................................................................................................................................... 192Thêm mới một đối tượng
......................................................................................................................................................... 194Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng
......................................................................................................................................................... 195Xóa đối tượng danh mục
......................................................................................................................................................... 196Sắp xếp và tìm kiếm
......................................................................................................................................................... 198Phân nhóm đối tượng
.................................................................................................................................................. 198Thêm nhóm đối tượng
.................................................................................................................................................. 199Sửa/ Xóa nhóm đối tượng
................................................................................................................................... 2006 Quản trị
......................................................................................................................................................... 200Hệ thống tài khoản
.................................................................................................................................................. 201Nguyên tắc chung khi xây dựng hệ thống tài khoản
.................................................................................................................................................. 202Màn hình hệ thống tài khoản
......................................................................................................................................................... 209Số dư ban đầu
......................................................................................................................................................... 212Quản lý người dùng
.................................................................................................................................................. 213Người dùng
.................................................................................................................................................. 216Vai trò
.................................................................................................................................................. 216Gán vai trò
.................................................................................................................................................. 217Phân quyền
......................................................................................................................................................... 218Nhật kí sử dụng
......................................................................................................................................................... 219Mở khóa sổ
......................................................................................................................................................... 220Kì kế toán
......................................................................................................................................................... 222Hồ sơ đơn vị
......................................................................................................................................................... 224Thông số
.................................................................................................................................................. 224Hệ thống
.................................................................................................................................................. 226Kế toán
......................................................................................................................................................... 231Thiết lập nhóm chứng từ
......................................................................................................................................................... 232Cập nhật
......................................................................................................................................................... 233Bảo trì dữ liệu
......................................................................................................................................................... 234Tạo đơn vị mới
......................................................................................................................................................... 236Phục hồi dữ liệu
......................................................................................................................................................... 236Chia tách đơn vị
................................................................................................................................... 2387 Công cụ
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán6
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
......................................................................................................................................................... 239Tổng hợp số liệu cuối kì
.................................................................................................................................................. 241Tính đơn giá bình quân cuối kì
.................................................................................................................................................. 244Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ
.................................................................................................................................................. 248Định nghĩa kết chuyển tài khoản
......................................................................................................................................................... 250Chứng từ ghi sổ
......................................................................................................................................................... 253Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
......................................................................................................................................................... 255Lập dự toán giá thành
......................................................................................................................................................... 256Thiết lập báo cáo tài chính
................................................................................................................................... 2598 Báo cáo
......................................................................................................................................................... 259Hướng dẫn chung về xem báo cáo
......................................................................................................................................................... 262Hướng dẫn lập báo cáo thuế
......................................................................................................................................................... 265Hướng dẫn lập báo cáo tài chính
......................................................................................................................................................... 267In gộp chứng từ theo ngày
......................................................................................................................................................... 268Danh mục và thông số
................................................................................................................................... 2699 Các chức năng khác
......................................................................................................................................................... 270Cửa sổ
......................................................................................................................................................... 270Trợ giúp
......................................................................................................................................................... 271Xem số dư
......................................................................................................................................................... 272Xem bảng cân đối
Phần V HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ 275
................................................................................................................................... 2751 Kế toán tiền mặt
......................................................................................................................................................... 276Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 277Lập chứng từ phát sinh
.................................................................................................................................................. 277Lập phiếu thu
.................................................................................................................................................. 282Lập phiếu chi
......................................................................................................................................................... 285Báo cáo
................................................................................................................................... 2872 Kế toán tiền gửi
......................................................................................................................................................... 288Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 288Lập chứng từ phát sinh
.................................................................................................................................................. 289Giấy báo Nợ
.................................................................................................................................................. 294Giấy báo Có
......................................................................................................................................................... 298Báo cáo
................................................................................................................................... 3003 Kế toán tiền vay
......................................................................................................................................................... 301Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 301Lập chứng từ phát sinh
.................................................................................................................................................. 302Đi vay
.................................................................................................................................................. 305Trả tiền vay
......................................................................................................................................................... 306Báo cáo
................................................................................................................................... 3074 Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
......................................................................................................................................................... 308Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 309Lập chứng từ phát sinh
.................................................................................................................................................. 312Các định khoản thường gặp
.................................................................................................................................................. 317Kế toán hàng bán đại lý
.................................................................................................................................................. 321Kế toán hoạt động gia công hàng hóa
.................................................................................................................................................. 323Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
.................................................................................................................................................. 326Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
......................................................................................................................................................... 334Báo cáo
................................................................................................................................... 3365 Kế toán quản lý kho
......................................................................................................................................................... 336Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 337Các phương pháp tính giá xuất kho
7Mục lục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
......................................................................................................................................................... 342Lập chứng từ phát sinh
......................................................................................................................................................... 347Báo cáo
................................................................................................................................... 3496 Kế toán tài sản cố định
......................................................................................................................................................... 350Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 353Lập chứng từ phát sinh
.................................................................................................................................................. 354Tăng tài sản cố định
.................................................................................................................................................. 361Kế toán giảm TSCĐ
......................................................................................................................................................... 364Báo cáo
................................................................................................................................... 3667 Kế toán tổng hợp
......................................................................................................................................................... 366Khai báo các thông tin liên quan
......................................................................................................................................................... 366Kế toán tiền lương
......................................................................................................................................................... 369Kế toán khác
......................................................................................................................................................... 369Báo cáo
................................................................................................................................... 3708 Kế toán tự động
......................................................................................................................................................... 373Khai báo danh mục chi phí trả trước
................................................................................................................................... 3759 Báo cáo tài chính
......................................................................................................................................................... 375Bảng cân đối kế toán
......................................................................................................................................................... 388Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
......................................................................................................................................................... 390Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)
......................................................................................................................................................... 398Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(gián tiếp)
................................................................................................................................... 40010 Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế
Phần VI KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNHDOANH NGHIỆP 405
................................................................................................................................... 4051 Các loại hình doanh nghiệp
......................................................................................................................................................... 405Doanh nghiệp thương mại
......................................................................................................................................................... 408Doanh nghiệp sản xuất
......................................................................................................................................................... 411Doanh nghiệp xây lắp
................................................................................................................................... 4142 Các quá trình kinh doanh
......................................................................................................................................................... 414Kế toán quá trình cung cấp
......................................................................................................................................................... 419Kế toán quá trình sản xuất
......................................................................................................................................................... 426Kế toán quá trình tiêu thụ
Phần VII CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 435
Chỉ mục 446
Phần
I
9MỞ ĐẦU:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1 MỞ ĐẦU
Chủ đề này giới thiệu những nét khái quát về phần mềm Tony Accounting và cách
cài đặt phần mềm vào máy tính.
Gồm có các phần
Giới thiệu về Tony Accounting
:
Giới thiệu những đặc điểm nổi bật,
thỏa thuận bản quyền, chức năng
chính của phần mềm Tony
Accounting.
Sơ đồ hoạt động của phần mềm
:
Cho biết sơ đồ trình tự dữ liệu
được xử lý trong phần mềm như
thế nào?
Cách thức cài đặt phần mềm :
Hướng dẫn chi tiết cách thức cài
đặt phần mềm vào máy tính.
1.1 Giới thiệu
Chủ đề này gồm các phần sau nhằm giới thiệu tổng quan về phần mềm Tony
Accounting.
Gồm có các phần
Lời mở đầu
9
20
23
10
10 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Thỏa thuận bản quyền
Công ty phần mềm TONY
phần mềm kế toán Tony
Accounting
1.1.1 Lời mở đầu
Xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm và sử dụng phần mềm Tony Accounting.
Tài liệu hướng dẫn này sẽ chỉ dẫn chi tiết về tính năng, cách cài đặt và sử dụng phần
mềm. Tài liệu này hỗ trợ cho người mới bắt đầu và người đã sử dụng có thể tìm
hiểu thêm những tính năng nâng cao của phần mềm. Phần mềm có thể sử dụng
trong suốt quá trình sử dụng phần mềm như một cuốn cẩm nang hữu ích cho người
làm kế toán.
Trong thời gian qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều góp ý của các chuyên gia,
của người sử dụng trong cả nước. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận
được nhiều góp ý trong thời gian tới.
Tài liệu hướng dẫn này được cập nhật liên tục tại trang web hướng dẫn sử dụng
trực tuyến http://tony.vn/help/Accounting.
Hướng dẫn nhanh cho người sử dụng mới
Dùng cho người muốn tìm hiểu nhanh trước khi sử dụng phần mềm lâu dài.
Giới thiệu cho người dùng những hướng dẫn ban đầu và hướng dẫn
nhanh cách sử dụng các chức năng cơ bản của phần mềm bằng cách
xem liên kết nhanh tới các mục hướng dẫn.
Qua đó người dùng có thể sử dụng được các chức năng cơ bản của phần
mềm mà không phải mất nhiều thời gian tìm hiểu.
11
12
13
44
68
11MỞ ĐẦU: Giới thiệu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hướng dẫn chi tiết cho người muốn tìm hiểu chuyên sâu các chức năngcủa phần mềm
Dùng cho người có kinh nghiệm muốn tìm hiểu chuyên sâu các chức năng
nâng cao trong phần mềm.
Giới thiệu cho người dùng hướng dẫn chi tiết tất cả các chức năng có
trong phần mềm
Bằng cách xem hướng dẫn theo chức năng, hướng dẫn theo nghiệp vụ
...
Với những hướng dẫn chi tiết người dùng có thể tìm hiểu nhanh chóng tất
cả các chức năng hữu ích của phần mềm
1.1.2 Thỏa thuận bản quyền
Thỏa thuận bản quyền giữa người sử dụng phần mềm Tony Accounting với Công ty
phần mềm T.O.N.Y cho các phần mềm, các tập tin phát sinh từ phần mềm, tài liệu,
tài liệu trực tuyến của Công ty phần mềm T.O.N.Y.
1. Người sử dụng được phép: Công ty phần mềm T.O.N.Y cho phép cá nhânhay đơn vị sở hữu hợp lệ phần mềm Tony Accounting được phép sao chép vớimục đích bảo quản, đào tạo nội bộ với số lượng không hạn chế.
2. Bản quyền tác giả: Phần mềm Tony Accounting đã được đăng ký bản quyềntác giả bởi Công ty phần mềm T.O.N.Y.
3. Nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép hoặc sửa đổi hoặc bắtchước vì mục đích thương mại. Các cá nhân hoặc đơn vị không được phép tìmcách dịch lại hoặc lấy cắp chương trình nguồn. Không được phép bán lại dưới bấtkỳ hình thức nào.
4. Vi phạm: Nếu cá nhân hay đơn vị tìm cách vi phạm những điều đã nói trên, tácgiả chương trình sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc số liệu hay chươngtrình bị phá hủy hoặc các hỏng hóc gây ra cho máy tính.
5. Bảo hành: Công ty phần mềm T.O.N.Y chỉ cam kết bảo hành các phiên bảnthương mại của phần mềm Tony Accounting. Thời hạn bảo hành là 12 tháng.
6. Trách nhiệm: Công ty phần mềm T.O.N.Y không chịu bất cứ trách nhiệm nàovề việc mất mát số liệu do phần cứng hỏng, do virus máy tính, thiên tai, địch họahay người sử dụng vô tình hay cố ý gây ra.
129
275
12 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Nếu bạn chấp nhận và hiểu tất cả các điều đã thỏa thuận trên xin bạn vui lòng chịu
trách nhiệm và thực hiện chúng.
Nếu có điều gì chưa hiểu hay nghi ngờ làm ơn liên hệ với Công ty phần mềm T.O.N.
Y để có được sự giải đáp.
1.1.3 Công ty phần mềm TONY
Đầu tiên, thay mặt Công ty phần mềm TONY, chúng tôi xin gửi tới Quý côngty lời chào trân trọng !
Công ty phần mềm T.O.N.Y chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin toàn
diện cho doanh nghiệp, là công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán và quản trị
doanh nghiệp. Đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên giàu kinh nghiệm triển khai ứng
dụng tin học, kết hợp việc thường xuyên nghiên cứu áp dụng các công nghệ phần
mềm mới nhất trên thế giới.
Phần mềm của công ty chúng tôi cung cấp luôn được khách hàng đánh giá cao về
chức năng lẫn hình thức, độ ổn định và tính tin cậy. Không những giúp các doanh
nghiệp tin học hóa các hoạt động quản lý mà thông qua đó nâng cao năng suất, hiệu
quả sản xuất kinh doanh, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Công ty đang
từng bước có được sự tín nhiệm của khách hàng bởi những sản phẩm, dịch vụ chất
lượng cao.
Với những mục tiêu và định hướng rõ ràng, chúng tôi cam kết chỉ cung cấp các sản
phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi có chiến lược kinh doanh
linh hoạt, chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp, tạo điều
kiện thuận lợi nhất để khách hàng nhanh chóng nắm bắt, sử dụng thành thạo để phát
huy hết giá trị của sản phẩm, dịch vụ được cung cấp.
Chúng tôi tin tưởng rằng Quý công ty đã chọn đúng phần mềm và đối tác cho doanh
nghiệp của mình. Rất mong nhận được sự hợp tác chặt chẽ với Quý công ty trong
việc ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trân trọng!
13MỞ ĐẦU: Giới thiệu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1.1.4 Phần mềm kế toán Tony accounting
Phần mềm kế toán Tony Accounting .Net là phần mềm kế toán phù hợp với
mọi loại hình doanh nghiệp: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, …
Cho phép tạo nhiều hệ thống sổ sách khác nhau phù hợp cho cá nhân sử
dụng phần mềm vào dịch vụ kế toán. Hỗ trợ nhiều hình thức kế toán. Đúng
chuẩn mực kế toán. Hỗ trợ công tác kế toán quản trị tốt nhất. Đơn giản trong
sử dụng. Nhiều công cụ hỗ trợ: tự động khấu hao tài sản cố định, phân bổ
chi phí trả trước, giá thành, kết chuyển.
Cập nhật chế độ kế toán mới theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/9/2006 áp dụng cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa. Cập nhật chế độ kế
toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006. Tuân thủ Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005
hướng dẫn về Tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán. Nghị định số
51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng và cung
ứng dịch vụ
Được xây dựng trên nền tảng công nghệ .Net hiện đại của Microsoft. Điều
đó cho phép phần mềm có nhiều tính năng nổi trội, trợ giúp việc nhập liệu,
xử lý và xem báo cáo trở nên nhanh chóng và đơn giản. Khả năng tích hợp
cao với các ứng dụng khác.
Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh
nghiệp, của chế độ kế toán và yêu cầu công tác kế toán quản trị.
Phần mềm được thiết kế đặc biệt, rất linh hoạt và thích ứng dễ dàng với
nhiều loại hình doanh nghiệp, nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau và
đặc biệt là các yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng. Phần mềm có thể
đưa vào sử dụng ngay mà không phải điều chỉnh nhiều
Các thông tin cần quản lý trên chứng từ thường thay đổi tùy theo nhu cầu
quản lý của từng đơn vị, do đó không thể có một khuôn mẫu dùng chung
cho mọi doanh nghiệp, vì thế Tony Accounting cho phép người dùng tự xác
định những thông tin này nhờ vậy thông tin trên màn hình của từng loại phiếu
14 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
sẽ không thừa hoặc thiếu đối với người dùng.
Theo dõi công nợ chi tiết đến từng đối tượng khách hàng, theo đích danh
hóa đơn hay hợp đồng… theo cả giá trị tiền Việt Nam lẫn ngoại tệ. Công
nợ được tự động xác định khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan. Hỗ trợ
người dùng trong việc kiểm soát công nợ quá hạn thanh toán hay vượt hạn
mức tín dụng cho phép đối với từng khách hàng cụ thể.
Theo dõi doanh thu cùng lúc theo nhiều đối tượng khác nhau: theo nhân
viên bán hàng, theo khu vực địa lý, theo đại lý, theo từng hạng mục, theo
từng vụ việc, …
Quản lý hàng tồn kho chi tiết từng kho hàng đến tổng thể Doanh nghiệp. Có
chế độ khai báo hàng tồn mỗi khi xuất kho và cảnh báo lượng hàng âm khi
số lượng vượt quá số lượng tồn.
Có nhiều tùy chọn phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: khấu hao
theo đường thẳng, theo tỷ lệ phần trăm, giảm dần hoặc tăng dần.
Chương trình cho phép cập nhật thông tin hóa đơn ngay trong quá trình
nhập liệu và thông tin này được tự động chuyển vào các báo cáo thuế
GTGT.
phần mềm hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng, các khoản thuế nhập khẩu vào
giá trị các lô hàng nhập mua hay hàng nhập khẩu.
Quản lý số liệu đa tiền tệ, Tony Accounting cho phép quản lý đa tiền tệ. Mọi
nghiệp vụ phát sinh đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và quy
đổi tự động ra đồng tiền hạch toán. Tự động phát sinh các bút toán chênh
lệch tỷ giá, cập nhật chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
Quản lý số liệu liên năm, Tony Accounting cho phép quản lý số liệu của
nhiều năm trên cùng một nguồn dữ liệu. Điều đó giúp theo dõi liên tục hoạt
động của doanh nghiệp trong các chu kỳ kinh doanh. Không phải tách dữ
liệu khi chuyển sang năm khác.
Hệ thống báo cáo đa dạng, Tony Accounting có đầy đủ các báo cáo theo
quy định của Bộ Tài chính. Thêm vào đó là các báo cáo quản trị cho phép
15MỞ ĐẦU: Giới thiệu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
phân tích, xem, in thông tin theo nhiều chiều, từ chi tiết đến tổng hợp. Cho
phép báo cáo tại bất cứ thời điểm nào, với nhiều tham số đầu vào linh
hoạt. Khả năng kết xuất báo cáo ra nhiều dạng tập tin khác nhau: Excel,
Pdf, Html, JPG.
Phần mềm được thiết kế với giao diện đơn giản, khoa học, tối ưu hóa thao
tác nhập liệu. Giao diện và dữ liệu sử dụng font chữ Unicode.
Phần mềm được đánh giá cao về bảo mật, an toàn, ổn định và tính tin cậy.
phần mềm có thể quản lý nhiều người dùng với các phân quyền khác nhau
tùy theo chức năng do kế toán trưởng hoặc quản lý hệ thống qui định.
Phần mềm có nhiều công cụ hỗ trợ: công cụ sao lưu dữ liệu tự động; công
cụ tìm kiếm chứng từ, định khoản; công cụ tìm, lọc, sắp xếp, gom nhóm trên
danh sách; công cụ kiểm soát quá trình nhập liệu với nhiều tùy chọn khác
nhau.
Môi trường làm việc: Tony Accounting có thể chạy trên nhiều hệ thống
mạng nhiều người dùng hoặc một máy đơn lẻ. Hệ điều hành: Windows
2000/XP/Vista/7, Windows Server 2003/2008.
1.1.4.1 Phần mềm kế toán để làm gì?
Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, điều đơn giản mà
bất cứ cá nhân nào cũng nghĩ phần mềm phải giống với thực tế hoạt động hiện
có của doanh nghiệp, điều này đúng nhưng chưa đủ. Theo các nhà tư vấn, ứng
dụng công nghệ thông tin chỉ là một công cụ để giúp doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả, nâng cao tính cạnh tranh. Điều cốt lõi là doanh nghiệp phải nhận thức,
tổ chức hoạt động sản xuất có chuẩn mực. Từ đó, các ứng dụng công nghệ
thông tin mới phát huy vai trò là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện tin học
hóa các công đoạn hoạt động sản xuất.
Chúng tôi nêu ra vấn đề này để cho thấy rằng, chính cách tổ chức hoạt động
của doanh nghiệp góp phần lớn trong khai thác có hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin.
16 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Công việc kế toán là một công việc đòi hỏi tỉ mỉ rất cao và dễ sai sót nếu làm
thủ công. Cùng một chứng từ phải ghi ở nhiều nơi, nhiều sổ và khi tổng hợp lại
phải tìm ở nhiều sổ. Trong khi đó, kế toán phải phản ảnh đầy đủ, chính xác và
kịp thời mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh. Chính vì vậy, nhu cầu về một
phần mềm kế toán có chất lượng cao, với các chức năng đa dạng, thuận tiện
và dễ sử dụng là hết sức hợp lý.
Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh, số lượng chứng từ phát
sinh cũng tăng theo, dẫn đến quản lý kế toán thủ công không theo kịp sự lớn
mạnh đó. Ngay cả khi tăng thêm kế toán viên cũng không giải quyết được. Do
vậy nhu cầu về quản trị doanh nghiệp có sự trợ giúp của công nghệ thông tin,
mà phần mềm kế toán là một phần trong tin học hóa công tác quản trị.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh nói chung và trong quản lý kế toán nói riêng mang tính tất yếu và một
trong các mục tiêu chiến lược hàng đầu đã và đang được các nhà quản trị
quan tâm.
Với mục đích cung cấp giải pháp tổng thể tốt nhất phục vụ có hiệu quả quản lý
kế toán phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh. phần mềm kế toán Tony
Accounting được xây dựng trên nền tảng công nghệ .Net mới nhất của
Microsoft, kết hợp với sự sáng tạo và kinh nghiệm tích lũy được khi triển khai
áp dụng tại nhiều loại hình doanh nghiệp. phần mềm kế toán Tony Accounting
thể hiện là phần mềm ổn định, chính xác cao, đầy đủ và thuận tiện nhất cho
nhiều loại hình doanh nghiệp, cho cả những người mới làm kế toán lẫn những
chuyên viên tài chính thuộc nhiều ngành nghề.
1.1.4.2 Tại sao lại lựa chọn Tony Accounting ?
6 lý do để chọn phần mềm Tony Accounting
Hội nhập và cạnh tranh
Cạnh tranh trong cơ chế thị trường, thì nhu cầu xử lý thông tin nhanh, chính xác,
phong phú. Cộng với sự thay đổi nhanh, liên tục của thông tin, của yêu cầu quản
17MỞ ĐẦU: Giới thiệu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
trị và quy định khác nhau. phần mềm kế toán Tony Accounting ra đời nhằm đáp
ứng nhu cầu to lớn của doanh nghiệp, đồng thời cho phép “thay đổi những gì hay
thay đổi” phù hợp từng chu kỳ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian
Tony Accounting giúp bạn nhập chứng từ nhanh hơn. Tổng hợp số liệu, xem báo
cáo cho bất cứ thời gian nào. Đơn giản chỉ là nhập chứng từ và in báo cáo.
Tiết kiệm chi phí
Thời gian tìm hiểu phần mềm ngắn, thích ứng ngay được yêu cầu của bất kỳ
doanh nghiệp, cho phép thay đổi những gì hay thay đổi giúp doanh nghiệp không
phải bỏ ra chi phí cho việc sửa đổi phần mềm. Giúp doanh nghiệp tổ chức tốt
công tác kế toán với số lượng nhân lực tối thiểu vì thế sẽ giảm bớt chi phí cho
doanh nghiệp.
Tập trung vào công việc của bạn
Rất nhiều xử lý được phần mềm tự động thực hiện. Có nhiều công cụ hỗ trợ. Bạn
chỉ tập trung vào các công việc mà không phải bận tâm nhiều tới nhiều vấn đề kỹ
thuật, tin học. Những gì bạn thấy trong phần mềm mà những gì bạn có được,
những gì bạn có được chính là những gì bạn cần.
Hỗ trợ tối đa trong sử dụng
Công tác kế toán liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Do đó mà
số liệu kế toán và việc vận hành phần mềm kế toán là hết sức quan trọng. Chúng
tôi hiểu điều đó! Một mặt luôn nâng cao chất lượng, sự ổn định, an toàn và bảo
mật. Mặt khác, chúng tôi luôn coi trọng việc trợ giúp khách hàng sử dụng là một
việc hết sức quan trọng: chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng lâu dài, giải đáp
thắc mắc nhanh chóng, hướng dẫn thật chi tiết và tận tình, khắc phục sự cố nhanh
nhất.
Ngoài các tài liệu hướng dẫn kèm theo phần mềm khi cài đặt, chúng tôi đã phát
18 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
triển hệ thống hướng dẫn trực tuyến luôn được cập nhật với nhiều tài liệu, hình
ảnh, đoạn phim minh họa.
Báo cáo thuế dễ dàng hơn
Tony Acounting giúp công tác báo cáo thuế dễ dàng hơn. Việc kết xuất dữ liệu
qua phần mềm HTKK giúp cho người làm kế toán có thể in ra báo cáo có mã
vạch và công tác báo cáo thuế được nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn.
Người dùng chỉ nhập thông tin hóa đơn 1 lần và được tổng hợp lên tờ khai, bảng
kê thuế mà không phải mất thời gian nhập số liệu hóa đơn vào phần mềm HTKK.
phần mềm luôn cập nhật các phiên bản theo sự thay đổi của Tổng cục thuế.
1.1.4.3 Đặc điểm nổi bật của phần mềm
Được thiết kế để chạy trên mô hình khách - chủ hoặc trên máy đơn. Phần mềm
có thể quản lý nhiều người dùng với các phân quyền khác nhau tùy theo chức
năng do kế toán trưởng hoặc quản lý hệ thống qui định.
Tuân thủ chế độ kế toán, đồng thời cho phép thay đổi phù hợp với yêu cầu
quản lý và sự phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của chế độ kế
toán. Là hệ thống mở, người dùng có thể thay đổi, thêm bớt tài khoản, đối
tượng doanh thu, chi phí, đáp ứng yêu cầu của mọi loại hình doanh nghiệp
cũng như sự thay đổi thường xuyên của yêu cầu quản trị.
Theo dõi chi tiết đến từng đối tượng khách hàng, hàng hóa, khoản mục, yếu tố,
… giúp cho nhà quản trị có quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.
Hạch toán đa tiền tệ: Tính chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh số dư ngoại tệ cuối
tháng.
Báo cáo, tổng hợp số liệu tại bất cứ thời điểm nào và cho phép kết xuất báo
cáo ra nhiều dạng tập tin khác nhau: Excel, Pdf, Html, …
Sự thống nhất và kiểm soát chặc chẽ dữ liệu nhập vào tăng độ tin cậy: kiểm tra
nhập đối tượng theo dõi, kiểm tra tổng tiền có khớp với chứng từ, nhập thiếu
hóa đơn, …. Giao diện đồ họa thân thiện có nhiều tùy chọn khác nhau cho mỗi
19MỞ ĐẦU: Giới thiệu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
người sử dụng.
Có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổ kỳ trước.
Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổi rồi tiến hành
khóa sổ lại.
Các loại tên (hàng hóa, vật tư, khách hàng, nhân viên…) có thể lựa chọn theo
một phương thức nhanh nhất, không phải đánh vào mã số hoặc tên.
Có thể xuất dữ liệu qua phần mềm HTKK để in báo cáo có mã vạch
Trên một phiếu thu/chi có thể hạch toán một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ
(có nghĩa là không phải in ra nhiều phiếu thu/chi cho mỗi một tài khoản đối ứng
của nghiệp vụ). Mỗi bút toán có thể hạch toán cho từng đối tượng khách hàng
với từng hóa đơn riêng biệt. Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng một
phiếu thu chi. Cho phép in nhiều mẫu in trực tiếp từ phần mềm trên cùng một
dữ liệu.
Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt, đa năng.
Quản lý số liệu nhiều năm liên tiếp trên cùng một nguồn dữ liệu, không cần phải
tách sổ khi sang năm khác.
Quản lý nhiều hệ thống sổ sách trên cùng một nguồn dữ liệu (cơ sở dữ liệu).
1.2 Bảng kê các loại ký hiệu sử dụng trong tài liệu
Thuật ngữ Giải thích
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
CCDC Công cụ dụng cụ
TSCĐ Tài sản cố định
HTK Hàng tồn kho
KPCĐ Kinh phí công đoàn
20 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
GTGT Giá trị gia tăng
CPU Đơn vị xử lý trung tâm của máy tính
.NetMột công nghệ của Microsoft cho phép dễ dàng viết ứng dụng
trên nhiều nền tảng khác nhau và cho môi trường internet
GHz Tốc độ xử lý máy vi vi tính
HTML Định dạng hiển thị nội dung của trình duyệt web
LAN
Một mạng truyền thông kết nối các máy tính, các thiết bị đầu cuối
và các thiết bị máy tính hóa khác trong phạm vi giới hạn về diện
tích, thí dụ trong một văn phòng, một tòa nhà, một xưởng sản xuất
hoặc một khu vực làm việc tương tự.
pdf Định dạng tập tin phổ biến
HTKK Hỗ trợ kê khai (phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế của tổng cục thuế)
1.3 Sơ đồ hoạt động
Chủ đề này trình bày sơ đồ các hoạt động diễn ra trong phần mềm
Gồm có các phần
Sơ đồ các màn hình
Sơ đồ trình tự công việc
Sơ đồ luồng số liệu
21
23
22
21MỞ ĐẦU: Sơ đồ hoạt động
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1.3.1 Sơ đồ các màn hình
22 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1.3.2 Sơ đồ luồng số liệu
23MỞ ĐẦU: Sơ đồ hoạt động
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1.3.3 Sơ đồ trình tự công việc
1.4 Cài đặt phần mềm
Chủ đề này hướng dẫn chi tiết cách cài đặt phần mềm trong các tình huống khác
nhau thường gặp trong quá trình sử dụng. Bao gồm:
Gồm có các phần
Hướng dẫn cài đặt lần đầu
Hướng dẫn cài đặt nhiều máy trong
mạng LAN
Hướng dẫn cập nhật phiên bản mới
25
33
41
24 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1.4.1 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm
Trước khi cài đặt phần mềm phải kiểm tra yêu cầu kĩ thuật của máy tính cài đặt.
Gồm có các phần
Yêu cầu về phần cứng
Yêu cầu về phần mềm
1.4.1.1 Phần cứng
Yêu cầu tối thiểu về phần cứng của máy tính có thể cài đặt phần mềm. Hầu như các
máy tính hiện nay đều đáp ứng được yêu cầu này.
Yêu cầu về phần cứng:
Tốc độ xử lý của CPU tối thiểu 1.8Ghz.
Bộ nhớ RAM 512MB hoặc cao hơn.
Dung lượng trống của đĩa cứng tối thiểu 200MB.
Độ phân giải màn hình 800x600 hoặc lớn hơn.
Mạng LAN tốc độ 100Mbs(đối với các đơn vị sử dụng nhiều máy).
1.4.1.2 Phần mềm
Chủ đề này liệt kê ra những phần mềm bắt buộc phải có trong máy trước khi cài đặt
phần mềm. Hầu như các máy tính hiện nay đều đáp ứng được yêu cầu này. Nếu
chưa có người sử dụng phải cài thêm để có thể sử dụng được tốt nhất phần mềm
của TONY.
Yêu cầu về phần mềm:
Hệ điều hành Windows: 2000, XP, Vista, 7, Windows Server 2003/2008.
Bộ gõ Unikey hoặc Vietkey.
Font Unicode.
24
24
25MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1.4.2 Hướng dẫn cài đặt
Chủ đề này hướng dẫn chi tiết cách tải bộ cài đặt về máy và cách cài đặt phần mềm
khi lần đầu tiên sử dụng
Gồm có các phần
Tải bộ cài đặt về máy
Cài đặt lần đầu
1.4.2.1 Tải bộ cài đặt về máy
Bạn có thể tải bộ cài đặt theo nhiều cách:
Lên trang web của công ty phần mềm TONY http://www.tony.vn và tải phần mềm
về máy hoặc thông qua liên lạc chúng tôi sẽ gửi bộ cài đặt cho bạn theo nhiều
dạng: đĩa, usb...
Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng Zip thì bạn tiến hành giải nén
bằng phần mềm giải nén chuyên dụng. Nếu đã cài phần mềm giải nén thì bạn
kích phải và chọn biểu tượng phần mềm giải nén > Extract Here
Phần mềm giải nén thường dùng gồm có 7-Zip hay WinRAR ... có thể lên internet
tải về rất dễ dàng
25
26
26 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1.4.2.2 Cài đặt lần đầu
Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:
0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm
1. Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng zip thì bạn phải giải nénvào một thư mục bất kỳ.
2. Chạy tập tin setup trong gói cài đặt bằng cách nhấn đúp chuột vào tập tin.
24
24
27MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3. Nếu màn hình dưới đây hiển thị, bạn tới bước tiếp theo, ngược lại thì bạntới bước 5.
4. Bộ cài đặt yêu cầu cài đặt Microsoft .Net Framework, nhấn vào nút Acceptđể cài đặt
28 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5. Màn hình cài đặt phần mềm Tony Accounting hiển thị.
29MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
6. Chọn thư mục cài đặt phần mềm (nên đặt ở ổ đĩa khác với ổ đĩa cài đặtWindows)
30 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
7. Nhấn tiếp nút Next để bắt đầu quá trình cài đặt
31MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
8. Quá trình cài đặt
32 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
9. Màn hình thông báo quá trình cài đặt đã hoàn tất
10. Sau khi cài đặt thành công ngoài màn hình desktop hiện lên biểu tượngcủa chương trình
33MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1.4.3 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN
Chủ đề này đề cập đến việc cài đặt để sử dụng phần mềm trên nhiều máy trong
mạng LAN dùng chung một tập tin dữ liệu. Bao gồm:
Gồm có các phần
Sơ đồ triển khai
Cài đặt ở máy chủ
Cài đặt ở máy trạm
1.4.3.1 Sơ đồ triển khai
Để triền khai cần có:
Máy chủ: chứa dữ liệu vì thế cần có máy cấu hình mạnh chạy ổn định
Các máy trạm: có thể là máy tính bình thường, đảm bảo yêu cầu về phần cứng
- phần mềm
Router: một thiết bị chuyên dụng để kết nối các máy tính
Dưới đây là sơ đồ triển khai:
33
34
41
24 24
34 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1.4.3.2 Cài đặt ở máy chủ
Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:
0. Chọn máy chủ: nên mua máy chủ chuyên dụng hoặc chọn một máy có cấu hình
mạnh, chạy ổn định. Kiểm tra máy chủ có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng -
phần mềm
1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu
2. Cài đặt SQL, chạy và cài đặt SQL từ tập tin SQL.exe trong bộ cài đặt phần
mềm
24
24
26
35MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Quá trình thực hiện tuần tự theo các hình bên dưới
36 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
37MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
38 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
39MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
40 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
41MỞ ĐẦU: Cài đặt phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1.4.3.3 Cài đặt ở máy trạm
Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:
0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm
1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu
1.4.4 Cập nhật phiên bản mới
Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:
Thực hiện sao lưu dữ liệu (các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài
đặt phần mềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại. Bằng cách copy lại những file
này ra usb hoặc tạo ra 1 file khác trong máy. Nhằm tránh mất mát dữ liệu trong
khi tiến hành cập nhật gặp sự cố không mong muốn.
1. Tiến hành cài đặt phiên bản mới.
Khi có phiên bản mới người dùng sẽ tải phiên bản mới về và tiến hành cài đặt lại
phiên bản mới như các bước cài đặt ban đầu.
2. phần mềm được khởi động sẽ tự động cập nhật cấu hình dữ liệu và nâng cấp
lên phiên bản mới.
1.4.5 Cài đặt sau khi gặp sự cố
Khi sử dụng phần mềm, có thể máy tính người dùng gặp sự cố do nhiều nguyên
nhân khiến cho máy không hoạt động được bình thường. Khi sửa máy tính nếu như
cài lại windown thì phần mềm sẽ bị mất vì thế phải cài đặt lại.
Tiến hành các bước để cài đặt phần mềm như sau:
Thực hiện sao lưu dữ liệu (các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài
đặt phần mềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại.
Bằng cách chép các tập tin sao lưu ra các thiết bị lưu trữ như usb, đĩa mềm,
đĩa cứng...hoặc chép ra 1 file khác trong máy tính người dùng để tiến hành lưu
trữ, tránh trường hợp trong quá trình cài đặt gặp sự cố khiến cho dữ liệu cũ bị
mất.
24 24
26
25
42 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1. Thực hiện cài đặt như hướng dẫn khi Cài đặt lần đầu hoặc Cài đặt nhiều
máy trong mạng LAN .
2. Sau khi cài đặt, sẽ xảy ra 2 trường hợp như sau:
2.1. Còn giữ được tập tin dữ liệu: tức là tập tin dữ liệu vẫn còn, không bị mất.
Tập tin này được thiết lập trong bước tạo tập tin dữ liệu . Nếu như vậy thì
sẽ tiến hành thực hiện cấu hình dữ liệu đến tập tin dữ liệu như lúc cài đặt ban
đầu.
2.2. Còn giữ được tập tin sao lưu: tức là tập tin sao lưu vẫn còn, không bị
mất. Tập tin này được thiết lập trong bước 3 của mục khởi tạo mới . Nếu
như vậy thì sẽ tiến hành thực hiện phục hồi dữ liệu.
26
33
49
50
Phần
II
44 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
2 BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING
Chủ đề này mô tả quy trình khi bắt đầu làm việc với phần mềm
Gồm có các phần
Chạy phần mềm lần đầu tiên
Mô tả chi tiết các bước khi lần đầu chạy
phần mềm
Hướng dẫn chung
Những hướng dẫn cơ bản trước khi sử
dụng phần mềm
Các thông tin ban đầu cần khai báo
Liệt kê các thông tin ban đầu cần khai
báo khi mới bắt đầu sử dụng và đường
dẫn tới những hướng dẫn khai báo
2.1 Chạy phần mềm lần đầu tiên
Mô tả cách thức khi chạy phần mềm lần đầu tiên
Gồm có các phần
Khởi động
Mô tả chi tiết các bước để khởi động
phần mềm
Tạo tập tin dữ liệu
Mô tả các bước để tạo tập tin dữ liệu
Khởi tạo dữ liệu
Mô tả các bước khởi tạo dữ liệu
44
58
62
45
49
46
45BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2.1.1 Khởi động
1. Khởi động phần mềm
1.1. Từ menu Start >> Programs của Windows
1.2. Hoặc bấm vào biểu trượng của phần mềm ở màn hình Desktop
2. Phần mềm hiển thị màn hình chọn
Chọn nút:
Để tiến hành cấu hình dữ liệu , tức là thiết lập lại các thông
số của phần mềm như khi cài đặt ban đầu nhưng với nguồn
dữ liệu có sẵn, đã được tạo lập trước đó và được sao lưu.
Trường hợp này thường xảy ra khi đã có tập tin dữ liệu (đã
sử dụng phần mềm trước đây hoặc thực hiện cài đặt lại phần
183
46 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
mềm sau khi máy tính người dùng cài đặt lại Windows).
Để tiến hành tạo mới tập tin dữ liệu khi chưa có tập tin dữ
liệu. Trường hợp này sử dụng cho người dùng khi cài phần
mềm lần đầu tiên
Để thoát khỏi phần mềm, cài đặt sau. Trường hợp này sử
dụng khi người dùng vì một lý do nào đó chưa thể tiếp tục
làm việc với phần mềm.
2.1.2 Khởi tạo dữ liệu
Sau khi tạo tập tin dữ liệu phần mềm sẽ hiện ra màn hình khởi tạo như bêndưới:
Nhấn nút này để tiếp tục khởi tạo dữ liệu
Nhấn nút này nếu muốn thoát khỏi phần mềm và khởi tạo dữ liệu vào
lúc khác
Sau khi nhấn nút màn hình sẽ hiển thị như bên dưới
49
47BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Lúc này xảy ra 2 trường hợp:
1. Khởi tạo mới một đơn vị (1 hệ thống sổ sách)
Trường hợp này sử dụng cho người dùng ban đầu mới cài đặt phần mềm hoặc
người dùng muốn tạo một hệ thống sổ sách mới ( trong trường hợp phần mềm
sử dụng cho nhiều công ty hoặc muốn tạo một hệ thống sổ sách mới cho công ty
đang sử dụng vì một lý do nào đó). Tiến hành như sau:
48 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chọn nút khởi tạo mới như hình bên và nhấn nút
Sau đó tiếp tục với bước khởi tạo mới
2. Khởi tạo dữ liệu bằng cách phục hồi dữ liệu sao lưu trước đây (do cài đặtlại phần mềm hoặc gặp sự cố)
Trường hợp này sử dụng khi máy tính người dùng gặp sự cố nên phải cài đặt lại
phần mềm. Và dữ liệu trong phần mềm sử dụng trước đó đã được sao lưu và
vẫn còn trong máy tính. Khi đó ta tiến hành phục hồi dữ liệu như sau:
50
49BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chọn nút phục hồi dữ liệu như hình trên và nhấn nút
Sau đó tiếp tục với các bước phục hồi dữ liệu
2.1.2.1 Tạo tập tin dữ liệu
Lưu ý: Không thực hiện việc này nếu
máy bạn đang dùng là máy trạm trong
trường hợp cài nhiều máy trong mạng
LAN
1. Khi mới khởi động lên phần mềm sẽ có màn hình như bên dưới
Chọn Dữ liệu nhúng khi phần mềm chỉ cài sử dụng cho một máy.
Bỏ chọn Dữ liệu nhúng khi phần mềm cài sử dụng trên nhiều máy.
2. Xác định tên tập tin dữ liệu
Thư mục dữ liệu là nơi tất cả dữ liệu của công ty nhập vào được lưu lại. Thường
thì ban đầu phần mềm đã mặc định sẵn tên tập tin dữ liệu là DULIEUPM. Người
dùng có thể thay đổi tên khác nếu muốn, nhưng chú ý phải nhớ tên tập tin để khi
cần có thể mở ra sử dụng ngay và khi thực hiện sao lưu dữ liệu.
3. Xác định thư mục dữ liệu bằng cách bấm vào nút "Chọn thư mục"
Thư mục dữ liệu là nơi lưu dữ liệu của công ty khi nhập số liệu vào phần mềm. Vì
thế bạn nên chọn thư mục phù hợp tránh làm mất thông tin, nên chọn thư mục có
độ an toàn cao đề phòng mất mát dữ liệu (ổ D). Ghi nhớ các thông tin đã chọn.
56
50 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4. Sau khi chọn tập tin dữ liệu nhấn nút , phần mềm sẽ bắt đầuthực hiện tạo mới tập dữ liệu.
5. Sau khi phần mềm tạo mới thành công, thực hiện cấu hình dữ liệu hoặckhởi tạo mới dữ liệu
2.1.2.2 Khởi tạo mới
Sau khi chọn nút khởi tạo mới, phần mềm sẽ hiển thị màn hình khởi tạo như bên
dưới. Sau đó thực hiện theo trình tự theo các bước sau:
1. Nhập thông tin đơn vị
Tên đơn vị, địa chỉ
Nhập mã số thuế, điện thoại, email, kế toán trưởng
46
51BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cuối cùng chọn các nút chức năng
Nhấn nút nếu muốn thoát ra lại màn hình khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn tiếp tục khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn bỏ qua bước này, có thể khai báo sau
2. Thiết lập chế độ kế toán
Ngày bắt đầu hạch toán: bạn muốn nhập các chứng từ phát sinh từ ngày nào?
Ví dụ: bạn muốn nhập chứng từ từ tháng 04/2008 thì chọn ngày bắt đầu hạch
toán là ngày 01/04/2008.
52 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Ngày bắt đầu hạch toán là ngày đầu tiên của kì kế toán mà bạn nhập dữ
liệu vào phần mềm
Ngày hạch toán có thể trước hoặc sau ngày sử dụng phần mềm
Đây là ngày doanh nghiệp bạn dự định nhập tất cả các chứng từ phát sinh
liên qua vào phần mềm, vì thế tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp để
chọn ngày bắt đầu hạch toán phù hợp.
Chọn kỳ kế toán: tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, chu kỳ kế toán toán có
thể là tháng, quý, sáu tháng, năm. Sau mỗi chu kỳ kế toán, phần mềm yêu cầu
thực hiện kết chuyển, chuyển số dư sang kỳ kế toán sau. Do vậy, phải xác định
cụ thể và chính xác kỳ kế toán.
Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định
15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính. Căn cứ theo bước chọn này thì phần
mềm sẽ tổ chức hệ thống tài khoản cũng như hệ thống sổ phù hợp theo từng
chế độ kế toán được chọn.
Tính giá thành theo đối tượng: tùy theo loại hình doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu
kế toán ở doanh nghiệp để có thể thiết lập mục này hay không. Thiết lập mục
này nhằm cài đặt cho phần mềm tự động theo dõi các khoản chi phí để tính giá
thành theo đối tượng thiết lập. Sau khi thiết lập thì các tài khoản chi phí ví dụ
như tài khoản loại 6 theo quyết định 15 hay tài khoản 154 theo quyết định 48 sẽ
được theo dõi chi tiết theo đối tượng thiết lập. Nhờ đó việc theo dõi chi phí
cũng như xem các báo cáo sẽ chi tiết hơn từ đó tìm ra biện pháp cắt giảm chi
phí phù hợp.
Trình tự các bước thiết lập như sau:
Chọn vào ô Có tính giá thành theo đối tượng, sau đó chọn đối tượng theo dõi
53BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
trên danh sách đổ xuống như hình bên dưới
Có hạch toán ngoại tệ: thiết lập phần mềm có hạch toán ngoại tệ hay không
Cuối cùng chọn các nút chức năng:
Nhấn nút nếu muốn thoát ra lại màn hình khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn tiếp tục khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn bỏ qua bước này, có thể khai báo sau
54 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3. Đặt các thông số phần mềm
Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ...
Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vào
thưc mục được chọn. Vì thế nên chọn ổ đĩa phù hợp để tránh làm mất dữ liệu.
Thường thì phần mềm sẽ tự động tạo ra một thư mục sao lưu ngày trong thư
mục chứa tập tin dữ liệu
Cuối cùng chọn các nút chức năng
Nhấn nút nếu muốn thoát ra lại màn hình khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn tiếp tục khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn bỏ qua bước này, có thể khai báo sau
49
55BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập
Vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng.
Chọn các nút chức năng
Nhấn nút nếu muốn thoát ra lại màn hình khởi tạo
Nhấn nút để kết thúc quá trình khởi tạo
Nhấn nút nếu muốn bỏ qua bước này, có thể khai báo sau
5. Nhấn nút để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới màn hình
của phần mềm hiển thị
Sau đó phần mềm sẽ hiển thị thông báo lưu ý
56 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Sau khi nhấn thì màn hình phần mềm hiển thị
2.1.2.3 Phục hồi dữ liệu
Lưu ý: Trước khi thực hiện phục hồi
dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần
mềm ở tất cả các máy trạm
57BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Chạy phần mềm lần đầu tiên
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Sau khi chọn nút phục hồi dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị như bên dưới. Sauđó tiếp tục thực hiện theo trình tự theo các bước sau:
1. Chọn tập tin sao lưu. Tập tin sao lưu là tập tin chứa tất cả các dữ liệu kế toán
đã sử dụng trước đây và đã được sao lưu. Tập tin này được thiết lập ở bước
thiết lập các thông số của phần mềm khi khởi tạo mới . Sau khi chọn đường
dẫn tới tập tin sao lưu, chọn xác nhận.
2. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập
có đúng. Nhấn nút nếu cần thay đổi.
50
58 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3. Nhấn nút để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu.
2.2 Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng
1.Ngày làm việc: từ khi đăng nhập vào phần mềm, phải xác định ngày làm việc
hiện tại. Căn cứ vào ngày này, phần mềm xác định được kỳ kế toán đang làm
việc để hiển thị các chứng từ nằm trong kỳ kế toán đó, hoặc khi thực hiện tổng
hợp số liệu cuối kỳ.
Khi mới bắt đầu mở phần mềm thì phần mềm sẽ tự động chọn ngày làm việc
theo ngày hiện tại của máy tính đang sử dụng .
2.Các ô nhập liệu có biểu tượng cho phép bạn nhấn chuột trái (hoặc nhấn
phím F4, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ) vào đó sẽ hiển thị danh mục cho phép
bạn chọn mà không cần sử dụng chuột.
59BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3.Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn
4.Số phiếu của chứng từ được đánh tự động: gồm hai phần: ký hiệu và số. phần
số được đang tăng dần và lặp lại khi qua kỳ kế toán khác. Có thể sắp xếp lại số
phiếu chứng từ
5.Tại các lưới dữ liệu (ví dụ: lưới định khoản, thay vì nhấn nút Thêm định khoản)
có thể nhấn phím Insert để thêm mới một dòng. Tương tự, bạn nhấn phím Delete
để xóa. Muốn chuyển sang dòng mới, nhấn phím Enter đến cuối hàng sẽ tự động
nhảy sang dòng.
6.Khi đang nhập liệu tại một ô dữ liệu, muốn chuyển sang ô kế tiếp thì nhấn phím
Enter hoặc phím Tab. Muốn quay lại ô dữ liệu trước đó, nhấn tổ hợp phím Shift +
Tab.
7.Tại các ô nhập liệu có dữ liệu chọn từ một danh mục, nếu chưa tồn tại đối
tượng trong danh mục, bạn nhấn phím F3 phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập
danh mục đó.
8.Tại các lưới dữ liệu, phía dưới cùng có dòng cho phép tính tổng, đếm số dòng
dữ liệu, lấy giá trị lớn nhất – nhỏ nhất. Bấm chuột phải lên dòng đó và chọn phép
tính.
9.Hướng dẫn thao tác với các cột: thêm bớt cột.....
60 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tại các màn hình xem chứng từ hay màn hình nhập chứng từ có thể thực hiện
các thao tác sắp xếp theo cột, thêm bớt cột, gom nhóm, chỉnh độ rộng các cột.....
Cách thức thực hiện:
Bước 1: Nhấp phải chuột tại dòng tiêu đề cột
Bước 2.: Chọn chức năng tương ứng với màn hình xổ ra
Với chức năng thêm/bớt cột. Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ hiển thị
cửa sổ Thêm/Bớt cột. Thực hiện kéo thả chuột từ cửa sổ này tới tiêu đề cột
(thêm cột) hay thực hiện kéo thả từ các tiêu đề cột vào vùng cửa sổ Thêm/Bớt
cột (bớt cột).
61BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Hướng dẫn chung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hoặc để bớt cột những cột không cần dùng tới trong khi nhập hay xem chứng từ
thì thực hiện kéo thả chuột tiêu đề của cột xuống vùng trống trong màn hình nhập
chứng từ hay bàn làm việc
62 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
2.3 Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phầnmềm
Chủ đề này giới thiệu các thông tin ban đầu cần phải khai báo trước khi đưa phần
mềm vào sử dụng
Gồm có các phần
Thiết lập hồ sơ đơn vị
Thiết lập mô hình phân quyền,
quản lý người dùng
Thiết lập kì kế toán
Thiết lập tự động xuất kho giá
vốn
Lập dự toán giá thành
Khai báo danh mục các đối
tượng kế toán cần theo dõi
Thiết lập hệ thống tài khoản
Khai báo số dư ban đầu của tất
cả các tài khoản
Thiết lập các tùy chọn về tham số
của hệ thống - kế toán
2.3.1 Hồ sơ đơn vị
Thông tin đầu tiên doanh nghiệp cần khai báo trước khi đưa phần mềm vào sử dụng
đó là khai báo thông tin về hồ sơ đơn vị. Gồm có các thông tin như: tên công ty,
giám đốc, số điện thoại liên hệ.... Phải khai báo thông tin này bởi vì với một số báo
cáo đặc thù có kèm theo thông tin doanh nghiệp, phần mềm sẽ tự động hiển thị các
thông tin đó.
Cách khai hồ sơ đơn vị được hướng dẫn chi tiết tại bước hướng dẫn chức năng hồ
62
63
63
64
64
64
64
65
66
63BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
sơ đơn vị
2.3.2 Thiết lập mô hình phân quyền, quản lý người dùng
Bất cứ một tổ chức kế toán nào cũng phải thiết lập mô hình phân quyền, phân chia
trách nhiệm công việc theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Đặc biệt khi sử
dụng kế toán máy, tất cả các thông tin kế toán đều được lưu trữ vào phần mềm thì
vấn đề phân quyền và quản lý người dùng càng phải được chú trọng. Khi thiết lập
mô hình phân quyền thì tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên, người
quản lý có thể thiết lập từng chức năng truy cập vào dữ liệu của phần mềm đối với
từng người sử dụng là khác nhau để đảm bảo tính so sánh và tính an toàn của dữ
liệu.
Phân quyền sử dụng chức năng của chương trình
Phân quyền tác động dữ liệu (Thêm, Sửa, Xóa)
Phân quyền sử dụng báo cáo
Phân quyền sử dụng nhóm chứng từ
Cách thức tiến hành thiết lập mô hình phân quyền quản lý người dùng được hướng
dẫn tại chức năng Quản lý người dùng
2.3.3 Mở kì kế toán
Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để có thể thiết lựa chọn kì kế toán khác
nhau. Thiết lập kì kế toán liên quan đến các chức năng của phần mềm như tổng hợp
số dư cuối kì, đánh lại số chứng từ...phần mềm muốn sử dụng được phải thiết lập kì
kế toán vì bất cứ chứng từ nào khi nhập vào phần mềm đều phải nằm trong kì kế
toán đã được thiết lập. Khi sửa kì kế toán thì số liệu người dùng nhập vào cũng thay
đổi theo.
Cách thức thiết lập kì kế toán được hướng dẫn chi tiết tại chức năng Kì kế toán
trong menu Quản trị
222
212
220
200
64 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
2.3.4 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
Với những doanh nghiệp bán hàng thương mại thì trước khi sử dụng phần mềm nên
thiết lập tự động xuất kho giá vốn để phần mềm tự động phát sinh chứng từ xuất kho
giá vốn khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra nhằm tiết kiệm thời gian cũng như tránh
việc nhập sót số liệu. Cách thức tiến hành chức năng này được hướng dẫn tại bước
Thiết lập tự động xuất kho giá vốn trong menu Công cụ
2.3.5 Lập dự toán giá thành
Với những doanh nghiệp sản xuất hay xây dựng thường phải lập dự toán giá thành
trước khi bắt đầu 1 kì kế toán. Vậy nên trước khi sử dụng phần mềm người dùng
cũng phải khai báo dự toán giá thành.
