View
2
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
MỤC LỤC
HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG .......................... 3
SAS INNOVA 80-HRM ................................................................................................. 3
CHƢƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO CÁC DANH MỤC ................ 5
1. Phân hệ Hệ thống .............................................................................................. 5 1.1 Quản l{ người sử dụng ............................................................................................................ 5
1.2 Khai báo các tham số tuz chọn ................................................................................................ 8
1.3 Khai báo ngày đầu năm: khai báo ngày bắt đầu nhập liệu chính thức trên phần mềm ....... 10
1.4 Các thao tác chung ....................................................................................................................... 10
2. Danh mục khai báo phần mềm Nhân sự tiền lƣơng SAS INNOVA 80 HRM 11 2.1 Nguyên tắc xây dựng mã ........................................................................................................ 11
2.2 Danh mục đơn vị cơ sở .......................................................................................................... 12
2.3 Danh mục Phòng ban .............................................................................................................. 12
2.4 Danh mục nhân viên: .............................................................................................................. 12
2.5 Danh mục khoản mục lương: ................................................................................................. 13
2.6 Danh mục Ca làm việc: ............................................................................................................ 14
2.7 Danh mục l{ do nghỉ ngày thường: ........................................................................................ 14
2.8 Danh mục l{ do nghỉ ngày T7, CN lễ tết: ................................................................................ 15
2.9 Danh mục quan hệ gia đình: ................................................................................................... 15
2.10 Khai báo các mã chức vụ trong Doanh nghiệp: ...................................................................... 16
2.11 Danh mục tỉnh thành; Danh mục quận, huyện; Danh mục quốc gia; Danh mục giới tính ....... 16
CHƢƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ ........................................................ 18
1. Chức năng: ...................................................................................................... 18
2. Cập nhật số liệu ............................................................................................... 18 2.1 Cập nhật thông tin nhân viên ................................................................................................. 18
2.2 Cập nhật quá trình bằng cấp nhân viên: ................................................................................ 19
2.3 Cập nhật quá trình công tác của bản thân: ............................................................................ 19
2.4 Cập nhật thành phần gia đình cho nhân viên: ....................................................................... 19
2.5 Thuyên chuyển, điều chuyển: ................................................................................................ 20
2.6 Hợp đồng học việc: ................................................................................................................. 20
2.7 Hợp đồng lao động: ................................................................................................................ 21
2.7 Phụ lục Hợp đồng lao động: ................................................................................................... 22
2
2.8 Cập nhật nhân viên nghỉ việc: ................................................................................................ 24
3. Báo cáo nhân sự .................................................................................................. 24 3.1 Sơ yếu l{ lịch: ................................................................................................................................ 24
3.2 Báo cáo số lượng cán bộ công nhân viên theo bộ phận: ............................................................. 27
CHƢƠNG III: PHÂN HỆ QUẢN LÝ TIỀN LƢƠNG ................................................... 31
1. Chức năng: ...................................................................................................... 31
2. Cập nhật số liệu: .............................................................................................. 31 2.1 Chức năng: .............................................................................................................................. 31
2.2 Mô hình các khoản cấu thành lên lương: .............................................................................. 31
2.3 Cập nhật nghỉ phép từ đầu năm: ........................................................................................... 31
2.5 Cập nhật quá trình lương nhân viên: ..................................................................................... 33
2.6 Khai báo Ca làm việc: .............................................................................................................. 33
2.7 Cập nhật ngày nghỉ và l{ do nghỉ: ........................................................................................... 34
2.8 Khai báo lịch nghỉ năm: ........................................................................................................... 35
2.9 Cập nhật ngày công chuẩn của tháng: ................................................................................... 35
3. Báo cáo tiền lƣơng .......................................................................................... 40 3.10 Báo cáo thu nhập tính thuế: ................................................................................................... 47
3.11 Một số báo cáo đặc thù khác: ................................................................................................ 48
CHƢƠNG IV: PHÂN HỆ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO ....................................... 50
1. Chức năng: ...................................................................................................... 50
2. Cập nhật số liệu .................................................................................................... 50 2.1 Nhu cầu tuyển dụng: .............................................................................................................. 50
2.2 Cập nhật danh sách ứng viên: ................................................................................................ 50
3. Báo cáo tuyển dụng và đào tạo ....................................................................... 53 3.1 Danh sách ứng viên:................................................................................................................ 53
CHƢƠNG V: QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ................ 56
1. Chức năng: ...................................................................................................... 56
2. Cập nhật số liệu: .............................................................................................. 56 2.1 Danh mục TTB: ........................................................................................................................ 56
2.2 Danh mục TTB cho nhân viên: ................................................................................................ 56
2.3 Thu hồi TTB nhân viên: ........................................................................................................... 57
3. Báo cáo TTB và CCDC ........................................................................................ 58 3.1 Bảng theo dõi TTB: ........................................................................................................................ 58
3.2 Báo cáo chi tiết tài sản theo nhân viên: ....................................................................................... 58
3.3 Báo cáo chi tiết TTB trong quá trình sử dụng: .............................................................................. 59
3
HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG
SAS INNOVA 80-HRM
Hệ thống phần mềm SAS INNOVA 8.0 HRM bao gồm: Phân hệ hệ thống, Phân hệ quản
lý nhân sự, Phân hệ tiền lƣơng, Phân hệ Tuyển dụng và Đào tạo, Phân hệ quản lý trang
thiết bị
1. Phân hệ hệ thống
2. Phân hệ quản lý nhân sự
3. Phân hệ quản lý tiền lƣơng
4. Phân hệ Tuyển dụng và đào tạo
5. Phân hệ quản lý trang thiết bị
4
Báo cáo
Nhân sự o Mẫu in Sơ yếu lý lịch cá nhân o Mẫu in hợp đồng nhân viên
o Báo cáo nhân viên lọc theo nhiều
tiêu chí o Báo cáo phân tích độ tuổi
o Báo cáo danh sách nhân viên đang
làm việc, thử việc hoặc đã nghỉ việc
o …
Tiền lƣơng o Tổng hợp lƣơng tháng
o Báo cáo làm thêm giờ o Theo dõi đi muộn về sớm
o Bảng chấm công
o Báo cáo theo dõi nghỉ phép o Báo cáo tình hình làm thêm ca 3
o …..
DỮ LIỆU ĐẦU RA
Quản lý các danh mục
Nhân sự o Danh mục nhân viên
o Danh mục phòng ban, chức vụ
o Danh mục hợp đồng o Danh mục trình độ
o Danh mục quan hệ gia đình
o …
Tiền lƣơng o Danh mục khoản mục lƣơng
o Danh mục ca làm việc
o Danh mục lý do nghỉ o …
Thuế TNCN
o Danh mục giảm trừ gia
cảnh
Trang thiết bị o Danh sách trang thiết bị
In các danh mục tƣơng ứng
Quản lý phát sinh
Nhân sự o Hợp đồng lao động, phụ lục,..
o Thuyên chuyển, thôi việc, thai
sản….
Tiền lƣơng o Quản lý tăng, giảm lƣơng
o Quản lý các khoản trợ cấp o Quản lý làm thêm, đi muộn,
về sớm
o Quản lý thu nhập tính thuế và không tính thuế
o …
Thuế TNCN: o Quản lý các thu nhập chịu
thuế và không chịu thuế
Trang thiêt bị o Cấp phát trang bị cho NV
o Thu hồi TTB…
DỮ LIỆU ĐẦU VÀO
Chức năng
Tiền lƣơng o Tính ngày công làm tháng o Tính lƣơng tháng
o Tính làm thêm giờ
o ….
