View
13
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Puolita kehitysprojektiesi määrä!
Juuso ÄikäsSuomen Projekti-Instituutti Oy
2 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Projekti
• Projekti on työ, joka tehdään määritellyn, kertaluonteisen ja ainutkertaisen tuloksen aikaansaamiseksi. Projektilla on aina
–tavoite (sekä projektin lopputuloksen että sen aiheuttaman hyödyn suhteen)
–aikataulu–budjetti–oma organisaatio
• Projekteja tehdään koska–Projektit ovat keino toteuttaa strategia –Organisaation kannalta projektityö tarkoittaa muutosten
(kehitystoimien) onnistunutta läpivientiä.–Yksilön kannalta hallittu projektityö auttaa selkeyttämään ja
hallitsemaan työtä sekä luomaan onnistumisen elämyksiä. Projektityö on siis muutoksen- ja stressinhallintakeino.
3 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Miksi vähentää yhtäaikaisten projektien määrää?
• Hallinnan vaikeusasteen kurissapito–Mitä useampi yhtäaikainen projekti on käynnissä, sitä vaikeampi on
hallita niiden välisiä riippuvuuksia
• Time to market–Mitä pidempään kehitysprojekti kestää, sitä hitaammin hyöty
saavutetaan–Mitä kauemmin kehitysprojekti kestää, sen varmemmin projektin
hyötyyn liittyvät oletukset häviävät
• Lehmäkin on lypsettävä–Kehitysprojektit vievät resursseja prosesseista (ydin-, tuki-, tms)
• Varmista että kehitysprojektisi johtavat prosessin parantumiseen
4 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Organisaation projektien hahmottaminen
Projektimainen työtai jotain sellaista
”mössö”
Projektit
prosessityö
”mössö”
Projektit
prosessityö
”mössö”
C projektit
prosessityö
B projektit
A projektit
monimutkainen, haastava, projekti
tavanomainen projekti
yksinkertainen projekti
Lähtötaso:projekteja ei tunnisteta
systemaattisesti
Projektimalli olemassa, ei skaalaudu
Projektimalli skaalautuu
vaativuuden mukaan
Hen
kilö
resu
rssi
en ty
öaja
n ja
kaum
a
5 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Projektien luokittelu vaativuuden mukaan
Toimituksen laajuus, räätälöinnin tarve
Aikataulu
Sidosryhmät
Ulkoiset tekijät, juridiikka
Kustannukset
Strateginen ja asiakkuuden merkitys
Projektin taloudelliset hyödyt
…
Projektianalyysi Luokitus Ohjausmallin valinta
XXXLopetus- Loppuraportti
X
X
X
X
X
X
Toteutus- Dedikoitu ohjausryhmä
-Ohjaus yks.johtoryhmässä
-Raportointi
X
X
X
X
X
X
X
X
Suunnittelu- Projektisuunnitelma- Viestintäsuunnitelma- Riskianalyysi- Vaiheistusaikataulu
XX
XX
XX
Valmistelu- Projektiehdotus/Sopimus- Projektin organisointi
XEsisuunnittelu
CBA
Projektinkuvaus
6 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Päätöksentekoprosessi
Idea
Idea
IdeaIdea
Idea
IdeaIdea
Idea
IdeaIdea
Idea
IdeaIdea
Idea
Idea
IdeaIdea
Idea
IdeaIdea
Idea
IdeaIdea
Idea
IdeaIdea
G0: Ideoiden kirjaus
G1: Toimeksianto suunnitella
Projekti 01
Projekti 02
Projekti 03
G2: Projektisuunnitelma hyväksytään
100 ideaa/ehdotusta
20 kuvausta
5 suunnitelmaa3 projektia
7 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Projekti II
Projekti IIIProjekti I
Oikeiden projektien valinta
� Onko projektilla selkeäkytkentä organisaatiosi strategian toteuttamiseen?
� Resurssitarkastelu
� Mitä ylipäätään on mahdollista tehdä?
� Millaiset ovat resurssi-toleranssit?