Chức năng này được hướng dẫn chi tiết tại Lập dự toán giá thành
2.3.6 Thiết lập hệ thống tài khoản
Thiết lập hệ thống tài khoản nhằm thiết lập những đối tượng cần theo dõi theo từng
tài khoản nhất định hay thiết lập những chức năng khác liên quan đến hệ thống tài
khoản giúp cho việc nhập số liệu nhanh hơn và chính xác hơn. Vì thế cần phải thiết
lập hệ thống tài khoản trước khi sử dụng phần mềm. Cách thức thực hiện được
hướng dẫn chi tiết tại chức năng Hệ thống tài khoản trong menu Quản trị
2.3.7 Khai báo danh mục các đối tượng kế toán cần theo dõi
Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên
quan. Ví dụ các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh
mục khách hàng để theo dõi công nợ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên
giá và khấu hao của tài sản… Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật
thường xuyên trong quá trình sử dụng.
Trước khi đưa phần mềm vào sử dụng cần khai báo danh mục các đối tượng cần
theo dõi bởi vì phần mềm cần theo dõi quản lý đối tượng ngay từ khi nhập số liệu
vào, mặt khác khi cập nhật chứng từ cũng phải kê khai chi tiết đối tượng kế toán
trong nghiệp vụ đang thực hiện.
253 238
255
200 200
65BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI TONY ACCOUNTING: Các thông tin ban đầu cần khai báo trước khi sử dụng phần mềm
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Các đối tượng cần nhập danh mục:
Khách hàng
Tài khoản ngân hàng
Tài sản (TSCĐ)
Hàng hóa
Kho hàng
Nhân viên....
Cách thức khai báo danh mục các đối tượng kế toán cần theo dõi được hướng dẫn
tại chức năng Thêm mới một đối tượng trong menu Danh mục
Cách thức khai báo danh mục TSCĐ được hướng dẫn tại mục hướng dẫn
theo nghiệp vụ - kế toán tài sản cố định
Cách thức khai báo danh mục chi phí trả trước được hướng dẫn tại mục hướng
dẫn theo nghiệp vụ - khai báo danh mục chi phí trả trước
2.3.8 Khai báo số dư ban đầu của tất cả các tài khoản
Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần
mềm . Trước khi tiến hành nhập số dư ban đầu người sử dụng phải vào menu Quản
trị > Hệ thống tài khoản kiểm tra lại Hệ thống tài khoản xem có cần mở chi tiết cho
các tài khoản trong hệ thống hay không? Vì phần mềm đã thiết lập sẵn một hệ thống
tài khoản chuẩn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC hoặc Quyết định 48/2006/QĐ-
BTC, đồng thời cũng thiết lập sẵn các tài khoản cần theo dõi chi tiết như: TK 131 chi
tiết theo khách hàng, TK 331 chi tiết theo nhà cung cấp, TK 141 chi tiết theo nhân
viên... Do vậy, người sử dụng cần chú ý các tài khoản đã được tích chọn Theo dõi
theo thì không cần phải mở tài khoản con để theo dõi chi tiết nữa. Việc khai báo số
dư ban đầu của tất cả các tài khoản trước khi đưa phần mềm vào sử dụng là cần
thiết bởi vì như thế phần mềm sẽ theo dõi chính xác tình hình các tài khoản trước khi
nhập số liệu mới vào. Việc khai báo này phải đảm bảo tính chính xác nhằm tránh
những sai sót liên quan sau khi nhập số liệu.
192
350
373
66 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Cách thức khai báo được hướng dẫn chi tiết tại chức năng Số dư ban đầu
trong menu Quản trị
2.3.9 Thiết lập các tùy chọn về tham số của hệ thống- kế toán
Trước khi sử dụng phần mềm phải thiết lập các tùy chọn về tham số của hệ thống -
kế toán nhằm khai báo các thông tin theo đặc thù của doanh nghiệp giúp cho việc
nhập số liệu và quản lý số liệu được chính xác hơn.
Hướng dẫn khai các tùy chọn của hệ thống - kế toán tại chức năng Tùy chọn
trong menu Hệ thống
Hướng dẫn khai các tham số của hệ thống - kế toán tại chức năng Thông số
trong menu Quản trị
209
200
175
174
224
200
Phần
III
68 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3 HƯỚNG DẪN NHANH
Chủ đề này tập hợp những chức năng chính của phần mềm giúp cho người sử dụng
lần đầu có thể tìm hiểu nhanh các chức năng trong phần mềm. Chủ đề này hướng
dẫn người dùng có thể thực hiện các thao tác từ khi bắt đầu khởi động phần mềm,
nhập số liệu, xem báo cáo, tổng hợp kết quả cuối kì để người dùng có cái nhìn tổng
quan về phần mềm cũng như về cách sử dụng phần mềm. Tuy nhiên phần mềm còn
có những chức năng mở rộng và nâng cao hơn, để khai thác tốt nhất tất cả những
tính năng của phần mềm người dùng cần đi tìm hiểu sâu vào chủ đề hướng dẫn theo
chức năng và hướng dẫn theo nghiệp vụ
Gồm có các phần
Đăng nhập
Bàn làm việc
Màn hình chứng từ
Tổng hợp số liệu cuối kì
Báo cáo
Bảng cân đối
Xem số dư
3.1 Đăng nhập
Mỗi người sử dụng được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu
(mặc định mật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải
nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu.
Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bắt đầu sử dụng.
Lưu ý: Sau khi đăng nhập thành
công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật
129 275
68
69
88
107
298
126
127
69HƯỚNG DẪN NHANH: Đăng nhập
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
khẩu để tránh người khác dùng tài
khoản của bạn sử dụng phần mềm
Màn hình đăng nhập:
Bấm vào nút để chọn đối tượng
Ngày làm việc. Lúc đầu phần mềm sẽ tự động hiển thị ngày hiện tại của
máy tính sử dụng
Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục.
Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút để vào phần
mềm.
Nhấn nút nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm.
3.2 Bàn làm việc
Chủ đề này giới thiệu chi tiết theo chức năng sử dụng của bàn làm việc.
Gồm có các phần
Thực đơn
182
131
70 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Màn hình chứng từ
Màn hình báo cáo
Thanh trạng thái
3.2.1 Thực đơn
Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn. Trong thực đơn chứa các chức năng
chính của phần mềm. Màn hình thực đơn hiển thị:
Khi bấm vào các tab thực đơn sẽ có danh sách đổ xuống các tùy chọn chức năng
của thực đơn. Ví dụ:
Khi chọn Hệ thống sẽ có danh sách tùy chọn đổ xuống như hình dưới
Đối với các tùy chọn có dấu , bạn rà chuột vào vùng tương ứng thì sẽ có tab con
đổ xuống hoặc có thể di chuyển bằng các phím mũi tên trên bàn phím . Ví
dụ:
132
135
137
71HƯỚNG DẪN NHANH: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3.2.2 Màn hình chứng từ
Hiển thị các nhóm chứng từ, chứng từ, định khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng.
Người sử dụng có thể lọc theo thời gian, theo từng nhóm chừng từ. Từ màn hình
này, có thể thực hiện thêm mới chừng từ hoặc sửa, xóa chứng từ. Cho phép xem
trước khi in, in trực tiếp ra máy in một hoặc nhiều chứng từ cùng lúc. Người sử dụng
có thể tìm kiếm, xuất ra Excel dữ liệu đang hiển thị.
Màn hình chứng từ hiển thị:
Màn hình chứng từ gồm 4 phần:
1. Danh sách nhóm chứng từ nằm bên trái mà người sử dụng được phép nhập
liệu hoặc xem.
2. Thanh chọn thời gian cho phép người sử dụng lọc các chứng từ, định khoản,
hóa đơn theo ngày hay khoảng thời gian bất kì trong kì kế toán đang chọn hiển thị
72 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
ở thanh trạng thái
3. Danh sách các chứng từ thuộc nhóm chứng từ đang chọn và có ngày ghi sổ
trong khoảng thời gian đã chọn. Người sử dụng có thể xem riêng theo định
khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng bằng cách nhấp chuột vào các tab tương
ứng.
Ngoài ra khi chọn 1 chứng từ ( dòng được bôi xanh) thì phía bên dưới sẽ hiển thị
chi tiết theo chứng từ được chọn giúp người dùng có thể xem nhanh chứng từ
mà không phải mở chứng từ
Màn hình xem theo chứng từ
137
73HƯỚNG DẪN NHANH: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Màn hình xem theo định khoản
Màn hình xem theo hóa đơn
4. Các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa cho phép thao tác thêm mới, thay đổi,
xóa chừng từ. Nút Xem, In chừng từ, Tìm kiếm và Xuất Excel.
phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu chứng từ liên quan khi nhập chứng từ
74 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3.2.3 Màn hình báo cáo
Cho phép người sử dụng chọn báo cáo, các loại sổ sách, chọn các tham số để xem
hoặc in trực tiếp ra máy in.
Màn hình báo cáo gồm 3 phần:
1. Danh sách các báo cáo:
Nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụng được phép xem
Phần mềm có tất cả sổ sách của 2 hệ thống sổ: Nhật kí chung và Chứng từ ghi
sổ
Ngoài ra còn có nhiều loại sổ sách kế toán đặc thù thường sử dụng
Có thể xem chi tiết nhiều đối tượng hay gộp chung lại tùy theo cách chọn sổ và
chọn tham số báo cáo
75HƯỚNG DẪN NHANH: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Tham số báo cáo:
Tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau.
Muốn xem chi tiết từng loại vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...thì bấm chọn chi tiết
từng loại khách hàng muốn xem
Ví dụ: muốn xem "hàng hóa 0" ở kho hàng 1 thì chọn như hình dưới
Khi muốn xem "hàng hóa 0" ở tất cả các kho thì bỏ chọn ở tab kho hàng.
76 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Lưu ý: Bỏ chọn bằng cách bấm
Ctrl + delete
3. Các nút chức năng:
Báo cáo có thể xem theo dạng in dọc hoặc in ngang
3.2.4 Thanh trạng thái
Thanh trạng thái hiển thị:
Gồm các phần:
1. Kỳ kế toán đang làm việc
Bấm vào các nút này cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán
khác trước hoặc sau để thay đổi kì kế toán muốn xem.
77HƯỚNG DẪN NHANH: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Ngày làm việc
Lúc mở phần mềm ra thì ngày làm việc là ngày việc hiện tại. Có thể thay đổi
ngày làm việc để nhập chứng từ cũng như xem báo cáo.
Muốn sửa ngày làm việc, chọn nút như hình dưới sau đó chọn ngày làm
việc trong tháng hiện tại
Muốn sửa tháng làm việc dùng các nút mũi tên 2 bên
Ngoài ra có thể gõ trực tiếp ngày làm việc bạn muốn đến. Gõ trực tiếp các chữ
số chỉ ngày/tháng, không có dấu “/” (ví dụ gõ 0304 là nhập ngày 03/04).
Khi thay đổi ngày làm việc thì kì kế toán làm việc cũng thay đổi theo
Có thể xem thêm tại Thanh trang thái ( Hướng dẫn theo chức năng)
3.3 Danh mục
Để thiết lập danh sách danh mục đối tượng cần theo dõi phải vào chức năng danh
mục. Ví dụ tài khoản 131 "Phải thu khách hàng" theo dõi chi tiết theo đối tượng
khách hàng thì nhập danh mục khách hàng. Với tài khoản 112 "Tiền gửi ngân hàng"
theo dõi chi tiết theo từng tài khoản tại từng ngân hàng khác nhau, hoặc các tài
khoản khác nhau của cùng một ngân hàng thì phải nhập danh mục Tài khoản ngân
hàng. Cách thiết lập danh mục đối tượng cần theo dõi:
137
78 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Vào menu Danh mục > Chọn đối tượng cần thiết lập danh mục theo dõi > Danh
mục. Ví dụ về cách thiết lập danh mục Khách hàng
Sau khi vào Danh mục > Khách hàng > Danh mục. Màn hình hiển thị
1. Để thêm mới một đối tượng, người sử dụng bấm nút để bắt đầu.
phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng như trong hình dưới.
79HƯỚNG DẪN NHANH: Danh mục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Nhập các thông tin cần thiết cho đối tượng như tên, nhóm, mã số thuế, địa chỉ,
số tài khoản ngân hàng...
Nếu nhóm khách hàng đã được thiết lập thì chỉ cần chọn nhóm khách hàng phù
hợp. Nếu nhóm khách hàng chưa được thiết lập thì phải tiến hành thêm nhanh
nhóm khách hàng bằng cách:
Vào vùng nhập nhóm khách hành rồi nhấn phím F3 trên bàn phím. phần mềm
sẽ hiển thi màn hình nhập nhóm khách hàng.
80 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Sau đó tiến hành thêm nhóm khách hàng giống hướng dẫn tại mục thêm nhóm
đối tượng .
3. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng, nhấn nút
để lưu các thông tin vừa nhập.
Lưu ý: Những thông tin có biểu
tượng yêu cầu người sử dụng phải
nhập đầy đủ.
3.4 Hệ thống tài khoản
Trình tự mở màn hình hệ thống tài khoản như sau:
Vào Quản trị > Hệ thống tài khoản
198
81HƯỚNG DẪN NHANH: Hệ thống tài khoản
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Màn hình hệ thống tài khoản mở ra hiển thị:
Khi chọn một tài khoản trong cây tài khoản thì màn hình thông tin chi tiết sẽ hiển
thị thông tin chi tiết của tài khoản đó như mã tài khoản, tên, kiểu số dư, đối
tượng theo dõi theo tài khoản, các tùy chọn....
Tùy theo nhu cầu quản lý thì mỗi tài khoản có hoặc không có đối tượng theo
dõi. Mục đích của việc thiết lập đối tượng là hỗ trợ công tác kế toán quản trị
trong việc tính phát sinh và theo dõi số dư theo từng đối tượng. Đặc điểm này
giúp bạn không phải mở quá nhiều tài khoản con theo dõi chi tiết cho từng đối
tượng giúp cho hệ thống tài khoản bớt cồng kềnh, phức tạp.
Ví dụ1: Công ty có nhiều tài khoản ngân hàng: VCB, TECHCOMBANK,
VPBANK, …, để theo dõi tiền gửi chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng đó, bạn
xác định đối tượng theo dõi của 112 là Tài khoản ngân hàng. Như vậy bạn không
cần thiết (không nên) phải mở các tài khoản con theo dõi riêng từng ngân hàng
như là 112VCB, 112VPBANK.
Ví dụ 2: Thiết lập theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục
riêng như chi phí điện thoại, điện, nước, tiếp khách...bằng cách thiết lập theo dõi
tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp 642, 6422 theo dõi theo từng khoản mục
chi phí. Màn hình thiết lập tài khoản này như sau:
82 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có thể xem thêm hướng dẫn về các chức năng trong tab tùy chọn tại hướng
dẫn thiết lập hệ thống tài khoản trong phần hướng dẫn theo chức năng.
Với các tùy chọn này thường thì phần mềm đã mặc định sẵn nhưng tùy chọn cần
thiết. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đặc thù thì có thể thiết lập lại để phù
hợp với công tác kế toán tại doanh nghiệp mình.
3.5 Số dư ban đầu
Để phần mềm tiếp tục theo dõi số dư các tài khoản (số dư trước khi đưa vào sử
dụng phần mềm), số dư công nợ, nguyên giá và giá trị đã khấu hao, số lượng hàng
tồn kho, … Một số tài khoản yêu cầu phải nhập số dư chi tiết là những tài khoản có
đối tượng theo dõi kèm theo. Đối với các doanh nghiệp theo dõi đích danh công nợ,
xuất kho đích danh cần nhập số tồn đích danh theo từng chứng từ, từng lô hàng.
Để nhập số dư kỳ đầu tiên, thực hiện như sau:
1. Chọn chức năng nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên. Bằng cách: Vào Quản trị >
Số dư ban đầu. Sau đó phần mềm sẽ tự động chuyển về kì kế toán đầu tiên và
xuất hiện màn hình số 2.
200
83HƯỚNG DẪN NHANH: Số dư ban đầu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Nhập số dư của các tài khoản và chi tiết theo từng đối tượng nếu có. Bằng
cách nhấn nút và tiến hành nhập các số liệu tương ứng.
Hoặc nếu doanh nghiệp có số liệu kế toán đầu kì tương đối lớn thì có thể nhập
số liệu từ file Excel theo mẫu của phần mềm. Thực hiện bằng cách kích phải
chuột giữa vùng trắng của màn hình nhập số liệu chọn Nhận dữ liệu từ Excel. Sau
đó thực hiện như hướng dẫn trên phần mềm.
84 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Mẫu tập tin Excel: người dùng phải lập 1 tập tin Excel với mẫu như hướng dẫn
để có thể nhập số liệu vào phần mềm.
85HƯỚNG DẪN NHANH: Số dư ban đầu
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Lưu ý: Để Excel không hiểu các dấu
cộng (+) hoặc trừ (-) là các toán tử thì
trước vùng nhập dữ liệu mã đối
tượng phải bắt đầu bằng dấu nháy (')
Ngoài ra bảng nhập Excel trên còn cho phép nhập danh mục đối tượng
thay cho việc nhập trực tiếp như hướng dẫn thêm mới đối tượng . Như vậy
để thêm mới danh mục đối tượng thì người dùng có thể tạo ra file Excel với
đạng như trên nhưng chỉ phải thực hiện nhập số liệu vào 2 cột A, B, sau đó
vào chức năng nhập số dư ban đầu và thực hiện như trên.
3. Nhập số liệu báo cáo tài chính của năm trước để đưa vào các báo cáo tài
chính cho năm hiện tại. Thực hiện bằng cách nhập số liệu trực tiếp vào lưới dữ
liệu
3.6 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
Công cụ này sử dụng để thiết lập các bước để phần mềm tự động xuất kho giá vốn
khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng.
Mở công cụ này bằng cách: Vào menu Công cụ > Thiết lập tự động xuất kho giá
vốn
Người dùng phải thiết lập tất cả những nghiệp vụ doanh thu có phát sinh giá vốn tại
đơn vị, như vậy phần mềm mới tự động phát sinh tất cả các nghiệp vụ xuất kho giá
vốn diễn ra tại đơn vị.
Bằng cách nhấn nút phần mềm sẽ xuất hiện dòng số liệu định nghĩa. Với
từng dòng phải thiết lập tài khoản doanh thu tương ứng với đó là tài khoản giá vốn,
tài khoản hàng hóa (155,156,152...) và chọn nhóm chứng từ tương ứng.
192
86 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Kết quả khi thực hiện định nghĩa.
1.Ví dụ khi xảy ra nghiệp vụ phát sinh doanh thu bán hàng hóa:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 33311
2. Sau khi lưu chứng từ phản ánh doanh thu hàng hóa phần mềm hiển thị thông
báo:
87HƯỚNG DẪN NHANH: Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3.Tiếp tục mở phân hệ kế toán quản lý kho, phần mềm sẽ hiển thị bút toán tự
động như đã cài đặt
Nợ TK 632/ Có TK 156
88 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3.7 Màn hình chứng từ
Phần mềm được thiết kế chỉ với một màn hình nhập chứng từ thống nhất cho tất cả
các chứng từ.
3.7.1 Bố trí màn hình nhập chứng từ
Màn hình nhập chứng từ gồm 5 phần.
1. Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ
Trong đó:
Là ngày nhập chứng từ vào phần mềm, ban
đầu phần mềm tự động nhập vào ngày làm việc đang chọn
Là ngày thực tế chứng từ phát sinh, ban đầu
phần mềm tự động nhập vào ngày hiện tại sử dụng
Cách chọn lại ngày ghi sổ hay ngày chứng từ thực hiện tương tự như cách chọn
ngày làm việc. Có thể gõ lại ngày cần sửa. Hình minh họa
89HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Số phiếu gồm có phần số và phần chữ, phần
mềm sẽ tự động điền mục này, có thể tùy chỉnh ( nếu muốn)
Số chứng từ gốc kèm theo chứng từ được nhập
Nhập nội dung của chứng
từ, chi tiết nghiệp vụ phát sinh mà chứng từ phản ánh
Trong lúc nhập, với những nội dung trùng nhau phần mềm sẽ tự động hiển thị để
người dùng có thể chọn nhanh. Hoặc có thể chọn nhanh những nội dung của
chứng từ đã nhập trước đó bằng cách chọn dấu
Nhập các ghi chú cần thiết (nếu cần)
Tên nhân viên thực hiện nghiệp vụ phát sinh
phản ánh trên chứng từ. Bấm vào nút để chọn tên nhân viên.
Nếu đã có tên nhân viên trong danh mục nhân viên thì chỉ cần chọn tên nhân viên
với mã tương ứng.
Trường hợp tên nhân viên chưa nhập vào danh mục thì phải thêm mới danh mục
tên nhân viên bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím sau đó thêm tên nhân viên
tương ứng. Có thể nhấn phím F3 để chọn màn hình sửa danh mục tên nhân viên.
90 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tên đối tác cùng thực hiện nghiệp vụ. Tùy theo
từng chứng từ được chọn thì đối tượng này được gọi với các tên khác nhau.
Ví dụ như ở phiếu thu là người nhận tiền, ở phiếu chi là người nộp tiền, ở giấy
báo Nợ, báo Có là người giao dịch
Với đối tượng này nếu đã được nhập trước đó thì chỉ cần chọn vào nút sau
đó chọn đối tượng cần thiết
Với đối tượng mới lần đầu nhập vào thì có thể gõ trực tiếp
Địa chỉ tương ứng của đối tác thực
hiện nghiệp vụ ở trên
Với đối tác thực hiện đã được nhập trước đó thì sau khi nhập tên đối tác thì địa
chỉ sẽ tự động hiện lên
Với đối tác lần đầu được nhập vào thì có thể gõ trực tiếp địa chỉ
Có thể sử dụng phím Tab trên bàn phím để di chuyển tới các trường nhập
chứng từ nhanh hơn
2. Các định khoản
Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản cho phép người dùng nhập, xem
các định khoản của chứng từ phát sinh.
Màn hình xem định khoản cho phép nhập chi tiết theo từng đối tượng theo dõi
của từng tài khoản được thiết lập trong bước thiết lập hệ thống tài khoản.
Số trong ngoặc cho biết số định khoản đã được nhập trong chứng từ đang mở.
Một chứng từ cho phép nhập nhiều định khoản, tuy nhiên định khoản phải đúng
với tên chứng từ, tránh trường hợp kê khai trùng chứng từ.
91HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3. Các hóa đơn
Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem,
sửa hóa đơn.
Những thông tin này được nhập chi tiết theo từng hóa đơn theo ngày nhập, kí
hiệu hóa đơn, số hóa đơn....đây sẽ là căn cứ để xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ
trợ kê khai.
Phần mềm cho phép xuất dữ liệu qua phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục
thuế để in báo cáo có mã vạch mà không mất thời gian nhập lại.
Số trong ngoặc cho biết số hóa đơn được nhập trong chứng từ đang mở. Một
chứng từ cho phép nhập nhiều hóa đơn.
4. Các bút toán ngoài bảng
Trong màn hình chứng từ chọn tab Ngoài bảng cho phép người dùng nhập, xem
sửa, xóa các bút toán ngoài bảng.
Số trong ngoặc cho biết số bút toán ngoài bảng hiện có trong chứng từ được
mở.
5. Các nút chức năng
Các nút chức năng cho phép thực hiện các thao tác với chứng từ như thêm,
xóa, lưu, xem.
Ngoài ra vùng chữ đỏ cho phép xem nhanh số dư của tài khoản được chọn
92 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
trong chứng từ.
Với 1 chứng từ phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu in với các chứng từ
liên quan.
Trong các dấu ngoặc của các nút chức năng là các phím tắt tương ứng với các
nút giúp cho việc nhập số liệu được nhanh chóng.
3.7.2 Các thao tác khi thêm mới chứng từ
Để thêm mới một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:
1. Chọn kì kế toán, ngày làm việc
Chọn ngày làm việc theo ngày ghi sổ chứng từ hoặc chọn kỳ kế toán mà chứng
từ đó nằm trong kỳ kế toán.
Có thể chỉ chọn kì kế toán mà chứng từ cần nhập nằm trong kì kế toán đó.
Nếu ngày ghi sổ là ngày hiện tại đang sử dụng phần mềm thì bỏ qua bước này.
Nếu ngày ghi sổ khác với ngày đang sử dụng phần mềm thì phải chọn lại ngày
làm việc bằng cách sửa đổi kì kế toán đang làm việc và ngày làm việc trên
thanh trạng thái (đã có hướng dẫn cách sửa đổi).137
93HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Chọn nhóm chứng từ và nhấn nút Thêm.
Tại danh sách nhóm chứng từ của màn hình chứng từ, chọn tên chứng từ bạn
muốn nhập bằng cách nhấp chuột vào chứng từ đó.
Sử dụng các nút để xem danh sách chứng từ trên màn hình chứng từ ở
dạng rút gọn hay chi tiết.
Sau khi để màn hình chứng từ ở dạng chi tiết chọn chứng từ cần nhập. Bằng
cách nhấp chuột vào vùng chứng từ đó
Cuối cùng chọn nút hoặc bấm phím tắt F6 để thêm mới chứng từ
Ví dụ để chọn chứng từ cần nhập là phiếu thu
3. Nhập thông tin chứng từ
Sau khi chọn nút phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới
chứng từ.
Sau đó tiến hành nhập thông tin chứng từ. Gồm có:
94 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Nhập thông tin chung:
Như hướng dẫn ở bước giới thiệu về thông tin chung của cách bố trí màn hình
nhập chứng từ
Nhập định khoản
Bước 1: Chọn nút hoặc nhấn phím F5
Bước 2: Thêm thông tin của định khoản lần lượt như trên màn hình như TK Nợ,
đối tượng bên Nợ( nếu có), Tk Có đối tượng bên Có ( nếu có), nhập trường giá
tri( số lượng, đơn giá, thành tiền)...
Các tính năng trợ giúp:
Với một số tài khoản (do người dùng thiết lập) sẽ theo dõi tài khoản theo đối
tượng đã thiết lập thì việc nhập chứng từ phải nhập thêm đối tượng theo dõi.
Ví dụ tài khoản 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng, tài khoản 112
theo dõi tài khoản tiền gửi tại từng ngân hàng tài khoản khác nhau.
Ví dụ cách nhập nhanh danh mục của một số tài khoản:
Người dùng đã thiết lập tài khoản 112 theo dõi theo đối tượng là tài khoản
ngân hàng thì khi nhập định khoản phần mềm sẽ bắt buộc người dùng nhập tên
tài khoản ngân hàng vào đối tượng.
Nếu đã thiết lập danh mục tài khoản ngân hàng thì chọn ngay tên tài khoản
trong danh sách danh mục xổ ra. Hoặc có thể gõ nhanh mã ngân hàng để chọn
nhanh tài khoản.
140
95HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Nếu chưa nhập danh mục tài khoản ngân hàng thì phải tiến hành thêm mới
bằng cách:
Từ ô chọn tài khoản ngân hàng nhấn phím F3 trên bàn phím hoặc nhấn nút
. Sau đó tiến hành thêm mới đối tượng. Cuối cùng là nhấn nút
Lưu. Tuần tự tiến hành như sau:
96 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Khi đã nhập cột Số lượng và đơn giá, phần mềm sẽ tự động nhập Thành tiền.
Có thể nhập trực tiếp số liệu trong ô Thành tiền với những tài khoản không
nhập số lượng, đơn giá.
Sau khi nhập xong cột Thành tiền nhấn Enter thì phần mềm sẽ tự động thêm
vào cột Diễn giải là Nội dung đã nhập ở phần Thông tin chung. Đây cũng chính
là chi tiết của các diễn giải khi lên báo cáo
Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản mới với tài
khoản nhập là 1331, hày 33311 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức
thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải. Việc cần làm của bạn là nhấn nút
Enter theo từng trường phải nhập.
Nhập hóa đơn
Đối với chứng từ có kèm theo hóa đơn ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn thông
thường của các hoạt động mua vào bán ra của doanh nghiệp thì phải nhập thêm
thông tin về hóa đơn tại Tab Hóa đơn. Cách nhập thêm hóa đơn tương tự như
cách nhập thêm định khoản.
Chọn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để thêm hóa đơn
Thông tin về hóa đơn gồm có:
97HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chọn loại hóa đơn cần nhập (chọn 1 trong 7 loại một cách phù hợp)
Tại mục Đơn vị (bên bán/ bên mua): tại mục này chỉ điền mã Đơn vị.
Nếu đã có trong danh mục người bán/khách hàng thì chỉ chọn mã theo danh sách
đổ xuống, phần mềm sẽ tự động nhập tên đơn vị và các thông tin đã được kê
khai khác. Nếu chưa có thì phải thêm tên đơn vị vào danh mục người bán hay
khách hàng bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím để tới nhanh trang nhập Danh
mục khách hàng/người bán. Cách nhập mã Đơn vị được hướng dẫn tai mục
nhập Danh mục .
Đối với những khách hàng/người bán vãng lại không bắt buộc theo dõi chi tiết
thông tin thì bỏ qua mục này và chỉ nhập trực tiếp Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế
để phục vụ cho việc lên tờ khai thuế GTGT.
Hình thức thanh toán: phần mềm hiện có 3 loại hình thức thanh toán để chọn:
Tiền mặt, Chuyển khoản, Tiền mặt/Chuyển khoản
Tên hàng hóa - dịch vụ: người dùng phải nhập trực tiếp, nếu trùng tên hàng hóa
- dịch vụ đã nhập trước đó thì phần mềm sẽ tự động nhập lên để người dùng
chọn nhanh.
Các mục %Thuế, Tiền trước thuế, Tiền thuế phần mềm sẽ căn cứ vào số liệu
192 192
98 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
đã được nhập vào phần kê khai định khoản để tự động nhập vào nhưng người
dùng có thể sửa lại nếu muốn.
Nhập các bút toán ngoài bảng
Trình tự nhập các bút toán ngoài bảng tương tự như trình tự nhập định khoản.
5. Nhấn nút "Lưu"
Sau khi hoàn tất các bước khai thông tin tài khoản để lưu lại chứng từ nhấn nút
Có thể xem hướng dẫn chi tiết Các thao tác thêm mới chứng từ tại hướng
dẫn theo chức năng
3.7.3 Các thao tác khác với chứng từ
Ngoài thao tác chính là thêm mới chứng từ, ngoài ra phần mềm còn có những chức
năng kèm theo như xem, sửa, xóa,in và các chức năng nâng cao khác. Chủ đề này
sẽ giới thiệu chi tiết cách thức sử dụng các chức năng này.
Gồm có các phần
In chứng từ
Sửa chứng từ
Xóa chứng từ
Sao chép chứng từ
Đánh lại số chứng từ
143
155
156
157
101
159
99HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3.7.3.1 In chứng từ
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin về chứng từ và lưu lại thì có thể tiến hành bước
xem và in chứng từ.
Cách xem/in 1 chứng từ:
Bước 1: Chọn chứng từ cần làm việc theo 2 cách:
Cách 1: Xem/in từ ngoài màn hình chứng từ mà không mở chứng từ ra.
Chọn chứng từ cần xem/in: bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó,
dòng này sẽ được bôi xanh.
Cách 2: Mở chứng từ cần làm việc bằng cách nhấp đôi chuột vào dòng
chứng từ đó.
Bước 2: Chọn mẫu in, có nhiều mẫu in liên quan cho một chứng từ nhập.
Bước 3: Cuối cùng chọn các nút chức năng theo nhu cầu cần làm
Cách in nhiều chứng từ:
Bước 1: Chọn các chứng từ cần in:
Sử dụng phím Shift trên bàn phím và chuột trái để chọn nhiều đối tượng liên
tiếp
Sử dụng phím Ctrl trên bàn phím và chột trái để chọn các đối tượng không
liên tục
Các chứng từ được chọn sẽ được bôi xanh
Bước 2: Cuối cùng chọn nút chức năng phía dưới màn hình
100 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3.7.3.2 Xóa chứng từ
Chủ đề này hướng dẫn các bước xóa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.
Tiến hành theo các bước:
Bước 1:
Chọn chứng từ cần xóa
Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai, trùng thì căn cứ vào kí
hiệu chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn
chứng từ đó bằng cách nhấp chuột vào chứng từ.
Kí hiệu chứng từ là tên số phiếu khi nhập thông tin chứng từ, là các từ viết tắt
của tên chứng từ đó. Ví dụ phiếu thu có kí hiệu là PT, phiếu chi có kí hiệu là PC.
Đây là các tên mà phần mềm đã thiết lập sẵn, người dùng có thể sửa lại( nếu
muốn).
Bước 2:
Nhấn nút hoặc nhấn phím F9 trên bàn phím để xóa chứng từ.
3.7.3.3 Sửa chứng từ
Chủ đề này hướng dẫn các bước sửa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.
Tiến hành theo các bước:
Bước 1:
Chọn chứng từ cần sửa:
Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai thì căn cứ vào kí hiệu
chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn
chứng từ đó bằng cách nhấp chuột vào chứng từ.
101HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Kí hiệu chứng từ là tên số phiếu khi nhập thông tin chứng từ, là các từ viết tắt
của tên chứng từ đó. Ví dụ phiếu thu có kí hiệu là PT, phiếu chi có kí hiệu là PC.
Đây là các tên mà phần mềm đã thiết lập sẵn, người dùng có thể sửa lại( nếu
muốn)
Bước 2:
Nhấn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để mở chứng từ ra sửa
Hoặc có thể mở chứng từ ra bằng cách nhấp đôi chuột vào chứng từ được
chọn và tiếp tục sửa
Bước 3:
Thực hiện nhập lại các thông tin đã nhập sai
Muốn xóa định khoản chọn nút hoặc nhấn phím F10 trên bàn
phím để xóa các định khoản đã nhập sai
3.7.3.4 Sao chép chứng từ
Phần mềm cho phép người sử dụng thêm mới nhanh một chứng từ với các nội
dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong hệ thống. Chức năng này có tác
dụng rất lớn trong trường hợp người sử dụng cần thêm một loạt chứng từ cùng loại
vào hệ thống.
Ví dụ: Ngày 01/05/20XX, tại doanh nghiệp A có phát sinh 05 nghiệp vụ chi tiền mặt.
Khi đó, kế toán tại doanh nghiệp A chỉ cần vào phân hệ Kế toán tiền mặt và thêm
mới 01 phiếu chi. Với 04 phiếu chi còn lại, lần lượt thực hiện chức năng sao chép
102 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
chứng từ và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới.
Cách thức thực hiện:
Bước 1:
Chọn chứng từ cần sao chép:bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó, dòng
này sẽ được bôi xanh.
Bước 2:
Nhấp phải chuột vào chứng từ cần sao chép. Thực hiện như hình dưới
Chọn Sao chép chứng từ này hoặc Sao chép qua tháng sau
Bước 3:
Phần mềm hiện thông báo hiển thị như bên dưới và chọn nút hoặc
nhấn phím N trên bàn phím
Sau đó phần mềm sẽ hiển thị 1 chứng từ mới với nội dung như chứng từ được
103HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
sao chép nhưng số thứ tự chứng tự được thêm mới như bình thường. Sau đó
người dùng thực hiện các bước sửa chứng từ theo nhu cầu sử dụng.
3.7.3.5 Đánh lại số chứng từ
Khi chứng từ nhập vào của bạn sắp xếp lộn xộn, không theo thứ tự liên tục có thể
trong quá trình làm đã xóa chứng từ,trùng chứng từ hay thực hiện những thao tác
khác làm cho số chứng từ không được đánh liên tục. Để đánh lại số chứng từ thực
hiện như sau:
Bước 1:
Di chuyển chuột vào vùng chứng từ cần sắp xếp
Bước 2:
Nhấp phải chuột chọn vào vùng chứng từ. Thực hiện như hình dưới
Chọn Đánh lại số chứng từ
Bước 3:
Phần mềm hiện thông báo hiển thị như bên dưới và chọn nút hoặc
nhấn phím N trên bàn phím
104 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Màn hình kết quả
3.7.4 Các tiện ích khi thao tác với chứng từ
1.Khi xuất hiện biểu tượng như bên dưới có nghĩa là phần mềm đang cảnh báo,
lưu ý người dùng chú ý.
Ví dụ cảnh báo tồn quỹ âm khi hạch toán chi tiền mặt.
Ví dụ cảnh báo tồn kho âm.
3.Với những trường dữ liệu xuất hiện biểu tượng như bên dưới thì bắt buộc
người dùng phải nhập số liệu, không được bỏ qua bước này
105HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.Muốn bỏ chọn 1 trường thì nhấn Ctrl+Delete
5.Các kí hiệu trong ngoặc bên cạnh các nút chức năng là các phím tắt để người
sử dụng có thể thao tác nhanh trong quá trình nhập dữ liệu.
Ví dụ Nút tương đương với phím F7
Nút tương đương với phím G
Danh mục các phím tắt thường dùng:
Phím
tắtÝ nghĩa
Phím
tắtÝ nghĩa
F6 Q
F8 K
F7 G
F11 ESC
F7 F5
F10 F3
F9 N
6. Tại màn hình chứng từ hay tại màn hình cập nhật chứng từ người dùng có thể
xem thêm một số thông số nếu cần. Bằng cách xem như sau:
Tich phải chuột ngay tại vùng màu xanh phía dưới tương ứng với cột cần xem
sau đó chọn điều kiện xem: Ví dụ muốn xem Giá trị lớn nhất của cột tổng tiền. Bỏ
chọn thì thực hiện lại thao tác như cũ và chọn Để trống
106 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có thể thực hiện với tất cả các cột, phần mềm đã thiết lập mặc định xem tổng
tiền ở cột tổng tiền, tiền chưa thuế, tiền thuế và xem số lượng dòng ở cột số
phiếu.
3.7.5 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting
Trong công tác kế toán thường gặp phải những nghiệp vụ phát sinh có thể có 2
chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán trùng nhau. Những chứng từ như vậy được
gọi là chứng từ trùng. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa
và hiểu như sau: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần vì phần
mềm sẽ tự động chuyển số liệu sang các phân hệ liên quan. Nhưng khi một nghiệp
vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau -> sẽ được kế toán theo dõi ở 2
phân hệ khác nhau ( do 2 nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể
chứa các thông tin khác nhau). Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán
hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng
hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị
hàng bán ra.
Chủ đề này quy định về cách cập nhật chứng từ trên máy để tránh trường hợp xảy ra
107HƯỚNG DẪN NHANH: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
việc trùng chứng từ. Thứ tự ưu tiên khi nhập chứng từ như sau:
1. Đối với kế toán Tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất tức là trong bất cứ trường
hợp nào liên quan đến tiền mặt.
2. Đối với Tiền gửi ngân hàng sẽ được ưu tiên thứ 2 trong trường hợp liên quan
đến tiền gửi. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. Trong trường
hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với
giấy báo có (thu).
.....
Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự
sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm.
Hướng dẫn chi tiết về các vấn đề khử trùng tại hướng dẫn theo chức năng - Chứng
từ trùng
3.8 Tổng hợp số liệu cuối kì
Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ để: cập nhật đơn giá xuất
kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ, trích khấu hao tài sản, thực hiện các bút
toán kết chuyển, khóa sổ, chuyển số dư sang kỳ sau. Có thể thực hiện chức năng
này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, không nhất thiết đợi đến cuối kỳ. phần
mềm chỉ tổng hợp số liệu của kì kế toán đang mở vì thế muốn tổng hợp số liệu kì kế
toán nào thì phải điều chình kì kế toán tương ứng.
Mở chức năng này: Vào menu Công cụ > Tổng hợp số liệu cuối kì
168
108 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
109HƯỚNG DẪN NHANH: Tổng hợp số liệu cuối kì
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Các tùy chọn kết chuyển gồm có:
1.Tính đơn giá bình quân cuối kì
2.Khấu hao, phân bổ chi phí, kết chuyển lãi lỗ: chức năng này nhằm định nghĩa
khấu hao, phân bổ chi phí trả trước trong kì (chọn nếu doanh nghiệp có tài sản cố
định và chi phí trả trước), kết chuyển lãi lỗ (định nghĩa các tỷ lệ phân bổ)
3.Kết chuyển sang kì sau: chọn chức năng này nhằm sao chép các định nghiac
kết chuyển của kì này sang kì sau
Sau khi thiết lập các tùy chọn kết chuyển nhấn nút lần lượt nhấn các
nút tiếp theo để đi qua các màn hình:
Định nghĩa khấu hao TSCĐ
Định nghĩa phân bổ chi phí trả trước
Lập các tỷ lệ phân bổ
Định nghĩa kết chuyển tài khoản
244
244
244
248 248
110 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Sau khi thiết lập tại các màn hình, để chuyển sang màn hình kế tiếp nhân nút
Cuối cùng để hoàn thành việc tổng hợp số liệu cuối kì nhấn
3.8.1 Tính đơn giá bình quân cuối kì
Mở chức năng tổng hợp số liệu cuối kì. Mục chọn các chức năng tính đơn giá bình
quân cuối kì hiển thị:
1. Phát sinh tự động xuất kho giá vốn
Khi chọn chức năng này phần mềm tự động phát sinh định khoản xuất kho giá
vốn. Ví dụ: Khi bán hàng hóa thu tiền ngay định khoản:
a) Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111/ Có TK 511
b) Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 156
Thì định khoản b sẽ được phần mềm tự động thực hiện. Khi bán hàng người
dùng chỉ nhập định khoản a.
Muốn phần mềm thực hiện chức năng này người dùng phải thiết lập tự động xuất
kho giá vốn nhằm định nghĩa các bút toán phản ánh doanh thu và xuất kho giá
vốn tương ứng. Mặc dù sau khi thiết lập tự động xuất kho giá vốn, với mỗi định
253
111HƯỚNG DẪN NHANH: Tổng hợp số liệu cuối kì
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
khoản doanh thu phần mềm sẽ tự động phát sinh các định khoản giá vốn tương
ứng. Vậy chức năng này có tác dụng khi đầu kì người dùng chưa thiết lập tự
đông xuất kho giá vốn nên với mỗi nghiệp vụ doanh thu phần mềm không phát
sinh tự động xuất kho giá vốn hoặc trong trường hợp người dùng đã xóa định
khoản xuất kho giá vốn. Ngoài ra chức năng này còn có tác dụng ra soát lại tất
cả các nghiệp vụ phát sinh giá vốn tương ứng với doanh thu trong kì.
Lưu ý: Nếu người dùng đã nhập định khoản phản ánh giá vốn trực tiếp
khi có định khoản phát sinh doanh thu thì không được chọn chức năng này vì
sẽ dẫn tới hiện tượng trùng chứng từ (1 chứng từ do người dùng nhập, 1
chứng từ do phần mềm tự động nhập)
2. Chức năng cập nhật đơn giá xuất kho
Chọn các nhóm chừng từ xuất kho, khi thực hiện phần mềm sẽ tự động tính và
cập nhật lại đơn giá cho các phiếu xuất kho.
Trong mỗi định khoản liên quan đến xuất kho thì phần mềm sẽ tự động tính theo
giá xuất kho theo phương pháp đã chọn. Tuy nhiên, có những trường hợp người
dùng nhập sót hóa đơn xuất ra, hóa đơn nhập vào dẫn tới việc phần mềm tính
giá xuất kho bị sai (Ví dụ: người dùng chọn phương pháp tính giá xuất kho là bình
quân thời điểm, việc nhập sót hóa đơn nhập vào xuất ra sẽ dẫn tới đơn giá xuất
kho bình quân khi phần mềm tự động tính khác với đơn giá thực tế xảy ra (sau
khi đã nhập lại số hóa đơn bị sót). Vậy chức năng này sẽ cập nhật lại đơn giá
cho các phiếu xuất kho, tính lại toàn bộ các phiếu xuất kho đã chọn theo phương
pháp tính giá xuất kho đã chọn.
Người dùng cần chọn chức năng này khi có các nghiệp vụ liên quan đến xuất
kho. Chọn các phiếu xuất kho thực sự phát sinh hoặc có thể chọn tất cả các
phiếu xuất kho
Có thể xem thêm hướng dẫn tính đơn giá bình quân cuối kì tại hướng
dẫn theo chức năng
241
112 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3.8.2 Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ
Mở chức năng tổng hợp số liệu cuối kì. Mục chọn các chức năng tính đơn giá bình
quân cuối kì hiển thị:
5. Khấu hao tài sản cố định: phần mềm tự động phát sinh các định khoản khấu
hao.
Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút thì phần mềm sẽ xuất hiện
màn hình
Màn hình này chỉ ra định nghĩa khấu hao tài sản cố định như xác định tài khoản
chi phí khi phân bổ khấu hao, số phần trăm phân bổ. Các tài khoản chưa được
định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người dùng sử dụng các nút chức
113HƯỚNG DẪN NHANH: Tổng hợp số liệu cuối kì
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
năng để định nghĩa tài khoản phân bổ khấu hao.
Có thể chọn chức năng để sao chép các định
nghĩa từ kì kế toán trước.
Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán khấu
hao như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại chứng từ Kế toán tự
động > Trích khấu hao tài sản cố định
6. Phân bổ chi phí trả trước: phần mềm tự động phân bổ chi phí trả trước .
Cách thức thực hiện và kết quả của chức năng này tương tự như chức năng
khấu hao tài sản cố định. Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút tiếp theo phần
mềm sẽ xuất hiện:
373
114 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Màn hình này chỉ ra định nghĩa phân bổ chi phí trả trước như xác định tài khoản
chi phí nhận phân bổ các khoản trích trước, số phần trăm phân bổ. Các tài khoản
chưa được định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người dùng sử dụng
các nút chức năng để định nghĩa tài khoản phân
bổ chi phí trả trước. Có thể chọn chức năng để
sao chép các định nghĩa từ kì kế toán trước.
Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán phân
bổ như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại chứng từ Kế toán tự
động > Phân bổ chi phí trả trước.
7. Thực hiện các bút toán kết chuyển
7.1 Khấu trừ thuế GTGT: Chức năng này nhằm thực hiện bút toán tự động khấu
trừ thuế GTGT cuối kì. Thực hiện định khoản Nợ Tk 3331/Có TK1331. Lưu ý: Chỉ
làm bút toán kết chuyển VAT được khấu trừ khi có phát sinh doanh thu. Tháng
nào không có doanh thu thì treo nợ TK133, khi có doanh thu mới kết chuyển
Xem các bút toán tự động khi thực hiện chức năng này tại Kế toán tự động >
Bút toán kết chuyển
7.2 Định nghĩa tỷ lệ phân bổ
Chức năng này nhằm lập các tỷ lệ phân bổ dùng để thực hiện kết chuyển, phân
bổ giữa các tài khoản. Ví dụ khi muốn thiết lập phần trăm kết chuyển chi phí
115HƯỚNG DẪN NHANH: Tổng hợp số liệu cuối kì
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
(nhân công, nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung) sang tài khoản chi phí sản
xuất kinh doanh dở dang với 1 tỷ lệ phần trăm hoàn thành theo từng công đoạn
sản xuất. Ví dụ hình dưới thể hiện sản phẩm ở công đoạn 1 chỉ hoàn thành 70%,
sản phẩm ở công đoạn 2 hoàn thành 81%, sản phẩm ở công đoạn 3 hoàn thành
100%. Nên thiết lập phần trăm tỷ lệ phân bổ giữa các tài khoản kết chuyển chi
phí tương ứng với mức hoàn thành theo từng công đoạn như bên dưới. Chức
năng này có liên quan đến phần định nghĩa kết chuyển tài khoản
8. Chức năng khóa sổ kì kế toán
Khi chọn chức năng này, phần mềm sẽ tự động khóa sổ kì kế toán đã chọn.
Người dùng nên xem xét kĩ lại tất cả các số liệu của kì kế toán trước khi chọn
chức năng này bởi vì sau khi chọn chức năng này thì sổ kế toán sẽ bị khóa,
không sửa được số liệu.
Kì kế toán đã bị khóa sẽ hiển thị dưới dạng dòng chữ đỏ.
phần mềm có chức năng mở khóa sổ kì kế toán nhằm sửa lại kì kế toán, nếu
cần( nên phân quyền sử dụng chức năng này cho người có trách nhiệm nhằm
bảo đảm tính an toàn của dữ liệu)
219
116 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3.8.3 Định nghĩa kết chuyển tài khoản
Chức năng này cho phép định nghĩa các bút toán tự động kết chuyển vào cuối kỳ kế
toán, như kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi
phí dở dang, kết chuyển lãi lỗ, ...
Các định nghĩa bút toán này chỉ có hiệu lực cho từng kỳ kế toán do vậy mỗi kỳ phải
định nghĩa lại.
1. Khi thực hiện kết chuyển tài khoản tại kì kế toán đầu tiên, phần mềm sẽ tự
động định nghĩa các bút toán kết chuyển, người dùng tùy theo yêu cầu doanh
nghiệp có thể sửa lại nếu cần.
2. Tài khoản nguồn là tài khoản bắt đầu, tài khoản được chuyển số liệu qua,
không phân biệt định khoản Nợ/ Có
Tài khoản đích là tài khoản kết thúc việc kết chuyển, tài khoản nhận số liệu, không
117HƯỚNG DẪN NHANH: Tổng hợp số liệu cuối kì
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
phân biệt định khoản Nợ/ Có
Mỗi tài khoản nguồn có thể kết chuyển đến 1 hoặc nhiều tài khoản đích.
3. Lưu ý thứ tự thực hiện các bút toán theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: phải thực hiện
kết chuyển từ tài khoản chi phí, doanh thu trước khi kết chuyển lãi lỗ 911 qua
421. Bằng cách đặt thứ tự thực hiện tại tài khoản nguồn, bút toán có số thứ tự
nhỏ sẽ thực hiện trước. phần mềm tự động điền mỗi mã tài khoản cách nhau 5
đơn vị để người dùng có thể thêm các bút toán vào nếu cần, tuy nhiên cần tuân
thủ nguyên tắc thực hiện theo thự tự tăng dần.
4. Phần mềm cho phép thực hiện các loại kết chuyển:
Kết chuyển bình thường: kết chuyển hết, hoặc theo phần trăm số liệu của tài
khoản nguồn tới tài khoản đích ( hoặc theo phần trăm của mã kết chuyển đã chọn
ở phần trước)
Không thực hiện: không thực hiện bút toán kết chuyển này
Theo phát sinh của tài khoản: kết chuyển số dư theo phần trăm phát sinh của tài
khoản khác ( theo dõi cùng một đối tượng). Ví dụ muốn phân bổ chi phí sản xuất
chung theo số phát sinh của chi phí nguyên vật liệu tại từng phân xưởng. Thì tại
mục này sẽ định nghĩa tài khoản nguồn là chi phí sản xuất chung (627 hoặc
1547), tài khoản đích là tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(154 hoặc
1548). Sau đó chọn loại kết chuyển là theo số phát sinh của tài khoản, chọn tài
khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp( 622 hoặc 1541). Lưu ý là tài khoản chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp và tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được
thiết lập là cùng theo dõi theo cùng một đối tượng là theo từng phân xưởng.
5. Tính năng hỗ trợ: nhấn nút Sao chép từ kỳ kế toán trước để sao chép các định
118 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
nghĩa bút toán từ kỳ trước sang kỳ hiện tại.
6. Tính năng phát sinh định nghĩa cho phép người dùng sử dụng lại định nghĩa
mặc định của phần mềm
Các bút toán kết chuyển cuối kì được liệt kê tại phần hướng dẫn theo
nghiệp vụ - kế toán tự động
3.9 Báo cáo
Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất
dữ liệu. Hầu hết các báo cáo đều giống nhau về cách thao tác và hình thức tương
đối giống nhau, do vậy người sử dụng có thể tham khảo 1 cách thực hiện như
hướng dẫn.
Gồm có các phần
Hướng dẫn chung về xem báo
cáo
Hướng dẫn lập báo cáo thuế
Hướng dẫn lập báo cáo tài
chính
3.9.1 Hướng dẫn chung về xem báo cáo
Chủ đề này sẽ hướng dẫn chung cho người dùng những thao tác cơ bản để xem
báo cáo. Hầu hết các báo cáo đều giống nhau về cách thao tác và hình thức tương
đối giống nhau, do vậy người sử dụng có thể tham khảo 1 cách thực hiện như sau:
Bước 1:
Mở chức mở chức năng báo cáo: Từ màn hình nhập chứng từ chọn tab Báo
cáo ( nằm trong tab Bàn làm việc)
370
259
262
265
119HƯỚNG DẪN NHANH: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 2:
Phần mềm có các báo cáo theo dõi kèm theo 2 đối tượng: Ví dụ Sổ chi tiết vật
liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa có thể theo dõi 2 đối tượng là hàng hóa và kho
hàng (nếu chọn tài khoản theo dõi là 156)
Chọn loại sổ cần xem bằng cách nhấp chuột vào dòng chứa tên báo cáo đó
Bước 3:
Chọn thời gian xem báo cáo. Tùy theo mục đích sử dụng để chọn khung thời
gian phù hợp, chọn ngày, tháng, năm cụ thể hoặc khoảng thời gian từ ngày, từ
tháng, từ năm...
120 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 4
Chọn tài khoản liên quan đến báo cáo. Tùy theo tên báo cáo cần xem để chọn tài
khoản xem phù hợp. Ví dụ sổ chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...) thì chọn tài
khoản 15X phù hợp. Nếu mở sổ tiền gửi thì chọn tài khoản cần xem là 112...
Để xem chi tiết từng đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi tiết và nhập
tên từng đối tượng theo dõi.
Nếu muốn xem chi tiết tất cả các đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi
tiết và bỏ chọn tên đối tượng theo dõi.
Ví dụ: Muốn theo dõi chi tiết ''Hàng hóa 0" tại ''Kho hàng 1'' thì chọn
Muốn theo dõi chi tiết "Hàng hóa 0" ở tất cả các kho hàng thì chọn
Muốn theo dõi chi tiết tất cả các hàng hóa ở ''Kho hàng 0'' thì chọn
121HƯỚNG DẪN NHANH: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Lưu ý: muốn bỏ chọn đối tượng thì
nhấn Ctrl + Delete
Bước 5:
Chọn các nút chức năng
Chọn in ngang: báo cáo sẽ được in dưới dạng ngang của khổ giấy
Chọn in dọc: báo cáo sẽ được in theo dạng dọc của khổ giấy
Chọn : nếu muốn xem báo cáo trước khi in
Chọn : nếu muốn in trực tiếp báo báo
3.9.2 Hướng dẫn lập báo cáo thuế
Chủ đề này hướng dẫn thực hiện kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng và cách
xuất ra phần mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch
Bước 1:
Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo thuế
122 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 2:
Chọn báo cáo thuế
Với những số liệu từ tháng 6/2011 trở về trước thì chọn những tờ khai và bảng
kê theo thông tư 60/2007.
