Tony warranty

© 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y

Tony Warranty

Hướng dẫn sử dụngPhần mềm Tony Warranty

sản phẩm của Công ty TNHH T.O.N.Y

Tài liệu hướng dẫn này là một bộ phận của phần mềm Tony Warranty.Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Bảo lưu mọi quyền. Phần mềm này được bảo hộ bởi luật bản quyền và cáchiệp ước quốc tế. Sao chép hay phân phối trái phép toàn bộ hoặc một phần của phần mềm này sẽ chịu các hìnhphạt về hình sự hoặc dân sự, có thể bị truy tố đến mức tối đa đúng theo luật qui định.

This user's guide is a part of Tony Warranty.Copyright by Tony Company Ltd. All rights reserved. This computer program is protected by copyright law andinternational treaties. Unauthorized reproduction or distribution of this program, or any portion of it, may result insevere civil and criminal penalties, and will be prosecuted to the maximum extent possible under the law.

Tony Warranty


Tony Warranty4


Mục lục

Lời tựa

Phần I Lời mở đầu 2

Phần II Thỏa thuận bản quyền 4

Phần III Giới thiệu 6

................................................................................................................................... 61 Công ty TNHH T.O.N.Y

................................................................................................................................... 62 Thuật ngữ và từ viết tắt

................................................................................................................................... 73 Liên hệ

Phần IV Cài đặt phần mềm 9

................................................................................................................................... 91 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm

......................................................................................................................................................... 9Phần cứng

......................................................................................................................................................... 9Phần mềm

................................................................................................................................... 92 Cài đặt lần đầu

................................................................................................................................... 153 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN

......................................................................................................................................................... 16Sơ đồ triển khai

......................................................................................................................................................... 16Cài đặt ở máy chủ(server)

......................................................................................................................................................... 22Cài đặt và cấu hình ở máy trạm

................................................................................................................................... 234 Cài đặt lại sau khi gặp sự cố

................................................................................................................................... 235 Cập nhật phiên bản mới

Phần V Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 25

................................................................................................................................... 251 Chạy phần mềm lần đầu tiên

................................................................................................................................... 262 Tạo tập tin dữ liệu

................................................................................................................................... 273 Khởi tạo dữ liệu

......................................................................................................................................................... 27Khởi tạo mới

......................................................................................................................................................... 30Phục hồi dữ liệu

................................................................................................................................... 324 Đăng nhập

................................................................................................................................... 325 Bổ sung thông tin doanh nghiệp

................................................................................................................................... 326 Thiết lập các thông số

................................................................................................................................... 327 Tổ chức các danh mục

................................................................................................................................... 338 Quản lý và phân quyền người sử dụng

Phần VI Các câu hỏi thường gặp 35

................................................................................................................................... 351 Các câu hỏi chung

Phần VII Sơ đồ hoạt động 43

Phần VIII Hướng dẫn theo chức năng 45

5Nội dung


................................................................................................................................... 451 Hướng dẫn chung

................................................................................................................................... 462 Đăng nhập

................................................................................................................................... 473 Màn hình chính

......................................................................................................................................................... 47Thực đơn

......................................................................................................................................................... 48Màn hình báo cáo

......................................................................................................................................................... 49Thanh trạng thái

................................................................................................................................... 494 Hệ thống

......................................................................................................................................................... 49Đổi mật khẩu

......................................................................................................................................................... 50Tùy chọn

.................................................................................................................................................. 50Giao diện

.................................................................................................................................................. 50Hệ thống

.................................................................................................................................................. 52Bảo hành

......................................................................................................................................................... 54Khóa phiên làm việc

......................................................................................................................................................... 54Cấu hình dữ liệu

......................................................................................................................................................... 59Thoát

................................................................................................................................... 605 Danh mục

................................................................................................................................... 626 Quản trị

......................................................................................................................................................... 62Quản lý người dùng

......................................................................................................................................................... 65Hồ sơ công ty

......................................................................................................................................................... 65Thông số

.................................................................................................................................................. 66Hệ thống

......................................................................................................................................................... 67Tạo đơn vị mới

......................................................................................................................................................... 69Tạo dữ liệu mới

......................................................................................................................................................... 70Phục hồi dữ liệu

......................................................................................................................................................... 71Cập nhật TQL

................................................................................................................................... 717 Công cụ

Phần IX Hướng dẫn theo nghiệp vụ 73

................................................................................................................................... 731 Tổ chức các danh mục

................................................................................................................................... 742 Quản lý người sử dụng

................................................................................................................................... 763 Sử dụng cho nhiều đơn vị

................................................................................................................................... 764 Sao lưu dữ liệu

................................................................................................................................... 775 Phục hồi dữ liệu

Phần X Báo cáo 80

Chỉ mục 0

Lời tựa

Tony Warranty - Sự kết hợp tinh tế của kinh nghiệm, sức sáng tạo và công nghệ tiên tiến


Tony Warranty

Phần

I

2 Tony Warranty


1 Lời mở đầu

Xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm và sử dụng phần mềm Tony Warranty.

Tài liệu hướng dẫn này sẽ chỉ dẫn chi tiết về tính năng, cách cài đặt và sử dụng phầnmềm. Tài liệu này hỗ trợ cho cả người mới bắt đầu lẫn trong suốt quá trình sử dụng phầnmềm.

Trong thời gian qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều góp ý của các chuyên gia, củangười sử dụng trong cả nước. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận đượcnhiều góp ý trong thời gian tới.

Tài liệu hướng dẫn này được cập nhật liên tục tại trang web hướng dẫn sử dụng trựctuyến http://www.tonyvn.com/help.

Phần

II

4 Tony Warranty


2 Thỏa thuận bản quyền

Thỏa thuận bản quyền giữa người sử dụng phần mềm Tony Warranty với Công ty TNHHT.O.N.Y cho các phần mềm, các tập tin phát sinh từ phần mềm, tài liệu, tài liệu trực tuyếncủa Công ty TNHH T.O.N.Y.

1. Người sử dụng được phép: Công ty TNHH T.O.N.Y cho phép cá nhân hay đơn vị sởhữu hợp lệ phần mềm Tony Warranty được phép sao chép với mục đích bảo quản, đàotạo nội bộ với số lượng không hạn chế.

