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ACUERDO GENERAL SOBRE
ARANCELES ADUANEROS Y COMERCIO
CUESTIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS
Documentación y distribución - Gastos de imprenta - Correos
I. Documentación y distribución
1. En 1985, sin tener en cuenta los costos relativos al personal que prepara los documentos, los gastos incurridos por concepto de traducción, mecanografía, reproducción y distribución de documentos representaron aproximadamente 9.400.000 FS.
2. En varias ocasiones los miembros del Comité de Asuntos Presupuestarios, Financieros y Administrativos han expresado su preocupación por el aumento del volumen de la documentación producida. Este problema tiene dos aspectos principales:
i) el número de documentos, y ii) su distribución.
3. Sería posible reducir el volumen de la documentación sin empobrecer el contenido de su información, adoptando un nuevo sistema de presentación de los documentos, de carácter más analítico, más adecuado para su computadori-zación, reduciéndose así las actividades de redacción y traducción y facilitando la actualización de los documentos. También sería posible evitar la duplicación con los documentos que reciban las delegaciones de otras organizaciones o incluso de esta organización. En una medida muy considerable, estos cambios sólo serán posibles en el contexto de una revisión convenida de las prescripciones en materia de preparación de informes, previstas en los diversos artículos del Acuerdo General y en los Códigos de las NCM.
4. Otro elemento importante es el elevado consumo de documentos en el curso del trabajo ordinario y en las reuniones. La sexta parte de la producción total de documentos se distribuye en entregas sucesivas, que van desde ejemplares únicos hasta 100 ejemplares por vez después de la distribución inicial general. Este sistema podría mejorarse con la cooperación de los usuarios, quienes podrían esforzarse por prestar un mayor cuidado a los documentos que reciben en la distribución inicial. Podría fomentarse esta actitud poniendo una advertencia en la portada del documento y facturando los ejemplares adicionales que se soliciten.
Esta suma se desglosa en: traducción: 3.730.000 FS; servicios de dactilografía: 2.900.000 FS; control de documentos: 350.000 FS; reproduc ción: 1.600.000 FS; distribución: 370.000 FS; correos: 450.000 FS.
RESTRICTED
Spec(86)25 7 de mayo de 1986
86-0743
Spec(86)25 Página 2
5. También podría preverse una mayor simplificación de la distribución. Se podría proporcionar a las delegaciones y a los gobiernos un número limitado de ejemplares; los ejemplares adicionales que pudieran pedirse serían facturados. Podría fomentarse un sistema mediante el cual los gobiernos y las organizaciones presentes en Ginebra recibieran documentos por conducto de sus delegaciones y debería animarse a éstas a que hicieran el máximo uso de sus casillas de documentos. Pero estos cambios alargarían inevitablemente el intervalo entre la terminación de un documento y su recepción por el destinatario.
6. La Secretaría ha desplegado ya considerables esfuerzos por aumentar la eficiencia de la reproducción y distribución de los documentos. La compra de impresoras offset de mayor nivel de producción, de nuevo equipo para facilitar la distribución por correo y la introducción de una nueva generación de máquinas de tratamiento de textos, reflejan esta preocupación permanente. fj
7. Los dos cuadros adjuntos ayudarán a los miembros del Comité en su examen de los problemas de la documentación y distribución. Estos cuadros muestran:
- el desglose del número de ejemplares distribuidos por categorías principales de destinatarios y por principales tipos de documentos;
- el desglose del material enviado por correo.
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En inglés solamente
y available in English Spec(86)25 Page 3
TABLE 1
BREAKDOWN OF NUMBERS OF DOCUMENTS DISTRIBUTED
BY MAIN CATEGORIES OF ADDRESSEES
(L/Document)
CONTRACTING PARTIES
Argentina
Australia
Austria
Bangladesh
Belgium
Barbados
Belize
Benin
Brazil,
Burkina Faso
Burma
Burundi
Cameroon
Canada
C. African Rep.
Chad
Chile
Colombia
Congo
Côte d'Ivoire
Cuba
Cyprus
Czechoslovakia
Denmark
Bom. Rep.