Với những số liệu từ tháng 7/2011 trở về sau thì chọn tờ khai thuế theo thông tư
28/2011
Bước 3:
Khi mở tờ khai thuế GTGT. Nếu người dùng đã nhập đầy đủ hóa đơn khi nhập
chứng từ thì khi mở tờ khai phần mềm đã tự động lên số liệu. Người dùng có thể
kiểm tra lại số hóa đơn tại các bảng kê.
123HƯỚNG DẪN NHANH: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 4:
Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai để in phần mềm có mã vạch. Bằng cách:
124 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Cài phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế ban hành (luôn cập nhật phiên
bản mới nhất)
Chọn nút , sau đó chọn đường dẫn tới đúng thư mục
với tên là mã số thuế của doanh nghiệp mình (khi cài phần mềm HTKK đã
được cài sẵn)
Phần mềm hiển thị thông báo
Sau khi nhấn nút thì mở phần mềm HTKK, phần mềm đã tự động
xuất số liệu qua.
Cuối cùng thực hiện in chứng từ như hướng dẫn tại phần mềm HTKK
3.9.3 Hướng dẫn lập báo cáo tài chính
Chủ đề này hướng dẫn thực hiện Lập báo cáo tài chính hàng kì và cách xuất ra phần
mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch.
Bước 1:
Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo tài chính
125HƯỚNG DẪN NHANH: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 2:
Chọn loại báo cáo tài chính cần làm việc
Bước 3:
Xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ trợ kê khai với những báo cáo: Bảng cân đối kế
toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực
tiếp. Cách thức thực hiện tương tự như xuất dữ liệu qua HTKK với báo cáo thuế.
Với những báo cáo còn lại thì bỏ qua bước này
Bước 4:
Thực hiện xem/in báo cáo bằng cách nhấn nút ngay trên phần mềm
Với những báo cáo xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai thì xem hay in báo cáo
thực hiện như hướng dẫn trong phần mềm HTKK
262
126 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3.10 Bảng cân đối
Để xem nhanh bảng cân đối kế toán người dụng mở chức năng Bảng cân đối.
Cách xem Bảng cân đối:
Chọn khoảng thời gian muốn xem
Sau đó nhấn nút để lấy lại dữ liệu cần xem
Để hiển thị tất cả các tài khoản con hay tất cả các đối tượng tài khoản theo dõi
thì tich vào ô: Hiển thị tất cả
Chọn nút để kết xuất Bảng cân đối khác dưới dạng Excel
127HƯỚNG DẪN NHANH: Xem số dư
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3.11 Xem số dư
Chức năng này giúp người dùng có thể xem nhanh số dư của tài khoản theo từng
đối tượng tại một thời điểm hay trong một khoảng thời gian cụ thể.
Vào menu Xem số dư màn hình hiển thị:
Cách sử dụng:
Chọn tài khoản cần xem, nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng thì phải chọn
thêm đối tượng theo dõi
Chọn thời gian muốn xem số dư
Nhấn nút
Phần mềm sẽ hiển thị số dư Nợ/ Có và số phát sinh Nợ/ Có trong khoảng thời
gian đã chọn
Phần
IV
129HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4 HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG
Chủ đề này hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm theo từng chức năng có
sẵn.
Gồm có các phần
Đăng nhập
Bàn làm việc
Màn hình chứng từ
Hệ thống
Danh mục
Quản trị
Công cụ
Báo cáo
Các chức năng khác
4.1 Đăng nhập
Mỗi người sử dụng được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu
(mặc định mật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải
nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu.
Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bắt đầu sử dụng.
Lưu ý: Sau khi đăng nhập thành
công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật
khẩu để tránh người khác dùng tài
khoản của bạn sử dụng phần mềm
Màn hình đăng nhập:
129
131
132
174
189
200
238
259
269
182
130 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bấm vào nút để chọn đối tượng
Chọn đơn vị: chọn đơn vị sẽ làm việc sau khi đăng nhập. Trong trường hợp
phần mềm được sử dụng cho nhiều công ty
Ngày làm việc. Lúc đầu phần mềm sẽ tự động hiển thị ngày hiện tại của
máy tính đang sử dụng
Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục.
Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút để vào phần
mềm.
Nhấn nút nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm.
Nếu cần thay đổi tập tin dữ liệu sử dụng hoặc các thông số kết nối tới máy
chủ, nhấn nút
131HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.2 Bàn làm việc
Chủ đề này giới thiệu chi tiết theo chức năng sử dụng của bàn làm việc.
Gồm có các phần
Thực đơn
Màn hình chứng từ
Màn hình báo cáo
Thanh trạng thái
4.2.1 Thực đơn
Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn. Trong thực đơn chứa các chức năng
chính của phần mềm. Màn hình thực đơn hiển thị:
Khi bấm vào các tab thực đơn sẽ có danh sách đổ xuống các tùy chọn chức năng
của thực đơn. Ví dụ:
Khi chọn Hệ thống sẽ có danh sách tùy chọn đổ xuống như hình dưới
Khi chọn Danh mục thì sẽ có danh sách tùy chọn
131
132
135
137
132 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Đối với các tùy chọn có dấu , bạn rà chuột vào vùng tương ứng thì sẽ có tab con
đổ xuống hoặc có thể di chuyển bằng các phím mũi tên trên bàn phím . Ví
dụ:
4.2.2 Màn hình chứng từ
Hiển thị các nhóm chứng từ, chứng từ, định khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng.
Người sử dụng có thể lọc theo thời gian, theo từng nhóm chừng từ. Từ màn hình
này, có thể thực hiện thêm mới chừng từ hoặc sửa, xóa chứng từ. Cho phép xem
trước khi in, in trực tiếp ra máy in một hoặc nhiều chứng từ cùng lúc. Người sử dụng
có thể tìm kiếm, xuất ra Excel dữ liệu đang hiển thị.
Màn hình chứng từ hiển thị
133HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Màn hình chứng từ gồm 4 phần:
1. Danh sách nhóm chứng từ nằm bên trái mà người sử dụng được phép nhập
liệu hoặc xem.
2. Thanh chọn thời gian cho phép người sử dụng lọc các chứng từ, định khoản,
hóa đơn theo ngày hay khoảng thời gian bất kì trong kì kế toán đang chọn hiển thị
ở thanh trạng thái
3. Danh sách các chứng từ thuộc nhóm chứng từ đang chọn và có ngày ghi sổ
trong khoảng thời gian đã chọn. Người sử dụng có thể xem riêng theo định
khoản, hóa đơn, bút toán ngoài bảng bằng cách nhấp chuột vào các tab tương
ứng.
Ngoài ra khi chọn 1 chứng từ ( dòng được bôi xanh) thì phía bên dưới sẽ hiển thị
chi tiết theo chứng từ được chọn giúp người dùng có thể xem nhanh chứng từ
mà không phải mở chứng từ
137
134 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Màn hình xem theo chứng từ
Màn hình xem theo định khoản
Màn hình xem theo hóa đơn
135HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4. Các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa cho phép thao tác thêm mới, thay đổi,
xóa chừng từ. Nút Xem, In chừng từ, Tìm kiếm và Xuất Excel.
phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu chứng từ liên quan khi nhập chứng từ
4.2.3 Màn hình báo cáo
Cho phép người sử dụng chọn báo cáo, các loại sổ sách, chọn các tham số để xem
hoặc in trực tiếp ra máy in.
Màn hình báo cáo gồm 3 phần:
1. Danh sách các báo cáo:
Nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụng được phép xem
Phần mềm có tất cả sổ sách của 2 hệ thống sổ: Nhật kí chung và Chứng từ ghi
136 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
sổ
Ngoài ra còn có nhiều loại sổ sách kế toán đặc thù thường sử dụng
Có thể xem chi tiết nhiều đối tượng hay gộp chung lại tùy theo cách chọn sổ và
chọn tham số báo cáo
2. Tham số báo cáo:
Tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau.
Muốn xem chi tiết từng loại vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...thì bấm chọn chi tiết
từng loại khách hàng muốn xem
137HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Ví dụ: muốn xem "Hàng hóa 0" ở kho hàng 1 thì chọn như hình dưới
Khi muốn xem "Hàng hóa 0" ở tất cả các kho thì bỏ chọn ở tab kho hàng.
Lưu ý: Bỏ chọn bằng cách bấm
Ctrl + delete
3. Các nút chức năng:
Báo cáo có thể xem theo dạng in dọc hoặc in ngang
4.2.4 Thanh trạng thái
Thanh trạng thái hiển thị:
Gồm các phần:
1. Kỳ kế toán đang làm việc
Bấm vào các nút này cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán
138 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
khác trước hoặc sau để thay đổi kì kế toán muốn xem.
2. Ngày làm việc
Lúc mở phần mềm ra thì ngày làm việc là ngày việc hiện tại. Có thể thay đổi
ngày làm việc để nhập chứng từ cũng như xem báo cáo.
Muốn sửa ngày làm việc, chọn nút như hình dưới sau đó chọn ngày làm
việc trong tháng hiện tại
Muốn sửa tháng làm việc dùng các nút mũi tên 2 bên
Ngoài ra có thể gõ trực tiếp ngày làm việc bạn muốn đến. Gõ trực tiếp các chữ
số chỉ ngày/tháng, không có dấu “/” (ví dụ gõ 0304 là nhập ngày 03/04).
Khi thay đổi ngày làm việc thì kì kế toán làm việc cũng thay đổi theo
3. Tên đơn vị đang đăng nhập
Trường hợp phần mềm sử dụng để nhập số liệu cho nhiều công ty thì ở thanh
trạng thái sẽ hiện thị tên đơn vị người dùng đăng nhập khi mở phần mềm
4. Tên người sử dụng đang đăng nhập
139HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Bàn làm việc
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Thanh trạng thái sẽ hiển thị tên người dùng đang đăng nhập
Phần mềm có thiết lập chế độ phân quyền khi sử dụng cho nhiều người dùng
thì mỗi người dùng chỉ được sử dụng những chức năng khác nhau của phần
mềm theo ý đồ thiết lập của doanh nghiệp.
5. Tên tập tin dữ liệu đang sử dụng
Thanh trạng thái sẽ hiển thị tên tập tin dữ liệu đang sử dụng
Phần mềm có thể sử dụng cho nhiều công ty, khi đó dữ liệu của từng công ty sẽ
được lưu ở những tập tin dữ liệu khác nhau. Lúc này tại thanh trạng thái sẽ chỉ ra
tên tập tin dữ liệu bạn đang dùng là gì.
4.3 Màn hình chứng từ
Phần mềm được thiết kế chỉ với một màn hình nhập chứng từ thống nhất cho tất cả
các chứng từ.
217
140 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.3.1 Bố trí màn hình cập nhật chứng từ
Màn hình nhập chứng từ gồm 5 phần.
1. Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ
Trong đó
Là ngày nhập chứng từ vào phần mềm, ban
đầu phần mềm tự động nhập vào ngày làm việc đang chọn
Là ngày thực tế chứng từ phát sinh, ban đầu
phần mềm tự động nhập vào ngày hiện tại sử dụng
Cách chọn lại ngày ghi sổ hay ngày chứng từ thực hiện tương tự như cách chọn
ngày làm việc. Có thể gõ lại ngày cần sửa. Hình minh họa
Số phiếu gồm có phần số và phần chữ, phần
mềm sẽ tự động điền mục này, có thể tùy chỉnh ( nếu muốn)
Số chứng từ gốc kèm theo chứng từ được nhập
Nhập nội dung của chứng
từ, chi tiết của nghiệp vụ phát sinh mà chứng từ phản ánh
141HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Trong lúc nhập, với những nội dung trùng nhau phần mềm sẽ tự động hiển thị để
người dùng có thể chọn nhanh. Hoặc có thể chọn nhanh những nội dung của
chứng từ đã nhập trước đó bằng cách chọn dấu
Nhập các ghi chú cần thiết (nếu cần)
Tên nhân viên thực hiện nghiệp vụ phát sinh
phản ánh trên chứng từ. Bấm vào nút để chọn tên nhân viên. Nếu đã có tên
nhân viên trong danh mục nhân viên thì chỉ cần chọn tên nhân viên với mã
tương ứng.
Trường hợp tên nhân viên chưa nhập vào danh mục thì phải thêm mới danh mục
tên nhân viên bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím sau đó thêm tên nhân viên
tương ứng. Có thể nhấn phím F3 để chọn màn hình sửa danh mục tên nhân viên.
Tên đối tác cùng thực hiện nghiệp vụ. Tùy theo
từng chứng từ được chọn thì đối tượng này được gọi với các tên khác nhau.
Ví dụ như ở phiếu thu là người nhận tiền, ở phiếu chi là người nộp tiền, ở giấy
báo Nợ, báo Có là người giao dịch
Với đối tượng này nếu đã được nhập trước đó thì chỉ cần chọn vào nút sau
đó chọn đối tượng cần thiết
Với đối tượng mới lần đầu nhập vào thì có thể gõ trực tiếp
Địa chỉ tương ứng của đối tác thực
hiện nghiệp vụ ở trên
Với đối tác thực hiện đã được nhập trước đó thì sau khi nhập tên đối tác thì địa
chỉ sẽ tự động hiện lên
Với đối tác lần đầu được nhập vào thì có thể gõ trực tiếp địa chỉ
Có thể sử dụng phím Tab trên bàn phím để di chuyển tới các trường nhập
chứng từ nhanh hơn
142 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
2. Các định khoản
Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản cho phép người dùng nhập, xem
các định khoản của chứng từ phát sinh.
Màn hình xem định khoản cho phép nhập chi tiết theo từng đối tượng theo dõi
của từng tài khoản được thiết lập trong bước thiết lập hệ thống tài khoản.
Số trong ngoặc cho biết số định khoản đã được nhập trong chứng từ đang mở.
Một chứng từ cho phép nhập nhiều định khoản, tuy nhiên định khoản phải đúng
với tên chứng từ, tránh trường hợp kê khai trùng chứng từ.
3. Các hóa đơn
Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem,
sửa hóa đơn.
Những thông tin này được nhập chi tiết theo từng hóa đơn theo ngày nhập, kí
hiệu hóa đơn, số hóa đơn....đây sẽ là căn cứ để xuất dữ liệu qua phần mềm hỗ
trợ kê khai.
Phần mềm cho phép xuất dữ liệu qua phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục
thuế để in báo cáo có mã vạch mà không mất thời gian nhập lại.
Số trong ngoặc cho biết số hóa đơn được nhập trong chứng từ đang mở. Một
chứng từ cho phép nhập nhiều hóa đơn.
4. Các bút toán ngoài bảng
143HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Trong màn hình chứng từ chọn tab Ngoài bảng cho phép người dùng nhập, xem
sửa, xóa các bút toán ngoài bảng.
Số trong ngoặc cho biết số bút toán ngoài bảng hiện có trong chứng từ được
mở.
5. Các nút chức năng
Các nút chức năng cho phép thực hiện các thao tác với chứng từ như thêm,
xóa, lưu, xem.
Ngoài ra vùng chữ đỏ cho phép xem nhanh số dư của tài khoản được chọn
trong chứng từ.
Với 1 chứng từ phần mềm cho phép xem và in nhiều mẫu in với các chứng từ
liên quan.
Trong các dấu ngoặc của các nút chức năng là các phím tắt tương ứng với các
nút giúp cho việc nhập số liệu được nhanh chóng.
4.3.2 Các thao tác khi thêm mới chứng từ
Để thêm mới một chứng từ, thực hiện theo trình tự sau:
1. Chọn kì kế toán, ngày làm việc
Chọn ngày làm việc theo ngày ghi sổ chứng từ hoặc chọn kỳ kế toán mà chứng
từ đó nằm trong kỳ kế toán.
Khi chọn ngày làm việc thì kì kế toán cũng thay đổi theo.
Có thể chỉ chọn kì kế toán mà chứng từ cần nhập nằm trong kì kế toán đó.
Nếu ngày ghi sổ là ngày hiện tại đang sử dụng phần mềm thì bỏ qua bước này.
144 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Nếu ngày ghi sổ khác với ngày đang sử dụng phần mềm thì phải chọn lại ngày
làm việc bằng cách sửa đổi kì kế toán đang làm việc và ngày làm việc trên
thanh trạng thái (đã có hướng dẫn cách sửa đổi).
Phần mềm sẽ không cho phép nhập chứng từ với ngày chứng từ nằm ngoài kì
kế toán bạn đã chọn vì thế không được bỏ qua bước này.
2. Chọn nhóm chứng từ và nhấn nút Thêm.
Tại danh sách nhóm chứng từ của màn hình chứng từ, chọn tên chứng từ bạn
muốn nhập bằng cách nhấp chuột vào chứng từ đó.
Sử dụng các nút để xem danh sách chứng từ trên màn hình chứng từ ở
dạng rút gọn hay chi tiết.
Sau khi để màn hình chứng tù ở dạng chi tiết chọn chứng từ cần nhập. Bằng
cách nhấp chuột vào vùng chứng từ đó
Cuối cùng chọn nút hoặc bấm phím tắt F6 để thêm mới chứng từ
Ví dụ để chọn chứng từ cần nhập là phiếu thu
137
145HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3. Nhập thông tin chứng từ
Sau khi chọn nút phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới
chứng từ.
Sau đó tiến hành nhập thông tin chứng từ. Gồm có:
Nhập thông tin chung:
Như hướng dẫn ở bước giới thiệu về thông tin chung của cách bố trí màn hình
nhập chứng từ
Nhập định khoản
Bước 1: Chọn nút hoặc nhấn phím F5
Bước 2: Thêm thông tin của định khoản lần lượt như trên màn hình như TK Nợ,
đối tượng bên Nợ( nếu có), Tk Có đối tượng bên Có ( nếu có), nhập trường giá
trị ( số lượng, đơn giá, thành tiền)...
Các tính năng trợ giúp:
Có thể chọn vào điểm bất kì trong vùng nhập định khoản thì phần mềm sẽ tự
động thêm dòng định khoản đầu tiên.
Với một số tài khoản ( do người dùng thiết lập) sẽ theo dõi tài khoản theo đối
tượng đã thiết lập thì việc nhập chứng từ phải nhập thêm đối tượng theo dõi.
140
146 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Ví dụ tài khoản 131 theo dõi theo từng đối tượng khách hàng, tài khoản 112
theo dõi tài khoản tiền gửi tại từng ngân hàng tài khoản khác nhau.
Ví dụ cách nhập nhanh danh mục của một số tài khoản:
Bạn đã thiết lập tài khoản 112 theo dõi theo đối tượng là tài khoản ngân hàng
thì khi nhập định khoản phần mềm sẽ bắt buộc người dùng nhập tên tài khoản
ngân hàng vào đối tượng.
Nếu đã thiết lập danh mục tài khoản ngân hàng thì chọn ngay tên tài khoản
trong danh sách danh muc xổ ra. Hoặc có thể gõ nhanh mã ngân hàng để chọn
nhanh tài khoản.
Nếu chưa nhập danh mục tài khoản ngân hàng thì phải tiến hành thêm mới
bằng cách
Từ ô chọn tài khoản ngân hàng nhấn phím F3 trên bàn phím hoặc nhấn nút
. Sau đó tiến hành thêm mới đối tượng. Cuối cùng là nhấn nút
Lưu. Tuần tự tiến hành như sau:
147HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Thực hiện tương tự với các tài khoản được thiết lập theo dõi theo đối
tương như tài khoản 131, TK 156
148 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Đối với tài khoản 156 thiết lập theo dõi theo 2 đối tượng thì phải chọn 2 đối
tượng khi nhập định khoản
149HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
150 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Kết quả
Tại ô nhập định khoản người dùng có thể nhập trực tiếp số hiệu tài khoản.
Trong khi đang nhập phần mềm sẽ liệt kê ra tất cả những tài khoản tìm được
tương ứng với số liệu đang nhập. Từ đó người dùng có thể chọn nhanh định
khoản cần nhập và có thể xem lại đầy đủ tên tài khoản. Có thể sử dụng các
phím di chuyển như để di chuyển nhanh hơn. Dùng phím Backspace
để xóa từng số định khoản nhập sai.
Khi đã nhập cột Số lượng và đơn giá, phần mềm sẽ tự động tính Thành tiền.
Có thể nhập trực tiếp số liệu trong ô Thành tiền với những tài khoản không
nhập số lượng, đơn giá.
Sau khi nhập xong cột Thành tiền nhấn Enter thì phần mềm sẽ tự động thêm
vào cột Diễn giải với nội dung như mục Nội dung đã nhập ở phần Thông tin
chung. Đây cũng chính là nội dụng của các diễn giải khi lên báo cáo
Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản mới với tài
khoản nhập là 1331, hày 33311 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức
thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải. Việc cần làm của bạn là nhấn nút
Enter theo từng trường phải nhập.
Thay đổi cách sắp xếp các dòng định khoản bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề
của cột và cột sẽ xuất hiện dấu và dấu sau đó để thay
đổi cách sắp xếp thì tiếp tục nhấp chuột. Mũi tên hướng lên chỉ cách sắp xếp
theo hướng tăng dần, mũi tên hướng xuống chỉ cách sắp xếp theo hướng giảm
dần. Cách sắp xếp này áp dụng cho tất cả các cột.
Phần mềm cho phép lọc tìm dữ liệu ở các cột theo điều kiện bằng cách chọn
dấu lọc trên tiêu đề của cột. Sau đó chọn các điều kiện lọc theo mục đích
151HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
.
Các bước để xóa định khoản tương tự như xóa chứng từ
Nhập hóa đơn
Đối với chứng từ có kèm theo hóa đơn ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn thông
thường của các hoạt động mua vào bán ra của doanh nghiệp thì phải nhập thêm
thông tin về hóa đơn tại Tab Hóa đơn. Cách nhập thêm hóa đơn tương tự như
cách nhập thêm định khoản.
Việc kê khai hóa đơn GTGT ở tab Hóa đơn là không bắt buộc nếu đơn vị kế
toán tự kê khai trực tiếp vào bằng phần mềm HTKK của Tổng cục thuế. Tuy
nhiên việc kê khai hóa đơn trong phần mềm thuận tiện hơn rất nhiều do thông tin
về hóa đơn hầu hết đã được lấy từ chứng từ (ngoài thông tin về hàng hóa, số
tiền, thì tên người mua, người bán, mã số thuế cũng đã khai báo sẵn trong danh
mục nên không phải nhập lại cho từng hóa đơn). Kê khai hóa đơn trong phần
mềm thì rất dễ kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh sai sót.
Chọn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để thêm hóa đơn
Thông tin về hóa đơn gồm có:
Chọn loại hóa đơn cần nhập.
157
152 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Phần mềm hiện có 7 loại hóa đơn: Bán ra, Mua vào SX chịu VAT, Mua vào SX
không chịu VAT, Mua vào dùng chung và mua vào khác chọn 1 trong 7 loại này
1 cách phù hợp. Trong đó:
Bán ra: sử dụng để khai các loại hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp
Bán ra - Không phải tổng hợp lên tờ khai: sử dụng để kê khai các hóa
đơn, chứng từ đối với hàng hóa dich vụ bán ra nhưng không phải khai
thuế GTGT, không phải tổng hợp trên tờ khai 01/GTGT, áp dụng đối với
các trường hợp sau:
+ NNT là đại lý bán hàng hóa, dịch vụ theo hình thức bán đúng giá,
hưởng hoa hồng.
+ NNT có hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác hàng hóa: Không phải
khai thuế GTGT đối với hàng hóa nhận xuất nhập khẩu ủy thác.
Mua vào - Nhóm 1: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng riêng cho
SXKD chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục
này được khấu trừ toàn bộ
Mua vào - Nhóm 2: Khai các hóa đơn HHDV mua vào nhưng không đủ
điều kiện được khấu trừ thuế;
Ví dụ như hóa đơn HHDV mua vào có giá trị trên 20 triệu đồng nhưng
không đủ chứng từ thanh toán qua Ngân hàng: Tiền thuế khai tại mục
này không được tính khấu trừ;
Mua vào - Nhóm 3: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng chung cho
HHDV chịu thuế và không chịu thuế, đủ điều kiện để khấu trừ thuế: Số
tiền thuế tại mục này phải phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên
153HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
tổng doanh thu để tính số thuế được khấu trừ;
Mua vào - Nhóm 4: Khai các hóa đơn mua HHDV dùng cho dự án đầu
tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế. Số liệu tại mục này được tổng hợp
để khai vào:
+ Nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP cùng với trụ sở chính: khai Tờ khai thuế
GTGT dành cho dự án đầu tư và bù trừ với Tờ khai thuế GTGT mẫu
số 01/GTGT tại chỉ tiêu [40b]; Tiền thuế của dự án đầu tư còn trên 200
triệu thì được hoàn;
+ Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư nếu dự án đầu tư tại tỉnh/
TP khác trụ sở chính;
Mua vào - Nhóm 5:HHDV không phải tổng hợp trên Tờ khai 01/GTGT:
+ Khai các hóa đơn đầu vào của HHDV bán đại lý đối với đại lý bán
đúng giá hưởng hoa hồng: Số liệu không đưa lên Tờ khai thuế GTGT
+ Khai các hóa đơn nhận hàng ủy thác xuất khẩu: Số liệu không đưa
lên Tờ khai thuế GTGT. Trường hợp mua lẻ HHDV thì kê khai tổng
hợp theo từng nhóm mặt hàng, dịch vụ cùng thuế suất, không phải kê
khai theo từng hóa đơn.
Tại mục Đơn vị ( bên bán/ bên mua ): tại mục này chỉ điền mã Đơn vị.
Nếu đã đã có trong danh mục người bán/khách hàng thì chỉ chọn mã theo danh
sách đổ xuống, phần mềm sẽ tự động nhập tên đơn vị và các thông tin đã
được kê khai khác. Nếu chưa có thì phải thêm tên đơn vị vào danh mục người
bán hay khách hàng bằng cách nhấn phím F3 trên bàn phím để tới nhanh trang
nhập Danh mục khách hàng/người bán. Cách nhập mã Đơn vị được hướng
dẫn tai mục nhập Danh mục .
Đối với những khách hàng/người bán vãng lại không bắt buộc theo dõi chi tiết
thông tin thì bỏ qua mục này và chỉ nhập trực tiếp Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số
thuế để phục vụ cho việc lên tờ khai thuế GTGT.
Hình thức thanh toán: phần mềm hiện có 3 loại hình thức thanh toán để chọn:
Tiền mặt, Chuyển khoản, Tiền mặt/Chuyển khoản
192 192
154 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tên hàng hóa - dịch vụ: người dùng phải nhập trực tiếp, nếu trùng tên hàng hóa
- dịch vụ đã nhập trước đó thì phần mềm sẽ tự động nhập lên để người dùng
chọn nhanh.
Các mục %Thuế, Tiền trước thuế, Tiền thuế phần mềm sẽ căn cứ vào số liệu
đã được nhập vào phần kê khai định khoản để tự động nhập vào nhưng người
dùng có thể sửa lại nếu muốn.
Các bước để xóa hóa đơn tương tự như xóa chứng từ
Nhập các bút toán ngoài bảng
Trình tự nhập các bút toán ngoài bảng tương tự như trình tự nhập định khoản.
Các bước để xóa bút toán ngoài bảng tương tự như xóa chứng từ
4. Nhấn nút "Lưu"
Sau khi hoàn tất các bước khai thông tin tài khoản để lưu lại chứng từ nhấn nút
4.3.3 Các thao tác khác với chứng từ
Ngoài thao tác chính là thêm mới chứng từ, ngoài ra phần mềm còn có những chức
năng kèm theo như xem, sửa, xóa,in và các chức năng nâng cao khác. Chủ đề này
sẽ giới thiệu chi tiết cách thức sử dụng các chức năng này.
Gồm có các phần
In chứng từ
Sửa chứng từ
157
157
155
156
155HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Xóa chứng từ
Đánh lại số chứng từ
Sắp xếp chứng từ
Lọc tìm dữ liệu
Tìm kiếm dữ liệu
4.3.3.1 In chứng từ
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin về chứng từ và lưu lại thì có thể tiến hành bước
xem và in chứng từ.
Cách xem/in 1 chứng từ:
Bước 1: Chọn chứng từ cần làm việc theo 2 cách:
Cách 1: Xem/in từ ngoài màn hình chứng từ mà không mở chứng từ ra.
Chọn chứng từ cần xem/in: bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó,
dòng này sẽ được bôi xanh.
Cách 2: Mở chứng từ cần làm việc bằng cách nhấp đôi chuột vào dòng
chứng từ đó.
Bước 2: Chọn mẫu in, có nhiều mẫu in liên quan cho một chứng từ nhập.
Bước 3: Cuối cùng chọn các nút chức năng theo nhu cầu cần làm
Cách in nhiều chứng từ:
Bước 1: Chọn các chứng từ cần in:
Sử dụng phím Shift trên bàn phím để chọn nhiều chứng từ liên tiếp
Sử dụng phím Ctrl trên bàn phím để chọn các chứng từ không liên tục
Các chứng từ được chọn sẽ được bôi xanh
157
159
160
161
164
156 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 2: Cuối cùng chọn nút chức năng phía dưới màn hình
4.3.3.2 Sửa chứng từ
Chủ đề này hướng dẫn các bước sửa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.
Tiến hành theo các bước:
Bước 1:
Chọn chứng từ cần sửa:
Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai thì căn cứ vào kí hiệu
chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn
chứng từ đó bằng cách nhấp chuột vào chứng từ.
Kí hiệu chứng từ là tên số phiếu khi nhập thông tin chứng từ, là các từ viết tắt
của tên chứng từ đó. Ví dụ phiếu thu có kí hiệu là PT, phiếu chi có kí hiệu là PC.
Đây là các tên mà phần mềm đã thiết lập sẵn, người dùng có thể sửa lại (nếu
muốn)
Bước 2:
Nhấn nút hoặc nhấn phím F7 trên bàn phím để mở chứng từ ra sửa
157HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hoặc có thể mở chứng từ ra bằng cách nhấp đôi chuột vào chứng từ được
chọn và tiếp tục sửa
Bước 3:
Thực hiện nhập lại các thông tin đã nhập sai
Muốn xóa định khoản chọn nút hoặc nhấn phím F10 trên bàn
phím để xóa các định khoản đã nhập sai
4.3.3.3 Xóa chứng từ
Chủ đề này hướng dẫn các bước xóa chứng từ khi phát hiện chứng từ đã nhập sai.
Tiến hành theo các bước:
Bước 1:
Chọn chứng từ cần xóa
Khi xem báo cáo phát hiện ra chứng từ nhập vào sai, trùng thì căn cứ vào kí
hiệu chứng từ và thời gian để tìm chính xác chứng từ đã nhập sai. Sau đó chọn
chứng từ đó bằng cách nhấp chuột vào chứng từ.
Bước 2:
Nhấn nút hoặc nhấn phím F9 trên bàn phím để xóa chứng từ.
4.3.3.4 Sao chép chứng từ
Phần mềm cho phép người sử dụng thêm mới nhanh một chứng từ với các nội
dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong hệ thống. Chức năng này có tác
dụng rất lớn trong trường hợp người sử dụng cần thêm một loạt chứng từ cùng loại
vào hệ thống.
Ví dụ: Ngày 01/05/20XX, tại doanh nghiệp A có phát sinh 05 nghiệp vụ chi tiền mặt.
Khi đó, kế toán tại doanh nghiệp A chỉ cần vào phân hệ Kế toán tiền mặt và thêm
mới 01 phiếu chi. Với 04 phiếu chi còn lại, lần lượt thực hiện chức năng sao chép
chứng từ và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới.
Cách thức thực hiện:
Bước 1:
158 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chọn chứng từ cần sao chép:bằng cách nhấp chuột vào dòng chứng từ đó,
dòng này sẽ được bôi xanh.
Bước 2:
Nhấp phải chuột lên chứng từ cần sao chép. Thực hiện như hình dưới:
Chọn sao chép chứng từ này hoặc sao chép qua tháng sau
Bước 3:
Phần mềm hiện thông báo hiển thị như bên dưới và chọn nút hoặc
nhấn phím N trên bàn phím
Sau đó phần mềm sẽ hiển thị 1 chứng từ mới với nội dung như chứng từ được
sao chép nhưng số thứ tự chứng tự được thêm mới như bình thường. Sau đó
người dùng thực hiện các bước sửa chứng từ theo nhu cầu sử dụng.
159HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.3.3.5 Đánh lại số chứng từ
Khi chứng từ nhập vào của bạn sắp xếp lộn xộn, không theo thứ tự liên tục có thể
trong quá trình làm đã xóa chứng từ,trùng chứng từ hay thực hiện những thao tác
khác làm cho số chứng từ không được đánh liên tục. Để đánh lại số chứng từ thực
hiện như sau:
Bước 1:
Di chuyển chuột vào vùng chứng từ cần sắp xếp
Bước 2:
Nhấp phải chuột lên vùng chứng từ. Thực hiện như hình dưới:
Chọn Đánh lại số chứng từ
Bước 3:
Phần mềm hiện thông báo hiển thị như bên dưới và chọn nút hoặc
nhấn phím N trên bàn phím
160 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Màn hình kết quả
4.3.3.6 Sắp xếp chứng từ
Chủ đề này giới thiệu các cách sắp xếp chứng từ theo những tiêu thức khác nhau
để dễ dàng tìm chứng từ cần thiết. Các bước sắp xếp được tiến hành như sau:
Bước 1:
Chọn tiêu thức cần sắp xếp. Ví dụ bạn muốn sắp xếp thứ tự tăng dần theo
ngày chứng từ thì tiêu thức sắp xếp là ngày chứng từ, hay nếu muốn chọn thứ
tự sắp xếp theo số Thành tiền tăng dần thì tiêu thức sắp xếp được chọn là
Thành tiền
Chọn tiêu thức bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề cột tương ứng
Bước 2:
Sắp xếp chứng từ theo thứ tự tăng dần hay giảm dần bằng cách trỏ chuột vào
biểu tượng hay
Mũi tên hướng xuống sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Mũi tên hướng lên sắp xếp theo thứ tự tăng dần
161HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Với các trường nhập dữ liệu kí tự thì sắp xếp theo thứ tự Alphabet A Z hay
ngược lại
4.3.3.7 Lọc tìm dữ liệu
Chủ đề này giới thiệu các cách lọc tìm chứng từ theo những tiêu thức khác nhau để
tìm dữ liệu nhanh hơn. Các bước lọc tìm được tiến hành như sau:
Bước 1:
Chọn tiêu thức cần lọc. Ví dụ bạn muốn tìm chứng từ phát sinh theo ngày cụ thể
nào đó thì có thể chọn tiêu thức là ngày chứng từ, hoặc nếu muốn tìm theo số
tiền cụ thể ( khi lập báo cáo tài chính bị lệch số thì có thể tìm chứng từ sai bằng
cách này) thì chọn tiêu thức là tổng số tiền
Chọn tiêu thức bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề cột tương ứng
Bước 2:
Trỏ chuột vào dấu như hình bên và thực hiện lọc tìm
Nếu chọn Custom ( Tùy chỉnh) thì bạn sẽ tìm dữ liệu theo điều kiện bạn đặt ra
thêm, thiết lập các tùy chọn để lọc tìm phù hợp. phần mềm thiết lập 2 tùy chọn
And (và) Or (hoặc). Thiết lập tùy chọn như sau:
162 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 3 :
Chọn các nút chức năng:
Sau đó đồng ý chọn
Muốn hủy việc lọc tìm chọn
163HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Sau khi chọn Ok thì tại màn hình chứng từ sẽ hiển thị những chứng từ nằm
trong điều kiện lọc tìm
Như ví dụ trên đã thiết lập điều kiện lọc tìm là tìm trong trường Thành tiền
những chứng từ có giá trị lớn hơn 300.000 và nhỏ hơn 450.000. sau khi thực
hiện kết quả hiển thị tại màn hình là:
Để hiển thị lại đầy đủ chứng từ chọn nút lọc tìm lại sau đó chọn (All) hoặc sử
dụng 2 nút tại dòng điều kiện lọc tìm
Hoặc
Màn hình hiển thị đầy đủ chứng từ
164 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.3.3.8 Tìm kiếm dữ liệu
Chức năng này thực hiện tương tự như chức năng lọc tìm dữ liệu. Tuy nhiên với
chức năng này thì người dùng có thể tìm kiếm tất cả các chứng từ đã nhập không
phải bị giới hạn trong phạm vi màn hình chứng từ như chức năng lọc tìm dữ liệu.
Mục đích của chức năng này là tìm kiếm nhanh các chứng từ theo điều kiện đã thiết
lập để thực hiện các chức năng cần thiết như xem/in/xóa/sao chép chứng từ
Cách thức thực hiện như sau:
Từ màn hình chứng từ chọn nút phía dưới màn hình. phần mềm sẽ hiển thị
màn hình tìm kiếm như sau:
Từ đó căn cứ vào hướng dẫn trên màn hình người dùng có thể thiết lập các điều
kiện cần tìm
Các lựa chọn của các nút như sau:
165HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
166 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Ví dụ để tìm các chứng từ có số tiền ở Định khoản (tổng tiền) là 385.000 và loại
hóa đơn là mua vào dùng riêng cho hoạt động chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu
trừ thì thiết lập các điều kiện như sau:
4.3.4 Các tiện ích khi thao tác với chứng từ
1. Khi xuất hiện biểu tượng như bên dưới có nghĩa là phần mềm đang cảnh báo,
lưu ý người dùng chú ý.
Ví dụ cảnh báo tồn quỹ âm khi hạch toán chi tiền mặt.
Ví dụ cảnh báo tồn kho âm.
3. Với những trường dữ liệu xuất hiện biểu tượng như bên dưới thì bắt buộc
người dùng phải nhập số liệu, không được bỏ qua bước này
4. Muốn bỏ chọn 1 trường thì nhấn Ctrl+Delete
167HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5. Các kí hiệu trong ngoặc bên cạnh các nút chức năng là các phím tắt để người
sử dụng có thể thao tác nhanh trong quá trình nhập dữ liệu.
Ví dụ Nút tương đương với phím F7
Nút tương đương với phím G
Danh mục các phím tắt thường dùng
Phím
tắtÝ nghĩa
Phím
tắtÝ nghĩa
F6 Q
F8 K
F7 G
F11 ESC
F7 F5
F10 F3
F9 N
6. Tại màn hình chứng từ hay tại màn hình cập nhật chứng từ người dùng có thể
xem thêm một số thông số nếu cần. Bằng cách xem như sau:
Tich phải chuột ngay tai vùng màu xanh phía dưới tương ứng với cột cần xem
sau đó chọn điều kiện xem: Ví dụ muốn xem Giá trị lớn nhất của cột tổng tiền. Bỏ
chọn thì thực hiện lại thao tác như cũ và chọn Để trống
Có thể thực hiện với tất cả các cột, phần mềm đã thiết lập mặc định xem tổng
tiền ở cột tổng tiền, tiền chưa thuế, tiền thuế và xem số lượng dòng ở cột số
phiếu.
168 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.3.5 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Tony Accounting
Trong công tác kế toán thường gặp phải những nghiệp vụ phát sinh có thể có 2
chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán trùng nhau. Những chứng từ như vậy được
gọi là chứng từ trùng. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa
và hiểu như sau: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần vì phần
mềm sẽ tự động chuyển số liệu sang các phân hệ liên quan. Nhưng khi một nghiệp
vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau -> sẽ được kế toán theo dõi ở 2
phân hệ khác nhau (do 2 nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa
các thông tin khác nhau). Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do
kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hoá còn
phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng
bán ra.
Chủ đề này quy định về cách cập nhật chứng từ trên máy để tránh trường hợp xảy ra
việc trùng chứng từ. Thứ tự ưu tiên khi nhập chứng từ như sau:
1. Đối với kế toán Tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất tức là trong bất cứ trường
hợp nào liên quan đến tiền mặt.
169HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Đối với Tiền gửi ngân hàng sẽ được ưu tiên thứ 2 trong trường hợp liên quan
đến tiền gửi. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. Trong trường
hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với
giấy báo có (thu).
.....
Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự
sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm.
Ví dụ
Khi mua vật tư hàng hóa bằng tiền mặt Người làm Kế toán Tiền mặt sẽ nhập thông
tin vào phiếu chi. phần mềm chỉ có một màn hình chung nhất cho tất cả các chứng
từ, vì thế kế toán tiền mặt cũng đã nhập tất cả cá thông tin mà kế toán vật tư hàng
hóa phải theo dõi như thông tin phục vụ cho việc quản lý kho hàng, vật tư. Vì thế kế
toán vật tư không phải nhập chứng từ nhưng vẫn theo dõi được thông tin quản lý vật
tư, hàng hóa và vấn đề trùng chứng từ không xảy ra.
Bảng chỉ dẫn cách sử dụng màn hình nhập chứng từ
Tên chứng
từ
Kí hiệu Cách sử dụng
Kế toán tiền
mặt
Phiếu chi PC Dùng cho các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt
170 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Phiếu thu PT Dùng cho các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt
Kế toán tiền
gửi
Giấy báo Nợ GBNO Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền
gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập
quỹ tiền mặt
Giấy báo Có GBCO Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền
gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ chi tiền mặt gửi tiền vào tài
khoản ngân hàng
Kế toán tiền
vay
Vay tiền VT Dùng cho các nghiệp vụ vay tiền không thu về tiền mặt
hay tiền gửi ví dụ như dùng trực tiếp khoản tiền vay trả
nợ nhà cung cấp hay nghiệp vụ vay bằng hiện vật...
Trả tiền vay TTV Dùng cho các nghiệp vụ trả tiền vay không bằng tiền
mặt hay tiền gửi ví dụ như trả khoản vay bằng hiện vật,
hàng hóa...
Kế toán bán
hàng và
cung cấp
dịch vụ
Doanh thu bán
hàng hóa
DTHH Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng hóa không thu tiền
ngay (tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho hàng hóa
Doanh thu bán
thành phẩm
DTTP Dùng cho các nghiệp vụ bán thành phẩm không thu tiền
ngay (tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho thành
171HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
phẩm
Doanh thu
dịch vụ
DTDV Dùng cho các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không thu tiền
ngay ( tiền mặt hay tiền gửi)
Doanh thu
khác
DTK Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoạt động
tài chính hay thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị nhưng không thu được bằng tiền
(tiền mặt hay tiền gửi)
Kế toán
quản lý kho
Nhập kho NK Dùng cho các nghiệp vụ nhập điều chỉnh hàng tồn kho...
Nhập nguyên
vật liệu
NNVL Dùng cho nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 152 trả chậm,
hạch toán qua công nợ phải trả người bán.
Nhập công cụ
dụng cụ
NCCD
C
Dùng cho nghiệp vụ mua vật tư 153 trả chậm, hạch toán
qua công nợ phải trả người bán
Nhập hàng
thương mại
NHTM Dùng cho các nghiệp vụ mua hàng hóa 156 trả chậm,
hạch toán qua công nợ phải trả người bán
Nhập thành
phẩm
NTP Dùng để nhập kho thành phẩm (Ghi Nợ TK 155). Chỉ
nhập số lượng, còn giá trị do phần mềm tự động tính.
Nhập hàng bị
trả lại
NHBTL Dùng cho nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại. Hạch toán
ghi giảm công nợ, giảm doanh thu và điều chỉnh thuế
đầu ra
Xuất kho XK Dùng cho các nghiệp vụ xuất hàng tồn kho theo kiểm kê
Xuất nguyên
vật liệu
XNVL Dùng cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu để sản
xuất, đưa vào sử dụng 152, 153
172 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Xuất công cụ
dụng cụ
XCCD
C
Dùng cho các nghiệp vụ xuất vật tư, công cụ dụng cụ
153
Xuất bán hàng
thương mại
XHBTM Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng thương mại 156 (ghi
nhận giá vốn), thường do phần mềm tự động thực hiện
khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu
Xuất bán hàng
thành phẩm
XBHTP Dùng cho các nghiệp vụ xuất bán thành phẩm 155 (ghi
nhận giá vốn); thường do phần mềm tự động thực hiện
khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu
Chuyển kho CK Dùng cho các nghiệp vụ điều chuyển vật tư, hàng hóa,
thành phẩm giữa các kho với nhau: xuất chuyển kho nội
bộ, xuất hàng gửi bán đại lý
Điều chỉnh tồn
kho
DCTK Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê
lại kho phát hiện thừa hay thiếu vật tư hàng hóa.
Kế toán
TSCĐ
Tăng TSCĐ TTS Dùng cho các ngiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định
mà không do chi tiền mặt, tiền gửi hay tiền vay. Ví dụ
như tăng tài sản do cấp trên cấp vốn bằng tài sản, chưa
trả tiền cho người bán....
Giảm TSCĐ GTS Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định
nhưng không làm tăng quỹ tiền mặt hay tiền gửi. Ví dụ
như phản ánh tài sản giảm khi thanh lý, nhượng bán hay
chuyển tài sản đi đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết...
Điều chỉnh
nguyên giá
TSCĐ
DCTS Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh nguyên giá ví dụ như
điều chỉnh tăng sau khi sửa chữa lớn làm tăng nguyên
giá của tài sản
173HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Màn hình chứng từ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Khấu hao tài
sản
KHTS Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao đặ biệt như khấu
hao tài sản theo mùa vụ, khấu hao tài sản khi phát hiện
thừa tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng
hợp
Kế toán tiền
lương
KTTL Hạch toán vào chi phí các khoản lương và các khoản
trích theo lương công ty nộp
Chuyển đổi
công nợ
CDCN Dùng cho các nghiệp vụ chuyển đổi công nợ
Bút toán tổng
hợp
BTTH Dùng cho các nghệp vụ tổng hợp, các bút toán điều
chỉnh tăng, điều chỉnh giảm thuế GTGT
Bút toán khác BTK Dùng cho các nghiệp vụ không nằm trong các nghiệp vụ
trên
Kế toán tự
động
Kế toán tự
động
Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao, phân bổ chi phí
trả trước, các bút toán kết chuyển cuối kì, bút toán phân
bổ do phần mềm tự động thực hiện
174 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.4 Hệ thống
Chủ đề này sẽ hướng dẫn chi tiết các chức năng của tab Hệ thống. Dưới đây là
màn hình hiển thị tất cả các chức năng của tab này
Gồm có các phần
Khóa phiên làm việc
Tùy chọn
Đổi mật khẩu
Cấu hình dữ liệu
Thoát
4.4.1 Khóa phiên làm việc
Chức năng này cho phép khóa phần mềm tạm thời tránh những người không có
quyền truy cập sử dụng phần mềm mà không phải thoát khỏi phần mềm. Để mở
khóa thì nhập lại mật khẩu.
Thực hiện như sau:
Vào Hệ thống > Khóa phiên làm việc
174
175
182
183
189
175HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
,
Phần mềm xuất hiện:
Để sử dụng lại phần mềm người dùng nhập lại mật khẩu như mật khẩu khi
đăng nhập vào phần mềm và chọn
4.4.2 Tùy chọn
Chức năng này cho phép mỗi người sử dụng có những tùy chọn riêng, các tùy chọn
này chỉ có ý nghĩa trên máy đang sử dụng phần mềm, không ảnh hưởng cũng như
làm thay đổi đến các máy khác.
Để thiết lập tùy chọn có hiệu lực, một số tùy chọn yêu cầu phải khởi động lại phần
mềm.
176 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Gồm có các phần
Hệ thống
Kế toán
Giao diện
4.4.2.1 Hệ thống
Chức năng này cho phép thiết lập một số tùy chọn về định dạng hệ thống của phần
mềm và một số tiện ích.Trình tự thực hiện:
Vào Hệ thống > Tùy chọn > Hệ thống. Màn hình tùy chọn hệ thống sẽ xuất hiện như
bên dưới
176
179
182
177HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Màn hình hiển thị các cài đặt mặc định của phần mềm, người dùng có thể sửa lại
theo nhu cầu sử dụng. Sau đó nhấn nút
Muốn thiết lập lại các tùy chọn như mặc định của phần mềm thì nhấn nút
Các lựa chọn của cửa sổ thiết lập
1. Hiển thị thư mục nơi phần mềm được cài đặt.
2. Ký tự phân chia nhóm 3 số: là ký tự phân chia giữa hàng đơn vị, hàng nghìn,
hàng triệu, ...Người dùng có thể chọn dấu chấm (.) hoặc dấu phẩy (,)
3. Ký tự phân chia phần thập phân: là ký từ phân chia giữa hàng đơn vị với số
thập phân ở sau. Người dùng có thể chọn dấu chấm(.) hoặc dấu phẩy(,)
178 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4. Dữ liệu ngày: là định dạng ngày, giá trị mặc định là dd/MM/yyyy(ngày/tháng/
năm)
5. Hỏi trước khi thoát phần mềm: nếu được thiết lập, phần mềm sẽ hỏi bạn có
thật sự muốn thoát khỏi phần mềm khi thực hiện tắt màn hình chính của phần
mềm.
Hỏi trước khi xóa dữ liệu: nếu được thiết lập, phần mềm yêu cầu xác nhận
trước khi xóa dữ liệu.
Tự động kiểm tra phiên bản mới: nếu được thiết lập, khi có phiên bản mới thì
phần mềm sẽ tự đông cập nhật phiên bản mới
Hiển thị đầy đủ tên đối tượng tại cửa sổ chọn: nếu được thiết lập phần mềm sẽ
hiển thị đầy đủ tên cửa sổ được chọn
6. Nút Mặc định: cho phép trở lại giá trị mặc định của các tùy chọn.
179HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.4.2.2 Kế toán
Chức năng này cho phép thiết lập các tùy chọn liên quan đến hiển thị chứng từ và số
liệu kế toán khác.
Ý nghĩa chi tiết của các tùy chọn:
Hiển thị chi tiết của chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm
sẽ hiển thị chi tiết định khoản, hóa đơn và bút toán ngoài bảng ngay dưới mỗi
chứng từ tại màn hình chứng từ. Sau khi thay đổi tùy chọn này phải khởi động
lại phần mềm.
180 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập,
phần mềm sẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ(tại màn hình chứng từ)
ở một thời điểm. Khi mở nhóm chứng từ khác thì nhóm chứng từ đang mở sẽ
tự động đóng lại
Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo: nếu tùy chọn này được thiết lập,
phần mềm sẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo(tại màn hình báo cáo) ở
một thời điểm. Khi mở báo cáo khác thì nhóm báo cáo đang mở sẽ tự động
đóng lại.
181HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Tùy chọn in chứng từ.
Hiển thị tài khoản Nợ/Có và Hiển thị số tiền của mỗi tài khoản: nếu tùy
chọn này được thiết lập thì trong mỗi chứng từ in ra sẽ hiển thị thêm số định
khoản Nơ/Có và số tiền của định khoản đó. Ví dụ:
182 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.4.2.3 Giao diện
Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi giao diện phần mềm, chọn trong
danh mục giao diện.
4.4.3 Đổi mật khẩu
Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu hiện tại bằng một mật
khẩu mới. Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, phần mềm được mặc định là rỗng.
Người dùng cần vào chức năng này để thiết lập mật khẩu nhằm tránh xâm phạm dữ
liệu trái phép.
183HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Các bước tiến hành đổi mật khẩu
1. Nhập mật khẩu hiện tại. Đối với người sử dụng phần mềm lần đầu tiên thì
không nhập mục này
2. Nhập mật khẩu mới
3. Nhập lại mật khẩu mới
4. Nhấn nút
4.4.4 Cấu hình dữ liệu
Chức năng này cho phép cấu hình tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) sẽ được sử dụng.
Tùy theo phiên bản sẽ có cách cấu hình dữ liệu khác nhau giữa sử dụng ở một máy
đơn và sử dụng cho nhiều máy trong mạng LAN.
184 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1. Cấu hình dữ liệu cho máy đơn
IP(hoặc tên) máy chủ: địa chỉ IP chính là địa chỉ của máy đang sử dụng, nhập là
localhost hoặc 127.0.0.1
Tích vào mục Dữ liệu nhúng.
Chọn tập tin dữ liệu sử dụng.
Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra.
Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.
2. Cấu hình dữ liệu cho máy trong mạng LAN
Tại máy chủ(server)
a) Sau khi Cài đặt ở máy chủ, chạy phần mềm và tạo mới tập tin dữ liệu.
b) Xác định địa chỉ IP hoặc tên của máy chủ
Tên máy chủ: chọn Control Panel --> System
185HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Địa chỉ IP
186 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
187HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
c) Nhập địa chỉ IP hoặc tên máy chủ vào màn hình Cấu hình dữ liệu.
d) Bỏ chọn Dữ liệu nhúng.
e) Chọn tập tin dữ liệu trên máy chủ.
f) Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra
g) Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.
Tại máy trạm:
Thực hiện tương tự từ bước c đến g như đã làm với máy chủ. Nhập địa chỉ IP,
đường dẫn tương tự như đã thiết lập tại máy chủ
Lưu ý: một số phần mềm firewall, diệt
virus máy tính có thể ngăn cản việc
kết nối tới dữ liệu máy chủ. Nếu như
188 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
kết nối thử không thành công thì cần
kiểm tra lại thiệt lập tại các phần mềm
đó.
189HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Hệ thống
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.4.5 Thoát
Chức năng này cho phép thoát khỏi phần mềm. Mở chức năng này bằng cách vào
Hệ thống > Thoát
4.5 Danh mục
Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên
quan. Ví dụ các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh
mục khách hàng để theo dõi công nơ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên
giá và khấu hao của tài sản, … Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật
thường xuyên trong quá trình sử dụng.
Số lượng danh mục sử dụng tùy thuộc vào hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh
nghiệp. Một vấn đề quan trọng trong tổ chức danh mục là phân nhóm danh mục và
xây dựng hệ thống mã đối tượng hợp lý và khả năng mở rộng trong tương lai.
Để thực hiện các chức năng trong phần mềm, người sử dụng cần phải khai báo các
danh mục liên quan sau:
Danh mục Khách hàng, Nhóm khách hàng.
Danh mục Hàng hóa, Nhóm hàng hóa.
Danh mục Nhân viên, ...