2. Bản quyền tác giả: Phần mềm Tony Warranty đã được đăng ký bản quyền tác giả bởiCông ty TNHH T.O.N.Y.

3. Nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép hoặc sửa đổi hoặc bắt chước vì mụcđích thương mại. Các cá nhân hoặc đơn vị không được phép tìm cách dịch lại hoặc lấycắp chương trình nguồn. Không được phép bán lại dưới bất kỳ hình thức nào.

4. Vi phạm: Nếu cá nhân hay đơn vị tìm cách vi phạm những điều đã nói trên, tác giảchương trình sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc số liệu hay chương trình bịphá hủy hoặc các hỏng hóc gây ra cho máy tính.

5. Bảo hành: Công ty TNHH T.O.N.Y chỉ cam kết bảo hành các phiên bản thương mạicủa phần mềm Tony Warranty. Thời hạn bảo hành là 12 tháng.

6. Trách nhiệm: Công ty TNHH T.O.N.Y không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc mấtmát số liệu do phần cứng hỏng, do virus máy tính, thiên tai, địch họa hay người sử dụngvô tình hay cố ý gây ra.

Nếu bạn chấp nhận và hiểu tất cả các điều đã thỏa thuận trên xin bạn vui lòng chịu tráchnhiệm và thực hiện chúng.

Nếu có điều gì chưa hiểu, nghi ngờ làm ơn liên hệ với Công ty TNHH T.O.N.Y để có đượcsự giải đáp:

Địa chỉ: 03 Lê Thánh Tôn, Hải Châu, Đà Nẵng

Điện thoại: 0511 2201389

Website: http://www.tonyvn.com

Email: [email protected]

Phần

III

6 Tony Warranty


3 Giới thiệu

Chủ đề này cung cấp thông tin cơ bản về phần mềm, các đặc điểm nổi bật và vì sao TonyWarranty là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

3.1 Công ty TNHH T.O.N.Y

Đầu tiên, thay mặt Công ty TNHH T.O.N.Y, chúng tôi xin gửi tới Quý công ty lờichào trân trọng cùng lời chúc thành công.

Công ty TNHH T.O.N.Y chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin toàn diện chodoanh nghiệp, là công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp. Độingũ cán bộ quản lý, nhân viên giàu kinh nghiệm triển khai ứng dụng tin học, kết hợp việcthường xuyên nghiên cứu áp dụng các công nghệ phần mềm mới nhất trên thế giới.

Phần mềm của công ty chúng tôi cung cấp luôn được khách hàng đánh giá cao về chứcnăng lẫn hình thức, độ ổn định và tính tin cậy. Không những giúp các doanh nghiệp tin họchóa các hoạt động quản lý mà thông qua đó nâng cao năng suất, hiệu quả sản xuất kinhdoanh, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Công ty đang từng bước có đượcsự tín nhiệm của khách hàng bởi những sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao.

Với những mục tiêu và định hướng rõ ràng, chúng tôi cam kết chỉ cung cấp các sảnphẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi có chiến lược kinh doanh linhhoạt, chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp, tạo điều kiệnthuận lợi nhất để khách hàng nhanh chóng nắm bắt, sử dụng thành thạo để phát huy hếtgiá trị của sản phẩm, dịch vụ được cung cấp.

Chúng tôi tin tưởng rằng Quý công ty đã chọn đúng phần mềm và đối tác cho doanhnghiệp của mình. Rất mong nhận được sự hợp tác chặt chẽ với Quý công ty trong việcứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trân trọng!

3.2 Thuật ngữ và từ viết tắt

.Net Một công nghệ của Microsoft cho phép dễ dàng viết ứng dụng trên nhiều nềntảng khác nhau và cho môi trường mạng.

CPU Đơn vị xử lý trung tâm của máy tính.

GHz Tốc độ xử lý của máy tính

GTGT Thuế giá trị gia tăng

HTML Định dạng hiển thị nội dung của trình duyệt web

LAN Một mạng truyền thông kết nối các máy tính, các thiết bị đầu cuối và các thiết bịmáy tính hóa khác trong phạm vi giới hạn về diện tích, thí dụ trong một vănphòng, một tòa nhà, một xưởng sản xuất hoặc một khu vực làm việc tương tự.

MB Megabyte

7Giới thiệu


Mbs Tốc độ truyền dữ liệu.

pdf Định dạng tập tin phổ biến

RAM Bộ nhớ của máy tính

Unicode Font chữ theo chuẩn quốc tế.

3.3 Liên hệ

Địa chỉ: 03 Lê Thánh Tôn, Hải Châu, Đà Nẵng

Điện thoại: 0511 2201389

Email: [email protected]

Website: http://www.tonyvn.com

Phần

IV

9Cài đặt phần mềm


4 Cài đặt phần mềm

Chủ đề này chỉ dẫn các bước thực hiện khi cài đặt phần mềm, cách cập nhật phiên bảnmới.

4.1 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm

Chủ đề này mô tả điều kiện phần cứng, phần mềm để có thể cài đặt và khai thác tốt nhấtTony Warranty.

4.1.1 Phần cứng

Tốc độ xử lý của CPU tối thiểu 1.8Ghz.

Bộ nhớ RAM 512MB hoặc cao hơn.

Dung lượng trống của đĩa cứng tối thiểu 200MB.

Độ phân giải màn hình 800x600 hoặc lớn hơn.

Mạng LAN tốc độ 100Mbs(đối với các đơn vị sử dụng nhiều máy).

4.1.2 Phần mềm

Hệ điều hành Windows: 2000, XP, Vista, Windows Server 2003/2008.

Framework .Net 2.0

Bộ gõ Unikey hoặc Vietkey.

Font Unicode.

4.2 Cài đặt lần đầu

Tiến hành cài đặt theo trình tự sau:

0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng zip thì bạn phải giải nén vào một thưmục bất kỳ.

