View
45
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
makalah manajemen
Citation preview
2.1PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI
kita mengetahui beberapa manajer melakukan kesalahan, yaitu mereka memulai
kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan suatu kerangka
tujuan-tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini akan berdampak pada hasil pembuatan
keputusan yang salah dalam sebuah organisasi.
Tujuan itu sendiri merupakan suatu hasil akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai.
Contoh, seorang manajer personalia mungkin mempunyai tujuan untuk menarik beberapa
orang operator mesin bulan depan, atau seorang mekanik pemeliharaan mempunyai
tujuan untuk penyelesaikan pekerjaan penyetelan mesin minggu ini. Setiap tujuan
kegiatan-kegiatan tersebut dapat juga disebut sasaran atau target.
2.2MISI DAN TUJUAN ORGANISASI
Sebelum menentukan tujuan – tujuan terlebih dahulu, harus menetapkan misi
organisasi. Misi merupakan suatu pernyataan umum tentang maksud organisasi. Dapat
juga dikatakan bahwa misi organisasi adalah maksud yang mendasar yang membedakan
organisasi dari organisasi lainnya. Secara singkat, misi menggambarkan bidang-bidang
produk, pasar, dan teknologi yang ditekankan suatu perusahaan, dimana hal ini
mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat keputusan strategi.
Menurut Etzioni, tujuan organisasi merupakan suatu pernyataan tentang keadaan yang
diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan dan sebagai pernyataan
tentang keadaan di waktu yang akan datang dimana organisasi sebagai kolektifitas
mencoba untuk menimbulkannya. Terdapat dua unsur penting dalam tujuan yaitu :
hasil-hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang
usaha-usaha atau kegiatan yang sekarang diarahkan.
Tipe tujuan yang dapat dipilih seperti tingkat pertumbuhan atau volume penjualan,
pengembangan produk atau jasa baru, bahkan tujuan yang lebih abstrak, misal menjadi
lebih aktif dalam masyarakat. Tipe tujuan strategik yang dipilih akan tergantung pada
sejumlah faktor seperti misi dasar organisasi, nilai-nilai yang dipegang manajer, kekuatan
dan kelemahan organisasi, data kesempatan dan ancaman lingkungan organisasi.
2.3BERBAGAI FUNGSI TUJUAN ORGANISASI
antara lain sebagai berikut :
1
a. Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang.
Berfungsi memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang
harus atau tidak dilakukan.
b. Sumber legitimasi. Melalui pembenaran kegiatan – kegiatannya. Akan meningkatkan
kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari
lingkungan sekitarnya.
c. Standar pelaksanaan. Memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan
kegiatan (prestasi) organisasi.
d. Sumber motivasi. Karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
e. Dasar rasional pengorganisasian. Karena antara tujuan dan struktur organisasi saling
berinteraksi dalam kegiatan – kegiatan untuk mencapai tujuan.
2.4TIPE-TIPE TUJUAN
Dalam pencapaian tujuan organisasi terdapat beberapa tipe yang membantu proses
penetapan tujuan organisasi. Tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut:
a. Tujuan Kemasyarakatan (social goals), masyarakat pada umumnya dan berkenan
dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat.
b. Tujuan Keluaran (output goals), publik dalam hubungannya dengan organisasi dan
berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen.
c. Tujuan Sistem (system goals), cara atau pernyataan pelaksanaan fungsi organisasi
tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi.
d. Tujuan Product (product goals) atau tujuan karakteristik produk, karakteristik barang-
barang atau jasa yang diproduksi.
e. Tujuan Turunan (derived goals), yang digunakan organisasi untuk meletakkan
kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan.
2.5PROSES PENETAPAN TUJUAN
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan
yang akan dilaksanakan organisasi. Terdapat 6 unsur dasar yang melatarbelakangi
penetapan tujuan organisasi adalah :
a. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai
manfaat, paling sedikit sama dengan harganya.