Danh sách các loại danh mục phần mềm thiết kế để người dùng có thể khai báo:
190 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.5.1 Hướng dẫn tổ chức và mã hóa thông tin danh mục
Mã hoá thông tin có thể hiểu là việc tập hợp tất cả các thông tin của một đối tương
nào đó thành một đoạn mã (có thể là số, chữ hay các ký hiệu,...) mà thông qua đoạn
mã này sẽ biết được các thông tin chi tiết về đối tượng đó. Ví dụ: Thông qua số mã
vạch hàng hóa có thể biết được các thông số của hàng hóa như: nước sản xuất, tên
doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm,
nơi kiểm tra...
Trong kế toán có rất nhiều các đối tượng cần theo dõi như: Khách hàng, Nhân viên,
Kho, Hàng hóa, TSCĐ... Để tin học hoá công tác kế toán hay nói đơn giản là để tối
191HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Danh mục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ưu việc xử lý tìm kiếm, tính toán... thay vì phải xử lý rất nhiều thông tin về một đối
tượng thì chỉ cần xử lý với đoạn mã hoá của đối tượng đó.
Nguyên tắc chung của việc đánh mã thông tin là:
Được phép dùng các ký tự chữ (A - Z) hoặc ký tự số (0 - 9), có thể dùng một
số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_) hoặc gạch chéo (/, \),
dấu chấm (.).
Nếu dùng ký tự chữ thì nên dùng chữ in hoa.
Tuy nhiên không nên dùng mã bằng tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên
dùng các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi
(?),...
Mã của một đối tượng phải là duy nhất, không được phép trùng nhau.
Vì số đối tượng trong danh mục sẽ tăng thêm theo thời gian, nên khi xây dựng
hệ thống mã phải tính đến đối tượng phát sinh thêm.
Đối với danh mục lớn, nên đánh số kèm theo ký hiệu, ví dụ: AB00001,
AB00002, …, AC00001, …
Đối với danh mục không lớn, nên đánh số theo ký hiệu dễ nhớ, ví dụ: Công ty
ABC có mã là ABC, Kho 123 có mã K123, …
Nếu danh sách thông tin cần khai báo có: Số lượng < 10, mã số có thể bắt đầu
từ 1; Nếu 10<=SL<100, mã số phải bắt đầu từ 01; Nếu 100<=SL<1000, mã số
phải bắt đầu từ 001...
Phần mềm cho phép phân nhóm các danh mục, mỗi nhóm cũng được đánh
mã, với các đối tượng trong nhóm, có thể ghép mã của nhóm vào mã đối
tượng, ví dụ: Nhóm A có đối tượng lần lượt A001, A002,
4.5.2 Vào chức năng danh mục
Để thiết lập danh sách danh mục đối tượng cần theo dõi phải vào chức năng danh
mục. Các danh mục đều giống nhau về thao tác sử dụng nên trong hướng dẫn này
chỉ trình bày một ví dụ để người dùng tham khảo. Vào menu Danh mục > Chọn đối
192 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
tượng cần thiết lập danh mục theo dõi > Danh mục. Ví dụ về cách thiết lập danh
mục Khách hàng
4.5.3 Thêm mới một đối tượng
Sau khi vào Danh mục > Khách hàng > Danh mục. Màn hình hiển thị
1. Để thêm mới một đối tượng, người sử dụng bấm nút để bắt đầu.
phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng như trong hình dưới.
193HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Danh mục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Nhập các thông tin cần thiết cho đối tượng như tên,nhóm,mã số thuế, địa chỉ,
số tài khoản ngân hàng...
Nếu nhóm khách hàng đã được thiết lập thì chỉ cần chọn nhóm khách hàng phù
hợp. Nếu nhóm khách hàng chưa được thiết lập thì phải tiến hành thêm nhanh
nhóm khách hàng bằng cách:
Vào vùng nhập nhóm khách hành rồi nhấn phím F3 trên bàn phím. Phần mềm
sẽ hiển thi màn hình nhập nhóm khách hàng.
194 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Sau đó tiến hành thêm nhóm khách hàng giống hướng dẫn tại mục thêm nhóm
đối tượng .
3. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng, nhấn nút
để lưu các thông tin vừa nhập.
Lưu ý: Những thông tin có biểu
tượng yêu cầu người sử dụng phải
nhập đầy đủ.
4.5.4 Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng
Để thay đổi thông tin một đối tượng, tiến hành các bước như sau:
Bước 1:
Vào chức năng Danh mục > Chọn đối tượng cần thao tác > Danh mục
Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhập đối tượng danh mục.
Bước 2:
Chọn đối tượng cần thao tác bằng cách trỏ chuột vào dòng đối tượng đó. Dòng
đối tượng được chọn sẽ có nền màu xanh.
198
195HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Danh mục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 3:
Thay đổi thông tin đối tượng vừa được chọn ngay trong lưới dữ liệu hay có thể
sửa trực tiếp ngay trên dòng số liệu.
Bước 4:
Cuối cùng nhấn nút để lưu lại thông tin vừa được thay đổi.
4.5.5 Xóa đối tượng danh mục
Tiến hành xóa một đối tượng trong danh mục thực hiện như sau:
Bước 1:
Vào chức năng Danh mục > Chọn đối tượng cần thao tác > Danh mục
Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhập đối tượng danh mục
Bước 2:
Chọn đối tượng cần thao tác bằng cách trỏ chuột vào dòng đối tượng đó.
Dòng đối tượng được chọn sẽ có nền màu xanh.
196 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có thể sử dụng phím Ctrl hoặc Shift và chuột để chọn nhiều dòng đối tượng
Bước 3:
Nhấn nút để thực hiện xóa đối tượng.
Phần mềm thông báo người dùng có muốn xóa đối tượng đã chọn.
Chọn hoặc nhấn Phím tắt N trên bàn phím đề đồng ý xóa dữ liệu.
Chọn hoặc nhấn phím tắt K trên bàn phím để không đồng ý xóa
dòng dữ liệu đó.
4.5.6 Sắp xếp và tìm kiếm
phần mềm cho phép người sử dụng thao tác trên danh mục đối tượng nhanh chóng,
như cho phép sắp xếp tăng dần, giảm dần, tạo các điều kiện lọc, gom nhóm, ...
1. Sắp xếp
197HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Danh mục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chức năng sắp xếp danh mục có thể xem thêm tai mục hướng dẫn sắp xếp
chứng từ
2. Tìm kiếm nhanh các đối tượng bằng cách lọc dữ liệu
Chức năng tìm kiếm có thể xem hướng dẫn thêm tại hướng dẫn sử dụng chức
năng lọc tìm chứng từ .
160
161
198 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.5.7 Phân nhóm đối tượng
Với một số đối tượng phải theo dõi với số lượng lớn nhằm thuận tiện cho công tác
quản lý đối tượng thì phải phân chia đối tượng ra thành nhiều nhóm. Trình tự thực
hiện thêm nhóm đối tượng tương tự như thêm mới danh mục đối tượng.
Vào chức năng Danh muc > Chọn đối tượng cần thiết lập > Phân nhóm
Ví dụ phân nhóm cho đối tượng khách hàng
Vào chức năng Danh mục > Khách hàng > Phân nhóm
Màn hình phần mềm hiển thị:
4.5.7.1 Thêm nhóm đối tượng
Sau khi phần mềm hiển thị cửa sổ thêm mới nhóm đối tượng.
Để tiến hành thêm mới nhấn nút , màn hình hiển thị thêm dòng thêm
mới nhóm đối tượng hiển thị
199HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Danh mục
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Sau đó tiếp tục nhập trực tiếp các thông tin về nhóm đối tượng như mã đối
tượng, tên đối tượng, ghi chú (nếu có)...
Cuối cùng để lưu lại nhóm chứng từ nhấn nút
4.5.7.2 Sửa/ Xóa nhóm đối tượng
Nếu muốn tiền hành sửa, xóa nhóm đối tượng. Tiến hành như sau:
Bước 1:
Vào chức năng Danh mục > Chọn đối tượng cần thao tác > Phân nhóm.
Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ nhập nhóm đối tượng.
Bước 2:
Chọn nhóm đối tượng cần thao tác bằng cách trỏ chuột vào dòng đối tượng đó.
Có thể sử dụng phím Ctrl hay Shift để chọn nhiều dòng đối tượng.
Bước 3:
Tiến hành những thao tác cần thực hiện.
Muốn Xóa nhóm đối tượng thì nhấn nút
Muốn Sửa nhóm đối tượng thì nhập lại trực tiếp tại dòng đối tượng đó
Bước 4:
Cuối cùng nhấn nút để lưu lại thông tin vừa thay đổi.
200 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.6 Quản trị
Menu này bao gồm các chức năng liên quan đến thiết lập thông số chính cho phần
mềm, hệ thống tài khoản, phân quyền, quản lý dữ liệu, quản lý kỳ kế toán, ...
Gồm có các phần
Hệ thống tài khoản
Quản lý người dùng
Nhật kí sử dụng
Mở khóa sổ
Kì kế toán
Hồ sơ đơn vị
Thông số
Thiết lập nhóm chứng từ
Cập nhật
Bảo trì dữ liệu
Tạo đơn vị mới
Phục hồi dữ liệu
Chia tách đơn vị
4.6.1 Hệ thống tài khoản
Đối với công tác kế toán, việc xây dựng hệ thống tài khoản là hết sức quan trọng.
Khi sử dụng phần mềm, việc tổ chức tốt hệ thống tài khoản không những giúp cho
công tác kế toán vận hành hiệu quả, mà còn là nền tảng để khai thác tốt nhất tính
năng của phần mềm.
Tài khoản của phần mềm có các tính chất quan trọng là:
Tài khoản có thể được chi tiết theo đối tượng
200
212
218
219
220
222
224
231
232
233
234
236
236
201HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Tài khoản có thể được chi tiết theo ngoại tệ
Tài khoản có thể theo dõi chi tiết số lượng
Trong chủ đề này, chúng tôi đưa ra một số nguyên tắc khi xây dựng hệ thống tài
khoản.
Hệ thống tài khoản mặc định trong phần mềm đã được thiết lập đầy đủ để
dùng cho các nghiệp vụ thông thường của kế toán
4.6.1.1 Nguyên tắc chung khi xây dựng hệ thống tài khoản
Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản
sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống
tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động
và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu
khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn có. Nguyên tắc khi xây
dựng hệ thống tài khoản:
1. Đối với các tài khoản đã được quy định bởi Bộ Tài chính, nên giữ nguyên cho
dù chưa dùng đến.
2. Không nên tạo tài khoản con để theo dõi riêng từng đối tượng kế toán.
Phần mềm Tony Accounting cho phép thiết lập đối tượng theo dõi chi tiết theo từng
tài khoản.
Ví dụ: Doanh nghiệp có 03 tài khoản ngân hàng tiền Việt Nam mở tại 03 ngân hàng
khác nhau: Vietcombank, Techcombank, Sacombank thì không nên mở tài khoản
con của 1121 như 1121Vietcombank, 1121Teckcombank, 1121Sacombank. Để
theo dõi chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng, bạn thiết lập đối tượng theo dõi là
"Tài khoản ngân hàng" cho tài khoản 1121.
Khi thiết lập như vậy thì hệ thống tài khoản của doanh nghiệp sẽ bớt cồng kềnh,
phức tạp và công tác theo dõi từng đối tượng tài khoản được thực hiện khoa học
hơn.
202 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.6.1.2 Màn hình hệ thống tài khoản
Trình tự mở màn hình hệ thống tài khoản như sau:
Vào Quản trị > Hệ thống tài khoản
Màn hình hệ thống tài khoản mở ra hiển thị:
Màn hình hệ thống tài khoản gồm 4 phần.
1. Cây tài khoản
Hiển thị danh sách tài khoản dạng cây thể hiện quan hệ giữa các tài khoản. Trên
cây tài khoản mặc định ban đầu khi mở phần mềm đã có đầy đủ các tài khoản
theo hệ thống quy định của Bộ tài chính (người dùng không nên thay đổi thứ tự
này). Tùy theo tham số kế toán ban đầu doanh nghiệp chọn là tổ chức hệ thống
kế toán theo quyết định 15 hay quyết định 48 thì cây tài khoản này sẽ được tổ
chức tương ứng với từng hệ thống kế toán doanh nghiệp đã chọn.
203HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Phần mềm có chức năng thay đổi vị trí hệ thống tổ chức cây tài khoản theo ý
người dùng. Sử dụng chức năng này bằng cách tích vào ô: Cho phép kéo thả
trong cây tài khoản. Sau đó thực hiện kéo thả các tài khoản ở vị trí theo nhu cầu
người dùng.
2. Mã và tên tài khoản
Khi chọn một mã tài khoản tại cây tài khoản thì phần thông tin chi tiết các tài
khoản được hiển thị tương ứng với tài khoản được chọn. phần này bao gồm
204 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
nội dung mã tài khoản, tài khoản mẹ và tên tài khoản, tên tiếng Anh, kiểu số
dư.
Với một số tài khoản lưỡng tính như tài khoản 131, 331 thì kiểu số dư là:
lưỡng tính.
Với những tài khoản số dư Nợ / Có bình thường khác thì kiểu số dư là: bình
thường.
3. Đối tượng theo dõi kèm theo tài khoản
Tùy theo nhu cầu quản lý thì mỗi tài khoản có hoặc không có đối tượng theo dõi.
Mục đích của việc thiết lập đối tượng là hỗ trợ công tác kế toán quản trị trong
việc tính phát sinh và theo dõi số dư theo từng đối tượng. Đặc điểm này giúp
bạn không phải mở quá nhiều tài khoản con theo dõi chi tiết cho từng đối tượng
giúp cho hệ thống tài khoản bớt cồng kềnh, phức tạp.
Ví dụ1: Công ty có nhiều tài khoản ngân hàng: VCB, TECHCOMBANK,
VPBANK, …, để theo dõi tiền gửi chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng đó, bạn
xác định đối tượng theo dõi của 112 là Tài khoản ngân hàng. Như vậy bạn không
cần thiết(không nên) phải mở các tài khoản con theo dõi riêng từng ngân hàng
như là 112VCB, 112VPBANK.
Ví dụ 2, để thiết lập tài khoản 156 "hàng hóa tồn kho" theo từng đối tượng hàng
hóa trong từng kho hàng thì cách thức tiến hành như sau:
Tại cây tài khoản chọn tài khoản 156, màn hình theo dõi đối tượng tài khoản (đối
tượng được chọn tại cây tài khoản) ban đầu mở ra hiển thị:
205HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Sau khi mở ra để sửa thì tiếp tục thiết lập các đối tượng theo dõi kèm theo tài
khoản. Thực hiện theo các bước:
Tích vào ô Theo dõi
Chọn tên đối tượng cần được theo dõi kèm theo tài khoản trên danh sách liệt
206 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
kê các danh mục. Ví dụ hình trên là của tài khoản 156 theo dõi theo từng loại
hàng hóa vào từng kho hàng. Có thể thiết lập tài khoản chi phí (154) theo dõi
theo công đoạn sản xuất, tài khoản daonh thu theo từng hợp đồng hay từng
công trình... Tùy theo đặc điểm và nhu cầu quản lý, báo cáo của người dùng thì
có cách chọn đối tượng phù hợp với từng tài khoản.
Với ô tùy chọn Bắt buộc nhập : Nếu chọn ô này thì khi thực hiện
định khoản có liên quan đến tài khoản đang được thiết lập thì bắt buộc phải
nhập chi tiết đối tượng đã được thiết lập để theo dõi. Theo ví dụ trên thì khi
định khoản Nợ/ Có tài khoản 156 thì phải nhập chính xác là đang thực hiện
nghiệp vụ với hàng hóa gì và ở kho nào.
Với ô tùy chọn Mặc định: tùy chọn này nhằm thiết lập đối tượng mặc định được
theo dõi
207HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4. Các tùy chọn
Các tùy chọn nhằm thiết lập các tiện ích khi nhập định khoản cũng như theo dõi
số dư tài khoản một cách khoa học hơn. Phần mềm thiết kế một màn hình tùy
chọn chung nhất cho tất cả các tài khoản. Khi mở tab tùy chọn phần mềm hiển
thị:
Tùy theo từng tài khoản được chọn tại cây tài khoản thì thiết lập các tùy chọn
tương ứng.
Ví dụ khi chọn các tài khoản hàng tồn kho 15X thì thiết lập Cảnh báo khi tồn kho
âm bằng cách cảnh báo khi số dư bên Có của tài khoản hàng tồn kho xuất hiện.
Các chức năng tùy chỉnh của tùy chọn:
Kiểm tra tồn quỹ âm: đặt bên Có tài khoản 111 và 112, khi định khoản 111 hay
112 bên Có, phần mềm sẽ kiểm tra tồn quỹ có âm hay không. Đặt mức độ:
Không kiểm tra, cảnh báo (cho phép lưu) và không cho lưu.
Mức độ:
Không kiểm tra: Không kiểm tra tồn quỹ
Cảnh báo (cho phép lưu): khi tồn quỹ âm, phần mềm sẽ hiển thị biểu tượng
cảnh báo, nhưng người dùng vẫn được lưu chứng từ
208 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Cảnh báo (không cho lưu): Khi tồn quỹ âm, phần mềm sẽ hiển thị biểu
tượng cảnh báo, đồng thời không cho lưu chứng từ.
Kiểm tra tồn kho: đặt bên Có các tài khoản 152, 153, 155, 156, 157, khi định
khoản bên Có các tài khoản này, phần mềm kiểm tra số lượng tồn kho có âm
hay không. Đặt mức độ: Không kiểm tra, cảnh báo(cho phép lưu) và không cho
lưu.
Tài khoản theo dõi chênh lệch tỷ giá: đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng
ngoại tệ, công nợ ngoại tệ cần theo dõi chênh lệch tỷ giá.
Tài khoản phát sinh chênh lệch tỷ giá: nếu xảy ra chênh lệch tỷ giá, phần mềm
sẽ tự động định khoản tài khoản chênh lệch tỷ giá.
Tài khoản thuế GTGT: áp dụng cho các tài khoản 133, 333.
Tài khoản công nợ.
Theo dõi đích danh theo chứng từ: phần mềm Tony Accounting cho phép bạn
theo dõi đích danh theo từng chứng từ. Giả sử bạn cần theo dõi số phát sinh
bên có tài khoản 156 đích danh theo chứng từ theo phương pháp FIFO, bạn
tích vào ô Bên Có của Phương pháp FIFO và tích vào ô Tài khoản hàng hóa
ngyên liệu, thành phẩm (khi chọn những tài khoản 15X)
Theo dõi đích danh theo định khoản (bút toán): Phương pháp này áp dụng cho
theo dõi xuất kho đích danh, giả sử cần theo dõi đích danh xuất kho tài khoản
152 theo phương pháp FIFO, bạn tích vào ô Bên Có của phương pháp FIFO
(Bắt buộc chọn mục này khi doanh nghiệp tính giá theo phương pháp đích
danh, LIFO,FIFO). Với mỗi định khoản người dùng sẽ nhập đích danh chính
xác lô hàng nào cần được xuất kho nhằm tính giá đúng theo phương pháp đã
thiết lập.
Với các tùy chọn này thường thì phần mềm đã mặc định sẵn nhưng tùy chọn cần
209HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
thiết. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đặc thù thì có thể thiết lập lại để phù hợp
với công tác kế toán tại doanh nghiệp mình.
4.6.2 Số dư ban đầu
Để phần mềm theo dõi tiếp tục số dư các tài khoản (số dư trước khi đưa vào sử
dụng phần mềm), số dư công nợ, nguyên giá và giá trị đã khấu hao, số lượng hàng
tồn kho, … Một số tài khoản yêu cầu phải nhập số dư chi tiết là những tài khoản có
đối tượng theo dõi kèm theo. Đối với các doanh nghiệp theo dõi đích danh công nợ,
xuất kho đích danh cần nhập số tồn đích danh theo từng chứng từ, từng lô hàng.
Để nhập số dư kỳ đầu tiên, thực hiện như sau:
1. Chọn chức năng nhập số dư tài khoản kỳ đầu tiên. Bằng cách: Vào Quản trị >
Số dư ban đầu. Sau đó phần mềm sẽ tự động chuyển về kì kế toán đầu tiên và
xuất hiện màn hình.
210 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
2. Nhập số dư của các tài khoản và chi tiết theo từng đối tượng nếu có. Bằng
cách nhấn nút "Thêm" và tiến hành nhập các số liệu tương ứng.
Hoặc nếu doanh nghiệp có số liệu kế toán đầu kì tương đối lớn thì có thể nhập
số liệu từ file Excel theo mẫu của phần mềm. Thực hiện bằng cách kích phải
chuột giữa vùng trắng của màn hình nhập số liệu chọn Nhận dữ liệu từ Excel. Sau
đó thực hiện như hướng dẫn trên phần mềm.
Mẫu tập tin Excel: người dùng phải lập 1 tập tin Excel với mẫu như hướng dẫn
để có thể nhập số liệu vào phần mềm.
211HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Lưu ý: Để Excel không hiểu các dấu
cộng (+) hoặc trừ (-) là các toán tử thì
trước vùng nhập dữ liệu mã đối
tượng phải bắt đầu bằng dấu nháy (')
Ngoài ra bảng nhập Excel trên còn cho phép nhập danh mục đối tượng
thay cho việc nhập trực tiếp như hướng dẫn thêm mới đối tượng . Như vậy
để thêm mới danh mục đối tượng thì người dùng có thể tạo ra file Excel với
đạng như trên nhưng chỉ phải thực hiện nhập số liệu vào 2 cột A, B, sau đó
vào chức năng nhập số dư ban đầu và thực hiện như trên.
3. Nhập số liệu báo cáo tài chính của năm trước để đưa vào các báo cáo tài
192
212 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
chính cho năm hiện tại. Thực hiện bằng cách nhập số liệu trực tiếp vào lưới dữ
liệu
4.6.3 Quản lý người dùng
Chức năng này cho phép quản lý danh mục người sử dụng, danh mục vai trò, gán
vai trò sử dụng cho người sử dụng và phân quyền chức năng, báo cáo, nhóm chứng
từ cho từng vai trò.
Để vào chức năng này: Vào Menu Quản trị > Quản lý người dùng
Gồm có các phần
Người dùng : quản lý
danh sách những người
sử dụng phần mềm.
Vai trò : quản lý danh
sách các vai trò đối với
hệ thống phần mềm
Gán vai trò : phân vai
trò cho từng người sử
dụng
Phân quyền : phân
quyền trên chức năng
của mỗi vai trò
213
216
216
217
213HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.6.3.1 Người dùng
Quản lý người dùng
Cho phép thiết lập các biện pháp quản lý người dùng sử dụng phần mềm. Sử dụng
2 chức năng là thêm mới người dùng, hiệu chỉnh người dùng, xóa một đối tượng
trong danh sách người dùng.
Thêm mới người dùng
1. Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng. Màn hình phần mềm hiển thị:
2. Nhấn nút để thêm mới người dùng. Màn hình hiển thị dòng thêm
mới:
3. Nhập các thông tin cần thiết cho người dùng. Nhập trực tiếp vào lưới dữ liệu
214 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có thể đặt mật khẩu đăng nhập cho từng người sử dụng riêng biệt bằng cách:
Nhấp đôi chuột vào , sau đó phần mềm hiển thị
Người dùng nhập mật khẩu mới và xác nhận mật khẩu mới.
Cuối cùng nhấn nút để đồng ý đặt mật khẩu, nhấn nút
nếu không muốn lập mật khẩu
4. Nhấn nút để lưu lại thông tin vừa nhập
Hiệu chỉnh thông tin người dùng
1. Chọn một người dùng trong danh mục, dòng được chọn sẽ được bôi đậm
màu.
215HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Thay đổi thông tin người dùng vừa được chọn ngay trong lưới dữ liệu.
3. Nhấn nút để lưu lại thông tin vừa được thay đổi.
Xóa một đối tượng trong danh sách người dùng
1. Chọn một người dùng trong danh mục, dòng được chọn sẽ được bôi đậm
màu.
2. Nhấn nút để thực hiện xóa người dùng.
3. Phần mềm thông báo người dùng có muốn xóa người dùng đã chọn.
Chọn hoặc nhấn phím tắt N trên bàn phím đề đồng ý xóa dữ liệu.
Chọn hoặc nhấn phím tắt K trên bàn phím để không đồng ý xóa
dòng dữ liệu đó.
Nếu muốn xóa nhiều người dùng, sử dụng tổ hợp phím Shift hay Ctrl và
216 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
nút chuột trái để chọn nhiều đối tượng.
4.6.3.2 Vai trò
Quản lý vai trò
Cho phép người sử dụng quản lý vài trò sẽ được gán cho từng người dùng sử dụng
phần mềm. Thao tác sử dụng trong phần này tương tự như trong phần Quản lý
người dùng.
Mở tab vai trò bằng cách Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng > Vai trò
4.6.3.3 Gán vai trò
Quản lý Gán vai trò cho phép người sử dụng gán các vai trò cho từng người dùng
khi sử dụng phần mềm.
Cách thực hiện:
Mở tab gán vai trò bằng cách Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng >
Gán vai trò
213
217HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chọn một người dùng (nằm bên trái màn hình) trên lưới dữ liệu
Tích chọn vào từng vai trò (nằm bên phải màn hình) tương ứng với người dùng
đã được chọn.
Phần mềm sẽ tự động lưu những thay đổi khi người sử dụng chuyển qua các
màn hình quản lý khác hoặc đóng màn hình Quản lý người dùng .
4.6.3.4 Phân quyền
Cho phép người sử dụng phân quyền các chức năng của phần mềm cho từng vai
trò của người dùng khác nhau. Phân rõ quyền hạn sử dụng phần mềm ở từng mức
độ khác nhau, giúp cho việc quản lý nội bộ cũng như quản lý số liệu được khoa học
và hợp lý hơn. Tùy thuộc vào mô hình tổ chức kế toán thì từng doanh nghiệp có từng
mức độ phân quyền khác nhau.
Mở tab phân quyền: Vào menu Quản trị > Quản lý người dùng > Phân quyền
Thao tác sử dụng trong phần này tương tự như trong phần Gán vai trò . Với từng
vai trò được chọn thiết lập các chức năng được phép sử dụng như xem, sửa, xóa,
báo cáo...
212
216
218 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.6.4 Nhật kí sử dụng
Chức năng này cho phép người dùng theo dõi nhật ký sử dụng phần mềm theo thời
gian bao gồm thời gian, người dùng, phân hệ, thao tác và đối tượng sử dụng. Vào
menu Quản trị > Nhật kí sử dụng
Sau khi kích hoạt chức năng từ menu Quản trị, dữ liệu hiển thị sau khi màn hình
219HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
kích hoạt là dữ liệu nhật kí gần nhất. Người dùng sẽ bắt đầu xem thông tin về
nhật ký sử dụng thông qua các thao tác cơ bản sau:
1. Chọn vào mục "Xem theo thời gian" để thay đổi thời gian muốn theo dõi.
2. Nhấn nút để bắt đầu theo dõi nhật ký sử dụng phần mềm.
Ngoài ra để xem nhật kí theo nhóm cột thì thực hiện kéo thả đầu mục cột cần xếp
nhóm vào vùng được hướng dẫn.
Muốn trở lại dạng xem ban đầu thì thực hiện kéo thả ngược lại
4.6.5 Mở khóa sổ
Chức năng này cho phép mở khóa sổ đối với kỳ kế toán đã bị khóa sổ. Nên phân
quyền sử dụng chức năng này nhằm đảm bảo tính an toàn dữ liệu( người dùng đăng
nhập trái phép để sửa số liệu đã khóa sổ)
Cách mở khóa sổ: Vào menu Quản trị > Mở khóa sổ
220 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.6.6 Kì kế toán
Kỳ kế toán: phần mềm hỗ trợ lập kỳ kế toán theo thời gian bất kỳ (tháng, quý,
sáu tháng, năm), thời gian của các kỳ kế toán có thể khác nhau cho phép thay
đổi khi yêu cầu quản lý hoặc hoạt động doanh nghiệp cần theo đổi.
Việc phân chia thành các kỳ kế toán giúp cho việc quản lý sổ sách, kết chuyển,
khóa sổ được thuận lợi và rõ ràng.
Các chứng từ khi được nhập vào phần mềm đều thuộc kỳ kế toán nhất định
căn cứ vào ngày ghi sổ của chứng từ.
Khi đăng nhập, phần mềm xác định căn cứ vào Ngày làm việc để xác định kỳ
kế toán đang sử dụng và hiển thị ở thanh trạng thái. Để xem số liệu kế toán ở
các kỳ kế toán khác nhau, thực hiện thay đổi Ngày làm việc.
Chức năng này cho phép quản lý các kỳ kế toán, thực hiện khóa sổ, mở sổ đối
với mỗi kỳ kế toán.
Mở màn hình xem Kì kế toán bằng cách: Vào menu Quản trị > Kì kế toán
221HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Thông tin một kỳ kế toán: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái khóa sổ.
Thực hiện thêm kì kế toán khi có nhu cầu, bằng cách nhấn nút , lưu ý
thời gian trong 1 kì khi thêm phải phù hợp với kì kế toán (tháng, quý, năm) đã
thiết lập từ khi cài đặt.
Lưu ý: Đối với kỳ kế toán đã có
chứng từ phát sinh thì không thể xóa
hoặc điều chỉnh lại ngày bắt đầu và
ngày kết thúc
222 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.6.7 Hồ sơ đơn vị
Chức năng này cho phép nhập thông tin về đơn vị đang sử dụng. Đối với phần mềm
sử dụng cho nhiều đơn vị thì hồ sơ đơn vị là đơn vị đang đăng nhập (hiển thị dưới
thanh trạng thái).
Để mở chức năng hồ sơ đơn vị: Vào Menu Quản trị > Hồ sơ đơn vị
Màn hình hồ sơ đơn vị gồm 3 phần:
1.Hồ sơ
Nhập các thông tin chung như: Tên đơn vị chủ quản, Tên đơn vị, Tên viết tắt, Địa
chỉ, Mã số thuế, Slogan, Loại hình hoạt động, Lĩnh vực hoạt động, Ghi chú...
223HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Nhân sự
Nhập các thông tin chung như: Chức danh, Họ tên cho từng chức vụ. Sau đó
chọn chức năng có in tên trên báo cáo hay không.
3. Liên hệ
Nhập các thông tin chung như: Số điện thoại, Số Fax, Email, Website... Các
thông tin này sẽ được lên trên các báo cáo khi nộp cho cơ quan bên ngoài nếu
224 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
có yêu cầu.
Cuối cùng, sau khi hoàn tất các bước thiết lập như trên thì nhấn nút để lưu
lại hồ sơ đơn vị.
4.6.8 Thông số
Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các thông số phần mềm.
Để thiết lập thông số có hiệu lực yêu cầu phải khởi động lại phần mềm.
4.6.8.1 Hệ thống
Chức năng này cho phép thiết lập các thông số hệ thống như số chữ số thập phân,
thư mục sao lưu dữ liệu...
Để mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Thông số > Hệ thống
225HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cách thực hiện
1. Nhập các thông tin về Số chữ số thập phân, Số chữ số thập phân của tỷ lệ %.
Mục đích: Định dạng số chữ số thập phân cho giá trị số lượng, đơn vị tính, tỷ giá.
2. Tùy chọn các thông tin về quá trình Thực hiện hoặc Tùy chọn sao lưu.
3. Nhập thư mục sao lưu dữ liệu.
Mục đích: phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu. Ngoài ra khi gặp sự cố và cài
đặt lại, không cần chức năng Phục hồi dữ liệu chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ
liệu lại. Tức là chỉ cần thực hiện tìm lại file dữ liệu đã được sao lưu trước đó
và sử dụng lại phần mềm như trước không cần phải phục hồi dữ liệu.
Những bước trên đã được thiết lập khi cài đặt phần mềm. Nếu người dùng
muốn thay đổi thì vào chức năng này.
4. Chọn ghi nhật kí sử dụng và chọn thời gian tự động xóa nhật kí: khi chọn chức
năng này phần mềm sẽ tự động lưu nhật kí các thao tác của người sử dụng phần
mềm theo thời gian.
Người dùng nên sao lưu các tập tin theo định dạng: Mã đơn vị - Năm -
Tháng - Ngày. Ví dụ: TONY-2008-11-20.tbk.
56
183
226 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn khác
(ghi vào CD,usb).
Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thư
mục tại máy chủ.
4.6.8.2 Kế toán
Chức năng này cho phép thiết lập các thông số kế toán như đơn vị tiền tệ mặc định,
phương pháp tính giá xuất kho, các tùy chọn khi hập chứng từ...
Để mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Thông số > Kế toán
227HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bấm vào ô "Mở ra để sửa" để mở màn hình thông số kế toán. Màn hình hiển thị:
228 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Gồm có các lựa chọn như sau:
1. Kỳ kế toán đầu tiên: chọn trong danh mục kỳ kế toán. Để xác định kỳ kế toán
đầu tiên, phải xác định chứng từ phát sinh bắt đầu nhập từ vào phần mềm là
ngày nào, ngày của chứng từ nằm trong kỳ kế toán đầu tiên.
2. Đơn vị tiền tệ hạch toán: Mặc định là tiền Đồng Việt Nam.
3. Có hạch toán theo ngoại tệ: nếu muốn theo dõi số liệu theo ngoại tệ. Màn hình
nhập chứng từ trước và sau khi chọn Có hạch toán ngoại tệ
229HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4. Chu kì phát sinh số chứng từ: Thiết lập khoảng thời gian để chứng từ tự động
đánh số phát sinh lại. Đây cũng là khoảng thời gian chứng từ phát sinh được
đánh số lại khi chọn chức năng đánh lại số chứng từ.
5. Tự động sao chép nội dung của chứng từ đến diễn giải của định khoản: phần
mềm sẽ tự động sao chép phần nội dung của chứng từ vào diễn giải của định
khoản, giúp cho việc nhập liệu trở nên nhanh hơn.
6. Bắt buộc nhập số seri của hóa đơn: bắt buộc người sử dụng phải nhập số
seri của hóa đơn khi nhập hóa đơn. Nên chọn chức năng này để tránh việc nhập
sót số seri hóa đơn, giúp cho việc kê khai thuế được nhanh chóng và dễ dàng
hơn
7. Bắt buộc nhập số hóa đơn: bắt buộc người sử dụng phải nhập số hóa đơn khi
nhập hóa đơn. Tương tự như chức năng bắt buộc nhập số seri hóa đơn thì
người dùng cũng nên chọn chức năng này.
230 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
8. Tùy chọn mức độ cảnh báo khi tổng số tiền chứng từ khác tổng tiền ở định
khoản: đặt mức cảnh báo (không làm gì, cảnh báo, không cho lưu) khi tổng số
tiền chứng từ khác tổng tiền ở định khoản.
9. Tùy chọn mức độ cảnh báo khi số tiền thuế ở định khoản khác với số tiền thuế
ở hóa đơn: đặt mức cảnh báo (không làm gì, cảnh báo, không cho lưu) khi số
tiền thuế ở định khoản khác với số tiền thuế ở hóa đơn.
10.Phương pháp tính giá xuất kho: chọn phương pháp tính giá xuất kho.
Chú ý: nếu doanh nghiệp có phương pháp tính giá xuất kho là LIFO hay
FIFO thì chọn ở mục này là Đích danh
11. Chọn chỉ tiêu sắp xếp hóa đơn GTGT: theo ngày hóa đơn hay số hóa đơn
12. Chọn khoảng thời gian phát sinh chứng từ ghi sổ.
13. Thiết lập in tên người giao dịch (nhân tiền, giao hàng...) khi in chứng từ hay
không.
14. Thiết lập có in kèm tên người giao dịch trên báo cáo hay không
15. Xem chế độ báo cáo: theo quyết định 15 hay quyết định 48 của Bộ tài chính
Sau khi thực hiện các thiết lập trên nhấn nút để lưu lại, cuối cùng khởi
231HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
động lại phần mềm trước khi sử dụng.
4.6.9 Thiết lập nhóm chứng từ
Chức năng này cho phép thiết lập số ký hiệu, các giá trị mặc định cho phần nội dung
và tài khoản mặc định cho mỗi nhóm chứng từ khi thực hiện thêm mới một chứng từ
của nhóm chứng từ tương ứng.
Mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Thiết lập nhóm chứng từ
232 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tùy theo đặc thù hạch toán người dùng có thể thiết lập các nhóm chứng từ sao
cho hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian lập chứng từ, đề phòng sai sót khi nhập sai...
Các nội dung thiết lập gồm có:
Kí hiệu: do phần mềm mặc định sẵn, người dùng không nên sửa.
Nợ/Có mặc định: với một số tài khoản có tài khoản Nợ/Có không đổi trong tất
cả các định khoản thì thiết lập mục này giúp cho việc nhập chứng từ được
nhanh hơn. Khi mở chứng từ thì tài khoản đó sẽ được mặc định số tài khoản
đã được thiết lập, người dùng không mất thời gian để nhập lại.
Nhập nội dung mặc định: nếu có nội dụng không đổi cho tất cả chứng từ thì nên
thiết lập mục này
Tên hóa đơn HH-DV mua vào/bán ra: thiết lập tên hóa đơn mặc định sẵn
Cuối cùng để lưu lại những thiết lập nhấn nút
Lưu ý: Để bỏ chọn tài khoản đã nhập
nhấn Ctrl+ Delete
4.6.10 Cập nhật
Chức năng này cho phép Công ty phần mềm T.O.N.Y thực hiện nâng cấp, sửa lỗi
phần mềm thông qua việc gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp. Khi có sự thay đổi
thông tư, chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, hay nâng cấp các tính năng
mới trong hệ thống phần mềm, công ty sẽ thông báo với những doanh nghiệp đang
sử dụng sản phẩm để các doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật các thông tư, chế
độ mới.
Mở chức năng này bằng cách: Vào menu Quản trị > Cập nhật.
233HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Thực hiện việc cập nhật, nâng cấp phiên bản mới bằng cách:
Công ty sẽ gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp.
Người dùng mở chức năng Cập nhật sau đó chọn đường dẫn tới tập tin nâng
cấp đã được gửi tới. phần mềm sẽ tự động làm việc
Cuối cùng khởi động lại phần mềm
4.6.11 Bảo trì dữ liệu
Mở chức năng này phần mềm sẽ tự động tiến hành bảo trì dữ liệu. Khi phần mềm
hoạt động chậm ( do số lượng chứng từ nhập vào lớn...) thì chọn chức năng này sẽ
làm cho phần mềm hoạt động nhanh hơn.
Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ
không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất
nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần
nên thực hiện chức năng bảo trì dữ liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh
dấu xoá ra khỏi chương trình.
Vào menu Quản trị > Bảo trì dữ liệu
234 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.6.12 Tạo đơn vị mới
Chức năng này cho phép tạo thêm đơn vị mới trên cùng tập tin dữ liệu đang sử
dụng (một tập tin dữ liệu chứa nhiều hệ thống sổ sách khác nhau và độc lập).
Thực hiện theo trình tự các bước sau:
Mở chức năng tạo đơn vị mới:
Vào menu Quản trị > Tạo đơn vị mới
235HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Màn hình hiển thị Thông tin đơn vị như hình 2. Sau đó thực hiện việc nhập đơn
vị mới tương như thiết lập thông tin ban đầu của doanh nghiệp tại mục khởi tạo
mới
Sau khi tạo mới đơn vị thành công, phần mềm hiển thị thông báo:
Chọn nút hay phím tắt N trên bàn phím
Khi chạy lại phần mềm, tại màn hình đăng nhập, người sử dụng phải chọn mã
50
236 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
đơn vị đăng nhập - mã đơn vị người dùng muốn làm việc
4.6.13 Phục hồi dữ liệu
Chức năng này nhằm phục hồi dữ liệu sau khi dữ liệu phần mềm bị mất.
Mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Phục hồi dữ liệu
Sau đó tiến hành các bước như hướng dẫn phục hồi dữ liệu khi khởi tạo tập tin
dữ liệu
4.6.14 Chia tách đơn vị
Chức năng này thực hiện chia tách các đơn vị trong một tập tin dữ liệu có nhiều đơn
vị, thành một tập tin với các đơn vị được chọn. Mỗi đơn vị được chọn sẽ được lưu
lại tại một tập tin khác.
Để mở chức năng này: Vào menu Quản trị > Chia tách đơn vị. Màn hình xuất hiện:
56
237HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Quản trị
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Nhấn nút để tiếp tục. Sau đó chọn tập tin dữ liệu ban đầu ( tập tin
chứa thông tin của nhiều công ty).
Bước tiếp theo chọn đơn vị được tách dữ liệu ra và nhấn nút
238 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chọn đường dẫn tới thư mục sẽ lưu tập tin dữ liệu mới, sau đó đặt tên dữ liệu
mới. Để tiếp tục nhấn nút .
Màn hình hiển thị hoàn thành chia tách đơn vị như hình 4. Để kế thúc nhấn
Như vậy theo như ví dụ trên thì tập tin dữ liệu ban đầu gồm 2 đơn vị là công ty
Tony và công ty Abc được lưu tại tập tin DULIEUPM. Sau khi thực hiện chia tách
đơn vị như trên thì dữ liệu của công ty Tony được chia tách và lưu thành 1 tập tin
riêng là dulieutony
4.7 Công cụ
Menu này gồm những công cụ giúp cho việc tổng hợp số liệu cuối kì cũng những
thiết lập để báo cáo tài chính, trình bày số liệu và những công cụ tiện ích như: thiết
lập xuất kho giá vốn, lập dự toán giá thành...
Gồm có các phần
Tổng hợp số liệu cuối kì
239
239HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chứng từ ghi sổ
Thiết lập tự động xuất
kho giá vốn
Lập dự toán giá thành
Thiết lập báo cáo tài
chính
4.7.1 Tổng hợp số liệu cuối kì
Cuối mỗi kỳ kế toán, thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ để: cập nhật đơn giá xuất
kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ, trích khấu hao tài sản, thực hiện các bút
toán kết chuyển, khóa sổ, chuyển số dư sang kỳ sau. Có thể thực hiện chức năng
này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, không nhất thiết đợi đến cuối kỳ. phần
mềm chỉ tổng hợp số liệu của kì kế toán đang mở vì thế muốn tổng hợp số liệu kì kế
toán nào thì phải điều chình kì kế toán tương ứng.
Mở chức năng này: Vào menu Công cụ > Tổng hợp số liệu cuối kì
250
253
255
256
240 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Các tùy chọn kết chuyển gồm có:
1. Tính đơn giá bình quân cuối kì
2. Khấu hao, phân bổ chi phí, kết chuyển lãi lỗ: chức năng này nhằm định nghĩa
241HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
khấu hao, phân bổ chi phí trả trước trong kì (chọn nếu doanh nghiệp có tài sản cố
định và chi phí trả trước), kết chuyển lãi lỗ (định nghĩa các tỷ lệ phân bổ)
3. Kết chuyển sang kì sau: chọn chức năng này nhằm sao chép các định nghiac
kết chuyển của kì này sang kì sau
Sau khi thiết lập các tùy chọn kết chuyển nhấn nút lần lượt nhấn các
nút tiếp theo để đi qua các màn hình:
Định nghĩa khấu hao TSCĐ
Định nghĩa phân bổ chi phí trả trước
Lập các tỷ lệ phân bổ
Định nghĩa kết chuyển tài khoản
Sau khi thiết lập tại các màn hình, để chuyển sang màn hình kế tiếp nhấn nút
Cuối cùng để hoàn thành việc tổng hợp số liệu cuối kì nhấn nút
4.7.1.1 Tính đơn giá bình quân cuối kì
Mở chức năng tổng hợp số liệu cuối kì. Mục chọn các chức năng tính đơn giá bình
quân cuối kì hiển thị:
244
244
244
248
242 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
1.Phát sinh tự động xuất kho giá vốn
Khi chọn chức năng này phần mềm tự động phát sinh định khoản xuất kho giá
vốn. Ví dụ: Khi bán hàng hóa thu tiền ngay định khoản:
a) Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111/ Có TK 511
b) Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 156
Thì định khoản b sẽ được phần mềm tự động thực hiện. Khi bán hàng người
dùng chỉ nhập định khoản a.
Muốn phần mềm thực hiện chức năng này người dùng phải thiết lập tự động xuất
kho giá vốn nhằm định nghĩa các bút toán phản ánh doanh thu và xuất kho giá
vốn tương ứng. Mặc dù sau khi thiết lập tự động xuất kho giá vốn, với mỗi định
khoản doanh thu phần mềm sẽ tự động phát sinh các định khoản giá vốn tương
ứng. Vậy chức năng này có tác dụng khi đầu kì người dùng chưa thiết lập tự
đông xuất kho giá vốn nên với mỗi nghiệp vụ doanh thu phần mềm không phát
sinh tự động xuất kho giá vốn hoặc trong trường hợp người dùng đã xóa định
khoản xuất kho giá vốn. Ngoài ra chức năng này còn có tác dụng ra soát lại tất
cả các nghiệp vụ phát sinh giá vốn tương ứng với doanh thu trong kì.
Lưu ý: Nếu người dùng đã nhập định khoản phản ánh giá vốn trực tiếp
khi có định khoản phát sinh doanh thu thì không được chọn chức năng này vì
sẽ dẫn tới hiện tượng trùng chứng từ (1 chứng từ do người dùng nhập, 1
chứng từ do phần mềm tự động nhập)
2. Chức năng cập nhật đơn giá xuất kho
Chọn các nhóm chừng từ xuất kho, khi thực hiện phần mềm sẽ tự động tính và
cập nhật lại đơn giá cho các phiếu xuất kho.
Khi thiết lập các thông số của phần mềm, người dùng sẽ chọn phương pháp tính
giá xuất kho cho doanh nghiệp mình.
Với những phương pháp xuất kho như: Bình quân cuối kì, bình quân thời điểm,
FIFO khi nhập định khoản chỉ nhập số lượng thì tại bước này khi chọn cập nhật
chứng từ theo đơn giá xuất kho thì tất cả các chứng từ được chọn sẽ được cập
253
243HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
nhật giá theo như phương pháp đã chọn.
Trong mỗi định khoản liên quan đến xuất kho thì phần mềm sẽ tự động tính theo
giá xuất kho theo phương pháp đã chọn. Tuy nhiên, có những trường hợp người
dùng nhập sót hóa đơn xuất ra, hóa đơn nhập vào dẫn tới việc phần mềm tính
giá xuất kho bị sai (Ví dụ: người dùng chọn phương pháp tính giá xuất kho là bình
quân thời điểm, việc nhập sót hóa đơn nhập vào xuất ra sẽ dẫn tới đơn giá xuất
kho bình quân khi phần mềm tự động tính khác với đơn giá thực tế xảy ra ( sau
khi nhập lại số hóa đơn bị sót). Vậy chức năng này sẽ cập nhật lại đơn giá cho
các phiếu xuất kho, tính lại toàn bộ các phiếu xuất kho đã chọn theo phương
pháp tính giá xuất kho đã chọn.
Người dùng cần chọn chức năng này khi có các nghiệp vụ liên quan đến xuất
kho. Chọn các phiếu xuất kho thực sự phát sinh hoặc có thể chọn tất cả các
phiếu xuất kho
Tùy theo khai báo phương pháp tính giá xuất kho mà lựa chọn này có những thay
đổi riêng. Ví dụ nếu khai báo phương pháp tính giá xuất kho là bình quân thời
điểm thì mục này là: Cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân thời
điểm. Nếu khai báo phương pháp tính giá xuất kho là bình quân cuối kì thì mục
này là: Cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kì.
Phần mềm hỗ trợ các phương pháp xuất kho :
Bình quân thời điểm
Bình quân cuối kì
Thực tế đích danh
Nhập trước xuất trước (FIFO)
337
244 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.7.1.2 Khấu hao, phân bổ, kết chuyển lãi lỗ
Mở chức năng tổng hợp số liệu cuối kì. Mục chọn các chức năng tính đơn giá bình
quân cuối kì hiển thị:
5. Khấu hao tài sản cố định: phần mềm tự động phát sinh các định khoản khấu
hao.
Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút thì phần mềm sẽ xuất hiện
màn hình
Màn hình này chỉ ra định nghĩa khấu hao tài sản cố định như xác định tài khoản
chi phí (TK loại 6 hoặc TKH 154X) khi phân bổ khấu hao, số phần trăm phân bổ.
Các tài khoản chưa được định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người
dùng sử dụng các nút chức năng để định nghĩa
245HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
tài khoản phân bổ khấu hao (chọn tài khoản chi phí để nhập các khoản khấu hao
và tỷ lệ phần trăm phân bổ, nếu có). Có thể chọn chức năng
để sao chép các định nghĩa từ kì kế toán trước.
Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán khấu
hao như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại phân hệ Kế toán tự
động > Trích khấu hao tài sản cố định
6. Phân bổ chi phí trả trước: phần mềm tự động phân bổ chi phí trả trước. Cách
thức thực hiện và kết quả của chức năng này tương tự như chức năng khấu hao
tài sản cố định. Sau khi chọn chức năng này và nhấn nút phần mềm
sẽ xuất hiện:
246 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Màn hình này chỉ ra định nghĩa phân bổ chi phí trả trước như xác định tài khoản
chi phí nhận phân bổ các khoản trích trước, số phần trăm phân bổ. Các tài khoản
chưa được định nghĩa tài khoản phân bổ hiển thị màu đỏ. Người dùng sử dụng
các nút chức năng để định nghĩa tài khoản phân
bổ chi phí trả trước (chọn tài khoản chi phí phân bổ chi phí trả trước và phần trăm
phân bổ, nếu có). Có thể chọn chức năng để sao
chép các định nghĩa từ kì kế toán trước.
Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán phân
bổ như đã định nghĩa. Xem các bút toán tự động này tại phân hệ Kế toán tự động
> Phân bổ chi phí trả trước.
7. Thực hiện các bút toán kết chuyển
7.1 Khấu trừ thuế GTGT: Chức năng này nhằm thực hiện bút toán tư động khấu
trừ thuế GTGT cuối kì. Thực hiện định khoản Nợ Tk 3331/Có TK1331. Lưu ý: Chỉ
làm bút toán kết chuyển VAT được khấu trừ khi có phát sinh doanh thu. Tháng
nào không có doanh thu thì treo nợ TK133, khi có doanh thu mới kết chuyển
Xem các bút toán tự động khi thực hiện chức năng này tại phân hệ Kế toán tự
động > Bút toán kết chuyển
7.2 Định nghĩa tỷ lệ phân bổ
Chức năng này nhằm lập các tỷ lệ phân bổ dùng để thực hiện kết chuyển, phân
247HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
bổ giữa các tài khoản. Ví dụ khi muốn thiết lập phần trăm kết chuyển chi phí
(nhân công, nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung) sang tài khoản chi phí sản
xuất kinh doanh dở dang với 1 tỷ lệ phần trăm hoàn thành theo từng công đoạn
sản xuất. Ví dụ hình dưới thể hiện sản phẩm ở công đoạn 1 chỉ hoàn thành 70%,
sản phẩm ở công đoạn 2 hoàn thành 81%, sản phẩm ở công đoạn 3 hoàn thành
100%. Nên thiết lập phần trăm tỷ lệ phân bổ giữa các tài khoản kết chuyển chi
phí tương ứng với mức hoàn thành theo từng công đoạn như bên dưới. Chức
năng này có liên quan đến phần định nghĩa kết chuyển tài khoản
8. Chức năng khóa sổ kì kế toán
Khi chọn chức năng này, phần mềm sẽ tự động khóa sổ kì kế toán đã chọn.
Người dùng nên xem xét kĩ lại tất cả các số liệu của kì kế toán trước khi chọn
chức năng này bởi vì sau khi chọn chức năng này thì sổ kế toán sẽ bị khóa,
không sửa được số liệu.
Kì kế toán đã bị khóa sẽ hiển thị dưới dạng dòng chữ đỏ.
phần mềm có chức năng mở khóa sổ kì kế toán nhằm sửa lại kì kế toán, nếu
cần( nên phân quyền sử dụng chức năng này cho người có trách nhiệm nhằm
bảo đảm tính an toàn của dữ liệu)
248
219
248 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.7.1.3 Định nghĩa kết chuyển tài khoản
Chức năng này cho phép định nghĩa các bút toán tự động kết chuyển vào cuối kỳ kế
toán, như kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi
phí dở dang, kết chuyển lãi lỗ, ...
Các định nghĩa bút toán này chỉ có hiệu lực cho từng kỳ kế toán do vậy mỗi kỳ phải
định nghĩa lại.
1. Khi thực hiện kết chuyển tài khoản tại kì kế toán đầu tiên, phần mềm sẽ tự
động định nghĩa các bút toán kết chuyển, người dùng tùy theo yêu cầu doanh
nghiệp có thể sửa lại nếu cần.
2. Tài khoản nguồn là tài khoản bắt đầu, tài khoản được chuyển số liệu qua,
không phân biệt định khoản Nợ/ Có
Tài khoản đích là tài khoản kết thúc việc kết chuyển, tài khoản nhận số liệu, không
249HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
phân biệt định khoản Nợ/ Có
Mỗi tài khoản nguồn có thể kết chuyển đến 1 hoặc nhiều tài khoản đích.
3. Lưu ý thứ tự thực hiện các bút toán theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: phải thực hiện
kết chuyển từ tài khoản chi phí, doanh thu trước khi kết chuyển lãi lỗ 911 qua
421. Bằng cách đặt thứ tự thực hiện tại tài khoản nguồn, bút toán có số thứ tự
nhỏ sẽ thực hiện trước. phần mềm tự động điền mỗi mã tài khoản cách nhau 5
đơn vị để người dùng có thể tuy ý thêm các bút toán vào nếu cần, tuy nhiên cần
tuân thủ nguyên tắc thực hiện theo thự tự tăng dần.
4. Phần mềm cho phép thực hiện các loại kết chuyển:
Kết chuyển bình thường: kết chuyển hết, hoặc theo phần trăm số liệu của tài
khoản nguồn tới tài khoản đích (hoặc theo phần trăm của mã kết chuyển đã
chọn ở phần trước)
Không thực hiện: không thực hiện bút toán kết chuyển này
Theo phát sinh của tài khoản: kết chuyển số dư theo phần trăm phát sinh của
tài khoản khác ( theo dõi cùng một đối tượng). Ví dụ muốn phân bổ chi phí sản
xuất chung theo số phát sinh của chi phí nguyên vật liệu tại từng phân xưởng.
