Osnove provedbe i praćenja - SAFU · •upravljanje projektom •provođenje sekundarne nabave O...

1

Osnove provedbe i praćenja

projekta

Dunja Bonacci Skenderović

10. travnja 2013.

2

Sadržaj

Uvod i Osnove provedbe projekata kod ugovora o

bespovratnim sredstvima:

• Početak provedbe projekta

• Sekundarna nabava i prihvatljivi troškovi

• Pravila vidljivosti (Visibility Rules)

• Izmjene ugovora/re-alokacije sredstava

Mehanizmi nadzora nad provedbom projekata:

• Osnove praćenja provedbe projekata

• Analiza narativnih i financijskih izvještaja

• Terenski posjeti i kontrola

3

Glavni sudionici projekta (I)

Korisnik bespovratnih sredstava

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

(SAFU)

Nadležno ministarstvo (Tijelo nadležno za Prioritet/Mjeru)

Delegacija Europske unije (DEU)

Provedbena agencija nadležna za praćenje provedbe i plaćanje

Ex-post kontrola cjelokupne grant sheme

Tijelo nadležno za operaciju – prati provedbu pojedinačnih (grant) projekata

Korisnici:

isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak 1.

Općih uvjeta) provode projekte u skladu sa svojom projektnom prijavom (Aneks I) trošenje sredstava u skladu s prijavljenim budžetom (Aneks III) obavezni poštivati sve odredbe ugovora (sekundarna nabava, pravila

vidljivosti, izvještavanje)

Najčešći problemi:

korisnici nisu upoznati sa sadržajem ugovora

svjesno nepoštivanje odredbi ugovora

Glavni sudionici projekta (II)

5

Početak provedbe ugovora

definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta

– dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor

6

Ugovor o bespovratnim sredstvima

Posebni uvjeti

Dodaci Posebnim uvjetima:

Aneks I: Opis aktivnosti

Aneks II: Opći uvjeti ugovora

Aneks III: Proračun

Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora

Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial Identification

Form)

Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća (Obrazac

kvartalnog izvješća)

Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća

Ugovorne obveze korisnika

Izvještavanje

Provedba javnog natječaja – sekundarna nabava Pravila vidljivosti

Mehanizmi nadzora nad provedbom

projekata

Instrumenti nadzora kod ugovora o

bespovratnim sredstvima

– Analiza narativnih i financijskih izvještaja

– Terenske posjete/kontrole

Aspekti nadzora nad provedbom projekata

– tehnički (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta,

poznavanje sektora)

– administrativni (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja

projekta uz poštivanje administrativnih procedura

opisanih u ugovoru)

– financijski (ostvarivanje zadanih rezultata i cilja projekta uz

poštivanje administrativnih procedura opisanih u ugovoru

kako bi se ostvarili prihvatljivi troškovi)

Mehanizmi nadzora nad provedbom

projekata

TEHNIČKI

NADZOR

ADMINISTRATIVNI

NADZOR

FINANCIJSKI

NADZOR

NADLEŽNO

MINISTARSTVO - -

SAFU

12

Izvještavanje

13

mjesečno kvartalno među-izvješće narativni dio temelj za finalno financijski dio plaćanje

Nadležno ministarstvo daje mišljenje na narativni dio izvješća.

Odobravanje izvješća i rokovi (I)

Rok za komentiranje izvještaja je 45 dana

od primitka istog

Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve

dodatne informacije u bilo kojem trenutku,

sukladno članku 2.2. Općih uvjeta

Odobravanje izvješća i rokovi (II)

Korisnik je dužan u roku od 30 dana od

zaprimanja komentara poslati ispravljenu

verziju izvještaja i traženu dodatnu

dokumentaciju

Dostavljeni izvještaj mora biti ovjeren žigom i

potpisom od strane potpisnika ugovora i

poslan u pismenom obliku

Među-izvještaj (I)

Vezan uz među-plaćanje.