� Mahdollisista projekteista valitaan
� Eniten hyödyttävät
� Vähiten riskaabelit
Parem
pia p
roje
kteja
!
P1
P3
P2
P4
Lii
ke
toim
inta
hyö
dyt
RiskitIso pieni
pieni
Iso
8 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Ovatko projektit linjassa strategian kanssa?
9 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Resurssisuunnittelu projektin eri vaiheissa
Projekti-idea
Valmistelu
Suunnittelu
Toteutus
G0G0
G1G1
G2G2
Projekti
Ohjaus Toteutus Koulutus
2009 2010 2011
Resurssivarausten tarkkuus
Resurssivarauksen taso
vuosivaraukset
viikkovaraukset
Yhtiö- tai yksikkö-kohtainen resursointi
roolipohjaiset varaukset
henkilökohtaiset varauksetPäiväsuunnitelmat
henk.koht. vastuulla
kvartaali tai kuukausi-varaukset
10 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Parem
pia p
roje
kteja
!
P1
P3
P2
P4
Lii
keto
imin
tah
yö
dyt
RiskitIso pieni
Tarkastus,vertailu
jayhteenveto
Projektin omistajat Projektitoimisto Salkun ohjausryhmä
pieni
Iso
Projektien priorisointi systematisoitu
Liiketoiminta
hyödyt
Riskit
Projekti-
kuvaus
Liiketoiminta
hyödyt
Riskit
Projekti-
kuvaus
Liiketoiminta
hyödyt
Riskit
Projekti-
kuvaus
Liiketoiminta
hyödyt
Riskit
Projekti-
kuvaus
Liiketoiminta
hyödyt
Riskit
Projekti-
kuvaus
11 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Priorisointi
• Mihin suuntaan muutamme päätöksentekoa?
Projekti 1
Projekti 2
Projekti 3
Projekti 4
Projekti 5Resurssit
Pro
jekt
i 1
Pro
jekt
i 2
Pro
jekt
i 3
Pro
jekt
i 6
Resurssit
Aika Aika
12 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Päätöksentekoprosessi
Business- case (Liiketoimintahyöty) on tärkein kriteeri:
• Kannattavuuden tunnusluvut (Esim. ROI, Nykyarvomenetelmä NPV)• Hyötylista• Edellisten kombinaatio• Tarkistuslistat• Balanced Score Card, tasapainotettu mittaristo
Projektien välinen vertailtavuus erittäin tärkeää!
13 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Projekteja käynnistetään liikaa koska…
• Projektien ja projektitarpeiden määrä kohonnut ja sen mukana päätöksentekomenettelyt eivät ole kehittyneet
• Periaatteet eivät ole sisäistetyt – ei huomata henkilöresurssien riittämättömyyttä
• On helpompi käynnistää monta – riski lykätään ”kauemmaksi”• Tyypillinen johtamistapa suosii kiirettä käynnistää projekteja• Resurssien suunnittelu ontuu -> yliarviointi• Halutaan omalle projektille käynnistyspäätös (omaan pussiin
pelaaminen)• Projektien todellinen vertailu on vaikeaa – siihen ei ole aikaa panostaa
”Projekti on vaarallinen otus siksi, että se näyttää niin vaarattomalta”- Jörgen Westerling, eCraft Oy -
14 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009
Kuinka onnistuu …
Luo kiireen tuntu, kriisimeininkiä!
Perusta salkkuryhmä
Viesti ja myy päämäärää
Rohkaise toimintaan
Markkinoi välitavoitteita
Älä hellitä
Artikuloi päämääräselvästi.
Esim. ”Puolitetaan kehitysprojektien lukumäärä”
Oppi ottaa aikansa, kulttuuri muuttuu hitaasti
Luo perustaLuo perusta Aseta päämäärä
Aseta päämäärä ToimiToimi Jatka
sitkeästi
Jatka sitkeästi
Lähde: Kotter; Success of change in organisation
© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kiitos!Kysymyksiä, kommentteja?
Juuso ÄikäsSuomen Projekti-Instituutti Oy
juuso.aikas@projekti-instituutti.fipuh. 050 520 2882
Recommended