2
b. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen/ langganan.
c. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa
dengan biaya dan kualitas bersaing.
d. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi
dengan baik.
e. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan,
sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk
membantu sukses organisasi.
f. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan
ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
Bidang-bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan /
organisasi harus menetapkan beberapa tujuan. Bidang-bidang tersebut antara lain :
a. Posisi Pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan
“direbut”. Bagian pasar yang paling baik dapat ditentukan melalui analisa 1)
langganan dan produk atau jasa, 2) segmen pasar (kelompok yang membeli produk
atau jasa) dan 3) saluran distribusi.
b. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan
keuangan) dengan keluaran organisasi. Tujuan produktifitas dapat ditetapkan dalam
beberapa bidang, mencakup metode-metode kerja, kemajuan mesin dan peralatan, dan
peningkatan efisiensi karyawan.
c. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan
mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.
d. Profitabilitas. Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain,
menyangkut 1) penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi, 2)
kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan, dan 3) pengupahan yang
dibutuhkan untuk menarik personalia.
e. Inovasi. Ada kebutuhan terus-menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.
Walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko, tetapi juga mempunyai
kemungkinan hasil yang tinggi.
3
f. Prestasi dan Sikap Karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar
pekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi.
g. Prestasi dan Pengembangan Manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi
tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif. Organisasi perlu mentapkan
tujuan sehubungan dengan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin
pengembangan para manajer di semua tingkatan.
h. Tanggung Jawab Sosial dan Publik. Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk
menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintah,
kelompok-kelompok berkepentingan, dsb.
Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Dalam proses penetapan tujuan manajemen harus menentukan keseimbangan atau
campuran optimum tujuan-tujuan, dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber
atau pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Tujuan organisme tidak hanya terbatas
pada pemenuhan kepentingan manajemen saja, tetapi juga kepentingan pemegang saham
yang menginginkan kenaika dividen atau harga saham di pasar modal, para langganan
ingin memperoleh produk atau jasa dengan kualitas lebih baik pada harga wajar,para
karyawan ingin mendapatkan balas jasa yang sesuai, para penyedia ingin memperoleh
kepastian pesanan atau pembayaran, dan masyarakat menharapkan akan memperoleh
berbagai manfaat untuk meningkatkan standar hidup mereka.
Perumusan Tujuan
Perumusan tujuan merupakan hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak,
atau himpunan berbagai tujuan individu atau organisasi. Menurut konsepsi ini, tujuan di
tentukan oleh proses “tawar-menawar” terus menerus di antara bebagai koalisi, yang
semuanya bermaksud untuk menjamin bahwa kepentingan-kepentingan mereka di sajikan
dalam rumusan tujuan organisasi. Agar perumusan tujuan efektif, manajer perlu
memperhatikan beberapa ketentuan sebagai berikut :
4
Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung
jawab terhadap pencapaian tujuan.
Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggung jawab untuk
menurunkan tujuan-tujuan pada tingkat-tingkatan yang lebih rendah.
Tujuan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik
sekarang maupun di waktu yang akan datang.
Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.
Tujuan-tujuan umum hendaknya di nyatakan secara sederhana agar mudah dipahami
dan di ingat oleh para pelaksana.
Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.
Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah di tetapkan, dan bila
perlu merubah dan memperbaikinya sesuai perkembangan lingkungan.
2.6MANAGEMENT BY OBJECTIVES
Management By Objectives (MBO) pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker
dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. MBO telah berkembang
sangat terkenal, terutama dalam organisasi-organisasi besar. Pada hakekatnya MBO
menekankan pentingnya tujuan dalam perencanaan efektif. MBO Berkenaan dengan
penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan
dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali
pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses
partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan
organisasi.
Pengertian MBO
Dalam bukunya, Drucker membedakan antara management by objectives dengan
management by drives (dorongan). Beliau menggunakan istilah management by drives
untuk menggambarkan tanggapan-tanggapan organisasi terhadap berbagai tekanan
keuangan atau pasar baru dengan “dorongan ekonomi” atau “dorongan produksi”.
