Problem Definition and Feasibility Study ·...

Problem Definition and Feasibility Study

การวางแผนโครงการ Project Planning Phase

บทนา

ปจจยหรอแรงผลกดนทสงผลตอความตองการเพอพฒนาระบบใหมนน อาจเกด

ไดทงปจจยภายในและภายนอก ประกอบดวย

1. ผใชงานรองขอใหปรบปรงระบบใหม

2. ผบรหารระดบสงตองการพฒนาระบบใหม

3. ปญหาและขอผดพลาดของระบบงานปจจบน

4. แรงผลกดนจากภายนอก สงเสรมใหตองมการปรบปรงระบบ

5. สวนงานบรการสารสนเทศแนะนาใหมการปรบปรงระบบ

หวขอการเรยนร

1. ปจจยทสงผลตอความตองการพฒนาระบบใหมในแงมมตาง ๆ

2. การกาหนดปญหา

3. แนวทางในการวเคราะหตนทน และผลตอบแทน

4. การประมาณการตนทนและผลประโยชนทจะไดรบ

5. ความสาคญของการบรหารโครงการ

6. สาเหตททาใหโครงการประสบความลมเหลว

7. แผนภมแกนต และขายงานเพรต

8. เทคนคการบรหารโครงการ

การกาหนดปญหา

การตรวจสอบปญหาสามารถดาเนนการไดดวยวธพนฐานงาย ๆ 2 ประการดวยกน คอ

1. การตรวจสอบปญหาจากการปฏบตงาน (ทดาเนนการอยเปนประจา)

• การทางานใหเสรจสมบรณ เปนไปดวยความลาชา

• มขอผดพลาดสง

• การทางานไมถกตอง

• การทางานไมสมบรณ

• งานไมบรรลวตถประสงคตามทตองการ

การกาหนดปญหา

การตรวจสอบปญหาสามารถดาเนนการไดดวยวธพนฐานงาย ๆ 2 ประการดวยกน คอ

2. การสงเกตพฤตกรรมของพนกงาน (ในการปฏบตงานวาเปนอยางไร)

• พนกงานมอตราการเจบปวยสง

• พนกงานไมพงพอใจในงานทดาเนนการอย

• ความกระตอรอรนในการทางานมตา และอตราการลาออกของพนกงานมสง

สวนในดานของความเปนไปไดในดานการปรบปรงแกไข เพอลดปญหาทเกดขน

• เพมความเรว และความกระชบของกระบวนการ

• รวบกระบวนการ และลดขอผดพลาดจากการอนพตขอมล

• ปรบปรงการทางาน สภาพแวดลอม เพอใหพนกงานมความพงพอใจสงขน

ผงแสดงเหตและผล (Cause-and-Effect Diagram) หรอผงกางปลา (Fishbone Diagram)

• การกาหนดปจจยบนกางปลาเราสามารถทจะกาหนดกลมปจจยอะไรกได แตตองมนใจวา

กลมทเรากาหนดไวเปนปจจยนนสามารถทจะชวย ใหเราแยกแยะและกาหนดสาเหตตางๆ ไดอยางเปนระบบ และเปนเหตเปนผลโดยสวนมาก

มกจะใชหลกการ 4M 1E เปนกลมปจจย (Factors) เพอจะนาไปสการแยกแยะสาเหตตางๆ ซง ดงน • M –Man คนงาน หรอพนกงาน หรอบคลากร • M –Machine เครองจกรหรออปกรณอานวยความสะดวก • M –Material วตถดบหรออะไหล อปกรณอนๆ ทใชในกระบวนการ • M –Method กระบวนการทางาน • E - Environment อากาศ สถานท ความสวาง และบรรยากาศการทางาน

ผงแสดงเหตและผล (Cause-and-Effect Diagram) หรอผงกางปลา (Fishbone Diagram)

โครงสรางของผงกางปลา ผงกางปลาหรอผงแสดงเหตและผล ประกอบดวยสวนสาคญ 2 สวน คอ สวนโครงกระดกท

