Poslovanje organov javne uprave

Poslovanje organov javne

uprave

mag. Onja Svitmag. Tatjana M.Zupan

Predpisi• Zakon o javnih uslužbencih (Ur. l.št. 63/07- upb3, 65/08, 69/08-ZTFI-A,69/08-

ZZavar-E, 74/09 odl US in 40/12 ZUJF)

• Kodeks ravnanja javnih uslužbencev (Uradni list št. 8/01)

• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. 51/06 - upb2 in 117/06-ZDavP-2 )

• Zakon o informacijskem pooblaščencu (Uradni list št. 113/05, 51/07-ZUstS-A, 14/10 Odl.US: U-I-303/08-9)

• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list št. 94/07- upb1)

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list št. 98/04 – upb1 in 61/06-ZEPT)

• Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, (122/07 popr.), 31/08, 35/09 in 101/10)

• Uredba o delovnem času v organih državne uprave (Uradni list št. 115/07 in 122/07-popr.)

• Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list št. 76/05, 119/07 in 95/11)

I.1 Predmet urejanja• predmet

− poslovni čas ter uradne ure− uporaba prostorov in opreme− upravljanje dokumentarnega gradiva− komunikacija s strankami in drugimi javnostmi− izvajanje uradnih dejanj− poslovanje v jezikih narodnih skupnosti− nadzor nad izvajanjem uredbe

• veljavnost

• izjeme

I.3 Posebni primeri krajevne pristojnosti

• potrjevanje podpore volivca za razpis referenduma• potrjevanje podpor kandidatom za volitve poslancev v DZ,

Evropski parlament in Predsednika republike• izdaja listin• potrjevanje dovoljenj zakonitega zastopnika oziroma pristojnega

centra za socialno delo• izdaja potrdil iz centraliziranih in informatiziranih uradnih evidenc• upravne overitve• odločanje o denacionalizacijskih zahtevkih• vpis v register pridelovalcev grozdja in vina• prijava/odjava stalnega/začasnega prebivališča in spremembe

naslova

I.3 Posebni primeri krajevne pristojnosti

krajevni urad = enotna vstopna točka

sprejemanje napovedi za odmero dohodnine

I.4 Naloge in pooblastila

• pooblastila predstojnika– v sistemizaciji, drugi interni akti organa ali posebno pooblastilo

– objava

– trajna hramba pooblastil

– primeri vrst pooblastil

• naloge javnih uslužbencev– vsi javni uslužbenci opravljajo poslovanje po uredbi pod nadzorom

in ob strokovni pomoči vodij notranjih organizacijskih enot ter pod strokovnim vodstvom vodje glavne pisarne

II. Poslovanje s strankami

II.1 - zagotavljanje informacij o upravnih in drugih javnih

storitvah

II.2 - uradni elektronski naslov organa

II.3 - zagotavljanje odzivnosti

II.4 - informacije strankam o upravnih postopkih

II.5 – enotni kontaktni center

II.1 Zagotavljanje informacij o upravnih in drugih javnih storitvah

• pojem splošnih informacij• zagotavljanje splošnih informacij• življenjski, poslovni, uslužbenski in sorodni dogodki• katalog informacij javnega značaja• dostopnost do splošnih informacij• objava seznama uradnih oseb• izkazovanje uradnih oseb

II.2 Uradni elektronski naslov organa

• uradni elektronski poštni naslov• objava seznama uradnih elektronskih naslovov

II.3 Zagotavljanje odzivnosti

• podajanje pripomb strank • obravnavanje in odgovarjanje na povratne inf. strank• ugotavljanje kakovosti• odgovarjanje na prejete dopise

II.4 Informacije strankam o upravnih postopkih

• dajanje obvestil o poteku postopka• elektronski vpogled v potek postopka• obvestila o razlogih za neizdajo odločbe• pregledovanje, prepisovanje in kopiranje

dokumentov• dostop strank in drugih udeležencev do

organa• obveznost obravnavanja stranke• pristojnost za dajanje podatkov

II.5 Enotni kontaktni center

• enotni kontaktni center

• način in obseg delovanja enotnega kontaktnega centra

ekc@gov.si 080 2002

III. Zagotavljanje javnosti dela

• javnost dela• obveščanje in spremljanje poročanja medijev• zahteva objave odgovora ali popravka• informacije o zadevah v reševanju• izražanje mnenj in stališč