Drucker mengatakan bahwa setiap manajer harus menetapkan tujuan-tujuan mereka
sendiri atau paling tidak ikut aktif dalam proses penetapan tujuan. Disamping itu, para
manajer setiap tingkatan seharusnya berpartisipasi terhadap penetapan tujuan pada tingkat
5
lebih tinggi. Dengan cara ini, para manajer akan memahami lebih baik tujuan-tujuan
perusahaan yang lebih luas dan hubungan tujuan khusus mereka sendiri dengan gambaran
perusahaan keseluruhan. Hubungan antara setiap tujuan individual dengan tujuan umum
sangatlah penting, karena maksud utama penerapan MBO adalah untuk mencapai
efisiensi operasi seluruh organisasi melalui operasi yang efisien dan integrasi pada
bagian-bagiannya.
Kesuksesan penerapan MBO terutama di dasarkan atas dua hipotesa. Yang pertama,
“bila seseorang melekat kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha
lebih untuk meraihnya disbanding bila seseorang tidak merasa terikat.” Hipotesa kedua
adalah “kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan
apa saja untuk membuatnya terjadi.” Hipotesa-hipotesa tersebut menjelaskan mengapa
metoda MBO dapat sukses dalam praktek manajemen. MBO juga didasarkan pada konsep
bahwa orang lebih menyukai dinilai menurut kriteria realistik yang mereka terima dan
standar yang mereka pandang dapat dicapai. Atas dasar metoda ini, orang-orang
berpartisipasi dalam penentuan tujuan dan identifikasi kriteria yang akan digunakan untuk
menilai mereka. Tujuan dapat diukur dengan ukuran-ukuran kuantitatif atau secara
kualitatif.
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah: Meningkatkan
komunikasi antara manajer dan bawahan. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO
harus spesifik dan dapat diukur.
Sistem MBO Formal
Program ini sangat bervariasi, Banyak digunakan dalam kelompok kerja atau
organisasi secara keseluruhan. Meskipun metode-metodenya berbeda, tergantung dalam
perusahaan/organisasinya tersebut. Dan ada beberapa unsur-unsur umum dalam MBO
efektif, diantaranya :
a. Komitmen pada program
6
Mensyaratkan komitmen para manajer terhadap pencapaian-pencapaian pribadi dan
organisasinya.Komitmen ini membutuhkan waktu dan energi yang lebih untuk
mengimplementasikan MBO tersebut. Yakni manajer harus bertemu dengan
bawahannya untuk menetapkan suatu tujuan.
b. Penetapan tujuan manajemen puncak
Program ini efektif untuk para manajer-manajer di suatu organisasi go public. Yang
menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota
dari organisasi lainnya.
Jadi dengan cara ini, para manajer dan bawahannya akan mempunyai gagasan yang
jelas tentang apa yang diharapkan untuk kemajuan organisasinya kedepannya.
c. Tujuan-tujaun perseorangan
Dalam suatu MBO efektif, merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatannya yang
jelas, yang maksudnya untuk membantu para karyawan memahami secara jelas apa
yang diharapkan agar tercapai . Hal ini membantu setiap individu merencanakan
secara efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sendiri.
d. Partisipasi
Derajat pertisipasi bawahan dalam penetapan tujuan sangat bervariasi. Dilihat dari
satu sisi, manajer terkadang menetapkan tujuan tanpa berpengetahuan penuh. Hal ini
memungkinkan bawahan memilih tujuan yang tidak konsisten dengan tujuan
organisasinya. Sebagai pedoman umum, maka manajer harus ikut andil baik untuk
berpartisipasi bersama dengan bawahannya agar semakin besar kemungkinan tujuan
akan tercapai.
e. Otonomi dalam implementasi rencana
Setelah keempat tujuan diatas ditetapkan dan disetujui, individu (para karyawan)
mempunyai keleluasaan dalam hal menentukan apa saja yang memacu kinerja dalam
pencapaian tujuan organisasi. Dengan batasan-batasan normal dari kebijakan
organisasi tersebut. Dalam hal ini manajer harus mengembangkan dan
mengimplementasikan program-program apa saja uang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan-tujuannya tanpa campur tangan atasannya secara langsung.