2. Chạy tập tin setup.exe trong gói cài đặt bằng cách nhấn đúp chuột vào tập tin.

9

10 Tony Warranty


3. Nếu màn hình dưới đây hiển thị, bạn tới bước tiếp theo, ngược lại thì bạn tới bước 5.

4. Bộ cài đặt yêu cầu cài đặt Microsoft .Net Framework, nhấn vào nút Accept để cài đặt.



5. Màn hình cài đặt phần mềm Tony Warranty hiển thị.

6. Chọn thư mục cài đặt phần mềm(nên đặt ở ổ đĩa khác với ổ đĩa cài đặt Windows)

12 Tony Warranty


7. Nhấn tiếp nút Next để bắt đầu quá trình cài đặt



8. Quá trình cài đặt

14 Tony Warranty


9. Màn hình thông báo quá trình cài đặt đã hoàn tất



10. Sau khi cài đặt thành công, trên thanh Start --> Program Files --> Tony Softwares -->Tony Warranty

Xem thêm:

Yêu cầu về phần cứng

Yêu cầu về phần mềm

Làm gì khi bắt đầu sử dụng?

4.3 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN

Chủ đề này đề cập đến việc cài đặt để sử dụng phần mềm trên nhiều máy trong mạngLAN dùng chung một tập tin dữ liệu.

9

9

25

16 Tony Warranty


4.3.1 Sơ đồ triển khai

4.3.2 Cài đặt ở máy chủ(server)

0. Chọn máy chủ: nên mua máy chủ chuyên dụng hoặc chọn một máy có cấu hình mạnh,chạy ổn định. Kiểm tra máy chủ có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu

2. Cài đặt SQL, chạy và cài đặt SQL từ tập tin SQL.exe trong bộ cài đặt phần mềm

9

9



18 Tony Warranty




20 Tony Warranty




22 Tony Warranty


Xem thêm:




4.3.3 Cài đặt và cấu hình ở máy trạm

0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm

1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu

Xem thêm:




9

9

25

9

9

9

9

25



4.4 Cài đặt lại sau khi gặp sự cố

0. Thực hiện sao lưu dữ liệu(các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài đặt phầnmềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại.

1. Thực hiện cài đặt như hướng dẫn khi Cài đặt lần đầu hoặc Cài đặt nhiều máy trongmạng LAN .

2. Chọn một trong 2 trường hợp sau:

2.1. Còn giữ được tập tin dữ liệu: thực hiện cấu hình dữ liệu đến tập tin dữ liệu.

2.2. Còn giữ được tập tin sao lưu: thực hiện phục hồi dữ liệu.

4.5 Cập nhật phiên bản mới

0. Thực hiện sao lưu dữ liệu(các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài đặt phầnmềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại.

1. Gỡ bỏ phiên bản đang sử dụng(vào Control Panel --> Add or Remove Programs củaWindows)

2. Tiến hành cài đặt phiên bản mới như Cài đặt lần đầu .

3. Phần mềm được khởi động sẽ tự động cập nhật cấu hình dữ liệu và nâng cấp lênphiên bản mới.

9

16

9

Phần

V

25Làm gì khi bắt đầu sử dụng?


5 Làm gì khi bắt đầu sử dụng?

Chủ đề này chỉ ra các công việc cần thực hiện ngay sau khi cài đặt Tony Warranty

5.1 Chạy phần mềm lần đầu tiên

1. Khởi động phần mềm

1.1. Menu thanh Start của Windows

1.2. Hoặc bấm vào biểu trượng ở màn hình Desktop

2. Phần mềm hiển thị màn hình chọn

2.1. Nếu đã có tập tin dữ liệu(đã sử dụng phần mềm trước đây hoặc thực hiện càiđặt lại phần mềm sau khi cài đặt lại Windows), chọn nút "Đúng" để tiến hành cấu hình dữliệu

2.2. Nếu chưa có tập tin dữ liệu, chọn nút "Không" để tạo mới tập tin dữ liệu

2.3. Để thoát, chọn nút "Bỏ qua".

54

26

26 Tony Warranty


5.2 Tạo tập tin dữ liệu

1. Không thực hiện việc này nếu máy bạn đang dùng là máy trạm trong trường hợp càiđặt nhiều máy trong mạng LAN.

2. Kích hoạt chức năng tạo tập tin dữ liệu

3. Xác định thư mục và tên tập tin dữ liệu

4. Nhấn nút "Tạo mới", phần mềm sẽ thực hiện.

5. Thực hiện cấu hình dữ liệu hoặc khởi tạo dữ liệu54



5.3 Khởi tạo dữ liệu

Có 2 cách khởi tạo dữ liệu.

1. Khởi tạo mới một đơn vị(1 hệ thống sổ sách)

2. Khởi tạo dữ liệu bằng cách phục hồi dữ liệu sao lưu trước đây(do cài đặt lại phầnmềm hoặc gặp sự cố)

5.3.1 Khởi tạo mới

Thực hiện theo trình tự các bước sau:

1. Nhập thông tin doanh nghiệp

- Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế.

- Nhấn nút "Tiếp theo".

30

28 Tony Warranty


2. Thiết lập chế độ quản lý

- Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm: bạn muốn nhập các dữ liệu vào phần mềm.

- Chọn kỳ phát sinh số phiếu biên nhận.


3. Đặt các thông số phần mềm



- Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ...

- Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vàothưc mục được chọn.


4. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng.Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi.

30 Tony Warranty


5. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới.

5.3.2 Phục hồi dữ liệu

Lưu ý: trước khi thực hiện phục hồi dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần mềm ở tất cảcác máy trạm.


1. Chọn tập tin khởi tạo, chọn xác nhận.




3. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu.

32 Tony Warranty


5.4 Đăng nhập

Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu(mặc địnhmật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải nhập đúng tênđăng nhập và mật khẩu.

Sau khi đăng nhập thành công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật khẩu để tránh người khácdùng tài khoản của bạn sử dụng phần mềm.

Xem thêmĐăng nhập

5.5 Bổ sung thông tin doanh nghiệp

Nhập thông tin về đơn vị sử dụng phần mềm, bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, mãsố thuế, … Các thông tin này dùng để hiển thị tại báo cáo.