IV. Delovni in poslovni čas ter uradne ure

IV.1 - splošna določba

IV.2 - delovni čas– polni delovni čas– začasna prerazporeditev polnega delovnega časa– premakljiv začetek in konec delovnega časa– delo preko polnega delovnega časa

IV.3 - poslovni čas

IV.4 - uradne ure

IV. Delovni in poslovni čas ter uradne ure

• predpisi– Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS št. 42/02, 79/06-ZZZPB-F,

46/07 Odl.US: U-I-45/07, Up-249/06-22, 103/07, 45/08-ZArbit, 83/09 Odl.US: U-I-284/06-26)

– Uredba o delovnem času v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 115/07, (122/07 - popr.)

IV.1 Splošna določba

• veljavnost določb in izdaja splošnega akta• pojmi:

– delovni čas– poslovni čas– uradne ure– uradne ure po telefonu

IV.2.1 Polni delovni čas

• obseg polnega delovnega časa• razporeditev polnega delovnega časa• razporeditev polnega delovnega časa v

posebnih okoliščinah

IV.2.2 Začasna prerazporeditev polnega

delovnega časa

• odrejanje začasne prerazporeditve polnega del. Časa

• seznanitev z začasno prerazporeditvijo

• obseg polnega delovnega

časa pri začasni

prerazporeditvi

IV.2.3 Premakljiv začetek in konec delovnega časa

• organiziranje• obvezna prisotnost v vladnih službah, ministrstvih in

organih v sestavi• obvezna prisotnost v upravnih enotah, območnih

enotah organov in občinah• razporejanje polnega delovnega časa• presežek oziroma primanjkljaj ur• izkoriščanje presežka• pravica do vpogleda

IV.2.4 Delo preko polnega delovnega časa

• odrejanje• štetje nadur• največje dovoljeno število

nadur

IV.2.5 Evidentiranje prisotnosti oziroma odsotnosti

• dolžnost evidentiranja prihoda in odhoda z dela

• računanje ur prisotnosti na delu• odsotnost, ki je ni treba nadomestiti• priznavanje opravljenih ur

IV.3 Poslovni čas

• poslovni dnevi• poslovni čas• poslovanje• nadomeščanje poslovnega dneva

IV.4 Uradne ure

• namen• uradne ure organa• uradne ure upravnih enot, območnih enot in občin• določitev minimalnega obsega uradnih ur po telefonu• poslovni čas in uradne ure pred dela prostima dnevoma

V. Uradne zgradbe, prostori in oprema zagotavljanje varnosti

V.1 - zgradbe in prostori

V.2 - oprema

V.3 - zagotavljanje varnosti oseb in premoženja

V.4 - informacijska varnost

V. Uradne zgradbe, prostori in oprema ter zagotavljanje varnosti

• predpisi– Zakon o grbu, zastavi in himni RS ter slovenski narodni zastavi

(Uradni list RS št. 67/94)

– Kazenski zakonik (nezakoniti podatki v zvezi s primerno uporabo interneta) (Uradni list RS št. 95/04-UPB1, 37/05 Odl.US: U-I-335/02-20, 17/06 Odl.US: U-I-192/04-16, 55/08 (66/08popr.), 89/08 Odl.US: U-I-25/07-43, 5/09 Odl.US: U-I-88/07-17)

– Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS št. 94/07-upb1)

– Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS št. 50/06-upb2, 9/10 in 60/11)

– Pravilnik o izvrševanju Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS št. 75/05, 86/05i, 47/08 in 58/10)

V. Uradne zgradbe, prostori in oprema ter zagotavljanje varnosti

• pojmi– varnostna služba– informacijski varnostni dogodek– varnostni dogodek– tajni podatek– varovani podatki– centralni informacijski sistem– državni portal– arhivski strežnik

