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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ÁREA DE CONTRATACIONES
ÁREA DE ACTIVOS FIJOS
ÁREA DE ALMACENES
ÁREA DE SERVICIOS GENERALES
ÁREA DE ARCHIVOS
ÁREA DE SISTEMAS
ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
NOMBRE Y CARGO FECHA FIRMA
ELABORADO
Lic. Javier Gonzalo Fernández Morató Consultor Responsable del Diseño e
Implantación del Sistema de Organización Administrativa SOA
31 agosto 2013
REVISADO
Lic. Miguel Mejía Vásquez
Jefe Unidad Administrativa
APROBADO
Lic. Carlos Ardiles Pinto
Director General de Asuntos Administrativos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Contenido 1. ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 5
2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 5
2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 5
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 5
3. ALCANCE DEL MANUAL ........................................................................................................... 6
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 6
5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS................................................................................................... 6
6. DOCUMENTOS DE RESPALDO ................................................................................................. 8
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ........................................................................................................... 9
7.1. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................ 9
7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS .............................................................................................. 11
8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS .................................................................. 12
8.1. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES ...................... 12
8.2. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTRATACIONES .............. 14
8.2.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES ................ 14
8.2.2. CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS .......................................................... 17
8.2.3. CONTRATACIÓN ANPE (DE BS. 50.001.- A BS. 1.000.000.-) ........................................... 24
8.2.4. CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) .................... 34
8.2.5. CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN .................................................................................. 44
8.2.6. CONTRATACIÓN DIRECTA ............................................................................................... 48
8.3. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS .......................................................... 55
8.4. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS ...................... 57
8.4.1. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ....................................................................... 57
8.4.2. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ..................................................................................... 60
8.4.3. DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................... 62
8.4.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES ................................................... 65
8.4.5. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 67
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8.4.6. MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES ............................................................ 70
8.4.7. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES .......................................... 72
8.4.8. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES ... 75
8.4.9. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD ........................................... 78
8.4.10. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN ...... 82
8.4.11. BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL ................................................................... 84
8.5. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES ............................................................. 88
8.6. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACENES ......................... 89
8.6.1. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES...................... 89
8.6.2. ASIGNACIÓN DE MATERIALES ........................................................................................ 92
8.6.3. SOLICITUD COMPRA CON CAJA CHICA ........................................................................... 94
8.6.4. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS CON CAJA CHICA ..................... 96
8.6.5. INVENTARIO DE MATERIALES ......................................................................................... 98
8.7. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES ........................................... 101
8.8. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES ....... 102
8.8.1. SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS ............................................................. 102
8.8.2. SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS ............................................................................. 105
8.8.3. REPARACIONES MENORES ............................................................................................ 108
8.8.4. SUMINISTRO DE GASOLINA ........................................................................................... 111
8.9. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA .......................................... 113
8.10. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA... 114
8.10.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ............................................................................ 114
8.10.2. PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................... 117
8.10.3. EXPURGO DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 119
8.10.4. REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ................................................................... 122
8.10.5. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO ................................................................. 124
8.11. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS ............................................................. 126
8.12. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SISTEMAS ........................ 127
8.12.1. SERVICIO DE RED ......................................................................................................... 127
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8.12.2. SOPORTE TÉCNICO ...................................................................................................... 129
8.13. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ............................... 131
8.14. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
..................................................................................................................................................... 132
8.14.1. ANÁLISIS, DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y APROBACIÓN ............................. 132
8.14.2. IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................................... 137
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1. ANTECEDENTES En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que, con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las normas básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de Organización Administrativa.
El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de
Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010,
constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las Normas Básicas
del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las características y funciones propias
de la Institución, con la finalidad de regular el proceso de estructuración organizacional de la
misma.
El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de Organización Administrativa en el MPD”. 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Estandarizar los procesos referidos a las actividades de Contrataciones, Almacenes, Activos Fijos, Servicios Generales, Archivo, Sistemas y Organización & Métodos; Áreas pertenecientes a la Unidad Administrativa dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos; con un enfoque sistémico basado en procesos que procure la optimización de procedimientos, tiempos y recursos. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Transparentar la gestión Interna.
Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.
Auxiliar a nuevos y antiguos funcionarios en la inducción del puesto en el adiestramiento y
capacitación del personal.
Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el trabajo.
Apoyar el análisis y revisión de los procesos.
Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
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3. ALCANCE DEL MANUAL El presente manual alcanza a la Unidad Administrativa de la Dirección General de Asuntos Administrativos, marcando las relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos que intervienen en cada uno de los procedimientos. Su carácter es de cumplimiento obligatorio tanto en procesos, procedimientos y responsabilidades por cargo. 4. RESPONSABILIDADES La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un
documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así como su implantación.
5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el alcance los objetivos de la entidad
Manual de Procesos.- El Manual de Procesos está conformado por un Mapa y Ficha del Procesos
(Denominación, Objetivo del Proceso, proveedores, responsables, clientes, entras y salidas del
proceso). Normas de operación, Descripción de Procedimientos con Flujo gramas; definición de
cargos para todas las tareas; descripción de formularios, documentos, solicitudes, cartas,
informes, actas etc.
Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de
actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujograma serán los
siguientes:
PROCESO
Insumos
de Entrada
Insumos de Salida
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TAREA EN LA OPERACIÓN
DOCUMENTO/INFORMES
DECISIÓN QUE LLEVA A DIFERENTES TAREAS
INICIO DE UN SUB PROCESO
INICIO/FIN DE OPERACIÓN
CONECTOR DE TAREA
CONECTOR DE PAGINA
SISTEMA INFORMÁTICO
Operación.- Es el conjunto de actividades o funciones establecidas de manera sistemática para el
logro de los objetivos o productos concretos.
Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de trabajo, para
realizar una operación o parte de ella.
Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de trabajo, para
llevar a cabo una operación o parte de ella.
Usuario o cliente externo.- Ciudadano(os) o empresa (as) que utilizan los servicios o productos
que produce la institución. Este usuario o cliente recibe servicios y/o productos terminados o
finales.
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Usuario o cliente interno.- Servidora/Servidor Público, área organizacional que utiliza y agrega
valor a los servicios o bienes que produce otro servidor público o área de la misma gerencia, sea
de su misma unidad u otra diferente.
Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más procesos que
contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o del área
organizacional. El proceso se sustenta de insumos y el resultado o producto puede ser para uso
interno o externo.
Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados institucionales
en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.
Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.
Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye información relacionada al mismo.
Abreviaturas
MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo
MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva
DGAA – Director General de Asuntos Administrativos
JUA – Jefe Unidad Administrativa
PAC – Programa Anual de Contrataciones
POA – Plan Operativo Anual
SENAPE – Servicio Nacional de Patrimonio del Estado
RPC- Responsable del Proceso de Contratación ANPE
RPA – Responsable del Proceso de Contratación LICITACIÓN
6. DOCUMENTOS DE RESPALDO
Constitución Política del Estado
Ley 1178 de 20 de junio de 199 de Administración y Control Gubernamental
Ley 004 de 31 de Julio de 2010 Ley de Lucha Contra la corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de Fortunas.
D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo. D.S. 181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de 29 de
junio de 2009
D.S. 0778 de 26 de Enero de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009
D.S.0956 de 10 de Agosto de 2011 Modifica el D.S. 181 de 29 de junio de 2009
Resolución Ministerial N°151-A de 08 de Noviembre de 2010 que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del MPD.
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Resolución Ministerial N°263 de 15 de Julio de 2009 del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas que aprueba el Modelo de Reglamento Específico del Sistema de Bienes y Servicios (RE-SABS), el contenido mínimo del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios para Empresas Públicas Nacionales Estratégicas RE-CBSEPNE y el Manual de Operaciones del SICOES.
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
7.1. MAPA DE PROCESOS
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MANEJO DE BIENES
MAPA DE PROCESOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PROCESOSINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
CONTRATACIONES
ACTIVOS FIJOS
ALMACENES
SERVICIOS GENERALES
ARCHIVO CENTRAL Y BIBLIOTECA
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
SISTEMAS
SOLICITUDES PARA LA CONTRACCIÓNDE BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES
Y DE CONSULTORÍA
BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES Y
DE CONSULTORÍA CONTRATADOS
SOLICITUDES DE MATERIALES Y SUMINISTROS
ENTREGA DE MATERIALES Y SUMINISTROS
SOLICITUDES DE MUEBLES INMUEBLES, EQUIPO Y MANTENIMIENTO
ASIGNACIÒN DE MUEBLES, INMUEBLES, EQUIPO Y MANTENIMIENTO
SOLICITUD DE SERVICIOS GENERALES (Agua, Luz, Teléfono, Celular, Reparaciones
menores de emergencia, Courier, Fotocopias, limpieza, Cafetería,
Combustible)
PRESTACIÓN DE SERVICIOS(Agua, Luz, Teléfono, Celular, Reparaciones
menores de emergencia, Courier, Fotocopias, limpieza, cafetería)
SOLICITUD DE ASESORÍA TÉCNICA Y TECNOLOGICA, MANTENIMIENTO DE
HARDWARE Y SOWTWARE Y DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS
ASESORÍA TÉCNICA Y TECNOLÓGICA, MANTENIMIENTO SOFTWARE, HARDWARE
Y DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS
SOLICITUD Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y BIBLIOTECA
RECEPCIÒN, RESGUARDO Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y
BIBLIOTECA DEL MPD
SOLICITUD DE DISEÑO, REDISEÑO ORGANIZACIONAL E IMPLEMENTACIÓN DE
PROCESOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTO
DISEÑO Y REDISEÑOS ORGANIZACIONAL, E IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS
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7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS
FICHA DEL MAPA DE PROCESOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DEL PROCESO:
Satisfacer los requerimientos de las Unidades Organizacionales del MPD de manera oportuna,
ejecutando todas las actividades que hagan posible la contratación de bienes, obras, servicios
generales y de consultoría; la entrega de oportuna de materiales; el control de los muebles, inmuebles
y equipo de oficinas; la prestación de servicios generales; el resguardo y la entrega de documentos; el
respaldo técnico para los sistemas informáticos y el desarrollo del sistema de organización
administrativa.
PROVEEDORES DEL PROCESO RESPONSABLE(S) DE PROCESOS CLIENTES DEL PROCESO
Unidades Organizacionales del
MPD y proveedores externos
Área de Contrataciones
Área de Almacenes
Área de Activos Fijos
Área de Servicios Generales
Área Archivo
Área de Sistemas
Área de Organización y Métodos
Unidades Organizacionales del MPD
ENTRADAS DEL PROCESO INDICADORES DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO
Solicitud de Materiales y
Suministros
Solicitudes de Muebles y
Equipo y Mantenimiento.
Solicitud de Servicios
Generales
Solicitud de Documentos
Solicitud de Asesoría Técnica,
Mantenimiento en Software y
diseño de sistemas
Solicitud de diseño, rediseño
e implementación de
procesos, operaciones y
procedimientos.
Solicitudes o requerimientos
Recibidos/ Solicitudes o
requerimientos cumplidos
Contrataciones de bienes y obras, servicios generales y de consultoría
Entrega de Materiales y Suministros
Entrega de Muebles, Inmuebles y Equipo
Prestación de Servicios Generales
Entrega de Documentos del MPD
Asesoría técnica, mantenimiento software y diseño de sistemas
Diseños, rediseños e implementación de procesos, operaciones y procedimientos
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INTERRELACIONES DEL PROCESO
Unidad Financiera, Unidad de Recursos Humanos, Responsable del Proceso de Contratación (Designado),Dirección General de Asuntos Jurídicos , Área de Almacenes, Área de Activos Fijos, Área de Servicios Generales, Área de Sistemas, Área de Organización y Métodos.
8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS
8.1. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
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MAPA DE OPERACIONES AREA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONES
SOLICITUD PARA LA CONTRACCIÓN
DE BIENES, OBRAS,
SERVICIOS GENERALES Y DE CONSULTORÍA
INSUMOS
BIENES, OBRAS, SERVICIOS
GENERALES Y DE CONSULTORÍA, ADQUIRIDOS O CONTRATADOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
CONTRATACIÓN MENOR
CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE
CONTRATACIÓN LICITACIÓN PUBLICA
CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS
ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC
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8.2. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CONTRATACIONES
1. IDENTIFICACIÓN:
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN: 8.2.1 ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PROGRAMA ANUAL DE
CONTRATACIONES
2. GENERALIDADES:
OBJETIVO : Efectuar el registro de la programación de contrataciones de una gestión en función al POA y Presupuesto aprobado de la diferentes áreas organizacionales
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Formulario - PAC
Carta solicitud de registro
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Formulario PAC registrado y publicado
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
2 días hábiles
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Director General de
Asuntos
Administrativos
1. Inicio 2. Instruye realizar Circular Instructivo para la elaboración del Programa
Anual de Contrataciones PAC
Jefe de Unidad
Administrativa
3. Elabora Circular Instructivo 4. Doc. “Circular Instructivo” 5. Remite formato de Registro de Contrataciones PAC
Unidad Solicitante 6. Verifica POA y Presupuesto, programa contrataciones, firma y remite
Jefe de Unidad
Administrativa 7. Recibe e instruye ejecución de Taller para consolidación
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Responsable de
Adquisiciones/
Contrataciones
8. Consolida información en Taller, elabora informe, firma y remite 9. “Informe de Consolidación”
Jefe de Unidad
Administrativa 10. Solicita autorización para registro y publicación en el SICOES
Director General de
Asuntos
Administrativos 11. Autoriza registro y publicación en el SICOES
Responsable de Adquisiciones/ Contrataciones
12. Registra y publica PAC en el SICOES 13. “SICOES” 14. Imprime PAC y archiva 15. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (Tiempo estimado: 2 días hábiles)
Director General de Asuntos Administrativos
Jefe Unidad AdministrativaResponsable de Adquisiciones y
ContratacionesUnidad Solicitante
Informe de Consolidación
Formato registro PAC
Inicio
Elabora Circular Instructivo
Autoriza Registro y Publicación en el
SICOES
SICOES
Imprime PAC y archiva
Fin
Remite Formato de Registro de
Contrataciones PAC
Recibe e instruye ejecución de Taller para consolidación
Registra y Publica PAC en el SICOES
Verifica Poa y Presupuesto y
Programa contrataciones,
firma, remite
Instruye realizar Circular Instructivo
Solicita autorización para registro y publicación en
SICOES
Consolida información en taller, elabora
informe, firma y remite
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1. IDENTIFICACIÓN:
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN: 8.2.2. CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS
2. GENERALIDADES:
OBJETIVO : Efectuar Contrataciones que no requieren cotizaciones ni propuestas hasta un monto de Bs. 50.000,00 (Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos).