Thì tại mục này sẽ định nghĩa tài khoản nguồn là chi phí sản xuất chung (627
hoặc 1547), tài khoản đích là tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
(154 hoặc 1548). Sau đó chọn loại kết chuyển là theo số phát sinh của tài
khoản, chọn tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (622 hoặc 1541). Lưu ý
là tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và tài khoản chi phí sản xuất kinh
doanh dở dang được thiết lập là cùng theo dõi theo cùng một đối tượng là
theo từng phân xưởng.
Như vậy sau khi thiết lập thì số liệu từ tài khoản chi phí sản xuất chung được kết
chuyển qua tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo tỷ lệ phát sinh chi
phí nguyên vật liệu tại từng phân xưởng.
250 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5. Tính năng hỗ trợ: nhấn nút Sao chép từ kỳ kế toán trước để sao chép các định
nghĩa bút toán từ kỳ trước sang kỳ hiện tại.
6. Tính năng phát sinh định nghĩa cho phép người dùng sử dụng lại định nghĩa
mặc định của phần mềm
Các bút toán kết chuyển cuối kì được liệt kê tại phần hướng dẫn theo
nghiệp vụ - kế toán tự động
4.7.2 Chứng từ ghi sổ
Thực hiện phát sinh các sổ chứng từ ghi sổ từ số liệu phát sinh trong kỳ và định
nghĩa các sổ chứng từ ghi sổ.
Mở chức năng này: Vào menu Công cụ > Chứng từ ghi sổ
370
251HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Để tiếp tục nhấn nút
252 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Thực hiện thêm danh sách sổ bằng cách nhấn nút
Sau khi thêm danh sách sổ. Chọn 1 sổ trong danh sách và thực hiện thêm cặp
TK . Thực hiện tuần tự cho hết danh sách sổ.
Hoặc có thể chọn từ các định khoản phát sinh.
Sau đó nhấn nút
253HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
phần mềm tự động phát sinh chi tiết mỗi sổ dựa trên số phát sinh trong kỳ kế
toán.
Người sử dụng có thể sửa đổi số liệu đã phát sinh.
Cuối cùng nhấn nút để đóng màn hình
Để xem chứng từ ghi sổ Vào chức năng Báo cáo > Chứng từ ghi sổ
4.7.3 Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
Công cụ này sử dụng để thiết lập các bước để phần mềm tự động xuất kho giá vốn
khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng.
Mở công cụ này bằng cách: Vào menu Công cụ > Thiết lập tự động xuất kho giá
vốn
Người dùng phải thiết lập tất cả những nghiệp vụ doanh thu có phát sinh giá vốn tại
đơn vị, như vậy phần mềm mới tự động phát sinh tất cả các nghiệp vụ xuất kho giá
vốn diễn ra tại đơn vị.
Bằng cách nhấn nút phần mềm sẽ xuất hiện dòng số liệu định nghĩa. Với
từng dòng phải thiết lập tài khoản doanh thu tương ứng với đó là tài khoản giá vốn,
tài khoản hàng hóa (155,156,152...) và chọn nhóm chứng từ tương ứng.
259
254 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Kết quả khi thực hiện định nghĩa.
1.Ví dụ khi xảy ra nghiệp vụ phát sinh doanh thu bán hàng hóa:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 33311
2. Sau khi lưu chứng từ phản ánh doanh thu hàng hóa phần mềm hiển thị thông
báo:
255HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
3.Tiếp tục mở phân hệ kế toán quản lý kho, phần mềm sẽ hiển thị bút toán tự
động như đã cài đặt
Nợ TK 632/ Có TK 156
4.7.4 Lập dự toán giá thành
Công cụ này giúp cho người sử dụng lập dự toán giá thành nếu có nhu cầu. Giá
thành được lập được theo dõi theo từng hợp đồng. Để mở công cụ này ta thực
hiện: Vào tab Công cụ > Lập dự toán giá thành
256 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Dự toán giá thành theo lập cho từng tháng và theo từng hợp đồng. Để thêm đối
tượng nhấn nút sau đó muốn thêm hợp đồng thì nhấn phím F3. Tiếp
tục thực hiện nhập số liệu dự toán vào lưới dữ liệu. Cuối cùng để lưu lại nhấn nút
4.7.5 Thiết lập báo cáo tài chính
Công cụ này cho phép thiết lập các báo cáo tài chính, thêm báo cáo, thay đổi các chỉ
tiêu, định nghĩa lại cách tính cho từng dòng chỉ tiêu của BCTC. Đặc điểm này giúp
cho người sử dụng có thể thay đổi tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp hoặc khi quy
định về báo cáo tài chính có sự thay đổi.
Việc lập báo cáo tài chính luôn phụ thuộc vào hệ thống tài khoản sử dụng và phương
pháp hạch toán áp dụng tại đơn vị. Trường hợp hệ thống tài khoản có bổ sung thêm
các tài khoản mới thì có thể phải điều chỉnh lại công thức tổng hợp số liệu của các
báo cáo tài chính
Để mở công cụ này Vào Menu Công cụ > Thiết lập báo cáo tài chính
257HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Người dùng có thể sử dụng các nút chức năng Thêm, Xóa, Thêm nục số liệu,
xóa mục số liệu để có thể sửa lại báo cáo tài chính theo đặc thù doanh nghiệp
mình. Các định nghĩa cho chỉ tiêu gồm có:
Theo số dư tài khoản: Số liệu trên báo cáo được lấy từ số dư bên Nợ/Có của
tài khoản chọn
Theo số phát sinh tài khoản: Số liệu trên báo cáo được lấy từ số phát sinh bên
Nợ/ Có của tài khoản chọn
Theo số phát sinh cặp tài khoản: Số liệu được lấy từ số kết chuyển của cặp tài
258 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
khoản được chọn
Theo công thức: Số liệu được lấy theo công thức người dùng thiết lập
Tùy theo mỗi báo cáo hay đặc trưng của từng chỉ tiêu để người dùng có thể thiết
lập báo cáo tài chính đúng với chuẩn mực kế toán và phù hợp với đặc thù doanh
nghiệp mình.
Ví dụ thêm chỉ tiêu số dư bên Nợ của tài khoản 1548 vào mục Hàng tồn kho (mã
số 141) trên bảng cân đối kế toán.
Bước 1: Chọn tên Báo cáo cần định nghĩa lại: Bảng cân đối kế toán
Bước 2: Chọn chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 141).
Bước 3: Vào mục định nghĩa cho chỉ tiêu. Chọn Theo số dư tài khoản
Bước 4: Nhấn nút <Thêm mục số liệu>.
Bước 5: Chọn số dư bên Nợ cuối kì theo đối tượng tài khoản 1548
Bước 6: Nhấn nút <Lưu> để lưu lại thông tin vừa thiết lập
Các định nghĩa báo cáo tài chính được liệt kê tại hướng dẫn theo nghiệp vụ -
259HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Công cụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Báo cáo tài chính gồm có:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kình doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp)
4.8 Báo cáo
Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất
dữ liệu. Hầu hết các báo cáo đều giống nhau về cách thao tác và hình thức tương
đối giống nhau, do vậy người sử dụng có thể tham khảo 1 cách thực hiện như
hướng dẫn.
Gồm có các phần
Hướng dẫn chung về
xem báo cáo
Hướng dẫn lập báo cáo
thuế
Hướng dẫn lập báo cáo
tài chính
In gộp chứng từ theo
ngày
Danh mục và thông số
4.8.1 Hướng dẫn chung về xem báo cáo
Bước 1:
Mở chức mở chức năng báo cáo: Từ màn hình nhập chứng từ chọn tab Báo
375
388
390
398
259
262
265
267
268
260 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
cáo (nằm trong tab Bàn làm việc)
Bước 2:
Trong danh mục báo cáo chọn báo cáo loại báo cáo cần xem. Sử dụng các nút
để đóng hoặc mở những nhóm danh mục báo cáo. phần mềm có đầy đủ các
báo cáo thường gặp, và bổ sung 2 hệ thống báo cáo theo 2 hình thức sổ kế toán
là Chứng từ ghi sổ và Nhật kí chung.
Phần mềm có các báo cáo theo dõi kèm theo 2 đối tượng: Ví dụ Sổ chi tiết vật
liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa có thể theo dõi 2 đối tượng là hàng hóa và kho
hàng (nếu chọn tài khoản theo dõi là 156)
Chọn loại sổ cần xem bằng cách nhấp chuột vào dòng chứa tên báo cáo đó
Bước 3:
Chọn thời gian xem báo cáo. Tùy theo mục đích sử dụng để chọn khung thời
gian phù hợp, chọn ngày, tháng, năm cụ thể hoặc khoảng thời gian từ ngày, từ
tháng, từ năm...
261HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 4:
Chọn tài khoản liên quan đến báo cáo. Tùy theo tên báo cáo cần xem để chọn tài
khoản xem phù hợp. Ví dụ sổ chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...) thì chọn tài
khoản 15X phù hợp. Nếu mở sổ tiền gửi thì chọn tài khoản cần xem là 112...
Để xem chi tiết từng đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi tiết và nhập
tên từng đối tượng theo dõi.
Nếu muốn xem chi tiết tất cả các đối tượng thì chọn những loại sổ theo dõi chi
tiết và không chọn tên đối tượng theo dõi.
Ví dụ: Muốn theo dõi chi tiết hàng hóa 0 tại kho hàng 1 thì chọn:
Muốn theo dõi chi tiết hàng hóa 0 ở tất cả các kho hàng thì chọn:
Muốn theo dõi chi tiết tất cả các hàng hóa ở kho hàng 0 thì chọn:
262 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Lưu ý: muốn bỏ chọn đối tượng thì
nhấn Ctrl + Delete
Bước 5:
Chọn các nút chức năng
Chọn in ngang: báo cáo sẽ được in dưới dạng ngang của khổ giấy
Chọn in dọc: báo cáo sẽ được in theo dạng dọc của khổ giấy
Chọn : nếu muốn xem báo cáo trước khi in
Chọn : nếu muốn in trực tiếp báo báo
4.8.2 Hướng dẫn lập báo cáo thuế
Chủ đề này hướng dẫn thực hiện kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng và cách
xuất ra phần mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch
Bước 1:
Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo thuế
263HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 2:
Chọn báo cáo thuế
Với những số liệu từ tháng 6/2011 trở về trước thì chọn những tờ khai và bảng
kê theo thông tư 60/2007.
Với những số liệu từ tháng 7/2011 trở về sau thì chọn tờ khai thuế theo thông tư
28/2011
Bước 3:
Khi mở tờ khai thuế GTGT. Nếu người dùng đã nhập đầy đủ hóa đơn khi nhập
chứng từ thì khi mở tờ khai phần mềm đã tự động lên số liệu. Người dùng có thể
kiểm tra lại số hóa đơn tại các bảng kê.
264 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 4:
Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai để in phần mềm có mã vạch. Bằng cách:
265HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cài phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế ban hành (luôn cập nhật phiên
bản mới nhất)
Chọn nút , sau đó chọn đường dẫn tới đúng thư mục
với tên là mã số thuế của doanh nghiệp mình (khi cài phần mềm HTKK đã
được cài sẵn)
Phần mềm hiển thị thông báo
Sau khi nhấn nút thì mở phần mềm HTKK, phần mềm đã tự động
xuất số liệu qua.
Cuối cùng thực hiện in chứng từ như hướng dẫn tại phần mềm HTKK
4.8.3 Hướng dẫn lập báo cáo tài chính
Chủ đề này hướng dẫn thực hiện Lập báo cáo tài chính hàng kì và cách xuất ra phần
mềm hỗ trợ kê khai để in báo cáo có mã vạch.
Bước 1:
Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo tài chính
266 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 2:
Chọn loại báo cáo tài chính cần làm việc
Bước 3:
Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai với những báo cáo: Bảng cân đối kế toán,
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp.
Cách thức thực hiện tương tự như xuất dữ liệu qua HTKK với báo cáo thuế.
Với những báo cáo còn lại thì bỏ qua bước này
Bước 4:
Thực hiện xem/in báo cáo bằng cách nhấn nút ngay trên phần mềm
Với những báo cáo xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai thì xem hay in báo cáo
thực hiện như hướng dẫn trong phần mềm HTKK
262
267HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.8.4 In gộp chứng từ theo ngày
Đối với những chứng từ phát sinh với số lượng lớn như phiếu thu hay phiếu chi,
phần mềm có chức năng in gộp chứng từ theo ngày, nội dung của chứng từ là tổng
số tiền thu, chi trong ngày ghi sổ, phần mềm tự động tính tổng tiền và in ra từng
phiếu tương ứng theo ngày ghi sổ chứng từ.
Cách thức thực hiện như sau:
Vào Tab Bàn làm việc > Báo cáo > In gộp chứng từ theo ngày
Chọn Loại báo cáo là phiếu thu 1 liên hay phiếu chi 1 liên.
Sau đó thực hiện các bước điền thông tin chứng từ cần xem/in
268 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.8.5 Danh mục và thông số
Chủ đề này hướng dẫn người dùng in danh mục các đối tượng kế toán đã được
thiết lập và gửi các thông số kế toán tới công ty TONY
Để thực hiện chức năng này
Mở tab Bàn làm việc > Báo cáo > Danh mục và thông số
Sau khi mở chức năng Danh mục. Chọn loại đối tượng trong danh mục cần xem rồi
thực hiện các thao tác tương tự như xem báo cáo( không chọn thời gian và định
khoản)
269HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Báo cáo
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
4.9 Các chức năng khác
Ngoài các chức năng cơ bản như trên, phần mềm còn có một số chức năng trợ giúp
người sử dụng như: xem nhanh số dư tài khoản,xem bảng cân đối, trợ giúp của
phần mềm....
Gồm có các phần
Cửa sổ
Trợ giúp
Xem số dư
Xem bảng cân
đối
270
270
271
272
270 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
4.9.1 Cửa sổ
Chức năng này cho phép người dùng chọn cách sắp xếp các cửa sổ đang làm việc.
Phần mềm có thể cho phép người dùng sắp xếp các của sổ làm việc dưới dạng:
Tab, xếp hàng dọc, hàng ngang hay xếp chồng lên nhau. Cách sử dụng chức năng
này như sau: Mở menu Cửa sổ trên thanh công cụ, đánh chọn hoặc bỏ chọn vào
cách sắp xếp tương ứng.
4.9.2 Trợ giúp
Chức năng này nhằm hỗ trợ người dùng cần được trợ giúp. Công ty có nhiều cách
thức trợ giúp người sử dụng tùy theo mức độ của vấn đề khách hàng gặp phải.
Gồm có các cách hỗ trợ như: xem bản hướng dẫn sử dụng, bản hướng dẫn sử
dụng trực tuyến, hỗ trợ phần mềm từ xa thông qua internet...Cách vào chức năng
này: Vào menu Trợ giúp, sau đó chọn các mục tướng ứng cần sử dụng
Hướng dẫn sử dụng: bản hướng dẫn sử dụng chi tiết các chức năng của phần
mềm và hướng dẫn thực hiện một số nghiệp vụ thường gặp.
271HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Các chức năng khác
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hỗ trợ từ xa: Thông qua phần mềm hỗ trợ từ xa Teamviewer thì nhân viên hỗ
trợ sử dụng của TONY sẽ đăng nhập và sử dụng máy tính của người dùng từ
xa (trong giới hạn cho phép), từ đó giải quyết nhanh vấn đề người dùng đang
gặp phải.
Nâng cấp phần mềm: Khi có phiên bản mới thì phần mềm sẽ tự tìm phiên bản
nâng cấp và tự động nâng cấp phần mềm.
Đăng kí mua phần mềm: Sau khi sử dụng thử phần mềm, để đăng kí mua phần
mềm người dùng chọn chức năng này để có thể liên hệ với nhà cung cấp.
Liên hệ, góp ý: Để liên hệ hay gửi những góp ý tới công ty TONY.
Website Công ty: tới nhanh website của công ty.
Thông tin về phần mềm.
4.9.3 Xem số dư
Chức năng này giúp người dùng có thể xem nhanh số dư của tài khoản theo từng
đối tượng tại một thời điểm cụ thể hay trong một khoảng thời gian cụ thể.
Vào menu Xem số dư màn hình hiển thị:
272 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Cách sử dụng
Chọn tài khoản cần xem, nếu tài khoản theo dõi theo đối tượng thì phải chọn
thêm đối tượng theo dõi
Chọn thời gian muốn xem số dư
Nhấn nút
phần mềm sẽ hiển thị số dư Nợ/ Có và số phát sinh Nợ/ Có trong khoảng thời
gian đã chọn
4.9.4 Xem bảng cân đối
Để xem nhanh bảng cân đối kế toán người dụng mở chức năng Bảng cân đối.
273HƯỚNG DẪN THEO CHỨC NĂNG: Các chức năng khác
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cách xem bảng cân đối:
Chọn khoảng thời gian muốn xem
Sau đó nhấn nút để lấy lại dữ liệu cần xem
Để hiển thị tất cả các tài khoản con hay tất cả các đối tượng tài khoản theo dõi
thì tich vào ô: Hiển thị tất cả
Chọn nút để kết xuất bảng cân đối dưới dạng Excel
Phần
V
275HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5 HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ
Chủ đề này hướng dẫn người dùng cách thức sử dụng phần mềm theo từng nghiệp
vụ kế toán cụ thể.
Gồm có các phần
Kế toán tiền mặt
Kế toán tiền gửi
Kế toán tiền vay
Kế toán bán hàng và cung
cập dịch vụ
Kế toán quản lý kho
Kế toán tài sản cố định
Kế toán tổng hợp
Kế toán tự động
Báo cáo tài chính
Hướng dẫn kê khai một số biểu mẫu
thuế
5.1 Kế toán tiền mặt
Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 "tiền mặt" số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền
mặt.
Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân kí quỹ, kí cược tại doanh
nghiệp được hạch toán như các tài sản bằng tiền khác của đơn vị.
Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có Phiếu thu, phiếu Chi có đầy đủ chữ kí
của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của
chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính
kèm.
275
287
300
307
336
349
366
370
375
400
276 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Kế toán tiền mặt của doanh nghiệp có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi
chép hàng ngày liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt,
ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ sau mỗi lần nhập xuất quỹ vào cuối mỗi ngày.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý, nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải
kiểm kê số tồn tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền
mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác minh nguyên
nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
5.1.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ thu chi, phải có các thông tin liên quan: nhân viên thực
hiện, người nhận tiền/nộp tiền, thông tin về đối tượng khách hàng. Thực hiện khai
báo các thông tin sau:
Danh mục nhân viên
Toàn bộ danh sách nhân viên trong Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ kế toán tiền
mặt.
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Khai báo các thông tin của nhân viên như: mã nhân viên, tên nhân viên, ghi chú
khác...
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao
dịch liên quan đến Đơn vị.
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm khách hàng
hay nhà cung cấp
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng. Khi khai
báo danh mục khách hàng cần khai báo mã KH, tên KH, mã số thuế, địa chỉ, số
tài khoản ngân hàng, số điện thoại, fax...
277HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
5.1.2 Lập chứng từ phát sinh
Áp dụng nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ vì thế các nghiệp
vụ kế toán liên quan đến tiền mặt đều được nhập tại phân hệ kế toán tiền mặt, phần
mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các phân hệ kế toán liên quan.
Các bước thực hiện nhập chứng từ mới được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác
khi thêm mới chứng từ trong mục hướng dẫn theo chức năng
Kế toán tiền
mặt
Phiếu chi Dùng cho các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt
Phiếu thu Dùng cho các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt
5.1.2.1 Lập phiếu thu
Các nghiệp vụ lập phiếu thu:
ST
T
Nội dung Hạch toán
1 Thu tiền bán sản phẩm,
hàng hóa, dịch vụ
Nợ TK 111: Tiền mặt( tổng giá thanh toán)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nôp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ (chưa thuế)
2 Khi phát sinh các khoản
doanh thu hoạt động tài
chính, các khoản thu
nhập khác thuộc đối
Nợ TK 111: Tiền mặt ( tổng tiền thu được)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
(chưa thuế)
192
143
278 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
ST
T
Nội dung Hạch toán
tượng chịu thuế GTGT
tính thuế theo phương
pháp khấu trừ(như lãi
đầu tư ngắn hạn, dài
hạn, thu về thanh lý ,
nhượng bán tài sản...)
Có TK 711: Thu nhập khác (chưa thuế)
3 Rút tiền gửi ngân hàng
về nhập quỹ tiền mặt, vay
ngắn hạn, dài hạn
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Có TK 311, 341: Số tiền vay ngắn hạn, dài hạn
4 Thu hồi các khoản nợ
phải thu
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 136: Phải thu nội bộ
Có TK 138: Phải thu khác
Có TK 141: Tạm ứng
5 Thu hồi các khoản đầu tư
ngắn hạn, dài hạn, các
khoản kí quỹ, kí cược
hoặc thu hồi các khoản
cho vay
Nợ TK 111: Tiền mặt (1111, 1112)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Số lỗ khi khi thu hồi
các khoản đầu tư tài chính)
Có TK 121, 138, 244, 221
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
6 Các khoản kiểm kê tiền
mặt thừa chưa rõ nguyên
nhân
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
7 Khi nhận được vốn góp Nợ TK 111: Tiền mặt
279HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ST
T
Nội dung Hạch toán
bằng tiền mặt Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Các bước để lập chứng từ:
Ví dụ với nghiệp vụ:
Ngày 14/09/2011 bán hàng thu tiền mặt của Công ty TNHH Xuân Anh (VAT:10%)
Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 5.800.000 (đ/chiếc)
Theo hoá đơn GTGT số: 0075492; ký hiệu: 04AC/11P
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Phiếu thu
(những nghiệp vụ hạch toán Nợ TK 111). Từ đó với nghiệp vụ này chọn Phân hệ
kế toán tiền mặt chọn chứng từ phiếu thu.
280 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3: phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
tin chứng từ.
Bước 4: Sang tab Hóa đơn để nhập hóa đơn bán ra cho nghiệp vụ. Do nghiệp
vụ có phát sinh hóa hơn bán ra
Bước 5: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
Bước 6: In phiếu thu và phiếu xuất kho bằng cách chọn phiếu tương ứng và nhấn
nút
281HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Sau khi nhấn nút Lưu, phần mềm hiển thị thông báo đã thực hiện xuất kho tự
động (như đã cài đặt tại mục thiết lập tự động xuất kho giá vốn)253
282 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Vào phân hệ chứng từ Quản lý kho chọn chứng từ Xuất bán hàng thương mại để
xem bút toán xuất kho giá vốn (phần mềm tự động xuất kho giá vốn tương ứng
với số hàng đã bán)
5.1.2.2 Lập phiếu chi
STT Nội dung Hạch toán
1 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài
khoản tại ngân hàng
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 111: Tiền mặt
2 Xuất quỹ tiền mặt mua chứng
khoản ngắn hạn, dài hạn hoặc
đầu tư vào công ty con
Nợ TK 121, 221 (2212, 2213, 2218)
Có TK 111: Tiền mặt
283HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán
3 Xuất quỹ tiền mặt chi cho hoạt
động đầu tư XDCB
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở đang
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Tiền mặt
4 Xuất quỹ tiền mặt đem đi kí
quỹ kí cược
Nợ TK 1388: Phải thu khác (Chi tiết: cầm cố
kí quỹ kí cược ngắn hạn)
Nợ TK 244: Kí quỹ kí cược dài hạn
Có 111: Tiền mặt
5 Xuất quỹ tiền mặt đưa tài sản
cố định vào sử dụng ngay
Nợ TK 211: Tài sản cố định( giá mua chưa
có thuế)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Tiền mặt (Tổng giá thanh
toán)
6 Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên
liệu, vật liệu, công cụ, hàng
hóa về nhập kho để dùng vào
sản xuất kinh doanh
Nợ TK 152,153,156,157
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
7 Xuất quỹ tiền mặt mua hàng
hóa về nhập kho (kế toán
hàng tồn kho theo phương
pháp kiểm kê định kì)
Nợ TK 611: Mua hàng (giá chưa thuế)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
8 Xuất quỹ tiền mặt thanh toán
các khoản nợ phải trả
Nợ TK 311,315,331,333,334,338
Có TK 111: Tổng giá phải trả
9 Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên
liệu vật liệu sử dụng ngay cho
Nợ TK 154,642...
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
284 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán
hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 111: Tổng giá thanh toán
10 Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho
hoạt động tài chính và hoạt
động khác
Nợ TK 635,811
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111: Tổng giá phải trả
11 Các khoản phát hiện thiếu quỹ
tiền mặt chưa xác định được
nguyên nhân
Nợ TK 1381: Phải thu khác
Có TK 111: Tiền mặt
Các bước để lập chứng từ:
Ví dụ với nghiệp vụ: Ngày 2/12/2008 rút quỹ tiền mặt gửi tiền vào ngân hàng (tài
khoản tiền gửi tại ngân hàng ABC) số tiền 1.000.000 đồng do nhân viên A đi
thực hiện giao dịch
285HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Phiếu chi
(những nghiệp vụ hạch toán Có TK 111). Từ đó với nghiệp vụ này người dùng sẽ
chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền mặt và chứng từ cần nhập là Phiếu chi.
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3: phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
tin chứng từ.
Bước 4: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
Bước 5: Nhấn nút để in phiếu chi
5.1.3 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ tiền mặt:
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Ngoài ra có thể xem thêm tại Sổ chi tiết tài khoản
286 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 111
Bước 4: Nhấn nút
Cách xem Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
287HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền mặt
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )
5.2 Kế toán tiền gửi
Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 - " Tiền gửi ngân hàng" là các Giấy báo Có,
báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan.
Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với
chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn
vị với số liệu trên chứng từ gốc của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân
hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng chưa xác định được
nguyên nhân thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giáy báo Có, báo Nợ
hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có), ghi vào bên nợ TK 138"Phải thu khác"(
nếu số liệu kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338" Phải
trả khác" (nếu số liệu kế toán nhỏ hơn số liệu ngân hàng). Sang tháng sau tiếp tục
259
288 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
kiểm tra đối chiếu xác minh rõ nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
5.2.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ về tiền gửi, phải có các thông tin liên quan danh mục tài
khoản ngân hàng, khách hàng, nhân viên.
Danh mục nhân viên
Toàn bộ danh sách nhân viên trong Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ kế toán tiền
gửi
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao
dịch liên quan đến Đơn vị.
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm khách hàng
hay nhà cung cấp
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục tài khoản ngân hàng
Danh mục các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp
Chọn thực đơn Danh mục > Tài khoản ngân hàng để tiến hành nhập danh mục
tài khoản ngân hàng.
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
5.2.2 Lập chứng từ phát sinh
Áp dụng nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ vì thế các nghiệp
vụ kế toán liên quan đến tiền gửi trừ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được
nhập tại phân hệ kế toán tiền gửi, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các
phân hệ kế toán liên quan.
192
289HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Các bước thực hiện nhập chứng từ mới được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác
khi thêm mới chứng từ trong mục hướng dẫn theo chức năng
Kế toán tiền
gửi
Giấy báo Nợ Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền gửi
ngân hàng trừ nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền
mặt
Giấy báo Có Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền gửi
ngân hàng trừ nghiệp vụ chi tiền mặt gửi tiền vào tài khoản
ngân hàng
5.2.2.1 Giấy báo Nợ
ST
T
Nội dung Hạch toán
1 Chuyển tiền gửi ngân hàng
đem đi kí quỹ kí cược ngắn
hạn, dài hạn
Nợ TK 1388: Phải thu khác (Chi tiết: cầm
cố kí quỹ kí cược ngắn hạn)
Nợ TK 244: Kí quỹ kí cược dài hạn
Có TK112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết
theo từng tài khoản ngân hàng)
2 Chuyển tiền gửi ngân hàng
mua chứng khoản ngắn hạn,
dài hạn hoặc đầu tư vào công
ty con
Nợ TK 121, 221 (2212, 2213, 2218)
Có TK112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết
theo từng tài khoản ngân hàng)
143
290 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
ST
T
Nội dung Hạch toán
3 Trả vốn góp, trả cổ tức, lợi
nhuận cho các bên góp vốn,
chi các quỹ khen thưởng phúc
lợi... bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Nợ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết
theo từng tài khoản ngân hàng)
4 Thanh toán các khoản giảm
gíá hàng bán,chiết khấu
thương mại, hàng bán bị trả
lại cho người mua bằng
chuyển khoản
Nợ TK 521: Các khoản giảm trừ doanh
thu
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (tổng
giá thanh toán)
5 Trả tiền mua TSCĐ, BĐS đầu
tư, đầu tư dài hạn, chi phí đầu
tư XDCB dùng cho sản xuất
kinh doanh bằng chuyển
khoản
Nợ TK 211,217,221,241...
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (tổng
giá thanh toán)
6 Trả tiền mua vật tư, hàng hóa
về nhập kho dùng cho hoạt
động sản xuất kinh doanh
bằng chuyển khoản, ủy nhiệm
chi hoặc séc (kế toán hàng
tồn kho theo phương pháp kê
khai thường xuyên)
Nợ TK 152,153,156,157
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (tổng
giá thanh toán)
291HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ST
T
Nội dung Hạch toán
7 Trả tiền mua vật tư, hàng hóa
về nhập kho dùng cho hoạt
động sản xuất kinh doanh
bằng chuyển khoản, ủy nhiệm
chi hoặc séc (kế toán hàng
tồn kho theo phương pháp
kiểm kê định kì)
Nợ TK 611: Mua hàng (giá chưa thuế)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng( tổng
giá thanh toán)
8 Chi bằng tiền gửi ngân hàng
các liên quan đến các khoản
chi phí sử dụng máy thi công,
chi phí sản xuất chung, chi phí
quản lý doanh nghiệp, chi phí
tài chính và chi phí khác
Nợ TK 154 Chi phí SXKD dở dang
(hoặc TK631: Giá thành SX)
Nợ TK 642: Chi phí quản lý KD
(6421,6422)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
(1331)
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng( tổng
giá thanh toán)
9 Chi tiền gửi trả các khoản vay
ngắn hạn, dài hạn
Nợ TK 311,341,315
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
292 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Các bước để lập chứng từ:
Ví dụ với nghiệp vụ: Ngày 15/05/2011 chuyển tiền gửi tiền vào ngân hàng (tài
khoản tiền gửi tại ngân hàng ABC) số tiền 35.640.000 đồng thanh toán tiền hàng
cho công ty Khánh Nam khi mua lô hàng nhập kho theo hóa đơn GTGT số
0015645 ký hiệu NK/11P
Điện thoại Samsung B500; ĐG: 2.000.000; SL:7
Điện thoại NOKIA X1; ĐG:2.300.000; SL:8
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Giấy báo Nợ
(những nghiệp vụ hạch toán Có TK 112). Từ đó với nghiệp vụ này người dùng sẽ
chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền gửi và chứng từ cần nhập là Giấy báo Nợ
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3: phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
293HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
tin chứng từ.
Bước 4: Sang tab Hóa đơn nhập thông tin hóa đơn (Do có phát sinh hóa đơn
GTGT đầu vào).
Bước 5: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
294 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.2.2.2 Giấy báo Có
ST
T
Nội dung Hạch toán
1 Nhận tiền khách
hàng ứng trước
hoặc khi khách
hàng trả nợ bằng
chuyển khoản
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 131: Phải thu khách hàng
2 Thu hồi các khoản
tiền kí quỹ kí cược
bằng tiền gửi ngân
hàng
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 138: Phải thu khác
Có TK 244: Kí quỹ kí cược dài hạn
3 Nhận góp vốn liên
doanh, góp vốn cổ
phần do các thành
viên góp vốn
chuyển đến bằng
chuyển khoản
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
4 Nhận kí quỹ,kí
cược bằng tiền gửi
ngân hàng
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 3414: Nhận kí quỹ, kí cược dài hạn
Có TK 338: Nhận kí quỹ, kí cược ngắn hạn
(3386)
295HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ST
T
Nội dung Hạch toán
5 Thu hồi các khoản
đầu tư tài chính
ngắn hạn bằng
chuyển khoản
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Số lỗ khi khi thu hồi
các khoản đầu tư tài chính)
Có TK 121: Đầu tư tài chính ngắn hạn(giá vốn)
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính(Lãi)
6 Thu tiền bán sản
phẩm sản phẩm
hàng hóa, cung cấp
dịch vụ hoặc thu
hoạt động tài chính,
hoạt đông khác
bằng chuyển khoản
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ (chưa bao gồm thuế)
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
(chưa bao gồm thuế)
Có TK 711: Thu nhập khác (chưa bao gồm
thuế)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)
7 Thu lãi tiền gửi
ngân hàng
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
8 Vay tiền để nhập
quỹ tiền gửi ngân
hàng
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo
từng tài khoản)
Có TK 311,341
296 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Các bước để lập chứng từ:
Ví dụ với nghiệp vụ:
Ngày 17/06/2011, công ty TNHH Hoa Thị chuyển khoản thanh toán tiền hàng số
tiền còn nợ: 2.000.000 đồng qua tài khoản ngân hàng ABC
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Giấy báo Có
(những nghiệp vụ hạch toán Nợ TK 112). Từ đó với nghiệp vụ này chọn Phân hệ
kế toán tiền gửi chọn chứng từ Giấy báo Có.
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3. phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
tin chứng từ.
Bước 4: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
297HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Với một số tài khoản theo dõi theo đối tượng thì cần chọn chi tiết đối tượng khi
nhập chứng từ. Nếu đối tượng đã được nhập trong danh mục thì chọn trực tiếp
đối tượng. Nếu đối tượng chưa được nhập thì tiền hành thêm mới đối tượng
bằng cách nhấn phím . Sau đó tiến hành nhập thông tin đối tượng
khách hàng. Cuối cùng nhấn nút . Lúc này đối tượng khách hàng đã
được nhập vào danh mục, thực hiện chọn đối tượng khách hàng thực hiện
nghiệp vụ.
298 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.2.3 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tiền gửi:
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ tiền gửi ngân hàng (1 tài khoản ngân hàng)
Ngoài ra có thể xem thêm tại Sổ chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết tài khoản 1 đối
tượng ( theo dõi cho 1 tài khoản ngân hàng)
299HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền gửi
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 112. Sau đó nhập tài khoản ngân hàng cần
xem, nếu muốn xem số liệu của tất cả các tài khoản ngân hàng thì bỏ chọn mục
này.
Bước 4: Nhấn nút
Mẫu báo cáo xem chi tiết số dư tại nhiều tài khoản ngân hàng
300 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )
5.3 Kế toán tiền vay
Kế toán tiền vay phải theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả (gốc
và lãi vay), số tiền còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay.
Với các khoản vay dài hạn, cuối mỗi niên độ kế toán doanh nghiệp phải tính toán và
lập kế hoạch vay dài hạn, đồng thời xác định các khoản vay dài hạn đến hạn trả
trong niên độ kế toán tiếp theo để theo dõi và có kế hoạch chi trả. Phải tổ chức hạch
toán chi tiết theo từng đối tượng cho vay và khế ước vay.
259
301HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền vay
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5.3.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ về tiền vay, phải có các thông tin liên quan danh mục
khách hàng, nhân viên, khế ước vay.
Danh mục nhân viên
Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch vay tiền
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp, người cho vay, ngân
hàng) có phát sinh giao dịch vay tiền.
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm người cho vay,
ngân hàng...
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục khế ước vay
Chọn thực đơn Danh mục > khế ước vay để tiến hành nhập danh mục khế ước
vay
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
5.3.2 Lập chứng từ phát sinh
Kế toán tiền
vay
Vay tiền Dùng cho các nghiệp vụ vay tiền không thu về tiền mặt hay tiền
gửi ví dụ như dùng trực tiếp khoản tiền vay trả nợ nhà cung cấp
hay nghiệp vụ vay để mua hàng hóa
Trả tiền vay Dùng cho các nghiệp vụ trả tiền vay không bằng tiền mặt hay
192
302 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
tiền gửi ví dụ như trả khoản vay bằng hiện vật, hàng hóa...
5.3.2.1 Đi vay
STT Nội dung Hạch toán
1 Vay tiền để mua vật tư hàng
hóa
Nợ TK 152,153,156: (Giá chưa có thuế
GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 311: Vay ngắn hạn (Tổng số tiền
vay)
Có TK 3411: Vay dài hạn
2 Khi có hợp đồng mua bán
bằng hình thức thư tín dụng,
DN vay tiền ngân hàng để mở
thư tín dụng
Nợ TK 138: Phải thu khác
Có TK 311: Vay ngắn hạn (Tổng số tiền
vay)
Có TK 3411: Vay dài hạn
3 Vay tiền để thanh toán nợ
người bán, nợ dài hạn đến
hạn trả, nợ vay dài hạn
Nợ TK 331,315,341
Có TK 311: Vay ngắn hạn (Tổng số tiền
vay)
4 Vay dài hạn để mua sắm
TSCĐ dùng cho hoạt động
SXKD
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ (chưa bao
gồm thuế)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3411: Vay dài hạn
5 Vay dài hạn để thanh toán đầu
tư XDCB
Nợ TK 241: Xây dựng CB dở dang (giá
mua sắm, xây dựng chưa có thuế)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3411: Vay dài hạn
303HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền vay
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán
6 Vay dài hạn để thanh toán nợ
cho người bán, người nhận
thầu về XDCB
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
Có TK 3411: Vay dài hạn
7 Vay dài hạn để ứng vốn cho
người nhận thấu XDCB
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán (Xác
định như khoản ứng trước cho người nhận
thấu)
Có TK 3411: Vay dài hạn
8 Vay dài hạn để đầu tư vào
công ty liên kết, góp vốn liên
doanh, đầu tư cổ phiếu, trái
phiếu dài hạn
Nợ TK 221: Đầu tư dài hạn
(2211,2213,2218)
Có TK 3411: Vay dài hạn
Các bước để lập chứng từ:
304 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Ví dụ với nghiệp vụ: Ngày 16/05/2011 vay ngắn hạn ngân hàng ABC theo khế
ước số KH157 số tiền 15.000.000 đồng để thanh toán tiền mua hàng cho nhà
cung cấp công ty Phú Mỹ
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Đi vay
(những nghiệp vụ hạch toán Có TK 311,341). Từ đó với nghiệp vụ này người
dùng sẽ chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền vay và chứng từ cần nhập là đi
vay
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3: phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
tin chứng từ.
Bước 4: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
305HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền vay
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5.3.2.2 Trả tiền vay
STT Nội dung Hạch toán
1 Cuối kì kế toán năm, xác định
các khoản vay dài hạn đến
hạn trả của kì kế toán năm
tiếp theo
Nợ TK 341: Vay dài hạn
Có TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả
2 Trả tiền vay bằng hàng hóa,
tài sản...
Nợ TK 3411,311
Có TK 156,153, 211...
Các bước để lập chứng từ:
Ví dụ với nghiệp vụ: Cuối kì kế toán năm 2011, xác định khoản vay dài hạn đến
hạn trả của kì kế toán năm 2012 là 16.000.000 đồng
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
306 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
những ví dụ thường gặp về những ngiệp vụ cần nhập vào chứng từ Trả tiền vay
(những nghiệp vụ hạch toán Nợ TK 311,341. Từ đó với nghiệp vụ này người
dùng sẽ chọn Phân hệ hạch toán là kế toán tiền vay và chứng từ cần nhập là trả
tiền vay.
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3: Phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
tin chứng từ.
Bước 4: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
5.3.3 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tiền vay:
Sổ chi tiết tiền vay
Ngoài ra có thể xem thêm tại Sổ chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết tài khoản 1 đối
tượng ( theo dõi cho 1 tài khoản ngân hàng)
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
307HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tiền vay
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 311,341.
Bước 4: Nhấn nút
Sau đó nếu muốn xem chi tiết từng khế ước hay đối tượng cho vay thì nhập tên
khế ước hay đối tượng tương ứng. Nếu muốn xem tất cả đối tượng hay khế ước
trên thì bỏ chọn vào mục này.
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )
5.4 Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các
khoản đã được thu tiền hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và nghiệp vụ phát
sinh như bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, cung cấp dịch vụ cho khách hàng
bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán.
Tài khoản 511" Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" chỉ phản ánh doanh thu
của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp được
xác định là đã bán trong kì không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu tiền.
Đối với sản phẩm hàng hóa , dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu ghi nhận là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế
tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu)
Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hóa thì chỉ phản ánh doanh thu là số
tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư hàng hóa nhận gia
công.
Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng
hoa hồng thì ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là phần hoa hồng bán
hàng mà doanh nghiệp được hưởng.
Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp sẽ ghi
nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay và ghi nhận doanh thu chưa thực
259
308 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
hiện phần lãi tính trên khoản trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu
được xác định.
Những sản phẩm hàng hóa được xác định là đã bán nhưng vì lý do về chất lượng,
quy cách kỹ thuật...mà người mua từ chối thanh toán, gởi trả lại người bán hoặc yêu
cầu giảm giá và được DN cấp thuận; hoặc người mua mua hàng với số lượng lớn
được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được
theo dõi riêng trên các tài khoản 521 "Các khoản giảm trừ doanh thu", cuối kì kết
chuyển sang TK 511 để tính doanh thu thuần
Trường hợp trong kì doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và thu tiền bán hàng
nhưng đến cuối kì vẫn chưa giao hàng cho người mua thì giá trị số hàng này không
được xem là hàng đã bán trong kì và không được ghi vào tài khoản 511 "Doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch vụ" mà chỉ hạch toán vào bên Có TK 131 "Phải thu khách
hàng" về các khoản khách hàng ứng trước. Khi thực tế giao hàng cho người mua sẽ
hạch toán vào tài khoản 511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù
hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu
5.4.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ về bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải có các thông tin
liên quan danh mục khách hàng, nhân viên, hàng hóa, dịch vụ
Danh mục nhân viên
Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao
dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm khách hàng
hay nhà cung cấp
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.
309HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Danh mục hàng hóa
Nhập danh sách danh mục hàng hóa phát sinh trong giao dịch bán hàng
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm hàng hóa
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Hàng hóa > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách hàng hóa theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục dịch vụ
Nhập danh sách danh mục dịch vụ phát sinh trong giao dịch cung cấp dịch vụ
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm dịch vụ
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Dịch vụ > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách dịch vụ theo từng nhóm tương ứng.
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
5.4.2 Lập chứng từ phát sinh
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
Doanh thu bán
hàng hóa
Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng hóa không thu tiền ngay (tiền
mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho hàng hóa
Doanh thu bán
thành phẩm
Dùng cho các nghiệp vụ bán thành phẩm không thu tiền ngay
(tiền mặt hay tiền gửi). Tự động xuất kho thành phẩm
Doanh thu dịch
vụ
Dùng cho các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không thu tiền ngay (
tiền mặt hay tiền gửi)
Doanh thu khác Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoạt động tài
chính hay thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị nhưng không thu được bằng tiền (tiền mặt hay tiền
192
310 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
gửi)
phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán bán
hàng và cung cấp dịch vụ, các định khoản của kế toán bán hàng đại lý, kế toán
hoạt động gia công, kế toán doanh thu hoạt động tài chính, kế toán các khoản
giảm trừ doanh thu. Cấu trúc của phần liệt kê này là:
Nội dụng hạch toán: Nội dung của nghiệp vụ
Hạch toán: Chi tiết định khoản của nghiệp vụ
Phân hệ hạch toán: Hướng dẫn phân hệ hạch toán tương ứng theo nguyên tắc
ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ
Căn cứ vào hướng dẫn trên, tùy vào nội dung nghiệp vụ, theo hướng dẫn phân
hệ hạch toán người dùng chọn chứng từ nhập vào phù hợp sau đó thực hiện
hạch toán như hướng dẫn định khoản.
Hướng dẫn thêm mới chứng từ được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác khi
thêm mới chứng từ .
Ví dụ: Khi gặp nghiệp vụ ghi nhận doanh thu bán chịu sản phẩm hàng hóa như
sau: Ghi nhận doanh thu bán chịu hàng hóa cho công ty Phú Mỹ với chi tiết hàng
bán là 15 máy điện thoại SAMSUNG B500, ĐG:2.100.000 Đ, 17 máy điện thoại
NOKIA-7210 ,ĐG:2.500.000 Đ
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
1 Doanh thu bán
chịu sản phẩm
hàng hóa, cung
cấp dịch vụ cho
khách hàng
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nôp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (chưa thuế)
(5111,5112,5113,5118)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
Căn cứ vào nghiệp vụ và bảng hướng dẫn trên người dùng định khoản nghiệp vụ
này là(theo hướng dẫn tại cột hạch toán)
143
311HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Nợ TK 131(Chi tiết khách hàng công ty Phú Mỹ): 81.400.000
Có TK 5111( Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ): 74.000.000
Có TK 3331(Thuế GTGT phải nộp): 7.400.000
Tiếp tục vào phân hệ Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ chọn chứng từ cần
nhập là Doanh thu bán hàng hóa
312 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Với nghiệp vụ trên phần mềm sẽ tự động xuất kho giá vốn, có thể xem chi tiết
chứng từ xuất kho giá vốn tại phân hệ kế toán quản lý kho, chứng từ Xuất bán
hàng thương mại
5.4.2.1 Các định khoản thường gặp
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
1 Doanh thu bán
chịu sản phẩm
hàng hóa, cung
cấp dịch vụ cho
khách hàng
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nôp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (chưa thuế)
(5111,5112,5113,5118)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
2 Khi xuất sản phẩm
hàng hóa đổi lấy
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nôp
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
313HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
vật tư, hàng hóa,
TSCĐ khác
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ( chưa thuế)
(5111,5112)
Khi nhận vật tư
hàng hóa, TSCĐ
do trao đổi kế
toán phản ánh giá
trị vật tư, hàng
hóa,TSCĐ nhận
được do trao đổi.
Nợ TK 152,153,156,211...
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu
trừ
Có TK 131: Phải thu khách hàng
(Tổng giá thanh toán)
Kế toán quản lý
kho (nhập kho
tương ứng)
Trường hợp thu
thêm tiền do giá
trị hợp lý của vật
tư hàng hóa,
TSCĐ đưa đi trao
đổi lớn hơn giá trị
hợp lý của vật tư
hàng hóa,TSCĐ
nhận về
Nợ TK 111,112( số tiền đã thu thêm)
Có Tk 131: Phải thu của khách hàng
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
3 Khi bán hàng theo
phương thức trả
chậm trả góp , kế
toán phản ánh
doanh thu bán
hàng là giá bán
trả tiền ngay chưa
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (chưa thuế)
(5111,5112,5113,5118)
Có TK 3387: Daonh thu chưa thực
hiện (chênh lệch giữa số tiền theo giá
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
314 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
có thuế GTGT bán trả chậm trả góp với giá bán trả
tiền ngay và thuế GTGT)
Khi thu được tiền
bán hàng
Nợ TK 111,112
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
Định kì ghi nhận
lãi trả chậm, trả
góp
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực
hiện
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài
chính (lãi trả chậm, trả góp)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
(Doanh thu
khác)
4 Khi cho thuê hoạt
động TSCĐ và
cho thuê hoạt
động BĐS đầu tư,
kế toán phản ánh
doanh thu phải
phù hợp với dịch
vụ cho thuê đã
hoàn thành trong
từng kì là số tiền
cho thuê phải thu
từng kì
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (chưa thuế)
(5113,5118)
Có TK 3387: Daonh thu chưa thực
hiện (chênh lệch giữa số tiền theo giá
bán trả chậm trả góp với giá bán trả
tiền ngay và thuế GTGT)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
Khi nhận trước
tiền cho thuê hoạt
Nợ TK 111,112: Tổng số tiền nhận
trước
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
315HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
động trong nhiều
kì
Có TK 3387: Doanh thu chưa thực
hiện
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
gửi, hạch toán
tương ứng
Định kì kết chuyển
doanh thu của kì
kế toán
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực
hiện
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (chưa thuế)
(5113,5118)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
Số tiền phải trả lại
cho khách hàng vì
hợp đồng cho
thuê không thực
hiện tiếp hoặc
thời gian thực
hiện ngắn hơn
thời gian đã thu
tiền trước (nếu
có)
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực
hiện
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nôp
(số tiền trả lại cho bên thuê về thuế
GTGT của hoạt động cho thuê không
thực hiện được
Có TK 111,112: Tổng số tiền phải
trả
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng
5 Trường hợp sử
dụng hàng hóa
dịch vụ sử dụng
nội bộ, quảng
cáo, khuyến mãi.
(Đối với doanh
nghiệp đăng kí
nộp thuế theo
Nợ TK 154,631,642....Chí phí sản xuất
sản phẩm hoặc giá vốn hàng bán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ(chi tiết doanh thu
bán hàng nội bộ)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
316 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
phương pháp
khấu trừ thì doanh
thu sử dụng nội
bộ không tính thuế
GTGT)
Nếu trả lương cho
người lao động
bằng sản phẩm,
hàng hóa
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (chi tiết doanh thu
bán hàng nội bộ)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
6 Trường hợp sản
phẩm hàng hóa
được sử dụng để
biếu tặng
Nợ TK 431:Quỹ khen thưởng phúc lợi
(Tổng giá thanh toán)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (giá bán chưa có
thuế GTGT)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
7 Doanh thu từ các khoản trợ cấp trợ giá của Nhà nước cho doanh nghiệp
Trường hợp Nhà
nước thông báo
nhưng chưa cấp
tiền ngay, doanh
thu trợ cấp, trợ
giá
Nợ TK 333: Các khoản phải trả Nhà
nước (3339)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (5118)
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
Khi nhận tiền của
Ngân sách Nhà
Nợ TK 111,112
Có TK 333: Các khoản phải trả Nhà
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
317HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
nước thanh toán nước (3339) tương ứng
Trường hợp Nhà
nước trợ cấp trợ
giá bằng tiền ngay
cho doanh nghiệp
Nợ TK 111,112
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ (5118)
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng
8 Xác đinh thuế tiêu
thụ đặc biệt, thuế
xuất khẩu phải
nộp
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
5.4.2.2 Kế toán hàng bán đại lý
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
Bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
1 Tại đơn vị giao hàng đại lý
Khi xuất kho sản phẩm
hàng hóa giao cho đại lý
phải lập phiếu xuất kho
hàng gửi bán đại lý
Nợ TK 157: Hàng gửi đi
bán
Có TK 155,156...
Kế toán quản lý kho
(xuất kho tương
ứng)
Khi hàng hóa giao cho
các đại lý đã được bán.
Căn cứ vào bảng kê
hàng đã bán do các bên
nhận đại lý hưởng hoa
Nợ TK 111,112,131: Tổng
giá thanh toán
Có TK 3331: Thuế GTGT
phải nôp
Có TK 511: Doanh thu
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi, hạch
toán tương ứng.
Hoặc kế toán bán
hàng và cung cấp
dịch vụ(Chưa trả
318 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
hồng gửi về, kế toán lập
hóa đơn
bán hàng và cung cấp dịch
vụ (chưa thuế)
(5111,5112,5113,5118)
tiền)
Đồng thời phản ánh giá
vốn hàng bán ra
Nợ TK 632: Giá vốn hàng
bán
Có TK 157: Hàng gửi đi
bán
Kế toán quản lý kho
(xuất kho tương
ứng)
Số tiền hoa hồng phải trả
cho đơn vị nhận đại lý
Nợ TK 6421: Chí phí bán
hàng( Hoa hồng đại lý chưa
có thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT
được khấu trừ
Có TK 111,112,131
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi, hạch
toán tương ứng.
Hoặc kế toán bán
hàng và cung cấp
dịch vụ(Chưa trả
tiền)
2 Kế toán tại đơn vị nhận đại lý hưởng hoa hồng
Khi nhận hàng đại lý bán
đúng giá hưởng hoa
hồng, kế toán phản ánh
toàn bộ giá trị hàng hóa
nhận bán đại lý vào tài
khoản 003
Nợ TK 003: Hàng hóa nhận
bán hộ, nhận kí gửi kí cược
Kế toán tổng hơp
(Bút toán khác)
Khi xuất hàng bán hoặc
xuất trả lại hàng cho bên
giao hàng
Có TK 003: Hàng hóa nhận
bán hộ, nhận kí gửi kí cược
Kế toán tổng hơp
(Bút toán khác)
Khi xuất hàng bán nhận Nợ TK 111,112,131: Số Kế toán tiền mặt
319HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
đại lý, phải lập hóa đơn
GTGT hoặc hóa đơn bán
hàng thông thường theo
chế độ quy định. Căn cứ
vào hóa đơn đã được
lập và các chứng từ liên
quan kế toán phản ánh
số tiền bán hàng đại lý
phải trả cho bên giao
hàng
tiền thu được
Có TK 331:Phải trả cho
người bán
hoặc tiền gửi, hạch
toán tương ứng.
Hoặc kế toán bán
hàng và cung cấp
dịch vụ(Chưa trả
tiền)
Doanh thu hoa hồng bán
hàng đại lý được hưởng
Nợ TK 331: Phải trả cho
người bán
Có TK 511: Doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch
vụ
Có TK 3331(Thuế GTGT
phải nộp)
Kế toán bán hàng
và cung cấp dịch vụ
Khi trả tiền bán hàng đại
lý cho bên giao hàng
Nợ 331: Phải trả cho người
bán
Có TK 111,112
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi, hạch
toán tương ứng
Hướng dẫn nhập bút toán tại đơn vị nhận đại lý hưởng hoa hồng: Khi nhận hàng
đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, kế toán phản ánh toàn bộ giá trị hàng hóa
nhận bán đại lý vào tài khoản 003
Nợ TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi kí cược
Ví dụ: Ngày 12/12/2008 Đại lý B nhận hàng bán từ công ty A với số lượng hàng là
15 máy điện thoại LG 290.ĐG:2.900.000 VNĐ,16 máy LG-340 ĐG 2100.000 VNĐ.
320 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Đại lý B khi nhận được hàng phản ánh toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán vào tài
khoản 003. Cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Căn cứ vào nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc ưu tiên nhằm tránh trùng
chứng từ. Chọn chứng từ nhập vào phù hợp. Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn
với nghiệp vụ trên thì nhập vào chứng từ bút toán khác (phân hệ kế toán tổng
hợp). Từ đó với nghiệp vụ này người dùng sẽ chọn Phân hệ kế toán tổng hợp và
chứng từ cần nhập là Bút toán khác.
Bước 2: Sau khi đã chọn được phân hệ hạch toán và chứng từ cần nhập vào
phù hợp. Nhấn nút để thêm mới chứng từ.