เปนตวปลา ซงไดรวบรวม ปจจย อนเปนสาเหตของปญหา และ สวนหวปลา ทเปน

ขอสรปของสาเหตทกลายเปนตวปญหา โดยตามความนยมจะเขยนหวปลาอยทางขวามอและ

ตวปลา (หางปลา) อยทางซายมอเสมอ

1.ใชเปนเครองมอในการระดมความคดจากสมองของทกคนทเปนสมาชกกลมคณภาพอยาง

เปนหมวดหม ซงไดผลมากทสด

2. แสดงใหเหนสาเหตตาง ๆ ของปญหา ของผลทเกดขนทมมาอยางตอเนอง จนถงปมสาคญ

ทจานาไปปรบปรงแกไข

3. แผนผงนสามารถนาไปใชในการวเคราะหปญหาตาง ๆ ไดมากมาย เชน ทงในหนาทการ

งาน สงคม แมกระทงชวตประจาวน

ผงกางปลา (Cause & Effect Diagram) เปนแผนพงทแสดงสมมตฐานของความสมพนธอยางเปนระบบ

ระหวางสาเหตหลาย ๆ สาเหต ทสงผลตอปญหาหนงปญหา

สาเหตหลก สาเหตหลก

สาเหตหลก สาเหตหลก

สาเหตรอง

สาเหตยอย สาเหตยอย

สาเหตรอง

สาเหตยอย

สาเหตรอง สาเหตรอง

ปญหา

การวเคราะหหาสาเหต

ตวอยาง การระดมสมองเพอปรบปรงการเรยนการสอนวชาภาษาองกฤษ

นกเรยน ไมตงใจเรยน

มเสยงดงรบกวนสมาธเวลาเรยน

นกเรยนเบอ การเรยนแบบเดม ๆ ครสอนไมสนก

สอการสอน ไมนาสนใจ

ครไมเครงครด ตรวจแบบฝกหด

การวเคราะหหาสาเหต

1

จดกลมแบงเปนสาเหตหลก สาเหตรอง และสาเหตยอย

การวเคราะหหาสาเหต

▫ มเสยงดงรบกวนสมาธเวลาเรยน

▫ ไมตงใจเรยน -เบอการเรยน แบบเดม ๆ

▫ สอนไมสนก

▫ ไมเครงครด ตรวจแบบฝกหด

นกเรยน

▫ สอการสอน ไมนาสนใจ

คร

สถานทเรยน สอการสอน

2

ผงกางปลา (Cause & Effect Diagram) เปนแผนพงทแสดงสมมตฐานของความสมพนธอยางเปนระบบ

ระหวางสาเหตหลาย ๆ สาเหต ทสงผลตอปญหาหนงปญหา

นกเรยน คร

สอการสอน สถานทเรยน

ไมตงใจเรยน เบอการเรยนแบบเดม ๆ

เนอหาตองสอนมมาก

ไมเครงครดตรวจแบบฝกหด

ไมมการพฒนาสอ

สอการสอนไมนาสนใจ

มเสยงรบกวนจากภายนอก

คะแนนสอบภาษา องกฤษ ของนกเรยนตา

การวเคราะหหาสาเหต

หลบในหองเรยน

เลน เกมดก

สอน ไมสนก ไมมเทคนค การสอนใหม ๆ

อยใกลชมชน โรงเรยนไมสนบสนนเรองน 3

การกาหนดแนวทางการแกปญหา ใหพจารณาเลอกแกไขทสาเหต ทเปนตนตอของปญหานน ๆ และมความเปนไปไดในการแกไข