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario CBS – 002 Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia
Cotizaciones
Registro SIGMA del proveedor
Formulario CBS– 003 Precio Referencial
Certificación Presupuestaria
Formulario CBS– 004- A Compra menor
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Orden de Compra/Servicios,
Contrato
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Unidad Administrativa, Área de Contrataciones y Adquisiciones, Proveedor
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
3 días hábiles
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Remite Solicitud inicio de Proceso de Adquisición /contratación
menor y emisión de Certificación Presupuestaria, adjuntando:
Nota de Solicitud
Constancia de inscripción en el POA
Verificación en el PAC
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Formulario Inexistencia y sello para bienes de uso
Director General de 3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa
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Asuntos Administrativos/RPA
Jefe de Unidad Administrativa
4. Instruye la verificación de documentos y continuación del proceso
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación de requerida
6. SI está conforme, remite al DGAA/RPA 7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria, y autoriza el inicio del proceso a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa
9. Recibe y remite al Área de Contrataciones y Adquisiciones
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
11. Procede a la invitación a potenciales proponentes
Proveedor 12. Elabora Propuestas o cotizaciones y remite al DGAA/RPA
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
13. SI la contratación es Menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa
14. NO es menor a Bs. 20.000.- remite a la Unidad Administrativa
Jefe de la Unidad Administrativa
15. Si es menor a Bs. 20.000.-Toma conocimiento y remite a la Unidad Solicitante, si es mayor a Bs. 20.000.- remite al Técnico de Contrataciones y a la Unidad Solicitante
Unidad Solicitante 16. Verifica cumplimiento de documentos y emite formulario de
verificación al RPA (DGAA) para su Vo.Bo. 17. Formulario de Verificación
Técnico de Adquisiciones y
Contrataciones/Unidad Solicitante
18. Verifican el cumplimiento de documentos y emite formulario de verificación al DGAA/RPA para su Vo.Bo.
19. Formulario de verificación
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
20. SI da Vo.Bo. si es menor y mayor a Bs. 20.000.- instruye elaboración de nota de adjudicación y solicitud de documentos a la Unidad Administrativa
21. NO da VoBo. en cualquiera de los dos casos finaliza el procedimiento.
22. Fin
Jefe de Unidad Administrativa
23. SI es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración de contrato al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
24. NO es mayor a 15 días, instruye elaborar Orden de compra u Orden de Servicio al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones
Contrataciones
25. Instruye elaborar Orden de Compra u Orden de Servicio al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones Instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración del contrato al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
26. Elabora Orden de Compra y/u Orden de Servicio y gestiona firma del Proveedor y de la DGAA
27. Emite nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para la elaboración del contrato al Proveedor
Proveedor
28. Suscribe la orden de compra o de servicio y remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
29. Recibe nota de aviso y entrega documentos solicitados al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
30. Recibe y verifica los documentos enviados por el proveedor con la Unidad Solicitante y remite al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones
Contrataciones
31. Recibe y revisa 32. SI está conforme remite al Jefe de la Unidad Administrativa 33. NO está conforme devuelve al Proveedor
Proveedor 34. Recibe, completa documentación y devuelve al Responsable de
Adquisiciones y Contrataciones
Jefe Unidad Administrativa
35. Recibe, toma conocimiento y remite al DGAA/RPA
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
36. Adjudica el proceso de contratación menor a Bs. 20.000.-, y en el caso de mayor a Bs. 20.000.- remite a la DGAJ
Director General de Asuntos Jurídicos
37. Revisa la legalidad de los documentos presentados y elabora contrato, devuelve al DGAA/RPA
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
38. Suscribe contrato, remite para suscripción al Proveedor y designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a objeto y magnitud, deriva a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa
39. Instruye remitir al proveedor para suscripción de Contrato
Responsable de Adquisiciones
Contrataciones 40. Instruye remitir al proveedor para suscripción de Contrato
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
41. Remite al proveedor para firma de Contrato
Proveedor 42. Suscribe contrato y devuelve al Técnico
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
43. Recibe contrato y registra la información en el SICOES (mayor a Bs. 20.000.-), y remite a la Comisión de Recepción las especificaciones técnicas para recepción de bienes y/o servicios
44. SICOES
Responsable de Recepción/Comisión
de Recepción
45. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de especificaciones técnicas y emite Acta de Conformidad para cada pago dependiendo del caso
46. Acta de Conformidad 47. SI está conforme remite al Técnico de Adquisiciones y
Contrataciones 48. NO está conforme devuelve al Proveedor para corregir y/o cambiar
el bien, servicio u obra
Proveedor 49. Revisa y corrige, devuelve al Responsable de Recepción/Comisión de
Recepción
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
50. SI son contrataciones mayores a Bs. 20.000.- registra la recepción definitiva en el SICOES y archiva el proceso, remite al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
51. Recepción definitiva 52. SICOES
Responsable de Adquisiciones
Contrataciones 53. Recibe y remite al Jefe de Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa
54. Recibe y da conformidad al proceso, remite al DGAA/RPA para el pago correspondiente
Unidad Solicitante/Supervisor
55. Si son consultorías, aprueba informes presentados y solicita pagos correspondientes a la DGAA/RPA
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
56. Remite a la Unidad Financiera para el pago correspondiente 57. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES a Bs. 50.000.-) 1/3 (Tiempo estimado: 3 días hábiles)
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Unidad Solicitante ProveedorTécnico de
Adquisiciones y Contrataciones
Form. Inexistencia y sello p/ bienes de uso
Precio referencial (doc. de respaldo)
TDR/Especif.Tec.
Certif..Presupuestaria
verificación PAC
Formulario de verificación
Constancia de inscripción en el POA
Formulario de Verificación
Nota de Solicitud
Verifica que la solicitud cuente con
toda la documentación
requerida
InicioRemite Solicitud inicio de proceso de
Adquisición/Contratación Menor
y emisión Cert.Presp.
Recibe y remite toda la
documentación a la Unidad
Administrativa
Instruye verificación de documentos y continuación del
proceso
Es menor a 20.000?
NO
Verifican cumplimiento de
documentos y emite formulario de
verificación al DGAA/RPA para su
Vo.Bo.
Vo.Bo.
SIFin
NO
SI
Elabora Propuestas o cotizaciónes y
remite
Verifica cumplimiento de
documentos y emite formulario de verificación al
DGAA/RPA para su VoBo
1
Toma conocimiento y remite
Da Vo.Bo. Y remiteToma conocimiento y remite al Jefe de
Unidad
Toma conocimiento y remite
Conforme?
Verifica que la solicitud cuente con
el PAC, POA y Certificación
Presupuestaria y autoriza el inicio del
proceso
SI NO
Recibe y remite al Área de
Adquisiciones y Contrataciones
Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Procede a la invitación a potenciales
proponetnes
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CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES de Bs. 50.000.-) 2/3
Director General de Asuntos
Administrativos/RPAJefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Dirección General de Asuntos
JurídicosProveedor
Técnico de Contrataciones y
Adquisiciones
contrato
Instruye elaboración de nota de
adjudicación y solicitud de documentos
Es mayor a 15 dias el plazo de
entrega?
Instruye elaborar Orden de Compra o
ServicioNO
Emite nota de aviso de adjudicación y
solicitud documentos para
elaboración contrato
Suscribe la orden de compra o servicio
Adjudica el proceso de contratación
menor a Bs20.000; y en el caso de mayor
a Bs20.000 remite a la DGAJ
Revisa lalegalidad de los documentos
presentados y elabora contratoSuscribe contrato,
remite para suscripción del
proveedor y designa Responsable de
Recepción o Comisión de Recepción de
acuerdo a objeto y magnitud
1
Instruye elaborar Orden de compra u Orden de Servicio
Instruye emitir nota de aviso de
adjudicación y solicitud
documentos para elaboración de
contrato
Elabora orden de compra y/u orden
de servicio y gestiona firma
DGAA/RPA
Recibe y revisa
Recibe, toma conocimiento y remite al RPA
Recibe y verifica los documentos
enviados por el proveedor con la
Unidad Solicitante
Recibe nota de aviso y entrega
documentos solicitados
SI
Instruye emitir nota de aviso de
adjudicación y solicitud
documentos para elaboración de
contrato
Suscribe contrato y devuelve al técnico
Instruye remitir al proveedor para suscripción de
contrato
Instruye remitir al proveedor para suscripción de
contrato
Remite al Proveedor para firma de
contrato
Está conforme?Recibe, completa documentación y
devuelveNOSI
2
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CONTRATACIÓN MENOR DE BIENES Y SERVICIOS (MENORES de Bs. 50.000.-) 3/3
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
ProveedorUnidad Solicitante/
SupervisorResponsable o Comisión de
Recepción
Técnico de Contrataciones y
Adquisiciones
Recepción definitiva
Acta de conformidad
Si son Bienes, Servicios u Obras
verifica cumplimiento
Especificaciones Técnicas y emite
Acta de conformidad para
cada pago dependiendo del
caso
2
Si son Consultorías, aprueba informes
presentados y solicita pagos
correspondientes
Remite a la Unidad Financiera para el
pago correspondiente
Fin
Conforme?
Devuelve al proveedor para
corregir y/o cambiar el bien, servicio,
obra
NO
Revisa y corrige
Si son contrataciones
mayores a Bs20.000 registra la recepción
definitiva en el SICOES y archiva
proceso
SIRecibe y Remite a la
Unidad Administrativa
Recibe y da conformidad al
proceso, remite al DGAA/RPA para el
pago correspondiente
Recibe contrato y registra información en el SICOES (mayor
a Bs. 20.000.-) y remite a la Comisión
de Recepción las especificaciones
técnicas para recepción de bienes
y/o servicios
SICOES
SICOES
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Elabora y remite solicitud inicio de proceso de adquisición/
contratación y certificación presupuestaria, adjuntando:
Nota de Solicitud
Constancia de inscripción en el POA
Verificación en el PAC
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Formulario de inexistencia
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.2.3. CONTRATACIÓN ANPE (DE BS. 50.001.- A BS. 1.000.000.-)
OBJETIVO : Efectuar Contrataciones entre Bs. 20.001 a Bs. 1.000.000.-
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Nota de Solicitud
Especificaciones Técnicas o TDR Form. CBS-002
Definición del método de selección
Precio referencial CBS-003
Certificación Presupuestaria
Vo.Bo. Inscripción en el POA
Formulario de Inexistencia
Vo.Bo. MAE (para consultorías)
Certificación inscripción en el PAC
Cotizaciones
Registro SIGMA del proveedor
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Orden de Compra/Servicios,
Contrato
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Contrataciones
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
12 días hábiles (si la contratación es de Bs. 50.001.- a Bs. 100.000.-) 16 días hábiles (si la contratación es de Bs. 50.001.- a Bs. 200.000.-)
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Para consultorías Vo.Bo. de la MAE
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación requerida
6. SI está conforme remite a la DGAA/RPA 7. NO está conforme devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria, y autoriza el inicio del proceso a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
11. Recibe y procede a la elaboración del DBC y Formulario de Aprobación, remite al Responsable
Responsable Adquisiciones y Contrataciones
12. Revisa DBC y Formulario de Aprobación 13. SI está conforme, remite al Jefe de Unidad Administrativa 14. NO está conforme, instruye realización de ajustes
correspondientes al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
15. Realiza los ajustes correspondientes y devuelve al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones para que siga su curso
Responsable Adquisiciones y Contrataciones
16. Instruye publicación de DBC y convocatoria en el SICOES y remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
17. Publica DBC y convocatoria en el SICOES 18. SICOES formulario 100 19. Fin
Jefe Unidad Administrativa 20. Toma conocimiento y remite a la DGAA/RPA
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
21. Aprueba DBC y autoriza publicación en el SICOES 22. Designa con Memorándum al responsable de evaluación o
comisión de calificación y devuelve a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 23. Toma conocimiento y remite al Responsable de Evaluación o
Comisión de Calificación
Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
24. Realiza inspección previa, atiende consultas escritas o reunión de aclaración si corresponde y remite al Responsable de Recepción de Propuestas
Responsable de Recepción de Propuestas
25. Recibe y cierra el Acta de Recepción de Propuestas en fecha y hora programadas
26. Remite propuestas al Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
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Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
27. Realiza apertura de propuestas en Acto Público 28. Concluido el Acto Público, en sesión reservada determinarán si
las propuestas continúan o se descalifican 29. SI continúan, elabora informe recomendando adjudicación 30. No continúan, elabora nota de declaratoria desierta, revisando
motivos y ajustes necesarios que permitan viabilizar la siguiente y remite a la Unidad Solicitante
Unidad Solicitante 31. Toma conocimiento 32. Fin
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
33. SI aprueba informe, determina si el contrato esta entre Bs. 50.001 y Bs. 200.000
34. NO aprueba el informe, solicita complementación o sustentación al Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
35. SI el contrato está entre Bs. 50.001 y Bs. 200.000 remite al Jefe de Unidad Administrativa
36. NO está entre Bs. 50.0001 Y Bs. 200.000 remite a la DGAJ para elaboración de Resolución de Adjudicación
Jefe Unidad Administrativa 37. Instruye elaborar Nota de Adjudicación y solicitar presentación
de documentos a los proponentes
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
38. Elabora nota de adjudicación y solicita presentación de documentos a los Proponentes
Proponentes 39. Preparan y entregan documentos al Técnico
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
40. Comunica a los proponentes no favorecidos por correo electrónico
41. Fin
Dirección General de Asuntos Jurídicos
42. Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/RPA para firma
43. Resolución de Adjudicación
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
44. Recibe y firma, remite a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 45. Recibe y remite al técnico para publicación en el SICOES
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
46. Publica en el SICOES la Resolución de Adjudicación en el Formulario 200 y notifica a los proponentes no favorecidos dicha publicación; caso contrario publica la Declaratoria Desierta en el Formulario 100-E
47. SICOES 48. Fin
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
49. El monto del contrato está entre Bs. 200.000.- y Bs. 1.000.000.- 50. SI existe Recurso Administrativo de impugnación, se resuelve
de acuerdo al régimen del Recurso Administrativo de
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impugnación Cap. VII D.S. 0181 51. Fin 52. NO existe Recurso Administrativo de impugnación, elabora
nota solicitando documentación al proponente adjudicado para la suscripción de contrato
53. Nota de solicitud de documentos
Proponente 54. Prepara y entrega documentos y remite a la Comisión de
Calificación
Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
55. Realiza la verificación técnica de la documentación presentada y emite Acta correspondiente al Jefe de Unidad Administrativa
56. Acta de verificación
Jefe Unidad Administrativa 57. Recibe Acta y remite a la DGAA/RPA
Dirección General de Asuntos Administrativos/RPA
58. Recibe Acta y remite a la DGAJ para elaboración de contratos
Director General de Asuntos Jurídicos
59. Revisa la legalidad de documentación y suscribe Acta, elabora contrato cumpliendo cronograma de plazos
60. Contrato 61. Tramita suscripción de contrato ante la MAE
MAE 62. Firma y remite para suscripción de contrato al proponente
Dirección General de Asuntos Administrativos/RPA
63. Recibe y remite para suscripción de contrato del proponente
Jefe Unidad Administrativa 64. Recibe y remite para suscripción de contrato del proponente
Proponente 65. Recibe, suscribe contrato y devuelve a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 66. Recibe y remite al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones para el registro en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
67. Recibe y remite para el registro en el SICOES al Técnico
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
68. Publica en el SICOES 69. SICOES
Dirección General de Asuntos Administrativos/RPA
70. Designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a contratación
Responsable de Recepción o comisión de recepción
71. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de Especificaciones Técnicas y emite Acta de Conformidad para cada pago dependiendo del caso
72. Acta de Conformidad 73. SI son servicios de Consultoría, pueden ser de un solo pago 74. NO son servicios de Consultoría, proceden a la recepción de
bienes o servicios verificando cumplimiento de Especificaciones Técnicas y elabora Acta de Recepción, remite al Jefe de Unidad
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Administrativa 75. Acta de Recepción
Jefe Unidad Administrativa 76. Recibe y remite a la DGAA/RPA para el pago correspondiente
Dirección General de Asuntos Administrativos/RPA
77. Autoriza el pago correspondiente 78. Fin
Responsable de Recepción o comisión de recepción
79. SI son servicios de Consultoría de un solo pago, remite a la Unidad Solicitante
80. No son servicios de Consultoría de un solo pago, remite al Supervisor de Consultoría
Unidad Solicitante 81. Aprueba el informe presentado y solicita a la DGAA/RPA el
pago correspondiente 82. Solicitud de pago
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
83. Autoriza el pago correspondiente 84. Fin
Supervisor de Consultoría 85. Aprueba los informes presentados y solicita a la DGAA/RPA el
pago correspondiente 86. Solicitud de pago
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
87. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Responsable Adquisiciones/Contrataciones
88. Recibe e instruye registro del Formulario 500 en SICOES
Técnico de Adquisiciones y contrataciones
89. Registra el Formulario 500 en el SICOES y archiva el proceso 90. SICOES 91. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 1/5 (Tiempo estimado: de 12 a 16 días hábiles)
Director General de Asuntos Administrativos / RPA
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Unidad SolicitanteTécnico de Contrataciones y
Adquisiciones
Para consultorías Vo.Bo. MAE
