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Workshop in a box
Reuniones productivas para líderes de equipo
Paul Nunesdea | CEO groupVision | Optimizing group collaboration
¿Por qué deberías contar con nuestros servicios?
Tienes que hacer frente a una importante reunión y...
• Estás demasiado ocupado para prepararla de forma apropiada.
• Algunos participantes pueden encontrarse en remoto.
• Los participantes tienen que contribuir activamente con nuevas ideas.
• Se requiere que se logren objetivos muy específicos.
• No se pueden ignorar las fechas límite acordadas.
En una frase:
Cuando el riesgo de fallar puede
suponer un coste demasiado elevado.
¿Cómo definimos la productividad en las reuniones?
Definición: “Obtén lo máximo con el mínimo esfuerzo”
• Obtén lo máximo de tus reuniones significa:
– Se han tomado decisiones.
– Se han resuelto conflictos.
– Los participantes se han comprometido a colaborar.
– El equipo tiene un entendimiento común sobre fines y objetivos.
– Se han organizado las tareas.
• Con el mínimo esfuerzo significa:
– En un tiempo breve.
– Con el mínimo coste y pérdida de tiempo en viajes.
– Con los participantes adecuados.
¿Cómo se puede medir la productividad de una reunión?
• Cara a cara vs. remoto • Participantes adecuados • Técnicas creativas adecuadas • Apoyo tecnológico adecuado • Uso de tecnología para las reuniones remotas • Número de episodios de reuniones fracasadas • Número de episodios de reuniones exitosas • Percepción de utilidad • Tiempo bien invertido • Percepción de importancia
El ciclo de vida de las reuniones Inicio de decisión sobre el formato: - Cara a cara - Teléfono - Video - Citrix / Webex / Ms Lync - MeetingSphere
Preparación Invitación a participantes Establecer roles y tareas Establecer fines Establecer la agenda Informar a los participantes Hacer que los participantes se involucren
Logros Uso de software creativo Uso de rotatorios, etc. Establecer tareas de seguimiento Establecer roles y fines Informar a los participantes
Una ayuda solo para aquello que realmente necesites
• Nuestro “Workshop-in-a-box” proporciona el nivel de servicio requerido para cada reunión
• Nuestra metodología proporciona una manera clara y única de identificar – Cuáles son los requisitos de tus reuniones
– Cómo se puede medir el éxito
– Qué se requiere para tener éxito
Los bloques de construcción
Un proceso simple en dos pasos
Reunión sobre la reunión: ¿Qué es lo que se quiere conseguir con esta reunión?
Un facilitador de grupo organiza la agenda de la reunión y, en caso de ser necesario, ayuda en su desarrollo
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Una reunión con facilitación de grupo INICIO
1. Analiza: comprensión del tema y claridad sobre el tipo de nuevas ideas que se buscan. 2. Formulación: formulación de las preguntas adecuadas.
ABIERTO 3. Activación: apartar los obstáculos para la creatividad y permitir que los pensamientos y las ideas fluyan libremente. 4.A Producción: encuentra un gran número de nuevas ideas. 4.B Differenciación: cambia y mejora las ideas existentes.
DECISIÓN 5. Selección: seleccionar las mejores ideas en una primera ronda. 6.Refina: refina y clasifica las ideas en temas más concretos. 7. Valora: vota sobre las ideas existentes basándote en criterios diferentes. 8. Prioriza: diferencia entre las ideas que se pueden poner en acción inmediatamente de las ideas que se pueden aplicar a medio o a largo plazo. 9. Documenta:revisión del trabajo realizado.
TRANSFORMA 10. Convierte: Implementa las mejores ideas en acción.
Nuestro apoyo ligero Quizás… • Tienes unas limitaciones de plantilla que hacen que sea difícil gestionar
tus reuniones de una forma puntual y profesional.
• Tienes unas reuniones en las que la plantilla se encuentra dispersa a lo largo de un área geográfica de grandes dimensiones.
• Quieres que tus reuniones se desarrolen sin ninguna molestia y de forma conveniente.
