Nastani Vo Funkcija Na Odnosi So Javnost

Настаните дел од односите со

јавноста

2

Се е приказна

Ефективните настани не се случуваат сами по себе. Сите имаат комуникациски контекст.

Многу настани, кај публиката изгледаат како пријатни и спонтани. Но, дали е тоа така?

Се разбира НЕ. Настанот е “приказна“ SHOWTIME преку кој се пренесува однaпред дефинирана комункациска порака за што е неопходно да се подготви сценарио. Деталното планирање е клучно за да се обезбеди дека поставените цели ќе бидат постигнати

3

Каде, Како, Зошто... ги применуваме настаните?

Комуникациска стратегија

Ситуациска анализа Што се случува? Кои се главните „играчи“?

Цел – Задачи - ОДЛУКА Каде одиме? Што сакаме да постигнеме?

Стратегија - ПОРАКА Со кого? и Кому?

Тактики / Алатки Како?

Временски план Што? и Кога?

Ресурси / Буџет Со што?

Имплементација Прилагодување

Eвалуација

4

5

Настани = комуникациска алатка

Една од виталните алатки на “Односи со Јавноста“ е организирање настани

Според општоста можат да се поделат на: Настани за надворешна јавност (публицитет) Настани за внатрешна јавност (организација)

Организирање на јавни настани е еден од најефективните начини за развивање и одржување односи со целната публика и пренесување на главната порака од комуникациската стратегија

Моќ - Директно допирање на целните публики ЗОШТО? Тоа е комуникација со публика која се одвива во реално

време како директна интеракција меѓу испраќачите и примателите на пораката (ВО ЖИВО)

Се обезбедуваат два клучни параметри при пренесување на пораката: ВЕРОДОСТОЈНОСТ и РЕЛЕВАНТНОСТ на изворот на испраќачот на пораката

Се обезбедува КОНТИНУИРАНОСТ во присуството во јавноста

6

Како да почнам

Пред да почне процесот на менаџирање на настан, неопходно е да одговориме на неколку прашања: Дали има потреба од одржување настан?

Дали очекуваме позитивна реакција од одржување на настанот? (можни ризици)

Кому би ја пренеле информацијата?

Како би ја пренеле информацијата?

Дали постои изводливост (финасиска, техничка и логистичка) за одржување на настанот?

Одговорот на разнородните прашањата се користат првично за насока во процесот на одлучување - дали е неопходно организирање настан

7

Потреба од настан?

Одржувањето настан многу често е дел од некоја поширока комуникациска стратегија во која се опфатени повеќе алатки за комуникација со јавноста

Настанот може да биде и носечки елемент од стратегијата за пренесување на информацијата

И во двата случаи, неопходно е да се знае (дефинира) која е ЦЕЛТА што сакаме да ја постигнеме

ЦЕЛТА е појдовна точка за да одговориме дали е потребно одржување настан

За да донесеме квалитетна одлука околу потребата за организирање настан, преку поставената ЦЕЛ вршиме АНАЛИЗА на СИТУАЦИЈА

8

Анализа на ситуација

Анализа на ситуацијата подразбира анализа на внатрешната и надворешната состојба на субјекетот, кој треба да комуницира со јавноста

Анализа на внатрешна состојба опфаќа: дефинирање на ПРЕДНОСТИ и СЛАБОСТИ

Анализа на надворешна состојба опфаќа: дефинирање на МОЖНОСТИ и ЗАКАНИ

Анализата на ПРЕДНОСТИ и СЛАБОСТИ, МОЖНОСТИ и ЗАКАНИ се нарекува уште и СВОТ анализа (изворно:SWOT Strengths,Weaknesses, Opportunities,Threats)

СВОТ анализата главно се користи во случаи кога постои ограничено време при донесување одлуки

9

СВОТ анализа

Пред да се пристапи кон анализа, основен услов е да се знае ЦЕЛТА или крајната посакувана состојба и истата треба да е реална / оддржлива (во спротивно треба да се дефинира друга цел)

ПРЕДНОСТИ: се дефинираат сите значајни атрибути на субјектот што можат да помогнат во остварување на целта

СЛАБОСТИ: се дефинираат сите значајни атрибути на субјектот кои можат штетно да влијаат при остварување на целта

МОЖНОСТИ: се дефинираат оние надворешни услови кои можат да помогнат во остварување на целта

