2.1PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

kita mengetahui beberapa manajer melakukan kesalahan, yaitu mereka memulai

kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan suatu kerangka

tujuan-tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini akan berdampak pada hasil pembuatan

keputusan yang salah dalam sebuah organisasi.

Tujuan itu sendiri merupakan suatu hasil akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai.

Contoh, seorang manajer personalia mungkin mempunyai tujuan untuk menarik beberapa

orang operator mesin bulan depan, atau seorang mekanik pemeliharaan mempunyai

tujuan untuk penyelesaikan pekerjaan penyetelan mesin minggu ini. Setiap tujuan

kegiatan-kegiatan tersebut dapat juga disebut sasaran atau target.

2.2MISI DAN TUJUAN ORGANISASI

Sebelum menentukan tujuan – tujuan terlebih dahulu, harus menetapkan misi

organisasi. Misi merupakan suatu pernyataan umum tentang maksud organisasi. Dapat

juga dikatakan bahwa misi organisasi  adalah maksud yang mendasar yang membedakan

organisasi dari organisasi lainnya. Secara singkat, misi menggambarkan bidang-bidang

produk, pasar, dan teknologi yang ditekankan suatu perusahaan, dimana hal ini

mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat keputusan strategi.

Menurut Etzioni, tujuan organisasi merupakan suatu pernyataan tentang keadaan yang

diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan dan sebagai pernyataan

tentang keadaan di waktu yang akan datang dimana organisasi sebagai kolektifitas

mencoba untuk menimbulkannya. Terdapat dua unsur penting dalam tujuan yaitu :

hasil-hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang

usaha-usaha atau kegiatan yang sekarang diarahkan.

Tipe tujuan yang dapat dipilih seperti tingkat pertumbuhan atau volume penjualan,

pengembangan produk atau jasa baru, bahkan tujuan yang lebih abstrak, misal menjadi

lebih aktif dalam masyarakat. Tipe tujuan strategik yang dipilih akan tergantung pada

sejumlah faktor seperti misi dasar organisasi, nilai-nilai yang dipegang manajer, kekuatan

dan kelemahan organisasi, data kesempatan dan ancaman lingkungan organisasi.

2.3BERBAGAI  FUNGSI TUJUAN ORGANISASI

antara lain sebagai berikut :

1

a. Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang.

Berfungsi memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang

harus atau tidak dilakukan.

b. Sumber legitimasi. Melalui pembenaran kegiatan – kegiatannya. Akan meningkatkan

kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari

lingkungan sekitarnya.

c. Standar pelaksanaan. Memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan

kegiatan (prestasi) organisasi.

d. Sumber motivasi. Karena sering memberikan insentif bagi para anggota.

e. Dasar rasional pengorganisasian. Karena antara tujuan dan struktur organisasi saling

berinteraksi dalam kegiatan – kegiatan untuk mencapai tujuan.

2.4TIPE-TIPE TUJUAN

Dalam pencapaian tujuan organisasi terdapat beberapa tipe yang membantu proses

penetapan tujuan organisasi. Tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut:

a. Tujuan Kemasyarakatan (social goals), masyarakat pada umumnya dan berkenan

dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat.

b. Tujuan Keluaran (output goals), publik dalam hubungannya dengan organisasi dan

berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen.

c. Tujuan Sistem (system goals), cara atau pernyataan pelaksanaan fungsi organisasi

tidak  tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi.

d. Tujuan Product (product goals) atau tujuan karakteristik produk, karakteristik barang-

barang atau jasa yang diproduksi.

e. Tujuan Turunan (derived goals), yang digunakan organisasi untuk meletakkan

kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan.

2.5PROSES PENETAPAN TUJUAN

Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan

yang akan dilaksanakan organisasi. Terdapat 6 unsur dasar yang melatarbelakangi

penetapan tujuan organisasi adalah :

a. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai

manfaat, paling sedikit sama dengan harganya.

