Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd Samhällsbyggnadskontoret Fastighet

• Kommunfullmäktige

– Kommunstyrelse• Byggnadsnämnd• Teknisk nämnd

– Samhällsbyggnadskontoret» Fastighet

Lokalstyrdokument

• Roller och ansvar/Tekniska Nämndens ansvar:

• Tekniska Nämnden är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning.

• I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen.

• Tekniska Nämnden ansvarar och bekostar också vakanser i beståndet över vilka Fastighet inte råder över.

Samhällsbyggnadskontoret Fastighet

• Erbjuder tjänster åt sina kunder, vilka främst består av Umeå kommuns övriga förvaltningar.

• Förvaltningen skall dessutom samordna olika stöd- servicefunktioner som kan ge rationaliseringsvinster för kommunen.

Fastighet Teknik•Bygg-projekt•Energi•Säkerhet•Byggservice

Fastighet Förvaltning•Hyresadm

•Planering/dok driftadm

•Lokalförs •Drift

Soc

OLOFSDAL

LILLJANS-OMRÅDET

NYDALAHÖJDEN

MARIEHEM

NYDALAFRITIDSOMRÅDE

MARIEBERG

ERSBODAÖSTRAIND. OMR

ÖSTRA ERSBODA

ÅLIDHEM

GIMONÄS

CARLSHEM

GIMONÄS

SOFIEHEM

IND.OMR

GAMMLIA

Bräntberget

Hamrins

ÖST PÅ STAN

UNIVERSITETS OMRÅDET

SJUKHUS-

berget

Lilljansberget

OMR

MARIEDAL

ERSBODA SÖDRA

VÄSTRAERSBODA

ERSBODAVÄSTRAIND. OMR

Ersmarksberget

IND. OMR

ÖST - TEGIND. OMR

Öberget

REGEMENTET

STANCENTRALA

GRISBACKA

VÄSTERSLÄTTIND. OMR

Gröna Oxen Grytan

BÖLE

I 20-OMRÅDET

VÄST PÅSTAN

ÖST - TEG

BÖLEÄNGVÄST-TEG

RÖBÄCKSSLÄTTEN

RÖBÄCKSFRITIDSOMRÅDE

RÖBÄCKSDALEN

UMEDALEN

BACKEN

VÄSTERHISKE

GRUBBE

RÖDÄNG

HAMPTJÄRNSLIDEN

Rödberget

HAGA

SAND-BACKA

MARIE-OMRÅDET

ERSBODA

STADSLIDEN

BERGHEM

NYDALA

TEG

ÅLIDHEMS-OMRÅDET

ÖN

ALVIK

TOMTEBO

KLOCKARBÄCKEN

BACKEN-OMRÅDET

VÄSTERSLÄTT

UMÅKER

RÖBÄCK

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

** *

*

*

*

**

*

*

***

*

**

*

*

**

**

**

*

****

*** *

*

***

**

*

*

*

*

*

*

**

**

* **

***

*

*

*

**

*

* *** *

**

*

** **

*

*

**

*

* ***

**

****** **

* **

** *** *

*

*

*** **

*

*

***

*

******

*

*

*

***

** *

***

**

*

**

*

**

**

*

**

*

*

****

*** * *

****

**

**

****

**

**

* *

*

* ****

*

*

*

*

*** **

**

***

** ****

**

*

**

*

*

**

**

*

*

*

***

** *

**

*

*

* ***

**

******

******* *****

*

*

*

**

**

**

**

*

*

*

** ****

*

** * ***

***

*

*

*

**

**

*** **

*

**

***

*****

***

***

******

***

**

*

***

*

* *** *** * *

**

*

*

**

*****

*

*

** **** *

** *

**

* *

*

*

**

*

*

*

****

**

** *

***

*

****

**

** **

** **

** * **

**

* * *

***

*

*

**** *

** ******

****

**

*

*

** **

*

*

*

**

*

VÄSTRA FÖRVALTNINGSOMRÅDETINKL HÖRNEFORS

ÖSTRA FÖRVALTNINGSOMRÅDETINKL SÄVAR

Copyright Umeå kommun, Stadsbyggnadskontoret

SÖDRA FÖRVALTNINGSOMRÅDETINKL HOLMSUND

Totalt ca 100st

Skolan

Fritid

Kultur

KDN

Ledning och

ekonomi

STÖD

3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN

FörvaltareHyresadm

Driftområdeschefer

Övrigaförvaltn

ochExternakunder

KUND

Fastighetsportfölj

Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm

Egna skolor: 412 000 kvm

Förhyrda skolor: 17 000 kvm

Egna förskolor: 55 000 kvm

Förhyrda förskolor: 2 000 kvm

Servicehus/sjukhem ca: 86 000 kvm

Egna: 36 000 kvm

Förhyrda: 50 000 kvm

Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm

Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm

Egna: 70 000 kvm

Förhyrda: 36 000 kvm

Totalt c:a 904 000 kvm

Egna ca: 773 000 kvm

Förhyrda ca: 131 000 kvm

2009-08-31

• Bokförda värden

c:a 2.6 miljarder

•Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

Media/Skötsel & Tillsyn/AU

Kapital

LPU/Reinvestering

Personal etc

317 000 000 kr

5 000 000 kr

100 000 000 kr

130 000 000 kr

40 000 000 krFörsäkringar o Skatt mm

Budget år 2009

SHBK/Fastighet

692 000 000 kr

Fastighets verksamhetsidé

- Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter.

Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt.

– Vi har hög kunskap i organisationen.

– Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

Fastighets Vision

Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder.

Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.

Ekonomiskt perspektiv

•Strategiska mål: bevara/förädla fastigheternas värde, ekonomi i balans.

•Framgångsfaktorer: Öka kostnadseffektiviteten, lönsamhetstänkande, långsiktighet, LCC analys, förstärka beställarerollen, EPC (Energi).