Prikazuje troškove za prvih 12 mjeseci provedbe

projekta.

Samo u onim ugovorima u kojima je grant veći

od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže

od 12 mjeseci.

Među-izvještaj (II)

Uvjet za ostvarivanje prava na među-plaćanje je

potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja.

Ukupan iznos pred-financiranja po ugovoru ne

smije premašiti 90% ukupnog iznosa navedenog

u članku 3.2. Posebnih uvjeta.

Uz među-izvještaj dostavlja se i zahtjev za

plaćanjem, članak 15. Općih uvjeta ugovora.

Među-izvještaj (III)

Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se

dokazuje opravdanost troškova.

Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja

među-izvještaja i dostave ispravnog zahtjeva za

plaćanje.

Iznos koji se uplaćuje je iznos naveden u članku

4.2. Posebnih uvjeta ugovora.

Završni izvještaj

Preduvjet za izvršenje završnog plaćanja.

Pokriva ukupne troškove provedbe projekta

(cijelo implementacijsko razdoblje).

Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3

mjeseca nakon završetka provedbe projekta.

Završni izvještaj – dijelovi (I)

Završni izvještaj - narativni i financijski dio

Revizorsko izvješće

Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)

Izjava o prijenosu/statusu vlasništva (Statement

of transfer of ownership / non-transfer of

ownership)

Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of

interest occured)

Završni izvještaj – dijelovi (II)

Izjava o profitu (Statement of income occured)

Tablice radnih sati, platne liste, putni nalozi,

računi, dokazi o isplatama, ugovori

Kopije dokumentacije sekundarne nabave

Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)

Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta

(Visibility proofs)

Revizorsko izviješće

Izrađuje ga ovlašteni revizor koji zadovoljava

uvjete Opisa posla, a prema obrascu revizorskog

izvješća Annex VII ugovora

Dostavlja se uz:

• svaki među-izvještaj u financijskoj godini za

grantove od 750.000 EUR ili više

• svaki završni izvještaj za grantove veće od 100.000 EUR

• svaki zahtjev za plaćanjem veći od 100.000 EUR u financijskoj godini u slučaju operativnog granta

Neprihvatljivi troškovi

Tečajne razlike

Kamate

Profit

Dugovi

Krediti

Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije

Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna

Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može

dobiti oslobođenje)

Opći uvjeti ugovora, članak 14.6.

Predujam:

• Dostavljen potpisani ugovor

• FIF - podaci o bankovnom računu

• Financijska garancija (ako je definirano ugovorom)

Međuplaćanje:

• Odobreni među-izvještaj

• Račun dostavljen i ispravan, ovjeren od SPO-a

12.4.2013.

Dokumenti potrebni za

izvršenje plaćanja (I)

Dokumenti potrebni za

izvršenje plaćanja (II)

Završno plaćanje:

• Odobren završni izvještaj

• Zahtjev za plaćanjem na preostali iznos, ovjeren

od SPO-a

• Revizorsko izviješće, za ugovore čiji je ukupan

iznos veći od 100.000 EUR

12.4.2013.

Raspored plaćanja

Za ugovore do 12 mjeseci:

1. Predujam – 80%

2. Završno plaćanje – 20%

Za ugovore iznad 12 mjeseci:

1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12

mjeseci provedbe

2. Među-plaćanje – razlika 90% iznosa ugovora i

uplaćenog predujma

3. Završno plaćanje – 10%

Ukupni prikazani troškovi iz završnog financijskog

izvještaja

- utvrđeni neprihvatljivi troškovi

x postotak EU komponente iz članka 3.2 Posebnih uvjeta

- iznos kamata

- iznos izvršenih plaćanja = iznos završnog plaćanja

Krajnji rok za isplatu završnog plaćanja je 45 dana od

odobrenja završnog izvj. i dostave pravilno popunjenog

zahtjeva za plaćanjem, članak 15.1. Općih uvjeta

Završno plaćanje

Ukoliko se utvrdi da je korisnik obvezan izvršiti

povrat sredstava, SAFU šalje korisniku obavijest o

istom. Pritom se zahtjev za plaćanjem ne dostavlja.