2

b. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen/ langganan.

c. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa

dengan biaya dan kualitas bersaing.

d. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi

dengan baik.

e. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan,

sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk

membantu sukses organisasi.

f. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan

ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

Bidang-bidang Tujuan

Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan /

organisasi harus menetapkan beberapa tujuan. Bidang-bidang tersebut antara lain :

a. Posisi Pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan

“direbut”. Bagian pasar yang paling baik dapat ditentukan melalui analisa 1)

langganan dan produk atau jasa, 2) segmen pasar (kelompok yang membeli produk

atau jasa) dan 3) saluran distribusi.

b. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan

keuangan) dengan keluaran organisasi. Tujuan produktifitas dapat ditetapkan dalam

beberapa bidang, mencakup metode-metode kerja, kemajuan mesin dan peralatan, dan

peningkatan efisiensi karyawan.

c. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan

mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.

d. Profitabilitas. Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain,

menyangkut 1) penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi, 2)

kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan, dan 3) pengupahan yang

dibutuhkan untuk menarik personalia.

e. Inovasi. Ada kebutuhan terus-menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.

Walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko, tetapi juga mempunyai

kemungkinan hasil yang tinggi.

3

f. Prestasi dan Sikap Karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar

pekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi.

g. Prestasi dan Pengembangan Manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi

tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif. Organisasi perlu mentapkan

tujuan sehubungan dengan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin

pengembangan para manajer di semua tingkatan.

h. Tanggung Jawab Sosial dan Publik. Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk

menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintah,

kelompok-kelompok berkepentingan, dsb.

Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan

Dalam proses penetapan tujuan manajemen harus menentukan keseimbangan atau

campuran optimum tujuan-tujuan, dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber

atau pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Tujuan organisme tidak hanya terbatas

pada pemenuhan kepentingan manajemen saja, tetapi juga kepentingan pemegang saham

yang menginginkan kenaika dividen atau harga saham di pasar modal, para langganan

ingin memperoleh produk atau jasa dengan kualitas lebih baik pada harga wajar,para

karyawan ingin mendapatkan balas jasa yang sesuai, para penyedia ingin memperoleh

kepastian pesanan atau pembayaran, dan masyarakat menharapkan akan memperoleh

berbagai manfaat untuk meningkatkan standar hidup mereka.

Perumusan Tujuan

Perumusan tujuan merupakan hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak,

atau himpunan berbagai tujuan individu atau organisasi. Menurut konsepsi ini, tujuan di

tentukan oleh proses “tawar-menawar” terus menerus di antara bebagai koalisi, yang

semuanya bermaksud untuk menjamin bahwa kepentingan-kepentingan mereka di sajikan

dalam rumusan tujuan organisasi. Agar perumusan tujuan efektif, manajer perlu

memperhatikan beberapa ketentuan sebagai berikut :

4

Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung

jawab terhadap pencapaian tujuan.

Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggung jawab untuk

menurunkan tujuan-tujuan pada tingkat-tingkatan yang lebih rendah.

Tujuan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik

sekarang maupun di waktu yang akan datang.

Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.

Tujuan-tujuan umum hendaknya di nyatakan secara sederhana agar mudah dipahami

dan di ingat oleh para pelaksana.

Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.

Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah di tetapkan, dan bila

perlu merubah dan memperbaikinya sesuai perkembangan lingkungan.

2.6MANAGEMENT BY OBJECTIVES

Management By Objectives (MBO) pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker

dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. MBO telah berkembang

sangat terkenal, terutama dalam organisasi-organisasi besar. Pada hakekatnya MBO

menekankan pentingnya tujuan dalam perencanaan efektif. MBO Berkenaan dengan

penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan

dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali

pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses

partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan

organisasi.

Pengertian MBO

Dalam bukunya, Drucker membedakan antara management by objectives dengan

management by drives (dorongan). Beliau menggunakan istilah management by drives

untuk menggambarkan tanggapan-tanggapan organisasi terhadap berbagai tekanan

keuangan atau pasar baru dengan “dorongan ekonomi” atau “dorongan produksi”.