•Nyckeltal kr kvm/år: Driftkostnad, media, felavhjälpande underhåll, långtidsplanerad underhåll, administration.

Medarbetarperspektiv

•Strategiska mål: tydliga roller och mål, samarbete, självständighet.

•Framgångsfaktorer: engagemang, kompetenshöjning, hög satsningen på arbetsmiljö (friskvårdsprogram), ömsesidigt respekt.

•Nyckeltal: Nöjd personal index

Kundperspektiv

•Strategiska mål: Nöjda kunder, Fastighet den självklara partnern till kommunens övriga verksamheter.

•Framgångsfaktorer: Hög tillgänglighet, snabb support, samarbete, konstant dialog, medborgare i fokus.

•Nyckeltal: NKI, kundernas lokalkostnad/totalkostnad

Samhällsperspektiv

• Strategiska mål: Minska miljöpåverkan.

• Framgångsfaktorer: kunskap i miljöfrågor, LCA analys.

• Nyckeltal: Energianvändning kWh kvm/år, CO2 utsläpp g/kvm-år

Strategiska utvecklingsområden

• Kundfokusering

• Organisationsutveckling

• Energioptimering

• Verktygsutveckling

• Kvalitetsutveckling

• Arbetsmiljö

Kundfokus• Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som

är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitets-policy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla.

• Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses.

• Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder.

• Fastighet består av flera enheter som samverkar i process-flöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kund-perspektiv även i det interna arbetet.

Organisationsutveckling

• Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar.

• Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning.

• Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande.

• Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik.

• Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

Energioptimering

• Under 2009 ska klimatkorrigerat energiförbrukningen ha minskat från 210 kwh/m2 BRA 2007 till 200 kwh/m2 BRA

• Minst ett passiv/lågenergihus ska uppföras 2009

• Fortsatt utbildning av främst driftpersonalen

• EPC projektet – 170 Mkr 2009-2012

Verktygsutveckling

• Utvecklat ett samordnat system för fastighets- & verksamhetsinformation.

• Utvecklat ett eget system för projektuppföljning.

• Överför all bygg- och förvaltningsdokumentation elektroniskt, övergår till upphandling av bygg-projekt via webb (byggnet).

• Webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte: förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen.

• Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut.

• Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv 2007. Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen.

Kvalitet och miljö

• ISO certifierade

• Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar.

Arbetsmiljö• Vi genomför kontinuerliga

medarbetarenkäter med analys, åtgärder och uppföljning.

• Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö.

• Vi har genomfört friskvårdsprogram (hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc.).

• Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar.

Strategi för kommunens lokalinnehav• Fastighetsägandet

– Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ

• Investeringar och förhyrningar– Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd– Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras

• Byggnadstekniska investeringar och underhåll– Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav,

miljökrav eller lägre D o UH – kostnader.– Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan

• Inhyrning– SHBK Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder

• Avveckling– Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt

• Vakanser – Bekostas av KS ( sådana som Fastighet inte råder över)

Fastighetsförvaltaren

• Har en nyckelroll

• Omfattar flera kompetensområden– Juridik– Ekonomi– Teknik

• Ständigt i utveckling

Ritningsarkiv

Ekonomi

Underhållsplan

Hyresadm

Drift

IT

Upphandling

Teknik

Förvaltare

Fastighetsförvaltarens roll• Kommunens handläggare och kontaktperson för

lokalförsörjnings- och hyresfrågor med interna och externa hyresgäster i enlighet med kvalitets-, miljö- och energi-ledningssystemen. Initierar lokalfrågor i, - samt svarar för samordning och uppföljning av processerna anskaffning, förvaltning och avveckling. Omfattar bl.a. planering, budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, underhåll, investeringar, rivning och försäljning lokaler samt lokalanpassningar.