Bước 3: phần mềm hiển thị màn hình nhập chứng từ. Thực hiện việc nhập thông
tin chứng từ (nhập thông tin định khoản ngoài bảng)
Bước 4: Nhấn nút để lưu lại chứng từ
321HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5.4.2.3 Kế toán hoạt động gia công hàng hóa
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
1 Tại đơn vị giao hàng để gia công
Khi xuất kho giao hàng
để gia công
Nợ TK 154: Chi phí sản
xuất kinh doanh dở dang
Có TK 152,156...
Kế toán quản lý kho
(xuất kho tương
ứng)
Chi phí gia công Nợ TK 154: Chi phí sản
xuất kinh doanh dở dang
Nợ TK 133: Thuế GTGT
được khấu trừ
Có TK 111,112,131
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi, hạch
toán tương ứng.
Hoặc kế toán quản
lý kho, nhập kho
(Chưa trả tiền)
Khi nhận lại hàng gia
công, chế biến hoàn
Nợ TK152,156
Có TK 154: Chi phí sản
Kế toán quản lý kho
(nhập kho tương
322 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
thành xuất kinh doanh dở dang ứng)
2 Kế toán tại đơn vị nhận hàng để gia công
Khi nhận hàng để gia
công kế toán phản ánh
toàn bộ giá trị hàng hóa
nhận gia công vào tài
khoản 002
Nợ TK 002: Vật tư hàng
hóa nhận gia công,giữ hộ
Kế toán tổng hợp
(Bút toán khác)
Khi xuất kho hàng để gia
công chế biến hoặc trả
lại đơn vị giao hàng gia
công
Có TK 002: Vật tư hàng
hóa nhận gia công,giữ hộ
Kế toán tổng hợp
(Bút toán khác)
Khi xác định doanh thu từ
số tiền gia công thực tế
được hưởng
Nợ TK 111,112,131: Số
tiền thu được
Có TK 511: Doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch
vụ
Có TK 3331:Thuế GTGT
phải nộp
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi, hạch
toán tương ứng.
Hoặc kế toán bán
hàng và cung cấp
dịch vụ(Chưa trả
tiền)
323HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5.4.2.4 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
1 Phản ánh doanh thu
cổ tức, lợi nhuận
được phát sinh trong
kì từ hoạt động đầu
tư
Nợ TK 111,112,138
Nợ TK 221: Đầu tư tài chính dài
hạn (cổ tức lợi nhuận được chia
bổ sung góp vốn liên doanh liên
kết và vốn đầu tư dài hạn khác)
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng. Nếu
chưa thu được
tiền thì hạch
toán vào doanh
thu bán hàng và
cũng cấp dịch
vụ
2 Hoạt động đầu tư chứng khoán
2.1 Khi mua chứng
khoán ngắn hạn, dài
hạn căn cứ vào chi
phí mua thực tế ghi
Nợ TK 121,221(2218)
Có TK 111,112,141
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng
Định kì tính lãi và thu
lãi trái phiếu, tín phiếu
hoặc nhận được
thông báo về cổ tức
hay lợi nhuận được
hưởng
Nợ TK 111,112,138: Trường hợp
nhận lãi bằng tiền
Nợ TK 121,221: Trường hợp dùng
cổ tức và lợi nhuận được chia để
bổ sung vốn góp
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng. Nếu
chưa thu được
tiền thì hạch
toán vào doanh
thu bán hàng và
cũng cấp dịch
vụ
324 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
2.2 Trường hợp nhận lãi
đầu tư bao gồm cả
khoản lãi đầu tư dồn
tích trước khi doanh
nghiệp mua lại khoản
đầu tư đó thì doanh
nghiệp phải phân bổ
số tiền lãi này, chỉ có
phần tiền lãi của các
kì mà doanh nghiệp
đã mua khoản đầu tư
này mới được ghi
nhận là doanh thu
hoạt động tài chính,
các khoản tiền lãi
dồn tích trước khi
doanh nghiệp mua lại
khoản đầu tư đó thì
ghi giảm giá trị của
chính khoản đầu tư
trái phiếu, cổ phiếu
đó.
Nợ TK 111,112 (Tổng số tiền lãi
thu được)
Có TK 121: Đầu tư tài chính ngắn
hạn (phần tiền lãi dồn tích trước khi
doanh nghiệp mua lại khoản đầu
tư)
Có TK 2213: Đầu tư vào công ty
liên kết (phần tiền lãi dồn tích trước
khi doanh nghiệp mua lại khoản
đầu tư)
Có TK 2218: Đầu tư tài chính
ngắn hạn khác (phần tiền lãi dồn
tích trước khi doanh nghiệp mua
lại khoản đầu tư)
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính (phần tiền lãi phát sinh
sau ngày doanh nghiệp mua khoản
đầu tư)
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
Định kì nhận lãi cổ
phiếu trái phiếu(nếu
có)
Nợ TK111,112: Số tiền nhận được
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
2.3 Khi chuyển nhượng Nợ 111,112: Giá thanh toán Kế toán tiền
325HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
đầu tư chứng khoán
ngắn hạn, dài hạn
căn cứ vào giá bán
chứng khoán ghi
Nợ Tk 635: CP tài chính (lỗ bán
chứng khoán)
Có TK 121: Đầu tư tài chính ngắn
hạn (giá vốn)
Có TK 2218: Đầu tư tài chính dài
hạn khác (giá vốn)
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
2.4 Thu hồi hoặc thanh
toán các loại đầu tư
ngắn hạn khi đáo hạn
Nợ TK 111,112: Tiền gửi ngân
hàng
Có TK 121:Đầu tư tài chính ngắn
hạn (giá vốn)
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính (số tiền lãi)
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng
3 Lãi cho vay trong kì
theo khế ước vay
Nợ TK138: Phải thu khác
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
4 Các khoản thu lãi tiền
gửi phát sinh trong kì
Nợ TK 112: Giá thanh toán
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính (số tiền lãi)
Kế toán tiền gửi
5 Số tiền chiết khấu
thanh toán (số tiền
chiết khấu thanh toán
được hưởng do
thanh toán tiền mua
hàng trước thời hạn
Nợ TK 331: Phải trả cho người
bán
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
326 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
được người bán
chấp thuận)
6 Định kì xác định và
kết chuyển doanh thu
tiền lãi trả chậm trả
góp trong kì
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực
hiện
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
7 Hàng kì xác định
doanh thu các khoản
cho vay hoặc mua
trái phiếu nhận lãi
trước
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực
hiện
Có TK 515: Doanh thu hoạt động
tài chính
Kế toán bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
5.4.2.5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại là khoản giảm trừ cho người mua khi sản lượng của
giao dịch đạt vượt một mức quy định. Tài khoản 521 dùng để phản ánh khoản
chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc thanh toán cho
người mua hàng do họ đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận
về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam
kết mua, bán hàng.
Kế toán khoản chiết khấu thương mại:
Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại người mua được
hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của
doanh nghiệp đã quy định.
327HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được
hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm vào giá
bán trên “Hóa đơn (GTGT)” hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trên hoá
đơn thể hiện rõ dòng ghi Chiết khấu thương mại mà khách hàng được hưởng.
Lần mua cuối cùng được xác định dựa trên hợp đồng kinh tế giữa các bên. Do
đó, trường hợp công ty và các đại lý ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó xác định
ngày 31/12 hàng năm là ngày xác định công nợ và thực hiện chiết khấu thì ngày
31/12 được coi là lần mua cuối cùng để thực hiện việc điều chỉnh giảm giá.
Bên bán hạch toán:
Đối với doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào hoá đơn
GTGT , kế toán phản ánh số chiết khấu thương mại:
Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp(33311)
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng..., kế toán
phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)
Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương
mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn
lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết
khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào Tài khoản 521.
Khi thanh tóan tiền cho khách hàng doanh nghiệp phải xuất hoá đơn chiết khấu
thương mại, lập phiếu chi tiền theo đúng quy định cho khách hàng. Căn cứ vào
hoá đơn GTGT(Đối với doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp khấu trừ)
hoặc hoá đơn bán hàng(Đối với doanh nghiệp nộp VAT theo phương pháp trực
tiếp), phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán bên bán ghi sổ theo bút
328 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
toán:
Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331(Nếu có)
Có TK 111,112
Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu
thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu
thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK
521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại. Và
ghi sổ theo các bút toán
Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
Phản ánh doanh thu (không hạch toán qua 521):
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511
Có TK 3331(Nếu có)
Bên bán phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng
khách hàng và từng loại hàng bán như: bán hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ.
Theo các trường hợp trên, bên mua sẽ hạch toán:
Nếu bên mua phân bổ được vào giá trị hàng hóa mua vào:
Nợ TK 156: Giá trị từng mặt hàng đã giảm theo tỷ lệ chiết khấu
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (Đối với doanh nghiệp nộp VAT
theo phương pháp khấu trừ)
Có TK 331: Giá trị đã giảm theo chiết khấu.
Nếu không thể phân bổ giá trị chiết khấu thương mại do hàng hoá đã xuất kho
hết….thì có thể phản ánh số chiết khấu thương mại được hưởng theo bút toán
Nợ TK 331,111,112...
329HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Có TK 152,153,156...
Trường hợp giá trị hàng hóa trên hóa đơn bán hàng nhỏ hơn khoản chiết khấu
thương mại thì được điều chỉnh giảm ở hóa đơn mua hàng lần tiếp sau.
Các trường hơp chiết khấu thương mại nhưng không thể hiện trên hóa đơn bán
hàng thì không được coi là chiết khấu thương mại; các bên lập chứng từ thu chi
tiền để hạch toán kế toán và xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo qui định.
Trong kỳ chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK
521”Chiết khấu thương mại”. Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được kết
chuyển toàn bộ sang TK 511”Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Để xác
định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực
hiện trong kỳ báo cáo. Kế toán ghi:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 521: Chiết khấu thương mại
Trường hợp giá trị hàng hóa trên hóa đơn bán hàng nhỏ hơn khoản chiết khấu
thương mại thì được điều chỉnh giảm ở hóa đơn mua hàng lần tiếp sau. - Các
trường hơp chiết khấu thương mại nhưng không thể hiện trên hóa đơn bán hàng
thì không được coi là chiết khấu thương mại; các bên lập chứng từ thu chi tiền
để hạch toán kế toán và xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo qui định.
Ví dụ: Tại công ty ABC có Hóa đơn GTGT số 0012345 xuất tháng 5 cho công ty
T&T (hình thức thanh toán chuyển khoản sau)ghi:
Sản phẩm Super 50: 1.000 kg * 10.000 = 10.000.000 đ
Sản phẩm Under 30: 2.000 kg * 7.500 = 15.000.000 đ
Chiết khấu thương mại tháng 4: 10 kg sản phẩm Super 50 và 20 kg sản phẩm
Under 30 tương đương: 100.000 đ + 150.000 đ = 250.000 đ
Thành tiền: 10.000.000 + 15.000.000 – 250.000 = 24.750.000 đ
Thuế GTGT 10%: 2.475.000 đ
Tổng cộng: 27.225.000 đ
Trình tự hạch toán
330 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Công ty ABC, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0012345, ghi sổ kế toán theo các
bút toán:
Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 521: 250.000đ
Nợ TK 3331: 25.000đ
Có TK 131: 275.000đ
Phản ảnh doanh thu
Nợ TK 131: 27.500.000đ
Có TK 511: 25.000.000đ
Có TK 3331: 2.500.000đ
Công ty T&T căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0012345 (Liên 2- Giao cho khách
hàng), ghi sổ kế toán theo bút toán:
Nợ TK 156: 24.750.000đ
Nợ TK 133: 2.475.000đ
Có TK 331: 27.225.000đ
Hàng bán bị trả lại
Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán xác định là đã bán nhưng
bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán
Tài khoản sử dụng: 531,5212
Nội dung: Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác
định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết
trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại.
Bên mua cần xuất hoá đơn để trả lại hàng bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo
đơn giá mua trên hóa đơn mua vào)
331HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Trình tự hạch toán và xuất hóa đơn:
Bên bán:
Nhận lại hóa đơn trả lại hàng của bên mua, căn cứ vào hóa đơn định khoản:
Nợ TK 531
Nợ TK 3331
Có TK 131
Bên mua:
Xuất hóa đơn trả hàng, căn cứ vào hóa đơn định khoản:
Nợ TK331
Có TK 156
Có TK 1331
Giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất,
sai quy cách theo quy định trong hợp đồng hoặc do lạc hậu thị hiếu
Tài khoản sử dụng: 532 (5213)
Bên bán sẽ xuất hóa đơn giảm giá cho số lượng hàng kém chất lượng
Bên bán:
Căn cứ vào hóa đơn định khoản:
Nợ TK 532
Nợ TK 3331
Có TK 131
Bên mua:
Căn cứ vào hóa đơn định khoản:
Nợ TK 331
332 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có TK 156
Có TK 133
Chiết khấu thanh toán
Ngoài ra các khoản chiết khấu thanh toán là khoản giảm trừ cho người mua khi
thanh toán trước một thời hạn quy định (ghi nhận doanh thu, chi phí hoạt động tài
chính). Chiết khấu thanh toán được tính trên số tiền thanh toán, khoản này tương
đương với chi phí lãi vay và thu nhập tài chính (tương đương lãi suất đi vay). Một
ví dụ tiêu biểu: Nếu người bán ghi là “2/10 net 30” có nghĩa việc thanh toán được
kéo dài trong vòng 30 ngày, nhưng người mua có thể được lợi 2% trên giá nếu
thanh toán hóa đơn trong vòng 10 ngày
Tài khoản sử dụng: 515 hoặc 635
Không lập hóa đơn, chỉ căn cứ chính sách bán hàng, chứng từ thu (bên mua),
chứng từ chi (bên bán) để hạch toán
Bên bán:
Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá, dịch vụ được hưởng, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có các TK 131, 111, 112,...
Bên mua:
Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng do thanh toán tiền mua hàng trước
thời hạn được người bán chấp thuận, ghi:
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính.
Các lưu ý khi sử dụng các tài khoản này:
Tài khoản này chỉ phản ánh chiết khấu thương mại khi hàng bán được ghi trên
hóa đơn hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng
Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng bán bị trả lại (tính theo đúng đơn
333HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
giá ghi trên hóa đơn). Trường hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán thì chỉ
phản ánh vào tài khoản này trị giá hàng bán bị trả lại đúng bằng số lượng hàng
bị trả lại nhân đơn giá bán ghi trên hóa đơn.
Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm
giá ngoài hóa đơn, tức là giảm giá sau khi đã phát hàng hóa đơn. Không hạch
toán vào tài khoản này số giảm giá (cho phép giảm giá) đã được ghi trên hóa
đơn và được trừ vào tổng giá trị hàng bán ghi trên hóa đơn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
1 Khi doanh nghiệp
thực hiện chiết khấu
thương mại cho
những khách hàng
mua với số lượng
lớn
Nợ 5211: Chiết khấu
thương mại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT
phải nộp
Có TK 111,112,131
Kế toán tiền mặt hoặc
tiền gửi, hạch toán
tương ứng. Nếu chưa
thu được tiền thì hạch
toán vào doanh thu
bán hàng và cũng cấp
dịch vụ
2 Khi doanh nghiệp
nhận lại sản phẩm,
hàng hóa bị trả lại,
hạch toán giá vốn
hàng bị trả lại ghi
Nợ TK 154,155,156
Có TK 632: Giá vốn hàng
bán
Kế toán quản lý kho
Thanh toán với
người mua về số tiền
hàng bán bị trả lại
Nợ TK 521: Các khoản
giảm trừ doanh thu (5213)
Nợ TK 3331: Thuế GTGT
phải nộp của hàng bán bị trả
lại
Có TK 111,112,131...
Kế toán tiền mặt hoặc
tiền gửi, hạch toán
tương ứng. Nếu chưa
thu được tiền thì hạch
toán vào doanh thu
bán hàng và cũng cấp
dịch vụ
334 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
3 Khi có chứng từ xác
định khoản giảm giá
hàng bán cho người
mua về số lượng
hàng đã bán do kém,
mất phẩm chất, sai
quy cách hợp đồng
Nợ TK 521: Các khoản
giảm trừ doanh thu (5213)
Nợ TK 3331: Thuế GTGT
phải nộp của hàng bán bị trả
lại
Có TK 111,112,131...
Kế toán tiền mặt hoặc
tiền gửi, hạch toán
tương ứng.Nếu chưa
thu được tiền thì hạch
toán vào doanh thu
bán hàng và cũng cấp
dịch vụ
5.4.3 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Sổ chi tiết công nợ
Ngoài ra có thể xem thêm tại Sổ chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết tài khoản 1 đối
tượng ( theo dõi cho 1 tài khoản ngân hàng)
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 511,521...các tài khoản doanh thu tương
ứng.
Bước 4: Nhấn nút
Ví dụ về sổ chi tiết bán hàng
335HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )259
336 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.5 Kế toán quản lý kho
Kế toán quản lý kho lưu ý: chi phí thu mua hàng hóa phản ánh chi phí thu mua hàng
hóa phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ
chi phí mua hàng hóa hiện có trong kì cho khối lượng hàng hóa đã bán trong kì và
tồn kho thực tế cuối kì (kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, kí gửi
chưa bán được). Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản 156 chỉ bao
gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo
hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bãi...chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng
hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định
mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa
5.5.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ về kế toán quản lý kho, phải có các thông tin liên quan
danh mục khách hàng, nhân viên, hàng hóa, kho hàng
Danh mục nhân viên
Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao
dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm người khách
hàng hay nhà cung cấp
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục hàng hóa
Nhập danh sách danh mục hàng hóa phát sinh trong giao dịch bán hàng
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm hàng hóa
337HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Hàng hóa > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách hàng hóa theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục kho hàng
Nhập danh sách danh mục dịch vụ phát sinh trong giao dịch cung cấp dịch vụ
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm kho hàng
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Kho hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách kho hàng theo từng nhóm tương ứng.
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
5.5.2 Các phương pháp tính giá xuất kho
Chủ để này trình bày cách thực hiện các phương pháp xuất kho.
1. Phần mềm hỗ trợ các phương pháp tính giá xuất kho:
Bình quân thời điểm: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho
được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị
từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá xuất kho được
tính mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư
hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số
lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)
Bình quân cuối kỳ: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho
được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị
từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá xuất kho được
tính vào cuối kì hạch toán
Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn
đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng
hàng nhập trong kỳ)
Thực tế đích danh: Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất
192
338 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.
Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí
thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù
hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh
đúng theo giá trị thực tế của nó.
Nhập trước - xuất trước (FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định
là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn
lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương
pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở
thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá
của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Nhập sau - xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định là hàng được mua
sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là
những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá
trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,
giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần
đầu kỳ.
2. Để chọn phương pháp xuất kho, thực hiện theo trình tự sau:
Chọn phương pháp tính giá xuất kho tại chức năng Thông số kế toán .
Lưu ý: chọn phương pháp xuất kho Đích danh khi doanh nghiệp sử dụng
phương pháp tính giá xuất kho là: Thực tế đích danh, LIFO, FIFO
Nếu chọn theo phương pháp xuất kho đích danh, phải xác định theo dõi đích
danh từng định khoản hay từng chứng từ theo phương pháp FIFO hay LIFO tại
mục Tùy chọn trong bước thiết lập Hệ thống tài khoản.
Ví dụ về cách chọn phương pháp xuất kho: nhập trước - xuất trước
Bước 1: Vào Tab Quản trị > Thông số > Kế toán . phần mềm mở ra cửa sổ
thiết lập thông số kế toán. Tích chọn vào ô Mở ra để sửa và chọn phương pháp
tính giá xuất kho Đích danh
226
202
226
339HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 2: Vào tab Quản trị > Hệ thống tài khoản > Chọn tài khoản 15X, mở
tab tùy chọn . Chọn theo dõi đích danh từng định khoản (hoặc đích danh từng
chứng từ) bên Có Theo phương pháp FIFO
200
340 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3. Cách thức nhập định khoản đối với từng phương pháp
Tùy theo từng phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp chọn khác nhau
thì có cách nhập số liệu khác nhau. Thường phần mềm sẽ tự động tình giá xuất
kho theo phương pháp bình quân thời điểm đối với từng nghiệp vụ xuất kho.
Phương pháp bình quân thời điểm: Khi nhập chứng từ, chỉ cần nhập số lượng
hàng xuất kho phần mềm sẽ tự động tính giá trị bình quân thời điểm của hàng
hóa đó trong kho để tự động nhập đơn giá và tính giá thành.
Phương pháp bình quân cuối kì: Khi nhập chứng từ, chỉ cần nhập số lượng,
phần mềm sẽ tạm tính đơn giá xuất kho theo giá bình quân thời điểm. Đến cuối
kì, khi tổng hợp số liệu phần mềm sẽ tính lại đơn giá bình quân cuối kì cho
tất cả các chứng từ xuất kho.
Phương pháp đích danh, LIFO, FIFO: Khi nhập chứng từ, sau khi chọn hàng
hóa và kho hàng (nếu có), người dùng bắt buộc phải chọn chính xác số đích
danh số lô hàng xuất ra.
239
341HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Các bước chọn đích danh số hàng xuất ra:
1. Chọn số lượng hàng xuất ra bằng cách gõ trực tiếp, hoặc tính theo công
thức
2. Bấm vào nút chọn: Phát sinh theo phương pháp LIFO hoặc FIFO để phần
mềm tự động tìm ra thông tin lô hàng cần xuất phù hợp (căn cứ vào số lượng
xuất, phương pháp xuất kho, số hàng tồn thực tế có trong kho). Nếu sử dụng
phương pháp thực tế đích danh thì bỏ qua bước này.
342 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
3. Nếu sử dụng phương pháp xuất kho thực tế đích danh thì sau khi chọn số
lượng xuất, chọn nút để chọn đúng lô hàng cần xuất.
4. Cuối cùng để lưu lại nhấn nút , sau đó tắt cửa sổ chọn đích danh
hàng hóa xuất kho.
Lưu ý: Đối với phương pháp FIFO người dùng có thể chỉ nhập số lượng khi
xuất kho, còn đơn giá sẽ được tính lại khi tổng hợp số liệu cuối kì
5.5.3 Lập chứng từ phát sinh
phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán quản
lý kho. Cấu trúc của phần liệt kê này là:
Nội dụng hạch toán: Nội dung của nghiệp vụ
Hạch toán: Chi tiết định khoản của nghiệp vụ
Phân hệ hạch toán: Hướng dẫn phân hệ hạch toán tương ứng theo nguyên tắc
ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ
Căn cứ vào hướng dẫn trên, tùy vào nội dung nghiệp vụ, theo hướng dẫn phân
hệ hạch toán người dùng chọn chứng từ nhập vào phù hợp sau đó thực hiện
hạch toán như hướng dẫn định khoản.
Hướng dẫn thêm mới chứng từ được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác khi
thêm mới chứng từ
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
1 Mua nguyên vật
liệu, CCDC,
hàng hóa nhập
kho
Nợ TK 152,153,156
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu
trừ
Có TK 111,112,131,141: Tổng giá
thanh toán
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi,
hạch toán tương
ứng. Nếu chưa
trả tiền hạch toán
vào phân hệ kế
143
343HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
toán quản lý kho
(nhập kho tương
ứng)
2 Khi nhận vốn góp
bằng nguyên vật
liệu, CCDC,
hàng hóa
Nợ TK 152,153,156
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Kế toán quản lý
kho (nhập kho
tương ứng)
3 Các chi phí về thu
mua, vận chuyển,
bốc xếp nguyên
liệu,CCDC, hàng
hóa từ nơi mua
về nhập kho
doanh nghiệp
Nợ TK 152,153,156,211...
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu
trừ
Có TK 111,112,131,141: Tổng giá
thanh toán
Kế toán tiền mặt
hoặc tiền gửi,
hạch toán tương
ứng. Nếu chưa
trả tiền hạch toán
vào phân hệ kế
toán quản lý kho
(nhập kho tương
ứng)
4 Khi xuất kho
nguyên liệu để tự
chế biến
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh
doanh dở dang
Có TK 152: Nguyên liệu - vật liệu
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
tương ứng)
5 Khi nhập kho
nguyên liệu, vật
liệu đã tự chế
biến xong
Nợ TK 152: Nguyên liệu - Vật liệu
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh
doanh dở dang
Kế toán quản lý
kho (nhập kho
tương ứng)
344 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
6 Đối với nguyên
liệu,vật liệu,
CCDC, hàng hóa
thừa phát hiện
khi kiểm kê
Nợ TK 152,153,156
Có TK 3381:Tài sản thừa chờ giải
quyết
Kế toán quản lý
kho (nhập kho
tương ứng)
7 Khi có quyết định
xử lý đối với tài
sản thừa khi
kiểm kê, căn cứ
vào quyết định xử
lý ghi
Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải
quyết
Có TK liên quan
Tùy thuộc vào tài
khoản liên quan
8 Khi xuất kho
nguyên liệu, vật
liệu, CCDC,
hàng hóa sử
dụng cho hoạt
động sản xuất
kinh doanh
Nợ TK 154,642....
Có TK152,153,156
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
tương ứng)
9 Khi xuất kho
nguyên liệu, vật
liệu, CCDC,
hàng hóa sử
dụng cho hoạt
động XDCB
Nợ TK 241: XDCB dở dang
Có TK152,153,156
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
tương ứng)
10 Đối với nguyên
vật liệu, CCDC
Nợ TK 221: Đầu tư dài hạn
(2212,2213) Theo giá trị đánh giá lại
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
345HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
đưa đi góp vốn
vào cơ sở kinh
doanh đồng kiểm
soát, đầu tư vào
công ty liên kết
Nợ TK 811: Chí phí khác (chênh lệch
do giá tri đánh giá lại nhỏ hơn giá trị
ghi sổ)
Có TK152,153,156
Có TK 711: Thu nhập khác (chênh
lệch do giá tri đánh giá lại lớn hơn
giá trị ghi sổ)
tương ứng)
11 Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Mọi trường hợp thiếu hụt
nguyên vật liệu trong khi hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phất hiện thiếu khi
kiểm kê phải lập biên bản xử lý và truy tim nguyên nhân, xác định người
phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm
quyền đề ghi sổ kế toán
Nếu do nhầm lẫn
hoặc chưa ghi sổ
phải tiến hành ghi
bổ sung hoặc
điều chỉnh lại số
liệu trên sổ kế
toán
Nếu giá trị
nguyên vật liệu
hao hụt nằm
trong phạm vị
cho phép(hao hụt
vật liệu trong định
mức)
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK152: Nguyên liệu, vật liệu
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
tương ứng)
346 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
Nếu hao hụt, mất
mát chưa rõ
nguyên nhân ghi:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK152: Nguyên liệu, vật liệu
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
tương ứng)
Khi có quyết định
xử lý, căn cứ vào
quyết định xử lý
ghi
Nợ TK 111: Người phạm lỗi nộp tiền
bồi thường
Nợ TK 1388: Phải thu tiền bồi
thường của người phạm lỗi
Nợ TK 334: Trừ vào lương của
người phạm lỗi
Nợ TK 632: phần giá trị hao hụt mất
mát nguên liệu, vật liệu còn lại tính
vào giá vốn hàng bán
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Kế toán tiền mặt
hoặc phân hệ kế
toán tổng hợp
12 Xuất CCDC sử
dụng cho hoạt
động sản xuất
kinh doanh (nếu
giá trị lớn sử
dụng cho nhiều kì
sản xuất kinh
doanh). Khi xuất
kho CCDC ghi
Nợ TK 142: Chi phí trả trước ngắn
hạn (CCDC có giá trị lớn và thời gian
sử dụng dưới 1 năm)
Nợ TK 242: Chi phí trả trước dài hạn
(CCDC có giá trị lớn và thời gian sử
dụng trên 1 năm)
Có TK 153: Công cụ - dụng cụ
Kế toán quản lý
kho (xuất kho
công cụ dụng cụ)
Khi phân bổ
CCDC xuất dùng
cho từng kì ghi:
Nợ TK 642,154,241
Có TK 142,242
Kế toán tổng hợp
347HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
13 Cuối kì phân bổ
chi phí thu mua
cho hàng hóa
được xác định là
bán ra trong kì
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Hàng hóa (chi phí thu
mua)
Kế toán tổng hợp
5.5.4 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán quản lý kho
Sổ chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa....)
Bảng tổng hợp chi tiết (vật liệu, dụng cụ, hàng hóa...)
Thẻ kho (sổ kho)
Sổ chi tiết thanh toán với người bán,
Sổ chi tiết thanh toán với người bán( kèm số lượng, đơn giá)
Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Sổ chi tiết thanh toán với người mua(kèm số lượng, đơn giá)
Sổ chi tiết tài khoản (theo một đối tượng)
Sổ chi tiết tài khoản (theo 2 đối tượng)
Các loại sổ về nhập xuất tồn
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 152,153,156...các tài khoản tồn kho tương
ứng
Bước 4: Nhấn nút
348 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Ví dụ về Sổ chi tiết hàng hóa tại kho hàng 0
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
349HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán quản lý kho
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )
5.6 Kế toán tài sản cố định
Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp
nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi
nhận TSCĐ hữu hình.
Những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập hoặc nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ
liên kết với nhau thành một hệ thống để cùng thực hiện một hay một số chức
năng nhất định, nếu thiếu bất kì một bộ phận nào đó thì cả hệ thống không thể
hoạt động được, và nếu thỏa mãn cả 4 tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài
sản cố định hữu hình:
Chắc chắn thu được lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó
Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy
Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
Có giá trị theo quy định hiện hành (Từ 10.000.000 đồng trở lên)
Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau,
trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu
một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động
chính của nó, hoặc do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý
riêng từng bộ phận mà mỗi bộ phận tài sản đều cùng thỏa mãn đồng thời 4
tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì nó được coi là một TSCĐ hữu hình độc
lập.
Đối với súc vật làm việc hoặc cho sản phẩm, nếu từng con súc vật thỏa mãn
đồng thời 4 tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định thì được xem như là tài sản cố
định hữu hình
TSCĐ vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được
giá trị do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh,
cung cấp dịch vụ hoặc cho đối tượng khác thuê và phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận
TSCĐ .
259
350 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.6.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ về kế toán tài sản cố định, phải có các thông tin liên quan
danh mục khách hàng, nhân viên, tài sản cố định
Danh mục nhân viên
Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch liên quan đến TSCĐ
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao
dịch mua bán TSCĐ
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm người khách
hàng hay nhà cung cấp
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục TSCĐ
Nhập danh sách danh mục tài sản phát sinh trong giao dịch liên quan đến TSCĐ
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm tài sản: ví dụ
thuộc nhóm dùng cho hoạt động sản xuất hay quản lý
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Tài sản > Danh mục để tiến hành nhập danh
sách tài sản theo từng nhóm tương ứng.
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
Cách thức nhập danh mục tài sản. Màn hình nhập danh mục tài sản hiển thị
192
351HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Muốn thêm 1 tài sản mới:
Bước 1 Từ màn hình nhập danh mục tài sản nhấn nút
Bước 2: Nhập thông tin chung của tài sản
Số hiệu: Là mã tài sản có thể đặt bằng tên viết tắt của tài sản, đặt số hiệu làm
sao để có thể mở rộng, thống nhất, dễ tìm kiếm...
Tên: Nhập tên tài sản
Nhóm: Đặt mã nhóm tài sản(Theo danh mục nhóm đã thiết lập trong danh mục
Bước 3: Các thông tin về khấu hao:
Tài khoản nguyên giá: Tùy theo loại tài sản để có tài khoản nguyên giá phù
hợp. Theo quyết định 48/2006- BTC thì tài khoản nguyên giá gồm có:2111
(Nguyên giá tài sản cố định hữu hình); 2112(Nguyên giá tài sản cố định cho
thuê tài chính); 2113 (Tài sản cố định vô hình).
Tài khoản khấu hao: Theo tài khoản nguyên giá thì tài khoản khấu hao cũng có
3 loại tương ứng gồm có: 2141(Khấu hao tài sản cố định hữu hình); 2142
(Khấu hao tài sản cố định thuê tài chính); 2113 (Khấu hao tài sản cố định vô
hình)
352 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tài khoản chi phí: Tài khoản chi phí phản ánh giá tri khấu hao
Phương pháp khấu hao: Có thể chọn phương pháp khấu hao đường thẳng hay
theo phần trăm giá trị còn lại (nhập tỷ lệ khấu hao)
Thời gian khấu hao:
Chọn thời gian khấu hao tính theo tháng, quý hay năm
Tổng thời gian khấu hao: Tổng thời gian sử dụng của tài sản (theo quy định
khung thời gian sử dụng của bộ tài chính)
Thời gian khấu hao còn lại: Thời gian khấu hao còn lại kể từ lúc nhập tài sản
vào phần mềm đến khi khấu hao hết (đối với những tài sản đã qua sử dụng
nhập số liệu vào phần mềm)
Thời điểm bắt đầu tính khấu hao: Thời điểm bắt đầu tính khấu hao, chọn mốc
thời gian để phần mềm tính và phân bổ vào chi phí (mốc thời gian sau khi
nhập tài sản vào phần mềm)
Điều chỉnh thời gian khấu hao: Nếu doanh nghiệp thay đổi tỷ lệ khấu hao thì có
thể thay đổi tại mục Điều chỉnh thời gian khấu hao
Phương pháp khấu hao theo đường thẳng:
Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm cho tài sản cố định theo công
thức dưới đây:
Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định = Nguyên giá của tài
sản cố định / Thời gian sử dụng
Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm
chia cho 12 tháng.
Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần:
Theo phương pháp này số tiền khấu hao hàng năm được xác định như sau:
Mức khấu hao hàng năm = Giá trị còn lại của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao nhanh
Trong đó:
Tỉ lệ khấu hao nhanh = ( 1/ Số năm sử dụng ) x Hệ số điều chỉnh
353HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Hệ số điều chỉnh được sử dụng ở các nước như sau:
Hệ số 1,5 đối với TSCĐ có thời gian sử dụng dưới 4 năm
Hệ số 2,0 đối với TSCĐ có thời gian sử dụng từ 4 đến 6 năm
Hệ số 2,5 đối với TSCĐ có thời gian sử dụng trên 6 năm
5.6.2 Lập chứng từ phát sinh
Kế toán TSCĐ
Tăng TSCĐ Dùng cho các ngiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định mà không
do chi tiền mặt, tiền gửi hay tiền vay. Ví dụ như tăng tài sản do
cấp trên cấp vốn bằng tài sản, chưa trả tiền cho người bán....
Giảm TSCĐ Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định nhưng
không làm tăng quỹ tiền mặt hay tiền gửi. Ví dụ như phản ánh
tài sản giảm khi thanh lý, nhượng bán hay chuyển tài sản đi đầu
tư góp vốn liên doanh, liên kết...
Điều chỉnh
nguyên giá
TSCĐ
Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh nguyên giá ví dụ như điều
chỉnh tăng sau khi sửa chữa lớn làm tăng nguyên giá của tài
sản
Khấu hao tài sản Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao đặ biệt như khấu hao tài
sản theo mùa vụ, khấu hao tài sản khi phát hiện thừa tài sản
dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán tài
sản cố định. Cấu trúc của phần liệt kê này là:
Nội dụng hạch toán: Nội dung của nghiệp vụ
Hạch toán: Chi tiết định khoản của nghiệp vụ
Phân hệ hạch toán: Hướng dẫn phân hệ hạch toán tương ứng theo nguyên tắc
ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ
354 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Căn cứ vào hướng dẫn trên, tùy vào nội dung nghiệp vụ, theo hướng dẫn phân
hệ hạch toán người dùng chọn chứng từ nhập vào phù hợp sau đó thực hiện
hạch toán như hướng dẫn định khoản.
Hướng dẫn thêm mới chứng từ được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác khi
thêm mới chứng từ
5.6.2.1 Tăng tài sản cố định
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
1 Nhận vốn góp
bằng TSCĐ
Nợ TK 211: TSCĐ
Có TK 411: Nguồn vốn kinh
doanh
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
2 Mua sắm TSCĐ:
căn cứ vào các
chứng từ liên
quan đến việc
mua TSCĐ, kế
toán xác định
nguyên giá của
TSCĐ, lập hồ sơ
kế toán, biên bản
giao nhận TSCĐ
Nợ TK 211: TSCĐ
Nợ TK 133: Thuế GTGT được
khấu trừ
Có TK 111,112
Có TK 331: Phải trả cho
người bán
Có TK 341: Vay và nợ dài hạn
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
trả tiền thì hạch toán
vào phân hệ kế toán
TSCĐ (tăng TSCĐ)
3 Mua theo hình thức trả chậm trả góp
Khi mua TSCĐ
theo phương thức
trả chậm trả góp
và đưa về sử
dụng ngay cho
hoạt động SXKD
Nợ TK 211: Nguyên giá (theo
giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được
khấu trừ
Nợ TK 242: Chi phí trả trước dài
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
143
355HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
hạn-Chênh lệch giữa giá thanh
toán trừ giá mua trả tiền ngay
trừ thuế GTGT (nếu có)
Có TK 331: Phải trả cho
người bán( Tổng giá thanh toán)
Định kì thanh toán
tiền cho người
bán
Nợ TK 331: Phải trả cho người
bán
Có TK 111,112: Số nợ gốc và
lãi trả chậm trả góp phải trả
hàng kì
Kế toán tiền mặt hoặc
tiền gửi
Định kì tính vào
chi phí số lãi trả
chậm trả góp phải
trả từng kì
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 242: Chi phí trả trước
dài hạn
Phân hệ kế toán tổng
hợp (bút toán tổng
hợp)
4 Trường hợp
doanh nghiệp
được tài trợ biếu
tặng tài sản đưa
vào sử dụng ngay
cho hoạt động
SXKD
Nợ TK 211: TSCĐ
Có TK 711: Thu nhập khác
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
Các chi phí liên
quan trực tiếp đến
tài sản được tài
trợ biếu tặng tính
vào nguyên giá
Nợ TK 211: TSCĐ
Có TK 111,112,331
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
trả tiền thì hạch toán
356 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
vào phân hệ kế toán
TSCĐ (tăng TSCĐ)
5 Trường hợp TSCĐ tự sản xuất
Khi sử dụng sản
phẩm do doanh
nghiệp mình sản
xuất ra chuyển
thành TSCĐ sử
dụng cho SXKD
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 155: Thành phẩm (nếu
xuất kho ra sử dụng)
Có TK 154: Chi phí SXKD dở
dang(nếu đưa đi sử dụng ngay
không qua kho)
Kế toán quản lý kho
(xuất bán hàng thành
phẩm) hoặc hạch
toán vào phân hệ kế
toán tổng hợp (bút
toán tổng hợp)
Đồng thời ghi
tăng TSCĐ
Nợ TK 211-TSCĐ
Có TK 511: Doanh thu là chi
phí sản xuất thực tế sản phẩm
(Chi tiết doanh thu bán hàng nội
bộ)
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
Chi phí lắp đặt
chạy thử liên quan
đến TSCĐ ghi
Nợ TK 211-TSCĐ
Nợ TK 133: Thuế GTGT được
khấu trừ
Có TK 111,112,131
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
trả tiền thì hạch toán
vào phân hệ kế toán
TSCĐ (tăng TSCĐ)
6 Tài sản cố định mua dưới hình thức trao đổi
Trao đổi với
TSCĐ tương tự
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
nhận về (ghi theo giá trị còn lại
của tài sản cố định đem đi trao
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
357HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
đổi)
Nợ TK 214: Giá trị khấu hao của
TSCĐ đem đi trao đổi
Có TK 211: Nguyên giá của
TSCĐ đưa đi trao đổi
Trao đổi không
tương tự
Khi giao TSCĐ
cho bên trao đổi
ghi
Nợ TK 811:Giá trị còn lại của
TSCĐ đem đi trao đổi
Nợ TK 214: Giá trị khấu hao của
TSCĐ đem đi trao đổi
Có TK 211: Nguyên giá của
TSCĐ đưa đi trao đổi
Kế toán TSCĐ (Giảm
TSCĐ)
Đồng thời ghi
tăng thu nhập do
trao đổi TSCĐ
Nợ TK 131: Phải thu khách
hàng-tổng giá thanh toán
Có TK 711: Giá trị hợp lý của
TSCĐ đưa đi trao đổi
Có TK 3331: Thuế GTGT phải
nộp(Nếu có)
Phân hệ kế toán tổng
hợp (bút toán tổng
hợp)
Khi nhận được
TSCĐ do trao đổi
Nợ TK 211: Giá trị hợp lý của tài
sản nhận được do trao đổi
Nợ TK 133: Thuế GTGT được
khấu trừ
Có TK 131: Tổng giá thanh
toán
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
Trường hợp phải
thu thêm tiền do
Nợ TK 111,112: Số tiền đã thu
thêm
Kế toán tiền mặt hoặc
tiền gửi hạch toán
358 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
giá trị của TSCĐ
đưa đi trao đổi
lớn hơn giá trị của
TSCĐ nhận
được, khi nhận
được tiền ghi:
Có TK 131: Phải thu khách
hàng
tương ứng
Trường hợp phải
trả thêm tiền do
giá trị của TSCĐ
đưa đi trao đổi
nhỏ hơn giá trị
của TSCĐ nhận
được, khi trả tiền
ghi
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 111,112: Số tiền đã thu
thêm
Kế toán tiền mặt hoặc
tiền gửi hạch toán
tương ứng
7 Trường hợp mua
TSCĐ gồm nhà
cửa, vật kiến trúc..
và quyền sử dụng
đất đưa vào dùng
ngay cho hoạt
động SXKD
Nợ TK 2111: Nguyên giá TSCĐ
(chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc)
Nợ TK 2113: Nguyên giá TSCĐ
(chi tiết quyền sử dụng đất)
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được
khấu trừ
Có TK 111,112,131
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
trả tiền thì hạch toán
vào phân hệ kế toán
TSCĐ (tăng TSCĐ)
8 Đối với TSCĐ mua về phải đầu tư lắp đặt chạy thử
Khi phản ánh giá
trị tài sản phải
qua lắp đặt chạy
thử
Nợ TK 241: XDCB dở dang
(tổng giá thanh toán chưa có
thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
359HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
khấu trừ
Có TK 111,112,131
trả tiền thì hạch toán
vào phân hệ kế toán
tổng hợp
Khi kết thúc giai
đoạn đầu tư hoặc
kết thúc giai đoạn
lắp đặt chạy thử
xong, đưa TSCĐ
vào sử dụng
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Có TK 241: XDCB dở dang
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
9 Chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ như sửa
chữa, cải tạo, nâng cấp
Khi phát sinh các
chi phí sửa chữa
cải tạo nâng cấp
sau khi ghi nhận
ban đầu
Nợ TK 241: XDCB dở dang
Nợ TK 133: Thuế GTGT được
khấu trừ
Có TK 111,112,152,331,334
Hạch toán vào các
phân hệ tương ứng
theo nguyên tắc ưu
tiên
Khi công việc sửa
chữa, cải tạo,
nâng cấp hoàn
thành. Nếu thỏa
mãn các điều kiện
ghi tăng tài sản cố
định
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Có TK 241: XDCB dở dang
Kế toán TSCĐ (Điều
chỉnh nguyên giá
TSCĐ)
Nếu không thỏa
mãn tiêu chuẩn
ghi nhận tài sản
Nợ TK 154,642...(nếu giá trị
nhỏ)
Nợ TK 242 (nếu giá trị lớn phải
Phân hệ kế toán tổng
hợp (bút toán tổng
hợp)
360 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
cố định phân bổ dần)
Có TK 241: XDCB dở dang
10 TSCĐ phát hiện thừa
Nếu TSCĐ thừa
do để ngoài sổ kế
toán(chưa ghi sổ),
kế toán phải căn
cứ vào hồ sơ
TSCĐ để ghi tăng
TSCĐ theo từng
trường hợp cụ thể
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Có TK 241,331,338,411
Kế toán TSCĐ (Tăng
TSCĐ)
Nếu thừa TSCĐ
đang sử dụng thì
ngoài nhiệm vụ
ghi tăng TSCĐ
hữu hình, phải căn
cứ vào nguyên
giá và tỷ lệ khấu
hao để xác định
giá trị hao mòn
làm căn cứ tính,
trích bổ sung khấu
hao TSCĐ
Nợ TK 154.631.642...
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ
Ké toán TSCĐ(Khấu
haoTSCĐ)
Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là tài sản của đơn vị khác thì phải
báo ngay cho đơn vị chủ tài sản đó biết. Trong thời gian chờ xử lý kế toán
phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào tài khoản 002"Vật
361HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công" để theo dõi giữ hộ.
5.6.2.2 Kế toán giảm TSCĐ
ST
T
Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
Tài sản cố định của đơn vị giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện
thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, tháo dỡ một hoặc một số bộ phận...
Trong mọi trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ thủ thục xác định
đúng những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có)
1 Trường hợp nhượng bán TSCĐ dùng vào sản xuất kinh doanh: Tài sản
nhượng bán là những TSCĐ không cần dùng và xét thấy sử dụng không
hiệu quả. Khi nhượng bán phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết (lập hội
đồng định giá, thông báo công khai và tổ chức đấu giá, có hợp đồng mua
bán, biên bản giao nhận TSCĐ...). Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ
và các chứng từ liên quan đến nhượng bán TSCĐ ghi:
Số tiền thu về từ
nhượng bán ghi
Nợ TK 111,112,131
Có TK 711: Thu nhập khác( giá
bán chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải
nộp
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
trả tiền thì hạch toán
vào phân hệ kế toán
tổng hợp
Căn cứ vào biên
bản giao nhận
để ghi giảm
TSCĐ đã
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 811: Chi phí khác(giá trị
còn lại của TSCĐ) Có TK
211: Nguyên giá của TSCĐ
Kế toán tài sản cố
định (giảm tài sản)
362 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
ST
T
Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
nhượng bán
Các chi phí khác
liên quan đến
việc nhượng bán
Nợ TK 811: Chi phí khác
Có TK 111,112,131,152...
Nếu trả bằng tiền mặt
hoặc tiền gửi thì nhập
chứng từ vào phân hệ
tương ứng. Nếu chưa
trả tiền thì hạch toán
vào phân hệ kế toán
tổng hợp
2 Trường hợp thanh lý TSCĐ: thanh lý những TSCĐ hư hỏng không thể tiếp
tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp
với yêu cầu sản xuất kinh doanh. Khi có TSCĐ thanh lý, đơn vị phải ra
quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng này có nhiệm vụ tổ
chức thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự quy định trong chế độ quản lý tài
chính và lập biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu quy định.
Căn cứ vào biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan đến các khoản thu
chi thanh lý TSCĐ kế toán ghi sổ như trường hợp nhượng bán TSCĐ
3 Khi góp vốn vào
cơ sở kinh
doanh đồng
kiểm soát, đầu
tư vào công ty
liên kết
Nợ TK 221:Đầu tư tài chính dài
hạn (theo giá trị do các bên
đánh giá)
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 811: Số chênh lệch giữa
giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị
còn lại của TSCĐ đem đi góp
vốn
Kế toán tài sản cố
định (giảm tài sản)
363HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ST
T
Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
Có TK 211: Nguyên giá của
TSCĐ
Có TK 711: Số chênh lệch
giữa giá đánh giá lại lớn hơn
giá trị còn lại của TSCĐ đem đi
góp vốn
4 TSCĐ phát hiện thiếu phải được truy cứu nguyên nhân, xác định người
chịu trách nhiệm và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành
Căn cứ "Biện
bản xử lý TSCĐ
thiếu" đã được
duyệt và hồ sơ
TSCĐ, kế toán
phải xác định
chính xác nguyên
giá, giá trị hao
mòn của TSCĐ
đó làm căn cứ
ghi giảm TSCĐ
và xử lý vật chất
phần còn lại của
TSCĐ. Tùy thuộc
vào quyết định
xử lý ghi
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 111,334,1388: Nếu
người có lỗi phải bồi thường
Nợ TK 411: Nếu được phép ghi
giảm vốn
Nợ TK 811: Chi phí khác(nếu
doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Kế toán tài sản cố
định (giảm tài sản)
Trường hợp
chưa xác định
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 1381: Phải thu khác (giá
Kế toán tài sản cố
định (giảm tài sản)
364 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
ST
T
Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch toán
được nguyên
nhân chờ xử lý
trị còn lại)
Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Khi có quyết định
xử lý TSCĐ thiếu
Nợ TK 111,334,1388: Nếu
người có lỗi phải bồi thường
Nợ TK 411: Nếu được phép ghi
giảm vốn
Nợ TK 811: Chi phí khác (nếu
doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 1381: Phải thu khác
Kế toán tiền mặt hoặc
hạch toán vào phân
hệ kế toán tổng hợp
Đối với TSCĐ
hữu hình dùng
cho sản xuất kinh
doanh không đủ
tiêu chuẩn theo
quy định phải
chuyển thành
CCDC
Nợ TK 154,642,631: Nếu giá trị
còn lại nhỏ
Nợ TK 242: Nếu giá trị còn lại
lớn phải phân bổ dần
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ
Có TK 211: Nguyên giá tài sản
cố định
Kế toán tài sản cố
định (giảm tài sản)
5.6.3 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tài sản cố định
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Sổ tài sản cố định
Thẻ tài sản cố định
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ chi tiết tài khoản (theo 1 đối tượng)
365HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tài sản cố định
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem là 211,214...các tài khoản chi tiết tương ứng
Bước 4: Nhấn nút
Ví dụ về mẫu bảng tính và phân bổ khấu hao
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )259
366 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.7 Kế toán tổng hợp
Mục này bao gồm các hướng dẫn về các nghiệp vụ tổng hợp, thường được thực
hiện cuối kì, các nghiệp vụ kế toán bất thường...
5.7.1 Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện lập chứng từ về kế toán tổng hợp, phải có các thông tin liên quan đến
danh mục khách hàng, nhân viên, phòng ban, phân xưởng, công đoạn, hợp đồng
Danh mục nhân viên
Nhập danh sách nhân viên thực hiện giao dịch liên quan
Chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên
Danh mục khách hàng
Toàn bộ danh sách khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp) có phát sinh giao
dịch liên quan
Chọn thực đơn Danh mục > Phân nhóm để tiến hành phân nhóm người khách
hàng hay nhà cung cấp
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Khách hàng > Danh mục để tiến hành nhập
danh sách khách hàng hay nhà cung cấp theo từng nhóm tương ứng.
Danh mục nhân viên, phòng ban, phân xưởng, công đoạn, hợp đồng
Sau đó chọn thực đơn Danh mục > Nhân viên/Phòng ban/Phân xưởng/Công
đoạn/Hợp đồng > Danh mục để tiến hành nhập danh sách đối tương cần thiết
lập
Hướng dẫn khai báo Danh mục tại mục hướng dẫn theo chức năng
Danh mục (thêm mới một đối tượng)
5.7.2 Kế toán tiền lương
phần tiếp theo sẽ liệt kê các định khoản thường gặp trong phân hệ kế toán tiền
lương, các định khoản của kế toán bán hàng đại lý, kế toán hoạt động gia công,
kế toán doanh thu hoạt động tài chính, kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
192
367HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tổng hợp
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Cấu trúc của phần liệt kê này là:
Nội dụng hạch toán: Nội dung của nghiệp vụ
Hạch toán: Chi tiết định khoản của nghiệp vụ
Phân hệ hạch toán: Hướng dẫn phân hệ hạch toán tương ứng theo nguyên tắc
ưu tiên nhằm tránh hiện tượng trùng chứng từ
Căn cứ vào hướng dẫn trên, tùy vào nội dung nghiệp vụ, theo hướng dẫn phân
hệ hạch toán người dùng chọn chứng từ nhập vào phù hợp sau đó thực hiện
hạch toán như hướng dẫn định khoản.
Hướng dẫn thêm mới chứng từ được hướng dẫn chi tiết tại Các thao tác khi
thêm mới chứng từ
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
1 Tính tiền lương, phụ cấp
phải trả cho người lao động
theo quy định
Nợ TK 154,2412,642...
Có TK 334: Tổng tiền
lương phải trả cho người
lao động
Phân hệ kế
toán tổng hơp
(kế toán tiền
lương)
2 Khi xác định số tiền thưởng
cho người lao động trích ra
từ quỹ khen thưởng
Nợ TK 431: Quỹ khen
thưởng phúc lợi
Có TK 334: Phải trả người
lao động
Phân hệ kế
toán tổng hơp
(kế toán tiền
lương)
Khi xuất quỹ tiền mặt, tiền
gửi trả lương, thưởng cho
người lao động
Nợ TK 334: Phải trả người
lao động
Có TK 111,112
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
3 Tính tiền BHXH (ốm đau,
thai sản, tai nạn...) phải trả
Nợ TK 3388: Phải trả phải
nộp khác
Phân hệ kế
toán tổng hơp
143
368 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
cho người lao động Có TK 334: Phải trả
người lao động
(kế toán tiền
lương)
4 Khi trích trước tiền lương
nghỉ phép của công nhân
sản xuất
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất
kinh doanh dở dang
Có TK 335: Chi phí phải
trả
Phân hệ kế
toán tổng hơp
(bút toán khác)
Khi tính tiền lương nghỉ
phép của công nhân sản
xuất ghi:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả
Có TK 334: Phải trả người
lao động
Phân hệ kế
toán tổng hơp
(bút toán khác)
5 Các khoản khác phải khấu
trừ vào tiền lương và thu
nhập của người lao động
của doanh nghiệp như: tiền
tạm ứng chưa chi hết,
BHYT,BHXH kinh phí công
đoàn, BHTN, thuế TNCN,
tiền thu bồi thường về tài
sản thiếu theo quyết định
ghi
Nợ TK 334: Phải trả người
lao động
Có TK 138,141,335,338
Phân hệ kế
toán tổng hơp
(bút toán khác)
6 Khi ứng trước tiền hoặc
thực trả tiền lương cho
người lao động
Nợ TK 334: Phải trả người
lao động
Có TK 111,112
Kế toán tiền
mặt hoặc tiền
gửi, hạch toán
tương ứng.