Xem thêmHồ sơ công ty

5.6 Thiết lập các thông số

Trước khi sử dụng phần mềm, phải xác định các thông số liên quan đến quá trình sửdụng phần mềm như: ngày bắt đầu sử dụng phần mềm, đơn vị tiền tệ mặc định, phươngpháp xác định giá xuất kho, số chữ số lẻ, thư mục chứa bản sao dữ liệu dự phòng, …

Xem thêm:Thông số hệ thốngThông số kế toán

5.7 Tổ chức các danh mục

Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên quan.Các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh mục kháchhàng để theo dõi công nơ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên giá và khấu haocủa tài sản, … Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật thường xuyên trong quátrình sử dụng.

Số lượng danh mục sử dụng tùy thuộc vào hoạt động và yêu cầu quản lý của doanhnghiệp. Một vấn đề quan trong trong tổ chức danh mục là phân nhóm danh mục và xâydựng hệ thống mã đối tượng hợp lý và khả năng mở rộng trong tương lại.

Xem thêm:Tổ chức các danh mục

46

65

66

73



5.8 Quản lý và phân quyền người sử dụng

Chức năng quản lý người dùng cho phép người quản trị phần mềm tạo tài khoản chotừng kế toán viên, thiết lập vai trò và phần quyền sử dụng chức năng, chứng từ, báo cáocho từng kế toán viên.

Xem thêm:Quản lý người dùng 62

Phần

VI

35Các câu hỏi thường gặp


6 Các câu hỏi thường gặp

Chủ đề này tổng hợp các câu hỏi khách hàng hay các thắc mắc về phần mềm và cáchsử dụng phần mềm.

6.1 Các câu hỏi chung

Tony Warranty áp dụng được cho những loại hình doanh nghiệp nào?Tony Warranty là phần mềm được thiết kế tổng quát với nhiều tính năng có thể thayđổi dễ dàng nên có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp bao gồm: thươngmại, dịch vụ, sản xuất thuộc nhiều ngành nghề khác nhau..

Tony Warranty chạy trên hệ điều hành nào?- Tony Warranty chạy được trên các hệ điều hành Windows(2000/XP/Vista,7),Windows Server 2003/2008

- Riêng nguồn dữ liệu(Cơ sở dữ liệu) cho phép chạy trên hệ điều hành Linux, Solaris,Unix, Windows(2000/XP/Vista,7), Windows Server 2003/2008.

Phần mềm có cho phép sử dụng nhiều máy trong mạng nội bộ chung nguồn dữliệu?Phần mềm cho phép hoạt động trong mạng LAN với nhiều máy cùng truy cập mộtnguồn dữ liệu. Xin xem hướng dẫn tại Cài đặt phần mềm >> Cài đặt nhiều máy trongmạng LAN.

Tính bảo mật của phần mềm có đảm bảo không?Với kinh nghiệm và công nghệ khi phát triển phần mềm, phần mềm đáp ứng đầy đủcác yêu cầu bảo mật, dữ liệu được tập trung ở một máy và truy cập thông qua địa chỉIP(không phải chia sẻ tập tin). Ngoài ra, phần mềm có tính năng phân quyền sử dụngở nhiều cấp độ khác nhau, giúp cho người quản lý kiểm soát toàn bộ việc truy cập vàthay đổi dữ liệu.

Nếu mua phần mềm Tony Warranty, xin hỏi bộ sản phẩm tôi nhận được gồmnhững gì, hỗ trợ về kỹ thuật, đào tạo ra sao, chế độ bảo hành như thế nào?Chúng tôi sẽ hướng dẫn Quý khách thực hiện tải(download) bộ cài đặt từ trang webhttp://www.tonyvn.com hoặc sẽ gửi bộ cài đặt thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Đào tạo: chúng tôi hỗ trợ miễn phí việc sử dụng qua điện thoại, chat hoặc bằng phầnmềm hỗ trợ từ xa. Quý khách có thể yêu cầu đào tạo trực tiếp.

Chế độ bảo hành: Tony Warranty được bảo hành phần mềm 12 tháng. Trong thời gianbảo hành, bảo trì được cập nhật các quy định mới của Nhà nước và phiên bản mới.Trong suốt quá trình sử dụng sẽ được tư vấn miễn phí.

Đơn vị tôi có nhiều chi nhánh nếu mua phần mềm Tony Warranty tôi có thể càivào nhiều máy và tại các địa điểm khác nhau không?Tùy theo thỏa thuận hợp đồng, số máy cài phần mềm đối với các doanh nghiệp đãđược cấp giấy chứng nhận sử dụng sản phẩm. Tuy nhiên sẽ chỉ bảo hành đối với sảnphẩm tại địa chỉ đã ghi trong hợp đồng.

Công ty tôi có nhu cầu đặt hàng phần mềm riêng, liệu có thể xây dựng theo đơnđặt hàng của chúng tôi được không?

36 Tony Warranty


Chúng tôi có thể cung cấp cho quý khách phần mềm như yêu cầu riêng biệt của côngty, nhưng theo kinh nghiệm từ thực tế, việc đặt mua phần mềm “may đo” thường cóchi phí đắt hơn rất nhiều phần mềm “đóng gói”. Hơn nữa, doanh nghiệp mất nhiều thờigian và công sức do phải chờ đợi xây dựng xong sản phẩm và chạy thử. Phần mềmTony Warranty được thiết kế linh hoạt, có thể phù hợp với nhiều doanh nghiệp khácnhau mà không cần phải chỉnh sửa nhiều. Xin liên hệ và cung cấp cho chúng tôi thôngtin yêu cầu của công ty để chúng tôi tư vấn phù hợp.

Công ty tôi ở tỉnh rất xa Đà Nẵng, xin hỏi nếu mua phần mềm Tony Warranty, thìkhi có nhu cầu bảo hành hoặc tư vấn về sản phẩm,tôi sẽ phải làm như thế nào?Phần mềm Tony Warranty đã được nhiều khách hàng trên cả nước mua và sử dụngtốt cho công việc(quý khách có thể tham khảo danh sách khách hàng tại websitehttp://www.tonyvn.com. Chúng tôi tự hào đã có kinh nghiệm và uy tín làm việc từ xavới khách hàng.

Hiện nay, chúng tôi đang tiến hành mở rộng mạng lưới đại lý và cộng tác viên đến cáctỉnh thành trên cả nước. Tùy theo vùng địa lý, khách hàng có thể liên lạc trực tiếp vớicác Văn phòng hoặc Đại lý của Công ty TNHH T.O.N.Y tại địa phương mình. Quýcông ty có thể gửi email tới: [email protected] hoặc gọi trực tiếp đến số điện thoạihỗ trợ. Đặc biệt, nếu quý khách có nối mạng internet, chúng tôi có phần mềm hỗ trợ từxa qua mạng rất thuận tiện và nhanh chóng.