Rok za uplatu određenog iznosa povrata je 45 dana

od datuma kada korisnik zaprimi odobrenje završnog

izvještaja, u kojem je iznos povrata naznačen, prema

članku 18.1. Općih uvjeta.

Povrat sredstava

Terenske posjete

Terenske posjete (I)

vrsta posjeta tko kada

monitoring SAFU PM - tijekom provedbe

- nakon završetka

provedbe

verification Nadležno

ministarstvo

- mjesec dana prije predaje

interim/finalnog izvješća

supervisory SAFU PM + još

jedna osoba iz

SAFU-a

- Nakon dostave

interim/finalnog izvješća, a

prije plaćanja

Terenske posjete (II)

TKO?

• voditelj projekta + 1 (financijski službenik/djelatnik za

osiguranje kvalitete)

– ŠTO?

• napredak projekta

• financijsko upravljanje

• sustav čuvanja dokumentacije

• vidljivost projekta

• upravljanje projektom

• provođenje sekundarne nabave O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti pismeno i tražiti dokaz o

njihovu uklanjanju u realnom roku.

Terenske posjete (III)

– KAKO?

• usporedba sa ugovornim obvezama (dinamika odvijanja

projekta, aktivnosti, podugovaranje, poštivanje

administrativnih pravila-realokacije, dokazi održavanja

seminara, financijska dokumentacija, itd)

– ZAŠTO?

• efikasan instrument dodatne kontrole (mogućnost

otkrivanja nepravilnosti)

Praćenje provedbe (engl. Monitoring OtS) (I)

► Provoditelj - SAFU

► Vremenski okvir - tijekom provedbe / nakon završetka provedbe

► Ciljevi - pravovremena provedba ugovorenih aktivnosti /

pravovremeno otkrivanje problema i mogućih rizika

► Obavezno – NE

► Planiranje – ulazi u Godišnji plan prema određenim kriterijima odabira

(najmanje 2)

Kriteriji odabira

►iznos i trajanje ugovora

►problemi u izvješćivanju

►opseg projekta (broj partnera, suradnika, lokacija)

►broj sekundarnih nabava

►prema stupnju rizika (procjena rizika)

►tip i veličina organizacije krajnjeg korisnika

►iskustvo korisnika u provođenju projekata

Praćenje provedbe (engl. Monitoring OtS) (II)

► Provoditelj – Nadležno ministarstvo

► Vremenski okvir - mjesec dana prije roka za dostavu među-izvješća /

završnog izvješća

► Cilj - nadzirati provedbu ugovorenih aktivnosti (rokovi, kvaliteta,

količina)

► Obavezno - DA; 100% ugovora

► Planiranje – ulazi u Godišnji plan

► Kontrolna lista (engl. check list) - 5 dana nakon provjere VP/JPP

dostavlja provedbenoj agenciji

Tehnička provjera (engl. Verification

OtS)

► Provoditelj - SAFU (PM & FS/AO)

► Vremenski okvir - nakon tehničke provjere VP-a/ JPP-a, prije među-

plaćanja / završnog plaćanja

► Ciljevi - provjeriti jesu li sve aktivnosti provedene i troškovi navedeni

u izvještaju nastali u skladu s odredbama ugovora

► Obavezno– DA; 100% ugovora

► Planiranje – ulazi u Godišnji plan

Nadzorna terenska provjera (engl.

Supervisory OtS)

Koga i što se provjerava?

Koga se provjerava?

► krajnjeg korisnika sredstava koji provodi projekt

Što se provjerava?