Formulario de inexistencia
Precio Referencial (doc. de respaldo)
TDR/Especificaciones
Técnicas
Certificación Presupuestaria
Certificación inscripción PAC
Constancia De Inscripción en el
POA
Nota de solicitud
Inicio
Recibe y remite toda la
documentación a la Unidad
Administrativa
Conforme
Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Si
Verifica que la solicitud cuente con
toda la documentación
requerida
Recibe y remite al Área de
Adquisiciones y Contrataciones
Recibe y procede a la elaboración del
DBC y Formulario de Aprobación, remite
al Responsable
NO
1
Elabora y remite Solicitud inicio de
proceso de Adquisición/
contratación y certificación
presupuestaria
Revisa el DBC y Formulario de
Aprobación
Conforme
Instruye realización de ajustes
correspondientes
NO
Realiza ajustes correspondientes y
remite
Toma conocimiento y remite
SIAprueba DBC y
Autoriza Publicación en SICOES
Instruye verificación de documentos y continuación del
proceso
Verifica que la solicitud cuente con
el PAC, POA y Certificación
Presupuestaria y autoriza el inicio del
proceso
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 2/5
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
Responsable de Recepción de Propuestas
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Unidad Solicitante
Publica DBC y Convocatoria en el
SICOES
SICOESFor.100
Realiza Inspección Previa, atiende
Consultas Escritas o Reunión de
Aclaración si corresponde
1
Designa con Memorándum al Responsable de
evaluación o Comisión de Calificación
Toma conocimiento y remite
Recibirá y cerrará el Acta de Recepción de Propuestas en
fecha y hora programadas
Remite PropuestasRealiza apertura de Propuestas en acto
pùblico
Instruye publicación DBC y convocatoria
en el SICOES
Fin
1
Concluido el acto público, en sesión
reservada determinarán si las
propuestas continúan o se
descalifican
Continúan
Elabora nota de declaratoria
desierta, revisando motivos y ajustes
necesarios que permitan viabilizar
la siguiente y remite a la Unidad Solicitante
NO
Elabora informe recomendando
adjudicación
SI
Toma conocimiento
Fin
2
A
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CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 3/5
Dirección General Asuntos Administrativos /RPA
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
ProponentesDirector General de Asuntos
JurídicosJefe Unidad
Administrativa
Resolución de Adjudicación
El monto del contrato esta
entre 50.001 y 200.000
Elabora Nota de Adjudicación y
solicita presentación de
documentos
SI
2
Aprueba informe
Solicita complementación o
sustentación
SI
Preparan y entregan documentos
Comunica a proponentes no favorecidos por
correo electrònico
Fin
NO
NO
Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/
RPA para firma
A
Remite a la DGAJ para elaboración
Resolución De Adjudicación
Publica en el SICOES la Resolución de
Adjudicación en el Formulario 200 y
notifica a los proponentes no
favorecidos dicha publicación; caso
contrario publica la Declaratoria
Desierta en el Formulario 100-E
Instruye elaborar nota de
adjudicación y solicitar
documentos
SICOES
Recibe y firma, remite a la Unidad
Administrativa
Fin
Recibe y remite al técnico para
publicación en el SICOES
3
El monto del contrato esta entre 200.001 y 1.000.000
Código Documento Versión N° de Páginas
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CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 4/5
Dirección General Asuntos Administrativos /RPA
Responsable de Evaluación o Comisión
de CalificaciónProponentes
Dirección General de Asuntos
Jurídicos
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Jefe Unidad Administrativa
MAE
Contrato
Acta de Verificaciòn
Nota de solicitud de documentos
3
Elabora nota solicitando
documentación al proponente
adjudicado para la suscripción de
contrato
Existe Recurso Adm. De
Impugnaciòn
NO
Prepara y entrega documentos
Se resuelve de acuerdo al régimen del Recurso Adm. De impugnación Cap.VII D.S. 0181
SI
Realiza la verificación técnica
de la documentación
presentada y emite Acta
correspondiente
Revisa legalidad de documentación y
suscribe Acta, elabora contrato
cumpliendo cronograma de
plazos
Fin
Recibe Acta y remite a la DGAA/
RPA
Firma y remite para suscripción de
contrato al proponente
Tramita suscripción de contrato ante la
MAERecibe y remite
para suscripción de contrato del proponente
Recibe y remite para suscripción de
contrato del proponente
Recibe, suscribe contrato y devuelve
Recibe y remite al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones para el registro en el
SICOESRecibe y remite
para registro en el SICOES
4
Recibe Acta y remite A la DGAJ
para elaboración de contratos
Código Documento Versión N° de Páginas
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CONTRATACIÓN ANPE (de Bs. 50.001.- a Bs. 1.000.000.-) 5/5
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Recepción o comisión de recepción
Supervisor de Consultoría
Unidad solicitante
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
Técnico deAdquisiciones y Contrataciones
Jefe Unidad Administrativa
Acta de conformidad
Solicitud de pagoSolicitud de pago
Acta de Recepción
4
Designa al Responsable de
Recepción o comisión de
Recepción de acuerdo a
contratación
Proceden a la recepción de bienes
o servicios verificando
cumplimiento de Esp. Técnicas,
elabora Acta de Recepción
Son servicios de Consultoría
Es de un solo pago
SI
NO
Aprueba el informe presentado y
solicita a la DGAA/RPA el pago
correspondiente
SI
Aprueba los informes
presentados y solicita a DGAA/RPA
el pago correspondiente
NO
Registra el formulario 500 en SICOES y archiva el
proceso
SICOES
FIN
Instruye Registro del Formulario 500
en SICOES
Si son Bienes, Servicios u Obras,
verifica cumplimiento
Especificaciones Técnicas y emite
Acta de conformidad para
cada pago dependiendo del
caso
Recibe y remite al DGAA/RPA para el
pago correspondiente
Autoriza pago correspondiente
Fin
Recibe e instruye registro del
Formulario 500 en el SICOES
Publica en el SICOES
SICOES
B
B
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Remite solicitud de inicio del proceso de
Adquisición/Contratación por Licitación Pública, Adjuntando:
Nota de Solicitud
Registro en el POA
Certificación inscripción en el PAC
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Formulario de inexistencia
Para consultorías Vo.Bo. de la MAE
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.2.4. CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-)
OBJETIVO : Efectuar Contrataciones mayores a Bs. 1.000.000.-
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Nota de Solicitud
Especificaciones Técnicas o TDR Form. CBS-002
Definición del método de selección
Precio referencial CBS-003
Certificación Presupuestaria
Vo.Bo. Inscripción en el POA
Vo.Bo. MAE (para consultorías)
Certificación inscripción en el PAC
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Contratos
Acta de recepción
Conformidad y solicitud devolución de retenciones
Acta de Recepción
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Contrataciones
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
35 días hábiles
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación requerida, cumpla con los requisitos y que sea mayor a Bs. 1.000.000.-
6. SI da conformidad deriva a la DGAA/RPC 7. NO da conformidad devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC y la Certificación Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso
Jefe Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
11. Recibe y procede a la elaboración el DBC incorporando Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
12. Revisa el DBC 13. SI aprueba, remite al Jefe de Unidad Administrativa 14. NO aprueba, devuelve al Técnico de Adquisiciones y
Contrataciones
Jefe de Unidad Administrativa 15. Recibe y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
16. Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación, deriva a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 17. Instruye publicación del DBC y convocatoria en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
18. Instruye publicación del DBC y convocatoria en el SICOES al Técnico
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
19. publica el DBC y convocatoria en el SICOES 20. SICOES Formulario 100 21. Remite documentación
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
22. Recibe y remite documentación
Jefe de Unidad Administrativa 23. Recibe y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
24. Recibe y remite la documentación a la DGAJ para la elaboración de Resolución Administrativa
Director General de Asuntos Jurídicos
25. Elabora Resolución Administrativa de aprobación del DBC 26. Resolución Administrativa
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
27. Firma Resolución Administrativa y remite para su publicación en el SICOES
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Jefe Unidad Administrativa 28. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
29. Instruye publicación del DBC en el SICOES y notificación a proponentes al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
30. Publica el DBC en el SICOES y notifica a potenciales proponentes
31. SICOES
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
32. SI existe impugnación, se resuelve de acuerdo al Cap. VII del D.S. 0181
33. Fin 34. NO existe impugnación, nombra Comisión de Calificación y
Recepción de Propuestas
Jefe Unidad Administrativa 35. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
36. Toma conocimiento y remite al Responsable de Recepción de Propuestas
Responsable de Recepción de Propuestas
37. Recibe y cierra el Acta de Recepción de Propuestas y remite a la Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación
Responsable de Evaluación/Comisión de
Calificación
38. Realiza apertura de propuestas en acto público 39. Concluido el acto público en sesión reservada determinarán si
las propuestas continúan o se descalifican 40. Evalúan propuestas 41. Si requiere aclaración, convoca a todos los proponentes sin que
modifiquen propuestas
Proponentes 42. Aclaran sus propuestas y devuelven al Responsable de
Evaluación/ Comisión de Calificación
Responsable de Evaluación/Comisión de
Calificación
43. SI el proceso se declara desierta remite al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
44. NO se declara desierta, remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
45. Elabora informe de Adjudicación y remite al Representante de la Unidad Jurídica
46. Informe de Adjudicación
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
47. Elabora nota de Declaratoria Desierta, revisando motivos y ajustes necesarios que permitan viabilizar la siguiente publicación en el SICOES
Jefe Unidad Administrativa 48. Toma conocimiento y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
49. Toma conocimiento y remite a la DGAJ para elaborar Resolución de Declaratoria Desierta
Representante Unidad Jurídica 50. Recibe y emite Resolución de Declaratoria Desierta y remite a la
DGAA/RPC 51. Resolución Declaratoria Desierta
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
52. SI aprueba el informe de adjudicación, firma el informe de la Comisión Calificadora y remite a la DGAJ
53. NO aprueba el informe de adjudicación, entonces es la Resolución de Declaratoria Desierta y remite a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 54. Recibe y remite la resolución de Declaratoria Desierta para
publicación en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
55. Recibe y remite Resolución para publicación en el SICOES
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
56. Publica en el SICOES la Resolución de Declaratoria Desierta 57. SICOES Formulario 100E 58. Fin
Director General de Asuntos Jurídicos
59. Elabora Resolución de Adjudicación y remite a la DGAA/RPC
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
60. Suscribe Resolución de Adjudicación y remite a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 61. Toma conocimiento y remite al Responsable de Adquisiciones y
Contrataciones
Responsable de Contrataciones Adquisiciones
62. Toma conocimiento y remite al Técnico
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
63. Realiza la notificación de la Resolución de Adjudicación a los proponentes vía correo y SICOES
64. SICOES Formulario 200 65. SI existe Recurso Administrativo de Impugnación, se resuelve
de acuerdo al Régimen de Recurso Administrativo de impugnación Cap. VII D.S. 0181
66. Fin 67. NO existe Recurso de impugnación, elabora nota de solicitud de
documentación al proponente adjudicado 68. Solicitud de documentación
Proponente 69. Prepara y entrega documentos al Responsable de
Evaluación/Comisión de Calificación
Responsable de Evaluación/ Comisión de Calificación
70. Realiza la verificación técnica de la documentación presentada y emite el Acta correspondiente
71. Acta de verificación
Jefe Unidad Administrativa 72. Remite a la DGAJ para su verificación legal
Director General de Asuntos Jurídicos
73. Revisa la legalidad de los documentos y suscribe Acta y contrato, cumpliendo con cronograma de plazos
74. Acta de verificación legal de documentos 75. Contrato
MAE 76. Suscribe contrato y remite
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
77. Toma conocimiento y designa Comisión de Recepción de acuerdo a la magnitud del contrato
Jefe Unidad Administrativa 78. Instruye el Registro en el SICOES de los Contratos
Responsable de Contrataciones Adquisiciones
79. Instruye el Registro en el SICOES de los Contratos
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
80. Realiza el Registro del Contrato en el SICOES 81. SICOES
Comisión de Recepción
82. Efectúa la recepción verificando las Especificaciones Técnicas y elabora Acta de Recepción
83. Acta de Recepción 84. SI requiere plazo mayor a 1 día, firma Acta de Recepción
Provisional 85. A la entrega total, firma el Acta de Recepción Definitiva 86. NO requiere plazo mayor a 1 día, puede ser servicio con pagos
parciales 87. SI es servicio con pagos parciales, emite Acta de conformidad
para cada pago 88. Acta de Conformidad 89. NO es servicio de pagos parciales, emite Acta de Conformidad y
Acta de Recepción en caso de un bien, o por la prestación total del servicio y solicita a la DGAA/RPC devolución de retenciones
90. Acta de Conformidad 91. Acta de Recepción 92. Solicitud de devolución de retenciones
Director General de Asuntos Administrativos/RPC
93. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Jefe Unidad Administrativa 94. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Responsable de Adquisiciones y contrataciones
95. Instruye registro del Formulario 500 en el SICOES
Técnico Adquisiciones y Contrataciones
96. Registra formulario 500 en SICOES y archiva el proceso 97. SICOES 98. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 1/5 (Tiempo estimado: 35 días hábiles)
Director General de Asuntos
Administrativos (RPC)
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Director General de Asuntos
JurìdicosUnidad Solicitante
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Para consultorías Vo.Bo. MAE
Formulario de inexistencia
Precio Referencial (doc. de respaldo)
TDR/Especificaciones
Técnicas
Certificación Presupuestaria
Certificación inscripción en el
PAC
Registro en el POA
Nota de solicitud
Resolución Administrativa
Verifica que la solicitud cuente con
toda la documentación
requerida, cumpla con los requisitos y que sea mayor a Bs.
1.000.000.-
Da conformidadSi
InicioRemite Solicitud inicio de proceso de
Adquisición/Contratación por Licitación Pública
Verifica que la solicitud cuente con
el PAC y Certificación
Presupuestaria y autoriza el inicio del
proceso
Instruye verificación de documentos y continuación del
proceso
Recibe y procede a la elaboración del DBC incorporando Especificaciones
Técnicas y/o Términos de Referencia
Aprueba el DBC y autoriza el inicio del
proceso de contratación
Elabora Resolución Administrativa de aprobación DBC
1
Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Aprueba NORecibe y remite a la
DGAA/RPCSI
Publica DBC y Convocatoria en el
SICOES
Instruye publicación del DBC y
convocatoria en el SICOES
Instruye publicación del DBC y
convocatoria en el SICOES
Remite documentación
Recibe y remite documentación
Recibe y remite documentación a la
DGAJ para elaboración de Res.
Administrativa
SICOES FORM. 100
NO
Recibe y remite a la DGAA/RPC
Recibe y remite toda la
documentación a la Unidad
Administrativa
Recibe y remite al Área de
Adquisiciones y Contrataciones
Revisa el DBC
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 2/5
Director General de Asuntos Administrativos
(RPC)
Responsable de Adquisiciones yContrataciones
Responsable de Recepción de Propuestas
Responsable de Evaluación/Comisión
de Calificación
Jefe Unidad Administrativa
ProponentesTécnico de Contrataciones
y Adquisiciones
Informe de Adjudicación
Existe Impugnación
1
Se resuelve de acuerdo al Cap.VII
D.S. 0181
SI
Nombra Comisión de Calificación y
Recepción de Propuestas
NO Recibe y cierra el acta de recepción
de propuestas, remite al
Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación
Realiza apertura de propuestas en acto
público
Evalúa propuestas
Si requiere aclaración convoca
a todos los proponentes sin que modifiquen
propuestas
Declaratoria Desierta
fin
Elabora informe de Adjudicación
NO
SIAclaran sus propuestas
Elabora nota de Declaratoria
Desierta, revisando motivos y ajustes
necesarios que permitan viabilizar
la siguiente publicación en el
SICOES
Toma conocimiento y remite al
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Toma conocimiento y remite al
Responsable de Recepción de Propuestas
Concluido el acto público, en sesión
reservada determinarán si las
propuestas continúan o se
descalifican
Toma conocimiento y remite a la DGAJ
para elaborar Resolución de Declaratoria
Desierta
2
Toma conocimiento y remite a la DGAA/
RPC
A
Firma Resolución Administrativa y remite para su
publicación en el SICOES
Toma conocimiento y remite
Instruye publicación del DBC en el
SICOES y notificación a proponentes
Publica DBC en el SICOES y notifica a
potenciales proponentes
SICOES
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 3/5
Director General de Asuntos
Administrativos (RPC)
Jefe de Unidad Administrativa
Director General de
Asuntos Jurídicos
ProponenteTécnico de Adquisiciones ContratacionesResponsable de Adquisiciones
Contrataciones
Representante Unidad Jurídica
Solicitud de documentación
Firma el informe de Comisión
Calificadora
Aprueba informe de
Adjudicación
SI
Elabora Resolución de Adjudicación
Realiza la notificación de la
Resolución de Adjudicación a los proponentes vía correo y SICOES
Existe Recurso Adm. De
Impugnaciòn
Se resuelve de acuerdo al régimen del Recurso Adm. De impugnación Cap.VII D.S. 0181
SICOES Form. 200
SI
Elabora nota de solicitud de
documentación al proponente adjudicado
NO
Prepara y entrega documentos
3
Suscribe Resolución de Adjudicación y remite a la Unidad
Administrativa
Toma conocimiento y remite
Toma conocimiento y remite
Fin
Recibe y remite la Resolución de Declaratoria
Desierta para publicación en el
SICOES
NORecibe y remite
para publicación en el SICOES
Publica en el SICOES la Declaratoria
Desierta
SICOES Form. 100E
Fin
Resolución Declaratoria
Desierta
Recibe y emite Resolución de Declaratoria
Desierta y deriva a la DGAA/RPC
2
A
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 4/5
MAEJefe de Unidad Administrativa
Director General de Asuntos Jurídicos
Comisión de RecepciónResponsable de Adquisiciones yContracciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Director General de Asuntos
Administrativos
(RPC)
Responsable de Evaluación/Comisión de Calificación
Acta de Recepción
Contrato
Acta de verificación legal de doc.
4
Remite a la Dirección Jurídica
para su verificación legal
Revisa la legalidad de los documentos
y suscribe Acta y Contrato,
cumpliendo con cronograma de
plazos
Suscribe contrato y remite
Realiza el registro del contrato en el
SICOES
SICOES
Toma conocimiento y designa Comisión
de Recepción de acuerdo a magnitud
de contrato
Efectúa la recepción verificando Esp.Tèc.