Tôi là người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên tôi rất quan tâmđến ngôn ngữ lập trình của chương trình phần mềm. Công ty TNHH T.O.N.Y cóthể cho tôi biết Tony Warranty đang viết trên ngôn ngữ lập trình nào? Quản lýdữ liệu ra sao?Phần mềm Tony Warranty được viết trên ngôn ngữ C# trên nền .Net Framework củaMicrosoft, cơ sở dữ liệu SQL Firebird. Vì vậy Tony Warranty phép quản lý dữ liệu quamô hình máy chủ, máy trạm thông qua giao thức TCP/IP mà không cần chia sẽ tập tindữ liệu.

Tôi rất quan tâm đến vấn đề bảo mật của hoạt động trong công ty, tôi muốn biếtvề độ bảo mật của phần mềm Tony Warranty?Người quản trị có thể phân quyền sử dụng phần mềm này cho các nhân viên màkhông bị ảnh hưởng lẫn nhau.

Công ty chúng tôi muốn dùng thử phần mềm trong thời gian ít nhất là 01 tháng,sau đó mới quyết định có mua hay không? Công ty TNHH T.O.N.Y có đáp ứngnhu cầu này không?Quý công ty hoàn toàn có thể lựa chọn dùng thử phần mềm.

Đối với phần mềm kế toán doanh nghiệp là Tony Warranty, Quý công ty có thểdownload miễn phí trên http://www.tonyvn.com.

Tôi nên chọn gói sản phẩm nào cho phù hợp?Thuê GPSD: phù hợp với các cá nhân và đơn vị làm kế toán thuê, các doanh nghiệp,dự án có nhu cầu sử dụng phần mềm trong thời gian ngắn.

Mua GPSD: phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp thực hiện kinh doanh trênnhiều lĩnh vực (thương mại, sản xuất,...).

Xin hỏi nếu hết hạn bảo hành mà công ty chúng tôi không ký HĐ bảo hành, bảotrì tiếp mà khi máy tính của công ty chúng tôi bị lỗi Win, muốn cài lại Win mới



thì có hỗ trợ công ty chúng tôi không? Có phải trả phí không? Việc lỗi Win, bịnhiễm virut đối với các công ty hiện nay là rất phổ biến, do vậy công ty phảithường xuyên cài lại Win mới. Công ty TNHH T.O.N.Y có tư vấn sữa chữa ngayqua điện thoại mà không cần phải cử nhân viên kỹ thuật đến được không?Công ty chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ miễn phí khách hàng qua điện thoại, email, chat, ...Riêng trường hợp phải cử nhân viên kỹ thuật đến hỗ trợ, quý khách phải trả một khoảnphí.

Bảo hành, bảo trị như thế nào?Khi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành công tại doanhnghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký với nhau vàkhi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệp đều đã tựvận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bản nghiệmthu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể và đánh dấuviệc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạn bảo hành.

Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm

Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thànhcông với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuynhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng tháidữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặccác chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cầnphải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thudự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1năm đối với các sản phẩm của TONY.

Trong thời gian bảo hành sản phẩm, TONY có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luônhoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phầnmềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằmngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trongkhuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm.

Các công việc được TONY tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là:

Sửa lỗi phần mềm

Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗitin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xâydựng trong phần mềm.

Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình

Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sửdụng phần mềm thì sẽ được TONY hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đườngđiện thoại, email...

Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu

Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệu

38 Tony Warranty


đầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạtnhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiệnthì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TONY. Các nhân viên TONY sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trựctiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này.

Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra

Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máytính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì TONYcũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiệntrên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bịtreo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó TONY sẽ giúpdoanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận ITkiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềmsau khi đĩa cứng đã được sửa đổi...

Các hỗ trợ khác

Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máytrạm, nâng cấp đĩa cứng... thì TONY sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phầnmềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽđược phục hồi và hoạt động bình thường.

Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm:

Qua điện thoại, email

Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báocho bộ phận bảo hành TONY hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của TONY phụtrách khách hàng. Đầu tiên TONY sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặcbằng hình thức gửi email.

Hỗ trợ thông qua kết nối Internet

Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phươngthức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiệncông việc bảo hành của TONY sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng quađường internet từ trụ sở của TONY và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống nhưngồi trước máy tính tại khách hàng.

Nhân viên TONY có mặt trực tiếp tại khách hàng

Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủquan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc emailthì nhân viên TONY sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảohành.

Bảo trì phần mềm

Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành,



công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và TONY thực hiện kýkết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi nămkhoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiếnhành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạnhàng nămKhi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành côngtại doanh nghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký vớinhau và khi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệpđều đã tự vận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bảnnghiệm thu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể vàđánh dấu việc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạnbảo hành.

Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm

Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thànhcông với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuynhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng tháidữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặccác chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cầnphải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thudự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1năm đối với các sản phẩm của TONY.

Trong thời gian bảo hành sản phẩm, TONY có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luônhoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phầnmềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằmngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trongkhuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm.

Các công việc được TONY tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là:

Sửa lỗi phần mềm

Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗitin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xâydựng trong phần mềm.

Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình

Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sửdụng phần mềm thì sẽ được TONY hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đườngđiện thoại, email...

Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu

Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệuđầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạtnhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiệnthì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TONY. Các nhân viên TONY sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trựctiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này.

40 Tony Warranty


Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra

Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máytính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì TONYcũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiệntrên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bịtreo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó TONY sẽ giúpdoanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận ITkiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềmsau khi đĩa cứng đã được sửa đổi...

Các hỗ trợ khác

Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máytrạm, nâng cấp đĩa cứng... thì TONY sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phầnmềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽđược phục hồi và hoạt động bình thường.

Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm:

Qua điện thoại, email

Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báocho bộ phận bảo hành TONY hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của TONY phụtrách khách hàng. Đầu tiên TONY sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặcbằng hình thức gửi email.