ЗАКАНИ: се дефинираат оние надворешни услови кои можат да нанесат штета при остварување на целта

10

СВОТ Анализа

Предности

STRENGTHS

Закани

THREATS

Можности

OPPORTUNITIES

Слабости

WEAKNESSES

Корисно за исполнување на целите

Штетно за исполнување на целите

Внатр

еш

на

сост

ојб

а

Надвореш

на

сост

ојб

а

11

Како до одлука преку СВОТ анализа

Откако се дефинирани сите внатрешни и надворешни фактори кои влијаат на субјектот, неопходно е да се даде одговор на следните прашања:

Како можеме да ги искористиме / валоризираме дефинираните ПРЕДНОСТИТЕ?

Како може да се подобрат некој од дефинираните СЛАБОСТИ?

Како можеме да ги искористиме дефинираните МОЖНОСТИ?

Како може да ги потиснеме дефинираните ЗАКАНИ?

Одговорите на прашањата ќе ни овозможат да донесеме поквалитетна одлука за потребата од организирање настан!

Разновидноста на тимот помага да направат пообјективна анализа, постигнувајќи поширок опфат на темите.

12

Можни ситуации

Одлуката може да биде донесена врз основа на анализата како потенцијална можност да се креира настан и да се оствари поставената цел

Одлуката може да биде донесена врз основа на анализата како искористување на постоечката предност преку организирање настан

Одлуката може да биде донесена врз основа на анализата и да се претворат можните слабости и закани во предност и можност преку организирање на настан

13

Ресурси vs Вредност

Откако се утврдени аргументите од СВОТ анализата, на сцена настапува донесување на КОНЕЧНА ОДЛУКА преку параметарот:

АНГАЖИРАНИ РЕСУРСИ vs ВРЕДНОСТ

Доколку ангажираните ресурси ја оправдуваат добиената вредност, следува ЗЕЛЕНО СВЕТЛО

14

Одлуката е донесена!

Откако е донесена одлуката за организирање на настан се пристапува кон процесот на менаџирање на настан, кој се одвива во неколку фази:

Подготовка на настан

Реализирање на настан

Пост-настан активности

15

Подготовка на настан

Фазата на подготовка на настан, почнува со кус опис на настанот кој ги опфаќа следните елементи:

Цели на настан

Главна порака на настан

Локација и време на одржување

Гости на настан

Концепт на настан

Од кусиот опис следува подготовка на конкретни елементи на настанот опфатени како:

Подготовка на комуникациски елементи за настан

Подготовка на логиситичко-технички елементи

Напомена: Елементите на настанот треба да соодветствуваат со општиот контескт на целта и поширокиот контекст на настанот

16

Основни елементи на медија настан

Концепт (тон и стил на комуникација)

Детално сценарио

Медија листа

Покана за настан

Прес соопштение

Поенти за говорници

Можни прашања и одговори

Подготовка за можно интервју

17

Логистичко-технички елементи

Буџет

Детално сценарио

Детален акциски план

Човечки ресурси

Технички ресурси

Елементи за продукција (медија кит, брендирање итн)

Архивирање на настан

Дополнителна логистика

Утврдување на можни критични точки за реализација

18

Реализација на настан

Проверка на сите елементи неопходни за реализација

Проверка на можните резервни опции кај критичните точки за реализација

Генерална проба на сите актери во настанот

Поставување на лицата за реализција на настан според деталното сценарио

19

Пост-настан активности

Обезбедете ги медиумите со потребни медија материјали за објава на настан

Текст (соопштение, информација итн...)

Видео (фотографија/видео материјал)

Естимација на успешност (постигната цел) на настанот

Одзив – присутност на гости на настан

Квалитет на пренесена порака во јавноста

Квантитет на пренесена порака во јавноста

Учиме од последното искуство

Можни нови цели

20

Пример 1

Субјект: Министерство за економија

Предмет на комуникација: Претставување на проект од Програмата на Министерството на економија за развој на туризмот во Р. Македонија

Цел на комуникација:

Приоритети на Министерството за економија е развој на туризам

Мин. за економија носи важни одлуки во соработка со засегнатите страни

Отвореност за поддршка на сите субјетки

21

Цели vs Ситуација

Како целите соодветствуваат со анализата на ситуација

Неопходно е да се направи анализа на ситуација

22

СВОТ анализа

Предности Пристап до релевантни информации и контакти од бизнис секторот за туризмот како на локално, така и на глобално ниво Поседување искуство за менаџирање на имплементација на проект Интервенција во регулативата во однос на унапредување на развојот

