Modelagem de Processos de Negócio. Análise e modelagem de processos de negócios, quando feitas...

Modelagem de Modelagem de Processos de NegócioProcessos de Negócio

Modelagem de Modelagem de Processos de NegócioProcessos de Negócio

Modelagem de Processos de Modelagem de Processos de NegócioNegócio

Análise e modelagem de processos de negócios, quando feitas corretamente, evitam que a empresa perca o foco do negócio, tentando administrar o caos.

Modelagem de Processos de Modelagem de Processos de NegócioNegócio

Sem que o processo esteja estruturado, as pessoas não sabem o que fazer, com quem interagir, qual o grau de autonomia de sua função e como tratar as exceções durante a operação no dia-a-dia.

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A análise e modelagem de um processo de negócio permitem a introdução segura de regras, tempos, rotas e papéis funcionais no ambiente organizacional.

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Quer o processo já exista de forma desestruturada, quer seja um novo processo necessário para suportar um novo negócio, sua análise e modelagem garantem o compartilhamento do conhecimento na sua implantação e a gerência desse mesmo conhecimento na operacionalização.

ObjetivosObjetivos

Dotar a administração e os técnicos da empresa do conhecimento e do ferramental para, de uma maneira ordenada e prática, ter a capacidade de identificar e estruturar os processos da empresa.

ObjetivosObjetivos

Demonstrar a importância do envolvimento do usuário do processo na sua evolução, mostrando a sua presença na identificação das necessidades e restrições;

ObjetivosObjetivos

Evidenciar os passos adotados na condução, identificação e estruturação, dentro de um critério de precedência.

ObjetivosObjetivos

Mostrar, mesmo para empresas que não adotam os critérios da norma ISO9000, a necessidade de um processo formal e documentado de trabalho.

O que é um Processo?

É o mais alto nível da definição de um negócio.

Existem para atingir os objetivos gerais do negócio e atender requisitos do cliente.

Performance do Negócio

Sofre influências» Perspectiva global: novas fontes de

competição, barreiras sobre o produto

» Pressões financeiras: pressão $, orçamentos menores

» Comportamento Organizacional: Incentivos e competição interna.

» Diferenciação: produtos e serviços, reponsabilidade/entrega

Performance do Negócio

Por que Medir a performance?» Para saber o que foi ganho

» Para definir onde e o que melhorar

» Para criar/desenvolver conceitos

» Para justificar mudanças

Modelagem de Modelagem de ProcessoProcesso

Modelagem de Modelagem de ProcessoProcesso

O que é Modelagem de Processo?

É uma técnica que fornece meios para comunicar complexas funções de negócios de maneira que possam ser entendidas facilmente pelas pessoas

Vantagens

Possibilita o entendimento de como a organização funciona

Permite a formalização dos processos para que estes sejam desempenhados de forma padronizada

Exibe de forma fácil, através de diagramas as atividades de um negócio e a seqüência em que elas ocorrem, além dos valores produzidos por cada uma delas.

Facilita muito a especificação de sistemas computacionais para automatizar tarefas

Por que modelar Por que modelar processos processos

Por que modelar Por que modelar processos processos

Modelagem

Com a modelagem pode-se entender e identificar oportunidadades para melhoria do processo.» Diferenciação no negócio: vantagem competitiva

descobrindo o COMO mudar

» Tecnologia : Suporta processos e cruza naturalmente fronteiras funcionais e organizacionais

» Pressões Financeiras: custos reduzidos, melhores saídas

Como Modelar Como Modelar o processoo processo

Como Modelar Como Modelar o processoo processo

Passos para modelar processo

1. Definir o escopo e a visão

2. Entender

3. Medir

4. Desenhar

5. Validar e Analisar

6. Renovar

7. Validar o processo renovado

8. Implantar

1 . Visão e Escopo do Processo

Visão: Explicitar em que situação ou quando estarei satisfeito com o processo.

Escopo: Identificar e definir qual as fronteiras para o mapeamento

2 . Entender o Processo

Definir as técnicas de entrevista (individual ou workshop)

Identificar as possibilidades de melhoria Identificar os componentes IGOES (INPUT,

GUIDE, OUTPUT, ENABLER)INPUT (Entradas): qualquer coisa que seja usada, consumida ou transformadaGUIDES (Guias): políticas, padrões, regrasOUTPUT (Saídas): produto de entrada consumido e transformadoENABLERS ( ): Recursos Humanos, Ferramentas, Equipamentos, Sistemas, Instalações

2 .1 Entender o processo

Identificar as regras de negócios Idenfificar o dono do processo Verificar indicadores de performance

» satisfação do cliente» entrega no prazo» qualidade

3 . Medir o Processo

Porque medir? » Para saber se o processo é eficaz

Medidas de qualidade: satisfação do cliente, qualidade, defeitos, custo de não-conformidade, preço, lucrabilidade.

Medidas de eficiência: custo, tempo do ciclo, tempo de espera, perda, disperdício.

Medidas de Adaptabilidade: variabilidade de produto e serviço, satisfação no trabalho, habilidade de suportar requisitos, força de trabalho mais capaz, pessoa mais flexível, capacidade do equipamento

4 . Desenhar o Processo

Consolidar as informações levantadas em fluxogramas ou outras formas de modelagem

» Traduzindo as informações levantadas em IGOES

» Determinando as interfaces iniciais

5 . Validar e Analisar

A validação do processo deve ser realizada em conjunto com o cliente/dono do processo (Workshops)

» Análise de valor agregado» Analise de problemas e simplificação de tarefas

complexas» Examinar o modelo do processo para identificar

passos não relacionados com o objetivo determinado

» Passos repetidos, redundantes em diferentes partes da organização

7 . Renovar o processo

Renovar o processo para atender às metas estabelecidas

Desenvolver a estratégia de transformação / implantação

» Visar a satisfação do clientes» Ferramentas de controle e gestão do processo de negócio» Eliminar atividades que não agreguem valor» Reduzir número de exceções» Melhorar a confiabilidade de entrega» Fazer conexões de idéias de forma a produzir idéias

inovadoras

8 . Implantar

Implantação de áreas piloto, testes das novas tecnologias, políticas e da aceitação do usuário

ConclusãoConclusãoConclusãoConclusão

Análise do Processo Atual

“As-Is”

Design do Modelo Desejado

“To-Be”

As oportunidades para melhorar este processo são identificadas nesta etapa.

Atividades:

Mapeamento da situação atual;

Identificação de indicadores de performance;

Medições da situação atual.

Diferente opções para melhoria de eficiencia do processo são apresentadas nesta fase para aprovação.

Novas medidas de performance;

Novos modelos e ferramentas para execução;

Comparativos “Antes-Depois”

Implantação de áreas piloto, testes das novas tecnologias, políticas e da aceitação do usuário.

Esta etapa é opcional e nem sempre necessária

Implantação do Piloto

Implementação

A implantação é definida e executada nesta etapa.

Novas tecnologias e ferramentas são disponbilizadas aos usuários.

Tempo

ConclusãoConclusão

Um processo de negócio é peça fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. É até mesmo muito comum, que por comodidade, pressa ou desconhecimento, as empresas relegarem a um segundo plano a modelagem do processo que dará forma e conteúdo ao negócio. Esse erro é fatal!