7
f. Peninjauan kembali prestasi
Manajer dan bawahan secara periodik bertemu untuk meninjau kembali kemajuan-
kemajuan dari tujuan yang telah ditetapkan. Selama peninjauan, mereka memutuskan
apakah ada masalah-masalah , dan bila ada mereka harus memikirkan kembali
bagaimana memecahkan masalah tersebut. Bila diperlukan, tujuan juga dapat diubah.
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO:
a. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
b. Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer
menetapakan tujuan dan sasaran.
c. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
d. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.
e. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada
pencapaian tujuan tertentu.
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 kategori :
a. Kelemahan-kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan
usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik
MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja.
b. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
Gaya dan dukungan manajemen. Apabila manajer puncak cenderung
melakukan pendekatan otoritas yang kuat dan pembuatan keputusan yang
disentralisasi, maka mereka memerlukan pendidikan dan pelatihan sebelum
mereka menerapkan program MBO.
Penyesuaian dan perubahan MBO. Dilakukan penyesuaian dan perubahan
dalam struktur organisasi, pola wewenang, dan prosedur pengawasan.
8
Keterampilan-keterampilan antar pribadi. Proses penetapan tujuan dan
peninjauan manajer-bawahan memerlukan tingkat keterampilan yang tinggi
dalam hubungan antar pribadi.
Deskripsi jabatan. Penyusunan daftar khusus tujuan dan tanggung jawab
perseorangan sangat sulit dan memakan waktu.
Penetapan dan pengorganisasian tujuan. Penetapan tujuan yang menantang
merupakan sumber kebingungan manajer. Karena ada kesulitan untuk
mengkoordinasi tujuan organisasi secara keseluruhan dengan kebutuhan
pribadi dan tujuan perseorangan.
Pengawasan metoda pencapaian tujuan. Manajer dapat frustasi apabila
usahanya mencapai tujuan tergantung pada pencapaian bagian lain dalam
organisasi.
Konflik antara kreativitas dan MBO. Evaluasi prestasi, promosi dan
kompensasi. pencapaian tujuan mungkin berlawanan dengan tujuan
produktivitas apabila tidak mendorong inovasi. Apabila manajer gagal
mencoba sesuatu yang baru karena energy mereka terarahkan pada tujuan-
tujuan MBO, maka berbagai kesempatan dapat hilang.
Membuat MBO Efektif
Banyak manajer menghadapi berbagai macam program penetapan tujuan, penting
diperhatikan unsur-unsur yang diperlukan bagi efektifitas MBO. Hal ini dapat dipandang
sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer tingkat atas yang terlibat dalam program
berikut:
a. Mendidik dan melatih manajer. Agar MBO sukses manajer harus memahami dan
mempunyai skill yang sesuai.
b. Merumuskan tujuan secara jelas. Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan
adalah realistik dan mudah dipahami, serta akan digunakan untuk mengevaluasi
prestasi.
c. Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu. Penerimaan dan
antusiasme mula-mula para karyawan terhadap program MBO mungkin hilang
dengan cepat kecuali manajemen puncak melakukan usaha-usaha bersama untuk
menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.
9
d. Membuat umpan balik efektif. Sistem MBO tergantung pada partisipan yang
mengetahui posisi mereka dalam hubungannya dengan tujuan. Penetapan tujuan
bukan merupakan suatu insentif yang memadai, peninjauan kembali secara umum dan
umpan balik atas hasil-hasil tetap perlu.
e. Mendorong partisipasi. Manajer harus menyadari bahwa partisipasi bawahan dalam
penetapan tujuan dapat mendukung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan.
10
Recommended