Y elabora Acta Recepción
Requiere plazo mayor a 1 dia
Firma Acta de Recepción provisional
SI
NO
A la Entrega total firma Acta de
Recepción Definitiva
Instruye registro en SICOES
Instruye registro en el SICOES
Acta de Verificación
3
Realiza la verificación técnica
de la documentación
presentada y emite Acta
correspondiente
BB
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CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA (MAYORES A Bs. 1.000.000.-) 5/5
Jefe de Unidad Administrativa
Comisión de Recepción/Unidad Solicitante
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Director General de Asuntos
Administrativos / RPC
Solicitud de devolución de
retenciones
Acta de Conformdiad
Acta de Recepción
Acta de conformidad
4
Es servicio con pagos parciales
Emite Acta de Conformidad para
cada pago
Emite Acta de Conformidad y Acta
de Recepción en caso de un bien, o por la prestación total de servicio y
solicita a DGAA/RPC devolución retenciones
SI
NO
Instruye registro de formulario 500 en
SICOES
Registra formulario 500 en SICOES y
archiva el proceso
SICOESForm. 500
FIN
Instruye registro de formulario 500 en
SICOES
Instruye registro de formulario 500 en
SICOES
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Remite solicitud inicio de proceso de Adquisición/Contratación
por excepción adjuntando:
Informe técnico de justificación e identificación de causales y proveedor a ser contratado
Constancia de inscripción en el POA
Certificación Presupuestaria
TDR/Especificaciones Técnicas
Criterios de Calificación
Director General de Asuntos Administrativos
3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
Responsable de Adquisiciones y 5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.2.5. CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
OBJETIVO : Efectuar Contrataciones por excepción
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Nota de Solicitud
Informe técnico justificando e identificando causales y personas a ser contratadas.
Vo.Bo. Inscripción en el POA
Certificación Presupuestaria
Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas
Criterios de Calificación
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Contrato
Conformidad y solicitud devolución de retenciones
Acta de Recepción
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
7 días hábiles
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Contrataciones requerida 6. SI está conforme, remite a la DGAA 7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos Administrativos
8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso
MAE 9. Instruye a la Unidad Jurídica la elaboración de Informe Legal
para contratación por Excepción
Director General de Asuntos Jurídicos
10. Elabora Informe Legal y Resolución para Contratación por Excepción
MAE 11. Suscribe la Resolución y Autoriza inicio del proceso
Director General de Asuntos Administrativos
12. Instruye continuar con el proceso
Jefe de Unidad Administrativa 13. Instruye continuar con el Proceso
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
14. Inicia el Proceso de Contratación por Excepción y remite a la DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
15. Una vez adjudicado el proceso, remite a la DGAJ para la elaboración del contrato
Director General de Asuntos Jurídicos
16. Elabora contrato y remite a la MAE
MAE 17. Suscribe y remite a la DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
18. Recibido el contrato remite
Jefe Unidad Administrativa 19. Toma conocimiento y remite
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
20. Toma conocimiento y remite
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
21. Toma conocimiento y remite al proveedor
Proveedor 22. Suscribe el contrato y remite a la Unidad Solicitante
Unidad Solicitante 23. Realiza seguimiento a la ejecución de contratación por
excepción, deriva a la DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
24. Como es mayor a Bs. 20.000.-, instruye registro de la información en el SICOES e informa a la Contraloría sobre la contratación
Jefe Unidad Administrativa 25. Instruye el registro de información en el SICOES
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
26. Instruye el registro de información en el SICOES
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Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
27. Registra información en el SICOES y archiva proceso 28. SICOES 29. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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CONTRATACIÓN POR EXEPCIÓN (tiempo estimado: 7 días hábiles)
MAEJefe Unidad
Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Director General de Asuntos
JurídicosUnidad Solicitante
Director General de Asuntos
Administrativos
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Proveedor
Criterios de Calificación
TDR/Especif.Tec.
Certif..Presupuestaria
Constancia de inscripción en el POA
Informe técnico just. E identif.
Causales y proveedor a ser
contratado
InicioRemite Solicitud inicio de proceso de
Adquisición/Contratación por
Excepción
Recibe y remite toda la
documentación a la Unidad
Administrativa
Instruye a la Unidad Jurídica elaboración
de Informe Legal para contratación
por excepción Elabora Informe Legal y Resolución, para contratación
por excepciónSuscribe Resolución y Autoriza inicio del
proceso
Instruye continuar proceso
Instruye continuar proceso
Inicia y registra el Proceso de
Contratación por Excepción
Una vez adjudicado el proceso, remite a
DGAJ para elaboración
contrato
Elabora contrato y remite a la MAE
Recibido el contrato remite
Realiza seguimiento a la ejecución de contratación por
excepciónComo es mayor a
Bs. 20.000.-, instruye registro de la información en el SICOES e informa a la Contraloría sobre
la Contratación Registra información en
SICOES y archiva el proceso
SICOES
Fin
Toma conocimiento y remite
Instruye registro de información en
SICOES
Suscribe y remite a la DGAA
Toma conocimiento y remite
Toma conocimiento y remite al proveedor
Suscribe el contrato
Instruye registro de información en el
SICOES
Instruye verificación de documentos y continuación del
proceso
Verifica que la solicitud cuente con
toda la documentación
requerida
Conforme? NO
Verifica que la solicitud cuente con
el PAC, POA y Certificación
Presupuestaria y autoriza el inicio del
proceso
SI
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Servicios Generales/Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Remite Solicitud de inicio de proceso de
Adquisición/Contratación Directa, adjuntando:
Nota de solicitud
Vo.Bo. de registro del POA
Verificación inscripción en el PAC mayores a Bs. 20.000.-
Certificación Presupuestaria
Términos de Referencia/Especificaciones Técnicas
Precio Referencial (documentos de respaldo)
Causal de la Contratación Directa
Especificación del Proveedor
Certificado de inexistencia de Bienes Inmuebles
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.2.6. CONTRATACIÓN DIRECTA
OBJETIVO : Efectuar Contrataciones Directas
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Nota de solicitud
Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas
Precio Referencial
Certificación Presupuestaria
Vo.Bo. registro en POA
Establecimiento de causal de contratación directa
Especificaciones del proveedor
Verificación de inscripción en el PAC para mayores a 20.000
Certificado de inexistencia de bienes inmuebles
Material definido en caso de publicidad
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Orden de Compra o Servicios
Emisión de Contratación Directa
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
7 días hábiles
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Para publicidad contar con el material definido
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
3. Recibe y remite toda la documentación a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye verificación de documentos y continuación del proceso
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
5. Verifica que la solicitud cuente con toda la documentación requerida
6. SI está conforme, remite a la DGAA/RPA 7. NO está conforme, devuelve a la Unidad Solicitante
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
8. Verifica que la solicitud cuente con el PAC, POA y Certificación Presupuestaria y autoriza el inicio del proceso
Jefe de Unidad Administrativa 9. Recibe y remite al Área de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Adquisiciones Contrataciones
10. Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Técnico de Adquisiciones Contrataciones
11. Procede a la invitación a potenciales proponentes
Proveedor 12. Elabora propuestas o cotizaciones y remite
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
13. SI es menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa 14. NO es menor a Bs. 20.000.-, remite a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa
15. En caso de ser menor a Bs. 20.000.- toma conocimiento y remite a la Unidad Solicitante; en caso de ser mayor a Bs. 20.000.- toma conocimiento y remite al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones y a la Unidad Solicitante
Unidad Solicitante 16. Verifica cumplimiento de documentos y remite formulario de
verificación a la DGAA/RPA para su Vo.Bo. 17. Formulario de verificación
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones/Unidad
Solicitante
18. Verifican cumplimiento de documentos y emite formulario de verificación a la DGAA/RPA para su Vo.Bo.
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
19. Toma conocimiento y remite al Jefe de Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 20. Da Vo.Bo. y remite a la DGAA/RPA
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
21. Instruye elaboración de nota de adjudicación y solicitud de documentos
Jefe de Unidad Administrativa
22. SI es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para elaboración del contrato al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
23. NO es mayor a 15 días el plazo de entrega, instruye elaborar Orden de Compra o Servicio al Responsable de Adquisiciones y
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Contrataciones
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
24. Instruye elaborar Orden de Compra o Servicio al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
25. Elabora Orden de Compra y/u Orden de Servicio y gestiona firma ante el Proveedor y el DGAA/RPA
Proveedor 26. Suscribe la orden de compra o servicio y remite al Responsable
de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
27. Instruye emitir nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para la elaboración del contrato al Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
28. Emite nota de aviso de adjudicación y solicitud de documentos para la elaboración del contrato al Proveedor
Proveedor 29. Recibe nota de aviso y entrega documentos solicitados al
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
30. Recibe y revisa 31. SI está conforme, remite al Jefe de Unidad Administrativa 32. NO está conforme, devuelve al Proveedor
Proveedor 33. Recibe, completa documentación y devuelve al Responsable de
Adquisiciones y Contrataciones
Jefe de Unidad Administrativa 34. Recibe, toma conocimiento y remite a la DGAA/RPA
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
35. Adjudica el proceso de contratación menor a Bs. 20.000.-; en caso de que sea mayor a Bs. 20.000.- remite a la DGAJ
Director General de Asuntos Jurídicos
36. Revisa la legalidad de los documentos presentados y elabora contrato, devuelve a la DGAA/RPA
37. Contrato
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
38. Suscribe contrato, remite para suscripción del Proveedor y designa al Responsable de Recepción o Comisión de Recepción de acuerdo a objeto y magnitud
Jefe de la Unidad Administrativa 39. Instruye emitir al Proveedor para suscripción de contrato
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
40. Instruye emitir al Proveedor para suscripción de contrato
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
41. Remite al Proveedor para firma de contrato
Proveedor 42. Suscribe contrato y devuelve al Técnico
Técnico de Adquisiciones y Contrataciones
43. Recibe contrato y remite al Responsable o Comisión de Recepción las especificaciones técnicas para recepción de bienes y/o servicios
Responsable o Comisión de Recepción
44. Si son bienes, servicios u obras, verifica cumplimiento de especificaciones técnicas y emite Acta de Conformidad para
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cada pago dependiendo del caso 45. Acta de Conformidad 46. SI está conforme, devuelve al Técnico 47. NO está conforme, devuelve al Proveedor para corregir y/o
cambiar el bien, servicio u obra
Proveedor 48. Revisa y corrige, devuelve al Responsable o Comisión de
Recepción
Técnico de Contrataciones y Adquisiciones
49. Si son contrataciones mayores a Bs. 20.000.-, se registra la recepción definitiva en el SICOES y archiva el proceso, remite Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
50. SICOES
Responsable de Contrataciones y Adquisiciones
51. Recibe y remite a la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 52. Recibe y da conformidad al proceso, remite a la DGAA/RPA
para el pago correspondiente
Unidad Solicitante/Supervisor 53. Si son Consultorías, aprueba informes presentados y solicita
pagos correspondientes
Director General de Asuntos Administrativos/RPA
54. Remite a la Unidad Financiera para el pago correspondiente 55. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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CONTRATACIÓN DIRECTA 1/3 (Tiempo estimado: 7 días hábiles)
Director General de Asuntos
Administrativos (RPA)
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Proveedor Técnico de Adquisiciones
Y ContratacionesUnidad Solicitante
Para publicidad contar con el
material definido
Certificado Inexistencia Bienes
Inmuebles
Especificación del Proveedor
Causal Contratación Directa
Precio referencial (doc. de respaldo)
TDR/Especif.Tec.
Certif..Presupuestaria
Verif. inscripción en el PAC mayores a Bs.
20.000.-
Vo.Bo. registro POA
Nota de Solicitud
Remite Solicitud inicio de proceso de
Adquisición/Contratación
Directa
Inicio
Verifica que la solicitud cuente con
toda la documentación
requerida
Recibe y remite toda la
documentación a la Unidad
AdministrativaInstruye verificación
de documentos y continuación del
proceso
Conforme?
Verifica que la solicitud cuente
con el PAC, POA y Certificación
Presupuestaria y autoriza el inicio del
proceso
SI
Recibe y remite al Área de
Adquisiciones y Contrataciones
Recibe, registra y asigna el código del proceso al Técnico
Procede a la invitación a potenciales
proponentes
NO
Es menor a 20.000?
NO
Vo.Bo.
SIFin
NO
SI
1
Toma conocimiento y remite
Da Vo.Bo. Y remite
Toma conocimiento y remite
Elabora Propuestas o cotizaciónes y
remiteA
A
B
B Formulario de verificación
Formulario de Verificación
Verifican cumplimiento de
documentos y emite formulario de
verificación a la DGAA/RPA para su
Vo.Bo.
Verifica cumplimiento de
documentos y emite formulario de
verificación a la DGAA/RPA para su
VoBo
Toma conocimiento y remite al Jefe de
Unidad
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CONTRATACIÓN DIRECTA 2/3
Director General de Asuntos
Administrativos/RPAJefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Dirección General de Asuntos
JurídicosProveedor
Técnico de Contrataciones y
Adquisiciones
Contrato
Instruye elaboración de nota de
adjudicación y solicitud de documentos
Es mayor a 15 dias el plazo de
entrega?
Instruye elaborar Orden de Compra o
ServicioNO
Emite nota de aviso de adjudicación y
solicitud documentos para
elaboración contrato
Suscribe la orden de compra o servicio
Adjudica el proceso de contratación
menor a Bs20.000; y en el caso de mayor
a Bs20.000 remite a la DGAJ
Revisa lalegalidad de los documentos
presentados y elabora contratoSuscribe contrato,
remite para suscripción del
proveedor y designa Responsable de
Recepción o Comisión de Recepción de
acuerdo a objeto y magnitud
1
Instruye elaborar Orden de compra u Orden de Servicio
Instruye emitir nota de aviso de
adjudicación y solicitud
documentos para elaboración de
contrato
Elabora orden de compra y/u orden
de servicio y gestiona firma ante
el Proveedor y el DGAA/RPA
Recibe y revisa
Recibe, toma conocimiento y remite al RPA
Recibe nota de aviso y entrega
documentos solicitados
SI
Instruye emitir nota de aviso de
adjudicación y solicitud
documentos para elaboración de
contrato
Suscribe contrato y devuelve al técnico
Instruye remitir al proveedor para suscripción de
contrato
Instruye remitir al proveedor para suscripción de
contrato
Remite al Proveedor para firma de
contrato
Está conforme?Recibe, completa documentación y
devuelveNOSI
2
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CONTRATACIÓN DIRECTA 3/3
Director General de Asuntos
Administrativos/RPA
Jefe Unidad Administrativa
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
ProveedorUnidad Solicitante/
SupervisorResponsable o Comisión de
Recepción
Técnico de Contrataciones y
Adquisiciones
Recepción definitiva
Acta de conformidad
Si son Bienes, Servicios u Obras
verifica cumplimiento
Especificaciones Técnicas y emite
Acta de conformidad para
cada pago dependiendo del
caso
2
Si son Consultorías, aprueba informes
presentados y solicita pagos
correspondientes
Remite a la Unidad Financiera para el
pago correspondiente
Fin
Conforme?
Devuelve al proveedor para
corregir y/o cambiar el bien, servicio u
obra
NO
Revisa y corrige
Si son contrataciones
mayores a Bs20.000 se registra la
recepción definitiva en el SICOES y
archiva proceso
SIRecibe y Remite a la
Unidad Administrativa
Recibe y da conformidad al
proceso, remite al DGAA/RPA para el
pago correspondiente
Recibe contrato y remite a la Comisión
de Recepción las especificaciones
técnicas para recepción de bienes
y/o servicios
SICOES
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8.3. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS
MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS 1/2UNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOSActivos Fijos Clasificación Codificación
Solicitudes de Asignaciòn Asignaciones de Muebles/Equipo
TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
Conclusión de contrato y instrucción de devolución
Solicitud de Transferrencia
Instructiva para inventario
Activos devueltos y acta de Devolución
Activos Transferidos
Informe de Inventario actualizado
MANTEMIENTO DE OFICINA Y ASCENSORSolicitud de
Mantenimiento de Edificio y ascensor
Oficina y Ascensor mantenidos
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MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS 2/2UNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
Vehículos y motocicletas de oficinas departamentales
mantenidos
REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHICULOS MPDSolicitud de Reparación y/o Mantenimiento de
Vehículos MPDVehículos del MPD
mantenidos
Equipos de computación mantenidos preventivo y
correctivo
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES
Solicitud de Mantenimiento de
Vehículos y motocicletas oficinas departamentales
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
Solicitud de Mantenimiento de
Equipos de Computación preventivo y correctivo
Solicitud de Reparación y/o Mantenimiento de
Muebles y enseres
REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y ENSERES Muebles y enseres mantenidos
Informe para baja de bienes de acuerdo a
causalBAJA DE BIENES Bienes dados de baja
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8.4. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.1. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO : Realizar el Ingreso y Registro de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Acta de Recepción o compra
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Informe de conformidad
Codificación, clasificación
Registro en Derechos Reales RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
3 días
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3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
1. Inicio 2. Remite documentación del proceso al responsable de activos
fijos.
Responsable de Activos Fijos
3. Recibe el activo, efectuando la verificación de documentos de respaldo y solicita la factura y nota de remisión y garantía si corresponde.