CHỨC NĂNG XỬ LÝ DỮ
LIỆU TRUNG GIAN
MÔ HÌNH 1: MÔ HÌNH HỆ THỐNG PHẦN MỀM SAS INNOVA 8.0 HRM
Các
thông tin
đầu vào
từ các:
DM, PS
Kích hoạt hệ
thống xử lý dữ
liệu đầu vào.
Báo cáo
(đầu ra)
Hệ thống
Danh mục o Danh mục tham số hệ thống
o Danh mục đơn vị cơ sở o …
Chức năng o Bảo trì số liệu
o Backup dữ liệu
Bảo mật, phân quyền o Khai báo, quản trị ngƣời dùng
o Khai báo phân quyền truy cập
Trợ giúp
HỆ THỐNG
Thông tin
về quyền
hạn NSD
Thông
tin thiết
đặt công
thức xử
lý dữ liệu
đặc thù
Thiết đặt
Định nghĩa khoảng thời gian
Định nghĩa khoản lƣơng
Định nghĩa tiêu chí tính định mức
Định nghĩa định tính tiêu chí
Định nghĩa định mức lƣơng
…
THIẾT ĐẶT ĐẶC THÙ
THEO DOANH NGHIỆP
SAS INNOVA
8.0 HRM
5
CHƢƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO CÁC DANH MỤC
1. Phân hệ Hệ thống
1.1 Quản lý ngƣời sử dụng
SAS INNOVA 8.0 HRM cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo
từng ngƣời sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn.
Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khẩu của ngƣời sử
dụng hiện thời.
Phần khai báo ngƣời sử dụng chƣơng trình và phân quyền truy nhập có các
chức năng sau:
6
Thêm NSD: là thêm mới ngƣời sử dụng.
Sửa đổi NSD: sửa thông tin ngƣời sử dụng đã khai báo
Xoá NSD: là xoá hẳn 1 ngƣời sử dụng đã khai báo
Phân quyền: Ngƣời quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho ngƣời thừa
hƣởng.
Chi tiết: phân quyền cho ngƣời sử dụng tới từng chứng từ, từng danh mục.
Khi khai báo ngƣời sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:
Tên: Tên đƣợc nhập vào khi vào chƣơng trình (viết không dấu)
Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của ngƣời sử dụng.
Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chƣơng trình, mật khẩu này để cho
NSD tự khai báo.
Nếu là ngƣời quản lý tích vào là ngƣời quản lý; nếu là ngƣời thừa hƣởng ta
không tích vào ô là ngƣời quản lý mà chọn ngƣời thừa hƣởng ở ô thừa hƣởng.
Ngƣời quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và đƣợc quyền thêm và
phân quyền cho các ngƣời sử dụng khác. Ngƣời thừa hƣởng chỉ đƣợc sửa đổi
7
các thông tin nhƣ tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chƣơng trình, và sử dụng
các chức năng đƣợc phân.
Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho ngƣời sử dụng thì chỉ có ngƣời sử
dụng là ngƣời quản lý thì mới thực hiện đƣợc các chức năng này.
Khi phân quyền thì chƣơng trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức
năng đƣợc sử dụng và các chức năng không đƣợc sử dụng.
Muốn thêm các chức năng đƣợc sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết
trong danh sách các chức năng không đƣợc sử dụng và sau đó chuyển các chức
năng đƣợc đánh dấu sang danh sách các chức năng đƣợc sử dụng ( Bằng cách
thêm quyền hoặc thêm tất).
Ngƣợc lại, muốn bớt các chức năng đƣợc sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng
này trong danh sách chức năng đƣợc sử dụng và sau đó chuyển các chức năng
đƣợc đánh dấu sang danh sách các chức năng không đƣợc sử dụng (Bằng cách xoá
quyền, hoặc xoá tất).
Muốn phân quyền chi tiết cho từng ngƣời có quyền thêm mới hay đƣợc sửa hay
đƣợc xoá một chức năng một danh mục ta chọn ngƣời cần phân quyền, sau đó
chọn chức năng (chi tiết) ngƣời sử dụng đƣợc sử dụng chức năng nào thì tích vào
chức năng đó
8
Mở ra màn hình phân quyền chi tiết, nếu không phân quyền ở chức năng nào thì
bỏ dấu tích ở ô “Thêm” hoặc “sửa” hoặc “xoá”
1.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn
Đường dẫn: Hệ thống/ Danh mục từ điển và Tham số hệ thống/ Khai báo các
tham số tuỳ chọn
Chức năng:
SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chƣơng trình
phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cũng nhƣ theo quy định luật của Nhà nƣớc
nhƣ: Mức lƣơng tối thiểu; % Bảo hiểm công ty đóng; % ngƣời lao động đóng,...
Mô tả các tham số hệ thống
9
SAS INNOVA 8.0 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chƣơng trình
phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.
Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng
dƣới đây.
Trong đó:
Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ
Mã số thuế của doanh nghiệp Mã số thuế của DN 0100727825-1
Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ đƣợc in trên
các báo cáo
Lƣơng Xuân Vinh
Director's name Họ và tên sẽ đƣợc in trên
các báo cáo in bằng tiếng
Anh
Luong Xuan Vinh
Mã đồng tiền hạch toán VND
Ngôn ngữ ngầm định của báo
cáo (1-Việt, 2-Anh)
1, 2
Báo cáo ngầm định là VNĐ
hay ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại
tệ)
1, 2
Dấu phân cách hàng nghìn khi
viết các số
".", ",", " "
Dấu phân cách số thập phân
khi viết các số
".", ","
Khuôn dạng của trƣờng tiền Khuôn dạng khi nhập và
xem báo cáo 999 999 999 999 999
Khuôn dạng của trƣờng ngoại
tệ
Khuôn dạng khi nhập và
xem báo cáo
9 999 999 999 999
999.99
Khuôn dạng của trƣờng tỷ giá Khuôn dạng khi nhập và
xem báo cáo 9 999 999.99
Khuôn dạng của trƣờng số
lƣợng
999 999 999.999
Phông chữ khi lên báo cáo .VnTime
Phông chữ tiêu đề của báo cáo .VnHelvellnsH, 16, 0
Phông chữ của báo cáo ở phần
chữ ký
.VnArialH, 8, 0
Số tệp hàng tuần đƣợc lƣu giữ Ví dụ khai báo là 50 thì số 50
10
mỗi lần lƣu số liệu thì
chƣơng trình sẽ lƣu ra một
tệp riêng, đến lần lƣu thứ
51 (mới nhất) thì sẽ ghi đè
lên lần lƣu thứ nhất (cũ
nhất)
Giảm trừ thuế TNCN cho
ngƣời phụ thuộc
Mức tiền giảm trừ cho một
ngƣời phụ thuộc 1.600.000
% Bảo hiểm Công ty đóng Tỷ lệ % các khoản trích
theo lƣơng công ty đóng 20%
% Bảo hiểm ngƣời lao động
đóng
Tỷ lệ % các khoản trích
vào lƣơng công ty đóng 8,5%
Mức lƣơng tối thiểu Mức lƣơng tối thiểu theo
quy định của nhà nƣớc áp
dụng tại DN
830.000
1.3 Khai báo ngày đầu năm: khai báo ngày bắt đầu nhập liệu chính thức trên
phần mềm
1.4 Các thao tác chung
Bảng quy tắc phím nóng
STT Nội dung Chức năng
01 F1 Help
02 F3 Sửa
04 F4 Mới
05 F5 Xem chi tiết hoặc chuyển danh mục,
tham số sang kỳ sau
06 F6 Đổi mã
07 F8 Xóa
08 F10 Tính tổng (Sum)
09 Ctrl + A Chọn tất cả (Select All)
11
10 Space Chọn 1 ô (Select one CheckBox)
11 Enter Chấp nhận, hoặc xuống dòng
12 Esc Thoát
13 Tab Nhảy vị trí tiếp theo (Next)
2. Danh mục khai báo phần mềm Nhân sự tiền lƣơng SAS INNOVA 80
HRM
2.1 Nguyên tắc xây dựng mã
Khi sử dụng phần mềm nhân sự tiền lƣơng, ngƣời sử dụng phải mã hoá toàn bộ
các đối tƣợng nhƣ mã nhân viên, giới tính, bằng cấp, dân tộc, tôn giáo… công việc
này là thao tác xây dựng các danh mục.
