PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ ... · Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup...

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş

Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması

Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi

Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi

PROJE HAZIRLAMAYA BAŞLAMADAN ÖNCE

Proje Geliştirmede Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Mantıksal Çerçeve Matrisi- proje yapısının tanımlanması, tutarlılığı ve riskleri; ölçülebilir başarı göstergeleri

Faaliyet planlaması- faaliyetlerin sırası, kapsamı, her bir faaliyetin zamanlaması

Bütçe ve Kaynak planlaması faaliyetler bazında bütçe ve kaynaklar

Problem analizi- önemli problemler, sınırlar & fırsatlar; sebep & sonuç ilişkileri

Paydaş analizi- muhtemel ana paydaşlar, kapasiteler

Hedef analizi – belirlenen problemlerin çözümleri; sonuca götüren yöntemler ile sonuçlar arasındaki ilişkiler

Strateji Analizi- çözümler için farklı stratejiler »» en uygun strateji

PLANLAMA AŞAMASI ANALİZ AŞAMASI

1. Sorun Analizi

2. Paydaş Analizi

3. Hedef Analizi

4. Strateji Analizi

PROJE KURGUSU ANALİZ AŞAMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş

Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması

Sorun, arzulanan durum ile mevcut durum arasındaki farktır.

Sorun

Mevcut

Durum

Olmak

İstenilen

Durum

(Hedef)

TEMEL KAVRAMLAR PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Mevcut durum analizi; sorun analizi, paydaş analizi ve GZFT analizini kapsar.

Bir projeye başlamadan önce sorunları tespit etmek için mevcut durumun belirlenmesi gerekir.

Bir projeyi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyecek temel unsurları belirlemede kullanılır.

Proje Döngüsü Yönetimi

Mevcut durum analizi, uygun bir proje tasarımında bulunmak için projenin kapsamı ve yerel halkın çıkar ve ihtiyaçları hakkında olabildiğince bilgi sahibi olma sürecidir.

En iyi bilgilenme/öğrenme, çeşitli paydaş grupları ile yapıldığında olur.

Etkileyici ve daha çok öğrenmeye açık bir durum analizi sorunun niteligi ve etkileri açısından önemlidir.

Proje Döngüsü Yönetimi

Mevcut Durum Analizi Nedir?

Niçin Mevcut Durum Analizi?

• Bir projede sorunların tespit edilmesi, bu sorunun çözümü ile oluşacak olumlu etkilerin teklif çağrısında yer alan öncelikli konularla örtüşmesi,

• Sorunların nedenlerinin belirlenmesi ve bunların iyileştirilmesi amacıyla stratejiler oluşturulması,

• Seçilen stratejilerin gerçekleştirilmesi için faaliyetlerin planlaması ve uygulanması,

• Yapılacak faaliyetler ve elde edilen sonuçların kimleri ilgilendirdiği, kimlerin faydalanacağı, kimlerin olumlu veya olumsuz tepkiler göstereceği? Sorularına cevap aranır.

• Bir projeye başlamadan önce yapılacak temel ve gerekli çalışmalar bütünüdür.

Proje Döngüsü Yönetimi

• İyi bir literatür taraması

• Proje alanının coğrafi yapısı ve iklim özellikleri

• Çevresel sorunlar ve riskler

• Temel altyapıya ilişkin bilgiler

• İstatistikler

• Hükümet politikaları ve programlar

• Sosyo-kültürel göstergeler

• Ekonomik göstergeler

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorunu Nasıl Tespit Ederiz?

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorun Analizi

Temel sorunların ne olduğunu tanımlar ve bu sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisi kurar.

Sorunların görünen belirtilerini değil aynı zamanda “en temeldeki nedenlerin”

belirlenmesini sağlar.

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorun Analizi

Paydaşların önem verdikleri ve aşmak istedikleri engelleri tanımlamayı amaçlar.

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorun Analizi

Sorun analizi birçok bakımdan

daha sonra izleyen analiz ve karar

alma süreçlerini yönlendireceği için,

proje döngüsünün en kritik aşamasıdır.

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorun analizi, sorunların esas “nedenlerini” bulmak,

sorunun köküne inmek anlamını taşır.

Bizim sorun olarak gördüğümüz ve birbirinden bağımsız

olarak düşündüğümüz bir çok “sorun” aslında bir tek “ana

sorunun” uzantıları olabilir.

Örnek

Midenizde bir ağrı var ve doktora gittiniz.

Sorun Analizi

SORUN ANALİZİ - NİÇİN YAPILIR?