Drucker mengatakan bahwa setiap manajer harus menetapkan tujuan-tujuan mereka

sendiri atau paling tidak ikut aktif dalam proses penetapan tujuan. Disamping itu, para

manajer setiap tingkatan seharusnya berpartisipasi terhadap penetapan tujuan pada tingkat

5

lebih tinggi. Dengan cara ini, para manajer akan memahami lebih baik tujuan-tujuan

perusahaan yang lebih luas dan hubungan tujuan khusus mereka sendiri dengan gambaran

perusahaan keseluruhan. Hubungan antara setiap tujuan individual dengan tujuan umum

sangatlah penting, karena maksud utama penerapan MBO adalah untuk mencapai

efisiensi operasi seluruh organisasi melalui operasi yang efisien dan integrasi pada

bagian-bagiannya.

Kesuksesan penerapan MBO terutama di dasarkan atas dua hipotesa. Yang pertama,

“bila seseorang melekat kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha

lebih untuk meraihnya disbanding bila seseorang tidak merasa terikat.” Hipotesa kedua

adalah “kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan

apa saja untuk membuatnya terjadi.” Hipotesa-hipotesa tersebut menjelaskan mengapa

metoda MBO dapat sukses dalam praktek manajemen. MBO juga didasarkan pada konsep

bahwa orang lebih menyukai dinilai menurut kriteria realistik yang mereka terima dan

standar yang mereka pandang dapat dicapai. Atas dasar metoda ini, orang-orang

berpartisipasi dalam penentuan tujuan dan identifikasi kriteria yang akan digunakan untuk

menilai mereka. Tujuan dapat diukur dengan ukuran-ukuran kuantitatif atau secara

kualitatif.

Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah: Meningkatkan

komunikasi antara manajer dan bawahan. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO

harus spesifik dan dapat diukur.

Sistem MBO Formal

Program ini sangat bervariasi, Banyak digunakan dalam kelompok kerja atau

organisasi secara keseluruhan. Meskipun metode-metodenya berbeda, tergantung dalam

perusahaan/organisasinya tersebut. Dan ada beberapa unsur-unsur umum dalam MBO

efektif, diantaranya :

a. Komitmen pada program

6

Mensyaratkan komitmen para manajer terhadap pencapaian-pencapaian pribadi dan

organisasinya.Komitmen ini membutuhkan waktu dan energi yang lebih untuk

mengimplementasikan MBO tersebut. Yakni manajer harus bertemu dengan

bawahannya untuk menetapkan suatu tujuan.

b. Penetapan tujuan manajemen puncak

Program ini efektif untuk para manajer-manajer di suatu organisasi go public. Yang

menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota

dari organisasi lainnya.

Jadi dengan cara ini, para manajer dan bawahannya akan mempunyai gagasan yang

jelas tentang apa yang diharapkan untuk kemajuan organisasinya kedepannya.

c. Tujuan-tujaun perseorangan

Dalam suatu MBO efektif, merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatannya yang

jelas, yang maksudnya untuk membantu para karyawan memahami secara jelas apa

yang diharapkan agar tercapai . Hal ini membantu setiap individu merencanakan

secara efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sendiri.

d. Partisipasi

Derajat pertisipasi bawahan dalam penetapan tujuan sangat bervariasi. Dilihat dari

satu sisi, manajer terkadang menetapkan tujuan tanpa berpengetahuan penuh. Hal ini

memungkinkan bawahan memilih tujuan yang tidak konsisten dengan tujuan

organisasinya. Sebagai pedoman umum, maka manajer harus ikut andil baik untuk

berpartisipasi bersama dengan bawahannya agar semakin besar kemungkinan tujuan

akan tercapai.

e. Otonomi dalam implementasi rencana

Setelah keempat tujuan diatas ditetapkan dan disetujui, individu (para karyawan)

mempunyai keleluasaan dalam hal menentukan apa saja yang memacu kinerja dalam

pencapaian tujuan organisasi. Dengan batasan-batasan normal dari kebijakan

organisasi tersebut. Dalam hal ini manajer harus mengembangkan dan

mengimplementasikan program-program apa saja uang harus dilakukan untuk

mencapai tujuan-tujuannya tanpa campur tangan atasannya secara langsung.