Hỗ trợ thông qua kết nối Internet

Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phươngthức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiệncông việc bảo hành của TONY sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng quađường internet từ trụ sở của TONY và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống nhưngồi trước máy tính tại khách hàng.

Nhân viên TONY có mặt trực tiếp tại khách hàng

Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủquan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc emailthì nhân viên TONY sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảohành.

Bảo trì phần mềm

Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành,công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và TONY thực hiện kýkết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi nămkhoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiếnhành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạn



hàng năm

Phần

VII

43Sơ đồ hoạt động


7 Sơ đồ hoạt động

Chủ đề này cho phép bạn có được cái nhìn tổng thể về hoạt động và sử dụng phần mềm.

Phần

VIII

45Hướng dẫn theo chức năng


8 Hướng dẫn theo chức năng

Chủ đề này hướng dẫn theo từng chức năng có trong phần mềm. Nếu bạn muốn biết mộtthực đơn, một màn hình, một nút, ... trong phần mềm làm gì? Bạn hãy tra cứu ở mụcnày.

8.1 Hướng dẫn chung

1. Ngày làm việc: từ khi đăng nhập vào phần mềm, phải xác định ngày làm việc hiện tại.Căn cứ vào ngày này, phần mềm xác định được kỳ kế toán đang làm việc để hiển thịcác chứng từ nằm trong kỳ kế toán đó, hoặc khi thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ.

2. Các ô nhập liệu có biểu tượng cho phép bạn nhấn chuột trái(hoặc nhấn phím F4,hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ↓) vào đó sẽ hiển thị danh mục cho phép bạn chọn màkhông cần sử dụng chuột.

3. Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn4. Số phiếu của chứng từ được đánh tự động, gồm hai phần: ký hiệu và số. Phần số

được đang tăng dần và lặp lại khi qua kỳ kế toán khác.5. Tại các lưới dữ liệu(ví dụ: lưới định khoản, thay vì nhấn nút Thêm định khoản) bạn có

thể nhấn phím Insert để thêm mới một dòng. Tương tự, bạn nhấn phím Delete để xóa.Muốn chuyển sang dòng mới, bạn chứ nhấn phím Enter đến cuối hàng sẽ tự độngnhảy sang dòng.

6. Khi đang nhập liệu tại một ô dữ liệu, muốn chuyển sang ô kế tiếp thì nhấn phím Enterhoặc phím Tab. Muốn quay lại ô dữ liệu trước đó, nhấn tổ hợp phím Shift + Tab.

7. Tại các ô nhập liệu có dữ liệu chọn từ một danh mục, nếu chưa tồn tại đối tượng trongdanh mục, bạn nhấn phím F3 phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập danh mục đó.

8. Tại các lưới dữ liệu, phía dưới cùng có dòng cho phép tính tổng, đếm số dòng dữ liệu,lấy giá trị lớn nhất – nhỏ nhất. Bấm chuột phải lên dòng đó và chọn phép tính.

46 Tony Warranty


8.2 Đăng nhập

Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bất đầu sử dụng.

1. Chọn đơn vị: chọn đơn vị sẽ làm việc sau khi đăng nhập.

2. Ngày làm việc.

3. Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục.

4. Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn.

5. Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút Đăng nhập để vào phần mềm.

6. Nhấn nút Thoát nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm.

7. Nếu cần thay đổi tập tin dữ liệu sử dụng hoặc các thông số kết nối tới máy chủ, nhấnnút Cấu hình dữ liệu.



8.3 Màn hình chính

8.3.1 Thực đơn

1. Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn

48 Tony Warranty


8.3.2 Màn hình báo cáo

Mục đích: cho phép người sử dụng chọn báo cáo, chọn các tham số để xem hoặc in trựctiếp ra máy in.

Màn hình báo cáo gồm 3 phần:

1. Danh sách các báo cáo: nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụngđược phép xem

2. Tham số báo cáo: tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau.

3. Các nút chức năng:



8.3.3 Thanh trạng thái

Gồm các phần:

1. Kỳ kế toán đang làm việc

2. Ngày làm việc

3. Tên đơn vị

4. Tên người sử dụng

5. Tên tập tin dữ liệu đang sử dụng

6. Dấu << và >> cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán khác trước hoặc sau.

8.4 Hệ thống

Menu này chứa các chức năng liên quan đến hệ thống thiết lập cho từng người sử dụngphần mềm.

8.4.1 Đổi mật khẩu

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu hiện tại bằng một mật khẩumới.

1. Nhập mật khẩu hiện tại

2. Nhập mật khẩu mới

3. Nhập lại mật khẩu mới

50 Tony Warranty


4. Nhấn nút Đổi mật khẩu

8.4.2 Tùy chọn

Chức năng này cho phép mỗi người sử dụng có những tùy chọn riêng, các tùy chọn nàychỉ có ý nghĩa trên máy đang sử dụng phần mềm, không ảnh hưởng cũng như làm thayđổi đến các máy khác.

Để thiết lập tùy chọn có hiệu lực, một số tùy chọn yêu cầu phải khởi động lại phần mềm.

Xem thêm

Tùy chọn Giao diện

Tùy chọn Hệ thống

Tùy chọn Kế toán

8.4.2.1 Giao diện

Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi giao diện phần mềm, chọn trong danhmục giao diện.

8.4.2.2 Hệ thống

Chức năng này cho phép thiết lập một số tùy chọn về định dạng và một số tiện ích.

50

50



1. Hiển thị thư mục nơi phần mềm được cài đặt.

2. Ký tự phân chia nhóm 3 số: là ký tự phân chia giữa hàng đơn vị, hàng nghìn, hàngtriệu, ...

3. Ký tự phân chia phần thập phân: là ký từ phân chia giữa hàng đơn vị với số thập phânở sau.

4. Dữ liệu ngày: là định dạng ngày, giá trị mặc định là dd/MM/yyyy(ngày/tháng/năm)

5. Hỏi trước khi thoát phần mềm: nếu được thiết lập, phần mềm sẽ hỏi bạn có thật sựmuốn thoát khỏi phần mềm khi thực hiện tắt màn hình chính của phần mềm.