► napredak projekta, izvršeni radovi, nabavljena oprema

► dinamika trošenja sredstava / prihvatljivost troškova

► računi, isplatne liste, ugovori o radu, putni nalozi, dnevnice

► dokumentacija podugovaranja / sekundarna nabava

► računovodstvene procedure i dokumenti

► način čuvanja dokumentacije

► EU visibility, komunikacijske aktivnosti

► održivost projekta

Najčešći nalazi

► neuredno držanje dokumentacije

► nepostojanje dodatnih dokaza o rezultatima (evaluacijski listići sa

seminara, popis sudionika, ...)

► projektni tim nedovoljno upućen u ugovorne obveze (nepoznavanje

pravila sekundarne nabave)

► nepravilna primjena pravila sekundarne nabave

► kod građevinskih radova: nepostojanje table sa osnovnim

informacijama o gradilištu ( mora biti prisutna 6 mj. nakon završetka

radova!), sigurnost gradilišta, nedostupna građevinska

dokumentacija

► kod nabave opreme: oprema nabavljena pred sam kraj projekta, nije

instalirana, smještena u sporednim prostorijama i ne koristi se,

nedostaje vidljivost

Što u slučaju otkrivene pogreške? (I)

Procijeniti “ težinu” pogreške

► manja pogreška - nije značajnije prekršena ugovorna obveza

/manja administrativna pogreška (neuredno složena

dokumentacija, pravila vidljivosti nisu poštovana, nepostojanje

liste sudionika seminara, nedostaje evidencija rada projektnog

tima

upozoriti korisnika da hitno ispravi nedostatke i izvršiti naknadnu

terensku provjeru

Što u slučaju otkrivene pogreške? (II)

►teža pogreška - značajno prekršena ugovorna obaveza

koju nije moguće retroaktivno otkloniti (nepravilno

provedena sekundarna nabava, sukob interesa,isplata

sredstava koja premašuju ugovorene stavke, pogrešna

realokacija sredstava koja premašuje promjenu od 15%

proračunskog poglavlja)

moguće: smanjenje iznosa isplate (rezanje neprihvatljivih

troškova), zahtjev za povratom sredstava, stopiranje

preostale isplate dok se ne ispoštuju ugovorne obveze,

naplata garancije, prijava nepravilnosti

►što je provjeravano

► ime i pozicija osobe koja je izvršila provjeru

►datum

► rezultati provjere

►detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera

► fotografije s mjesta provedbe projekta

Izvješće o obavljenoj terenskoj provjeri

42

Izmjene ugovora

43

Izmjene ugovora (I)

Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti

Nisu dozvoljene… Dozvoljene su…

… one koje mijenjaju svrhu projekta

(korisnik je na temelju prijavljenog

projekta dobio sredstva za njegovu

provedbu)

- svaka naknadna izmjena projekta

mogla bi dovesti u pitanje

prethodnu odluku Evaluacijskog

odbora

… neminovne zbog velikog

vremenskog raspona između prijave

projekta i početka implementacije te

drugih okolnosti koje su izvan kontrole

korisnika

… u slučaju kada mogu polučiti bolje

rezultate i time osigurati ostvarenje

ciljeva projekta

44

Izmjene ugovora (II)

Korisnik je dužan obavijestiti SAFU i nadležno Ministarstvo o svakoj

izmjeni pismenim putem uz adekvatno objašnjenje.

Realokacije… Dodatak ugovoru (Addendum)…

… manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju bitno projekt

(primjerice, odlazak na isti tip

seminara u Austriju umjesto u Italiju kako je inicijalno predviđeno) ili izmjena

proračuna manja od 15% ukupne vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja

… značajnije izmjene aktivnosti

ugovora, izmjena trajanja

ugovora, izmjena ukupne

vrijednosti proračuna ili pojedinog

budžetskog poglavlja za više od

15%

45

Izmjene ugovora (III)

Realokacije

Realokacije je moguće raditi između svih budžetskih linija,

osim:

8. Sredstava rezerve (Contingency) i

10. Administrativnih troškova (Administrative costs).

Korisnik je obvezan odmah pismeno obavijestiti SAFU o izmjeni

46

• Promjena ne utječe na osnovnu namjenu aktivnosti

• Realokacija sredstava nastaje u istom poglavlju budžeta,

odnosno, realokacija između dva poglavlja budžeta ne prelazi

15% vrijednosti poglavlja

• Brišu se ili uvode nove budžetske linije (uz valjano opravdanje)

• Nastupi sljedeća promjena:

• Promjena službene adrese

• Promjena bankovnog računa

• Prije izmjene dobro je konzultirati voditelja projekta

Dodatak ugovoru nije potreban ako…

47

Dodatak ugovoru (Addendum) - pravila

korisnik šalje zahtjev za izmjenom u SAFU najmanje 30 dana prije

nego promjena treba stupiti na snagu (opravdanje + izmijenjeni dijelovi ugovora)

Nadležno ministarstvo daje suglasnost na izmjenu Dodatak Ugovoru stupa na snagu danom zadnjeg potpisa

ugovor se ne može mijenjati retroaktivno

Ne smije uzrokovati izmjenu osnovnih uvjeta natječaja (initial competition conditions)

Sekundarna nabava

Koraci pripreme natječajne dokumentacije

1. Odabir natječajne

procedure 2. Odabir trajanja

procedure 3.Plan nabave

4. Izrada natječajne

dokumentacije

5. Provedba

plana nabave

Odabir natječajne procedure

Aneks IV ugovora:definira pravila za nabavu roba, radova i usluga

USLUGE

€300,000

Međunarodni ograničeni

natječajni postupak

< €300,000 ali >€20,000

Okvirni ugovori

ili

Kompetitivni pregovarački postupak

€60,000

Jedna ponuda

OPREMA

€300,000

Međunarodni otvoreni

natječajni postupak

< €300,000

ali €100,000

Lokalni otvoreni

natječajni postupak

ili

Okvirni sporazum

< €100,000

ali > €60,000

Kompetitivni

pregovarački

postupak

ili

Okvirni sporazum

RADOVI

€5,000,000

1.Međunarodni otvoreni

natječajni postupak

2. Međunarodni ograničeni

natječajni postupak

< €5,000,000

ali €300,000

Lokalni otvoreni

natječajni postupak

< €300,000

ali > €60,000

Kompetitivni

pregovarački

postupak

Trajanje procedure - USLUGE

Međunarodni ograničeni

natječajni postupak

Kompetitivni

pregovarački postupak

(3 ponude)

Jedna ponuda

Broj dana PRAG Min. 80

(30+50)

Broj dana

PRAG

Min. 30 Broj dana

PRAG

--

Trajanje procedure - OPREMA

Međunarodni

otvoreni natječajni

postupak

Lokalni otvoreni

natječajni

postupak

Kompetitivni

pregovarački

postupak (3 ponude)

Jedna ponuda

Broj dana

PRAG

Min. 60

Broj dana

PRAG

Min. 30 Broj dana

PRAG

Min. 30 Broj

dana

PRAG

--

Trajanje procedure - RADOVI

Međunarodni

otvoreni natječajni

postupak

Lokalni otvoreni

natječajni

postupak

Kompetitivni

pregovarački

postupak (3 ponude)

Jedna ponuda

Broj dana

PRAG

Min. 90 Broj dana

PRAG

Min. 60 Broj dana

PRAG

Min. 30 Broj

dana

PRAG

--

Izrada plana nabave

Omogućava lakšu provedbu i praćenje

Grupiranje srodnih nabava

Postavljanje vremenskog okvira

Raspodjela zadataka članovima projektnog tima

PM-u iz provedbene agencije služi za izradu

Analize rizika

Priprema natječajne dokumentacije

Obrasci: korisnikovi, EuropeAid, Provedbena

agencija

Jezik dokumentacije: hrvatski i/ili engleski

Jasno navesti:

1. Zahtjeve prema ponuđaču

2. Prihvatljivo porijeklo ponuđača/robe

Ne navoditi: marku opreme

Provedba plana nabave – objava natječaja

Ovisno o proceduri:

a) Objava natječaja u javnim glasilima

b) Slanje poziva najmanje 3 tvrtke

Evaluacija ponuda

Evaluator

Evaluator

Evaluator

Članovi bez prava glasa

Predsjedatelj

Tajnik

Promatrač(i)

Kriteriji odabira ponuda

USLUGE

kvaliteta ponude, cijena nije nužno odlučujući faktor RADOVI i ROBA/OPREMA

najjeftinija, tehnički ispravna ponuda

59

Sekundarna nabava - napomene (I)

• Srodne nabave postaju dio jednog natječaja: mogućnost grupiranja u lotove

Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EZa trećim zemljama (PRAG)

Practical Guide to Contract procedures for EC external actions (PRAG)

• Prihvatljivo porijeklo ponuđača (Nationality rule) – PRAG, 2.3.1,2 • Prihvatljivo porijeklo robe (Rule of origin)- PRAG, 2.3.1,2

• Osnovanost za isključivanje iz sudjelovanja u natječajnoj proceduri: PRAG 2.3.3

60

Sekundarna nabava - napomene (II)

Derogacije = odstupanja od Aneksa IV

• Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s novijom verzijom

• Porijeklo robe – potrebno napraviti istraživanje tržišta kako bi se

dokazalo da robu nije moguće nabaviti u nekoj od prihvatljivih

zemalja; zamjena sličnim modelom nije adekvatna; dokaz o ekskluzivnosti proizvođača iz neprihvatljive zemlje

• Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju – dokazati

ekskluzivitet kompanije (istraživanje tržišta, pisani dokaz); valjano

objašnjenje o tome da usluge ili robe nabavljene od drugih kompanija ne bi imale jednaku vrijednost

61

Pravila vidljivosti

Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od

strane EU (članak 6. Općih uvjeta), u skladu sa Communication

and Visibility Manual http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

Odnosi se na:

medijske nastupe

sajmove, prezentacije, otvorenja

naslovnice studija, istraživanja i sl.

brošure, web stranice, letke

Označavanje opreme kupljene iz projekta

Označavanje gradilišta i gotove građevine

Predstavljanja projekta

• Konferencije za tisak, radionice, seminari i sl.

• Na svim materijalima treba stajati da je projekt

financiran iz EU sredstava

• Osigurati RH i EU zastavu (iste veličine)

• Prezentacije trebaju sadržavati EU logo

• Fotografirajte događanja!

12.4.2013. 62

Publikacije o projektu

• Letci, brošure, bilteni

• Moraju sadržavati logo i isključenje

odgovornosti, definiciju EU i naziv projekta

• Moraju sadržavati osnovne informacije o

projektu ali i kontakt (broj, adresa, web adresa)

na kojoj se mogu dobiti dodatne informacije

• Tekstovi neka budu kratki i uputno je koristiti

fotografije

12.4.2013. 63

Web stranice

• Potrebno je osigurati uobičajena pravila

vidljivosti (logo, isključenje odgovornosti)

• Naziv projekta uz napomenu da je projekt

financiran od strane EU

• Link sa stranica na Delegaciju EU, SAFU i sl.

12.4.2013. 64

65

Pravila vidljivosti - primjeri

Primjeri:

66

letci Press release

67

Newsletter Izvještaj/brošura

Pravila vidljivosti - iskustva SAFU

zanemarivanje pravila vidljivosti potrebno korisnike stalno podsjećati i upućivati na pravilo

vidljivosti pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se

sve materijali i situacije ono može odnositi isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes

medija za EU projekte, novih klijenata i partnera

70

Pitanja

71

Kontakt

Dunja Bonacci Skenderović Savjetnica u Odjelu II, Ured za pripremu i provedbu projekata

Dunja.BonacciSkenderovic@safu.hr

Zahvaljujem na pažnji!