4. SI da conformidad, instruye al técnico elaborar informe/acta de recepción.
5. NO da conformidad devuelve al Responsable de Adquisiciones y Contrataciones.
Técnico de Activos Fijos
6. Elabora informe/ acta de recepción 7. Informe/Acta de recepción 8. Registra en sistemas 9. Sistemas 10. Remite acta/informe y constancia de registro en sistemas
Responsable de Activos Fijos 11. Da Vo.Bo. y remite antecedentes a la comisión
Comisión de Recepción o compra
12. Verifica especificaciones técnicas, elabora actas y remite 13. Actas de conformidad
Responsable de Activos Fijos 14. Obtiene copias actas y archiva antecedentes y devuelve a
contrataciones
Responsable de Adquisiciones 15. Recibe el documento y archiva 16. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo Estimado: 3 días)INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo Estimado: 3 días)
Comisión de Recepción o compra
Comisión de Recepción o compraResponsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Técnico de Activos Fijos
Responsable de Adquisiciones y Contrataciones
Informe/acta de Recepción de
Activos
Actas de conformidad
InicioInicio
Recibe el activo y verifica su
documentación de respaldo y solicita la
factura y nota de remisión y garantía
si corresponde
Elabora informe/acta de Recepciòn
SI
Registra en sistemas
Verifica Especificaciones Técnicas, Elabora
ActaS y remite
Da conformidadDevuelve para su
revisiònNO
SI
Instruye al técnico elaborar informe/acta de recepción
Da Vo.Bo. Y remite antecedentes a la
comisión
Remite Acta/Informe y
constancia de registro en sistemas
Remite documentaciòn del
proceso al Responsable de
Activos
Obtiene copias actas y archiva antecedentes y
devuelve a contrataciones
Recibe documento y archiva
fin
SIST
EM
AS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad de Recursos Humanos 1. Inicio 2. Remite documento de designación o contrato 3. Documento de Designación
Jefe Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica e instruye la dotación de acuerdo a existencias.
Responsable de Activos Fijos 5. Instruye dotación según existencias
Técnico de Activos Fijos
6. Verifica existencia y disponibilidad del bien 7. SI existe elabora acta de asignación y entrega activos. 8. Acta de asignación 9. NO existe, elabora nota de devolución de solicitud a Unidad
solicitante 10. Remite devolución
Funcionario 11. Recibe los bienes, verifica y firma el acta
Responsable de Activos Fijos 12. Actualiza y registra en sistemas y archiva documentación de
respaldo 13. Fin.
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.2. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO : Realizar la Asignación de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Documento de Asignación
Solicitud de Asignación de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Acta de Asignación de Activos Fijos
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
3 días
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ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)
Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos
Unidad de Recursos Humanos
Jefe de Unidad Administrativa
Técnico de Activos Fijos Funcionario
Acta de Asignación
InicioInicio
ExisteExiste
Verifica existencia y disponibilidad del
Bien
Verifica existencia y disponibilidad del
Bien
Elabora nota de devolución de
solicitud a Unidad Solicitante
Elabora nota de devolución de
solicitud a Unidad Solicitante
No
SiRemite DevoluciónRemite Devolución
Documento de Designación
Remite documento de Designación o
contrato
Emite Acta de Asignación y
Entrega el activo
Actualiza y registra en Sistemas y
archiva documentación de
respaldo
Fin
Recibe, verifica e instruye la dotación
de acuerdo a existencias
Instruye dotación según existencias
Recibe los bienes, verifica y firma el
acta
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Jefe de Unidad de Recursos Humanos
1. Inicio 2. Remite copia de Memorándum de Transferencia, retiro y/o
renuncia 3. Documento de conclusión de contrato/baja
Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica e Instruye la devolución de los Activos
Asignados al Servidor Público.
Responsable Activos Fijos 5. Instruye devolución
Técnico de Activos Fijos
6. Verifica la existencia y buen estado del bien. 7. SI da conformidad emite acta de devolución 8. Acta de Asignación 9. NO da conformidad elabora informe y remite al Responsable de
Activos fijos
Responsable de Activos Fijos 10. Aprueba informe de no conformidad y remite al jefe de Unidad
Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 11. Toma conocimiento y remite al Director General de Asuntos
Administrativos
Dirección General de Asuntos Administrativos
12. Procede de acuerdo al informe de no conformidad 13. Fin.
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.3. DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO : Realizar la Devolución de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Documento de Conclusión de contrato
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Acta de Devolución
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
3 días
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Funcionario 14. Devuelve y firma el acta
Técnico de Activos Fijos 15. Actualiza y registra en sistemas y archiva documentación de
respaldo 16. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 3 días)
Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos
Unidad de Recursos Humanos
Jefe de Unidad Administrativa
Técnico de Activos Fijos FuncionarioDirector General
de Asuntos Administrativos
Acta de Asignación
InicioInicio
ConformidadConformidad
Verifica La existencia y Buen estado del Bien
Verifica La existencia y Buen estado del Bien
Elabora informeElabora informe No
Si
Documento de baja
Remite documento de Baja de funciones
Emite Acta de devolución
Actualiza y registra en Sistemas y
archiva documentación de
respaldo
Fin
Recibe, verifica e instruye la devolución
Instruye devolución
Devuelve y firma el acta
Aprueba informe y remite al Jefe Unidad Adm.
Toma conocimiento y remite al DGAA
Procederá de acuerdo al informe
fin
SISTEMAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Servidor Público 1. Inicio 2. Elabora solicitud de transferencia bajo su responsabilidad 3. Solicitud de transferencia
Jefe de Unidad Administrativa 4. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite Al director General de
Asuntos Administrativos.
Director General de Asuntos Administrativos
5. Aprueba solicitud y remite para su ejecución
Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye verificación y transferencia
Responsable de Activos Fijos 7. Revisa Acta de entrega, confronta y elabora nueva Acta de
entrega, firma y rectifica en el SIAF 8. Acta de entrega
Servidor Público 9. Revisa y firma
Responsable de Activos Fijos 10. Rectifica en el SIAF, Recibe Activos y documentos y archiva 11. SIAF 12. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES
OBJETIVO : Realizar la Transferencia de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitud e transferencia
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Acta de entrega
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
3 días
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TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS BIENES MUEBLES (Tiempo estimado: 3 días)
Director General de Asuntos Administrativos
Director General de Asuntos Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa Responsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Servidor PúblicoServidor PúblicoTécnico de Activos Fijos
Solicitud de transferencia
Acta de entrega
Inicio
Aprueba solicitud y remite para su
ejecuciòn
Aprueba solicitud y remite para su
ejecuciòn
Toma conocimiento da Vo.Bo. Y remite a
DGAA
Instruye verificación y transferencia
Revisa Acta de Entrega, confronta y elabora nueva Acta de entrega, instruye
transferencia
SIAFSIAF
Revisa y firma
Rectifica en el SIAF, Recepciona Activos
y documentos. Archiva
Fin
Elabora solicitud de transferencia bajo su responsabilidad
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Activos Fijos
1. Inicio 2. Según normativa vigente, elabora y remite la instructiva de
inamovilidad de muebles, enseres y equipo de oficina y solicita inventario
3. Circular instructiva para la inamovilidad comunicando realización de inventario con cronograma de visitas.
Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa y da Vo.Bo. y remite a la Dirección General de Asuntos
Administrativos
Dirección General de Asuntos Administrativos
5. Considera la solicitud y da curso a la instructiva mediante firma
Jefe de Unidad Administrativa 6. Toma conocimiento e instruye iniciar proceso
Responsable de Activos Fijos 7. Conforma comisión de inventario general e instruye iniciar
proceso
Técnico de Activos Fijos
8. Concilia los inventarios con los sistemas informáticos, emite informe de inventario físico valorado y actualiza actas de asignación y devolución de activos
9. Sistemas
Unidades Organizacionales MPD 10. Muestra los activos asignados de acuerdo a Acta.
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.5. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO : Realizar el Inventario de Activos Fijos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Circular instructiva para la inamovilidad y solicitud de inventario
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Cronograma de visitas
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
30 días
Código Documento Versión N° de Páginas
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Responsable de Activos Fijos 11. Verifica, aprueba informe y remite inventario, adjuntando
documentación de respaldo.
Jefe de Unidad Administrativa 12. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite a DGGAA para
aprobación.
Director General de Asuntos Administrativos
13. Aprueba informe de inventario.
Jefe Unidad Administrativa 14. Toma conocimiento y remite inventario
Responsable de Activos Fijos 15. Recibe y archiva 16. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 30 días)INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS (Tiempo estimado: 30 días)
Dirección General de Asuntos Administrativos
Dirección General de Asuntos Administrativos Jefe de Unidad Administrativa Jefe de Unidad Administrativa Responsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Unidades organizacionales MPDUnidades organizacionales MPDTécnicos de Activos Fijos
Informe de Inventario Fìsico
Circular Instructiva para la inamovilidad
Comunicando realización de inventario con cronograma de
visitas
InicioInicio
Según normativa vigente, elabora y
remite la Instructiva de Inamovilidad de Muebles, enseres y
equipo e oficina para realizar
inventario físico valorado
Revisa y da el Vo.Bo. Y remite a DGAA
Considera la solicitud y da curso
a la instructivo mediante firma
Conforma comisión de Inventario
general e instruye iniciar inventario
Con inventario, verifica, actualiza
Codifica existencia física de Activos
Fijos
Toma conocimiento e instruye iniciar
proceso
Concilia los inventarios con los
sistemas informáticos y
emite informe de inventario físico
valorado y actualiza actas de asignación
y devolución de activos
Verifica, aprueba informe y remite
inventario, adjuntando
documentación de respaldo
SISTEMAS
Toma conocimiento, da Vo.Bo. Y remite a
DGAA para aprobación
Aprueba informe de inventario
Toma conocimiento y remite inventario
Recibe y archiva
fin
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad solicitante 1. Inicio 2. Solicita manteamiento de oficinas y/o ascensores 3. Solicitud escrita
Responsable de Activos Fijos
4. Inicio 5. Realiza inspecciones y supervisión periódica de oficinas y
ascensores 6. NO determina Finaliza
7. SI determina instruye solicitar pedido de materiales y realizar mantenimiento.
Técnico de Activos Fijos 8. Solicita pedido a almacén o compra de materiales para
mantenimiento si se requiere 9. Solicitud de materiales para mantenimiento
Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa 11. Si da conformidad aprueba y remite 12. Instruye a almacenes para entrega de materiales
Responsable de Almacenes 13. Verifica la existencia de materiales 14. Si existen realiza entrega de materiales para mantenimiento 15. Si no existen inicia procedimiento de solicitud de compra
Responsable de Activos Fijos 16. Realiza mantenimiento 17. Fin
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.6. MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES
OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de las Oficinas, los muebles y los ascensores del MPD
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitudes de mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Solicitudes de compra de materiales
Mantenimiento de Oficinas, muebles y ascensores del MPD
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
3 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES (Tiempo estimado: 3 días)MANTENIMIENTO DE OFICINAS Y ASCENSORES (Tiempo estimado: 3 días)
Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteResponsable de Activos FijosResponsable de Activos FijosJefe de Unidad Administrativa Responsable de AlmacenesTécnico Activos Fijos
Solicitud escrita
Solicitud de materiales para mantenimiento
InicioInicio
Realiza inspecciones y supervisión periódica de
oficinas y ascensores
Solicita mantenimiento de
oficinas y/o ascensores
Solicita pedido a almacén o compra de materiales para
mantenimiento si se requiere
InicioInicio
Revisa
Da conformidadDevuelve para su
revisión
Aprueba y remite
NO
Determina mantenimiento/
reparaciones
SI
FinNO
SI
Instruye a Almacenes para
entrega de materiales
Realiza entrega de Materiales para Mantenimiento
Realiza Mantenimiento
FIN
Existe
Verifica la existencia de materiales
Inicia Procedimiento de solicitud de
Compra
NO
SI
Instruye solicitar pedido de
materiales y realizar mantenimiento
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad solicitante
1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud de mantenimiento y reparación de
muebles y enseres 3. Nota de solicitud
Responsable de Servicios Generales
4. Recibe la nota de solicitud y evalúa
5. Si procede repara el mueble y/o enser y devuelve a la Unidad Solicitante; si no procede emite informe sobre el estado del Bien al Responsable de Activos Fijos
Unidad Solicitante 6. Recibe y da su conformidad 7. Fin
Responsable de Activos Fijos 8. Recibe y remite al Técnico de Activos Fijos
Técnico de Activos Fijos
9. Verifica la existencia de otro Bien para reemplazo 10. Si existe entrega otro Bien a la Unidad Solicitante previa
emisión de Acta y reasignación de activo; si no existe emite informe de “sin existencia” a la Unidad Solicitante vía Responsable de Activos Fijos y Jefe de Unidad Administrativa
11. Informe
Responsable de Activos Fijos 12. Recibe y remite al Jefe de Unidad Administrativa
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.7. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES
OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de los muebles y enseres
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitudes de mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Solicitudes de compra de materiales
Mantenimiento de muebles y enseres
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
3 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Jefe de Unidad Administrativa 13. Recibe y remite a la Unidad Solicitante
Unidad Solicitante 14. Recibe y da conformidad 15. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES (Tiempo estimado: 3 días)MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES (Tiempo estimado: 3 días)
Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos
Técnico de Activos Fijos Unidad SolicitanteResponsable de Servicios
GeneralesJefe de Unidad Administrativa
Informe
Nota de solicitud
Recibe la nota de solicitud y evalúa
Inicio
Elabora nota de solicitud de
mantenimiento y reparación de
muebles y enseres
Entrega otro Bien a la Unidad Solicitante
previa emisión de Acta y reasignación
del Activo
Emite informe sobre el estado del Bien al
Responsable de Activos Fijos
Repara el mueble y/o enser y devuelve a la Unidad Solicitante
Procede
SI
Existe
NO
SINO
Recibe y da su conforimidad
Fin
Recibe y remite al Técnico de Activos
Fijos
Verifica la existencia de otro Bien para
reemplazo
Recibe y da conformidad
Fin
Emite informe de “sin existencia” vía
Jefe de Activos Fijos y el Jefe de Unidad
Administrativa
Recibe y devuelve a la Unidad Solicitante
Recibe y remite a la Unidad
Administrativa
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad solicitante
1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud de mantenimiento de vehículos y
motocicletas del VIPFE 3. Nota de solicitud
VIPFE 4. Recibe y envía la nota de solicitud a la DGAA para su aprobación
Director General de Asuntos Administrativos
5. Recibe la nota de solicitud del VIPFE y remite a la Unidad Financiera
Jefe Unidad Financiera 6. Recibe y remite solicitud al Responsable de Presupuestos para
la emisión de Certificación Presupuestaria
Responsable de Presupuestos 7. Recibe y emite la Certificación Presupuestaria y devuelve al Jefe
de Unidad Financiera
Jefe Unidad Financiera 8. Recibe y remite a la DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
9. Recibe antecedentes y remite a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 10. Recibe antecedentes y remite al Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos 11. Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento de
Activos Fijos
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.8. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES
OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de vehículos y motocicletas de oficinas departamentales
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitudes de mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Emisión Certificación Presupuestaria
Mantenimiento de vehículos y motocicletas
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
7 días
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Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
12. Recibe la solicitud y remite al Responsable de Gestión de Servicios Administrativos
Responsable de Gestión de Servicios Administrativos
13. Coordina con la Unidad Departamental para el mantenimiento de vehículos y motocicletas
Unidad Departamental 14. Recibe la solicitud y procede al mantenimiento y/o reparación,
remite informe al VIPFE conforme instructivo 12/2013
VIPFE 15. Recibe y revisa 16. Si está conforme remite a la DGAA; si no está conforme
devuelve a la Unidad Departamental
Director General de Asuntos Administrativos
17. Recibe y deriva a la Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa 18. Recibe el informe y remite al Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos 19. Recibe y remite al Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
20. Recibe y solicita el pago correspondiente 21. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES (Tiempo estimado: 7 días)MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS OFICINAS DEPARTAMENTALES (Tiempo estimado: 7 días)
Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos
Jefe de Unidad Administrativa
Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
Oficina RegionalVIPFE
Director General de
Asuntos Administrativos
Responsable de Gestión de Servicios
Administrativos
Unidad Departamental
Jefe Unidad Financiera
Responsable de Presupuestos
Elabora informe
Nota de solicitud
Recibe la solicitud y remite al
Responsable de Gestión de Servicios
Administrativos