สาเหตจาก

แนวทางแกไข

ผรบผดชอบหลก

กาหนดเสรจ

คร

เนอหาทสอนมมากทาให ไมไดเครงครด ในการตรวจแบบฝกหด

ปรบปรงเนอหาการสอน โดยไมเนนปรมาณ เนนทความเหมาะสมของเนอหา

อ.ระเบยบ

15 ก.ย.53

ไมมเทคนคการสอน ใหม ๆ ทาใหสอนไมสนก

จดเวทสาหรบแลกเปลยนเรยนรในการพฒนาเทคนคการสอนใหม ๆ

อ.ระเบยบ

15 ก.ย.53

สอ การสอน

โรงเรยนไมไดให ความสาคญกบการพฒนาสอการสอน ทาให สอทมขาดความนาสนใจ

ปรบปรงสอการสอนให นาสนใจมากขน เชน สอนโดยใช VDO การสนทนา ภาพยนตร เพลง ประกอบการสอน

อ.ละเอยด

30 ก.ย.53

นกเรยน เบอการเรยนแบบเดม ๆ ทาใหไมตงใจเรยน

แจงใหทราบถงการปรบปรงเนอหาหลกสตร และสอการสอน เพอให สนใจตดตามรปแบบการสอนใหมทกาลงจะมขน

อ.สดสวย

15 ก.ย.53

4

การกาหนดปญหา

เอกสารและรายงานไม

มคณภาพ

ใชเวลาดาเนนงานยาวนาน

การทางานไมมระบบ

การบรการไมด

ระบบศนยบรการเชารถม

คณภาพตา คนหาขอมลชา

ขาดการประสานงานในระบบ

เอกสารรายงานไมสามารถ

ตอบสนองการใชงานท

แทจรง นาเสนอรายงานชา

ขนตอนยงยาก ระบบไมสนบสนน

อนาคต

แบบฝกหด ใหนกศกษาวเคราะหปญหาจากโจทยตอไปนลงในสมด

การกาหนดปญหา

ถอยแถลงปญหา (Problem Statement)

รายละเอยดปญหาตาง ๆ ทเกดจากการดาเนนงาน นกวเคราะหระบบสามารถ

รบรไดจากการรวบรวมขอมลและทาการปรกษาระหวางกน จากนนจงดาเนนการ

จดทาเอกสารเพอยนเสนอแกฝายบรหารหรอเจาของธรกจเพอพจารณา โดยจะตอง

ตอบขอซกถามเหลานได

1. ปญหาทมอย และความเปนไปไดในการพฒนาระบบใหม

2. ขนาดของระบบ และระยะเวลาในการพฒนาระบบ

3. ทางเลอกทเปนไปไดในการแกไขปญหา

4. ตนทน และผลประโยชนทไดรบของแตละทางเลอก

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

• ความเปนไปไดทางดานเทคนค (Technical Feasibility)

การวเคราะหความเสยงดานเทคนค เพอใหไดมาซงคาตอบของคาถามทวา

“Can we build it” จะมการวเคราะหถงความพรอมของผใชทจะรวมกนเรยนร

ระบบงานใหม ความพรอมทจะเรยนรเทคโนโลย และขนาดของโครงการ ซงโครงการ

ยงมขนาดใหญ ยอมมความเสยงสง ซงมรายละเอยดดงตอไปน

• จาเปนตองจดหาอปกรณใหมหรอไม

• อปกรณทจดหามาพฒนาระบบสามารถรองรบเทคโนโลยในอนาคตไดหรอไม

• ความเขากนไดของฮารดแวรและซอฟตแวรทางานรวมกนไดดหรอไม

• สามารถรองรบการขยายตวของธรกจในอนาคตไดหรอไม

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

2. ความเปนไปไดทางดานเศรษฐศาสตร (Economical Feasibility)

มกเรยกวาการวเคราะหตนทนและผลกาไร (Cost-Benefit Analysis) ดวยการ

กาหนดตนทนทางการเงนและผลตอบแทนทไดจากโครงการ ดวยการกาหนดมลคา

และทาการวเคราะหกระแสเงนสด (Cash Flow Analysis) ความเปนไปไดนจะประเมน

ไดจากผลกระทบทางการเงน 4 ประเภทดวยกน คอ

2.1 ตนทนการพฒนาระบบ (Development Costs)