Закани Преголемо очекување/субвенции на приватниот сектор Спротивставени барања на разни различни здруженија Критичен однос на политичка опозиција за ефикасност на проект Претходен критички однос на медиумите за активноста на Министерството во овој сектор

Можности Приватниот сектор поддржува секаква поддршка/субвенција за развој Барање на странски тур оператори за нови-неоткриени туристички места Отворени нови сообраќајни коридори кои минуваат низ Р.Македонија

Слабости

Недоволно финансиски средства за имплементацја на сите фази на проектот (неопходна дополнителна помош)

Корисно за исполнување на целите

Штетно за исполнување на целите

Внатр

еш

на

сост

ојб

а

Надвореш

на

сост

ојб

а

23

Одлука

По изведената проценка дека постојат многу голем број позитивни елементи за реализирање на целта и мал степен на негативни елементи (можни ризици) се пристапува кон реализација

Избор на алатки за комуникација со јавноста (прес конференција, форуми)

24

Организација на прес конференција

Главна порака на настан Македонија има потенцијал за развој на туризмот

Целни публики Туристички работници Локални заедници Медиуми Општа јавност

Локација и време на одржување Скопје, Конгресен Центар, 1.12.2011, во 11 часот

Гости на настан (говорници) Министерство за економија - Министер Министерство за економија – Проект менаџер Претставник на Туристичка Комора на Македонија Претставник на ЗЕЛС

Медиуми – економски редакции Дополнители претставници од туристичките работници/сојузи

25

Мини сценарио

Сценарио

Време Опис на активност

10:30 Пристигнување на говорниците

10:50 – 11:00 Пристигнување на медиумите

11:00 – 11:05 Модераторот ... ја отвора прес конференцијата

Ја најавува темата и ги најавува гостите, говорници и го најавува првиот говорник)

“Добар ден. Пред се би сакал да ви се заблагодарам за присуството на нашата прва прес конференција....

11:05 – 11:10 Министер за економија - Обраќање

“Текст Говор“

11: 15 – 11:16 Модератор - му се заблагодарува на Миинстерот за економија и го поканува Проект координаторот

на Миинстерството за економија да го презентира проектот

11:16 – 11:26 Говорник Проект координатор – Обраќање

“Текст Говор“

11:26 – 11:27 Модераторот – му се заблагодарува на Проект координаторот и го поканува претставникот на

Туристичката Комора на Македонија

11:27 - 11:32 Говорник Претставник на Туристичка Комора на Македонија – Обраќање

“Текст Говор“

11:32 - 11:33 Модераторот – му се заблагодарува на претст. На Туристичка Комора на Македонија и го поканува

претставникот на ЗЕЛС

11:33 - 11:38 Говорник Претставник ЗЕЛС – Обраќање

“Текст Говор“

11:38 - 11:39 Модератор - Најавува сесија Прашања и одговори

11:39 -11:50 Сесија: Прашања и одговори

11:50 Модератор ги повикува присустните на коктел

11:50 – 12:15 Коктел

На излезот новинарите добиваат материјали ( подарок и медиа кит- соосптение, инфо за компанијата и инфо за акционерите)

26

Логистичко-технички елементи

Буџет

Детално сценарио

Детален акциски план

Човечки ресурси

Технички ресурси

Елементи за продукција (медија кит, брендирање итн)

Архивирање на настан

Дополнителна логистика

Утврдување на можни критични точки за реализација

Сценарио

Време Опис на активност

08:00 Местење техника

09:00 – 10:30 Техничка проба

10:45 – 11:00 Пристигнување и регистрација на новинари

11:00 – 11:05 Модераторот ... ја отвора прес конференцијата

Аудио Говор модератор

Ја најавува темата и ги најавува гостите, говорници и го најавува првиот говорник)

“Добар ден. Најпрво би сакал да ви се заблагодарам за присуството на нашата прва прес конференција....