Một số lƣu ý khi thực hiện xây dựng danh mục:
Mã phải là duy nhất trong danh mục
Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu
Trong trƣờng hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng
hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh
sau.
Trong một số trƣờng hợp hệ thống mã hóa phải đƣợc xây dựng sao cho thật
tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo.
Dƣới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh
mục:
Có thể dùng phƣơng pháp đánh số lần lƣợt tăng dần theo phát sinh của các
danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phƣơng pháp này tiện lợi trong trƣờng
hợp số lƣợng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phƣơng pháp này là các
phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dƣới khi liệt kê theo vần ABC. Ví
dụ: A0001 – cho nhân viên 1; A9999 – cho nhân viên 9999,…
Trong trƣờng hợp số lƣợng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo
cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với nhân viên ta có thể
mã hóa theo tên giao dịch của nhân viên: Cty ABC có mã là ABC, Cty
XYZ có mã XYZ...
Trong trƣờng hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu đƣợc
cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó đƣợc gửi về và tổng hợp toàn
công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn
12
công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa
các đơn vị thành viên.
Lƣu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trƣờng hợp mã của một danh điểm
này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không đƣợc
mã ABC và ABC1, lúc này chƣơng trình sẽ hiểu mã ABC1 là mã con của
mã ABC. Trong trƣờng hợp này đặt mã đúng phải là ABC1 và ABC2, vì
vậy nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài ký tự bằng nhau.
2.2 Danh mục đơn vị cơ sở
Chức năng:
Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trƣờng hợp một công ty có nhiều chi nhánh,
nhiều đơn vị thành viên, cần theo dõi quản lý nhân sự, tiền lƣơng theo từng chi
nhánh.
2.3 Danh mục Phòng ban
Xây dựng các mã phòng ban thuộc chi nhánh hay công ty. Một nhân viên ở một
thời điểm chỉ thuộc một phòng ban.
Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục Phòng
ban
2.4 Danh mục nhân viên: Khai báo danh sách nhân viên trong công ty.
Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục nhân viên
Trong đó:
- Mã nhân viên: xây dựng theo nguyên tắc đặt mã không bị trùng lặp
- Mã số thuế cá nhân: mã số thuế cá nhân của nhân viên đang đƣợc xây dựng
mã
- Ở Tab “Thông tin chung”: khai báo các thông tin chung cho nhân viên nhƣ
họ tên, địa chỉ tạm trú; số CMND; số BHXH; thuộc phòng ban; chức vụ,…
13
- Ở Tab “Thông tin khác”: các thông tin nhƣ đính kèm ảnh cho nhân viên
2.5 Danh mục khoản mục lƣơng: Khai báo các mã khoản mục cho lƣơng, trên
này khai báo lƣơng đƣợc tính theo hình thức lƣơng cố định, lƣơng sản phẩm
hay lƣơng ca,…Theo mỗi một hình thức thì khoản mục lƣơng có cách tính
khác nhau.
Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục khoản
mục lƣơng
14
2.6 Danh mục Ca làm việc: Khai báo các ca làm việc với thời gian bắt đầu và kết
thúc của ca làm việc, giờ vào muộn hay giờ về muộn của ca.
Chia ca ra thuộc loại ca: gắn cụ thể loại ca để chƣơng trình tính Ca làm việc nào
làm giờ hành chính, hay làm ca
2.7 Danh mục lý do nghỉ ngày thƣờng: xây dựng danh mục các lý do nghỉ cho
ngày đi làm thƣờng (không phải ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật hay lễ tết), chia các
lý do nghỉ thành 4 loại Nghỉ phép; Nghỉ phép khác; Nghỉ hƣởng BHYT; Nghỉ
không lƣơng.
15
2.8 Danh mục lý do nghỉ ngày T7, CN lễ tết: vì hệ số tính lƣơng làm việc ở các
ngày nghỉ khác với làm việc ngày thƣờng nên xây dựng riêng danh mục. Gắn
đúng loại lý do để việc tính lƣơng chính xác với từng lý do nghỉ
2.9 Danh mục quan hệ gia đình: xây dựng các mã quan hệ gia đình nhƣ Chồng,
vợ, con, bố, mẹ,…mục đích phục vụ cho việc xây dựng các thành phần gia
đình của một đối tƣợng.
16
2.10 Khai báo các mã chức vụ trong Doanh nghiệp: Khi khai báo mã nhân
viên sẽ gắn cụ thể với mã chức vụ nào. Một nhân viên tại một thời điểm chỉ có
một chức vụ.
2.11 Danh mục tỉnh thành; Danh mục quận, huyện; Danh mục quốc gia;
Danh mục giới tính,….. khai báo để lên các thông tin cho hồ sơ của nhân viên.
Tên danh mục Ý nghĩa Diễn giải
Danh mục bằng cấp Cập nhật thông tin về bằng cấp
của nhân viên
1 nhân viên có thể có
nhiều bằng cấp
Danh mục xếp loại bằng
cấp
Xếp loại bằng cấp nhƣ xuất sắc,
khá, giỏi,..