Egypt
Finland
France
Gabon
Gambia
Germany
Ghana
26
25
25
7
16
3
1
6
16
4
5
J S
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9
4
11
9
6
15
25
12
20
10
35
6
2
29
8
Greece
Guyana
Haiti
Hungary
Iceland
India
Indonesia
Ireland
Israel
Italy
Jamaica
Japan
Kenya
Korea
Kuwait
Luxembourg
Madagascar
Malawi
Maldives
Malta
Mauritania
Mauritius
Netherlands
New Zealand
Nicaragua
Niger
Nigeria
Norway
Pakistan
Peru
Philippines
Poland
14
5
10
5
5
12
15
9
9
32
6
34
5
13
4
3
11
4
1
7
3
4
29
14
5
2
5
17
10
8
11
11
Portugal
Romania
Rwanda
Senegal
Sierra Leone
Singapore
South Africa
Spain
Sri Lanka
Suriname
Sweden
Switzerland
Tanzania
Thailand
Togo
Trinidad & Tobago
Tunisia
Turkey
Uganda
United Kingdom
United States
Uruguay
Yugoslavia
Zaire
Zambia
Zimbabwe
17
18
5
3
2
8
11
26
5
2
16
31
3
11
3
9
4
23
4
32
29
19
9
14
7
3
TOTAL: 13027 copies
Spec(86)25 Page 4
Be Facto
Algeria
Angola
Antigua & Barbuda
Bahamas
Bahrain
Botswana
Brunei Barussalem
Cape Verde
Dominica
Equatorial Guinea
Fiji
5
1
1
1
5
4
• 1
1
1
1
1
Grenada
Guinea Bissau
Kampuchea
Kiribati
Lesotho
Mali
Mozambique
Papua New Guinea
Qatar
St. Christopher
St. Lucia
2
1
3
1
2
5
1
2
2
1
1
St. Vincent
Sao Tome et Principe
Seychelles
Solomon Isles
Swaziland
Tonga
Tuvalu
United Arab Emirates
Yemen (Bern.)
TOTAL: 59 copies
1
2
1
1
1
2
1
4
3
Non-Contracting
Afghanistan
Bhutan
Bolivia
Bulgaria
Comores
China
Costa Rica
Bjibouti
Ecuador
El Salvador
Ethiopia
Guatemala
4
2
5
S
1
6
5
1
24
4
6
3
Guinea
Honduras
Hong Kong
Iran
Iraq
Jordan
Lao
Lebanon
Liberia
Libya
Mexico
Morocco
2
8
5
4
2
3
6
12
2
2
7
6
Nepal
Panama
Paraguay
Samoa
Saudi Arabia
Somalia
Sudan
Syria
Venezuela
Viet Nam
Yemen (Arab Rep.)
TOTAL: 177 copies
4
3
5
1
14
2
1
2
18
3
-
Spec(86)25 Page 5
Organizations
ACP
ALABI
ASEAN
CAA
Caribbean Community
Cartagena Agreement
Commonwealth Secretariat
Council of Europe
CCC
ECA
ECLA
EEC (Commission)
EEC (Council)
EFTA
ESCAP
FAO
IABEP
IBB
IMF
IOC
ISO
1
14
1
2
1
1
2
4
3
2
10
52
9
5
3
11
2
3
13
1
2
International Wheat Council
League of Arab States
NATO
OAS
OECB
Organization
QUA
SELA
SIECA
UBEAC
UN
UNCTAD
UNDP
ITC
UNEP
UNIDO
WAEC
World Bank
TOTAL: 290
Islamic
copies
Conf.
2
1
1
6
11
1
6
1
4
1
1
IS
4
6
1
2
GRAND TOTAL: 526 copies
Spec(86)25 Page 6
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Spec(86)25 Página 7
II - Gastos de imprenta
1. Las publicaciones del GATT pueden clasificarse en tres categorías:
a) La serie de instrumentos básicos y documentos diversos, que permite, con un formato práctico, reunir los textos básicos (acuerdos, códigos, decisiones, informes principales . . . ) , cuya búsqueda se facilita gracias a un índice analítico actualizado todos los años. A esta categoría pertenecen los acuerdos y códigos publicados individualmente, las listas arancelarias, la actualización de los instrumentos jurídicos, el índice analítico y los diversos protocolos.