V.1 Zgradbe in prostori

• hišni red• zastava in grb• označevanje zgradb • oznake na vratih• objava uradnih ur• oglasna deska • prostori za upravljanje z

dokumentarnim gradivom• varnostna območja z ITk

opremo

V.2 Oprema

• upravljanje z opremo• uporaba IK opreme v zasebne namene• primerna uporaba interneta• primerna uporaba elektronske pošte• el. pošta in posredovanje podatkov in

evidentiranje• oprema za upravljanje z dokumentarnim

gradivom• zahteve za evidentiranje z informacijskim

sistemom• pooblastila MJU glede evidentiranja z IS

V.3 Zagotavljanje varnosti oseb in premoženja

• varnostna služba• vstop v zgradbo• dostop strank in drugih

udeležencev

V.4 Informacijska varnost -1

• informacijska varnost • navodila za uporabo in varnostna navodila• informacijski varnostni dogodki in okvare• varovanje poslovnih skrivnosti• varovanje in hramba varovanih podatkov• elektronsko posredovanje varovanih

podatkov• fizično in programsko zavarovanje opreme

V.4 Informacijska varnost - 2

• fizično in programsko zavarovanje opreme• uničevanje nosilcev podatkov• uničevanje pomožnega gradiva• fizično prenašanje nosilcev podatkov• delo na daljavo• uporaba službenih mobitelov

Informacije javnega značaja

• zagotoviti javnost dela in omogočiti pridobitev ijz

• prost dostop pravnim in fizičnim osebam

• na vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis

• pravica do ponovne uporabe inf. v pridobitne

ali nepridobitne namene

Oblike informacij javnega značaja

• oblike:– dokument,

– zadeva,

– dosje,

– register,

– evidence ali

– dokumentarno gradivo.

• izdelal organ sam• izdelal organ v sodelovanju z drugim organom • organ pridobil od drugih oseb

Dostop do informacij javnega značaja

• katalog informacij javnega značaja • določitev uradne osebe pristojne za posredovanje

informacij javnega značaja• posredovanje informacij javnega značaja v svetovni splet

Postopek za dostop ali ponovno uporabo

• zahteva• pravno varstvo• neformalna zahteva• pisna zahteva

– pravila postopka– vložitev zahteve– obvezna vsebina zahteve– dopolnitev zahteve– zavrženje zahteve– ravnanje organa, če ne poseduje informacije– odločanje o zahtevi– odločba

Pritožbeni postopek in sodno varstvo

• postopek….nadaljevanje– rok za odločitev– izjemne okoliščine– dostop do informacije– zavrnitev zahteve

• pravica do pritožbe

• sodno varstvo

Odločanje o informaciji javnega značaja

• postopek vodi predstojnik ali za to določena uradna oseba

• zahtevi za dostop ugodi - uradni zaznamek• zahtevo delno ali v celoti zavrne - odločba• zahteva za ponovno uporabo – odločba• odločitev nemudoma ali 20 delovnih dni• podaljšanje roka za največ 30 dni

Pravno varstvo prosilcev

• pritožba– zoper odločbo, s katero je organ zahtevo zavrnil– zoper sklep, s katerim je organ zahtevo zavrgel– kadar prosilec meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni

informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi

• uporaba določil zakona o splošnem upravnem postopku

• o pravnem varstvu odloča informacijski pooblaščenec

• sodno varstvo (upravni spor zoper odločbo informacijskega pooblaščenca)

Stroški in drugi pogojiPoročanje

• stroški posredovanja• cena in drugi pogoji ponovne uporabe• predpisi vlade• objava stroškovnika in cene• prepoved diskriminacije

• letno poročilo• sprejem in objava skupnega letnega poročila

Sodelovanje civilne družbe pri pripravi predpisov in drugih aktov

• dostop do informacij javnega značaja• postopek sodelovanja javnosti pri sprejemanju aktov

javne uprave• sodelovanje javnosti v analizi učinkov predpisov (del, ki

predpisuje posvetovanje z javnostjo)• instrumenti, ki zagotavljajo participacijo javnosti pri

sprejemanju odločitev javne uprave

odprta uprava

Informacijski pooblaščenec

• samostojen državni organ

• imenuje ga državni zbor na predlog predsednika RS

• državljan Republike Slovenije

• ni bil pravnomočno obsojen na nepogojno kazen zapora

• imenovanje za 5 let, lahko je 1x ponovno imenovan

• funkcionar

VI. Upravljanje z dokumentarnim gradivom

VI.1 – splošne določbe

VI.2 – sprejemanje pošte in vlog

VI.3 – razvrščanje (klasificiranje)

VI.4 – dodeljevanje (signiranje)

