Reuniones productivas para líderes de equipo · –Reuniones de negocios y de plan de ventas...

Workshop in a box

Reuniones productivas para líderes de equipo

Paul Nunesdea | CEO groupVision | Optimizing group collaboration

¿Por qué deberías contar con nuestros servicios?

Tienes que hacer frente a una importante reunión y...

• Estás demasiado ocupado para prepararla de forma apropiada.

• Algunos participantes pueden encontrarse en remoto.

• Los participantes tienen que contribuir activamente con nuevas ideas.

• Se requiere que se logren objetivos muy específicos.

• No se pueden ignorar las fechas límite acordadas.

En una frase:

Cuando el riesgo de fallar puede

suponer un coste demasiado elevado.

¿Cómo definimos la productividad en las reuniones?

Definición: “Obtén lo máximo con el mínimo esfuerzo”

• Obtén lo máximo de tus reuniones significa:

– Se han tomado decisiones.

– Se han resuelto conflictos.

– Los participantes se han comprometido a colaborar.

– El equipo tiene un entendimiento común sobre fines y objetivos.

– Se han organizado las tareas.

• Con el mínimo esfuerzo significa:

– En un tiempo breve.

– Con el mínimo coste y pérdida de tiempo en viajes.

– Con los participantes adecuados.

¿Cómo se puede medir la productividad de una reunión?

• Cara a cara vs. remoto • Participantes adecuados • Técnicas creativas adecuadas • Apoyo tecnológico adecuado • Uso de tecnología para las reuniones remotas • Número de episodios de reuniones fracasadas • Número de episodios de reuniones exitosas • Percepción de utilidad • Tiempo bien invertido • Percepción de importancia

El ciclo de vida de las reuniones Inicio de decisión sobre el formato: - Cara a cara - Teléfono - Video - Citrix / Webex / Ms Lync - MeetingSphere

Preparación Invitación a participantes Establecer roles y tareas Establecer fines Establecer la agenda Informar a los participantes Hacer que los participantes se involucren

Logros Uso de software creativo Uso de rotatorios, etc. Establecer tareas de seguimiento Establecer roles y fines Informar a los participantes

Una ayuda solo para aquello que realmente necesites

• Nuestro “Workshop-in-a-box” proporciona el nivel de servicio requerido para cada reunión

• Nuestra metodología proporciona una manera clara y única de identificar – Cuáles son los requisitos de tus reuniones

– Cómo se puede medir el éxito

– Qué se requiere para tener éxito

Los bloques de construcción

Un proceso simple en dos pasos

Reunión sobre la reunión: ¿Qué es lo que se quiere conseguir con esta reunión?

Un facilitador de grupo organiza la agenda de la reunión y, en caso de ser necesario, ayuda en su desarrollo

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Una reunión con facilitación de grupo INICIO

1. Analiza: comprensión del tema y claridad sobre el tipo de nuevas ideas que se buscan. 2. Formulación: formulación de las preguntas adecuadas.

ABIERTO 3. Activación: apartar los obstáculos para la creatividad y permitir que los pensamientos y las ideas fluyan libremente. 4.A Producción: encuentra un gran número de nuevas ideas. 4.B Differenciación: cambia y mejora las ideas existentes.

DECISIÓN 5. Selección: seleccionar las mejores ideas en una primera ronda. 6.Refina: refina y clasifica las ideas en temas más concretos. 7. Valora: vota sobre las ideas existentes basándote en criterios diferentes. 8. Prioriza: diferencia entre las ideas que se pueden poner en acción inmediatamente de las ideas que se pueden aplicar a medio o a largo plazo. 9. Documenta:revisión del trabajo realizado.

TRANSFORMA 10. Convierte: Implementa las mejores ideas en acción.

Nuestro apoyo ligero Quizás… • Tienes unas limitaciones de plantilla que hacen que sea difícil gestionar

tus reuniones de una forma puntual y profesional.

• Tienes unas reuniones en las que la plantilla se encuentra dispersa a lo largo de un área geográfica de grandes dimensiones.

• Quieres que tus reuniones se desarrolen sin ninguna molestia y de forma conveniente.

