SPM Chapter 4

Types of Organizations & Organizing for Performance

3 kategori umum :Stuktur FungsionalStuktur Unit BisnisStuktur Matrix

Tipe – Tipe Organisasi

Setiap manajer bertanggungjawab untuk setiap fungsi tertentu

Keputusan manajer yang memiliki kemampuan khusus di bidang yang ia pimpin lebih baik dibandingkan menejer yang mengepalai lebih dari satu bidang tanpa kemampuan khusus tertentu.

Stuktur Fungsional

Keuntungan :effisiensi

Kerugian :Tidak ada kejelasan dalam menentukan ke

efektifan dari menejer fungsional masing – masing

perselisihan antara menejer fungsional yang berbeda hanya dapat di selesaikan otah Top management

Tidak sesuai untuk perusahaan yang melakukan diversifikasi produk dan pasar.

Cenderung membuat “silos” pada setiap fungsi

Di rancang untuk mengatasi masalah yang melekat pada stuktur fungsional

Bertanggung jawab pada semua fungsiManajer bertindak terpisah dari perusahaan

dan kinerja di nilai berdasarkan profitability dari unit bisnisnya.

Hak istimewa dari kantor pusat

Struktur Unit Bisnis

Keuntungan :Menyediakan lahan untuk berlatih manajemen

secara umumLebih dekat dengan pasarRespon lebih cepat

Kerugian :Duplikasi pekerjaanPerselisihan antar unit bisnisPerselisihan antara unit bisnis dengan kantor

pusat

Setiap fungsi bisnis memiliki tanggung jawab yang ganda

Matrix Structure

Jika kemudahan pengendalian menjadi kriteria → Diorganisasikan menjadi struktur bisnis unit

Jika tidak hanya kontrol yang menjadi kriteria → diorganisasikan menjadi struktur fungsional

Implikasi Dalam Perancangan Sistem

Merancang, informasi operasi, dan kontrol sistem

Meniapkan laporan keuangan dan financial statement untuk pihak – pihak luar

Menyiapkan, menganalisis dan menginterpretasiakan performance reports, dan menganalisis proposal budget dan program

Mengawasi audit internal dan prosedur kontrol audit

Mengembangkan dan berpartisipasi dalam pendidikan personnel control

Fungsi Pengontrol

Pengendali merancang sistem untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi.

Informasi digunakan oleh mangement lini

Hubungan dengan Organisasi Lini

Controller

Information

Line Management

Pengendalian Unit Bisnis

ORGANIZING FOR PERFORMANCE

Struktur adalah cara dimana individu atau elemen disusun atau dikelompokkan untuk membentuk suatu keseluruhan.

Ketika menyusun struktur organisasi bagian dasar merupakan sekelompok orang dalam unit kerja, sedangkan secara keseluruhan adalah hubungan kerja antara unit-unit kerja tersebut.

Manajer berusaha untuk membentuk struktur karena 2 alasan:

1. Untuk mempermudah arus kerja2. Untuk memfokuskan perhatian

Penataan perhatian dapat dicapai dengan 3 cara:3. Merancang unit kerja4. Rentang pengawasan5. Rentang tanggungjawab

1. Penataan unit kerjaUnit kerja: pengelompokkan individu yang menggunakan

sumber daya perusahaan dan bertanggungjawab atas tindakan tersebut

Contoh: tim produksi, bagian pemeliharaan, dan departemen sejarah universitas

Akuntabilitas: mendefinisikan (1) output yang akan dihasilkan oleh sebuah unit kerja (2) standar kinerja yang diharapkan akan dijalankan oleh manajer dan pekerja

Bagan organisasi: gambar/diagram atas tanggungjawab tiap unit

2 tipe dasar dari unit kerja: (1) pengelompokan orang dan sumber daya yang menggunakan proses kerja yang sejenis, dan (2) pengelompokan orang dan sumber daya yang fokus pada pasar yang spesifik

Terdapat dua tipe dasar dari unit kerja1. Berdasarkan Unit Kerja2. Berdasarkan Fokus Pasar

PENGELOMPOKAN UNIT BERDASARKAN PROSES KERJA

Spesialisasi: mencocokan individu tertentu dengan tugas yang mereka senangi & tugas yang lebih diungguli