Gestión dedicada de reuniones
Nuestro servicio de plantilla de gestión y acompañamiento, y el especialista dedicado, se ocuparán de los siguientes aspectos de una reunión (entre otros) :
• Operar como un miembro de tu plantilla. • Manejar todos los aspectos de la coordinación de una reunión. • Recibir todas las presentaciones de la agenda. • Imprimir y distribuir la agenda. • Gestionar el la rutina del flujo de trabajo. • Iniciar, parar y monitorear las reuniones en streaming. • Asegurar que las votaciones se hace de forma correcta. • Preparar el acta. • Indicar y marcar el tiempo de tu acta.
Por entregas Nuestras reuniones por entregas se definen de acuerdo con los requisitos de cada reunión y habitualmente consisten en:
• Análisis de datos para uso interno exclusivamente – Datos en bruto – Tablas – Gráficas
• Gestión de un sumario – Hallazgos clave – Factores de éxito – Potencial para la mejora – Medidas que se proponen
• Lista de verificación y protocolo – Contenido para la gestión de sesiones informativas – Sugerencia para implementar sesiones informativas, listas de verificación y protocolos
Ejemplos de aplicación
• Reuniones internas: – Reuniones de negocios y de plan de ventas – Consejo de administración – Valoración de riesgo – Reuniones para la mejora de la calidad – Reuniones “Design thinking “ – Theoría U
• Reuniones públicas – Sesiones de Thought Leadership – Conferencias de búsqueda de futuro – World café – Open space technology
¿Qué es exactamente el Thought Leadership?
• Thought Leadership está construyendo una tribu de conexiones antes de que la necesites. @NickWAllen
• Pensamiento innovador y positivo e ideas que inspiran a otros a pasar a la acción. @ThinkBusiness
• Thought leadership es la imaginación en una ideas, el realismo en su goce, la pasión en su ejecución, y la documentación en su representación. @sawyermaigen
• Ser respetado por tu comunidad como alguien con conocimiento, como alguien interesante. @lyntonmanuel
• Thought leadership es hablar desde la verdad de tu experiencia en términos que permitan a otros a seguir las huellas y cambiar el viaje. @SocialMediaDIY
From 32 definitions of Thought Leadership collected by Craig Badings @thoughtstrategy in http://www.thoughtleadershipstrategy.net/
Una definición que funciona
From: Van Halderen, Kettler Paddock and Badings. Thought Leadership - Adformatie Groep B.V. in Amsterdam, 2013
¿De qué manera impactará en tu sesión?
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¿Qué es exactamente la Teoría U?
From Otto Scharmer’s THEORY U: LEADING FROM THE FUTURE AS IT EMERGES. Cambridge MA Society for Organizational Learning (2007) www.theoryU.com
1. CO-INICIAR Construye una intención común. Detente,
escucha a otros y cuál es la vida a la que te llaman que hagas.
2. CO-SENTIR Observa, observa, observa. Ve a lugares
de mayor potencial y escucha con una mente y un corazón abiertos.
3. PRESENTIR Conecta con la fuente de inspiración. En el lugar del silencio
se permitirá que emerja el conocimiento interior.
4. CO-DESARROLLAR Corporaliza lo Nuevo en ecosistemas que faciliten la visión y la acción desde el todo.
5. CO-CREAR Haz un prototipo de lo Nuevo en ejemplos vivientes que exploren el futuro con la acción.
¿De qué manera impactará en tu sesión?
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Sobre el autor • Paulo Manuel Coimbra Nunes de Abreu es
psicólogo organizacional, MSc en Gestión de Información y PhD en Ciencia de Gestión.
• Paulo ha dirigido trabajos de investigación y consultoría externa en una variedad de organizaciones, incluyendo gobiernos nacionales y regionales así como empresas privadas y organizaciones sin ánimo de lucro.
• In 2003 inició el "Forum Hospital do Futuro”, una iniciativa sin ánimo de lucro convertida en un Think Thank nacional en Portugal.
• In 2009 fundó el Iberian Healthcare Leaders Forum que ha sido capaz de reunir, en diferentes encuentros, a líderes de pensamiento.
• Desde 2012 es miembro de la International Association of Facilitators.
• groupVision se especializa en la colaboración en grupo y trabaja con facilitadores de grupo de IAF- International Association of Facilitators – alrededor del mundo.
• Proporcionamos herramientas de software y el conocimiento para aplicarlas en cualquier tipo de entorno colaborativo.
• En combinación con una clara comprensión de los objetivos, diseñamos entornos de trabajo interactivos y colaborativos que transforman la organización mediante técnicas propias del siglo XXI.
Sobre groupVision