Gestión dedicada de reuniones

Nuestro servicio de plantilla de gestión y acompañamiento, y el especialista dedicado, se ocuparán de los siguientes aspectos de una reunión (entre otros) :

• Operar como un miembro de tu plantilla. • Manejar todos los aspectos de la coordinación de una reunión. • Recibir todas las presentaciones de la agenda. • Imprimir y distribuir la agenda. • Gestionar el la rutina del flujo de trabajo. • Iniciar, parar y monitorear las reuniones en streaming. • Asegurar que las votaciones se hace de forma correcta. • Preparar el acta. • Indicar y marcar el tiempo de tu acta.

Por entregas Nuestras reuniones por entregas se definen de acuerdo con los requisitos de cada reunión y habitualmente consisten en:

• Análisis de datos para uso interno exclusivamente – Datos en bruto – Tablas – Gráficas

• Gestión de un sumario – Hallazgos clave – Factores de éxito – Potencial para la mejora – Medidas que se proponen

• Lista de verificación y protocolo – Contenido para la gestión de sesiones informativas – Sugerencia para implementar sesiones informativas, listas de verificación y protocolos

Ejemplos de aplicación

• Reuniones internas: – Reuniones de negocios y de plan de ventas – Consejo de administración – Valoración de riesgo – Reuniones para la mejora de la calidad – Reuniones “Design thinking “ – Theoría U

• Reuniones públicas – Sesiones de Thought Leadership – Conferencias de búsqueda de futuro – World café – Open space technology

¿Qué es exactamente el Thought Leadership?

• Thought Leadership está construyendo una tribu de conexiones antes de que la necesites. @NickWAllen

• Pensamiento innovador y positivo e ideas que inspiran a otros a pasar a la acción. @ThinkBusiness

• Thought leadership es la imaginación en una ideas, el realismo en su goce, la pasión en su ejecución, y la documentación en su representación. @sawyermaigen

• Ser respetado por tu comunidad como alguien con conocimiento, como alguien interesante. @lyntonmanuel

• Thought leadership es hablar desde la verdad de tu experiencia en términos que permitan a otros a seguir las huellas y cambiar el viaje. @SocialMediaDIY

From 32 definitions of Thought Leadership collected by Craig Badings @thoughtstrategy in http://www.thoughtleadershipstrategy.net/

Una definición que funciona

From: Van Halderen, Kettler Paddock and Badings. Thought Leadership - Adformatie Groep B.V. in Amsterdam, 2013

¿De qué manera impactará en tu sesión?

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¿Qué es exactamente la Teoría U?

From Otto Scharmer’s THEORY U: LEADING FROM THE FUTURE AS IT EMERGES. Cambridge MA Society for Organizational Learning (2007) www.theoryU.com

1. CO-INICIAR Construye una intención común. Detente,

escucha a otros y cuál es la vida a la que te llaman que hagas.

2. CO-SENTIR Observa, observa, observa. Ve a lugares

de mayor potencial y escucha con una mente y un corazón abiertos.

3. PRESENTIR Conecta con la fuente de inspiración. En el lugar del silencio

se permitirá que emerja el conocimiento interior.

4. CO-DESARROLLAR Corporaliza lo Nuevo en ecosistemas que faciliten la visión y la acción desde el todo.

5. CO-CREAR Haz un prototipo de lo Nuevo en ejemplos vivientes que exploren el futuro con la acción.

¿De qué manera impactará en tu sesión?

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Sobre el autor • Paulo Manuel Coimbra Nunes de Abreu es

psicólogo organizacional, MSc en Gestión de Información y PhD en Ciencia de Gestión.

• Paulo ha dirigido trabajos de investigación y consultoría externa en una variedad de organizaciones, incluyendo gobiernos nacionales y regionales así como empresas privadas y organizaciones sin ánimo de lucro.

• In 2003 inició el "Forum Hospital do Futuro”, una iniciativa sin ánimo de lucro convertida en un Think Thank nacional en Portugal.

• In 2009 fundó el Iberian Healthcare Leaders Forum que ha sido capaz de reunir, en diferentes encuentros, a líderes de pensamiento.

• Desde 2012 es miembro de la International Association of Facilitators.

• groupVision se especializa en la colaboración en grupo y trabaja con facilitadores de grupo de IAF- International Association of Facilitators – alrededor del mundo.

• Proporcionamos herramientas de software y el conocimiento para aplicarlas en cualquier tipo de entorno colaborativo.

• En combinación con una clara comprensión de los objetivos, diseñamos entornos de trabajo interactivos y colaborativos que transforman la organización mediante técnicas propias del siglo XXI.

Sobre groupVision