2.2 ตนทนการปฏบตงาน (Operational Costs)

2.3 ผลตอบแทนทสามารถประเมนคาได (Tangible Benefits)

2.4 ผลตอบแทนทไมสามารถประเมนคาได (Intangible Benefits)

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

2. ความเปนไปไดทางดานเศรษฐศาสตร (Economical Feasibility)

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

2. ความเปนไปไดทางดานเศรษฐศาสตร (Economical Feasibility)

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

3. ความเปนไปไดทางดานการปฏบตงาน (Operational Feasibility)

คอ ความเปนไปไดของระบบใหมทนาเสนอสารสนเทศไดอยางถกตอง และตรงตาม

ความตองการของผ ใช การคานงถงทศนคตของผ ใช รวมทงทกษะของผ ใชกบ

ระบบงานใหมทไดรบการปรบเปลยนโครงสรางไปจากเดมวาเปนทยอมรบหรอไม

โดยสรปเปนรายละเอยดไดดงน

• ผใชงานเขาใจถงความจาเปนตอการปรบเปลยนระบบใหมหรอไม

• ตองจดเตรยมอะไรบาง กบการฝกอบรมการใชงานระบบใหมใหกบพนกงาน

• จะใหผใชงานมสวนรวมกบการวางแผนระบบใหมตงแตรเรมโครงการหรอไม

• ขนตอนการปฏบตงานมการเปลยนแปลงไปจากเดมหรอไม

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

3. ความเปนไปไดทางดานการปฏบตงาน (Operational Feasibility)

ระบบใหมควรมการสนบสนนยทธศาสตรองคกร 3 ดานดวยกน คอ

3.1 ดานผลผลต (Productivity)

3.2 ดานความแตกตาง (Differentiation)

3.3 ดานการจดการ (Management)

การศกษาความเปนไปได (Feasibility Study)

เปนการคนหาขอสรป และขอบเขตของปญหา 3 ประเดนหลก ๆ ดวยกน ดงน

3. ความเปนไปไดทางดานการปฏบตงาน (Operational Feasibility)

สงทนกวเคราะหระบบจะตองดาเนนการตอไปกคอ “การยนยนผลการศกษา

ความเปนไปไดของโครงการ” ดวยการจดทารายงานขอเสนอ (Proposal) ยนตอ

ผบรหารระดบสงพจารณาเพอยนยนถงโครงการพฒนาระบบ รายงานขอเสนอ ควร

ประกอบดวยสงสาคญตาง ๆ ดงน

1. หนาปก 2. สารบญ 3. บทสรปถงผบรหาร 4. สรปปญหา

5. แนวทางการศกษา 6. วเคราะห 7. แนวทางการแกไขปญหา

8. ขอเสนอแนะ 9. แผนงาน 10. ภาคผนวก

การวางแผน และการควบคมกจกรรม

(Activity Planning and Control)

การวางแผน ประกอบไปดวยกจกรรมตาง ๆ ทไดมการมอบหมาย และแจกจาย

งานใหกบทมงาน การคาดคะเนเวลาทตองใชไปกบงานใด ๆ เพอใหงานนนสาเรจ

ลลวง การกาหนดเวลาโครงการเพอใหงานตาง ๆ ของแตละกจกรรมสามารถทาสาเรจ

ตามเวลาทไดกาหนด ในขณะท การควบคม จะเปนการ

ตรวจสอบผลสะทอนในโครงการทไดวางแผนไวกบการ

ปฏบตงานจรงของทมงาน รวมถงการสรางแรงจงใจทมงาน

เพอใหทมงานมกาลงใจรวมมอรวมใจกนทางานเพอใหงาน

นนสาเรจลลวงไปดวยด

การวางแผน และการควบคมกจกรรม

(Activity Planning and Control)