b) La serie de informes. Se trata de publicaciones en las que se analizan los datos económicos recientes, en particular sobre el comercio internacional, y que están dirigidos en gran parte a un público especializado. En particular, pertenecen a esta categoría los informes sobre el comercio internacional y los estudios especiales que tratan de cuestiones precisas.
c) La serie de publicaciones destinadas a informar al público en general, por ejemplo, el folleto sobre las actividades del GATT durante el año anterior y los boletines y opúsculos cuya distribución es gratuita (FOCUS, folletos sobre la estructura del GATT y su funcionamiento, folletos sobre la cooperación técnica). Este tipo de publicaciones abarca en realidad.obras diferentes tanto por su periodicidad como por el método utilizado para tratar los distintos temas. Por ejemplo, FOCUS es un periódico de actualidad, mientras que las Actividades son una publicación que ofrece un panorama general de las actividades del año anterior.
2. En el cuadro adjunto al presente documento se analizan los gastos «de imprenta efectuados con arreglo al presupuesto de 1985.
3. Salvo algunas excepciones, las publicaciones del GATT se imprimen fuera del ámbito de la Secretaría. Esta última procede mediante licitaciones en las que participan impresores que ofrecen sólidas garantías profesionales. La selección se hace teniendo en cuenta el monto de las ofertas, la garantía del respeto de las fechas de entrega y las facilidades de contacto. Por regla general, el GATT suministra el papel, que compra en colaboración con la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, gracias a lo cual obtiene mejores condiciones comerciales.
4. La Secretaría se esfuerza por mantener los gastos de imprenta en el nivel más bajo posible gracias a la competencia entre los proveedores, como se ha indicado en el párrafo anterior, y también utilizando las técnicas nuevas de impresión que demuestran ser más económicas que los procedimientos tradicionales. El paso de la composición clásica al tratamiento de textos ha permitido disminuir considerablemente los costos de fabricación. Por ejemplo, durante una licitación reciente el hecho de haber propuesto a los impresores con los que se establecieron contactos un "manuscrito" grabado en disquetes (tratamiento de textos) dio como resultado ofertas inferiores más o menos en un 30 por ciento al precio que hubiera exigido una composición clásica del texto.
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Spec(86)25 Página 10
III - Las nuevas tarifas del servicio postal internacional
1. Las disposiciones tomadas durante el XIX Congreso de la Unión Postal Universal, celebrado en Hamburgo del 18 de junio al 27 de julio de 1984, entraron en vigor el 12 de enero de 1986. Varias de las decisiones han tenido una influencia directa sobre la composición de las tarifas internacionales aplicables en Suiza. Las nuevas tarifas del servicio postal internacional fueron objeto de un decreto del Consejo Federal de fecha 23 de septiembre de 1985. Conviene recordar que el anterior aumento de la tarifa aplicable a las cartas se realizó el 12 de julio de 1981, mientras que las tarifas aplicables a los paquetes postales fueron adoptadas el 12 de mayo de 1983 y el 12 de febrero de 1985.
2. Los gastos de correo, que incluyen el envío de cartas, aerogramas, documentos y publicaciones, representaron: *,
233.324 francos suizos en 1983 276.016 francos suizos en 1984 322.286 francos suizos en 1985,
cantidades que corresponden a un número de envíos por correo que ha pasado de unos 150.000 en 1983 a 170.000 en 1984 y a 210.000 en 1985.
3. Si bien es difícil prever el número de envíos en 1986, se debe señalar la fuerte alza de los gastos de correos que son resultado de la nueva tarifa aplicable desde el 12 de enero de 1986 y que, según la administración de correos de Suiza, podría ser, en conjunto, de un 20 por ciento. Sin embargo, como para los impresos, que ocupan un lugar importante en los envíos de la Secretaría, el aumento de las tarifas es superior a la media, es posible que la repercusión del alza de las tarifas sea, para el GATT, superior a ese 20 por ciento.
4. La Secretaría se ocupa sistemáticamente de buscar los tipos de envío menos costosos en función de las posibilidades que ofrece la aplicación dáí la tarifa, actividad que no deja de representar un recargo de trabajo para la sección correspondiente.
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