Penyebaran perhatian: satu orang berbolak-balik untuk mengerjakan beberapa tugas & dapat menghabiskan waktu

PENGELOMPOKAN BERDASARKAN FOKUS PASAR1. PENGELOMPOKAN BERDASARKAN PROD

UK2. PENGELOMPOKAN BERDASARKAN PELAN

GGAN3. PENGELOMPOKAN BERDASARKAN GEOG

RAPHY

Product division: tiap unit kerja terdiri dari fasilitas produksi & pekerja yang terdedikasi

2 alasan pengelompokan berdasarkan produk:1. “economies in production”, “economies in R&D”,

“economies in distribution & marketing”economies of scale: memanfaatkan sumber daya dalam jumlah besar untuk menurunkan biayaeconomies of scope: memanfaatkan sumber daya yang sama antar beberapa jenis produk/aktivitas untuk menaikkan throughput dengan jumlah sumber daya tertentu

2. Menaikkan return on managementpengetahuan mengenai produk dan spesialisasi merupakan kunci utama untuk sukses

2 bentuk unit kerja berdasarkan pelanggan:1. Organisasi penjualan dan pemasaran terpisah

yang didedikasikan untuk melayani kebutuhan pelanggan yang banyak dan pelanggan yang penting. Contoh: BCA Prioritas

2. Untuk skala yang lebih luas, pendekatan digunakan untuk mengukir organisasi secara keseluruhan, mulai dari terjadi, produksi, penjualan, dan pemasaran yang didedikasi untuk satu pelanggan atau kategori pelanggan

Regional business: memasarkan dan menjual (terkadang juga memproduksi) produk perusahaan dalam wilayah geografis yang mereka inginkan

Hierarchy of AccountabilityManager harus memilih untuk mengelompokkan aktivitas bisnis berdasarkan fungsi, berdasarkan konsumen, atau berdasarkan geografi.Namun hal ini menjadi rumit karena bergantung pada hirarki dari organisasi karena pada setiap level organisasi pengelompokkan dapat berbeda-beda.

Spesialisasi dan Ketanggapan Pasar

Ada dua penyamarataan mengenai desain unit kerja1. Dikelompokkan berdasarkan fokus pasar2. Dikelompokkan berdasarkan fungsi

Setiap pilihan pengelompokkan mempunyai keuntungan dan cost yang berbeda-beda.

Pertanggungjawaban dan Rentang Pengendalian

Manajer merupakan bagian paling penting dalam struktur organisasiManajer bertanggung jawab untuk mencapai tujuan laba dan strategi Terdapat tiga rentang yang penting untuk memahami peran dalam pengukuran kinerja dan sistem pengendalian :1. Rentang Pengendalian2. Rentang Pertanggungjawaban3. Rentang Perhatian

Rentang pengendalian mengindikasi seberapa banyak dan dimana bawahan harus melapor kepada manajernyaRentang pengendalian bisa jadi luas, dengan banyak orang dan jangkauan pelaporan sumber daya kepada manajer yang luas atau sebaliknya

Rentang Pengendalian

Rentang pertanggungjawaban mendeskripsikan jangkauan dari pengukuran kinerja yang digunakan untuk mengevaluasi pencapaian dari manajer.Manajer dapat bertanggung jawab terhadap banyak variasi kombinasi dari laporan laba rugi dan balance sheet perusahaan (misal pendapatan, biaya, atau return on asset)

Rentang Pertanggungjawaban

Dua bentuk umum dari pertanggungjawaban keuangan:1. Cost Center Accountability2. Proft Center Accountability

Rentang Pertanggungjawaban

Rentang perhatian mengacu pada bidang aktivitas yang berada pada jangkauan perhatian manajerManajer harus mampu untuk mempengaruhi rentang perhatian pada seluruh tingkat jika ingin mencapai tujuan labanya

Rentang Perhatian

Membentuk Rentang Perhatian adalah salah satu kunci tujuan dari desain organisasi.Rentang perhatian adalah pada inti dari konsep sentralisasi dan desentralisasi

Rentang Perhatian dan Desain Organisasi