Bằng cấp đƣợc xếp loại
cụ thể
Danh mục tỉnh thành Cập nhật thông tin về tỉnh thành
Danh mục huyện Cập nhật các thông tin huyện,
quận của tỉnh, thành phố
Danh mục quốc gia Cập nhật thông tin quốc gia
Danh mục ngoại ngữ Cập nhật thông tin về ngoại ngữ
nhân viên
1 nhân viên có thể có
nhiều ngoại ngữ
Danh mục trình độ tin
học
Cập nhật thông tin về trình độ
tin học nhân viên
Danh mục loại hợp đồng Chia hợp đồng các loại nhƣ Dài
hạn, ngắn hạn,…
Danh mục tình trạng hợp
đồng
Cập nhật các loại tình trạng hợp
đồng để chỉ ra Hợp đồng lao
động đang trong tình trạng “Đã
17
ký, chƣa ký hay đã huỷ”
Danh mục nơi cấp thẻ
BHYT
Cập nhật thông tin về nơi cấp
thẻ BHYT cho nhân viên
Danh mục nơi cấp sổ
BHXH
Cập nhật thông tin về nơi cấp sổ
BHXH nhân viên
Danh mục nơi khám chữa
bệnh
Cập nhật thông tin nơi khám
chữa bệnh theo thẻ BHYT
Danh mục khen thƣởng
kỷ luật
Cập nhật thông tin về khen
thƣởng kỷ luật nhân viên
1 nhân viên có thể có
nhiều lần (khen/thƣởng)
Danh mục dân tộc Cập nhật thông tin về dân tộc
nhân viên
Danh sách các dân tộc
Danh mục tôn giáo Cập nhật thông tin về tôn giáo
nhân viên
1 nhân viên chỉ có thể
có 1 tôn giáo
Danh mục thành phần xã
hội
Cập nhật thông tin về các thành
phần xã hội nhƣ Cán bộ công
chức, công nhân hay nông
dân,…
Danh mục tình trạng hôn
nhân
Cập nhật các trạng thái hôn
nhân: đã kết hôm, chƣa kết hôn,
tình trạng khác
Danh mục trình độ tin
học
Cập nhật thông tin về trình độ
tin học nhân viên
Danh sách trình độ tin
học
18
CHƢƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1. Chức năng: Là phân hệ cập nhật các thông tin cho nhân sự và lên các báo cáo
phục vụ cho mục đích quản lý nhân sự.
2. Cập nhật số liệu Chức năng: Cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên nhƣ
hợp đồng lao động, các Phụ lục hợp đồng lao động, quá trình thuyên chuyển của nhân
viên,…
2.1 Cập nhật thông tin nhân viên
Khai báo các thông tin bổ sung nhƣ mức lƣơng, BHXH, cho nhân viên sau khi đã xây
dựng Mã nhân viên trong danh mục nhân viên.
Khi chọn mã nhân viên trong “Cập nhật thông tin” thì các thông tin liên quan đến
việc khai báo danh mục nhân viên sẽ đƣợc điền tự động, các thông tin thiếu NSD tiếp
tục nhập liệu vào.
19
2.2 Cập nhật quá trình bằng cấp nhân viên: nhập thông tin cho từng bằng cấp của
một nhân viên, một nhân viên có thể có nhiều bằng cấp.
2.3 Cập nhật quá trình công tác của bản thân: Khai báo quá trình hoạt động gần
đây của ngƣời lao động để lên mục “Quá trình hoạt động của bản thân” trên Sơ yếu lý
lịch.
2.4 Cập nhật thành phần gia đình cho nhân viên: xây dựng các đối tƣợng có
quan hệ gia đình với đối tƣợng lao động, các thông tin này sẽ hiển thị lên Sơ
yếu lý lịch của nhân viên
20
Ở điều kiện lọc: Nhập mã nhân viên cần khai báo thành phần gia đình hoặc có
thể bỏ qua Nhận vào màn hình trong nhấn F4 để thêm mới
2.5 Thuyên chuyển, điều chuyển: Khai báo khi chuyển nhân viên từ phòng ban,
bộ phận này sang phòng ban, bộ phận khác.
Để xem báo cáo nhân viên đang thuộc phòng ban nào tại thời điểm muốn xem
thì vào xem "Báo cáo nhân sự/ Báo cáo nhân viên theo phòng ban”.
2.6 Hợp đồng học việc: là form tạo mẫu Hợp đồng học việc cho những đối tƣợng
ngƣời lao động học việc, thử việc trƣớc giai đoạn ký HĐLĐ chính thức
21
Nếu Hợp đồng học việc này có các điều khoản giống nhau áp dụng cho nhiều đối
tƣợng thì có thể xây dựng danh mục nhân viên và gắn vào Hợp đồng học việc ở
chức năng “Danh sách đính kèm hợp đồng học việc”. Trong đó:
- Điều kiện lọc: gắn mã số Hợp đồng học việc cần chi tiết danh sách đối tƣợng
theo hợp đồng này
- Ở màn hình trong nhấn F4 để thêm mới các mã nhân viên học việc, mã nhân
viên học việc do NSD tự gõ không lấy từ danh mục nhân viên
2.7 Hợp đồng lao động: Trong quá trình làm việc tại đơn vị, một nhân viên có thể
có nhiều hợp đồng đƣợc ký kết với công ty. Đây là nới lƣu trữ thông tin về hợp
đồng trong những lần ký kết
22
Trong đó:
- Phím F4 để mở ra form khai báo các thông tin cho HĐLĐ
- Phím cách đánh dấu từng dòng tƣơng ứng với từng HĐLĐ cho từng đối tƣợng
- Phím F7 để chọn in các HĐLĐ đã đƣợc chọn
2.7 Phụ lục Hợp đồng lao động: Khi có điều chỉnh sửa đổi, bổ sung cho HĐLĐ đã
ký thì NSD thực hiện tạo “Phụ lục HĐLĐ”.
23
24
2.8 Cập nhật nhân viên nghỉ việc: Khi có ngƣời lao động nghỉ việc NSD vào chức
năng này để khai báo đối tƣợng lao động nghỉ việc.
- F4 - thêm mới các mã nhân viên nghỉ việc
- Ngày viết đơn nghỉ; ngày nghỉ; ngày nghỉ thực tế: tự điền tay vào. (Theo quy
định của Công ty: nếu HĐLD có kỳ hạn thì ngày viết đơn phải trƣớc ngày nghỉ
thực tế 30 ngày mới đƣợc hƣởng trợ cấp nghỉ; còn HĐLĐ không kỳ hạn thì ngày
viết đơn phải trƣớc ngày nghỉ thực tế 45 ngày mới đƣợc hƣởng trợ cấp).
- Trợ cấp: thiết kế trong chƣơng trình cho phép chọn đƣợc trợ cấp (1) hay không
đƣợc trợ cấp (0) khi nghỉ việc.
- Sau khi nhập chức năng này phục vụ cho lên báo cáo “Quản lý nhân sự/ Báo cáo
nhân sự/ Báo cáo theo dõi nhân viên nghỉ việc”
3. Báo cáo nhân sự
3.1 Sơ yếu lý lịch: In ra hồ sơ nhân viên sau khi đã nhập các thông tin cho nhân
viên ở chức năng “Cập nhật thông tin nhân viên” và “Cập nhập thành phần gia
đình cho nhân viên”
Trong đó:
- Điều kiện lọc:
Nhấn phím F5 để chọn thông tin nhập ở điều kiện lọc. Có thể nhập xem Sơ yếu
lý lịch của tất cả các mã nhân viên ở một bộ phận; ở một chức vụ hoặc cho một
mã nhân viên cụ thể.
Hoặc có thể bỏ qua các điều kiện lọc để vào màn hình trong, đƣa vào điều kiện
lọc mã nhân viên để công việc tìm kiếm dễ dàng
25
- Nhấn phím cách đánh dấu dòng mã nhân viên cần xem Sơ yếu lý lịch nhấn
phím F5 nếu xem chi tiết hoặc phím F7 để in Sơ yếu lý lịch
26
27
3.2 Báo cáo số lƣợng cán bộ công nhân viên theo bộ phận: Cho phép xem danh
sách các đối tƣợng nhân viên thuộc một phòng ban tại thời điểm đã khai báo.
3.3 Báo cáo số lƣợng theo loại hợp đồng: cho phép xem danh sách nhân viên đang
thuộc loại hợp đồng nào.