Recibe la solicitud y remite al
Responsable de Gestión de Servicios
Administrativos
Recibe y envía la nota de solicitud a
la DGAA para su aprobación
Recibe la nota de solicitud del VIPFE y remite al Jefe de la Unidad Financiera
Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento
de Activos Fijos
Recibe la antecedentes y
remite al Responsable de
Activos Fijos
Recibe y solicita el pago
correspondiente
Inicio
Elabora nota de solicitud del
mantenimiento de vehículos y
motocicletas del VIPFE
Coordina con la Unidad
Departamental para mantenimiento de
vehículos y motocicletas
Recibe la solicitud y procede al
mantenimiento y/o reparación; remite
informe al VIPFE conforme
instructivo 12/2013
Recibe y revisa
Esta conforme NO
Remite a la DGAA
SI
Recibe y deriva a la Unidad
Administrativa
Recibe el informe y remite al
Responsable de Activos Fijos
Recibe y remite al Encargado de
Mantenimiento de Activos Fijos
Fin
Recibe y remite solicitud al
Responsable de Presupuestos para
la emisión de Certificación
Presupuestaria
Recibe y emite la Certificación
Presupuestaria y devuelve al Jefe de Unidad Financiera
Recibe y Remite a la DGAA
Recibe antecedentes y
remite al Jefe de Unidad
Administrativa
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad solicitante
1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud de reparación y/o mantenimiento de
vehículos 3. Nota de solicitud
Director General de Asuntos Administrativos
4. Recibe la nota de solicitud y remite al Jefe de la Unidad Administrativa
Jefe Unidad Administrativa 5. Recibe la solicitud y remite al Responsable de Servicios
Generales
Responsable de Servicios Generales
6. Recibe la solicitud y coordina con el Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos 7. Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento de
Activos Fijos
Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
8. Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico
Taller Mecánico
9. El Taller autorizado recibe la solicitud y emite un detalle de los trabajos que requiere el vehículo y remite al Encargado de Mantenimiento
10. Elabora nota
Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
11. Recibe el detalle para el mantenimiento y remite al Responsable Activos Fijos
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.9. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD
OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento de vehículos del MPD
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitudes de reparación y/o mantenimiento
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Emisión Certificación Presupuestaria
Reparación y/o mantenimiento de vehículos del MPD
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
7 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Responsable de Activos Fijos 12. Recibe el detalle y remite al Responsable de Servicios Generales
Responsable de Servicios Generales
13. Recibe y analiza el detalle 14. Si da VoBo remite al Jefe de la Unidad Administrativa; si no da
VoBo devuelve al Responsable de Activos Fijos
Jefe Unidad Administrativa 15. Recibe y analiza el detalle 16. Si da VoBo remite a la DGAA; si no da VoBo devuelve al
Responsable de Servicios Generales
Director General de Asuntos Administrativos
17. Recibe el detalle y revisa 18. Si aprueba mediante nota en coordinación con el Taller procede
a la entrega del vehículo para el mantenimiento y reparación; si no aprueba devuelve a la Unidad Administrativa
Taller Mecánico
19. Recibe el documento y procede al mantenimiento y reparación del vehículo
20. Una vez concluido, devuelve el vehículo con un informe y solicitud de pago
Oficina Regional
21. Recibe y revisa el trabajo realizado al vehículo 22. Si está conforme elabora Acta de Conformidad de los trabajos
realizados como respaldo y posterior pago y remite al Responsable de Activos Fijos; si no está conforme devuelve al Taller Mecánico
Responsable de Activos Fijos 23. Recibe documentación y solicita el pago correspondiente 24. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 1/2 (Tiempo estimado: 7 días)REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 1/2 (Tiempo estimado: 7 días)
Responsable de Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos
Jefe de Unidad Administrativa
Encargado de Mantenimiento de Activos Fijos
Oficina RegionalDirector General
de Asuntos Administrativos
Taller MecánicoResponsable de
Servicios Generales
Elabora nota
Nota de solicitud
Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico
Recibe la solicitud y coordina con el Taller Mecánico
Recibe la nota de solicitud y remite al
Jefe de la Unidad Administrativa
Recibe la solicitud y remite al Encargado de Mantenimiento
de Activos Fijos
Recibe la solicitud y remite al
Responsable de Servicios Generales
Inicio
Elabora nota de solicitud del
mantenimiento y reparación de
vehículos del MPD
Recibe el documento y
procede al mantenimiento y
reparación del vehículo
Mediante nota, en coordinación con el Taller procede a la
entrega de vehículo para
mantenimiento y reparación
Recibe la solicitud y coordina con el Responsable de
Activos Fijos
El Taller autorizado recibe la solicitud y emite un detalle de
los trabajos que requiere el vehículo
y remite al Encargado de
mantenimientoRecibe el detalle
para el mantenimiento y
remite al Responsable de
Activos Fijos
Recibe y analiza el Detalle
Recibe y analiza el Detalle
Recibe el detalle y remite al
Responsable de Servicios Generales
VoBo. NOSI
VoBo. NORecibe el Detalle y
revisa
Aprueba
SI
NO
SI
1
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 2/2REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS MPD 2/2
Responsable de Activos FijosResponsable de Activos Fijos Oficina Regional Taller Mecánico
Acta de Conformidad
Emite Factura
Elabora informe
Recibe documentación y
solicita el pago correspondiente
Fin
1
Una vez concluido, devuelve el vehículo
con un informe y solicitud de pago
Recibe y revisa el trabajo realizado al
vehículo
Esta conforme
Elabora Acta de Conformidad de los trabajos realizados
como respaldo y posterior pago y
remite al Responsable de
Activos Fijos
NO
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad solicitante
1. Inicio 2. Elabora nota de solicitud mantenimiento preventivo y
correctivo de equipos de computación 3. Nota de solicitud
Responsable de Sistemas 4. Recibe la nota de solicitud y remite al Técnico de Sistemas
Técnico de Sistemas
5. Recibe y evalúa 6. Si requiere de mantenimiento del Área resuelve el problema y
devuelve a la Unidad Solicitante; si no requiere de mantenimiento del Área remite al Responsable de Activos Fijos
Unidad solicitante 7. Recibe y da conformidad 8. Fin
Responsable de Activos Fijos 9. Remite a la empresa de mantenimiento externo el equipo de
computación que cuenta con garantía
Empresa Externa 10. Recibe el equipo y la solicitud de mantenimiento, lo repara y
devuelve a Activos Fijos
Responsable de Activos Fijos 11. Recibe y remite al Área de Sistemas y solicita pago a la DGAA
vía Unidad Administrativa 12. Fin
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.10. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
OBJETIVO : Realizar el Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computación
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computación
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Mantenimiento externo
Resolución del Problema
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
4 días
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4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN (Tiempo estimado: 4 días)MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN (Tiempo estimado: 4 días)
Técnico de Sistemas Unidad SolicitanteResponsable de Activos
FijosResponsable de
SistemasEmpresa Externa
Nota de solicitud
Recibe la nota de solicitud y remite al Técnico de Sistemas
Inicio
Elabora nota de solicitud de
mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de
computación
Recibe y evalúa
Recibe el equipo y la solicitud de
mantenimiento, lo repara y devuelve a
Activos Fijos
Requiere mantenimiento
del Área
NO
SI
Resuelve el problema y
devuelve a la Unidad Solicitante
Remite al Responsable de
Activos Fijos
Recibe y da su conformidad
Fin
Remite a la Empresa de Mantenimiento Externo el Equipo de Computación que cuenta con
garantía
Recibe y remite al Área de Sistemas y
solicita pago a la DGAA vía Unidad
Administrativa
Fin
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Activos Fijos
1. Inicio 2. Identifica bienes a dar de baja y elabora informe detallado
según corresponda a causal 3. Informe en función al tipo de causal
Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la Dirección General de Asuntos
Administrativos
Dirección General de Asuntos Administrativos
5. Revisa y verifica 6. SI da conformidad remite a la MAE para su consideración 7. NO da conformidad devuelve para ajuste o complementación
Jefe de Unidad Administrativa 8. Toma conocimiento y remite al Responsable de Activos Fijos
para su ajuste
MAE
9. Verifica y revisa 10. SI da conformidad instruye elaboración informe jurídico y
Resolución Ministerial 11. NO da conformidad devuelve para su revisión al DGAA
Director General de Asuntos Jurídicos
12. Elabora informe legal y Resolución Ministerial 13. Informe legal 14. Resolución Ministerial
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.4.11. BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL
OBJETIVO : Realizar la Baja de bienes por cualquier causal
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Informe en función al tipo de causal
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Informe Legal
Resolución Ministerial
Informe a Contraloría
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Activos Fijos
TIEMPO ESTIMADO DE PROCEDIMIENTO:
23 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
MAE 15. Toma conocimiento 16. SI da conformidad remite al DGAA 17. NO da conformidad devuelve para su ajuste
Director General de Asuntos Administrativos
18. Deriva e instruye para baja en sistemas
Jefe Unidad Administrativa 19. Instruye dar baja en sistemas
Unidad Financiera 20. Procede a dar baja contable 21. Fin
Responsable de Activos Fijos 22. Instruye dar baja en sistemas
Técnico de Activos Fijos 23. Da baja en sistemas 24. Sistemas 25. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
Código Documento Versión N° de Páginas
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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BAJA DE BIENES POR CUALQUIER CAUSAL 1/2 (Tiempo estimado: 23 días)
Director General de Asuntos AdministrativosDirector General de Asuntos Administrativos Jefe Unidad Administrativa Jefe Unidad Administrativa Responsable Activos FijosResponsable Activos FijosMAEDirector General de
Asuntos Jurìdicos
Resolución Ministerial
Informe Legal
Informe en función al tipo de Causal
InicioInicio
Identifica bienes a dar de baja y
elabora Informe detallado según corresponda la
causal
Revisa, verifica
Da conformidad
Revisa y da Vo.Bo.
Devuelve para ajuste o
complementaciòn
Toma conocimiento y remite para su
ajusteNO
Remite a la MAE para su
consideraciòn
Da conformidad
Verifica, rrevisa
Devuelve para su revisiòn
SI
NO
Instruye elaboración Informe Jurídico y
Resolución Ministerial
SI
Elabora Informe Legal y Resoluciòn
MinisterialToma conocimiento
Da conformidad
Devuelve para su ajuste
NO
1
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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BAJA POR CAUSALES A) DISPOSICIÓN DEFINITIVA; B) HURTO,ROBO O PERDIDA H) SINIESTROSBAJA POR CAUSALES A) DISPOSICIÓN DEFINITIVA; B) HURTO,ROBO O PERDIDA H) SINIESTROS
Director General de Asuntos
Administrativos
Director General de Asuntos
AdministrativosUnidad FinancieraUnidad Financiera Responsable Activos
Fijos
Responsable Activos Fijos
Unidad Administrativa
Técnico de Activos Fijos
1
Deriva e instruye para baja en
sistemas
Procede a baja contable
Instruye dar baja en sistemas
Da baja en sistemas
SISTEMAS
SISTEMAS
FIN
FIN
Instruye dar baja en sistemas
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8.5. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENES
MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ALMACENESUNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
ASIGNACIÓN DE MATERIALES
SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES CON CAJA CHICA
INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALESMateriales, suministros
y documentos de respaldo
Identificación, Codificación, Clasificación, Catalogación,
Almacenamiento
Solicitudes de Materiales y Suministros
Materiales y Suministros asignados
INVENTARIO DE MATERIALES
Requerimiento de materiales
Materiales y Suministros
almacenados
Materiales comprados con Caja Chica
Materiales y Suministros
inventariados
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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8.6. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACENES
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Adquisiciones Contrataciones
1. Inicio 2. Remite documentación del proceso al responsable de
almacenes
Responsable de Almacenes
3. Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación de respaldo y solicita la factura y nota de remisión y garantía si corresponde.
4. SI da conformidad instruye al técnico elaborar formulario de ingreso
5. NO da conformidad devuelve para su revisión
Técnico de Almacenes
6. Registra en sistemas ingreso y emite formulario de ingreso 7. Formulario de ingreso de Recepción de Materiales 8. Sistemas 9. Remite formulario de ingreso debidamente firmado
Responsable de Almacenes 10. Da Vo.Bo. y remite antecedentes a la comisión
Comisión de Recepción o compra
11. Verifica especificaciones técnicas, elabora actas y remite. 12. Actas de conformidad
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.6.1. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES
OBJETIVO : Realizar el ingreso y Registro de Materiales y Suministros
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Documentos de Respaldo: Facturas, notas de remisión, certificación presupuestaria, orden de compra, contratos, solicitud de compra.
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Acta de conformidad
Formularios de ingreso de almacenes
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Almacenes
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
2 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Responsable de Almacenes 13. Obtiene copias actas y archiva antecedentes y devuelve a
contrataciones.
Técnico de Almacenes 14. Recibe documento y archiva 15. Formulario de ingreso a Almacenes 16. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES (tiempo estimado: 2 días)INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACENES (tiempo estimado: 2 días)
Comisión de Recepción o compraComisión de Recepción o compraResponsable de AlmacenesResponsable de Almacenes Técnico de AlmacenesResponsable de Adquisiciones
Contrataciones
Formulario de Ingreso a
Almacenes
Formulario de Ingreso de
Recepción de Materiales
Actas de conformidad
InicioInicio
Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación
de respaldo y solicita la factura y nota de remisión y
garantía si corresponde
Registra en Sistemas ingreso y emite formulario de
ingreso
SISTEMAS
SISTEMAS
Verifica Especificaciones Técnicas, Elabora
Actas y remite
Da conformidadDevuelve para su
revisiónNO
SI
Instruye al técnico elaborar formulario
de ingreso
Da Vo.Bo. Y remite antecedentes a la
comisión
Remite Formulario de ingreso
debidamente firmado
Remite documentación del
proceso al Responsable de
Almacenes
Obtiene copias actas y archiva antecedentes y
devuelve a contrataciones
Recibe documento y archiva
fin
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante 1. Inicio 2. Llena Formulario de pedido de materiales 3. Formulario pedido/salida de materiales
Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe, verifica y da Vo.Bo. en formulario de solicitud
Responsable de Almacenes 5. Instruye dotación
Técnico de Almacenes 6. Entrega materiales/suministros 7. Firma formulario con constancia de entrega
Unidad Solicitante 8. Recibe los bienes, verifica y firma formulario, entrega copias a
Almacenes
Técnico de Almacenes 9. Archiva formularios 10. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.6.2. ASIGNACIÓN DE MATERIALES
OBJETIVO : Realizar la Asignación de Materiales
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de pedido/salida de materiales
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Entrega de Materiales
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Almacenes
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
2 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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ASIGNACIÓN DE MATERIALES (tiempo estimado: 2 días)ASIGNACIÓN DE MATERIALES (tiempo estimado: 2 días)
Responsable de Almacenes
Responsable de Almacenes
Unidad SolicitanteJefe de Unidad Administrativa
Técnico de Almacenes
InicioInicio
Entrega materiales/suministros
Entrega materiales/suministros
Formulario de pedido/salida de
materiales
Llena formulario en sistema, autoriza,
imprime y procede con firmas
Firma formulario con constancia de
entrega
Fin
Recibe, verifica y da Vo.Bo. En
formulario de solicitud
Instruye dotación
RecIbe los bienes, verifica y firma
formulario, entrega copias a Almacenes
Archiva formularios
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Llena en el sistema el Formulario sin existencia 3. Solicita la compra de materiales sin existencia mediante hoja de
ruta. 4. Proforma 5. Existencia de saldos presupuestarios 6. Especificaciones técnicas
Jefe de Unidad Administrativa
7. Revisa 8. SI da conformidad da Vo.Bo. y remite al Director General de
Asuntos Administrativos solicitando compra 9. NO da conformidad devuelve para su revisión a la Unidad
Solicitante
Director General de Asuntos Administrativos
10. Instruye la compra
Jefe de Unidad Financiera 11. Inicia Procedimiento de Compra Menor 12. Fin.
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.6.3. SOLICITUD COMPRA CON CAJA CHICA
OBJETIVO : Realizar compras con Caja Chica
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Proforma vigente
Saldo presupuestario
Especificaciones técnicas
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Formulario “sin existencia”
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Almacenes
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
2 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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SOLICITUD DE COMPRAS CON CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)SOLICITUD DE COMPRAS CON CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)
Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteJefe de Unidad AdministrativaResponsable de
Almacenes
Director General de Asuntos
Administrativos
Jefe Unidad Financiera
Especificaciones técnicas
Constancia de saldos
presupuestaros
Proforma
Inicio
Verifica inexistenciaDa curso firma y
sellaRevisa
Da conformidad NODevuelve para su
revisiòn
Da Vo.Bo. Y Remite al DGAA solicitando
compra
SI
Instruye la compra
Inicia Procedimiento
de Compra Menor
FIN
SIALSIAL
Llena en el sistema el “Formulario sin
existencia”
Solicita la compra de materiales sin
existencia mediante hoja de ruta
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Tesorería 1. Inicio 2. Remite documentación de la compra con caja chica al
Responsable de Almacenes
Responsable de Almacenes
3. Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación de respaldo.
