PENGANTAR KEARSIPAN

PENGANTAR KEARSIPAN

Dra. ELLY SUPRIHATIN, M.Pd

PENGERTIAN ARSIP (menurut Kamus)

1. Kamus Umum Bahasa IndonesiaArsip adalah simpanan surat-surat penting yang memenuhi syarat tertentu ;

a. Mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang

b. Disimpan dengan sistem tertentu agar mudah ditemukan kembali

PENGERTIAN ARSIP (menurut kamus)

2. Kamus Administrasi PerkantoranArsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali

a. Warkat harus mempunyai kegunaan

b. Disimpan secara teratur dan berencana

c. Dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila diperlukan

PENGERTIAN ARSIP ( menurut asal kata)

Bhs. BelandaArchief

• Tempat penyimpanan bahan arsip• Kumpulan teratur • Bahan-bahan arsip itu sendiri

Bhs. InggrisFile

(Yunani; filum)

• Lemari berlaci untuk menyimpan berkas

• Sekelompok warkat sama jenis disimpan dlm lemari arsip

• Arsip, kumpulan warkat yang disimpan

PENGERTIAN ARSIP

Informasi terekam yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau tindakan sebagai bukti aktifitas yang memiliki nilai guna, disimpan dan dapat ditemukan kembali dengan cara tertentu saat dibutuhkan.

PENGGOLONGAN ARSIP

•Arsip keuangan•Arsip kepegawaian •Arsip pemasaran•Arsip pendidikan

SUBYEK /ISI

PENGGOLONGAN ARSIP

•Surat•Pita rekaman•Piringan hitam•Mikro film

BENTUK/

WUJUD

PENGGOLONGAN ARSIP

• Nilai informasi• Nilai administratif• Nilai Hukum• Nilai sejarah• Nilai ilmiah• Nilai keuangan• Nilai pendidikan• Nilai dokumentasi• ALFRED

NILAI/KEGUNAANNY

A

PENGGOLONGAN ARSIP

•Arsip non essensial•Useful archieves•Important archieves•Vital archieves

SIFAT KEPENTINGANNYA

PENGGOLONGAN ARSIP

•Arsip aktif•Arsip pasif•Arsip abadi

FREKUENSI

PENGGUNAAN

NYA

PENGGOLONGAN ARSIP

•Arsip dinamis (aktif, semi aktif, inaktif)•Arsip statis

FUNGSINYA

PENGGOLONGAN ARSIP

•Arsip Pemerintah (ANRI, Arsip daerah Tkt. I)•Arsip Sentral•Arsip Unit

TINGKAT PENYIMPANAN & PEMELIHARAAN

PENGGOLONGAN ARSIP

•Arsip asli•Arsip tembusan/tindasan•Arsip salinan•Arsip petikan

KEASLIANNYA

TUGAS

1. Kearsipan merupakan salah satu produksi pekerjaan kantor.a. Sebutkan berbagai macam jenis pekerjaan kantor / office

workb. Sebutkan produk kantor lain selain kearsipan, dan jelaskan

masing-masing !2. Sebutkan nilai arsip-arsip dibawah ini !

a. Kuitansib. Neraca Keuanganc. Ijasahd. Surat Pengangkatan Pegawaie. Laporan hasil penelitian ilmiahf. Pengumuman penerimaan pegawai baru

TUGAS

3. Menurut sifat kepentingannya, termasuk arsip apakah arsip-arsip dibawah ini a. Akte pendirian organisasib. Ijasahc. Pengumuman penerimaan mahasiswa barud. Surat Pertanggungjawaban (SPJ)e. Surat Keputusan Pemberian Pensiunf. Surat Tanda Penerimaan Barangg. Kuitansih. Laporan Tahunani. Surat Perintah Jalan

4. Sebutkan macam-macam arsip yang memiliki nilai kegunaan hukum, sejarah, dan pendidikan !

KEGIATAN PENGARSIPAN

Pembuatan

Distribusi

PenggunaanPenyimpanan

Penyusutan/ penghapusan

1. Pembuatan Arsip

Termasuk kegiatan pembuatan arsip adalah;a. Menulis surat, E-mail, Fax, Mengisi formulir,

Membuat pamflet, Menulis notulen, atau merekam pidato (pelajari prosedur pengurusan surat keluar)

b. Menerima surat, e-mail, fax, atau informasi lain. (pelajari prosedur pengurusan surat masuk)

2. Distribusi

Kegiatan mendistribusikan informasi yang sudah dibuat atau diterima kepada orang-orang yang akan menggunakannya (atasan, karyawan dalam satu bagian, atau bagian lain dalam satu perusahaan, atau dikirim keluar)

Pastikan dibuat salinanya untuk disimpan sebelum didistribusikan

3. Penggunaan

Kegiatan pemanfaatan informasi oleh penerima untuk;a. Membuat keputusanb. Referensic. Pemenuhan persyaratan legal

4. Penyimpanan (filing)

Kegiatan penyimpanan arsip ditempat yang aman dengan cara tertentu agar mudah ditemukan kembali saat diperlukan di waktu yang lain.

4. Penyusutan & Penghapusan

Kegiatan pemindahan arsip, penyusutan dan penghancuran arsip setelah melewati periode waktu penyimpanan tertentu.

PEMBERKASAN (Filing)

• Kegiatan menata arsip agar aman dan mudah ditemukan kembali.

• Prosedur • Pemeriksaan• Pengindeksan• Pengkodean• Pembuatan tunjuk silang• Pengurutan• Penyimpanan

PEMBERKASAN (Filing)

1. PEMERIKSAANKegiatan menentukan apakah suatu informasi sudah siap diarsip atau belum dengan melihat tanda pelepas (release mark) berupa ; paraf dr pihak yang berwenang disposisi / catatan “Dep”, untuk diarsipCap agenda tanda lain yang disepakati

PEMBERKASAN (Filing)

2. PENGINDEKSAN ( baca cara mengindeks )Kegiatan mengelompokan arsip-arsip sejenis sesuai cara penyimpanan yang digunakan melalui tahapan;a. Penentuan sistem pengindeksan; dengan

alphabetis dan numerik .b. Penentuan segmen berkas; pemilihan

bagian dari informasi dalam berkas yang akan dijadikan rujukan dalam menentukan tempat dalam kelompok arsip

PEMBERKASAN (Filing)

3. PEMBUATAN KODE Kode penyimpanan bisa dibuat dengan; huruf angka gabungan huruf dan angka

PEMBERKASAN (Filing)

4. PEMBUATAN TUNJUK SILANG tunjuk silang ini dibuat hanya jika diperlukan, yaitu ketika suatu berkas dikenali dengan nama yang lain atau satu berkas berisi lebih dari 1 masalah.

PEMBERKASAN (Filing)

5. PENYORTIRANKegiatan menyusun arsip berdasarkan klasifikasinya sesuai sistem pengindeksan yang digunakan.

PEMBERKASAN (Filing)

6. PENYIMPANANKegiatan menata arsip ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode penyimpanan masing-masing

ALAT-ALAT KEARSIPAN

..\..\PERLENGKAPAN ARSIP.docx