¿Cómo hacer reuniones laborales más productivas?

1 Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015

Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) Barquisimeto, Mayo 2015

El Impulso que hace falta Programa Especial de Formación Gerencial

Diseño y realización de reuniones efectivas Una aproximación sistémica


Condiciones para que esta reunión de trabajo con fines formativos sea interesante y productiva: •  Escucha para comprender y no para juzgar.

•  Pregunta para validar y controlar los prejuicios. •  Participa reflexionando en voz alta. •  Disfruta del ejercicio de acciones diferentes.

Regalos que hoy puedes darte


Para el convocante/anfitrión:

•  Cuando logran sus objetivos y alcanza su meta.

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¿Cuándo una reunión es efectiva?

Para el invitado/participante:

•  Cuando el tiempo invertido le resulta útil, productivo y divertido.

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La perspectiva del marketing: las reuniones como producto.

Una visión sistémica de las reuniones

Causas

Efectos Efectos La efectividad de una reunión es una consecuencia.

Antes: Planificación e invitación.

Durante: Método y recursos.

Después…


Antes Planificación e invitación.

Durante Método y recursos

de apoyo. Después

Seguimiento previsto.

Proceso contínuo

Una visión sistémica de las reuniones

Visión de la comunicación como proceso contínuo de cultivo de interés, confianza y compromiso.


1.  Ver al invitado/participante como cliente.

2.  El convocante debe verse como anfitrión.

3.  La base de la efectividad depende de la reputación del convocante/anfitrión.

Nuevos paradigmas a considerar Diseño de reuniones efectivas


Elementos clave de un plan integral Diseño de reuniones efectivas

1.  El convocante/anfitrión.

2.  El invitado/participante (cliente).

3.  Las metas y los objetivos.

4.  Tipo de reunión.

5.  La agenda (el contenido).

6.  Tiempo requerido vs. disponible.

7.  El método de la reunión.

8.  Los recursos de apoyo.

9.  El después (la continuidad).

10. La invitación (la estrategia).


1. El convocante/anfitrión

Visión de marketing: la reunión como producto. ¿Cuál es su reputación frente a sus invitados? ¿Cuáles son sus niveles de credibilidad y confianza? ¿Cuál es su estilo de comunicación y liderazgo? ¿Qué tanto ha planificado la reunión? ¿Cuánto se ha preparado para la reunión?


2. El invitado/participante: el cliente

¿Qué tan involucrados y comprometidos están con el anfitrión y la temática de la reunión? El número de participantes determina el diseño. ¿Qué función planificable tienen en la reunión? La estrategia de invitación es crucial para crear identidad e interés. Deben invitarse con antelación; hay que validar su comprensión del valor de la reunión y debe percibir la reunión como un beneficio. Hay que "venderles" que deben prepararse para participar y concentrarse en al reunión.


3. Las metas y los objetivos

Meta: Es una imagen del lugar al que queremos llegar (no se expresa

en cifras).

Meta: Es una imagen del lugar al que queremos llegar (no se expresa

en cifras).

Objetivos: Logros específicos previos a la meta.

Informar o comunicar no son metas sino medios. La reunión puede tener metas y objetivos particulares. Las metas y objetivos para los invitados deben ser "beneficios". El convocante tiene sus propias metas y objetivos. La ambición de las metas define el diseño de la reunión. Objetivos:

Logros específicos previos a la meta.


3. Las metas: ejemplos

Para el convocante/anfitrión:

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Para el invitado/participante:

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4. Tipos de reuniones

Departamentales periódicas: Se ejecutan un día de la semana fijado previamente. Interdepartamentales: Pueden efectuarse para revisar una situación que atañe a varias secciones de la empresa. Reuniones de Proyecto o Comité: Abordan el funcionamiento de una nueva propuesta o la generación de alternativas de trabajo. Informativas: Son de carácter situacional: por una coyuntura específica. De formación: Para inspirar la generación de conocimiento. De emergencia: Deberían ser de carácter excepcional.

Cada una debe contar con su propio plan (metas y objetivos)…


5. La agenda

Son los contenidos a abordar para lograr los objetivos que llevarán a las metas. Determina el principal foco de la reunión. Lo ideal es que los invitados estén involucrados en su diseño. Podría requerirse que los invitados la conozcan con antelación, para que se preparen. Debería manejarse en términos de "beneficios". La efectividad de una reunión es inversamente proporcional al número de temas que aborde. Contempla el tiempo que debemos dedicar a cada tema, según su complejidad…


6. El tiempo requerido versus el disponible

La efectividad de una reunión es inversamente proporcional al número de temas que aborde. Mientras más complejo sea un tema, más tiempo requerirá para ser abordado. Si las reuniones son periódicas (y tienen un después), las agendas se simplifican. Es preferible reuniones de menos tiempo, pero con más regularidad. La puntualidad y el cumplimiento del tiempo de la reunión le permite al convocante cultivar credibilidad y confianza.


7. El método de la reunión

Depende de lo ambicioso de las metas, la complejidad de los temas, el número de paticipantes, el tiempo disponible y los recursos. Tipo seminario (principalmente exposiciones), o tipo taller (con ejercicios), lo más importante está en el plan sobre cómo involucrar a los participantes.

Información

Significado Utilidad

Práctica Mejoramiento D a t o s

≠ Aprendizaje Conocimiento ≠


8. Los recursos de apoyo

Deben estar orientados a lograr las metas de los participantes (los clientes). La comodidad del espacio y su organización son asuntos críticos en reuniones largas. La comodidad de las sillas y los puntos de apoyo para escribir son claves en reuniones de formación. La buena iluminación, el sonido y la calidad de proyección también son aspectos críticos. Las láminas son sólo un medio… Los rotafolios y pizarrones pueden tener alto impacto. Los refrigerios se valoran más de lo que se supone.


9. El después (la continuidad)

Tener sentido de continuidad permite: •  Planificar mejor las reuniones, distribuyendo

mejor el tiempo; y

•  Definir logros más alcanzables. El "después es una visión que le permite al convocante/anfitrión cultivar su liderazgo con más tino. Los participantes deben quedar con ganas de la siguiente reunión. Las reuniones periódicas necesitan planes de renovación y refrescamiento de su método.


10. La invitación a la reunión.

Las reuniones más efectivas se conciben como un producto a ser mercadeado. La invitación es el inicio de la reunión: determina la actitud de los invitados. Debe "venderse" como un reconocimiento. Debe incluir los beneficios para el invitado. Es una gran oportunidad para promover los valores que el equipo quiere.


1.  Prepara tus ideas y aportes con antelación.

2.  Separa el espacio en tu agenda y protégelo.

3.  Construye opciones de ayuda con tu equipo (para asistir).

4.  Escucha empáticamente: para comprender.

5.  Presenta tus ideas puntualizando hechos y no personas.

6.  Enfócate en la reunión principal y evita "sub-reuniones".

7.  Evita entrar y salir de la reunión reiteradamente.

8.  Minimiza el uso de teléfonos celulares o mensajes de texto.

9.  Las llamadas ineludibles atiéndelas afuera.

10.  Apoya al moderador a llevar la agenda y los tiempos.

Los invitados: oportunidades de mejora Para que las reuniones sean más efectivas


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