Điều kiện lọc:
- Có thể xem cho một loại Hợp đồng
- Một phòng ban
- Một loại chức vụ
28
3.4 Báo cáo theo độ tuổi của toàn Công ty: Báo cáo cho phép xem độ tuổi của
nhân viên
29
3.5 Báo cáo tra cứu theo thời gian công tác: cho biết thâm niên của nhân viên
trong công ty đến thời điểm muốn xem
3.6 Báo cáo tra cứu theo chức vụ: ở báo cáo này cho phép xem có bao nhiêu
nhân viên đang ở một chức vụ cụ thể.
Tƣơng tự chƣơng trình cung cấp các báo cáo tra cứu khác nhƣ: tra cứu theo giới
tính; theo tình trạng hôn nhân; theo thành phần gia đình từ đó cung cấp kịp thời
cho ngƣời sử dụng các thông tin chi tiết tài mọi thời điểm.
3.7 Báo cáo theo dõi nhân viên thôi việc: cung cấp cho NSD biết các các đối
tƣợng đã thôi việc trong những khoảng thời gian xác định. Để lên đƣợc báo cáo
này NSD phải vào chức năng “Cập nhật nhân viên nghỉ việc”.
30
3.8 Theo dõi nghỉ thai sản: Điều kiện báo cáo lên theo tháng cần xem có NV đến
ngày đi làm sau thời gian nghỉ, có thể lên cho một phòng ban hoặc nhiều phòng
ban.
Để lên đƣợc báo cáo vào mục: Quản lý tiền lƣơng/Cập nhật số liệu/ Cập nhật ngày
nghỉ và lý do nghỉ -> ở đkiện lọc nhập khoảng thời gian cho mã nhân viên nghỉ ví
dụ từ ngày 01/04 ->31/07 (4 tháng)
gắn mã nhân viên vào, vào màn hình trong gắn thêm lý do nghỉ “TS”
31
CHƢƠNG III: PHÂN HỆ QUẢN LÝ TIỀN LƢƠNG
1. Chức năng: ở Phân hệ thực hiện khai báo các thông tin với mục đích cho việc theo
dõi đi làm và cách thức tính toán lên lƣơng cho ngƣời lao động.
2. Cập nhật số liệu:
2.1 Chức năng: Khai báo các thông tin phát sinh hàng ngày của nhân viên đi làm
liên quan đến việc tính toán lƣơng nhƣ chấm công, khai báo ngày nghỉ, lý do
nghỉ, làm thêm giờ,…
2.2 Mô hình các khoản cấu thành lên lƣơng: lƣơng hình thành do nhiều nguồn,
nhiều hình thức song song cũng có các khoản làm giảm trừ lƣơng (hình vẽ)
2.3 Cập nhật nghỉ phép từ đầu năm: Chức năng này thiết kế để nhập số phép còn
tồn từ năm trƣớc chuyển sang, chỉ nhập vào chức năng này khi bắt đầu làm mới
trên phần mềm nhân sự còn từ các năm sau chƣơng trình tự động chuyển phép.
Điều kiện lọc: có thể nhập cho một phòng ban, một nhân viên trong đó “Ngày”
là ngày “Khai báo ngày đầu năm” trong mục tham số Hệ thống.
F4 – thêm mới nhân viên có ngày phép tồn, F3 - sửa thông tin đã khai báo
2.4 Chuyển phép sang năm sau: vào thời điểm cuối năm để bắt đầu nhập số liệu
cho năm mới NSD chạy chức năng này để chuyển phép còn tồn của năm nay
sang năm tiếp theo.
32
MÔ HÌNH CÁC KHOẢN CẤU THÀNH CỦA LƢƠNG
CÁC KHOẢN
TĂNG
Lƣơng theo hợp
đồng
CÔNG THỨC TÍNH LƢƠNG
DO NGƢỜI DÙNG TỰ ĐỊNH NGHĨA
LƢƠNG TỔNG HỢP
Lƣơng phụ cấp hàng
tháng do công ty
quy định
Phụ cấp không
thƣờng xuyên
Phụ cấp trách nhiệm
Phụ cấp chức vụ
Lƣơng khoán
Khoản tăng khác
không thƣờng xuyên
Khoản tăng khác
thƣờng xuyên
Tiền làm thêm
Tiền thƣởng
????
Thuế thu nhập cá nhân
Khoản giảm không
thƣờng xuyên
Khoản giảm thƣờng
xuyên
Tiền phạt
BHXH
BHYT
BHTN
Tiền Công đoàn
Tiền tạm ứng
?????
?????
CÁC KHOẢN GIẢM
………………… Lƣơng chi tiết 1
nhân viên
Danh sách lƣơng
toàn công ty
Lƣơng theo bộ
phận
33
2.5 Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên: Cập nhật quá trình tăng giảm lƣơng của
nhân viên tại Doanh nghiệp.
Tróng đó: Chƣơng trình tính lƣơng theo lần thay đổi lƣơng gần nhất của thời điểm
tính lƣơng.
Lưu ý: Không có trƣờng hợp nhân viên chính thức tăng lƣơng vào môt ngày trong
tháng mà chỉ tăng lƣơng từ đầu tháng, chỉ có trƣờng hợp nhân viên thử việc lên
tăng lƣơng chính thức vào một ngày bất kỳ trong tháng.
2.6 Khai báo Ca làm việc: Với Doanh nghiệp tính lƣơng theo thời gian thì phải
thực hiện thao tác khai báo mã Ca làm việc để chƣơng trình tính toán lƣơng làm
việc theo ca, vì làm việc các Ca khác nhau thì hệ số tính lƣơng và khoản trợ cấp
theo lƣơng cũng khác.
Điều kiện lọc: nhập mã Ca cần khai báo. Ví dụ HC – Ca hành chính
34
Việc chọn mã NV có thể tích trực tiếp vào mã NV sau đó đƣa vào thêm hoặc
chọn nhiều mã NV liên kề nhấn phím Shift hoặc các mã NV cách nhau giữ phím
Ctrl.
2.7 Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ: Khai báo lý do nghỉ cho từng đối tƣợng
nhân viên cho một ngày hoặc một khoảng thời gian cụ thể, lý do này sẽ hiển thị
trên bảng chấm công và đƣa vào ngày công đó thuộc nghỉ phép hay nghỉ có
BHYT,…tuỳ thuộc lý do đó thuộc loại nào trong “Danh mục lý do nghỉ ngày
thƣờng”.
Nếu nhập cả khoảng thời gian thì ở điều kiện lọc ngoài gõ khoảng thời gian từ
ngày đến ngày khi đó vào màn hình trong khai báo lý do chƣơng trình sẽ gắn lý do
này vào cho cả khoảng thời gian đó
35
Hoặc cũng có thể nhấn F4 thêm mới nhập lý do cho từng ngày nghỉ nếu ở điều
kiện lọc nhập từ ngày đến ngày là một ngày
2.8 Khai báo lịch nghỉ năm: Khai báo các ngày nghỉ nhƣ nghỉ lễ, nghỉ tết nghỉ
ngày thứ 7 và chủ nhật, khi làm việc vào các ngày này thì hệ số tính lƣơng theo
quy chế làm ngày nghỉ ngày lễ của công ty
2.9 Cập nhật ngày công chuẩn của tháng: Cập nhật số ngày công chuẩn để
chƣơng trình có căn cứ tính ra lƣơng cơ bản của một ngày.