7 Trả lương hoặc thưởng cho
người lao động bằng hàng
Nợ TK 334: Phải trả người
lao động
Kế toán bán
hàng và dịch vụ
369HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tổng hợp
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
STT Nội dung Hạch toán Phân hệ hạch
toán
hóa, sản phẩm Có TK 511: Doanh thu bán
hàng hóa DV(DT bán hàng
nội bộ)
Có TK 33311: Thuế GTGT
phải nộp
5.7.3 Kế toán khác
Gồm có các chứng từ: Chuyển đổi công nợ, Bút toán tổng hợp, Bút toán khác
Kế toán tổng
hợp
Chuyển đổi công
nợ
Dùng cho các nghiệp vụ chuyển đổi công nợ, bù trừ công nợ
giữa tài khoản 131 hay 331(hạch toán cùng một đối tượng)
hay bù trừ công nợ giữa tổng công ty và các chi nhánh của nó
(bù trừ giữa tài khoản 136 và 131)
Bút toán tổng
hợp
Dùng cho các nghệp vụ tổng hợp, các bút toán điều chỉnh tăng,
điều chỉnh giảm thuế GTGT
Bút toán khác Dùng cho các nghiệp vụ không nằm trong các nghiệp vụ trên
5.7.4 Báo cáo
Các báo cáo có thể xem liên quan tới phân hệ kế toán tổng hợp
Biên bản đối chiếu công nợ(131)
Biên bản đối chiếu công nợ(331)
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ chi tiết tài khoản
370 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Sổ chi tiết tài khoản (theo 1 đối tượng)
Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu quản trị)
Cách xem báo cáo:
Bước 1: Chọn tên báo cáo như trên
Bước 2: Chọn khoảng thời gian chứa báo cáo cần xem
Bước 3: Chọn tài khoản cần xem hoặc tài khoản chi tiết chi tiết tương ứng
Bước 4: Nhấn nút
Hướng dẫn xem báo cáo được hướng dẫn chi tiết tại mục hướng dẫn
theo chức năng Báo cáo (Hướng dẫn chung về xem báo cáo )
5.8 Kế toán tự động
Phân hệ kế toán tự động bao gồm các bút toán được phần mềm thực hiện khi thực
hiện chức năng tổng hợp số liệu cuối kì . Bao gồm các bút toán:
Trích khấu hao tài sản cố định: tự động trích các chi phí khấu hao tài sản cố định vào
tài khoản chi phí theo phương pháp xác định trước
Phân bổ chi phí trả trước: Tự động phân bổ chi phí trả trước tính vào chi phí hàng kì
theo nguyên tắc phù hợp
Bút toán kết chuyển: Tự động thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kì để tính lãi
lỗ....
Bút toán phân bổ: Các bút toán phân bổ chi phí..ví dụ phân bổ chi phí sản xuất
chung....
Các bút toán kết chuyển tự động thường gặp (tùy theo đặc điểm doanh nghiệp
người dùng có thể thêm bút toán khác phù hợp). Người dùng vào phân hệ kế toán
tự động để xem lại các bút toán được thiết lập và được phần mềm thực hiện sau khi
chọn chức năng tổng hợp số liệu cuối kì.
259
239
371HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tự động
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ST
T
Nội dung Hạch toán
1 Kết chuyển chi phí sản xuất Nợ TK 1548: Chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang
Có TK 1541-1547: Chí phí nguyên vật liệu,
CP nhân công, chi phí SXC...
2 Kết chuyển giá vốn dịch vụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 1548: Chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang
3 Kết chuyển chi phí sản xuất Nợ TK155: Thành phẩm
Có TK 1548: Chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang
4 Hạch toán các khoản giảm trừ
làm giảm doanh thu thuần
Nợ TK 511: Doanh thu thuần
Có TK 521X: Các khoản giảm trừ doanh
thu
5 Kết chuyển doanh thu
Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: Doanh thu thuần
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Kết chuyển doanh thu tài chính Nợ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711: Thu nhập khác
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
6 Kết chuyển các khoản chi phí
372 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
ST
T
Nội dung Hạch toán
Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Kết chuyển chi phí quản lý, chi
phí bán hàng
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 6421,6422(Theo quyết định 48)
Có TK 641,642(Theo quyết định 15)
Kết chuyển chi phí tài chính Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635: Chi phí tài chính
Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 811: Chi phí khác
7 Các nghiệp vụ kinh tế bị loại trừ khi để xác định chi phí thuế TNDN phải nộp
Nếu thuế TNDN phải nộp
thêm
Nợ TK 821: Chi phí thuế TNDN
Có TK 3334: Thuế TNDN
Nếu thuế TNDN các quý đã
nộp lớn hơn số phải nộp
Nợ TK TK 3334: Thuế TNDN
Có TK 821: Chi phí thuế TNDN
Kết chuyển chi phí thuế TNDN Nợ 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 821: Chi phí thuế TNDN
8 Xác đinh kết quả kinh doanh
Nếu số phát sinh Có > Nợ
(TK911) -> Lãi
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân
phối
373HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tự động
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
ST
T
Nội dung Hạch toán
Nếu số phát sinh Nợ > Có
(TK911) -> Lỗ
Nợ TK 421: Lợi nhuận sau thuế chưa phân
phối
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
5.8.1 Khai báo danh mục chi phí trả trước
Chi phí trả trước trong doanh nghiệp gồm có:
Chi phí trả trước phát sinh mới
Chi phí đã có phân bổ trước khi sử dụng phần mềm
Tất cả các khoản chi phí trả trước đều được nhập vào phần mềm để tự động
phân bổ các khoản chi phí trả trước. Cách thức nhập các khoản chi phí trả trước
tương tự như nhập danh mục tài sản cố định
Bước 1: Vào Danh mục > Chi phí trả trước
Bước 2: Màn hình nhập thông tin chi phí trả trước hiển thị: Nhấn nút
374 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Nhập các thông tin chung về chi phí trả trước gồm có:
Mã: mã chi phí trả trước
Tên: Tên khoản chi phí trả trước
Ngày đưa vào sử dụng: Nhập thông tin ngày đưa vào sử dụng
Tài khoản nguyên giá: Ngắn hạn 142 (bằng hoặc dưới 1 năm), dài hạn 242
(trên 1 năm)
Tài khoản chi phí: Tài khoản phản ánh chi phí được phân bổ
Nhập thông tin về thời gian phân bổ:
Chọn thời gian phân bổ theo:Tháng, quý, năm
Tổng thời gian phân bổ:Tổng thời gian dự tính phân bổ chi phí trả trước
Thời gian phân bổ còn lại: Nếu là chi phí phân bổ trước khi sử dụng phần mềm
thì nhập số thời gian còn lại phải phân bổ, nếu là chi phí phát sinh mới thì bằng
tổng thời gian phân bổ
Chọn thời điểm bắt đầu phân bổ
375HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Kế toán tự động
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 3: Cuối cùng để lưu lại nhấn nút
5.9 Báo cáo tài chính
Chủ đề này hướng dẫn cách lập các báo cáo tài chính, nguồn gốc của các chỉ tiêu
trên báo cáo tài chính để người dùng có thể đối chiếu, thiết lập , kiểm tra số liệu trên
phần mềm
5.9.1 Bảng cân đối kế toán
Hướng dẫn lập và trình bày báo cáo tài chính – Bảng cân đối kế toán (mẫu biểu B
01- DNN)
Mục đích của Bảng cân đối kế toán:
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ
giá trị hiện có và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm
nhất định.
Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của
doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn vốn cơ cấu nguồn vốn hình thành
các tài sản. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái
quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nguyên tắc lập và trình bày Bảng cân đối kế toán
Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “trình bày báo cáo tài chính” từ đọan
15 đến đọan 32, khi lập và trình bày Bảng cân đối kế toán phải tuân thu các
nguyên tắc chung về lập và trình bày báo cáo tài chính.
Ngoài ra, trên Bảng cân đối kế toán, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả phải
được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn, tùy theo thời hạn cuả chu kỳ
kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng, thì
Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo điều kiện sau:
Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong vòng 12 tháng tới kể
từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, được xếp vào lọai ngắn hạn.
376 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán từ trên 12 tháng tới trở lên
kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, được xếp vào lọai dài hạn.
Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng, thì
Tài sản và Nợ phải trả được phân thành ngắn hạn và dài hạn theo điều kiện
sau:
Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong vòng một chu kỳ kinh
doanh bình thường, được xếp vào lọai ngắn hạn;
Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hay thanh toán trong thời gian dài hơn một
chu kỳ kinh doanh bình thường, được xếp vào loại dài hạn.
Cơ sở lập Bảng cân đối kế toán
Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp
Căn cứ váo sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết;
Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán năm trước
Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng Cân đối kế toán năm
phần tài sản
A: TÀI SẢN NGẮN HẠN - Mã số 100
Phản ánh tổng giá trị tiền, các khoản tương đương tiền và các tài sản ngắn hạn
khác cỏ thể chuyển đổi thành tiền, hoặc có thể bán hay sử dụng trong vòng một
năm hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp có đến thời
điểm báo cáo, gồm: tiền, các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư tài
chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn
khác.
Mã số 100 = Mã số 110 + Mã số 120 + Mã số 130 + Mã số 140 + Mã số 150
I. TIỀN - Mã số 110
Mã số 110 = Mã số 111 + Mã số 112
1. Tiền - Mã số 111:
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Tiền” là số dư Nợ của tài khoản 111 "Tiền mặt" , 112
"Tiền gửi ngân hàng", 113 "Tiền đang chuyển" trên sổ cái.
377HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
2. Các khoản tương đương tiền - Mã số 112:
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của tài khoản 121 "Đầu tư
chứng khoán ngắn hạn" trên Sổ chi tiết TK 121, gồm các loại chứng khoán có
thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua.
II. CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN - Mã số 120:
Mã số 120 = Mã số 121 + Mã số 129
1. Đầu tư ngắn hạn - Mã số 121:
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 121 "Đầu tư chứng
khoán ngắn hạn" và 128 "Đầu tư ngắn hạn khác" trên sổ cái sau khi trừ đi phần
đã ghi vào mục “Các khoản tương đương tiền”.
2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn - Mã số 129
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn” là số dư Có
của tài khoản 129 "Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn" trên sổ cái.
III. CÁC KHOẢN PHẢI THU NGẮN HẠN - Mã số 130
Mã số 130 = Mã số 131 + Mã số 132 + Mã số 133 + Mã số 134 + Mã số 135 +
Mã số 139
1. Phải thu khách hàng - Mã số 131
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu khách hàng” căn cứ vào tổng số dư Nợ chi
tiết của tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" mở theo từng khách hàng trên
sổ kế toán chi tiết tài khoản 131, chi tiết các khoản phải thu khách hàng ngắn
hạn.
2. Trả trước cho người bán - Mã số 132
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán căn cứ vào tổng số dư Nợ
chi tiết tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" mở theo từng người bán trên sổ
chi tiết TK 331.
3. Phải thu nội bộ ngắn hạn - Mã số 133
378 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu nội bộ ngắn hạn” là số dư Nợ chi tiết Tài
khoản 1368 “Phải thu nội bộ khác” trên Sổ kế toán chi tiết Tài khoản 1368, chi
tiết các khoản phải thu nội bộ ngắn hạn.
4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng - Mã số 134
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ tài khoản 337 "Thanh toán theo tiến
độ hợp đồng xây dựng" trên sổ cái.
5. Các khoản phải thu khác - Mã số 135
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu các khoản phải thu khác là số dư Nợ của các TK
1385, TK 1388, TK 334, TK 338 trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản 1385, 334,
338, chi tiết các khoản phải thu ngắn hạn.
5. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi - Mã số 139
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết tài khoản 139 trên sổ kế toán
chi tiết TK 139, chi tiết các khoản dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi.
IV. HÀNG TỒN KHO - Mã số 140
Mã số 140 = Mã số 141 + Mã số 149
1. Hàng tồn kho - Mã số 141
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 151 "Hàng mua đang đi
đường", 152 "Nguyên liệu, vật liệu", 153 "Công cụ, dụng cụ", 154 "Chi phí sản
xuất, kinh doanh dở dang", 155 "Thành phẩm", 156 "Hàng hóa", 157 "Hàng gửi
đi bán" và 158 “Hàng hóa kho bảo thuế” trên sổ cái.
2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Mã số 149
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu dự phòng giảm giá hàng tồn kho là số dư Có của tài
khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" trên sổ cái.
V. TÀI SẢN NGẮN HẠN KHÁC - Mã số 150
Mã số 150 = Mã số 151 + Mã số 152 + Mã số 154 + Mã số 158
1. Chi phí trả trước ngắn hạn - Mã số 151
379HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 142 "Chi phí trả trước
ngắn hạn" trên sổ cái.
2. Thuế GTGT được khấu trừ - Mã số 152
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ tài khoản 133 "Thuế GTGT được
khấu trừ" trên sổ cái.
3. Thuế và các khoản phải thu nhà nước - Mã số 154
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết tài khoản 333 "Thuế và các
khoản phải nộp Nhà nước" trên sổ chi tiết TK 333.
4. Tài sản ngắn hạn khác - Mã số 158
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này số dư Nợ tài khoản 1381 "Tài sản thiếu chờ xử
lý”, 141 “Tạm ứng”, 144 “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” trên sổ cái.
B. TÀI SẢN DÀI HẠN - Mã số 200
Mã số 200 = Mã số 210 + Mã số 220 + Mã số 240 + Mã số 250 + Mã số 260
I. CÁC KHOẢN PHẢI THU DÀI HẠN - Mã số 210
Mã số 210 = Mã số 211 + Mã số 212 + Mã số 213 + Mã số 218 + Mã số 219
1. Phải thu dài hạn của khách hàng - Mã số 211
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu dài hạn của khách hàng” căn cứ vào tổng số
dư Nợ chi tiết của tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" mở chi tiết theo từng
khách hàng đối với các khoản phải thu của khách hàng được xếp vào loại tài sản
dài hạn.
2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc – Mã số 212
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của TK 1361 “Vốn kinh doanh ở các
đơn vị trực thuộc” trên sổ kế toán chi tiết TK 136
3. Phải thu dài hạn nội bộ – Mã số 213
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là chi tiết số dư Nợ của TK 1368 “Phải thu nội bộ
khác” trên sổ kế toán chi tiết TK 1368, chi tiết các khoản phải thu nội bộ dài hạn.
4. Phải thu dài hạn khác – Mã số 218
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của TK 138, 331, 338 (chi tiết
380 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
các khoản phải thu dài hạn khác) trên sổ kế toán chi tiết TK 1388, 331,338.
5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi – Mã số 219
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết của TK 139 “Dự phòng phải
thu khó đòi”, chi tiết dự phòng phải thu dài hạn khó đòi trên sổ kế toán chi tiết TK
139.
II. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH - Mã số 220
Mã số 220 = Mã số 221 + Mã số 224 + Mã số 227 + Mã số 230
1. Tài sản cố định hữu hình - Mã số 221
Mã số 221 = Mã số 222 + Mã số 223
1.1. Nguyên giá - Mã số 222
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ của tài khoản 211 "Tài sản cố
định hữu hình" trên sổ cái.
1.2. Giá trị hao mòn lũy kế - Mã số 223
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu giá trị hao mòn lũy kế là số dư Có tài khoản 2141
"Hao mòn TSCĐ hữu hình" trên sổ cái.
2. Tài sản cố định thuê tài chính - Mã số 224
Mã số 224 = Mã số 225 + Mã số 226
2.1. Nguyên giá - Mã số 225
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ tài khoản 212 "Tài sản cố định
thuê tài chính" trên sổ cái.
2.2. Giá trị hao mòn lũy kế - Mã số 226
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu giá trị hao mòn lũy kế là số dư Có tài khoản 2142
"Hao mòn TSCĐ thuê tài chính" trên sổ cái.
3. Tài sản cố định vô hình - Mã số 227
381HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Mã số 227 = Mã số 228 + Mã số 229
3.1. Nguyên giá - Mã số 228
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ của tài khoản 213 "Tài sản cố
định vô hình" trên sổ cái.
3.2. Giá trị hao mòn lũy kế - Mã số 229
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu giá trị hao mòn lũy kế là số dư Có tài khoản 2143
"Hao mòn TSCĐ vô hình" trên sổ cái.
4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang – Mã số 230
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ tài khoản 241 "Xây dựng cơ bản dở
dang" trên sổ cái.
III. BẤT ĐỘNG SẢN ĐẦU TƯ – Mã số 240
Mã số 240 = Mã số 241 - Mã số 242
1.1 Nguyên giá - Mã số 241
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu nguyên giá là số dư Nợ của tài khoản 217 "Bất động
sản đầu tư" trên sổ cái.
3.2. Giá trị hao mòn lũy kế - Mã số 242
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu giá trị hao mòn lũy kế là số dư Có tài khoản 2147
"Hao mòn bất động sản đầu tư" trên sổ kế toán chi tiết TK 2147.
IV. CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DÀI HẠN - Mã số 250
Mã số 250 = Mã số 251 + Mã số 252 + Mã số 258 + Mã số 259
1. Đầu tư vào công ty con - Mã số 251
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 221 "Đầu tư vào công
ty con" trên sổ cái.
2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh - Mã số 252
382 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư bên Nợ của tài khoản 222 "Vốn góp liên
doanh" và TK 223 “Đầu tư vào công ty liên kết”, trên sổ cái.
3. Đầu tư dài hạn khác - Mã số 258
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu đầu tư dài hạn khác là số dư Nợ của tài khoản 228
"Đầu tư dài hạn khác" trên sổ cái.
4. Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn - Mã số 259
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***).
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn, là số dư Có của
tài khoản 229 "Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn" trên sổ cái.
V. TÀI SẢN DÀI HẠN KHÁC - Mã số 260
Mã số 260 = Mã số 261 + Mã số 262 + Mã số 268
1. Chi phí trả trước dài hạn - Mã số 261
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 242 "Chi phí trả trước
dài hạn" trên sổ cái.
2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại - Mã số 262
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 243 "Tài sản thuế thu
nhập hoãn lại" trên sổ cái.
3. Tài sản dài hạn khác - Mã số 268
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng số dư Nợ của tài khoản
244 "Ký quỹ, ký cược dài hạn" và các tài khoản khác có liên quan trên sổ cái.
TỔNG CỘNG TÀI SẢN - Mã số 270
Mã số 270 = Mã số 100 + Mã số 200
phần nguồn vốn
A - NỢ PHẢI TRẢ - Mã số 300
Mã số 300 = Mã số 310 + Mã số 330
I. NỢ NGẮN HẠN - Mã số 310
Mã số 310 = Mã số 311 + Mã số 312 + Mã số 313 + Mã số 314 + Mã số 315 +
383HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Mã số 316 + Mã số 317 + Mã số 318 + Mã số 319 + Mã số 320
1. Vay và nợ ngắn hạn - Mã số 311
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 311 "Vay ngắn hạn" và
315 “Nợ dài hạn đến hạn trả” trên sổ cái.
2. Phải trả cho người bán - Mã số 312
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán là tổng các số dư Có chi tiết
của tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" được phân loại là ngắn hạn mở theo
từng người bán trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 331.
3. Người mua trả tiền trước - Mã số 313
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu người mua trả tiền trước căn cứ vào số dư Có chi tiết
của TK 131 "Phải thu của khách hàng" mở cho từng khách hàng trên sổ chi tiết
TK 131 và số dư Có TK 3387 ”Doanh thu chưa thực hiện” trên sổ kế toán chi tiết
TK 3387.
4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Mã số 314
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu thuế và các khoản phải nộp Nhà nước là số dư Có chi
tiết của Tài khoản 333 "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước" trên sổ kế toán
chi tiết TK 333.
5. Phải trả người lao động - Mã số 315
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết của tài khoản 334 "Phải trả
người lao động" trên sổ kế toán chi tiết TK 334 (Chi tiết còn phải trả người lao
động).
6. Chi phí phải trả - Mã số 316
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 335 "Chi phí phải trả "
trên sổ cái.
7. Phải trả nội bộ - Mã số 317
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu phải trả nội bộ là số dư Có chi tiết của tài khoản 336
"Phải trả nội bộ" trên sổ chi tiết TK 336 (Chi tiết phải trả nội bộ ngắn hạn).
8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng - Mã số 318
384 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của TK 337 "Thanh toán theo tiến độ
kế hoạch hợp đồng xây dựng" trên sổ cái.
9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác - Mã số 319
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có của TK 338 "Phải trả, phải nộp
khác", Tài khoản 138 “Phải thu khác”, trên sổ kế toán chi tiết của các TK 338,
138 (Không bao gồm các khoản phải trả, phải nộp khác được xếp vào loại nợ
phải trả dài hạn).
10. Dự phòng phải trả ngắn hạn - Mã số 320
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có chi tiết của TK 352 "Dự phòng
phải trả" trên sổ kế toán chi tiết của TK 352 (chi tiết các khoản dự phòng cho các
khoản phải trả ngắn hạn).
II. NỢ DÀI HẠN - Mã số 330
Mã số 330 = Mã số 331 + Mã số 332 + Mã số 333 + Mã số 334 + Mã số 335 +
Mã số 336 + Mã số 337
1. Phải trả dài hạn người bán - Mã số 331
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán là tổng các số dư Có chi tiết
của tài khoản 331 "Phải trả cho người bán", mở theo từng người bán đối với
các khoản phải trả cho người bán được xếp vào loại nợ dài hạn.
2. Phải trả dài hạn nội bộ - Mã số 332
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là chi tiết số dư Có của tài khoản 336 "Phải trả nội
bộ" trên sổ chi tiết TK 336 (Chi tiết các khoản phải trả nội bộ được xếp vào loại
Nợ dài hạn).
3. Phải trả dài hạn khác - Mã số 333
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có chi tiết của tài khoản 338 và tài
khoản 344 trên sổ cái TK 344 và sổ chi tiết TK 338 (chi tiết phải trả dài hạn).
4. Vay và nợ dài hạn - Mã số 334
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của của tài khoản 341, tài khoản 342
và kết quả tìm được của số dư Có TK 3431 – dư Nợ TK 3432 + dư Có TK 3433
trên sổ kế toán chi tiết TK 343.
385HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả - Mã số 335
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có tài khoản 347 trên sổ cái TK
347.
6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm - Mã số 336
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Có tài khoản 351 trên sổ cái TK
351.
7. Dự phòng phải trả dài hạn - Mã số 337
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết tài khoản 352 trên sổ kế toán
chi tiết TK 352.
B. VỐN CHỦ SỞ HỮU - Mã số 400
Mã số 400 = Mã số 410 + Mã số 430
I. VỒN CHỦ SỞ HỮU - Mã số 410
Mã số 410 = Mã số 411 + Mã số 412 + Mã số 413 + Mã số 414 + Mã số 415 +
Mã số 416 + Mã số 417 + Mã số 418 + Mã số 419 + Mã số 420 + Mã số 421
1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu - Mã số 411
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 4111 "Vốn đầu tư của
chủ sở hữu" trên sổ kế toán chi tiết TK 4111.
2. Thặng dư vốn cổ phần - Mã số 412
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 4112 "Thặng dư vốn cổ
phần" trên sổ kế toán chi tiết TK 4112. Nếu tài khoản này có số dư Nợ thì được
ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (…)
3. Vốn khác của chủ sở hữu - Mã số 413
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 4118 "Vốn khác" trên
sổ kế toán chi tiết TK 4118.
4. Cổ phiếu quỹ - Mã số 414
Số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn:
(***)
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của tài khoản 419 "Cổ phiếu quỹ" trên
386 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
sổ cái.
5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Mã số 415
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu chênh lệch đánh giá lại tài sản là số dư Có tài khoản
412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản" trên sổ cái. Trường hợp tài khoản 412 có
số dư Nợ thì số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong
ngoặc đơn: (***).
6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Mã số 416
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu chênh lệch tỷ giá là số dư Có tài khoản 413 "Chênh
lệch tỷ giá" trên sổ cái. Trường hợp tài khoản 413 có số dư Nợ thì số liệu chỉ tiêu
này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn: (***)
7. Quỹ đầu tư phát triển - Mã số 417
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu quỹ phát triển kinh doanh là số dư Có của tài khoản
414 "Quỹ phát triển kinh doanh" trên sổ cái.
8. Quỹ dự phòng tài chính - Mã số 418
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 415 "Quỹ dự phòng tài
chính" trên sổ cái.
9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu - Mã số 419
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 418 "Các quỹ khác
thuộc vốn chủ sở hữu" trên sổ cái.
10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối - Mã số 420
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu LN sau thuế chưa phân phối là số dư Có của tài
khoản 421 "Lãi chưa phân phối" trên sổ cái. Trường hợp tài khoản 421 có số dư
Nợ thì số liệu chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc
đơn: (***)
11. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản - Mã số 421
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của tài khoản 441 trên sổ cái.
II. NGUỒN KINH PHÍ VÀ QUỸ KHÁC - Mã số 430
Mã số 430 = Mã số 431 + Mã số 432 + Mã số 433
387HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
1. Quỹ khen thưởng, phúc lợi - Mã số 431
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu quỹ khen thưởng, phúc lợi là số dư Có tài khoản 431
"Quỹ khen thưởng, phúc lợi" trên sổ cái.
2. Nguồn kinh phí - Mã số 432
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số chênh lệch giữa số dư Có tài khoản 461 với
số dư Nợ tài khoản 161 trên sổ cái. Trường hợp số dư Nợ tài khoản 161 lớn
hơn số dư Có tài khoản 461 thì chỉ tiêu này được ghi bằng số âm dưới hình thức
ghi trong ngoặc đơn (…)
3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Mã số 433
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có tài khoản 466 "Nguồn kinh phí đã hình
thành TSCĐ" trên sổ cái.
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN - Mã số 440
Mã số 430 = Mã số 300 + Mã số 400
Các chỉ tiêu ngoài Bảng Cân đối kế toán
1. Tài sản thuê ngoài
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 001 - "Tài sản thuê
ngoài" trên sổ cái.
2. Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công:
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 002 "Vật tư, hàng
hóa nhận giữ hộ, nhận gia công" trên sổ cái.
3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi:
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 003 "Hàng hóa
nhận bán hộ, nhận ký gửi" trên sổ cái.
4. Nợ khó đòi đã xử lý
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 004 "Nợ khó đòi đã
xử lý" trên sổ cái.
5. Ngoại tệ các loại
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 007 "Ngoại tệ các
388 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
loại" trên sổ cái.
6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ số dư Nợ của tài khoản 008 "Dự toán chi
sự nghiệp, dự án" trên sổ cái.
5.9.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Nguồn gốc số liệu để lập báo cáo
Căn cứ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước.
Căn cứ vào sổ kế toán trong kỳ các tài khoản từ loại 5 đến loại 9.
Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Mã số 01
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có TK 511 "Doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ" và TK 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ" trong kỳ báo
cáo trên sổ cái.
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - Mẫu số 02
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Nợ TK 511 và TK 512 đối
ứng với bên Có các TK 521, TK 531, TK 532, TK 333 (TK 3331, 3332, 3333)
trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Mã số 10
Mã số 10 = Mã số 01 - Mã số 02
4. Giá vốn hàng bán - Mã số 11
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có tài khoản 632 "Giá vốn
hàng bán" đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
5. Lợi tức gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Mã số 20
Mã số 20 = Mã số 10 - Mã số 11
6. Doanh thu hoạt động tài chính - Mã số 21
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Nợ tài khoản 515 "Doanh
hoạt động tài chính" đối ứng với bên Có của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ
cái.
389HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
7. Chi phí tài chính - Mã số 22
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có tài khoản 635 "Chi phí tài
chính" đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
Chi phí lãi vay - Mã số 23
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào Sổ kế toán chi tiết tài khoản 635
"Chi phí tài chính".
8. Chi phí bán hàng - Mã số 24
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh Có tài khoản 641 "Chi
phí bán hàng", đối ứng với bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp - Mã số 25
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh Có tài khoản 642 "Chi
phí quản lý doanh nghiệp" đối ứng với Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh
doanh" trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh - Mã số 30
Mã số 30 = Mã số 20 + (Mã số 21 - Mã số 22) - Mã số 24 - Mã số 25
11. Thu nhập khác - Mã số 31
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Nợ tài khoản 711 "Thu nhập
khác" đối ứng với bên Có của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
12. Chi phí khác - Mã số 32
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh Có tài khoản 811 "Chi phí
khác" đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳ báo cáo trên sổ cái.
13. Lợi nhuận khác - Mã số 40
Mã số 40 = Mã số 31 - Mã số 32
14. Tổng lợi tức trước thuế - Mã số 50
Mã số 50 = Mã số 30 + Mã số 40
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - Mã số 51
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng phát sinh bên Có TK 8211
đối ứng với bên Nợ TK 911 trên sổ kế toán chi tiết TK 8211, hoặc căn cứ vào số
390 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
phát sinh bên Nợ TK 8211 đối ứng với bên Có TK 911 trong kỳ báo cáo, (trường
hợp này số liệu được ghi vào chỉ tiêu này bằng số âm dưới hình thức ghi trong
ngoặc đơn (…) trên sổ kế toán chi tiết TK 8211.
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - Mã số 52
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng phát sinh bên Có TK 8212
đối ứng với bên Nợ TK 911 trên sổ kế toán chi tiết TK 8212, hoặc căn cứ vào số
phát sinh bên Nợ TK 8212 đối ứng với bên Có TK 911 trong kỳ báo cáo, (trường
hợp này số liệu được ghi vào chỉ tiêu này bằng số âm dưới hình thức ghi trong
ngoặc đơn (…) trên sổ kế toán chi tiết TK 8212.
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp - Mã số 60
Mã số 60 = Mã số 50 – (Mã số 51 + Mã số 52)
18. Lãi trên cổ phiếu – Mã số 70
Chỉ tiêu được hướng dẫn tính toán theo thông tư hướng dẫn chuẩn mực số 30
“Lãi trên cổ phiếu”
5.9.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
1 2 Tài
khoản
Nợ
Tài khoản
Có
I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
1. Thu tiền từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và
doanh thu khác (1)+(2)+(3)-(4)
01
(+) 1- Thu tiền ngay
- Thu tiền bán hàng hoá 111,112,1
13
5111,33311
391HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
-Thu tiền bán thành phẩm 111,112,1
13
5112,33311
- Thu tiền cung cấp dịch
vụ
111,112,1
13
5113,33311
2 – Thu của kỳ trước
- Thu từ hoạt động kinh
doanh bán sản phẩm,
hàng hoá và tiền ứng
trước của người mua
hàng hoá, dịch vụ
111,112,1
13
131
3- Doanh thu nhận trước
nếu có
111,112,1
13
3387
4 – Các khoản giảm trừ
- Chiết khếu thương mại 521,33311 111,112
- Giảm giá hàng bán 532,33311 111,112
.....
2. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hoá,
dịch vụ (1)+(2)
02
(-) 1- Trả tiền ngay
- Trả tiền mua vật tư,
hàng hoá
152,153,1
56,13311
111, 112
- Trả chi phí dịch vụ mua 6278,642, 111, 112
392 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
ngoài 641,13311
- Chi phí bằng tiền khác 627,
641,642,1
3311
111, 112
2 – Phải trả của kỳ trước
- Chi tiền trả cho các
khoản nợ liên quan đến
giao dịch mua bán hàng
hoá, dịch vụ phát sinh từ
kỳ trước nhưng đến kỳ
này mới trả tiền và số
tiền chi ứng trước cho
nhà cung cấp hàng hoá,
dịch vụ.
331 111,112
3. Tiền chi trả cho người lao động 03
(-) Tạm ứng, thanh toán tiền
lương
334 111,112
4. Tiền chi trả lãi vay 04
(-) Chi trả lãi vay (không
phân biệt trả cho kỳ
trước, trả trong kỳ và trả
trước lãi vay)
635, 335 111,112
5. Tiền chi nộp thuế TNDN 05
393HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
(-) Chi nộp thuế TNDN
(Không phân biệt số thuế
TNDN đã nộp của kỳ này,
số thuế TNDN còn nợ từ
các kỳ trước đã nộp
trong kỳ này và số thuế
TNDN nộp trước nếu có)
3334 111,112
6. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06
(+) Thu về bồi thường, được
phạt, tiền thưởng, các
khoản tiền thu khác ...
111,112 711,33311
Thu hồi các khoản đi ký
quỹ, ký cược
111,112 144
Tiền thu do nhận ký quỹ,
ký cược
111,112 344
Tiền thu do được hoàn
thuế
111,112 133
7. Tiền chi khác do hoạt động kinh doanh 07
(-) Chi về bồi thường bị
phạt, các khoản chi phí
khác
811,13311 111,112
Tiền chi ký quỹ, ký cược 144 111,112
Tiền trả các khoản nhận 344 111,112
394 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
ký quỹ, ký cược
Tiền chi từ quỹ khen
thưởng, phúc lợi
431 111,112
Tiền chi nộp các loại thuế
(không bao gồm thuế
TNDN, tiền nộp các loại
phí, lệ phí, tiền thuê đất)
3331,
3333,
3337,
3338
111,112
Lưu chuyển
tiền thuần từ
hoạt động kinh
doanh
20 = 01+ 02+ 03+ 04+
05+ 06+ 07
20
II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư
1. Tiền chi để
mua sắm, xây
dựng TSCĐ và
các tài sản dài
hạn khác
21 211,212,2
13,241
111,112
2. Tiền thu từ
thanh lý, nhượng
bán TSCĐ và
các tài sản dài
hạn khác
22 111,112 211,212,213,
241,711
3. Tiền chi cho
vay, mua các
công cụ nợ của
23
395HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
đơn vị khác
4. Tiền thu hồi
cho vay, bán lại
các công cụ nợ
của đơn vị khác
24
5. Tiền chi đầu tư
góp vốn vào đơn
vị khác
25 222,221 111,112
6. Tiền thu hồi
đầu tư góp vốn
vào đơn vị khác
26 111,112 222
7. Tiền thu lãi cho
vay, cổ tức và lợi
nhuận được chia
27 111,112 515,421
Lưu chuyển
tiền thuần từ
hoạt động đầu
tư
30 = 21+22+23+24+25
+26+27
30
III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
1.Tiền thu từ phát
hành cổ phiếu,
nhận vốn góp của
chủ sở hữu
31 111,112 411
2. Tiền chi trả vốn
góp cho các chủ
32 411 111,112
396 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
sở hữu, mua lại
cổ phiếu của các
doanh nghiệp đã
phát hành
3. Tiền vay ngắn
hạn, dài hạn nhận
được
33 111,112 311,341,342
4. Tiền chi trả nợ
gốc vay
34 311,341,3
42
111,112
5. Tiền chi trả nợ
thuê tài chính
35
6. Cổ tức, lợi
nhuận đã chi trả
cho chủ sở hữu
36
Lưu chuyển tiền
thuần từ hoạt
động tài chính
40= 31+32+33+34+35
+36
40
Lưu chuyển tiền
thuần trong kỳ
(20+30+40)
50
Tiền và tương
đương tiền đầu
kỳ
60
Ảnh hưởng của
thay đổi tỷ giá hối
61
397HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chỉ tiêu Nội dung Mã
số
Số liệu đối ứng
đoái quy đổi
ngoại tệ
Tiền và tương
đương tiền cuối
kỳ (50+60+61)
70
Ghi chú: Các nghiệp vụ không thường xuyên
Mã số 01:
Tiền thu từ bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ chuyển trả ngay các khoản công
nợ:
Nợ TK331/Có TK511, 333.
Tiền bản quyền, phí, hoa hồng và các khoản doanh thu khác (như bán chứng
khoán vì mục đích thương mại):
Nợ TK111,112,113/Có TK511- Doanh thu khác.
Mã số 02:
Chi tiền mua hàng hoá, dịch vụ bằng cách cấn trừ các khoản nợ phải thu như:
Nợ TK152,153,156,331,62../Có TK131
Chi tiền từ vay ngắn hạn nhận được chuyển trả ngay cho người bán:
Nợ TK152,153,156,331,62../Có TK311
Mã số 04:
Chi tiền trả lãi vay bằng cách cấn trừ vào các khoản phải thu của khách hàng
Nợ TK635,335/Có TK131.
Mã số 05:
Chi tiền nộp thuế TNDN từ các khoản phải thu của khách hàng
Nợ TK3334/Có TK131
398 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.9.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(gián tiếp)
Theo phương pháp gián tiếp: báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián
tiếp theo quy định hiện nay chỉ thực sự gián tiếp ở phần lưu chuyển tiền từ hoạt động
kinh doanh, còn 2 phần, lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư và lưu chuyển tiền từ
hoạt động tài chính được xác định theo phương pháp trực tiếp – Việc xác lập như
vậy cũng tỏ ra phù hợp bởi mục tiêu của phương pháp này là xác lập mối liên hệ
giữa lợi nhuận với lưu chuyển tiền để giúp người nhận thông tin thấy rằng không
phải doanh nghiệp có lãi là có tiền nhiều, doanh nghiệp bị lỗ thì có tiền ít hoặc không
có tiền. Vấn đề là tiền nằm ở đâu, ở đâu ra và dùng cho mục đích gì, mà đã đặt trong
mối liên hệ với lợi nhuận thì hầu hết lợi nhuận lại được tạo ra từ hoạt động kinh
doanh
Các chỉ tiêu thuộc lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh theo phương pháp gián
tiếp thể hiện qua công thức sau:
Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu - Chi phí tạo ra doanh thu
= (Tiền + Nợ phải thu) - (Tiền + Hàng tồn kho + Chi phí trả trước phân bổ + Nợ phải
trả + Khấu hao + Dự phòng + Chi phí lãi vay).
= Tiền (lưu chuyển) + Nợ phải thu – Hàng tồn kho – Chi phí trả trước phân bổ - Nợ
phải trả – Khấu hao – Dự phòng – Chi phí lãi vay.
Lưu chuyển tiền = Lợi nhuận trước thuế + Khấu hao + Dự phòng + Chí phí lãi vay +
Hàng tồn kho – Nợ phải thu + Nợ phải trả + Chi phí trả trước phân bổ.
Qua công thức này thấy rằng, lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh nếu được
xác định bắt đầu từ lợi nhuận trước thuế thì các chỉ tiêu điều chỉnh bao gồm:
Khấu hao (điều chỉnh tăng), Dự phòng (điều chỉnh tăng), Chi phí lãi vay (điều
chỉnh tăng), con các chỉ tiêu: Hàng tồn kho, Nợ phải thu, Nợ phải trả và Chi phí
trả trước thì việc điều chỉnh tăng, giảm phụ thuộc vào số dư cuối kỳ và số dư đầu
kỳ của các tài khoản nằm trong các chỉ tiêu này:
Đối với hàng tồn kho:
Nếu SDCK > SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có
một bộ phận tiền được chuyển thành hàng tồn kho).
Nếu SDCK < SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có
399HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Báo cáo tài chính
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
một bộ phận hàng tồn kho được chuyển thành tiền).
Đối với Nợ phải thu:
Nếu SDCK > SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có
một bộ phận tiền được chuyển thành nợ phải thu).
Nếu SDCK < SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có
một bộ phận nợ phải thu được chuyển thành tiền).
Đối với Chi phí trả trước:
Nếu SDCK > SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có
một bộ phận tiền được chuyển thành chi phí trả trước).
Nếu SDCK < SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có
một bộ phận chi phí trả trước đã chuyển hóa thành tiền).
Đối với Nợ phải trả:
Nếu SDCK > SDĐK tức là SDCK – SDĐK > 0: Điều chỉnh tăng (chứng tỏ có
một bộ phận nợ phải trả được chuyển thành tiền).
Nếu SDCK < SDĐK tức là SDCK – SDĐK < 0: Điều chỉnh giảm (chứng tỏ có
một bộ phận tiền được dùng để thanh toán nợ phải trả).
Qua lý giải trên có thể thấy rằng, lưu chuyển tiền nghịch biến với sự biến động của
hàng tồn kho, nợ phải thu, chi phí trả trước và đồng biến với sự biến động của nợ
phải trả.
Ngoài ra do chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế bao gồm cả lợi nhuận của hoạt động đầu
tư và lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện nên các chỉ tiêu này cũng được
dùng để điều chỉnh khi xác định lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh theo nguyên
tắc nếu lãi thì điều chỉnh giảm, ngược lại lỗ thì điều chỉnh tăng. Đồng thời lưu chuyển
tiền từ hoạt động kinh doanh còn liên quan đến một số nghiệp vụ khác không ảnh
hưởng đến sự biến động của lợi nhuận trong mối quan hệ với lưu chuyền tiền nên
cần được xác định thành các chỉ tiêu thu, chi khác nằm trong lưu chuyển tiền từ hoạt
động kinh doanh.
400 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
5.10 Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế
Hướng dẫn kê khai một số mẫu biểu theo TT 28/2011 - BTC
Mẫu số 01-1/GTGT
Lập Bảng kê hóa đơn HHDV bán ra mẫu số 01-1/GTGT
Mục 1,2,3,4: Khai các hóa đơn bán HHDV phát sinh trong kỳ, theo từng nhóm
HHDV: HHDV không chịu thuế, HHDV chịu thuế với các mức thuế suất 0%,
5%, 10%: Số liệu tổng hợp về doanh thu và tiền thuế GTGT tại phần này được
dùng để lập Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT tại các chỉ tiêu tương ứng;
Mục 5: HHDV không phải tổng hợp trên Tờ khai 01/GTGT:
Khai các hóa đơn bán HHDV bán đại lý đối với đại lý bán đúng giá hưởng
hoa hồng: Số liệu không đưa lên Tờ khai thuế GTGT;
Khai các hóa đơn xuất trả hàng ủy thác nhập khẩu: Số liệu không đưa lên
Tờ khai thuế GTGT. Trường hợp bán lẻ HHDV trực tiếp cho đối tượng tiêu
dùng như điện, nước, xăng dầu, bưu chính, viễn thông… thì kê khai tổng
hợp doanh số bán lẻ, không phải kê khai theo từng hóa đơn.
Mẫu số 01-2/GTGT:
Lập Bảng kê hóa đơn HHDV mua vào mẫu số 01-2/GTGT
Mục 1: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng riêng cho SXKD chịu thuế
GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục này được khấu trừ toàn
bộ;
Mục 2: Khai các hóa đơn HHDV mua vào nhưng không đủ điều kiện được
khấu trừ thuế;
Ví dụ như hóa đơn HHDV mua vào có giá trị trên 20 triệu đồng nhưng không đủ
chứng từ thanh toán qua Ngân hàng: Tiền thuế khai tại mục này không được tính
khấu trừ;
Mục 3: Khai các hóa đơn HHDV mua vào dùng chung cho HHDV chịu thuế và
không chịu thuế, đủ điều kiện để khấu trừ thuế: Số tiền thuế tại mục này phải
phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu để tính số thuế được
401HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
khấu trừ;
Mục 4: Khai các hóa đơn mua HHDV dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện
được khấu trừ thuế. Số liệu tại mục này được tổng hợp để khai vào:
Nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP cùng với trụ sở chính: khai Tờ khai thuế GTGT dành
cho dự án đầu tư và bù trừ với Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT tại chỉ tiêu
[40b]; Tiền thuế của dự án đầu tư còn trên 200 triệu thì được hoàn;
Tờ khai thuế GTGT dành cho dự án đầu tư nếu dự án đầu tư tại tỉnh/TP khác trụ
sở chính;
Mục 5: HHDV không phải tổng hợp trên Tờ khai 01/GTGT:
Khai các hóa đơn đầu vào của HHDV bán đại lý đối với đại lý bán đúng giá
hưởng hoa hồng: Số liệu không đưa lên Tờ khai thuế GTGT;
Khai các hóa đơn nhận hàng ủy thác xuất khẩu: Số liệu không đưa lên Tờ
khai thuế GTGT. Trường hợp mua lẻ HHDV thì kê khai tổng hợp theo từng
nhóm mặt hàng, dịch vụ cùng thuế suất, không phải kê khai theo từng hóa
đơn.
Mẫu số 01-3/GTGT
Lập Bảng kê số lượng xe ô tô, xe hai bánh gắn máy bán ra mẫu số 01-3/GTGT:
Bảng kê này dùng cho các cơ sở kinh doanh trong kỳ có phát sinh hoạt động
bán xe ô tô, xe hai bánh gắn máy;
Yêu cầu kê khai:
Ghi rõ tên, chủng loại, đời xe, năm sản xuất của từng loại xe xuất bán trong
tháng;
Khai chi tiết số lượng xe bán ra trong kỳ, cả bán cho các đại lý và bán trực
tiếp tới người tiêu dùng
Giá bán khai theo giá ghi trên hóa đơn, bao gồm cả thuế GTGT. Ghi tổng
số theo giá bán xe xuất giao cho đại lý bán hưởng hoa hồng và xe trực tiếp
bán cho người tiêu dùng.
Bảng kê này được gửi kèm theo Tờ khai GTGT hàng tháng của CSKD có bán
402 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
xe ô tô, xe hai bánh gắn máy. Số liệu trên bảng kê này không sử dụng để lập Tờ
khai thuế GTGT;
Mẫu số 01-4A/GTGT, 01-4B/GTGT
Lập Bảng phân bổ số thuế GTGT của HHDV mua vào được khấu trừ trong kỳ -
mẫu số 01-4A và Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phân bổ được
khấu trừ năm - mẫu số 01-4B:
Dùng cho cơ sở kinh doanh sản xuất kinh doanh HHDV chịu thuế và không chịu
thuế GTGT, không hạch toán riêng được;
Tính phân bổ thuế GTGT đầu vào dựa trên tỷ lệ doanh thu chịu thuế GTGT trên
tổng doanh thu.
Bảng phân bổ 01-4A được tính theo doanh thu hàng tháng; Bảng điều chỉnh
01-4B được tính và điều chỉnh theo năm.
Số liệu trên 2 bảng này làm căn cứ để tổng hợp, tính toán số thuế đầu vào được
khấu trừ tại chỉ tiêu số [25] của Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT.
Mẫu số 01-5/GTGT
Lập Bảng kê số thuế GTGT đã nộp của doanh thu kinh doanh xây dựng, lắp đặt,
bán hàng vãng lai ngoại tỉnh – mẫu số 01-5/GTGT:
Khai chi tiết các chứng từ đã nộp tiền thuế cho hoạt động xây dựng, lắp đặt,
bán hàng vãng lai tại địa phương khác nơi đóng trụ sở chính;
Tổng cộng số tiền thuế đã nộp khai tại Bảng kê này được sử dụng để khai vào
chỉ tiêu [39] của Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT;
Mẫu số 01-6/GTGT
Lập Bảng phân bổ thuế GTGT cho địa phương nơi đóng trụ sở chính và cho các
địa phương nơi có cơ sở sản xuất trực thuộc không thực hiện hạch toán kế toán
– mẫu số 01-6/GTGT:
Lập Bảng kê này sau khi đã tổng hợp và hoàn thành việc kê khai, tính thuế trên
Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT;
403HƯỚNG DẪN THEO NGHIỆP VỤ: Hướng dẫn kế khai một số mẫu biểu thuế
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Số liệu để khai vào Bảng kê này dựa trên Số tiền thuế phải nộp trong kỳ của
Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT và chi tiết số liệu về doanh thu bán sản
phẩm sản xuất của cơ sở sản xuất trực thuộc;
Tính tiền thuế GTGT phân bổ cho các địa phương nơi có cơ sở sản xuất trực
thuộc không hạch toán kế toán:
Tính theo tỷ lệ % trên doanh thu: 1% đối với HH chịu thuế suất 5%; 2% đối với
HH chịu thuế suất 10% - cột 8 – chỉ tiêu [15], [16];
Nếu tổng số thuế phải nộp theo tỷ lệ tính trên doanh thu của các cơ sở sản xuất
trực thuộc lớn hơn số thuế phải nộp của trụ sở chính ([06]<[16]) thì phân bổ lại
theo tỷ lệ Doanh thu bán sản phẩm do cơ sở sản xuất trực thuộc/Tổng doanh
thu bán sản phẩm sản xuất của toàn doanh nghiệp;
Số thuế phải nộp tại trụ sở chính:
Nếu [06]>[16] thì tính Chỉ tiêu [19]= [06]-[16];
Nếu [06]<[16] thì tính Chỉ tiêu [20]=[06]-[18];
Bảng kê này được gửi cho CQT quản lý trụ sở chính và CQT nơi có cơ sở sản
xuất
Phần
VI
405KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
6 KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP
Chủ đề này giới thiệu những đăc điểm chính ở các doanh nghiệp thường gặp trong
thực tế, kế toán các quá trình hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp
6.1 Các loại hình doanh nghiệp
Chủ đề này sẽ giới thiệu về các loại hình doanh nghiệp thường gặp trong thực tế,
đặc điểm của từng loại hình và cách thức hạch toán trong phần mềm cần lưu ý để sử
dụng phần mềm hiệu quả hơn. Bởi vì mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc
điểm quản lý riêng biệt vì thế công tác tổ chức kế toán cũng khác nhau.
6.1.1 Doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại:
Đối với doanh nghiệp thương mại - đơn vị thực hiện chức năng cầu nối giữa sản
xuất và tiêu dùng thì hoạt động kinh doanh bao gồm 2 quá trình là mua hàng và
bán hàng. Doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng của doanh nghiệp sản
xuất, doanh nghiệp thương mại khác hoặc nhập khẩu hàng hoá. Trong quá trình
kinh doanh, doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện một số công việc làm gia
tăng giá trị hàng hoá như: phân loại, gói bọc, gia công… Để thu hồi toàn bộ chi
phí kinh doanh và thực hiện có lãi, doanh nghiệp thương mại phải bán hàng ra thị
trường. Hàng hoá có thể được bán bán buôn hoặc bán lẻ cho doanh nghiệp sản
xuất, doanh nghiệp thương mại hay người tiêu dùng.
Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại gồm khâu mua hàng dự trữ,
tổ chức bán hàng và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp
cần tổng hợp tính được giá vốn hàng bán, các khoản chi phí mua bán hàng, chi
phí quản lý cũng như doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.
Các chi phí của Doanh nghiệp thương mại:
Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ xuất bán trong
kỳ.
Chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp.
406 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh một cách toàn diện, liên tục, và có hệ
thống các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tức là theo dõi, phản ánh một cách
cụ thể các quá trình kinh doanh chủ yếu. Có như vậy mới nắm được kết quả về
mặt số lượng, chất lượng hiệu quả sử dụng vốn ở từng khâu, từng vụ việc trong
toàn bộ hoạt động chung của đơn vị.
Mỗi quá trình kinh doanh chủ yếu được cấu thành bởi vô số các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Theo nguyên tắc của kế toán, nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh
vào các loại giấy tờ cần thiết theo đúng thủ tục quy định về chứng từ ghi chép
ban đầu, lấy đó làm căn cứ để ghi vào sổ sách dưới hình thức tài khoản theo
phương pháp ghi sổ kép. Mặt khác, chứng từ gốc cũng được sử dụng để ghi
vào các sổ thẻ chi tiết phục vụ yêu cầu hạch toán chi tiết. Quá trình vào sổ cũng
đồng thời là quá trình tập hợp số liệu, rút ra các chỉ tiêu phục vụ yếu cầu quản lý
hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp thông qua các phương pháp đánh
giá và tính toán cụ thể.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm:
Với doanh nghiệp thương mại quy trình hạch toán đơn giản, để khai thác tốt nhất
chức năng của phần mềm và đơn giản hóa quy trình hạch toán, xin gợi ý doanh
nghiệp nên thiết lập tiêu thức sau:
Thiết lập tài khoản hàng tồn kho 15X theo dõi theo từng hàng hóa, kho hàng...
Thiết lập theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục riêng như
407KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các loại hình doanh nghiệp
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
chi phí điện thoại, điện, nước, tiếp khách...bằng cách thiết lập theo dõi tài khoản
chi phí quản lý doanh nghiệp 642,6422 theo dõi theo từng khoản mục chi phí
Theo dõi chi phí bán hàng theo từng khoản mục riêng như chi phí cho nhân viên
bán hàng, chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm...bằng cách thiết lập theo dõi tài
khoản chi phí bán hàng thành những khoản mục chi phí như thiết lập chi phí quản
lý doanh nghiệp ở trên.
Các nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp thương mại:
Thu, chi tiền mặt , tiền gửi
Bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu, giá vốn: thiết lập tự động xuất kho giá vốn,
thiết lập phương pháp xuất kho , ghi nhận doanh thu
Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng
Kết chuyển số liệu cuối kì
Các mẫu báo cáo thường gặp: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quỹ tiền mặt,
sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người mua/ người
bán, sổ chi phí sản xuát kinh doanh...
Hướng dẫn chi tiết cách thức thiết lập các tài khoản như trên tại thiết lập
hệ thống tài khoản
277 288
253 337 312
262
239
259
202
408 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
6.1.2 Doanh nghiệp sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất:
Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh
của mình bằng cách mua nguyên liệu, máy móc thiết bị, thuê lao động… tiến hành
sản xuất tạo ra sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm đó. Qua việc sản xuất và tiêu thụ
đó doanh nghiệp xác định được kết quả lãi lỗ của một thời kỳ hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nghiên cứu qua các
yếu tố chi phí sản xuất để tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và tính lợi nhuận sau
khi tiêu thụ sản phẩm. Như vậy các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sản
xuất bao gồm 3 giai đoạn là cung cấp, sản xuất và tiêu thụ
Các yếu tố chi phí cơ bản của sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát
sinh trong kỳ kế toán nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm. Các chi phí được chia
thành:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí sản xuất chung.
Sau khi doanh nghiệp sản xuất xong sản phẩm thì phải đẩy nhanh việc bán sản
phẩm ra gọi đó là tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn để có thể tiếp tục quá
trình sản xuất kế tiếp. Thành phẩm của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi
doanh nghiệp nhận được tiền hoặc người mua đồng ý thanh toán, đồng thời
doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm. Trong quá trình tiêu thụ doanh
nghiệp phải phản ánh được doanh thu và chi phí:
Doanh thu bán hàng: là giá trị của sản phẩm, hàng hóa lao vụ, dịch vụ mà
doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng.
Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ, xuất
bán trong kỳ.
Chi phí bán hàng: là các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình tiêu thụ như: Chi phí
bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu, bảo hành hàng hóa…
409KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các loại hình doanh nghiệp
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí quản lý chung của doanh
nghiệp gồm các chi phí quản lý, chi phí hành chánh, các chi phí chung liên quan
tiền lương, chi phí văn phòng, công cụ dụng cụ vật liệu khấu hao lãi vay, điện,
điện thoại thuế môn bài, hội nghị, công tác phí…
Sau quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp xác định được lãi lỗ của hoạt động sản
xuất kinh doanh trong kỳ.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm
Với doanh nghiệp sản xuất quy trình sản xuất phức tạp hơn, để theo dõi chi
phí sản xuất một cách hợp lý cần tiến hành thiết lập các tiêu thức sau:
Thiết lập tài khoản tập hợp chi phí 154X, hay 62X theo từng phân xưởng,
đơn hàng, bộ phận, công việc....để theo dõi chi phí sản xuất theo từng đối
tượng nhằm quản lý chi phí tốt hơn.