Ana Sorun ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği

bir netlikte ortaya çıkarılması için yapılır.

Sorun Analizi - Aşamalar

1. Paydaşlar için öncelikli sorunları beyin fırtınası yöntemi ile tartışın.

2. Tartışma sonucu belirlenen sorunlardan birini başlangıç sorunu olarak ele alın.

3. Başlangıç sorunu ile ilgili diğer sorunları araştırın.

4. “Buna neden olan ne?” sorusu ile tüm sorunları hiyerarşik sırayla düzenleyin.

Sorun Analizi – Aşamalar

5. Oklar aracılığıyla sorunları birbirlerine bağlayın ve ilişkileri net bir şekilde gösterin.

6. Diyagramı gözden geçirin: eksik sorunlar var mı? Varsa ekleyin.

7. Diyagramı çoğaltarak paydaşlara dağıtın.

Sorun Ağacı

ANA PROBLEM

ALT PROBLEM 1

NEDEN

SONUÇ

ALT PROBLEM 2

KÖK PROBLEMLER

Sorun Ağacı

KADINLARA YÖNELĠK Ġġ OLANAKLARININ AZLIĞI

Kalifiye Eleman Eksikliği

Eğitimde Altyapı Eksikliği

Resmi makamların

eğitim mekanlarını

sağlayamaması

Öğretmenlere destek

sağlayacak kaynakların

eksikliği

Alanda çalıĢma ortamının kadına

uygunsuzluğu

Eğitim Ortamında Donanım Eksikliği

Kadınların Toplumsal Cesaretinin

Azlığı

Kadınların toplumdaki statüsünün yüksek

olmaması

Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uyduramaması

Mesleki Alanda Bilgi

yetersizliği

Seminer ve Bilgilendirme toplantılarının

eksikliği

Reklam Grafiği alanında

Eğitim verecek Mekanizmaların Eksikliği

Grafik ve Fotoğraf alanında 240

Genç Kadının ĠĢ Bulamaması

Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmemeleri

Kadının bireysel GiriĢimciliğinin Eksik olması

DİKKAT!

• Şemada yer alan sorunların hepsinin gerçek olmasına ve gelecekte ortaya çıkması beklenen sorunların belirtilmesine dikkat edin

• Sorun ağacı içerisindeki genel sorunları, sorun ağacından ayıklayın

(Bu tür genel sorunları, sonraki aşamalarda varsayım ya da önkoşul olarak kullanabilirsiniz.)

Güllühisar İstanbul’un bir semtidir •İşsizlik, •Eğitim düzeyi düşük •Altyapı yetersiz, •Belediyenin öncelikleri farklı •Kanalizasyon şehrin içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor •Lastik Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar içme suyuna karışıyor •Hijyenik içme suyu yok, •Salgın hastalık var, •Gelir düzeyi düşük, •Annelerin çocukları beslenme konusundaki bilgisizliği (anneler bilinçsiz), •Bebek ve çocukların yetersiz beslenmesi, •Sağlık ocağı ve klinikler yetersiz, •Sağlık hizmetlerine sınırlı erişim, •Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor, •Kayıtlara göre 0-5 yaş grubundaki bebek ve çocuk ölümleri son bir yıl içinde %10 oranında artmış, •Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek,

Sorun Analizi

SONUÇ

NEDEN

Yüksek Oranlı Bebek ve Çocuk Ölümleri

Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek

Bebekler ve Çocuklar yetersiz besleniyor

Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor

Salgın Hastalıklar

Hijyenik içme suyu yok

Anneler Beslenme Konusunda Bilgisiz

Belediyenin öncelikleri farklı

Altyapı yetersiz

Sağlık ocağı ve klinikler yetersiz

Sağlık Hizmetlerine Sınırlı Erişim

Lastik Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar içme suyuna karışıyor

Kanalizasyon şehrin içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor

Gelir düzeyi düşük

İşsizlik

Eğitim düzeyi düşük

Sorun Analizi

SORUN ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş

Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi

Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması

PAYDAŞ ANALİZİ

Paydaş Katılımı

• Projenin toplumsal, ekonomik ve siyasal

gerçekliklere uygun hale getirilmesine izin

verir.

• Projenin geçerliliğini, uygunluğunu ve

sürdürülebilirliğini artırır.

• Yerel kapasiteleri güçlendirir.

• Sivil toplumu ve demokratik süreçleri

güçlendirir.

Kimler Paydaştır?