36
2.10 Đăng ký làm thêm: ngoài giờ làm việc chuẩn là 8h trong một Ca làm việc,
có thể nhân viên đƣợc điều động làm tăng ca, khi đó vào chức năng này để đăng
ký, thời gian làm tăng ca sẽ đƣợc tính lƣơng theo hệ số quy định của công ty.
2.11 Cập nhật định mức nghỉ theo năm: Nhập định mức số ngày nghỉ phép
trong một năm cho ngƣời lao động.
Điều kiện lọc: nhập năm cần nhập số ngày nghỉ phép và mã khoản mục lƣơng
(lƣơng ca, lƣơng sản phẩm,..) mà Doanh nghiệp đang áp dụng.
2.12 Cấp nhập trợ cấp nhân viên: để cập nhật các khoản trợ cấp theo lƣơng
nhƣ trợ cấp chức vụ, kỹ năng, độc hại,…
Điều kiện lọc: nhập tháng có trợ cấp, có thể nhập cho một phòng ban hoặc cho
một nhân viên cụ thể.
Chƣơng trình tích hợp tiện ích cho phép chuyển trợ cấp từ tháng này sang tháng
sau:
Vào màn hình trong nếu khai báo bình thƣờng thì nhấn phím F4 để nhập trợ cấp
cho từng nhân viên, nếu lấy giá trị trợ cấp từ tháng trƣớc sang (có thể sửa lại) thì
nhấn phím F5 ra màn hình lấy trợ cấp của tháng nào chuyển sang Nhận.
37
2.13 Cập nhật tham số cho tính lƣơng: một số khoản cấu thành lên lƣơng thay
đổi do phụ thuộc vào một biến số nhƣ hệ số tính lƣơng cho làm thêm ngày nghỉ,
làm thêm ca 3, hay nhƣ trợ cấp ăn ca, trợ cấp đi lại,… thì ta nhập ở chức năng
này.
- Tham số cho tính lƣơng nhập cho hàng tháng
- Điều kiện lọc: nhập tháng nhập tham số
- Ở màn hình trong nhấn phím F4 để nhập hoặc có thể nhấn phím F5 để chuyển
tham số từ tháng trƣớc sang (tƣơng tự chức năng lấy trợ cấp nhân viên tháng
trƣớc sang)
Lưu ý: ở các tham số “Hệ số nhân làm thêm…” có giá trị rất nhỏ nên khi nhập hệ
số ta nhập hệ số đã nhân với 1.000.000 lần.
2.14 Cập nhật trợ cấp chuyên cần: khoản trợ cấp này là khoản tiền khuyến
khích cho ngƣời lao động đã áp dụng nội quy giờ làm nghiêm túc không đi
muộn và về sớm.
Khi nhập trợ cấp nhấn vào phím “Mới” sau đó nhập các thông tin trong đó nhập
trợ cấp cho tháng 8 thì ghi ngày 31/08/2011, gắn cụ thể các mã nhân viên có trợ
cấp và nhập số tiền đƣợc trợ cấp, làm xong nhấn phím “Lƣu”.
Chƣơng trình cho phép sao chép chứng từ, vì vậy khi nhập trợ cấp cho tháng sau
ta có thể đƣa vào phím “Copy” sau đó sửa lại các giá trị của chứng từ vừa copy
đƣợc về giá trị mong muốn.
38
2.15 Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên: ngoài lƣơng và các khoản trợ cấp
khi NLĐ phát sinh thêm khoản thu nhập ngoài lƣơng nhƣ tiền thƣởng tháng
lƣơng 13, thƣởng doanh thu,… thì nhập ở chức năng này.
Cách nhập tƣơng tự nhập phiếu Trợ cấp chuyên cần.
Mục tiền thƣởng này sẽ tính vào thu nhập bị tính thuế và số tiền thực lĩnh lƣơng
của nhân viên trên phiếu trả lƣơng và giá trị này lên trên Báo cáo thu nhập tính
thuế
2.16 Cập nhật giờ làm: chức năng dùng để lấy giờ vào làm và giờ ra khỏi công
ty của NLĐ trên máy quẹt thẻ chấm công đi làm.
Chƣơng trình đang tích hợp lấy số liệu từ máy quẹt thẻ của phần mềm chấm
công lên
Nếu lấy số liệu từ phần mềm chấm công thì tích vào mục "Lấy số liệu" và link
đến tệp dữ liệu đã kết xuất ra. Nếu không lấy từ tệp dữ liệu có sẵn thì nhấn F4
thêm mới để nhập giờ ra vào chi tiết cho nhân viên.
Trƣớc khi "Cập nhật giờ làm" ở mục lấy số liệu phải thực hiện bƣớc khai báo
đƣờng dẫn dữ liệu để chƣơng trình lấy vào và cũng phải yêu cầu khách hàng kết
xuất dữ liệu từ phần mềm chấm công vào đƣờng dẫn này ở mục Hệ thống/ Danh
mục từ điển và tham số hệ thống/ Khai báo tham số tuỳ chọn/ Đường dẫn dữ liệu
từ máy chấm công.
39
2.17 Tính ngày công: khi cập nhật xong các chức năng liên quan đến chấm
công (Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ; Cập nhật ngày công chuẩn của tháng;
Khi báo lịch nghỉ trong năm; Đăng ký làm thêm; Cập nhật giờ làm) thì phải
chạy chức năng này để chƣơng trình cập nhật các thông tin vào các báo cáo
phần chấm công.
Điều kiện lọc: nhập khoảng thời gian tính ngày công thƣờng là từ ngày đầu
tháng đến cuối tháng; có thể tính cho một phòng ban hoặc một nhân viên
Nhận chờ chƣơng trình chạy ra bảng chấm công Esc Có “lƣu bảng
tính ngày công tháng” Đã cập nhật xong.
2.18 Tính lƣơng: khi cập nhật xong các chức năng liên quan đến lƣơng (Cập
nhật trợ cấp nhân viên; cập nhật tham số cho tính lƣơng; Cập nhật trợ cấp
chuyên cần; Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên; tính ngày công) thì chạy chức
năng tính lƣơng để lên các báo cáo cho phân hệ lƣơng.
Điều kiện lọc: nhập tháng cần tính lƣơng; lƣơng theo khoản mục nào; cho
phòng ban nào hoặc có thể chỉ cần nhập điều kiện tháng tính lƣơng Nhận để
chƣơng trình tự động tính.
40
3. Báo cáo tiền lƣơng
3.1 Đƣờng dẫn: Quản lý nhân sự và tiền lƣơng/ Quản lý tiền lƣơng/ Báo cáo tiền
lƣơng.
3.2 Bảng chấm công ngày thƣờng (Mẫu A): bảng chấm công này thể hiện chi tiết
thời gian đi làm ngày thƣờng, ngày nghỉ không lƣơng, ngày nghỉ phép trong
tháng.
3.3 Bảng chấm công làm thêm (Mẫu B): bảng chấm công thể hiện chi tiết thời
gian đi làm ngày thƣờng và làm thêm giờ, làm thêm ca 3.
Điều kiện lên 2 Bảng chấm công:
B1: Cập nhật giờ làm
B2: Đăng ký Ca làm việc
B3: Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ: lên lý do cho các ngày nghỉ của nhân
viên trên bảng chấm công từ đó lên các cột nghỉ phép, nghỉ có BHYT,...