VI.5 – splošno o evidentiranju

VI.6 – evidentiranje pošte in neevidenčno gradivo

VI.7 – evidentiranje dokumentov

VI.8 – evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov

VI.9 – vodenje rokovnika

VI.10 – sejno gradivo

VI.11 – priprava dokumentov in celostna podoba

VI.12 – odprema gradiva

Predpisi• Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07 in

63/07, 115/07(122/07 popr.), 31/08 ,35/09 in 101/10)

• Pravilnik o izvrševanju uup (Ur.l. št. 75/05, 86/06, 47/08 in 58/10)

• Uredba o celostni grafični podobi Vlade RS in organov državne uprave (Ur.l. št. 58/10 in 57/11)

• ZVDAGA (Ur.l. št. 30/06)

• Uredba o varstvu dok. in arhivskega gradiva (Ur.l. št. 86/06)

• Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Ur.l. št. 81/05 in 52/09)

• Pravilnik o vodenju evidence o upravnem postopku (Ur.l. št. 18/03 in 7/06)

• Pravilnik o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti (Ur.l. št. 43/05 in 94/07)

• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur.l. 51/06-upb2 )

• Zakon o tajnih podatkih (Ur.l. št. 50/06-upb2, 9/10 in 60/11)

• Zakon o el. poslovanju in el. podpisu (Ur.l. št. 98/04-upb-1 in 61/06-zept)

VI. Pojmi - 1– dokument– dokument v elektronski obliki– dokument v fizični obliki– elektronska kopija dokumenta v fizični obliki– fizična kopija dokumenta v elektronski obliki– fizična kopija dokumenta v fizični obliki– vhodni, izhodni, lastni dokument– priloga– zadeva– dosje– klasifikacijski znak– številka zadeve, številka dokumenta

VI. Pojmi - 2

− signirni (dodeljevalni) znak− evidenca dokumentarnega gradiva− uradna evidenca− dokumentarno gradivo− arhivsko gradivo− trajno gradivo− zbirka nerešenih zadev− tekoča zbirka dokumentarnega gradiva− stalna zbirka dokumentarnega gradiva− pisarniška odredba− zaznamek− rokovnik

VI.1 Splošne določbe

• način upravljanja z dokumentarnim gradivom• glavna pisarna• vodja glavne pisarne

VI.2 Sprejemanje pošte in vlog-1

• pojem pošte• oblika pošte• sprejem pošte• preverjanje identitete pošiljatelja v el. obliki• čas sprejema pošte• odpiranje pošte• prepoved odpiranja pošte• postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto• ravnanje s prilogami

VI.2 Sprejemanje pošte in vlog-2

• sprejem fizičnega nosilca zapisa el. podatkov• sprejemanje vlog v fizični obliki• obveznost sprejema vloge• sprejemanje vlog v elektronski obliki• poslovni ponudniki za posredovanje vlog v el. obliki• postopki in storitve ponudnika za sprejem vlog v el. obliki• tehnološke zahteve in pogoji za sprejem vlog v el. obliki• enotni državni portal in poslovni ponudniki• obveznost sprejema vlog v elektronski obliki• elektronska izmenjava podatkov

VI.2 Sprejemanje pošte in vlog-3

• obrazci vlog• plačila upravnih storitev• elektronsko plačevanje upravnih

taks• potrjevanje sprejema pošte• prejemna štampiljka

VI.3 Razvrščanje (klasificiranje)

• klasifikacija zadev in dokumentov• načrt klasifikacijskih znakov

VI.4 Dodeljevanje (signiranje)

• dodeljevanje zadev in dokumentov• dopolnilno dodeljevanje dokumentov v organizacijski

enoti• načrt signirnih znakov

VI.5 Splošno o evidentiranju

• pomen evidence dokumentarnega gradiva• ravnanje s specifičnim dokumentarnim gradivom• način vodenja evidence• evidentiranje v el. obliki

VI.6 Evidentiranje pošte in neevidenčno gradivo

• evidentiranje pošte

• neevidenčno gradivo

VI.7 Evidentiranje dokumentov

• evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov• informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in

obveščanje• evidentiranje izhodnih

dokumentov• evidentiranje lastnih

dokumentov

VI.8 Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov-1

• zadeva• dokumenti v zadevi• kopije dokumentov• številka zadeve• subjekt zadeve• kratka vsebina zadeve• ključne besede zadeve• dosje• vloga dokumenta• ovoj