6. Hỏi trước khi xóa dữ liệu: nếu được thiết lập, phần mềm yêu cầu xác nhận trước khixóa dữ liệu.

7. Kiểu màn hình khác: nếu không được thiết lập, phần mềm trở về giao diện chuẩn củaWindows.

8. Nút Mặc định: cho phép trở lại giá trị mặc định của các tùy chọn.

52 Tony Warranty


8.4.2.3 Bảo hành

Chức năng này cho phép thiết lập các tùy chọn liên quan

1. Hiển thị chi tiết của chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm sẽ hiển thịchi tiết định khoản, hóa đơn và bút toán ngoài bảng ngay dưới mỗi chứng từ tại mànhình chứng từ.



2. Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềmsẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ(tại màn hình chứng từ) ở một thời điểm.

3. Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềmsẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo(tại màn hình báo cáo) ở một thời điểm.

54 Tony Warranty


8.4.3 Khóa phiên làm việc

Chức năng này cho phép khóa phần mềm tạm thời tránh những người không có quyềntruy cập sử dụng phần mềm mà không phải thoát khỏi phần mềm. Để mở khóa thì nhậplại mật khẩu.

8.4.4 Cấu hình dữ liệu

Chức năng này cho phép cấu hình tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) sẽ được sử dụng. Tùytheo phiên bản sẽ có cách cấu hình dữ liệu khác nhau giữa sử dụng ở một máy đơn vàsử dụng cho nhiều máy trong mạng LAN.



Màn hình Cấu hình dữ liệu

1. Cấu hình dữ liệu cho máy đơn

a. IP(hoặc tên) máy chủ: địa chỉ IP chính là địa chỉ của máy đang sử dụng, nhập làlocalhost hoặc 127.0.0.1

b. Tích vào mục Dữ liệu nhúng.

c. Chọn tập tin dữ liệu sử dụng.

d. Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra.

e. Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.

2. Cấu hình dữ liệu cho máy trong mạng LAN

i. Tại máy chủ(server)

a. Sau khi Cài đặt ở máy chủ , chạy phần mềm và tạo mới tập tin dữliệu .

b. Xác định địa chỉ IP hoặc tên của máy chủ

Tên máy chủ: chọn Control Panel --> System

16

69

56 Tony Warranty


Địa chỉ IP



58 Tony Warranty


c. Nhập địa chỉ IP hoặc tên máy chủ vào màn hình Cấu hình dữ liệu.

d. Bỏ chọn Dữ liệu nhúng.

e. Chọn tập tin dữ liệu trên máy chủ.

f. Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra

g. Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình.

ii. Tại máy trạm: thực hiện tương tự từ bước c đến g như đã làm với máy chủ.Nhập địa chỉ IP, đường dẫn tương tự như đã thiết lập tại máy chủ.

Lưu ý: một số phần mềm firewall, diệt virus máy tính có thể ngăn cản việc kết nốitới dữ liệu máy chủ. Nếu như kết nối thử không thành công thì cần kiểm tra lạithiệt lập tại các phần mềm đó.



8.4.5 Thoát

Chức năng này cho phép thoát khỏi phần mềm.

60 Tony Warranty


8.5 Danh mục

Các danh mục được hỗ trợ:

Khách hàng Hàng hóa Tài khoản ngân hàng Phân xưởng

Nhóm khách hàng Nhóm hàng hóa Khế ước vay Hợp đồng

Tài sản Dịch vụ Phòng – Ban Nguồn vốn

Nhóm tài sản Nhóm danh vụ Nhân viên Đơn hàng

Kho hàng Chi phí Công trình – Dự án Định mức

Nhóm kho hàng Nhóm chi phí Hạng mục của côngtrình-dự án

Các thao tác chung khi làm việc với các danh mục:

1. Thêm mới một đối tượng trong danh mục

Nhấn nút Thêm để thêm mới một đối tượng

Phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng

Thực hiện nhập thông tin đối tượng



Lưu thông tin vừa nhập

2. Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng trong danh mục

Chọn đối tượng trong danh mục

Nhập, sửa đổi thông tin đối tượng trong lưới dữ liệu

Nhấn nút lưu để cập nhật thay đổi

3. Xóa một đối tượng trong danh mục

Chọn đối tượng trong danh mục

Chọn nút xóa để thực hiện xóa

Nếu muốn xóa nhiều đối tượng, dùng tổ hợp phím Shift và nút chuột trái để chọn nhiềuđối tượng

4. Sắp xếp, lọc trong danh mục: phần mềm cho phép người sử dụng thao tác trên danhmục đối tượng nhanh chóng, như cho phép sắp xếp tăng dần, giảm dần, tạo các điềukiện lọc, gom nhóm, ...

Sắp xếp

62 Tony Warranty


Tạo điều kiện lọc

8.6 Quản trị

Menu này bao gồm các chức năng liên quan đến thiết lập thông số chính cho phần mềm,hệ thống tài khoản, phân quyền, quản lý dữ liệu, quản lý kỳ kế toán, ...

8.6.1 Quản lý người dùng

Chức năng này cho phép quản lý danh mục người sử dụng, danh mục vai trò, gán vai tròsử dụng cho người sử dụng và phân quyền chức năng, báo cáo, nhóm chứng từ chotừng vai trò.

Màn hình Quản lý người dùng bao gồm 4 phần:

1. Danh sách người dùng



2. Danh sách vai trò

3. Gán vai trò

64 Tony Warranty


4. Phân quyền



8.6.2 Hồ sơ công ty

Chức năng này cho phép nhập thông tin về đơn vị đang sử dụng.

8.6.3 Thông số

Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các thông số phần mềm.

Để thiết lập thông số có hiệu lực yêu cầu phải khởi động lại phần mềm.

66 Tony Warranty


8.6.3.1 Hệ thống

Chức năng này cho phép thiết lập các thông số hệ thống như số chữ số thập phân, thưmục sao lưu dữ liệu

1. Số chữ số thập phân: số chữ số thập phân cho giá trị số lượng, đơn vị tính, tỷ giá.

2. Thư mục sao lưu dữ liệu: phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu kế toán vào thư mụcnày.

Tên các tập tin sao lưu theo định dạng: Mã đơn vị - Năm - Tháng - Ngày. Ví dụ:TONY-2008-11-20.tbk.

Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thưmục tại máy chủ.