B4: Khai báo lịch nghỉ trong năm: để chƣơng trình biết đâu là đi làm vào ngày
nghỉ, ngày lễ
B5: Đăng ký làm thêm: tính lên các cột làm thêm giờ ngày thƣờng, ngày nghỉ,
ngày lễ, ca 3,...
B6: Cập nhật ngày công chuẩn của tháng
B7: Tính ngày công: để chƣơng trình nhặt các thông tin khai báo ở các bƣớc
trên lên Bảng chấm công
41
Mẫu A: Bảng chấm công ngày thƣờng
42
Mẫu B: Bảng chấm công làm thêm
43
3.4 Báo cáo thời gian vào ra chi tiết: báo cáo cung cấp cho ngƣời sử dụng thời
gian vào làm và thời gian ra căn cứ vào kết quả quẹt thẻ.
Điều kiện lọc: xem cho từng ngày; có thể gắn xem cho một phòng ban hay xem
cho một mã nhân viên
3.5 Bảng theo dõi đi muộn về sớm: báo cáo cung cấp cho ngƣời dùng theo dõi
đƣợc việc đi muộn về sớm của NLĐ.
Ở mỗi ô thể hiện tổng thời gian bao gồm cả đi sớm và về muộn nhƣng ở cột ĐM
và VS thì tách ra.
Lưu ý: Trên báo cáo lấy chính xác đến từng phút nhƣng khi lên Báo cáo lƣơng thì
quy đổi làm tròn cứ trên 30' tính tròn 1h (VD: 31' = 1h)
44
3.6 Báo cáo nhân viên đi làm trong ngày: báo cáo cung cấp cho ngƣời dùng số
nhân viên đi làm trong ngày.
Điều kiện lọc: xem cho một ngày cụ thể; có thể xem cho một phòng ban hoặc một
nhân viên.
Lưu ý: Báo cáo chỉ lên số liệu khi đăng ký Ca làm việc cho nhân viên.
3.7 Báo cáo tình hình làm thêm: báo cáo này cung cấp chi tiết thời gian làm thêm
của từng nhân viên ở các Ca làm việc không phải Ca 3. Theo nguyên tắc nếu
thời gian từ máy quẹt thẻ ít hơn thời gian đăng ký làm thêm thì chƣơng trình lấy
thời gian làm thêm là thời gian đi làm thực tế; nếu thời gian từ máy quẹt thẻ
nhiều hơn thời gian đăng ký làm thêm thì chƣơng trình lấy thời gian làm thực tế
từ máy quẹt thẻ.
Ví dụ: Đăng ký làm thêm 8h nhƣng thời gian từ máy quẹt thẻ chỉ là 6h thì chƣơng
trình lấy là 6h; nếu thời gian từ máy quẹt thẻ là 9h thì chƣơng trình lấy là 8h.
3.8 Báo cáo tình hình làm thêm Ca 3: báo cáo này cung cấp chi tiết thời gian làm
ở ca 3 bao gồm cả Ca 3 ngày thƣờng (cung cấp ngày và thời gian làm việc của
ca 3 ngày thƣờng )và làm thêm ca 3 các ngày nghỉ, lễ tết (phải khai báo cụ thể
ngày nào là ngày nghỉ, lễ, tết, và đăng ký làm thêm thì khi làm việc vào Ca 3
các ngày này chƣơng trình sẽ tính là làm thêm ngày nghỉ, lễ, tết).
45
3.9 Báo cáo lƣơng và Phiếu trả lƣơng:
3.9.1 Báo cáo lƣơng: báo cáo cung cấp tổng hợp thu nhập, các khoản khấu trừ của
NLD trong tháng.
Điều kiện lọc: In và xem báo cáo lƣơng cho một tháng; cho một khoản mục lƣơng;
cho một phòng ban hoặc cho một nhân viên cụ thể.
Điều kiện để lên được báo cáo lương:
B1: Khai báo cáo tham số tuỳ chọn (trong phần Hệ thống):
- Mức lƣơng tối thiểu: để lên đƣợc cột 41 - Công đoàn NLD
- % Bảo hiểm NLĐ đóng; % bảo hiểm công ty đóng
B2: Khai báo tham số cho tính lƣơng: Quản lý tiền lƣơng/ Cập nhật số liệu/ Cập
nhật tham số cho tính lƣơng (Xem mục Cập nhật tham số cho tính lƣơng)
B3: Cập nhật trợ cấp nhân viên; Nhập trợ cấp chuyên cần; cập nhật tiền thƣởng
B4: Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên: nếu có thay đổi về lƣơng
B5: Tính lƣơng
46
47
3.9.2 Phiếu trả lƣơng: báo cáo chi tiết cho từng nhân viên về thu nhập, các khoản
khấu trừ trên báo cáo lƣơng để ra thu nhập thực nhận
Cách lên báo cáo: Vào báo cáo lƣơng (nhƣ nêu trên) tích con trỏ và nhấn phím
cách vào dòng nhân viên cần in phiếu trả lƣơng Nhấn phím F5 chọn máy in
nếu in ra phiếu trả lƣơng hoặc chọn Preview khi muốn xem phiếu trả lƣơng cho mã
nhân viên đang đƣợc chọn.
3.10 Báo cáo thu nhập tính thuế: báo cáo cung cấp số liệu thu nhập bị tính
thuế.
Trong đó: cột “thu nhập thực nhận của tháng” lấy giá trị từ cột 42 – “Tổng
cộng” trên Báo cáo lƣơng.
Điều kiện lên báo cáo:
B1: Nếu có các khoản thƣởng khác ngoài lƣơng và trợ cấp thì nhập vào mục
Quản lý tiền lƣơng/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên để lên
cột “Lƣơng chi bổ sung” trên báo cáo này.
B2: Nhập mức giảm trừ cá nhân và ngƣời phụ thuộc: trong Báo cáo thuế
TNCN/ Nhập mức giảm trừ cá nhân và ngƣời phụ thuộc
B3: Nhập số ngƣời phụ thuộc trong Báo cáo thuế TNCN/ Danh mục giảm trừ
gia cảnh
B4: Bảng thuế thu nhập: trong Báo cáo thuế TNCN/ Bảng thuế thu nhập.
48
B5: Tính lƣơng
3.11 Một số báo cáo đặc thù khác:
3.11.1 Báo cáo thu nhập không bị tính thuế: báo cáo cung cấp số liệu về thu
nhập không bị tính thuế. Báo cáo hiện nay cung cấp thu nhập không tính
thuế là tiền làm thêm không chịu thuế.
Thu nhập không tính thuế = Tổng tiền làm thêm (trên Báo cáo lƣơng là
cột 22) trừ (-) Lƣơng theo Hợp đồng chia ( : ) số ngày công chuẩn trong
tháng chia tiếp ( : ) số giờ chuẩn một ngày đi làm (8h) nhân (x) số giờ
làm thêm của ngày thƣờng, ngày nghỉ và ngày lễ.