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11:05 – 11:10 Министер за економија - Обраќање

Аудио “Текст Говор“

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11: 15 – 11:16 Модератор

Аудио текст модератор: - му се заблагодарува на Министер за економија и најавува Проект координатор

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11:16 – 11:26 Говорник Проект Координатор, Мин. За економија – Презентација

Аудио “Текст Говор“

Видео Видео материјал / презентација на проектот

Светло Светло од сала

11:26 – 11:27 Модераторот

Аудио Текст модератор: му се заблагодарува на Проект координатор и најавува претст. На Туристичка Комора

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11:27 - 11:32 Говорник Претставник на Туристичка Комора – Обраќање

Аудио “Текст Говор“

Видео презентација на досегашната работа и очекувани цели

Светло Светло од сала

11:32 - 11:33 Модераторот

Аудио Текст модератор:му се заблагодарува на претст.на Туристичка комора и најавува претст. на ЗЕЛС

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11:33 - 11:38 Говорник Претставник на ЗЕЛС – Обраќање

Аудио “Текст Говор“

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11:38 - 11:39 Модератор

Аудио Текст модератор:Најавува сесија Прашања и одговори

Видео Замрзнато лого на видео бим

Светло Светло од сала

11:39 -11:50 Сесија: Прашања и одговори

11:50 Модератор ги повикува присустните на коктел

11:50 – 12:15 Коктел

Аудио Музика

На излезот новинарите добиваат материјали ( подарок и медиа кит- соосптение, инфо за компанијата и инфо за акционерите)

27

Логистичко-технички елементи

Буџет

Детално сценарио

Детален акциски план

Технички ресурси

Човечки ресурси

Елементи за продукција (медија кит, брендирање итн)

Архивирање на настан

Дополнителна логистика

Утврдување на можни критични точки за реализација

Локација

Изберете соодветна локација, што соодветсвува со:

Вид на настан Број на гости Можности на простор за техничка изведба на настан Лесно достапна за медиумите и гостите Штом сте ја избрале локацијата, проверете на само место, во каква состојба е

Ако се е во ред, РЕЗЕРВИРАЈТЕ ја локацијата

Датум и време

Проверете дали датумот се совпаѓа со некој друг “поголем“ или “поважен“ веќе закажан или очекуван настан Дали датумот и времето е слободен термин за резервација на локацијата (хотел, конференциски сали итн...) Проверете ја временската прогноза (за настани кои се од промотивен/забавен карактер)

Техничка реализација

Заедно со лицето/цата одговорен за техничка реализација, посетете ја локацијата Подгответе и предадете му кусо сценарио на настанот Објаснете ги прецизно Вашите потреби за настанот Во однос на вашите потреби се дефинира и техничката опрема за настанот Бидете во тесна координација за целосна визуелизација на настанот

Кетеринг

Изберете соодветен кетеринг за настанот: За помали настани (до 50 лица) вообичаено се избира коктел мени За поголеми и посвечени настан изберете мени “шведска маса“ При изборот на храната и пијалокот внимавајте доколку постојат извесни етички, религиозни или некои други определби на учесниците или целта на настанот (пр. Не служење алкохол итн)

Техничка опременост

Пред се ЗАДОЛЖИТЕЛНО проверете го изворот на електрична енергија (дали е доволен, пристап итн...) Озвучувањето треба да биде со оптимална моќност, што значи да не биде многу тивко или прегласно Тонот треба да биде јасен на секоја позиција во салата каде што се одржува настанот Сликата на видео материјалот треба да биде доволно јасна за да може од него да се види или прочита соодветната информација Изберете позиција која е најдобра за камерманите Обезбедете аудио приклучок за камерманите Проверете ја светлоста во салата (дали има потреба од дополнително светло)

Техничка опременост

Во зависност од концепцијата на настанот, обезбедете микрофони:

Микрофони на сталак / стоење Микрофони на сталак / за маса Безжични микрофони Микрофони – пилотки

Имајте секогаш резервни микрофони кои ќе Ви бидат на дофат Доколку е неопходен превод, обезбедете кабина за преведувач-и и слушалки за присутните на настанот

28

Логистичко-технички елементи

Буџет

Детално сценарио

Детален акциски план

Технички ресурси

Човечки ресурси

Елементи за продукција (медија кит, брендирање итн)

Архивирање на настан

Дополнителна логистика

Утврдување на можни критични точки за реализација

Лица/улоги на настан Главен координатор на настан

На поголеми настани ангажман на режисер, сценограф, косимограф итн...