Thiết lập theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục riêng như
chi phí điện thoại, điện, nước, tiếp khách...bằng cách thiết lập theo dõi tài khoản
chi phí quản lý doanh nghiệp 642, 6422 theo dõi theo từng khoản mục chi phí
410 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Các nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp sản xuất:
Thu, chi tiền mặt , tiền gửi
Kế toán quản lý kho : Xuất nguyên vật liệu, nhập kho thành phẩm
Tính khấu hao tài sản cố định (tự động)
Tập hợp chi phí
Bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu, giá vốn: thiết lập tự động xuất kho giá vốn,
thiết lập phương pháp xuất kho , ghi nhận doanh thu
Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng
Kết chuyển số liệu cuối kì
Các mẫu báo cáo thường gặp: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quỹ tiền mặt,
sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người mua/ người
bán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ hàng hóa, thẻ tính
giá thành sản phẩm, dịch vụ...
Hướng dẫn chi tiết cách thức thiết lập các tài khoản như trên tại thiết lập
hệ thống tài khoản
277 288
342
244
248
253 337 312
262
239
259
202
411KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các loại hình doanh nghiệp
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
6.1.3 Doanh nghiệp xây lắp
Doanh nghiệp xây lắp
So với các ngành sản xuất khác, ngành XDCB có những đặc điểm về kinh tế - kỹ
thuật riêng biệt, thể hiện rất rõ nét ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản
phẩm của ngành. Điều này đã chi phối đến công tác kế toán chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp.
Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc... có quy mô lớn,
kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu
dài...Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp phải lập dự toán
(dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với
dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo
hiểm cho công trình xây lắp.
Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ
đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể
hiện rõ.
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe máy,
thiết bị thi công, người lao động...) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm.
Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất
phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư
hỏng...
Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao
đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ
thuật của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi
giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra
ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ
lụt...Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát chặt chẽ sao cho bảo
đảm chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán.
Những đặc điểm trên đã ảnh hưởng rất lớn đến kế toán chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp. Công tác kế toán vừa phải
đáp ứng yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán của một doanh nghiệp
412 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
sản xuất vừa phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của loại hình doanh nghiệp xây
lắp.
Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất.
Đối tượng kế toán chi phí sản xuất xây lắp là phạm vi giới hạn chi phí sản xuất
xây lắp cần được tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra giám sát chi phí và
yêu cầu tính giá thành.
Để xác định đúng đắn đối tượng kế toán chi phí sản xuất xây lắp trong các doanh
nghiệp, trước hết phải căn cứ vào các yếu tố tính chất sản xuất và qui trình công
nghệ sản xuất giản, đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý, đơn
vị tính giá thành trong doanh nghiệp.
Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là các loại chi phí được tập hợp trong một
thời gian nhất định nhằm phục vụ cho việc kiểm tra phân tích chi phí và giá thành
sản phẩm. Giới hạn tập hợp chi phí sản xuất có thể là nơi gây ra chi phí và đối
tượng chịu chi phí.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, với tính chất phức tạp của công nghệ và sản
phẩm sản xuất mang tính đơn chiếc, có cấu tạo vật chất riêng, mỗi công trình,
hạng mục công trình có dự toán thiết kế thi công riêng nên đối tượng hạch toán
chi phí sản xuất có thể là công trình, hạng mục công trình, hoặc có thể là đơn đặt
hàng, bộ phận thi công hay từng giai đoạn công việc. Tuy nhiên trên thực tế các
đơn vị xây lắp thường hạch toán chi phí theo công trình, hạng mục công trình.
Hạch toán chi phí sản xuất xây lắp theo đúng đối tượng đã được qui định hợp lý
có tác dụng phục vụ tốt cho việc tăng cường quản lý chi phí sản xuất và phục vụ
cho công tác tính giá thành sản phẩm được kịp thời.
Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất.
Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất là phương pháp sử dụng để tập
hợp và phân loại chi phí theo khoản mục chi phí trong giới hạn của mỗi đối tượng
kế toán chi phí. Trong các doanh nghiệp xây lắp chủ yếu dùng các phương pháp
tập hợp chi phí sau:
- Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất theo công trình, hạng mục công trình:
chi phí sản xuất liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì tập hợp cho
413KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các loại hình doanh nghiệp
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
công trình, hạng mục công trình đó.
- Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn đặt hàng: các chi phí sản xuất phát
sinh liên quan đến đơn đặt hàng nào sẽ được tập hợp và phân bổ cho đơn đặt
hàng đó. Khi đơn đặt hàng hoàn thành, tổng số chi phí phát sinh theo đơn đặt
hàng kể từ khi khởi công đến khi hoàn thành là giá thành thực tế của đơn đặt
hàng đó.
- Phương pháp hạch toán chi phí theo đơn vị hoặc khu vực thi công: phương
pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp xây lắp thực hiện
khoán. Đối tượng hạch toán chi phí là các bộ phận, đơn vị thi công như tổ đội
sản xuất hay các khu vực thi công. Trong từng đơn vị thi công lại được tập hợp
theo từng đối tượng tập hợp chi phí như hạng mục công trình.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, mỗi đối tượng có thể áp dụng một hoặc một số
phương pháp hạch toán trên. Nhưng trên thực tế có một số yếu tố chi phí phát
sinh liên quan đến nhiều đối tượng, do đó phải tiến hành phân bổ các khoản chi
phí này một cách chính xác và hợp lý cho từng đối tượng.
Đặc điểm sản xuất xây lắp có ảnh hưởng đến kế toán CPSX và tính GTSP trong
các doanh nghiệp xây lắp
Lưu ý khi sử dụng phần mềm
Với phương pháp hạch toán chi phí sản xuất như trên thì cần thiết lập các tài
khoản theo dõi chi phí theo đối tượng công trình, hạng mục công trình, đơn đặt
hàng, đơn vị hay khu vực thi công
Các nghiệp vụ thường gặp trong doanh nghiệp xây lắp:
Thu, chi tiền mặt , tiền gửi277 288
414 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Kế toán quản lý kho : Xuất nguyên vật liệu, nhập kho thành phẩm
Tính khấu hao tài sản cố định (tự động)
Tập hợp chi phí theo từng đối tượng công trinh, hợp đồng
Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng
Kết chuyển số liệu cuối kì
Các mẫu báo cáo thường gặp: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ
chi tiết doanh thu từng công trình, sổ chi tiết thanh toán người mua/ người bán,
sổ chi phí sản xuất kinh doanh từng công trình, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ
hàng hóa....
Hướng dẫn chi tiết cách thức thiết lập các tài khoản như trên tại thiết lập
hệ thống tài khoản
6.2 Các quá trình kinh doanh
Để thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin cho quản lý về tình hình hoạt động của
doanh nghiệp, kế toán phải theo dõi, phản ánh và giám sát các quá trình kinh doanh.
Các quá trình kinh doanh khác nhau với các lĩnh vực và loại hình kinh doanh khác
nhau. Tuy nhiên, các quá trình kinh doanh có những điểm chung đó là đều được bắt
đầu bằng hình thái giá trị, sau một hoặc một số giai đoạn doanh nghiệp thu hồi kết
quả kinh doanh cũng bằng hình thái giá trị. Các giai đoạn kinh doanh trong doanh
nghiệp dù ngắn hay dài, ít hay nhiều đều có các chỉ tiêu cần được kế toán theo dõi,
phản ánh đó là đối tượng, chi phí và kết quả kinh doanh
6.2.1 Kế toán quá trình cung cấp
Kế toán quá trình cung cấp
Khái niệm.
Quá trình cung cấp (dự trữ sản xuất) là quá trình thu mua và dự trữ các loại
nguyên liệu, công cụ dụng cụ và các tài sản cố định để đảm bảo cho quá trình
sản xuất được bình thường và liên tục.
342
244
248
262
239
259
202
415KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Nhiệm vụ kế toán quá trình sản xuất.
Kế toán quá trình cung cấp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình cung cấp về mặt số lượng, chi tiết theo
từng chủng loại vật tư, hàng hoá, dịch vụ và TSCĐ.
Tính toán kịp thời, chính xác và đầy đủ giá trị thực tế của từng đối tượng mua
vào, đồng thời giám sát tình hình cung cấp về mặt giá cả, chi phí, thời gian cung
cấp và tiến độ bàn giao tài sản
Phản ánh tình hình thanh toán với người bán
Nguyên tắc đánh giá các loại tài sản.
Đối với các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Nguyên tắc đánh giá các loại tài sản này là giá thực tế hay còn gọi là giá gốc.
Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ theo trường hợp được tính
như sau:
Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ
phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.
Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm giá mua
thực tế (giá trị ghi trên hóa đơn có cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác cộng với
các loại chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản giảm giá nếu có).
Trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,
phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuế bãi, công tác phí của cán bộ thu mua,
chi phí của bộ phận thu mua độc lập.
Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể được tính theo
1 trong các phương pháp sau:
Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước
Tính theo giá thực tế bình quân thời điểm
Tính theo giá bình quân cuối kì.
Tính theo giá thực tế đích danh
416 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Đối với các loại tài sản cố định.
Kế toán phải phản ánh cả 3 chỉ tiêu giá trị của tài sản cố định là: nguyên giá, giá
trị hao mòn và giá trị còn lại.
Nguyên giá của TSCĐ là giá trị hình thành nên TSCĐ và được xác định như
sau:
Nguyên giá TSCĐ được cấp gồm: giá trị trong biên bản bàn giao TSCĐ của
đơn vị cấp và chi phí lắp đặt, chạy thử.
Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm: giá mua và các chi phí trước khi sử dụng
(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt, chỉnh lý, chạy thử…)
Giá trị hao mòn của TSCĐ là số tiền đã trích khấu hao đưa vào chi phí trong
quá trình sử dụng TSCĐ
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn
Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi, phản ánh quá trình cung cấp kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này được sử dụng để
theo dõi các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, hàng hoá mà đơn vị đã mua hay
chấp nhận mua (đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhưng cuối kỳ chưa về
nhập kho đơn vị. TK này có kết cấu như sau:
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay
chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao bán thẳng cho khách hàng.
Dư nợ: Giá trị thực tế của hàng đang đi đường hiện có.
Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị
hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu tại kho của đơn vị theo
giá thực tế.
Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (nhập
kho nguyên vật liệu theo giá thực tế).
417KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bên có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (xuất
kho nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế)
Dư nợ: giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho hiện có.
Tài khoản 153- Công cụ dụng cụ: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện
có và tình hình biến động tăng, giảm của toàn bộ công cụ dụng cụ, đồ dùng cho
thuê, bao bì luân chuyển tại kho của đơn vị theo giá thực tế.
Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị thực tế của CCDC
Bên có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị thực tế của CCDC
Dư nợ: phản ánh giá trị thực tế của CCDC tồn kho hiện có.
Tài khoản 156- Hàng hoá: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị tồn kho và
tình hình biến động nhập xuất qua kho hàng hoá trong kỳ của đơn vị. Tài khoản
này được ghi chép theo kết cấu sau:
Bên nợ:
+ Giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ
+ Chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ.
Bên có:
+ Giá trị hàng mua xuất kho
+ Xuất hàng hoá đã mua trả lại người bán
+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng
+ Giá trị hàng thiếu hụt
Dư nợ: Giá trị hàng hoá tồn kho hiện có
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quá trình cung cấp thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như: mua tài sản,
thanh toán với người bán, thanh toán các chi phí phát sinh trong quá trình mua…
(1) Khi được cấp vốn lưu động bằng chuyển khoản qua ngân hàng:
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh
(2) Khi được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh hay cổ đông bằng TSCĐ, vật
418 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
liệu, công cụ dụng cụ hay tiền mặt:
Nợ TK 211- Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 213- Tài sản cố định vô hình
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh
(3) Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
(4) Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, tiền hàng chưa
thanh toán:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ
Có TK 331- Phải trả cho người bán
(5) Khi dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để mua vật liệu, công cụ dụng
cụ nhập kho:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
(6) Khi phát sinh các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc dỡ trong quá trình
thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331- Phải trả cho người bán
(7) Khi dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 111- Tiền mặt
419KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
(8) Trường hợp hàng đã mua đã chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng
hàng đang đi trên đường:
Nợ TK 151- Hàng đang đi trên đường
Có TK 331- Phải trả cho người bán
(9) Sang tháng, hàng đang đi đường đã về và tiến hành nhập kho:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ
Có TK 151- Hàng đang đi trên đường
(9) Khi chi tiền mặt tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi mua hàng, đi
ccông tác, đi nghỉ phép:
Nợ TK 141- Tạm ứng
Có TK 111- Tiền mặt
(10) Khi thanh toán tạm ứng bằng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
hay đã trả chi phí thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ dụng cụ
Có TK 141- Tạm ứng
(11) Khi phát sinh chi phí trả trước cho nhiều kỳ như chi phí thuê nhà xưởng,
nhà kho, văn phòng, mua các loại bảo hiểm…
Nợ TK 142- Chi phí trả trước
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
6.2.2 Kế toán quá trình sản xuất
Kế toán quá trình sản xuất
Khái niệm.
Quá trình sản xuất là quá trình phát sinh các chi phí về nguyên vật liệu, chi phí về
hao mòn tài sản cố định, chi phí về công nhân sản xuất và các chi phí khác về tổ
chức quản lý ra sản phẩm theo kế hoạch đã xác định trước. Kế toán quá trình
sản xuất tập hợp những chi phí đã phát sinh trong quá trình sản xuất của doanh
420 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
nghiệp theo tính chất kinh tế, theo công dụng và nơi sử dụng chi phí tổng hợp một
cách trực tiếp hoặc gián tiếp vào tài khoản chi phí sản xuất để tính ra giá thành
thực tế của sản phẩm hoàn thành.
Theo quy định hiện nay thì giá thành sản phẩm, dịch vụ được xác định trên cơ sở
3 loại chi phí:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí sản xuất chung (ở phân xưởng sản xuất)
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ,
được trừ ra khỏi doanh thu của thời kỳ mà nó phát sinh để tính lãi( lỗ) của hoạt
động chính mà không liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm vì vậy
không tính vào giá thành sản phẩm.
Nhiệm vụ kế toán quá trình sản xuất
Kế toán quá trình sản xuất cần thực hiện tốt các nhệm vụ sau:
Tập hợp và phân bổ chính xác, đầy đủ các loại chi phí sản xuất theo các đối
tượng kế toán chi phí và đối tượng tính giá thành. Trên cơ sở đó kiểm tra tình
hình thực hiện các định mức và dự toán chi phí sản xuất.
Lựa chọn phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ và phương
pháp tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.
Tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Đồng
thời phản ánh số lượng và giá trị sản phẩm, dịch vụ hoàn thành nhập kho hay
tiêu thụ.
Trình tự tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm là quá trình tương đối phức tạp và là trọng
tâm của kế toán doanh nghiệp sản xuất.
Bước 1: Tập hợp chi phí đầu vào theo tính chất kinh tế, theo công dụng, nơi sử
dụng và đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành.
421KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Những chi phí tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, tuỳ theo
nội dung là nguyên vật liệu hay là nhân công sản xuất sẽ được tập hợp vào
bên Nợ các tài khoản: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay là chi phí nhân
công trực tiếp theo từng phân xưởng sản xuất, từng đối tượng tập hợp chi
phí.
Những chi phí chung nhằm mục đích tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất
tại các phân xưởng, tổ đội sản xuất cà các chi phí khác có liên quan đến
nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau sẽ được tập hợp vào bên Nợ tài
khoản Chi phí sản xuất chung
Bước 2: Tổng hợp và phân bổ các chi phí đã tâp hợp ở bước 1 cho từng đối
tượng tập hợp chi phí và tính giá thành.
Công việc này thường tiến hành vào lúc cuối tháng để tổng hợp chi phí sản xuất
theo từng đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành
Đối với chi phí trực tiếp: là những chi phí đã được tổ chức theo dõi chi tiết
theo từng đối tượng (tập hợp chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí và
tính giá thành). Cuối tháng, kế toán chỉ cần tổng hợp lại theo đúng các
khoản mục chi phí và theo đúng các đối tượng phải chịu chi phí.
Đối với chi phí sản xuất chung: Kế toán sau khi tổng hợp phải phân bổ chi
phí đã tập hợp được cho các đối tượng có liên quan bằng cách chọn tiêu
chuẩn phân bổ hợp lý để phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Thông
thường người ta phân bổ chi phí sản xuất chung theo tỷ lệ tiền lương công
nhân sản xuất hay tỷ lệ tổng chi phí trực tiếp đã tiêu hao của các đối tượng
có liên quan.
Bước 3: Đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm
Quá trình sản xuất sản phẩm là quá trình thường xuyên, liên tục theo kiểu dây
truyền nên tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sản xuất cũng tồn tại hình thái
sản phẩm dở dang.
Bộ phận chi phí gắn liền với sản phẩm dở dang không thể theo dõi thêm được
cho nên trước khi tính giá thành của những sản phẩm đã hoàn thành, kế toán
422 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
phải tiến hành kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang.
Giá thành của những sản phẩm hoàn thành được tính teo công thức sau đây:
Tổng giá thành
SP hoàn thành=
Giá trị SP dở
dang đầu kỳ+
Chi phí phát
sinh trong kỳ-
Giá trị SP dở
dang cuối kỳ
Tài khoản sử dụng.
Kế toán quá trình sản xuất chủ yếu sử dụng các tài khoản kế toán sau:
Tài khoản 621- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Tài khoản này được
dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp phát sinh
trong kỳ, được mở chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí ( sản phẩm, dịch vụ,
phân xưởng, bộ phận sản xuất…) và có kết cấu như sau:
Bên nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản
phẩm và thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
Bên có:
+ Giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết ghi giảm chi phí
+ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang tài khoản tính giá
thành
TK chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp: Tài khoản này được dùng để tập
hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ, được mở chi
tiết cho từng đối tượng chịu chi phí (sản phẩm, dịch vụ, phân xưởng, bộ phận
sản xuất…)
Bên nợ: Tiền lương, phụ cấp lương và tiền ăn ca phải trả lao động trực tiếp.
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương, phụ cấp lương phải trả lao động trực
tiếp.
Bên có: kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang tài khoản giá thành.
TK chi phí nhân công trực tiếp không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung: Tài khoản này dùng để tập hợp, phân
423KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ với kết cấu như sau:
Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ (giá trị
nguyên vật liệu sử dụng cho nhu cầu ở phân xưởng, giá trị công cụ dụng cụ sử dụng
cho sản xuất, tiền lương, phụ cấp lương phải trả lao động gián tiếp, trích BHXH,
BHYT, KPCĐ trên tiền lương, phụ cấp lương của lao động gián tiếp, khấu hao
TSCĐ của bộ phận sản xuất, chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại mua ngoài dung
cho sản xuất và các khoản chi trực tiếp bằng tiền cho sản xuất).
Bên có:
+ Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung
+ Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung sang tài khoản tính giá
thành
Tài khoản Chi phí sản xuất chung cuối kỳ không có số dư
Tài khoản 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Tài khoản này được
dùng để tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và tính ra tổng giá trị sản
phẩm, dịch vụ hoàn thành được mở chi tiết theo từng đối tượng kế toán chi phí
sản xuất và kết cấu như sau:
Bên nợ: Tổng hợp chi phí sản phẩm( chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) phát sinh trong kỳ.
Bên có:
+ Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất.
+ Tổng giá thành sản xuất của sản phẩm và dịch vụ hoàn thành
Dư nợ: Giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang hiện có
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Quá trình sản xuất thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng nguyên
vật liệu cho sản xuất sản phẩm, tính và trả lương cho người lao động, trích các
khoản trích theo lương của người lao động, trích khấu hao TSCĐ, thanh toán các
chi phí dịch vụ điện, nước mua ngoài,…
(1) Khi xuất nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu cho phân
xưởng sản xuất để chế tạo sản phẩm.
Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
424 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
(2) Khi xuất vật liệu để dùng chung cho phân xưởng sản xuất hay phục vụ cho
công tác quản lý phân xưởng:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
(3) Khi tính ra tiền công phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân
phục vụ và nhân viên quản lý phân xưởng:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627- chi phí sản xuất chung
Có TK 334- Phải trả công nhân viên
(4) Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh(
22%):
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
(5) Khi trích BHXH, BHYT, BHTN phần được trừ vào tiền lương phải trả của
cán bộ công nhân viên ( 8,5%):
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
(6) Khi xuất công cụ dụng cụ cho phân xưởng sản xuất:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 153- Công cụ dụng cụ
(7) Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, cần phải phân bổ
vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ:
- Ghi nhận giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng
Nợ TK 142- Chi phí trả trước ( giá trị xuất dùng)
Có TK 153- Công cụ dụng cụ ( giá trị xuất dùng)
- Từng kỳ, phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 142- Chi phí trả trước ( giá trị phân bổ từng kỳ)
(8) Khấu hao TSCĐ đang dùng ở phân xưởng
425KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 214- Khấu hao TSCĐ
(9) Đối với các chi phí khác có liên quan gián tiếp đến hoạt động của phân
xưởng như chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chi phí điện nước, tiếp khách,
ghi:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 111, 112, 331…
(10) Khi phân bổ chi phí trả trước có liên quan đến hoạt động của phân
xưởng trong từng kỳ, ghi:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 142- Chi phí trả trước
(11) Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trong kỳ, kế
toán ghi:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335- Chi phí phải trả
(12) Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đang dùng trong
phân xưởng sản xuất ghi:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Có TK 335- Chi phí phải trả
(13) Cuối kỳ, kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp, chi phí sản xuất chung sang TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 627- Chi phí sản xuất chung
(14) Nếu có phế liệu thu hồi nhập kho ghi:
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Có TK 154- Chi phí SXKD dở dang
(15) Giá thành thực tế của những sản phẩm hoàn thành nhập kho trong kỳ ghi:
Nợ TK 155- Thành phẩm
426 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Có TK 154- Chi phí SXKD dở dang
(16) Trường hợp sản phẩm hoàn thành không nhập kho, mà được giao ngay
cho khách hàng tại phân xưởng ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 154- Chi phí SXKD dở dang
6.2.3 Kế toán quá trình tiêu thụ
Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh
Khái niệm
Tiêu thụ sản phẩm là quá trình đưa các loại sản phẩm đã sản xuất vào lưu thông
bằng các hình thức bán hàng. Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ phát sinh các
quan hệ về chuyển giao sản phẩm hàng hoá và thanh toán giữa đơn vị kinh tế với
khách hàng, trong quá trình đó phát sinh các nghiệp vụ về kinh tế về chi phí bán
hàng như: quảng cáo, vận chuyển, bốc dỡ… Mặt khác, sau khi tiêu thụ sản
phẩm, đơn vị phải thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản thuế suất trên
cơ sở doanh thu tiêu thụ từng mặt hàng và thuế suất quy định.
Trong giai đoạn tiêu thụ, bộ phận giá trị mới sáng tạo ra trong khâu sản xuất sẽ
được thực hiện và biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận. Có 2 phương pháp tiêu
thụ sản phẩm: nhận hàng và gửi hàng
Nhận hàng: Là phương thức tiêu thụ sản phẩm mà người mua sẽ nhận hàng
tại xí nghiệp sản xuất khi đã thanh toán tiền hàng hoặc đã chấp nhận thanh
toán. Trong trường hợp này, sản phẩm đã giao cho khách hàng được xác định
là tiêu thụ ngay.
Gửi hàng: Là phương thức tiêu thụ sản phẩm mà bên bán có trách nhiệm phải
giao hàng đến tận nơi cho khách hàng theo hợp đồng đã ký, kể cả trường hợp
gửi hàng cho các đại lý bán. Trong trường hợp này sản phẩm gửi đi bán chưa
được xác nhận là tiêu thụ, chỉ khi nào khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc
chấp nhận thanh toán tiền hàng thì lúc đó sản phẩm gửi đi bán mới được coi là
đã tiêu thụ.
427KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Môt số chỉ tiêu cơ bản.
Doanh thu thuần về
tiêu thụ=
Doanh thu
bán hàng-
Các khoản giảm trừ
doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu = Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán +
Hàng bán bị trả lại + Thuế xuất khẩu + Thuế TTĐB + Thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp.
Lợi nhuận
gộp
= Doanh
thuần
- Giá vốn hàng
bán
Lợi nhuận tiêu thụ
( Kết quả tiêu thụ)=
Lợi nhuận
gộp-
Chi phí
bán
hàng
-Chi phí quản lý
doanh nghiệp
Nhiệm vụ của kế toán quá trình tiêu thụ
Theo dõi tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm một cách chính xác theo 2 chỉ tiêu:
hiện vật, giá trị và tình hình thanh toán với khách hàng.
Theo dõi các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và giám sát chặt
chẽ các khoản chi phí đó.
Xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm,
dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
Xác định kết quả lãi (lỗ) trong kỳ
Tài khoản sử dụng.
Kế toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh chủ yếu sử dụng các
tài khoản kế toán sau:
428 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Tài khoản 155- Thành phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị tồn kho
và tình hình biến động tăng, giảm của các loại thành phẩm tại kho cửa đơn vị
với kết cấu như sau:
Bên nợ: Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ và phát hiện thừa khi kiểm kê.
Bên có: Giá trị thành phẩm xuất kho trong kỳ và phát hiện thiếu khi kiểm kê
Dư nợ: Giá trị thành phẩm tồn kho hiện có
Tài khoản 157- Hàng gửi bán: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị
hiện có và tình hình biến động của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương
thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hoá nhờ đại lý, ký gửi hay giá trị
dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàng nhưng
chưa được chấp nhận thanh toán
Bên nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã chuyển cho khách hàng
nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
Bên có:
+ Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán đã được khách hàng chấp
nhận thanh toán
+ Giá trị hàng gửi bán bị khách hàng từ chối, trả lại
Dư nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán hiện có
Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng: Tài khoản này được sử dụng để phản
ánh giá của toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ và các
khoản giảm trừ doanh thu( chiết khấu thươg mại, giảm giá hàng bán, hàng bán
bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo trực tiếp)
cũng như kết chuyển doanh thu thuân với kết cấu như sau:
Bên nợ:
+ Số thuế phải nộp Nhà nước( thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp
+ Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả
lại chấp nhận cho khách hàng
429KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả
Bên có: Giá bán của toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ
Tài khoản doanh thu bán hàng cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này được sử dụng để tập hợp
và kết chuyển giá vốn của toàn bộ số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ
trong kỳ với kết cấu như sau:
Bên nợ: Tập hợp giá vốn của toàn bộ số thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu
thụ trong kỳ
Bên có: Giá vốn của số thành phẩm, hàng hoá đã bán chấp nhận cho khách
hàng trả lại. Kết chuyển giá vốn thành phẩm, hàng hoá thực tiêu thụ trong kỳ vào
tài khoản xác địng kết quả
Tài khoản Giá vốn hàng bán cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 641- Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để tập hợp và kết
chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ với kết cấu như sau:
Bên nợ: Tài khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ
Bên có: Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả
Tài khoản Chi phí bán hàng không cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để tập hợp
và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ với kết cấu như
sau:
Bên nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Bên có:Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sàn tài khoản xác định kết
quả
Tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này được xác định
kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ hoạt động nhất định, có thể
mở chi tiết cho từng loại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
430 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Bên nợ:
+ Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ
+ Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Kết chuyển lãi về tiêu thụ
Bên có:
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần trong kỳ
+ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ trong kỳ
Tài khoản Xác định kết quả không có số dư cuối kỳ.
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Quá trình tiêu thụ thường phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như: chuyển giao thành
phẩm, hàng hoá cho khách hàng, thu tiền bán hàng, thanh toán các chi phí phát
sinh trong quá trình tiêu thụ, thanh toán các khoản thuế doanh thu với ngân sách
(1) Khi xuất kho bán sản phẩm theo phương pháp giao trực tiếp, ghi:
(a) Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 155- Thành phẩm
Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
(b) Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng
(2) Khi chuyển thành phẩm cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng
chấp nhận thanh toán hoặc chuyển thành phẩm đi tiêu thụ theo phương thức đại lý,
ký gửi, kế toán ghi:
Nợ TK 157- Hàng gửi bán
Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 155- Thành phẩm
(3) Khi sản phẩm gửi đi bán được xác nhận là đã tiêu thụ:
(a) Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 157- Hàng gửi đi bán
431KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
(b) Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng
(4) Khi tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên ở bộ phận bán hàng và
cán bộ quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334- Phải trả công nhân viên
(5) Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ phần được tính vào chi phí theo tiền lương
của những đối tượng trên ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
(6) Khi xuất vật liệu phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh
nghiệp ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
(7) Khi xuất công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ cho bộ phận bán hàng, bộ phận
quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 153- Công cụ dụng cụ
(8) Khi phân bổ chi phí trả trước cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý
doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142- Chi phí trả trước
(9) Khấu hao TSCĐ đang dùng ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh
nghiệp ghi:
432 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 214- Hao mòn TSCĐ
(10) Đối với các khoản thuế phải nộp được tính vào chi phí doanh nghiệp như
thuế môn bài, thuế nhà đất thì khi xác định số phải nộp cho từng kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
(11) Chi phí điện nước, điện thoại… phải trả phát sinh trong kỳ ở bộ phận
bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 331- Phải trả người bán
(12) Khi phát sinh các chi phí khác ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý
doanh nghiệp như chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chi phí tiếp khách… ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111, 112, 331, 152…
(13) Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, bộ phận
quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335- Chi phí phải trả
(14) Khi xác định số thuế phải nộp cho Nhà nước tính trên doanh thu bán hành
phát sinh trong kỳ ghi:
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
(15) Khi giảm gái hàng bán cho khách hàng (hàng đã bán) ghi:
Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán
Có TK 111, 112, 131…
(16) Khi hàng bán bị trả lại ghi:
(a) Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại
433KẾ TOÁN Ở CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP: Các quá trình kinh doanh
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Có TK 111, 112 131…
(b) Nợ TK 155- Thành phẩm
Có TK 632- Giá vốn hàng bán
(17) Cuối kỳ, kết chuyển giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 531- Hàng bán bị trả lại
Có TK 532- Giảm giá hàng bán
(18) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần ghi:
Nợ TK 511- Doanh thu hàng bán
Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
(19) Kết chuyển giá vốn của hàng đã bán trong kỳ:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632- Giá vốn hàng bán
(20) Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ ghi:
Nợ TK 911- Xác định kết qủ kinh doanh
Có TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
(21) Nếu doanh thu thuần lớn hơn các chi phí được trừ thì phải kết chuyển lãi
sang tài khoản Lợi nhuận chưa phân phối:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối
(22) Nếu doanh thu thuần nhỏ hơn các chi phí dược trừ thì kết chuyển lỗ ghi:
Nợ TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối
Có TK 911-Xác định kết quả kinh doanh
Phần
VII
435CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
7 CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Phần mềm kế toán Tony Accounting sử dụng được cho những loại
hình doanh nghiệp nào?
phần mềm kế toán Tony Accounting theo đúng các chuẩn mực kế toán Việt Nam
và các quy định mới nhất của Bộ Tài chính. phần mềm được thiết kế tổng quát
với nhiều tính năng có thể thay đổi dễ dàng nên sử dụng được cho nhiều loại hình
doanh nghiệp bao gồm: thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản xuất thuộc nhiều
ngành nghề khác nhau
Phần mềm kế toán Tony Accounting chạy được trên các hệ điều hành
nào?
Tony Accounting chạy được trên các hệ điều hành Windows (2000/XP/Vista,7),
Windows Server 2003/2008
Riêng nguồn dữ liệu (Cơ sở dữ liệu) cho phép chạy trên hệ điều hành Linux,
Solaris, Unix, Windows(2000/XP/Vista,7), Windows Server 2003/2008.
Tôi đang sử dụng một phần mềm kế toán khác, nếu chuyển qua sử
dụng Phần mềm kế toán Tony Accounting có hỗ trợ việc chuyển số
liệu, danh mục từ phần mềm cũ?
Hiện tại phần mềm kế toán Tony Accounting đã có hỗ trợ việc chuyển đổi số liệu
từ phần mềm khác, hoặc nhận dữ liệu từ các tập tin Excel .
Liên lạc với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết.
Các quy định về kế toán và thuế thường thay đổi, liệu Tony
Accounting có đáp ứng nhanh chóng các thay đổi đó? Bao lâu thì
phát hành phiên bản mới?
Chúng tôi liên tục cập nhật các thay đổi mới nhất của Bộ Tài chính và nâng cấp
miễn phí cho khách hàng các phiên bản mới nhất trong thời gian bảo hành, bảo
trì.
Thông thường, mỗi tháng chúng tôi sẽ phát hành 01 phiên bản mới, có hỗ trợ
209
436 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
nâng cấp từ phiên bản cũ.
Phần mềm kế toán Tony Accounting có cho phép sử dụng nhiều máy
trong mạng nội bộ với chung nguồn dữ liệu?
phần mềm sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Firebird cho phép đồng thời nhiều máy
tính kết nối tới một nguồn dữ liệu. SQL Firebird cho phép nhiều máy tính kết nối
tới dữ liệu thông qua giao thức mạng TCP/IP(không sử dụng phương thức chia
sẻ tập tin như các phần mềm viết bằng Foxpro), giúp truy xuất dữ liệu được an
toàn, nhanh và ổn định. Với cơ sở dữ liệu SQL, phần mềm cho phép truy cập số
liệu từ xa qua mạng internet nhanh chóng, bảo mật và thuận tiện.
Số liệu lưu trong phần mềm được bảo mật như thế nào, có đảm bảo
an toàn?
phần mềm sử dụng công nghệ mới nhất: công nghệ .Net, ngôn ngữ lập trình C#,
dữ liệu được tập trung ở một máy và truy cập thông qua địa chỉ IP(không phải
chia sẻ tập tin).
Ngoài ra, phần mềm có tính năng phân quyền sử dụng ở nhiều cấp độ khác
nhau, giúp cho người quản lý kiểm soát toàn bộ việc truy cập và thay đổi dữ liệu.
Ngoài các tính năng thông thường phải có trong một phần mềm kế
toán, Tony Accounting có tính năng gì nổi trội hơn so với các phần
mềm khác?
phần mềm kế toán Tony Accounting đáp ứng đầy đủ các tính năng cho kế toán
tài chính, thuế và quản trị doanh nghiệp. phần mềm được thiết kế gọn nhẹ, linh
hoạt nhưng đầy đủ tính năng và theo các quy định của kế toán Việt Nam.
phần mềm có một số đặc điểm nổi trội sau:
Hệ thống tài khoản linh hoạt, người sử dụng có thể thêm tài khoản con hoặc
bổ sung theo dõi đối tượng chi tiết cho mỗi tài khoản;
Đa dạng các báo cáo , sổ sách quản trị: chi tiết, tổng hợp, theo số phát sinh
cặp tài khoản, xem phát sinh theo đối tượng theo dõi của tài khoản,...;
200
259
437CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Với một màn hình nhập chứng từ duy nhất và linh hoạt, giúp người sử dụng
nhanh chóng sử dụng thành thạo phần mềm;
Tất cả báo cáo đều xuất ra được Excel và nhiều định dạng khác như PDF,
HTML, Ảnh(JPG, PNG, BMP),
Sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Firebird, là một cơ sở dữ liệu tiên tiến mã nguồn
mở miễn phí không giới hạn dung lượng dữ liệu, quý khách không phải mua
bản quyền phần mềm cơ sở dữ liệu như các phần mềm khác.
Tony Accounting có hỗ trợ lập tờ khai Thuế GTGT và xuất qua phần
mềm Hỗ trợ kê khai thuế(HTKK) của Tổng Cục thuế không? Quy trình
thực hiện như thế nào?
phần mềm hỗ trợ lập tờ khai thuế GTGT trong phần mềm, và xuất trực tiếp qua
phần mềm HTKK. phần mềm còn hỗ trợ bằng cách xuất bảng kê hóa đơn thuế
giá trị gia tăng mua vào/bán ra ra excel theo định dạng để nhập vào phần mềm
HTKK.
Qui trình thực hiện như sau:
Tại chức năng xem báo cáo, chọn nhóm Báo cáo thuế, chọn Tờ khai thuế
GTGT, chọn thời gian báo cáo, nhấn nút "Xuất qua HTKK"
Vào phần mềm HTKK xem và in tờ khai
Có thể tham khảo thêm tại hướng dẫn lập báo cáo thuế
Phần mềm kế toán Tony Accounting có hỗ trợ tạo đồng thời nhiều hệ
thống sổ sách? Làm thế nào để có thể sử dụng cho nhiều doanh
nghiệp?
phần mềm hỗ trợ bạn sử dụng không giới hạn cho nhiều doanh nghiệp, nhiều hệ
thống sổ sách đồng thời trên một nguồn dữ liệu.
Thực hiện khởi tạo mới một hệ thống sổ bằng chức năng Quản trị > Tạo đơn vị
mới
Chạy phần mềm, tại màn hình đăng nhập chọn doanh nghiệp/hệ thống sổ làm
132
262
234
438 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
việc.
Sau khi tổng hợp cuối kỳ và khóa sổ, phát hiện một số chứng từ chưa
nhập, một số chứng từ nhập sai, vậy cần phải làm gì?
Thực hiện như sau:
Quay lại kỳ kế toán mà những chứng từ đó phát sinh bằng cách điều chỉnh
Ngày làm việc ở Thanh trạng thái bên dưới của phần mềm.
Nếu kỳ kế toán đó đã khóa sổ thì thực hiện mở sổ bằng chức năng Quản trị >
Mở khóa sổ
Nhập, bổ sung, sửa lại các chứng từ.
Thực hiện lại việc tổng hợp số liệu và khóa sổ.
Có thể sử dụng phần mềm Tony Accounting để nhập chứng từ đã
phát sinh từ trước không? Ví dụ như là những chứng từ phát sinh từ
tháng 1/2008, nhưng phần mềm thì mới sử dụng tháng này.
phần mềm hỗ trợ nhập chứng từ từ bất cứ thời điểm nào, do người sử dụng
quyết định.
Muốn nhập chứng từ phát sinh thời điểm nào thì mở kỳ kế toán (thêm kỳ kế
toán trong Quản trị > Kỳ kế toán ) và điều chỉnh Kỳ kế toán đầu tiên trong
chức năng Quản trị > Thông số > Kế toán .
Tại sao khi đăng nhập, phần mềm hiển thị thông báo “Ngày làm việc
<ngày> không nằm trong kỳ kế toán nào”?
Do ngày làm việc được chọn tại màn hình đăng nhập không nằm trong kỳ kế toán
đã mở.
Nếu bạn có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán , phần mềm sẽ hiển thị danh
mục cho phép bạn mở thêm kỳ kế toán mới.
Nếu bạn không có quyền quản lý danh mục kỳ kế toán, bạn cần liên hệ người
quản trị phần mềm.
Bạn có thể chọn ngày làm việc của các kỳ trước và đăng nhập vào phần mềm.
219
239
220
226
220
439CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Tôi thường xuyên đi công tác xa, có thể xem được số liệu trong phần
mềm thông qua Internet?
phần mềm sử dụng cơ sơ dữ liệu SQL Firebird, cơ sở dữ liệu SQL cho phép
truy cập dữ liệu từ nhiều máy tính thông qua giao thức TCP/IP với phân quyền
chặt chẽ. Do đó hoàn toàn có thể truy cập số liệu từ xa qua mạng Internet, bằng
cách cấu hình router và máy chủ cơ sở dữ liệu.
Tôi là người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên tôi rất
quan tâm đến ngôn ngữ lập trình của chương trình phần mềm. Công
ty Phần mềm TONY có thể cho tôi biết Tony Accounting đang viết trên
ngôn ngữ lập trình nào? Quản lý dữ liệu ra sao?
phần mềm Tony Accounting hoàn toàn do Công ty chúng tôi Thiết kế, Lập trình và
Kiểm thử. phần mềm được viết hoàn toàn bằng ngôn ngữ C# trên nền .Net
Framework của Microsoft.
phần mềm Sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Firebird mã nguồn mở miễn phí. Vì vậy
Tony Accounting phép quản lý dữ liệu qua mô hình máy chủ, máy trạm thông qua
giao thức TCP/IP mà không cần chia sẽ tập tin dữ liệu.
Nhập số dư ban đầu ở đâu và như thế nào?
Để nhập số dư ban đầu người dùng vào chức năng Quản tri > Số dư ban đầu
sau đó nhập trực tiếp số liệu của từng tài khoản vào phần mềm. Hoặc có thể
nhập dữ liệu từ file excel như hướng dẫn tại bước nhập số dư ban đầu
Phần mềm kế toán Tony Accounting hỗ trợ các phương pháp tính giá
xuất kho nào?
phần mềm hỗ trợ các phương pháp xuất kho sau:
Phương pháp đơn giá bình quân tức thời
Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ
Phương pháp đơn giá đích danh
Phương pháp đơn giá nhập trước xuất trước FIFO
209
337
440 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Việc thực hiện áp đơn giá xuất kho cho các phiếu xuất có thể thực hiện:
Tại thời điểm xuất kho khi lập chứng từ hoặc
Thực hiện vào cuối kỳ sau khi đã nhập tất cả chứng từ xuất kho
Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp bình
quân tức thời như thế nào?
Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho
Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán.
Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đơn giá
bình quân thời điểm. Sau đó lưu và đóng lại
Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho
Vào tab Quản trị > Số dư ban đầu >Chọn tài khoản tương ứng với từng
loại hàng tồn kho (15X)
Sau đó tiếp tục khai báo thông tin về đối tượng, số lượng, đơn giá, số dư bên
Nợ bên Có
Bước 3: Khi nhập số liệu xuất ra của tài khoản 15X chỉ nhập số lượng. phần
mềm tự động tính giá bình quân
Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp bình
quân cuối kỳ như thế nào?
Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho
Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán
Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đơn giá
bình quân cuối kì. Sau đó lưu và đóng lại
Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho
Vào tab Quản trị > Số dư ban đầu >Chọn tài khoản tương ứng với từng
loại hàng tồn kho (15X)
Sau đó tiếp tục khai báo thông tin về đối tượng, số lượng, đơn giá, số dư bên
Nợ bên Có
337
241
226
209
226
209
441CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Bước 3: Khi nhập số liệu xuất ra của tài khoản 15X chỉ nhập số lượng. phần
mềm tự động tính giá bình quân
Bước 4: Khi tổng hợp số liệu cuối kì tick chọn vào ô: Cập nhật đơn giá xuất
kho theo phương pháp bình quân cuối kì. phần mềm sẽ tự động tính lại đơn giá
của các phiếu xuất kho theo giá đã tính bình quân cuối kì
Có thể xem thêm tại mục hướng dẫn tổng hợp đơn giá bình quân cuối kì
Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp nhập
trước xuất trước(FIFO) như thế nào?
Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho:
Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán .
Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đích
danh. Sau đó lưu và đóng lại
Vào tab Quản trị > Hệ thống tài khoản > Vào TK 15X
Trong tab Tùy chọn chọn Theo dõi đích danh từng định khoản hoặc từng chứng
từ Phương pháp FIFO, bên Có
Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho:
Vào tab Quản trị > Số dư ban đầu >Chọn tài khoản tương ứng với từng
loại hàng tồn kho (15X)
Sau đó tiếp tục khai báo thông tin về đối tượng, số lượng, đơn giá, số dư bên
Nợ bên Có
Bước 3: Khi nhập số liệu xuất ra của tài khoản 15X chỉ nhập số lượng
Bước 4: Thiết lập tự động tính giá xuất kho: vào tab Quản trị >Chọn tổng hợp
số liệu.
Sau đó tick vào ô Cập nhật giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất
trước
241 241
226
202
209
442 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Các bước để thiết lập và áp đơn giá xuất kho theo phương pháp đích
danh như thế nào?
Bước 1: Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho:
Vào tab Quản trị >Thông số > Kế toán .
Tick vào ô mở ra để sửa. Ở mục phương pháp tính giá xuất kho chọn Đích
danh. Sau đó lưu và đóng lại
Bước 2: Tạo dữ liệu chi tiết đích danh từng loại hàng trong kho:
Vào tab Quản trị > Số dư ban đầu >Chọn tài khoản tương ứng với từng
loại hàng tồn kho (15X)
Sau đó tiếp tục khai báo thông tin về đối tượng, số lượng, đơn giá, số dư bên
Nợ bên Có
Bước 3: Khi nhập số liệu, phải chọn đích danh lô hàng như hướng dẫn tại Các
phương pháp tính giá xuất kho
Chức năng "Hóa đơn" tại màn hình nhập chứng từ sử dụng vào mục
đích gì?
Chức năng "Hóa đơn " tại màn hình nhập chứng từ sử dụng để nhập thông tin
về hóa đơn GTGT kèm theo nghiệp vụ, thông tin này được sử dụng để kê lên
bảng kê mua vào, bán ra và tờ khai thuế GTGT khi xuất qua phần mềm HTKK
Phần mềm Tony Accounting có hỗ trợ bù trừ thuế giá trị gia tăng
(GTGT, VAT) đầu vào, đầu ra không? Nếu có thì thực hiện như thế
nào?
phần mềm hỗ trợ tự động thực hiện bù trừ thuế GTGT mỗi tháng được thực hiện
tại chức năng tổng hợp số liệu cuối kì (khấu hao, phân bổ kết chuyển lãi lỗ)
Qui trình quản lý và khấu hao tài sản cố định trong phần mềm kế toán
Tony Accounting?
Chi tiết theo từng tài sản
226
209
337
143
239 244
443CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Đối với tài sản mua mới: sau khi nhập tài sản vào phần mềm, phần mềm sẽ tự
động trích khấu hao theo sự cài đặt của doanh nghiệp về phương pháp khấu hao
cũng như thời gian khấu hao
Đối với tài sản đã khấu hao trước khi sử dụng phần mềm: thông qua việc khai
báo thông tin của tài sản vào phần mềm, phần mềm sẽ tiếp tục trích khấu hao
nếu tài sản chưa khấu hao hết
Việc khai báo thông tin về 2 loại tài sản này có điểm khác nhau về thời điểm bắt
đầu khấu hao và thời gian còn lại. Quý khách có thể xem hướng dẫn tại khai báo
các thông tin về tài sản cố định .
phần mềm sẽ tự động trích khấu hao theo những thông tin đã khai báo. Hướng
dẫn các bước thiết lập tự động trích khấu hao tại các thao tác tổng hợp cuối kì
mục khấu hao
Khi tài sản cố định có sự điều chỉnh nguyên giá, thay đổi thời gian
khấu hao; thì thực hiện trên phần mềm như thế nào?
Khi có sự điều chỉnh nguyên giá, thay đổi thời gian khấu hao thì thực hiện thiết
lập điều chỉnh thời gian khấu hao. Bằng cách vào Danh muc > Tài sản > Danh
mục . Sau đó thiết lập lại tổng thời gian khấu hao và thời gian khấu hao còn lại
tại khung Điều chỉnh thời gian khấu hao.
Điều chỉnh nguyên giá bằng cách định khoản lại tài khoản 211: nguyên giá tài
sản cố định
Qui trình quản lý và phân bổ chi phí trả trước trong phần mềm kế toán
Tony Accounting?
Chi tiết theo từng chi phí trả trước
Đối với chi phí trả trước phát sinh mới
Đối với chi phí đã có phân bổ trước khi sử dụng phần mềm
Thông tin các khoản chi phí trên được nhập tại Danh mục > Chi phí trả trước >
Danh mục
phần mềm sẽ tự động theo dõi các khoản chi phí trả trước và tiến hành phân bổ
350
244
350
373
444 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn. © 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
như đã cài đặt. Thiết lập tự động phân bổ tại chức năng Tổng hợp số liệu cuối
kì mục phân bổ chi phí trả trước
Cách thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu, lãi lỗ trong
phần mềm kế toán Tony Accounting?
Cách thức thực hiện được hướng dẫn chi tiết tại mục định nghĩa kết chuyển tài
khoản cuối kì
Phần mềm kế toán Tony Accounting có hỗ trợ đánh lại số phiếu các
chứng từ?
phần mềm kế toán Tony Acounting hỗ trợ đánh lại số chứng từ. Cách thưc thực
hiện bằng cách kích phải chuột vào vùng chứa chứng từ. Sau đó chọn " Đánh lại
số chứng từ"
Tôi muốn nâng cấp phiên bản mới của phần mềm kế toán Tony
Accounting, vậy cần thực hiện nâng cấp như thế nào?
phần mềm kế toán Tony Accounting thường xuyên cập nhật theo các quy định
mới nhất, cải tiến, bổ sung tính năng mới. Do vậy quý khách nên nâng cấp lên
các phiên bản mới nhất để sở hữu các tính năng mới.
Để nâng cấp, cài đặt phiên bản mới của phần mềm, cần thực hiện theo trình tự
sau:
Bước 0: Việc nâng cấp phiên bản mới vẫn giữ lại dữ liệu cũ mà quý khách đã
nhập trước đây. Quý khách nên thực hiện sao lưu dữ liệu dự phòng trước khi
nâng cấp phiên bản mới;
Bước 1: Tải xuống(download) phiên bản mới từ website http://tony.vn;
Bước 2: Giải nén bộ cài đặt, thực thi(chạy) tập tin Setup.exe và thực hiện các
bước cài đặt như khi cài đặt phần mềm lần đầu;
Bước 3: Chạy phần mềm và sử dụng như bình thường.
244
248
159
445CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Yahoo: phanmem789 | Skype: phanmem789 | support@tony.vn | www.tony.vn
Khi nhập vào phần mềm kế toán, tôi đã nhập hóa đơn bán hàng/ mua
hàng với tất cả các thông tin hóa đơn. Phần mềm kế toán Tony
Accounting có hỗ trợ lập tờ khai thuế GTGT và xuất qua phần mềm
HTKK?
phần mềm kế toán Tony Accounting hân hạnh gửi đến bạn giải pháp tối ưu cho
bạn. Bạn có thể nhập hóa đơn vào phần mềm kế toán ngay tại các màn hình
tiền mặt, tiền gửi, hay các chứng từ kế toán khác. Tony Accounting cho phép kết
xuất sang phần mềm HTKK để in mã vạch một cách nhanh chóng và dễ dàng
mà không cần phải chỉnh sửa lại Font hay biễu mẫu. Không chỉ hỗ trợ kê khai
thuế GTGT, phần mềm còn có thể kết xuất sang phần mềm HTKK các loại tờ
khai khác và báo cáo tài chính .
Tại sao sao dư tài khoản 1548 (chi phí sản xuất chung) lại không được
lên trên mục Hàng tồn kho (mã số 141) trong bảng cân đối kế toán?
Phần mềm có giải pháp gì không?
Giải pháp của phần mềm là người dùng phải thiết lập lại (định nghĩa lại) báo cáo
tài chính bằng cách vào menu Công cụ > Thiết lập báo cáo tài chính (Định
nghĩa báo cáo tài chính). Sau đó chọn báo cáo tài chính cần sửa: Bảng cân dối
kế toán. Chọn mã số 141 và thiết lập định nghĩa cho chỉ tiêu này. Nhấn nút Thêm
mục số liệu và thêm Số dư bên Nợ cuối kì cho tài khoản 1548. Cuối cùng nhấn
nút Lưu để lưu lại
143
262
265
256
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán446
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
Chỉ mục
- B -Bàn làm việc 69, 131
Bảng cân đối 126
Báo cáo tài chính 265
Báo cáo thuế 121, 262
Bình quân cuối kì 241, 337
Bình quân thời điểm 337
- C -Cài đặt lần đầu 26
Cài đặt ở máy chủ 34
Cài đặt ở máy trạm 41
Cài đặt sau khi gặp sự cố 41
Cập nhật phiên bản mới 41, 232
Cấu hình dữ liệu 183
Cửa sổ 270
Chứng từ ghi sổ 250
Chứng từ trùng 168
- D -Danh mục 77, 189
Đánh lại số chứng từ 159
Đăng nhập 68
Đổi mật khẩu 182
- G -Gán vai trò 216
Giao diện 182
- H -Hệ thống tài khoản 80, 200
Hồ sơ đơn vị 222
- I -In chứng từ 155
In gộp chứng từ theo ngày 267
- K -Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ 307
Kế toán quản lý kho 336
Kế toán tài sản cố định 349
Kế toán tiền mặt 275
Kế toán tiền vay 300
Kế toán tổng hợp 366
Kế toán tự động 370
Kì kế toán 220
Khóa phiên làm việc 174
Khởi động 45
Khởi tạo mới 50
- L -Lập dự toán giá thành 64, 255
Lọc tìm dữ liệu 161
- M -Màn hình báo cáo 74, 135
Màn hình chứng từ 88, 139
Mở khóa sổ 219
- N -Nhập trước xuất trước 241, 337
Nhật kì sử dụng 218
Nhóm đối tượng 198, 199
- P -Phần cứng 24
Phần mềm 24
Phân quyền 217
Phím tắt 166
Phục hồi dữ liệu 56, 236
- Q -Quản lý vai trò 216
Index 447
© 2011 Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y
- S -Sao chép chứng từ 157
Sắp xếp chứng từ 160
Số dư ban đầu 82, 209
Sơ đồ luồng số liệu 22
Sơ đồ màn hình 21
Sơ đồ trình tự công việc 23
Sửa chứng từ 156
- T -Tải bộ cài đặt về máy 25
Tạo tạp tin dữ liệu 49
Tìm kiếm chứng từ 164
Tìm kiếm danh mục 196
Tính giá xuât kho 337
Tổng hợp số liệu cuối kì 241, 244, 248
Tùy chọn hệ thống 176
Tùy chọn kế toán 179
Tự động xuất kho giá vốn 253
Thanh trạng thái 76, 137
Thêm bớt cột 58
Thêm mới chứng từ 92, 143
Thiết lập báo cáo tài chính 256
Thoát 189
Thực đơn 131
Trợ giúp 270
- X -Xem báo cáo 118, 259
Xem số dư 127, 271
Xóa chứng từ 157
Xóa danh mục 195
Recommended