4. SI da conformidad instruye al técnico elaborar formulario de ingresos
5. NO devuelve para su revisión.
Técnico de Almacenes
6. Registra en sistemas ingreso y emite formulario de ingreso 7. Formulario de ingreso de Recepción de Materiales 8. Sistema 9. Remite formulario de ingreso debidamente firmado
Responsable de Almacenes 10. Da Vo.Bo. instruye entrega
Técnico de Almacenes 11. Archiva formulario e inicia procedimiento de entrega 12. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.6.4. INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS CON CAJA CHICA
OBJETIVO : Ingresar materiales por compras con Caja Chica
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario “sin existencia”
Proforma vigente
Saldo presupuestario
Especificaciones técnicas
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Formulario de ingreso
Entrega de Materiales
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Almacenes
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
2 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS DE CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)INGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES POR COMPRAS DE CAJA CHICA (tiempo estimado: 2 días)
Responsable de AlmacenesResponsable de Almacenes Técnico de AlmacenesTesorería
(Caja Chica)Jefe Unidad
Administrativa
Formulario de Ingreso de
Recepción de Materiales
InicioInicio
Recibe los bienes de consumo y verifica su documentación
de respaldo.
Registra en Sistemas ingreso y emite formulario de
ingreso
SISTEMAS
SISTEMAS
Da conformidadDevuelve para su
revisiònNO
Instruye al técnico elaborar formulario
de ingreso
Da Vo.Bo. Y firma formulario
Remite Formulario de ingreso
debidamente firmado
Remite documentación del la compra con caja chica Responsable
de Almacenes
fin
Da Vo.Bo e instruye entrega
Archiva Formulario e inicia
procedimiento de entrega
SI
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Almacenes
1. Inicio 2. Según normativa vigente, inicia proceso de inventario 3. Circular instructiva para comunicando la no atención por
inventario
Jefe de Unidad Administrativa 4. Revisa y da Vo.Bo. y remite a DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
5. Considera la solicitud y da curso al instructivo mediante firma.
Jefe de Unidad Administrativa 6. Toma conocimiento e instruye iniciar proceso
Responsable de Almacenes 7. Conforma comisión de inventario para dar inicio a inventario
Técnico de Almacenes
8. Con reporte del sistema informático, verifica, existencia física delos materiales suministros
9. Concilia los inventarios con el sistema informático y emite informe de inventario físico valorado de almacenes.
10. Informe 11. Sistema
Responsable de Almacenes 12. Verifica, aprueba informe y remite inventario, adjuntado
documentación de respaldo
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.6.5. INVENTARIO DE MATERIALES
OBJETIVO : Realizar el inventario de los Materiales
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Circular instructiva para comunicando la no atención de Almacenes por motivos de inventario
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Informe de Inventario
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Almacenes
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
5 días
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Jefe Unidad Administrativa 13. Toma conocimiento da Vo.Bo. y remite a DGAA para aprobación
de informe de inventario
Dirección General Asuntos Administrativos
14. Aprueba informe de inventario
Jefe Unidad Administrativa 15. Toma Conocimiento y remite
Responsable de Almacenes 16. Recepción y entrega copia a comisión de inventarío 17. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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INVENTARIO DE MATERIALES (tiempo estimado: 5 días)INVENTARIO DE MATERIALES (tiempo estimado: 5 días)
Dirección General de Asuntos Administrativos
Dirección General de Asuntos Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Administrativa Responsable de almacenesResponsable de almacenes Técnicos de Almacenes
Informe
instructivo para la no atención por
inventario
InicioInicio
Según normativa vigente, inicia
proceso de inventario
Revisa y da el Vo.Bo. Y remite a DGAA
Considera la solicitud y da curso
al instructivo mediante firma
Conforma comisión de Inventario para
dar inicio al inventario
Con Reporte del sistema informático,
verifica existencia física de los materiales y suministros
Toma conocimiento e instruye iniciar
proceso
Concilia los inventarios con el
sistema informático y emite informe de
inventario físico valorado de almacenes
Verifica, aprueba informe y remite
inventario adjuntando
documentación de respaldo
sistema
Toma conocimiento, da Vo.Bo. Y remite
al DGAA para aprobación de
informe de inventario
Aprueba informe de inventario
Toma conocimiento y remite
Recibe y entrega copia a la comisión
de inventario
fin
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8.7. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES
MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALESUNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
SUPERVISIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS
ELABORACIÒN DE SOLICITUDES DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS
REPARACIONES MENORES
SUMINISTRO DE GASOLINA
Solicitud pagos, Facturas o
prefecturas
Conformidad para pagos
Solicitud pago con supervisión
Solicitud de Reparaciones
menores
Solicitud vales de gasolina
Supervisión de servicios y
conformidad pagos
Servicios de Reparaciones
menores
Entrega de vales de Gasolina
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8.8. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Empresa de Servicios 1. Inicio 2. Solicita pago por servicios prestados 3. Factura/Pre Factura
MAE 4. Recibe y remite
Director General de Asuntos Administrativos
5. Instruye iniciar trámite para el pago correspondiente.
Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye elaborar informe, acta y solicitud de pago
Responsable de Servicios Generales
7. Verifica, controla e instruye la elaboración de informe
Técnico en Servicios Generales
8. Elabora y remite informe del servicio Acta de Conformidad y Solicitud de pago
9. Informe de servicio 10. Acta de conformidad 11. Solicitud de pago
Responsable de Servicios Generales
12. Revisa documentos y da Vo.Bo. 13. Acta de Conformidad
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.8.1. SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BASICOS
OBJETIVO : Realizar la solicitud de pago por servicios básicos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Factura o Prefectura
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Informe del Servicio
Acta de conformidad
Solicitud de Pago
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Almacenes
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
2 días
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Jefe de Unidad Administrativa 14. Revisa da Vo. Bo. Y solicita pago a DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
15. Revisa da Vo.Bo. da conformidad e instruye pago
Jefe Unidad Financiera 16. Procesa pago 17. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BÁSICOS: AGUA, ENERGÍA ELÉCTRICA, GAS, TELEFONÍA (tiempo estimado: 2 días)SOLICITUD DE PAGO POR SERVICIOS BÁSICOS: AGUA, ENERGÍA ELÉCTRICA, GAS, TELEFONÍA (tiempo estimado: 2 días)
Empresa de ServiciosEmpresa de ServiciosResponsable de Servicios Generales
Responsable de Servicios Generales
Dirección General de Asuntos Administrativos
Jefe Unidad Administrativa
Unidad FinancieraMAE Tecnico
Solicitud de pago
Acta de conformidad
Informe por servicio
Factura/ Pre Factura
InicioInicio
Solicita pago por servicios prestados
Instruye iniciar tramite para el pago
Instruye elaborar informe, acta y
solicitud de pago
Elabora y remite: Informe del servicio, Acta Conformidad y
Solicitud de pago
Revisa y da conformidad e instruye pago
Revisa da Vo.Bo. Y Solicita pago a
DGAA
Procesa pago
FIN
Recibe y remiteVerifica, controla e
instruye elaboración de informe
Revisa documentos, y da Vo.Bo.
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Empresa de Servicios 1. Inicio 2. Solicita informe para trámite de pago por servicios prestados. 3. Factura, Pre factura y Detalles
Responsable de Servicios Generales
4. Inicio 5. Verifica la documentación 6. SI da conformidad deriva al técnico para elaboración de trámite
y solicitud de pago. 7. NO da conformidad realiza reclamo para mejoramiento del
servicio
Técnico de Servicios Generales
8. Verifica en detalle, elabora y remite informe para solicitud de pago
9. Informe sobre prestación y calidad del servicio 10. Facturas/prefecturas/solicitud de pago proveedor 11. Acta de conformidad
Responsable de Servicios Generales
12. Verifica y aprueba el informe de pago y documentos.
Jefe Unidad Administrativa
13. Revisa 14. Da conformidad 15. SI da conformidad da Vo.Bo. y solicita pago 16. NO da conformidad devuelve para su revisión
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.8.2. SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS
OBJETIVO : Realizar la Supervisión de otros servicios
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Facturas, Prefecturas, Detalles
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Informe de Conformidad por prestación del Servicio
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Servicios Generales
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
5 días
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Director General de Asuntos Administrativos
17. Aprueba y autoriza pago
Jefe Unidad Financiera 18. Procede al pago por servicios prestados 19. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS (COURIER, LIMPIEZA, REFRIGERIO, FOTOCOPIAS) (tiempo estimado: 5 días)SUPERVISIÓN DE OTROS SERVICIOS (COURIER, LIMPIEZA, REFRIGERIO, FOTOCOPIAS) (tiempo estimado: 5 días)
Empresa de ServiciosEmpresa de ServiciosResponsable de Servicios GeneralesResponsable de Servicios GeneralesDirección General de
Asuntos Administrativos
Jefe de Unidad Administrativa Unidad FinancieraMAETécnico de Servicios
Generales
Acta de conformidad
Facturas/Pre facturas/Solicitud
de pago proveedor,
Factura/Prefactura/Detalles
Informe sobre prestación y calidad
del servicio
InicioInicio
Verifica documentación
Solicita informe para tramite de
pago por servicios
Verifica en detalle, elabora y remite
informe para solicitud pago
InicioInicio
Revisa
Da conformidad
Devuelve para su revisión
Da Vo.Bo. Y solicita pago
SI
Aprueba y autoriza pago
Procede al pago por servicios prestados
NO
Da conformidad
SI
Realiza reclamo para mejoramiento
del servicioNO
Fin
Recibe e instruye proceso
Recibe e instruye proceso
Instruye inicio de proceso
Verifica y aprueba el informe de pago y
documentos
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Empresa de Servicios 1. Inicio 2. Solicita reparación menor de oficinas y muebles 3. Solicitud con formulario de reparación
Jefe de Unidad Administrativa 4. Recibe solicitud e instruye el servicio
Responsable de Servicios Generales
5. Realiza inspecciones y supervisión en función a solicitud 6. SI determina reparación instruye realizarla 7. NO da conformidad finaliza 8. Fin
Técnico de Servicios Generales
9. Requiere comprar materiales 10. Solicita pedido a almacén o compra de materiales para
reparación si se requiere 11. Solicitud de materiales para reparación
Jefe Unidad Administrativa 12. Revisa 13. SI da conformidad solicita a Almacenes entrega de materiales 14. NO da conformidad devuelve para su revisión
Responsable de Almacenes
15. Verifica la existencia de materiales 16. SI existe realiza entrega de materiales para reparación 17. NO existe inicia procedimiento de compra
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.8.3. REPARACIONES MENORES
OBJETIVO : Realizar Reparaciones Menores
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitud de Reparaciones Menores
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Solicitud de Materiales para reparación
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Servicios Generales
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
3 días
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Técnico de Servicios Generales 18. Efectúa reparación
Unidad Solicitante 19. Da conformidad 20. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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REPARACIONES MENORES (tiempo estimado: 3 días)REPARACIONES MENORES (tiempo estimado: 3 días)
Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteResponsable de Servicios GeneralesResponsable de Servicios GeneralesJefe de Unidad Administrativa
Responsable de AlmacenesTécnico Servicios Generales
Solicitud Con formulario de
reparaciòn
Solicitud de materiales para
reparación
Realiza inspecciones y supervisión En
función a solicitud
Solicita Reparación menor de oficinas y/
o muebles
Solicita pedido a almacén o compra de materiales para
reparación si se requiere
InicioInicio
Revisa
Da conformidadDevuelve para su
revisión NO
Determina reparaciòn
SI
FinNO
Solicita a Almacenes entrega de materiales
Realiza entrega de Materiales para
reparaciónFIN
Existe
Verifica la existencia de materiales
Inicia Procedimiento de solicitud de
Compra
NO
Recibe solicitud e instruye el servicio
Instruye reparaciòn
Da conformidad
SI
NO
Requiere comprar
materiales
SI
Inicia reparación
NO
SI
SI
FIN
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Solicita vale de Gasolina con formulario firmado por autoridad
superior 3. Formulario de solicitud de Vale de Gasolina
Director General de Asuntos Administrativos
4. Evalúa pertinencia 5. Si da conformidad remite al Jefe Unidad Administrativa 6. Si no da conformidad rechaza solicitud y la devuelve
Jefe Unidad Administrativa 7. Recibe e instruye emisión de vale
Responsable de Servicios Generales
8. Emite y entrega vale de gasolina 9. Vale de Gasolina
Unidad Solicitante 10. Recibe y utiliza Vale de Gasolina
Estación de Servicio 11. Entrega Gasolina 12. Reporta consumidos, adjuntando Facturas correspondientes
Responsable de Servicios Generales
13. Da conformidad y remite a la Unidad Financiera para pago 14. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.8.4. SUMINISTRO DE GASOLINA
OBJETIVO : Realizar el Suministro de Gasolina a los vehículos del MPD
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de Solicitud de Vale de Gasolina
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Vale de Gasolina
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Servicios Generales
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
1 día
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Suministro de Gasolina (tiempo estimado: 1 día)Suministro de Gasolina (tiempo estimado: 1 día)
Unidad SolicitanteUnidad SolicitanteResponsable de Servicios Generales
Responsable de Servicios Generales
Estación de ServicioJefe Unidad
AdministrativaDirector General de
Asuntos Administrativos
Reporte de vales consumidos
Vale de Gasolina
Formulario de Solicitud de Vale
Gasolina
Solicita vale de gasolina con
formulario firmado por autoridad
superior
InicioInicio
Emite y entrega vale de gasolina
Recibe utiliza vale de gasolina
Entrega Gasolina
Reporta detalle de vales consumidos
adjuntando facturas correspondientes
para pagoDa conformidad, recibe la
documentación y la custodia para
posterior pago
FIN
Recibe e instruye emisión de vale
Evalúa pertinencia
SIDa conformidad
Rechaza solicitud y la devuelve
NO
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8.9. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA
MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECAUNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
EXPURGO FINAL
REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Formulario de transferencia y
doc. empastados
Documentos incorporados en
Archivo
Formularios de Prestamo
Material para disposición final
identificado
Entrega de Material
Bibliogràfico
Solicitud de Material
Bibliogràfico
Documentos prestados
Material descartado
Material Bibliográfico Registrado
Préstamo de material
bibliográfico
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8.10. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Unidad del MPD
1. Inicio 2. Entrega de documentos de dos años atrás con requisitos y
transferencia (Ordenada, Clasificada, Foliada, Empastada e inventariada)
3. Formulario de Transferencia (FAC 01) 4. Documentos empastados a transferirse
Director General de Asuntos
Administrativos 5. Toma conocimiento e instruye transferencia
Jefe de Unidad Administrativa 6. Instruye transferencia
Responsable de Archivo y
Biblioteca 7. Verificar la documentación y coordina con Unidad Solicitante
día y hora de transferencia
Técnico de Archivo
8. Verifica ingreso físico con inventario físico y en medio magnético
9. NO da conformidad devuelve formulario y/o documentos para su corrección o ajuste
10. SI da conformidad firma el formulario de transferencia FAC 01
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.10.1. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
OBJETIVO : Realizar la Transferencia de Documentos del MPD
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de Transferencia. FAC 01
Documento empastados a transferirse
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Registro, clasificación y archivo de documentos transferidos
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Archivo y Biblioteca
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
15 días
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11. Incorpora documentos en base de datos y asigna espacios y organiza en archivo
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (tiempo estimado: 15 días)
Responsable de Archivo Unidad MPDDIrector General de
Asuntos Administrativos
Jefe Unidad Administrativa
Técnico de Archivo
Documentos empastados a
transferirse
Formulario de Transferencia
(FAC 01)
Entrega de documentos de dos
años atrás con requisitos de transferencia
(Ordenada,Clasificada,Foliada,empastada e inventariada)
Inicio
Verifica ingreso físico con Inventario
físico y en medio magnético
Da conformidad
Devuelve formulario y/o documentos
para su corrección o ajuste
NO
Firma el formulario de transferencia
FAC-01
SI
Incorpora documentos: En base de datos y
asigna espacios y organiza en archivo
FIN
Toma conocimiento e instruye
transferencia
Instruye transferencia
Verificar la documentación
para Coordinar con la Unidad Solicitante
el día y hora la transferencia
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Usuario MPD
1. Inicio 2. Solicita el préstamo de documentación con llenado de
formulario 3. Formulario de Préstamo FAC 02
Jefe de Unidad Administrativa 4. Toma conocimiento, da Vo.Bo. para préstamo
Responsable de Archivo 5. Instruye efectuar préstamo
Técnico de Archivo y Biblioteca
6. Busca, identifica y recupera el documento 7. Entrega la documentación con firma del formulario del
solicitante 8. Registra el préstamo base de datos 9. Entrega el documento solicitado
Usuario MPD (Edificio Central) 10. Recibe el documento solicitado 11. Devuelve el documento dentro el plazo establecido
Técnico de Archivo y Biblioteca 12. Recibe y registra la devolución en base de datos 13. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.10.2. PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
OBJETIVO : Realizar el Préstamo de Documentos del MPD
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de Transferencia. FAC 02
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Préstamo de Documentos
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Archivo y Biblioteca
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
7 días
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PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS (tiempo estimado: 7 días)
Técnico de ArchivoUsuario MPD
(Edificio Central)Jefe de Unidad Administrativa
Responsable de Archivo
Formulario de Préstamo FAC 02
Solicita el préstamo de documentación
con llenado de formulario
Inicio
Busca e identifica el documento
Registra el préstamo en base
de datos
Entrega la documentación con firma del formulario
del solicitante
Toma conocimiento, para préstamo
Entrega el documento solicitado
Recibe el documento, lo
consulta
FIN
Instruye efectuar prestamo
Devuelve el documento dentro el plazo establecido
Recibe y registra la devolución en base
de datos
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE TAREAS
Responsable de Archivo y Biblioteca
1. Inicio 2. Analizar el valor de la información y selecciona material a
expurgar 3. NO dispone disposición final, dispone la conservación del
documento 4. Fin 5. SI dispone conforma comisión verificadora de expurgo de
documentación 6. Elabora informe de justificación y solicita disposición final
mediante formulario con firma de comisión 7. Formulario FA 05 8. Informe de justificación 9. Acta de verificación de expurgo con firma de comisión
Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa da Vo.Bo. firma FA O5 y remite a DGAA
Director General de Asuntos Administrativos
11. Toma conocimiento, firma FA 05 y solicita elaboración de Resolución Administrativa
Director General de Asuntos Jurídicos
12. Elabora la Resolución Administrativa y remite para su firma 13. Resolución Administrativa
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.10.3. EXPURGO DE DOCUMENTOS
OBJETIVO : Realizar la disposición final de documentos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario FA 05
Informe de justificación
Acta de verificación de expurgo con firma de comisión
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Resolución Ministerial
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Archivo y Biblioteca
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
Una vez al año (anual)
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Director General de Asuntos Administrativos
14. Firma Resolución Administrativa y la remite
Jefe de Unidad Administrativa 15. Toma conocimiento y transmite
Responsable de Archivo y Biblioteca
16. Toma conocimiento del número de Resolución para llenar formulario de eliminación
17. Expurga 18. Fin
Técnico Archivo y Biblioteca 19. Expurga 20. Fin
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN (tiempo estimado: una vez al año)
Responsable de ArchivoDirección General de
Asuntos JurídicosDirección General de
Asuntos AdministrativosJefe de Unidad Administrativa
Técnico Archivo y Biblioteca
Acta de verificación de expurgo con
firma de comisión
Informe de Justificación
Formulario FA-05
Resolución Ministerial
INICIO
Analiza el valor de la información y
selecciona material a expurgar
Decide Disposición final
Dispones la conservación del
documento
Elabora informe de Justificación y
solicita disposición final mediante formulario con
firma de comisión
SI
NO
FIN
Revisa da Vo. Bo., firma FA 05 y
remite a DGAA
Toma conocimiento firma FA O5 y
solicita elaboración de Resolución
Ministerial
Elabora la Resolución
Ministerial y remite para su firma
Firma Resolución Ministerial y la
remite e instruye expurgo
Con número de Resolución llena
formulario de eliminación documental
Instruye expurgo
fin
Conforma comisión Verificadora de
expurgo de documentaciòn
Instruye expurgo
Expurga
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.10.4. REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
OBJETIVO : Realizar el Registro del Material Bibliográfico
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Material Bibliográfico
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Ingreso físico de Material bibliográfico Resolución Administrativa