Главно техничко лице на настан Помошници на настан Преведувач-и (консекутивен, симултан превод) Лица одговорни за добредојде (неформални лица – хостеси) Лица одговорни за дочек - домаќин (претставници на компанија, институција итн...) Одредување протокол на седење Камерман архива Фотограф архива

Продукција Патокази Листи за регистрација на новинари Прес соопштенија / медија китови (подароци, брошури, флаери) Таблички со имиња на говорници Видео материјал (соодветен формат, видео клип, презентација, лого итн) Банер – позадина на говорници (дополнително мобилни мали банери) Материјал за говорници – сценарио со текст говор (картички за говор),можни прашања и одговори,главни поенти, прес соопштение)

Архивирање

Фото и видео документација од настанот има повеќекратна цел: Обезбедување на медиумите со фотографии или видео од настанот сведоштво/презентација на настанот правење дополнителна анализа, искуство од кое може да се научи и материјал од кој може да се извлечат насоки за идни активности

29

Логистичко-технички елементи

Буџет

Детално сценарио

Детален акциски план

Технички ресурси

Човечки ресурси

Елементи за продукција (медија кит, брендирање итн)

Архивирање на настан

Дополнителна логистика

Утврдување на можни критични точки за реализација

Критични точки

Утврдете ги можните критични точки при реализација на настанот Имајте секогаш резервен план Договорете ги сите учесници на настанот за генерална проба, 2 часа пред почетокот на настанот Проверете го присуството/доаѓањето на учесниците на настанот Имајте секогаш контакт тел броеви од лица кои можат да заменат некој од учесниците (преведувач, хостеса, камерман итн...)

30

Пример 2 – Конференција – Мотивациски настан

Субјект: Интерна јавност Предмет на комуникација: Одржување на тим и мотивација Цел на комуникација: Успешност во работењето на организацијата и идни планови

31

Одлука

Организацијата носи одлука дека треба да се организира конференција за вработените, на која ќе бидат презентирани неопходните информации и ќе бидат испратени определните пораки за исполнување на поставените цели

32

Организација

Изработка на концепт стратегија за потреба, цели и очекувани резултати од одржување на настан-конференција Составување на детално сценарио за настан Изработка на работна агенда Избор на локација Составување на листа на учесници на настан Изработка на покана за учесници Утврдување на начин на комуницирање со покана Изготвување на листа на неопходни елементи за продукција на материјали за конференција Брендирање на простор Конференциски китови (агенда, ИД карта, папка, тефтер, пекало...) Подарок за учесник

33

Организација

Изготвување на комуникациски елементи за говорници/учесници на конференција

подготовка и изработка на текстуален и технички дел на презентација (темплејти итн...) Писмо за добредојде Писмо за благодарност за учество на конференција

Архивирање на настан Техничка поддршка Паркинг Одбор за добредојде / дочек Храна и спиење Паузи Прогама за интеракција на учесници Забава по работен дел

Интегрирани комуникации -

Кампањи

34

Интегриран комуникациски пристап – Кампања / Кога?

Специфична тема

Краткорочна цел

Одреден период на траење

Јасна порака

Нaјчесто вклучена општа јавност / широка публика

35

Комуникациски пристап – интегрирани комуникации

Односи со јавноста

Адвертајзинг во ф-ција на ПР

Директни комуникации

36

Односи со јавноста – најчесто користени тактики

Брифинг Прес конференција Изјава Интервју Убедувачко писмо Fact file Off- site медиски брифинг Вклучување на трета страна Видео/фото соопштение за јавност Настани заради публицитет или убедување на целна група... Никогаш не плаќате за нив – Pray for Play

37

Адвертајзинг во ф-ција на ПР – најчесто користени тактики

ТВ адверторијал – ТВ Спот Прес адверторијал – Оглас во печатени медиуми Брошури Летоци Интерент адверторијали / банери Билборд решенија Алтернативни медиуми (автобуски станици, влезови во објекти со голема фреквенција, поп материјали – пенкала, маици, капчиња и сл.) Секогаш плаќате за нив – Pay for Play

38

Директни комуникации – најчесто користени тактики

Промоции на терен – директни контакти

Viral marketing

Герила маркетинг

Блог, социјални мрежи

Меил

Мини настани

Од врата на врата...

39

Што да се одбере?

Предизвик за вистинските комуникатори

Добро дозиран микс е најдобро решение

Како?

Секој случај и ситуација е различна и зависи од многу нешта кои комуникаторите знаат да ги утврдат, пред се тргнувајќи од конте

40