การกาหนดเวลาโครงการ (Project Scheduling) ใชเทคนค แกนตชารต

(Gantt Charts) ใชสาหรบวางแผน และกาหนดเวลาในการทางาน

การบรหารโครงการ (Project Management)

โครงการ (Project) คอ กจกรรมทของเกยวกน มขนตอนทย งยาก แตจะม

เปาหมายหรอจดประสงคทชดเจน โครงการจะมการกาหนดเวลาเรมตนและเวลา

สนสด รวมถงการดาเนนการโครงการจะตองอยภายใตขอจากด ไมวจะเปนดานของ

เวลา งบประมาณ และทรพยากร

การบรหารโครงการ (Project Management) เปนการวางแผนและการบรหาร

ทรพยากรใดๆทงตวมนษยและในเรองของงาน โดยคาดคะเนทศทางของโครงการ

ตงแตวนเรมตนจนถงวนเสรจงาน รวมถงการกาหนดชวงเวลาในการปฏบตงานทจะทา

ใหงานออกมามประสทธภาพ และสามารถทจะประมาณราคาของโครงการไดในการ

กอนสราง และการพฒนาซอฟตแวร

การบรหารโครงการมหวใจสาคญคอการบรหารความสมพนธระหวาง เวลา ราคาและ

คณภาพในทรพยากรทกาหนดเพอใหไดเปาหมายตามตองการ

การประมาณตนทน และผลประโยชนทจะไดรบ

จดวาเปนขอมลทสาคญอนหนงในการตดสนใจของผบรหารในการทจะเลอก

ระบบใหมใหแกองคกร โดยทวไปแลวตนทนทจะเกดขนในการพฒนาระบบจะมอย

2 สวนดวยกนคอ

1. ตนทนในการพฒนาหรอสรางระบบใหม

2. ตนทนจากการดาเนนงานของระบบ เมอระบบไดถกพฒนาแลว

รอยละ 25 จายในชวงขนสารวจเบองตน

รอยละ 50 จายในขนตอนการออกแบบระบบ การสรางโปรแกรม การทดสอบ และการทางานเอกสารประกอบ

รอยละ 25 คาใชจายในการตดตงระบบใหม รวมทงกระบวนการในการเปลยนการดาเนนงานจากระบบเกามาเปนระบบใหม