3.11.2 Báo cáo tổng hợp liên tháng: cung cấp NSD cái nhìn tổng hợp về số
ngày đi làm, số ngày nghỉ và số lần đi muộn về sớm của từng nhân viên
Trong đó: cột Ngày phép năm phải cập nhật ở mục “Cập nhật định mức
nghỉ phép năm”
3.11.3 Báo cáo tình hình nghỉ phép từ đầu năm: cho biết số ngày phép còn
tồn, số phép trong năm và số phép đã nghỉ của từng nhân viên
Điều kiện lên báo cáo:
B1: Nếu bắt đầu sử dụng phần mềm nhân sự thì vào Quản lý tiền lƣơng/
Cập nhật nghỉ phép đầu năm; nếu đã dùng phần mềm nhân sự chuyển
sang năm sau thì vào mục “Chuyển nghỉ phép sang năm sau”
49
B2: vào các ngày cụ thể trong tháng nhân viên nào nghỉ phép thì vào
mục “Cập nhật ngày nghỉ và lý do” để gắn mã lý do nghỉ phép.
B3: Tính ngày công
B4: Tính lƣơng
3.11.4 Báo cáo số năm đóng BHXH: cho biết thời gian ngƣời lao động đã
đóng BHXH.
Điều kiện lên báo cáo: phải nhập ngày bắt đầu tham gia đóng BHXH của
ngƣời lao động. Vào mục Quản lý nhân sự/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật
thông tin nhân viên/ vào Tab 2 – BHXH và gõ ngày bắt đầu tham gia
đóng BHXH.
3.11.5 Danh sách sinh nhật: cung cấp cho nhà quản lý danh sách nhân viên có
sinh nhật trong tháng, từ đó có hoạt động quan tâm đến tinh thần cho
ngƣời lao động.
Điều kiện lọc: xem đến ngày nào đấy trong một tháng thì chƣơng trình sẽ
liệt kê các đối tƣợng có sinh nhật trong tháng, căn cứ vào mục đến ngày
để tính ra thâm niên làm việc tại công ty căn cứ vào ngày ký hợp đồng
lao động.
50
CHƢƠNG IV: PHÂN HỆ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO
1. Chức năng: ở phân hệ này thực hiện theo dõi các đợt tuyển dụng, đào tạo tại
Doanh nghiệp, kết quả của quá trình tuyển dụng cũng cho phép tạo mã nhân viên
mới vào công ty.
2. Cập nhật số liệu
2.1 Nhu cầu tuyển dụng: khi một bộ phận hoặc một phòng ban trong Doanh
nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thì vào chức năng này để tạo mã nhu cầu tuyển
dụng
2.2 Cập nhật danh sách ứng viên: sau khi tạo “Nhu cầu tuyển dụng” ngƣời sử
dụng cập nhật danh sách ứng viên cho nhu cầu tuyển dụng đã tạo ở chức năng
này.
51
Nếu mã ứng viên đã trúng tuyển có thể chuyển luôn mã ứng viên vào danh sách
nhân viên bằng việc:
52
2.3 Danh sách lớp đào tạo: ngoài việc tuyển dụng nhân sự, ở phân hệ này cho
phép tạo và theo dõi các khoá, lớp đào tạo bồi dƣỡng cho nhân viên.
2.3 Kết quả đào tạo nhân viên: nhập các mã nhân viên đã tham gia vào khoá đào
tạo với kết quả đạt đƣợc nhƣ thế nào.
Vào màn hình trong nhấn phím F4 để thêm mới từng mã nhân viên
53
3. Báo cáo tuyển dụng và đào tạo
3.1 Danh sách ứng viên: Báo cáo cung cấp danh sách ứng viên theo “Hồ sơ
mời phỏng vấn” hay “Hồ sơ tuyển dụng” hay “Hồ sơ bị loại” theo một
mã nhu cầu tuyển dụng cụ thể và ở nhu cầu tuyển dụng đó khi “Cập nhập
danh sách ứng viên tuyển dụng” đã chọn vào mục “mời phỏng vấn” hay
“tuyển dụng”… .
Điều kiện lên báo cáo:
3.2 Báo cáo kết quả tuyển dụng: báo cáo cung cấp cho NSD biết với một mã
yêu cầu tuyển dụng có bao nhiêu hồ sơ, số hồ sơ đƣợc tuyển dụng.
54
3.3 Danh sách lớp đào tạo: báo cáo cung cấp cho NSD các lớp đào tạo đã
triển khai trong khoảng thời gian, với các thông tin đi kèm lớp đào tạo nhƣ
nội dung đào tạo, ngƣời phụ trách, kinh phí đƣợc hỗ trợ,..
3.4 Danh sách học viên theo lớp học: Khi muốn xem chi tiết danh sách ngƣời
lao động tham gia vào khoá học
55
3.5 Báo cáo quá trình đào tạo: báo cáo cung cấp cho NSD các khoá đào tạo
mà ngƣời lao động đã tham gia trong một khoảng thời gian.
56
CHƢƠNG V: QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
1. Chức năng: Phân hệ này cho phép cập nhật các trang thiết bị (TTB) và đối
tƣợng sử dụng trang thiết bị, cung cấp cho nhà quản lý nắm bắt đƣợc quá trình
sử dụng TTB.
2. Cập nhật số liệu:
2.1 Danh mục TTB: khai báo các mã TTB đƣợc sử dụng tại Doanh nghiệp.
Nhập năm cần khai báo các mã TTB, nhấn phím F4 để thêm mới, nhập các
thông tin cho TTB nhƣ mã, tên, đơn vị tính và nƣớc, năm sản xuất.
2.2 Danh mục TTB cho nhân viên: ở chức năng này gắn cụ thể các TTB cho
đối tƣợng sử dụng cụ thể.
Điều kiện lọc:
- Cấp phát từ ngày: nhập ngày bắt đầu cấp phát TTB
- Đến ngày: ngày cấp phát hiện tại
- Phòng ban: có thể nhập cụ thể một mã phòng ban
- Nhân viên: hay cho một nhân viên cụ thể
Ở màn hình trong nhấn phím F4 để thêm mới, F3 để sửa và F8 để xoá
57
2.3 Thu hồi TTB nhân viên: chức năng này thực hiện khi thu hồi lại TTB
không cấp cho đối tƣợng nhân viên.
Điều kiện lọc:
Ở màn hình trong tích con trỏ đến dòng có mã nhân viên và TTB sẽ thu hồi,
nhấn phím F3 để nhập các thông tin cho thu hồi là “ngày thu hồi” và “lý do thu
hồi” các thông tin khác của TTB đi theo mã TTB đã đƣợc cấp phát cho nhân
viên
58
3. Báo cáo TTB và CCDC
3.1 Bảng theo dõi TTB: cung cấp cho NSD biết một nhân viên đang sử dụng
bao nhiêu TTB, đƣợc cấp từ ngày nào và đang còn sử dụng hay đã bị thu hồi
lại.
Điều kiện lọc:
- Đến ngày: xem báo cáo đến ngày ví dụ nhƣ ngày hiện tại
- Phòng ban: có thể xem cho một phòng ban cụ thể
- Nhân viên: có thể xem cho một mã nhân viên cụ thể
3.2 Báo cáo chi tiết tài sản theo nhân viên: báo cáo cho biết một nhân viên
đã và đang sử dụng những TTB nào.
Điều kiện lọc:
- Xem báo cáo đến ngày nào
- Cho mã nhân viên cụ thể
59
3.3 Báo cáo chi tiết TTB trong quá trình sử dụng: báo cáo cung cấp đầy đủ quá
trình sử dụng một TTB.
Recommended