Gerçekleştirmek istediğiniz toplumsal

dönüşümden doğrudan ya da dolaylı olarak

etkilenecek ve bu süreci etkileyebilecek

olan herkestir.

Bireyler, gruplar, topluluklar veya kurumlar

paydaş olabilirler.

Paydaşları belirlemek için aşağıdaki

soruları sorabilirsiniz:

• Bu sorun kimin sorunu?

• Bu sorunun çözümünden en çok (olumlu

ya da olumsuz) kim etkilenecek?

• Bu çözüme en çok kim katkıda bulunabilir,

kim karşı çıkabilir?

BİRİNCİL PAYDAŞLAR Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin temel yararlanıcıları; hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar olarak bu gurupta yer alır.

PAYDAŞ ANALİZİ

YARARLANICILAR Hedef Gruplar: Projenin doğrudan ve olumlu bir biçimde etkilediği grup ya da varlıklardır Nihai Yararlanıcılar: Proje hedefine ulaşılması ile gerçekleştirilen etkiden uzun dönemde yararlananlar İkincil Paydaşlar: Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. (Örn: fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlar vb.)

PAYDAŞ ANALİZİ

PAYDAŞ ANALİZİ

İlgili Tüm Paydaşların Belirlenmesi

mevcut sorundan etkilenebilecek olan veya projeyi etkileyebilecek olan paydaşların tümünün belirlenmesi:

hedef gruplar,

ilgili resmi kuruluşlar,

bireyler,

çıkar grupları,

sivil toplum kuruluşları,

diğer projeler

Paydaş Analizi Aşamaları

PAYDAŞ ANALİZİ

Adım 1: Paydaşların belirlenmesi

Adım 2: Paydaşların rollerine göre ayrıştırılması

Adım 3: Sosyal, ekonomik ve örgütsel özellikleri

Adım 4: Beklenti ve ilişkilerin tanımlanması

Adım 5: Potansiyeller, kaynaklar ve kapasitelerin belirlenmesi

Adım 6: Sonuçların çıkarılması

Paydaş Analizi Aşamaları

PAYDAŞ ANALİZİ

Paydaşların sınıflandırılması

Paydaşlar projenin kapsamına bağlı olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılır.

• Genel (birincil, ikincil)

• Yararlanıcılar (Doğrudan, Dolaylı)

• Etkilenen (Olumlu, Olumsuz)

Paydaş Analizi Aşamaları

PAYDAŞ ANALİZİ

Paydaşlar

Birincil Paydaşlar Anneler, Çocuklar,

Babalar, Çevre Sakinleri vb.

Projeden Olumsuz Etkilenenler

Projeden Olumlu Etkilenenler

İkincil Paydaşlar STK’lar, Belediye, İl Sağlık Müdürlüğü,

Üniversite vb.

Potansiyel Karşıtlar Babalar, Sanayi

Kuruluşları, Belediye, Kamu Kuruluşları vb.

Paydaşları analiz etmenin bir yolu

Paydaşların bireysel özellikleri ve bunların projeye etkileri (direniş veya destek gibi) belirlenir

Paydaş Analiz Tablosu

PAYDAŞ ANALİZİ

1. Birincil ve ikincil paydaşların hepsi listede yer aldı mı?

2. Projenin potansiyel destekçileri ve karşıtları belirlendi mi?

3. Birincil paydaşlar meslek ya da gelir gruplarına ayrıldı mı?

4. Birincil paydaşların çıkarları ve beklentileri belirlendi mi ?

Kontrol Listesi

PAYDAŞ ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması

Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması

HEDEF ANALİZİ

En basit biçimiyle, hedef analizi

sorun analizinin aynısı

Ancak olumsuz sorun

tanımlamaları olumlu hedef tanımlamalarına

dönüştürülür.

Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir

Nasıl Yapılır ?

– Problem ağacındaki problemler pozitif olarak yeniden ifade edilir

– Problem ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir

– Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır

– Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur

HEDEF ANALİZİ

Gelecekte olması istenen durumun

gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin

analiz edilmesi

Belirtilen problemler ortadan kalktığında,

gelecekteki durumun nasıl olacağını tanımlanır

HEDEF ANALİZİ

HEDEF AĞACI

HEDEF ANALİZİ

Sorun ağacı, sorunlar arasındaki neden-sonuç

ilişkisini gösterirken;

Hedef ağacı, hedefler arasındaki araç-etki ilişkisini gösterir.