การประมาณตนทน และผลประโยชนทจะไดรบ

ตนทนจากการดาเนนงานของระบบทไดถกพฒนาเสรจแลว มกจะเปนคาใชจาย

เกยวกบพนกงานทปฏบตงานระบบใหม รวมทงคาบารงรกษาระบบใหมใหสามารถใช

งานไดอยางเตมทตลอดอายการใชงานทควรจะเปนของระบบ ซงตนทนสามารถแบง

ไดเปน 2 ลกษณะคอ

1. ตนทนทจบตองได (Tangible Costs) คอตนทนในสวนของการพฒนาระบบท

สามารถประเมนคาเปนตวเงนได

2. ตนทนทจบตองไมได (Intangible Costs) คอตนทนในสวนของการพฒนาท

ไมสามารถประเมนคาเปนตวเงนได

การประมาณตนทน และผลประโยชนทจะไดรบ

การพจารณาถงผลประโยชนทจะไดรบของโครงการสามารถจาแนกลกษณะได

เปน 2 ประเภท ดงน

1. ผลประโยชนทจบตองได (Tangible Benefits) หมายถงผลตอบแทนทสามารถ

ประเมนคาเปนตวเงนได เชน กาไร

2. ผลประโยชนทจบตองไมได (Intangible Benefits) หรอผลตอบแทนทไมใช

ตวเงน หมายถงผลตอบแทนทไมสามารถวดคาเปนตวเงนได หรอยากแกการประมาณ

คา เชน การเพมภาพลกษณะทดใหแกองคกร

สาเหตสาคญทสงผลตอความลมเหลวในโครงการซอฟตแวร

1. ขาดการศกษาความเปนไปไดทดพอ

2. ขอกาหนดหรอความตองการตาง ๆ ทรวบรวมมาไมมความชดเจน หรอไมสมบรณ

3. ขาดการประสานงานทดระหวางผใชกบนกวเคราะหระบบ

4. ผใชไมยอมรบในระบบ เนองจากระบบไมสามารถปฏบตงานไดตรงตามวตถประสงค

ของการใชงานทแทจรง

5. ระดบผบรหารไมมความชดเจนในนโยบาย ซงกอใหเกดการเปลยนแปลงในความ

ตองการตลอดเวลา หรอผบรหารระดบสงไมสนบสนน

แผนภมแกนต (Gantt Chart)

แผนภมแกนต เปนเครองมอท

ใชในการวางแผน และกาหนดเวลา

ในการทางานของโครงการ แตจะ

ไมไดแสดงความสมพนธระหวาง

งานใหเหนไดอยางชดเจน และไม

สามารถบอกไดวางานทปฏบตการ

ลาชาจะมผลกระทบตอโครงการ

อยางไร ซ งจะไม เหมาะสมกบ

โครงการขนาดใหญ

เพรต และซพเอม (PERT and CPM)

เปนการวเคราะหขายงานทมกนามาใชในการบรหารโครงการทมจดเรมตนของ

โครงการจนถงการปดโครงการทแนนอน มสวนงานยอยตาง ๆ ทมการกระจายโดยม

ความสมพนธกนซงกนและกน

*** PERT จะเนนดานเวลา

*** CPM จะเนนดานคาใชจายของโครงการ

เพรต และซพเอม (PERT and CPM)

เพรต และซพเอม (PERT and CPM)

วตถประสงคของ PERT

• วางแผนโครงการ (Project Planning) มการคานวณระยะเวลาการทางาน และแสดงถง

กจกรรมแตละกจกรรมวาควรเรมเมอใด แลวเสรจเมอใด

• ควบคมโครงการ (Project Control) ควบคมการทางานตามแผนทไดวางไว

• บรหารทรพยากร (Resource) ทรพยากรตาง ๆ เชน เงนลงทน บคลากร เครองมอ

อปกรณ และอน ๆ ไดอยางมประสทธภาพ และใชประโยชนไดอยางเตมท

• บรหารโครงการ (Project Management) บางครงอาจมความจาเปนตองเรงการ

ดาเนนการเพอใหโครงการเสรจเรวกวากาหนด ซงกสามารถทาไดดวยการเรงกจกรรม

บางกจกรรมทตองการ เพอใหโครงการเสรจเรวขน

เพรต และซพเอม (PERT and CPM)

เพรต และซพเอม (PERT and CPM)

เพรต และซพเอม (PERT and CPM)

1 = 1-2-3-7 => 2 + 3 + 3 = 8 2 = 1-4-7 => 1+3 = 4 3 = 1-5-6-7 => 1+2+2 = 5

สายงานวกฤต (Critical Paths) และการเรงโครงการ

สายงานวกฤต เปนสายงานท

มระยะเวลารวมยาวนานทสด

การเรงโครงการ จาเปนตองม

การควบคมกจกรรมในสายงาน

วกฤตใหเปนไปตามทไดวางแผน

ไว และถาหากมความตองการเรง

โครงการใหเสรจเรวขน กสามารถ

ทาไดดวยการเรงกจกรรมภายใน

สายงานวกฤต

สายงานวกฤต (Critical Paths) และการเรงโครงการ

คาถามทายบท

1. ปจจยหรอแรงผลกดนทสงผลตอความตองการเพอพฒนาระบบใหม ประกอบดวย

ปจจยใดบาง จงอธบาย

2. ในการศกษาความเปนไปไดของโครงการ สามารถทาการศกษาทางดานใดบาง

จงอธบาย

3. ในการพฒนาระบบสารสนเทศ เหตใดจงจาเปนตองบรหารโครงการ

4. แผนภมแกนต (Gantt Chart) คออะไร นาไปใชประโยชนทางดานใด

The End