KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF NYT …€¦ · HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER • At du...

KOMMUNIKATIONSPLAN FOR

IMPLEMENTERING AF FI&D

HVEM, HVORFOR & HVORDAN?

HVAD ER FI&D?

• Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D)

• Simplere indkøb og disponering på tværs af AAU

• Simplere tilgang til varesøgning

• Simplere fakturering

• Visualisering af disponerede midler og lettere budgettering

• Målsætningen er klar: Indkøbsprocessen skal være lettere og korrekt

fakturering skal garanteres

HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER

• At du skal oprette indkøbsrekvisitioner i stedet for at ringe eller maile til

leverandør

• At du ikke skal enkelt-bilagsbehandle alle fakturaer, da der matches mellem

indkøbsordre og faktura

• At du skal lave elektronisk varemodtagelse

• At den budgetansvarlige har adgang til disponeringer, som dannes på baggrund

af indkøbsordrer

• At elektroniske kontrakter med betalingsplaner automatisk sikrer kontering og

betaling af tilbagevendende udgifter, herunder husleje

HVEM STÅR BAG FORANDRINGEN?

• FI&D har to spor i implementeringen:

• E-handel udrulles, forankres og supporteres af Indkøbsenheden i ØA

• Disponeringsregnskabet udrulles, forankres og supporteres af

Økonomistyringsenheden i ØA

• Systemet er baseret på ØSS-systemet som er AAUs økonomisystem

SUPPORTORGANISATIONEN FOR E-HANDEL

Bruger

Første

supportled

Andet

supportled

Tredje

supportled

Superbruger

e-handelsteamets

Support

System-

leverandøren

ITS Support

ØA-IT

FORANKRINGSANSVARLIG

Lederen af den enkelte enhed har i kraft af rollen som forankringsansvarlig

disse opgaver:

• Forberede egen enhed på udrulning af FI&D

• Allokere medarbejdere i egen enhed til at medvirke i udrulningen

• Understøtte projektet loyalt ved at italesætte overfor egne medarbejderne,

at de skal agere som positive og aktive medspillere, der udviser ansvar

omkring den fælles opgave med at etablere de forandringer, der følger med

udrulning af FI&D på AAU

• Nedlægge tidligere indkøbsprocesser i egen enhed

• Sikre opnåelse af driftsrutine og nyttevirkning af FI&D i egen enhed

HANDLINGSPLAN FOR ENHEDEN

• Udpege brugere samt superbrugere af systemet og udfylde det tilsendte

skema, samt returnere det til ehandel@adm.aau.dk

• Ovenstående skal ske inden introduktionsmødet vedrørende FI&D

• Superbrugere modtager undervisning inden idriftsættelsen og fungerer som

1. leds support jvf. tidligere slide

HVEM BLIVER PÅVIRKET?

• Alle medarbejdere som foretager indkøb og/eller håndterer fakturaer

• De budgetansvarlige og andre på institutterne og afdelingerne vil have

lettere ved at følge deres budget , samt lettere ved få adgang til

disponeringsregnskab

• Leverandører bliver garanteret rettidig betaling ved rettidig indsendelse af

faktura

HVORFOR SKAL VI HAVE ET INDKØBSSYSTEM?

Baggrunden er, at AAU direktionen vil have et indkøbssystem implementeret i

2014/2015

Disponeringsregnskab giver forbedret opfølgning på budgetter og overblik over

nutidige og fremtidige økonomiske dispositioner

Automatisk match mellem indkøbsordre og faktura sparer tid i den samlede

proces

Fælles indkøb sikrer indkøb på indgåede aftaler med leverandører

Fælles indkøb sikrer dokumentation gennem hele processen – og ensartet

kommunikation til leverandøren

Revisionen og uddannelsesministeriet anbefaler, at AAU får et indkøbssystem

Rektors delegation

DISPONERING

Taktisk disponering – drift & ekstern virksomhed Disponeringsregnskab, ØSI-baseret rapportering (Qlikview)

Lønseddelsbaseret økonomi

RES

Fakturabaseret

økonomi

FI&D

Rejser,

udlæg

RUS

Anlæg

mv.

ØSS

Operationel

disponering FI&D + Oracle Budgets

HVORDAN VIL FORANDRINGEN FINDE STED?

• I første kvartal af 2015 vil FI&D blive implementeret hos en række pilot-

enheder

• Efterfølgende vil udrulningen for de øvrige enheder finde sted med start i

september 2015

• De ansvarlige for indkøb i hver enhed modtager undervisning i anvendelse

af FI&D og håndtering af implementeringsprocessen

Marts 2015 Udrulning starter for pilot-enheder

September 2015 til december 2016

Udrulning for øvrige enheder

Udgang 2016

Fuld implementering

IMPLEMENTERINGSFORLØBET

• Lederen af enheden indkaldes til møde (før udrulning)

• Introduktionsmøde vedrørende FI&D for lederen og superbrugere, mfl. (6 uger før

udrulning)

• Go live uge:

• Kick off for relevante medarbejdere i enheden (første dag i udrulningsugen)

• En halv dags uddannelse for superbrugere og rekvirenter (første dag i

udrulningsugen)

• I den første uge er e-handelsteamet fysisk til stede i enheden

• Spørgemøde for indkøbere (sidste dag i udrulningsugen)

• Opfølgningsmøde med lederen af enheden (ca. 1 måned efter opstart)

• Kvartalsvise møder med brugergrupperne (under planlægning)

FI&D omfatter alle fakturabaserede indkøb

Indkøbstype Eksempler

Volumenbaserede indkøb

(Katalogindkøb)

Kontorartikler, kaffe, IT-forbrugsstoffer, IT-hardware, Inventar, Laboratorieartikler, Kemikalier, Elektroniske komponenter, mv.

Dialogbaserede indkøb

(Fritekstordre)

Specialvarer, Konsulentbistand, Håndværkerydelser, IT-systemer, større apparaturanskaffelser mv.

Faste ydelser

(Abonnementskontrakter)

Husleje, avis- og tidsskriftsabonnementer, telefonregninger, El, vand, varme, rengøring, vagt m.fl.

Kontant- og Kreditkortkøb

(Rejseafregnings- /udlægssystemet, RUS)

Dagligvarebutikker og madsteder, Taxikørsel, Tog- og busbilletter, repræsentation, forplejning.

HVILKE INDKØB ER OMFATTET AF FI&D?

Faktura baseret indkøb som ikke er med i 1 .udru ln ing

• Rejsebestilling (Via Egencia -

Online Booking (AeTM))

• Hoteller (Diamond Online

Booking eller leverandørernes

egne webløsninger)

• Mødeforplejning

(Compass/Eurest portalløsning)

• Faktura behandles i

Rejseafregningssystem (RUS)

• Faktura behandles i ØSS

• Faktura behandles i ØSS

HER FÅR DU HJÆLP TIL E-HANDEL

Superbrugere i din enhed

Quickguides

Ehandel@adm.aau.dk

Hotline – 3000

DEMONSTRATION AF FI&D SYSTEMET

• Bestilling fra markedsplads (demo)

• Fritekstbestilling (demo)

• Godkendelse af indkøb

• Varemodtagelse (demo)

• Ordrematch (100% match, match indenfor tolerance, ikke match)

• ”Favoritlister” - varer jeg ofte bestiller

• Disponeringsregnskab i Qlikview (under udarbejdelse)