HEDEF ANALİZİ

ETKĠ

ARAÇ

Ç

Ü

N

K

Ü

Ġ

Ç

Ġ

N

HEDEF ANALİZİ

ETKĠ

ARAÇ

Ç

Ü

N

K

Ü

Ġ

Ç

Ġ

N

SĠLAJ YAPIMI YETERLĠ DÜZEYE GETĠRĠLDĠ

ÜRETĠCĠLERE SĠLAJ YAPIMI ÖĞRETĠLDĠ

HEDEF ANALİZİ

Bebek ve Çocuk

Ölümleri

Azaltıldı Bebek ve Çocuklarda

Görülen Yüksek

Enfeksiyon Oranı

Azaltıldı

Salgın Hastalıklar

Azaldı

Bebeklerin Beslenme

Durumu ĠyileĢtirildi AĢılanmıĢ Bebek ve

Çocuk Sayısı Arttı Ġçme Suyu Temizlendi

Sağlık Hizmetlerine

EriĢim Arttı

AMAÇ

ARAÇLAR Annelerin Beslenme

Konusundaki Bilinçlendi Sağlık Kurumları

ĠyileĢtirildi

Kanalizasyon Sistemi

Düzeltidi

Ailelerin Gelir Düzeyi Arttı

Problem Hedef Yüksek Oranlı Bebek

ve Çocuk Ölümleri

Bebek ve Çocuklarda

Görülen

Yüksek Enfeksiyon Oranı

Bebek ve Çocuklarda

Görülen Yüksek Enfeksiyon

Oranı Azaltıldı

Bebek ve Çocuk

Ölümleri Azaltıldı

HEDEF ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması

Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi

Strateji Analizi Grup Çalışması

Sorun ve hedef analizinde temel ve alt sorunlar, bu sorunların çözüm yolları ve elde edilecek

sonuçlar belirlenir.

Temel ve alt sorunların çözülmesinde birden fazla yol bulunur.

STRATEJİ ANALİZİ

Strateji analizinin amacı; değişik yollardan bir yada birkaçını seçmek için yapılan çalışmadır. Yapılacak projede hangi hedeflerin dikkate alınacağına ve hangilerinin dışarıda bırakılacağına karar verilir.

STRATEJİ ANALİZİ

Strateji analizi, arzu edilen hedeflere

ulaşmak için kullanılacak yöntemdir.

STRATEJİ ANALİZİ

54

Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir.

Nasıl yapılır?

– Hedef ağacındaki arzu edilmeyen amaçlar elenir

– Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur

– Bir veya birden fazla strateji seçilir

– Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır

– Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir

– Proje genel amacı ve proje amacı net olarak ifade edilir

STRATEJİ ANALİZİ

• Bu aşama, kendi kapasitemizi tanıdığımız ve tanımladığımız aşamadır

• Yeteneklerimizi, gücümüzü, güçsüz

yanlarımızı ortaya koymamız gerekir

STRATEJİ ANALİZİ

• Maliyetler • Farklı Paydaşların Bakış

Açıları • Mevcut Kaynaklar • Mevcut Potansiyel ve

Kapasiteler • Politik Yapılabilirlik

Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler

• Verimlilik ve Etkinlik • Sosyal Kabul Edilebilirlik • Eşitsizliklerin (Kadın-

Erkek) Giderilmesine Katkısı

• Diğer Projeleri Tamamlayıcılık

• Aciliyet

STRATEJİ ANALİZİ

• En az risk

• Sürdürülebilirlik

• Kurumsal kapasite gelişimi

• Cinsiyet eşitliği

• Dezavantajlı gruplar

• Çevre koruma

STRATEJİ ANALİZİ

SEÇĠLEN

YOL

DIġARDA

BIRAKILAN

STRATEJİ ANALİZİ

Bebek ve Çocuk

Ölümleri

Azaltıldı

Bebek ve Çocuklarda

Görülen Yüksek

Enfeksiyon Oranı

Azaltıldı Salgın Hastalıklar

Azaldı

Bebeklerin Beslenme

Durumu ĠyileĢtirildi AĢılanmıĢ Bebek ve

Çocuk Sayısı Arttı Ġçme Suyu Temizlendi

Sağlık Hizmetlerine

EriĢim Arttı

Anneler Beslenme

Konusundaki Bilinçlendi Sağlık Kurumları

ĠyileĢtirildi

Kanalizasyon Sistemi

Düzeltidi

Ailelilerin Gelir Düzeyi

Arttı

STRATEJİ ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

Teşekkürler