VI.8 Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov-2

• rešitev zadev v upravnih postopkih• rešitev zadev v drugih postopkih• rešitev zadev iz splošnega poslovanja• evidenca dokumentov• vsebina evidence o dokumentu • postopek vpisa dokumenta v evidenco• vlaganje dokumentov v zadevo• evidentiranje zadev, ki se rešujejo po

skrajšanem postopku• evidentiranje povezanih zadev• pisarniške odredbe

VI.9 Vodenje rokovnika

• vloga rokovnika• način vodenja rokovnika• dolžnost spremljanja

rokovnika• zaznamek v rokovniku

VI.10 Sejno gradivo

• evidenca

• vsebina evidence sejnega dosjeja

• sejno gradivo

• evidenca sklepov

VI.11 Priprava dokumentov in celostna podoba

• enotna podoba in prepoznavnost• pravilnost in enotnost vsebine• oblikovne značilnosti dokumentov• žigi organov državne uprave in nosilcev

javnih pooblastil v fizični obliki• elektronski žigi

VI.12 Odprema gradiva

• nosilec odpreme

• priprava pošte za odpremo

• odreditev odpreme

VII.1 Vročanje v fizični oblikiVII.2 Ovojnica za os. vročanje v fiz. obliki

• vročanje v fizični obliki

• uporaba ovojnice• oblika ovojnice

VII.3 Osebno elektronsko vročanjeVII.4 Elektronsko vročanje drugih

dokumentov

• priprava za osebno elektronsko vročanje• centralni informacijski sistem• prevzem dokumentov• elektronska vročilnica in sporočila

elektronsko vročanje drugih dokumentov

VIII. Hramba dokumentarnega gradiva

• zbirke dokumentarnega gradiva• hramba dokumentarnega gradiva• vrste dokumentarnega gradiva• izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva

VIII.1 Zbirke dokumentarnega gradiva

• zbirke in vpogled v zbirke• zbirka nerešenih zadev• tekoča zbirka• seznam in izpis rešenih zadev• stalna zbirka

VIII.2 Hramba dokumentarnega gradiva

• hramba posameznih zbirk• oblika hrambe• način hrambe• mikrofilmanje dokumentarnega gradiva• hramba gradiva s tajnimi podatki

VIII.3 Vrste dokumentarnega gradiva

• arhivsko gradivo• trajno gradivo• roki hrambe

VIII.4 Izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva

• izločanje in odbiranje gradiva iz zbirk• komisija za izločanje in odbiranje

dokumentarnega gradiva• uničenje izločenega gradiva

IX. Uradna dejanja

• pridobivanje in posredovanje podatkov

• upravna overitev lastnoročnih podpisov, prepisov in kopij

• uradne objave

IX.1 Pridobivanje in posredovanje podatkov

• pristojnost za pridobivanje podatkov• način pridobivanja podatkov• pridobivanje podatkov z vpogledom• pridobivanje podatkov na zahtevo• rok za posredovanje podatkov na zahtevo• zavrnitev zahteve za posredovanje podatkov• brezplačno posredovanje podatkov

IX.2 Upravna overitev lastnoročnih

podpisov, prepisov in kopij• splošno o overitvi• overitev lastnoročnega podpisa• evidentiranje overitve lastnoročnega podpisa• elektronska evidenca overitev• overitev prepisa ali kopije• overitev elektronske kopije dokumenta• poštna elektronska kopija dokumenta

IX.3 Uradne objave

• objave v CIS-u ter osebno in elektronsko spremljanje obvestil in objav ter poteka postopka

• javne objave

X. Poslovanje v jezikih narodnosti

• poslovanje v jezikih italijanske in madžarske narodne skupnosti

Chiunque vi abbia interesse, per tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, può, provvisto di documento valido, richiedere copia o visione di atti amministrativi.[ ...]

Európai Unió és civil szervezetek kapcsolódási pontjai

XI. Nadzor nad izvajanjem uredbe

• odgovorni za izvajanje uredbe• izvajanje nadzora• uvajanje novih rešitev• usposabljanje javnih uslužbencev• poročilo državnega arhiva

Vprašanja in odgovori

onja.svit@gov.sitatjana.zupan@rrc.si