7

f. Peninjauan kembali prestasi

Manajer dan bawahan secara periodik bertemu untuk meninjau kembali kemajuan-

kemajuan dari tujuan yang telah ditetapkan. Selama peninjauan, mereka memutuskan

apakah ada masalah-masalah , dan bila ada mereka harus memikirkan kembali

bagaimana memecahkan masalah tersebut. Bila diperlukan, tujuan juga dapat diubah.

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO:

a. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

b. Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer

menetapakan tujuan dan sasaran.

c. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.

d. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

e. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada

pencapaian tujuan tertentu.

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 kategori :

a. Kelemahan-kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan

usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik

MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja.

b. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

Gaya dan dukungan manajemen. Apabila manajer puncak cenderung

melakukan pendekatan otoritas yang kuat dan pembuatan keputusan yang

disentralisasi, maka mereka memerlukan pendidikan dan pelatihan sebelum

mereka menerapkan program MBO.

Penyesuaian dan perubahan MBO. Dilakukan penyesuaian dan perubahan

dalam struktur organisasi, pola wewenang, dan prosedur pengawasan.

8

Keterampilan-keterampilan antar pribadi. Proses penetapan tujuan dan

peninjauan manajer-bawahan memerlukan tingkat keterampilan yang tinggi

dalam hubungan antar pribadi.

Deskripsi jabatan. Penyusunan daftar khusus tujuan dan tanggung jawab

perseorangan sangat sulit dan memakan waktu.

Penetapan dan pengorganisasian tujuan. Penetapan tujuan yang menantang

merupakan sumber kebingungan manajer. Karena ada kesulitan untuk

mengkoordinasi tujuan organisasi secara keseluruhan dengan kebutuhan

pribadi dan tujuan perseorangan.

Pengawasan metoda pencapaian tujuan. Manajer dapat frustasi apabila

usahanya mencapai tujuan tergantung pada pencapaian bagian lain dalam

organisasi.

Konflik antara kreativitas dan MBO. Evaluasi prestasi, promosi dan

kompensasi. pencapaian tujuan mungkin berlawanan dengan tujuan

produktivitas apabila tidak mendorong inovasi. Apabila manajer gagal

mencoba sesuatu yang baru karena energy mereka terarahkan pada tujuan-

tujuan MBO, maka berbagai kesempatan dapat hilang.

Membuat MBO Efektif

Banyak manajer menghadapi berbagai macam program penetapan tujuan, penting

diperhatikan unsur-unsur yang diperlukan bagi efektifitas MBO. Hal ini dapat dipandang

sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer tingkat atas yang terlibat dalam program

berikut:

a. Mendidik dan melatih manajer. Agar MBO sukses manajer harus memahami dan

mempunyai skill yang sesuai.

b. Merumuskan tujuan secara jelas. Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan

adalah realistik dan mudah dipahami, serta akan digunakan untuk mengevaluasi

prestasi.

c. Menunjukan komitmen manajemen puncak secara kontinyu. Penerimaan dan

antusiasme mula-mula para karyawan terhadap program MBO mungkin hilang

dengan cepat kecuali manajemen puncak melakukan usaha-usaha bersama untuk

menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.

9

d. Membuat umpan balik efektif. Sistem MBO tergantung pada partisipan yang

mengetahui posisi mereka dalam hubungannya dengan tujuan. Penetapan tujuan

bukan merupakan suatu insentif yang memadai, peninjauan kembali secara umum dan

umpan balik atas hasil-hasil tetap perlu.

e. Mendorong partisipasi. Manajer harus menyadari bahwa partisipasi bawahan dalam

penetapan tujuan dapat mendukung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan.

10