Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
KOMMUNIKATIONSPLAN FOR
IMPLEMENTERING AF FI&D
HVEM, HVORFOR & HVORDAN?
HVAD ER FI&D?
• Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D)
• Simplere indkøb og disponering på tværs af AAU
• Simplere tilgang til varesøgning
• Simplere fakturering
• Visualisering af disponerede midler og lettere budgettering
• Målsætningen er klar: Indkøbsprocessen skal være lettere og korrekt
fakturering skal garanteres
HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER
• At du skal oprette indkøbsrekvisitioner i stedet for at ringe eller maile til
leverandør
• At du ikke skal enkelt-bilagsbehandle alle fakturaer, da der matches mellem
indkøbsordre og faktura
• At du skal lave elektronisk varemodtagelse
• At den budgetansvarlige har adgang til disponeringer, som dannes på baggrund
af indkøbsordrer
• At elektroniske kontrakter med betalingsplaner automatisk sikrer kontering og
betaling af tilbagevendende udgifter, herunder husleje
HVEM STÅR BAG FORANDRINGEN?
• FI&D har to spor i implementeringen:
• E-handel udrulles, forankres og supporteres af Indkøbsenheden i ØA
• Disponeringsregnskabet udrulles, forankres og supporteres af
Økonomistyringsenheden i ØA
• Systemet er baseret på ØSS-systemet som er AAUs økonomisystem
SUPPORTORGANISATIONEN FOR E-HANDEL
Bruger
Første
supportled
Andet
supportled
Tredje
supportled
Superbruger
e-handelsteamets
Support
System-
leverandøren
ITS Support
ØA-IT
FORANKRINGSANSVARLIG
Lederen af den enkelte enhed har i kraft af rollen som forankringsansvarlig
disse opgaver:
• Forberede egen enhed på udrulning af FI&D
• Allokere medarbejdere i egen enhed til at medvirke i udrulningen
• Understøtte projektet loyalt ved at italesætte overfor egne medarbejderne,
at de skal agere som positive og aktive medspillere, der udviser ansvar
omkring den fælles opgave med at etablere de forandringer, der følger med
udrulning af FI&D på AAU
• Nedlægge tidligere indkøbsprocesser i egen enhed
• Sikre opnåelse af driftsrutine og nyttevirkning af FI&D i egen enhed
HANDLINGSPLAN FOR ENHEDEN
• Udpege brugere samt superbrugere af systemet og udfylde det tilsendte
skema, samt returnere det til [email protected]
• Ovenstående skal ske inden introduktionsmødet vedrørende FI&D
• Superbrugere modtager undervisning inden idriftsættelsen og fungerer som
1. leds support jvf. tidligere slide
HVEM BLIVER PÅVIRKET?
• Alle medarbejdere som foretager indkøb og/eller håndterer fakturaer
• De budgetansvarlige og andre på institutterne og afdelingerne vil have
lettere ved at følge deres budget , samt lettere ved få adgang til
disponeringsregnskab
• Leverandører bliver garanteret rettidig betaling ved rettidig indsendelse af
faktura
HVORFOR SKAL VI HAVE ET INDKØBSSYSTEM?
Baggrunden er, at AAU direktionen vil have et indkøbssystem implementeret i
2014/2015
Disponeringsregnskab giver forbedret opfølgning på budgetter og overblik over
nutidige og fremtidige økonomiske dispositioner
Automatisk match mellem indkøbsordre og faktura sparer tid i den samlede
proces
Fælles indkøb sikrer indkøb på indgåede aftaler med leverandører
Fælles indkøb sikrer dokumentation gennem hele processen – og ensartet
kommunikation til leverandøren
Revisionen og uddannelsesministeriet anbefaler, at AAU får et indkøbssystem
Rektors delegation
DISPONERING
Taktisk disponering – drift & ekstern virksomhed Disponeringsregnskab, ØSI-baseret rapportering (Qlikview)
Lønseddelsbaseret økonomi
RES
Fakturabaseret
økonomi
FI&D
Rejser,
udlæg
RUS
Anlæg
mv.
ØSS
Operationel
disponering FI&D + Oracle Budgets
HVORDAN VIL FORANDRINGEN FINDE STED?
• I første kvartal af 2015 vil FI&D blive implementeret hos en række pilot-
enheder
• Efterfølgende vil udrulningen for de øvrige enheder finde sted med start i
september 2015
• De ansvarlige for indkøb i hver enhed modtager undervisning i anvendelse
af FI&D og håndtering af implementeringsprocessen
Marts 2015 Udrulning starter for pilot-enheder
September 2015 til december 2016
Udrulning for øvrige enheder
Udgang 2016
Fuld implementering
IMPLEMENTERINGSFORLØBET
• Lederen af enheden indkaldes til møde (før udrulning)
• Introduktionsmøde vedrørende FI&D for lederen og superbrugere, mfl. (6 uger før
udrulning)
• Go live uge:
• Kick off for relevante medarbejdere i enheden (første dag i udrulningsugen)
• En halv dags uddannelse for superbrugere og rekvirenter (første dag i
udrulningsugen)
• I den første uge er e-handelsteamet fysisk til stede i enheden
• Spørgemøde for indkøbere (sidste dag i udrulningsugen)
• Opfølgningsmøde med lederen af enheden (ca. 1 måned efter opstart)
• Kvartalsvise møder med brugergrupperne (under planlægning)
FI&D omfatter alle fakturabaserede indkøb
Indkøbstype Eksempler
Volumenbaserede indkøb
(Katalogindkøb)
Kontorartikler, kaffe, IT-forbrugsstoffer, IT-hardware, Inventar, Laboratorieartikler, Kemikalier, Elektroniske komponenter, mv.
Dialogbaserede indkøb
(Fritekstordre)
Specialvarer, Konsulentbistand, Håndværkerydelser, IT-systemer, større apparaturanskaffelser mv.
Faste ydelser
(Abonnementskontrakter)
Husleje, avis- og tidsskriftsabonnementer, telefonregninger, El, vand, varme, rengøring, vagt m.fl.
Kontant- og Kreditkortkøb
(Rejseafregnings- /udlægssystemet, RUS)
Dagligvarebutikker og madsteder, Taxikørsel, Tog- og busbilletter, repræsentation, forplejning.
HVILKE INDKØB ER OMFATTET AF FI&D?
Faktura baseret indkøb som ikke er med i 1 .udru ln ing
• Rejsebestilling (Via Egencia -
Online Booking (AeTM))
• Hoteller (Diamond Online
Booking eller leverandørernes
egne webløsninger)
• Mødeforplejning
(Compass/Eurest portalløsning)
• Faktura behandles i
Rejseafregningssystem (RUS)
• Faktura behandles i ØSS
• Faktura behandles i ØSS
HER FÅR DU HJÆLP TIL E-HANDEL
Superbrugere i din enhed
Quickguides
Hotline – 3000
DEMONSTRATION AF FI&D SYSTEMET
• Bestilling fra markedsplads (demo)
• Fritekstbestilling (demo)
• Godkendelse af indkøb
• Varemodtagelse (demo)
• Ordrematch (100% match, match indenfor tolerance, ikke match)
• ”Favoritlister” - varer jeg ofte bestiller
• Disponeringsregnskab i Qlikview (under udarbejdelse)