• Ansvarar inom sitt förvaltningsområde för samordning av huvudprocesserna anskaffning, förvaltning och avveckling innefattande planering, budget, genomförande och uppföljning. Ansvarar också inför ägarna (kommunen) för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till Tekniska Nämnden.

Fastighetsförvaltarens roll

•Då – Nu• Teknik – Service

• Byggnad – Hyresgäst

• Annonsering – Marknadsföring

• Ensamvarg – Teamwork

Kommunens fastigheter

• Utveckling fram till 90-talet

– Lokaler = gratis resurs

– Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion

– Förvaltning = låg status

– Frånvaro av samordning

– Låg flexibilitet

– Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

Kommunens fastigheter

• Utveckling från 90-talets början

– Ekonomin stagnerar

– Medvetenheten om lokalkostnader ökar

– Alternativa driftformer införs

– Fokusering på lokaleffektivitet

– Samordning

– Professionalism

Kommunens fastigheter

• Framtida utveckling?

– Flernyttjande

– Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga

– Dygnet runt-nyttjande

– Många olika driftformer

– Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning

– Valfrihet

– Grundservice – Helhetslösningar

– Kvalitetstänkande – Miljötänkande

– Lokalresursplanering

Omfattning

• In- och uthyrning av lokaler• Lokalplanering• Hyresförhandlingar• Besiktningar

• Fastighetsdrift• Skötsel och tillsyn• Underhåll

• Investeringar i byggnader• Ny-, till- och ombyggnationer• Reinvesteringar

Stödprocesser

• Fastighetsdrift

• Hyresadministration

• Fastighetsekonomi

• Byggprojektledning

• Underhållsplanering

• Registerhantering

Fastighetsdrift

• Skötsel/tillsyn

• Avhjälpande underhåll

• Förebyggande underhåll

• El, värme, vatten, kyla

• Myndighetsförelägganden • Arbetsmiljö• Miljö• Brand• Etc.

Hyresadministration

• Hyresdebiteringar och utbetalningar

• Avtalshantering inkl bevakning

• In- och utflyttningsbesiktningar

• (Krav- och inkassoverksamhet)

Fastighetsekonomi

• Budget

• Redovisning

• Månadsuppföljning

• Analyser

Byggprojektledning

• Upphandling av konsulter

• Upphandling av entreprenörer

• Kontroll

• Besiktningar

• Överlämnande

Underhållsplanering

• Långsiktigt planerat underhåll (LPU)

• Statusbesiktningar

• Rullande underhållsplan

• Ajourhålla underhållssystem

Registerhantering

• Fastighetsdatabas

• Ritningsarkiv

• Nyckel- & låssystem

Fastighetsdatabas

• Struktur• Fastighetsbestånd• Lokalkategorier/verksamheter• Objekt• Fastighet• Byggnad• (Lokal)• Rum• (Komponenter)

Huvudprocesser

– Anskaffa

– Förvalta»Vidmakthålla»Förädla

– Avveckla

Anskaffa

• Bygga nytt

• Bygga till

• Förvärva

• Hyra in

Vidmakthålla

• Underhålla• Långsiktigt planerat underhåll• Förebyggande underhåll

• Reinvestera• Utbyte av komponenter

Förädla

• Anpassa

• Effektivisera

• Förbättra

Avveckla

• Sälja/avyttra

• Riva

• Säga upp avtal

Egen regi

• Fördelar– Lokalkunskap– Personkännedom– Anpassningsbar– Smidigt

• Nackdelar– Svårt hantera stora variationer– Vet ej vad som är ”rätt pris”

Entreprenad

• Fördelar– Spetskompetens– Konkurrens– Kostar bara vid behov

• Nackdelar– Bygghandlingar– Saknar lokalkännedom

FastighetsförvaltningOffentlig sektor Privat sektor

Förvaltningsmodellen

• Behovsstyrd

• Anslagsfinansierad

• Ramtänkande

• Självkostnad

• Interna transaktioner

• Interna avtal

• Politiska avvägningar

Privat regi

• Avkastningsstyrd

• Lönsamhetskrav

• Flera överlåtelser

• Högre flexibilitet

• Mindre administration

• Långa avtal

Yttre krav

• Arbetsmiljöverket

• Boverket

• Räddningsverket

• M.fl.

Obligatoriska kontroller

• Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)

• Hissar

• Tryckkärl

• Kylmedia

• Ventilation (OVK)

• Elrevision

• M.fl.