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Archivo y Biblioteca
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
1 día
RESPONSABLE TAREAS
Unidad MPD 1. Inicio 2. Entrega de Materia bibliográfico
MAE 3. Recibe material bibliográfico y remite a DGAA
DGAA 4. Recibe y despacha
Jefe Unidad Administrativa 5. Recibe y despacha
Responsable de Archivo 6. Recibe y deriva para su registro en base de datos
Técnico de archivo
7. Realiza proceso técnico para el ingreso del material a base de datos
8. Incorpora material bibliográfico en estantería para circulación 9. Fin.
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REGISTRO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO (tiempo estimado: 1 día)
Responsable de Archivo
Unidad MPDDirector General de
Asuntos Administrativos
Jefe Unidad Administrativa
Técnico de archivoMAE
Entrega de Material bibliográfico
Inicio
Realiza proceso técnico para el
ingreso del material a base de datos
SI
Incorpora material bibliografico en estanteria para
circulaciòn
FIN
Recibe y despacha Recibe y despachaRecepciona y deriva para su registro en
base de datos
Recibe material bibliografico y
remite a la DGAA
Sistema LILDBIWE
B
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.10.5. PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
OBJETIVO : Realizar el Préstamo de Material Bibliográfico
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitud de Material Bibliográfico
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Entrega de Material Bibliográfico
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Archivo y Biblioteca
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
15 minutos
RESPONSABLE TAREAS
Usuario Externo 1. Inicio 2. Solicita el préstamo de Material Bibliográfico 3. Boleta
Usuario del MPD 4. Inicio 5. Solicita el préstamo de Material Bibliográfico 6. Solicita préstamo
Responsable de Archivo y Biblioteca
7. Recibe Solicitud 8. Instruye búsqueda y préstamo de material Bibliográfico
Técnico de Archivo y Biblioteca
9. Busca e identifica material bibliográfico 10. Entrega de material bibliográfico con llenado de boleta de
préstamo 11. Registra el préstamo 12. Si requiere fotocopiado solicita la ficha de entrada 13. Realiza la reprografía 14. NO entrega el material bibliográfico
Usuario Externo 15. Recibe el material bibliográfico 16. Fin
Usuario Interno 17. Recibe el material bibliográfico 18. Fin
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4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (tiempo estimado: 15 minutos)
Responsable de Archivo y Biblioteca
Unidad MPD Usuario ExternoTécnico de Archivo
BOLETA
Solicitud de prestamo
Solicita el préstamo de Material Bibliogràfico
Inicio
Busca e identifica Material
Bibliográfico
Registra el préstamo
Entrega El material bibliográfico con
llenado de boleta de préstamo
Solicita el préstamo de Material Bibliogràfico
INCIO
Recibe solicitud
Requiere fotocopiado
Solicita la ficha de entrada
SI
Entrega el material bibliográfico
NORecibe el Material
Bibliogràfico
FIN
Realiza la Reprografía
Recibe el Material Bibliogràfico
FIN
Instruye busqueda y prestamo de
Material Bibliogràfico
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8.11. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMAS
MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE SISTEMASUNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE REDSolicitud
instalación serv. Red/sistemas
Servicios de Red/sistemas instalados
Solicitud de soporte tècnico
Soluciones tècnicas
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8.12. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SISTEMAS
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.12.1. SERVICIO DE RED
OBJETIVO : Realizar la instalación de servicios de Red.
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de Solicitud
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Instalación de Servicios de Red
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Sistemas
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
I día
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Solicita servicios de Red/instalación de sistemas con llenado de
formulario 3. Formulario de solicitud
Jefe Unidad Administrativa 4. Recibe solicitud e instruye el servicio
Responsable del área de sistemas
5. Instruye la instalación de red de sistemas
Técnico de sistemas 6. Recibe servicios solicitados 7. Fin
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SERVICIOS DE RED/INSTALACIÓN DE SISTEMAS (tiempo estimado: 1 día)
Responsable Área de Sistemas
Unidad SolicitanteJefe Unidad
AdministrativaTécnico de Sistemas
Formulario de Solicitud
Solicita servicios de Red/Instalación de
sistemas con llenado de formulario
INICIO
Efectúa servicios de Instalación de Red/
Sistemas
Recibe servicios solicitados
Fin
Recibe solicitud e instruye el servicio
Instruye la instalación de Red/
Sistemas
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1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.12.2. SOPORTE TÉCNICO
OBJETIVO : Realizar el soporte técnico
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Formulario de Solicitud
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Servicio de Soporte técnico
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable de Sistemas
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
inmediato
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante
1. Inicio 2. Solicita servicios de Red/instalación de sistemas con llenado de
formulario 3. Formulario de solicitud
Técnico de Sistemas 4. Llena formulario de solicitud 5. Formulario de solicitud
Responsable del Área de Sistemas
6. Recibe solicitud e instruye el servicio
Técnico de Sistemas 7. Efectúa servicios de Soporte Técnico
Unidad Solicitante 8. Recibe Servicios de Soporte Técnico 9. Fin
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SOPORTE TÉCNICO (tiempo estimado: inmediato)
Responsable Área de Sistemas
Unidad SolicitanteTécnico de sistemas
Formulario de Solicitud
Solicita servicios de Soporte Técnico
INICIO
Efectúa servicios de Soporte Técnico
Recibe servicios de soporte técnico
Fin
Recibe solicitud e instruye el servicio
Llena formulario de solicitud
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
8.13. MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MAPA DE OPERACIONES DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOSUNIDAD ADMINISTRATIVA
OPERACIONESINSUMOS
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
DISEÑO/REDISEÑO
ANÁLISIS RETROSPECTIVO Y PROSPECTIVO
Marco legal, PEI. POA, Estructura y Manuales,
Procesos, Procedimientos, Estructura Actual
APROBACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
Manuales de Procesos y Procedimientos; MOF;
nueva Estructura
Resolución Administrativa
Manuales de Procesos y Procedimientos, MOF
y nueva estructura
Plan de Implementación
Implementación nueva estructura y Manuales
Diagnóstico
Diagnóstico
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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8.14. FICHAS Y FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.14.1. ANÁLISIS, DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y APROBACIÓN
OBJETIVO : Realizar el Diseño/Rediseño Organizacional
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:
Solicitud para el diseño/rediseño organizacional
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE SALIDA:
Manual de Procesos y Procedimientos
Manual de Organización y Funciones
Estructura Organizacional
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:
Área de Organización y Métodos
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
45 días
RESPONSABLE TAREAS
Unidad Solicitante 1. Inicio 2. Solicita Diseño/rediseño organizacional
Director General de Asuntos Administrativos
3. Instruye iniciar Proceso de Diseño/Rediseño organizacional
Jefe de Unidad Administrativa 4. Instruye analizar solicitud de proceso e iniciar si procede
Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos
5. Analiza solicitud de Proceso 6. SI da conformidad solicita reuniones y documentos legales y de
Organización y Métodos a la Unidad solicitante para iniciar el proceso
7. Releva información sobre el marco legal y regulación 8. Releva información sobre los procesos procedimientos
actuales 9. Analiza la estructura organizacional en términos de calidad de
servicio, efectividad y flexibilidad 10. Elabora documento de diagnóstico y procedimientos relevados 11. NO da conformidad técnica informa que no procede solicitud
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4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
Jefe Unidad Administrativa
12. Revisa 13. SI da conformidad remite documento para su ajuste
coordinado 14. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión
Unidad Solicitante 15. Reciben documento y retroalimentan
Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos
16. Determina y diseña procedimiento
Jefe Unidad Administrativa
17. Revisa 18. SI da conformidad remite al Responsable del área para la
elaboración de Mapas de procesos 19. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión
Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos
20. Elabora mapas de procesos y remite al jefe Unidad para su revisión
Jefe Unidad Administrativa 21. Revisa 22. SI da conformidad remite al Responsable de Diseño 23. NO da conformidad devuelve para su ajuste o revisión
Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos
24. Elabora Manual de procesos y procedimientos y Manual de Organización y Funciones
Jefe Unidad Administrativa 25. Revisa 26. SI da conformidad remite a Unidad solicitante y DGAA para su
validación y conocimiento respectivamente
Unidad Solicitante 27. Revisa 28. SI valida remite a Responsable de Diseño 29. NO valida devuelve para su ajuste o revisión
Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos
30. Prepara y remite versión final del Manual de procesos y Procedimientos y Manual de Funciones
Jefe Unidad Administrativa 31. Remite versión final Manual de procesos y procedimientos y
Manual de Funciones
Dirección General de Asuntos Administrativos
32. Solicita elaboración de Resolución Administrativa para Manual de Proceso y Manual de Funciones
Dirección General de Asuntos Jurídicos
33. Elabora Resolución Administrativa
Dirección General de Asuntos Administrativos
34. Proceso de implementación 35. Fin
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ANALISIS, DISEÑO/REDISEÑO, APROBACIÓN 1/3 (Tiempo estimado: 45 días por unidad organizativa)
Jefe de Unidad Administrativa
Responsable/Técnico del Área de Organización y Métodos
Unidad SolicitanteDirector General de Asuntos
Administrativos
INICIO
Instruye Analizar solicitud de proceso e iniciar si procede
Instruye iniciar Proceso de Diseño/
Rediseño Organizacional
Solicita Diseño/Rediseño
Organizacional
INICIO
Analiza solicitud de Proceso
Da conformidad técnica
Solicita reuniones y documentos legales y de O y M a Unidad
solicitante para iniciar proceso
SI
Recibe solicitud y se reúne con
Responsable
Informa que no procede solicitud
NOInforma que no
procede solicitud y prepara nota
Envia nota respuesta que no
procede
INICIO
Releva información sobre los procesos/
procedimientos actuales
Releva información sobre el marco legal
y regulación
Análiza la estructura organizacional en
términos de: calidad de servicio,
efectividad y flexibilidad
1
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DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL 2/3
Jefe de Unidad AdministrativaResponsable/Técnico del Área de
Organización y MétodosUnidad Solicitante
Elabora documento de diagnóstico y Procedimientos
relevados
Revisa
Remiten Documento para su ajuste
coordinado
Da Conformidad
SI
Reciben documento y retroalimentan
Determinan y diseña
procedimientos
Elaboran Mapas de Procesos
SI
Revisa
Da Conformidad
Revisa
Devuelve para su ajuste o revisiòn
NO
Devuelve para su ajuste o revisiòn
NO
Da Conformidad NODevuelve para su ajuste o revisiòn
2
1
SI
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DISEÑO/REDISEÑO ORGANIZACIONAL 3/3
Unidad AdministrativaResponsable/Técnico del Área
de Organización y MétodosUnidad Solicitante
Director General de Asuntos Administrativos
Director General de Asuntos Jurídicos
Elabora Manual de Procesos y
Procedimientos y Manual de
Organización y Funciones
2
Revisa
Da Conformidad NODevuelve para su ajuste o revisiòn
Remite a Unidad solicitante y DGAA
para su validación y conocimiento
respectivamente
SI
Revisa
Valida
Devuelve para su ajuste o revisiòn
NO
SI
Prepara y remite versión final Manual
de Procesos y Procedimientos y
Manual de Funciones
Revisa
Da Conformidad
Solicita elaboración de Resolución
Administrativa para Manual de Proceso
y Manual de Funciones
Devuelve para su revisión y/o ajuste
NO
Remite versión final Manual de Procesos y Procedimientos y
Manual de Funciones
SI
Elabora Resoluciòn Administrativa
FIN
Proceso de Implemetnaciòn
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN:
2. GENERALIDADES:
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
8.14.2. IMPLEMENTACIÓN
OBJETIVO : Realizar la implementación del Diseño Organizacional
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Plan de Diseño Organizacional
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Diseño Organizacional implementado
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Área de Organización y Métodos
TIEMPO ESTIMADO DEL PROCEDIMIENTO:
30 días por unidad organizacional
RESPONSABLE TAREAS
Director General de Asuntos
Administrativos 1. Inicio 2. Instruye iniciar Proceso de Implementación
Jefe de Unidad Administrativa 3. Toma conocimiento e instruye elaborar Plan de Implementación
Responsable/Técnico del Área
de Organización y Métodos
4. Elabora Plan de implementación que incluye capacitación difusión y cronogramas
5. Plan de implementación
Jefe Unidad Administrativa
6. Revisa el Plan 7. SI da conformidad remite al DGAA 8. NO da conformidad devuelve al Responsable para su ajuste o
corrección.
Director General de Asuntos
Administrativos
9. Revisa 10. SI da conformidad remite a la MAE 11. NO da conformidad devuelve para su revisión o corrección
MAE 12. Toma conocimiento aprueba Plan e instruye implementación
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
Director General de Asuntos
Administrativos 13. Deriva instrucción para implementación del Plan
Jefe Unidad Administrativa 14. Instruye implementación del Plan
Responsable/Técnico del Área
de Organización y Métodos
15. Organiza y coordina con RRHH la implementación del Plan 16. Implementa el Plan 17. Fin
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DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
IMPLEMENTACIÓN (Tiempo estimado: 30 días por unidad organizacional)
Jefe Unidad Administrativa
Responsable/Técnico del Área de Organización y
Métodos
Director General de Asuntos Administrativos
MAE
Plan de Implementación
Instruye Implementación
Toma conocimiento e Instruye Plan de Implementación
Elabora Plan de Implementación que incluye Capacitación
Difusión y Cronogramas
Inicio
Organiza y Coordina con RRHH la
implementación del Plan
Revisa el Plan
Da conformidadRevisa SI NO
Toma conocimiento aprueba Plan e
instruye Implementación
Da conformidad
SI
NO
Deriva instrucción para
implementación Plan
Instruye Implementación del
Plan
Implementa el Plan
Fin
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