Ngoài việc sao lưu thành tự động do phần mềm, người sử dụng cũng có thểsao lưu chính tập tin dữ liệu. Khi gặp sự cố và cài đặt lại, không cần chức năngPhục hồi dữ liệu, chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ liệu lại.

Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toànkhác(ghi vào CD).



8.6.4 Tạo đơn vị mới

Chức năng này cho phép tạo thêm đơn vị mới trên cùng tập tin dữ liệu đang sử dụng(mộttập tin dữ liệu chứa nhiều hệ thống sổ sách khác nhau và độc lập).


1. Nhập thông tin doanh nghiệp

- Mã đơn vị: do người sử dụng đặt, tránh trùng nhau nếu sử dụng cho nhiều đơnvị.

- Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế.


2. Thiết lập chế độ kế toán

- Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm: bạn muốn nhập các chứng từ phát sinh từngày nào? Ví dụ: bạn muốn nhập chứng từ từ tháng 04/2008 thì chọn ngày làm việc làngày 01/04/2008.

- Chọn kỳ kế toán: tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, chu kỳ kế toán toán cóthể là tháng, quý, sáu tháng, năm. Sau mỗi chu kỳ kế toán, phần mềm yêu cầu thực hiệnkết chuyển, chuyển số dư sang kỳ kế toán sau. Do vậy, phải xác định cụ thể và chính xáckỳ kế toán.

- Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính.


68 Tony Warranty


3. Đặt các thông số phần mềm

- Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ...

- Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vàothưc mục được chọn.





5. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới.

8.6.5 Tạo dữ liệu mới

Tạo mới một tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) khác với tập tin đang dùng.

Không thực hiện việc này nếu máy bạn đang dùng là máy trạm trong trường hợp cài đặtnhiều máy trong mạng LAN.


2. Kích hoạt chức năng tạo tập tin dữ liệu

3. Xác định thư mục và tên tập tin dữ liệu

70 Tony Warranty


4. Nhấn nút "Tạo mới", phần mềm sẽ thực hiện.

5. Thực hiện cấu hình dữ liệu hoặc khởi tạo dữ liệu

8.6.6 Phục hồi dữ liệu

Lưu ý: trước khi thực hiện phục hồi dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần mềm ở tất cảcác máy trạm.




54




8.6.7 Cập nhật TQL

Chức năng này cho phép Công ty TNHH T.O.N.Y thực hiện nâng cấp, sửa lỗi phần mềmthông qua việc gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp.

8.7 Công cụ

Menu này bao gồm các chức năng: xem số dư, xem bảng cân đối tài khoản chi tiết đếntừng đối tượng, định nghĩa và tổng hợp số liệu cuối kỳ, định nghĩa và phát sinh các sổchứng từ ghi sổ, định nghĩa các chỉ tiêu báo cáo tài chính.

Phần

IX

73Hướng dẫn theo nghiệp vụ


9 Hướng dẫn theo nghiệp vụ

Chủ đề này hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm, các chỉ dẫn được nhóm thành từng chủđề tương ứng với các nghiệp vụ kế toán thực tế.

9.1 Tổ chức các danh mục

Một số gợi ý khi tổ chức các danh mục

- Mã phải duy nhất trong danh mục.

- Mã phải dễ nhớ và tiện trong việc tra cứu

- Vì số đối tượng trong danh mục sẽ tăng thêm theo thời gian, nên khi xây dựnghệ thống mã phải tính đến đối tượng phát sinh thêm.

- Đối với danh mục lớn, nên đánh số kèm theo ký hiệu, ví dụ: AB00001, AB00002,…, AC00001, …

- Đối với danh mục không lớn, nên đánh số theo ký hiệu dễ nhớ, ví dụ: Công tyABC có mã là ABC, Kho 123 có mã K123, …

- Phần mềm cho phép phân nhóm các danh mục, mỗi nhóm cũng được đánhmã, với các đối tượng trong nhóm, có thể ghép mã của nhóm vào mã đối tượng,ví dụ: Nhóm A có đối tượng lần lượt A001, A002, …

- Nên tổ chức mã sao cho có số lượng ký tự bằng nhau.

Xem thêm

Danh mục

74 Tony Warranty


9.2 Quản lý người sử dụng

1. Quản lý danh sách người dùng

2. Quản lý danh sách vài trò



3. Gán vai trò cho từng người dùng

4. Phân quyền sử dụng cho từng vai trò

76 Tony Warranty


9.3 Sử dụng cho nhiều đơn vị

0. Phần mềm hỗ trợ sử dụng cho nhiều đơn vị(hệ thống sổ sách) trên cùng lúc với nhiềutập tin dữ liệu hoặc trên cùng một tập tin dữ liệu.

1. Dùng mỗi tập tin dữ liệu cho một đơn vị bằng cách tạo ra nhiều tập tin, sử dụng chứcnăng Tạo mới dữ liệu và thực hiện Cấu hình dữ liệu đến tập tin đó khi sử dụng.

2. Trên một tập tin dữ liệu sử dụng cho nhiều đơn vị khác nhau bằng việc sử dụng chứcnăng Tạo đơn vị mới, khi thực hiện đăng nhập người sử dụng phải chọn đơn vị muốn sửdụng.

9.4 Sao lưu dữ liệu

0. Phần mềm sao lưu dữ liệu tự động vào thư mục được chọn tại thời điểm bắt đầu ngàylàm việc.

1. Tên các tập tin sao lưu theo định dạng: Mã đơn vị - Năm - Tháng - Ngày. Ví dụ: TONY-2008-11-20.tbk

2. Để phần mềm tự động sao lưu, thiết lập thư mục sao lưu tại chức năng Thông số hệthống.

3. Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thư mục tạimáy chủ.



4. Ngoài việc sao lưu thành tự động do phần mềm, người sử dụng cũng có thể sao lưuchính tập tin dữ liệu. Khi gặp sự cố và cài đặt lại, không cần chức năng Phục hồi dữ liệu,chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ liệu lại.

5. Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn khác(ghivào CD).

9.5 Phục hồi dữ liệu




78 Tony Warranty



Phần

X

80 Tony Warranty


10 Báo cáo

Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất dữliệu.

Xin chân thành cảm ơn!

81


Technology

Tony warranty