Teknik memimpin rapat

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

Oleh:Drs. Kasdi Haryanta

Disampaikan dalam Latihan KepemimpinanOSIS/PPSK SMA Xaverius 1

Palembang

Wismalat Podomoro, 8 November 2010

Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga,

organisasi, biro jasa, perusahaan, dan lain-lain

yang dapat membantu manajemen karena melalui

rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk

mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.

Pengertian rapat (meeting)

• Berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan

suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).

• Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain.

• Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi.

• Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi.

• Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.

Tujuan rapat antara lain • memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya

hasil pertemuan, rapat, seminar yang relevan, keputusan rapat terbatas

• memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak

• menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah

• mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas

• mengutarakan keluhan• mengambil keputusan dalam batas-batas

kewenangannya• menentukan langkah-langkah kerja opreasional• dan lain-lain

Keuntungan rapat• anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap

mereka• anggota dapat mengajukan kepentingan mereka• pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama• banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan

angota• gagasan dapat dikembangkan• pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut• kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan

sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi

• pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.

• Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan

Kekurangan rapat

• Segi penundaan: penundaan terjadi karena

• tanpa alasan yang jelas• diskusi berlarut-larut dan tak relevan• seseorang mementingkan diri atau demi

kelompoknya• kesulitan mengumpulkan orang karena

waktu singkat.

• Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera.

• Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.

Segi kepribadian

• Segi kepribadian dapat menghambat bila:• kurang pandai dalam menentukan kebijakan

atau pendapatkurang dewasa dalam bersikap

• rasa egoisme tingi• lupa atas status dan kedudukan yang erat

kaitannya dengan hak, kewajiban, dan kewenangan

• sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan

• tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.

Jenis rapat

• Berdasarkan sifat : •1) rapat formal;

•2) rapat nonformal .• Berdasarkan jumlah peserta:

• 1) rapat kecil; •2) rapat raksasa.

Rapat formal bercir ikan:

• ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati

• kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua• contoh: • 8.3.1 rapat umum tahunan• 8.3.2 rapat umum perusahaan• 8.3.3 rapat dewan direktur• 8.3.4 rapat dewan pemerintahan• 8.3.5 rapat komisi lokal• 8.3.6 rapat asosiasi profesional• 8.3.7 rapat dewan kerja• 8.3.8 rapat komisi konsultatif• 8.3.9 dll.

Rapat nonformal bercirikan

• kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan

• sering sekadar bertemu muka• sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai

dengan tujuan sehingga tepat sasaran menghimpun pendapat dan memecahkan masalah

• tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.

• Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana diperlukan.

• Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan direktur

Prosedur dalam rapat

• Adalah pola tetap dalam kegiatan rapat.• Dasarnya adalah peraturan dan

konvensi yang sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan secepatnya

Tiga Tahap Kategori dalam Rapat

• Tahap Rapat dapat dikategorikan ke dalam 4 bidang yaitu : (1) Tahap persiapan, (2) Tahap Menjelang, (3) Tahap pelaksanaan, dan (4) Tahap setelah rapat.

1. Tahap Persiapan

• Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang pemimpin kita harus melakukan persiapan terlebih dahulu. Pada tahap ini kita dapat menentukan beberapa hal, di antaranya : Kapan dan dimana rapat akan dilakukan, Jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas, Mengirimkan pemberitahuan sehingga yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya, Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik, Yang terpenting memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda rapat

2. Tahap Menjelang

• Kemampuan kita sebagai seorang pemimpin mendapat ujian ketika kita mengendalikan sebuah rapat. Kemampuan itu akan terlihat dari kemampuan kita dalam hal : Kemampuan mendengar dengan aktif, Mengetahui persoalan dengan rinci, Memandu jalannya diskusi, Memotong diskusi yang tidak relevan, Mampu menerima kritik , Memantau waktu Rapat, Menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengerti, Membuat riasalah rapat; dikerjakan oleh sekretaris atau seorang peserta rapat dalam format yang sederhana

3. Tahap Pelaksanaan Rapat

• Mengelola urutan acara sesuai dengan alokasi waktu

• Mengelola arus pembicaraan• Mencatat inti pembicaraan• Meringkas butir-butir gagasan-pendapat• Menyimpulkan kesepakatan-hasil rapat

4. Tahap Setelah Rapat

• Biasanya peserta rapat lupa atau kurang komitmen dengan apa yang telah dibicarakan atau telah disepakati bersama. Pekerjaan kita sebagai pemimpin adalah “mengingatkan” hasil hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat. Pekerjaan ini merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan melelahkan serta membutuhkan kemauan, konsistensi, dan komitmen.

• Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya kita melakukan hal hal berikut : 1) Membagikan hasil rapat secara tertulis, 2) Membuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status), 3) Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat. 4) Hasil pantauan sebaikknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya.

Ketua rapat

• Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan.

Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:

• memiliki watak yang kuat• tak bersikap dogmatik-tak memaksakan kehendak

atau pandangan sendiri• mampu mengungkapkan gagasan secara lancar

tanpa harus berpidato• mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya

tukar-menukar pikiran• berwibawa• menghormati pendapat orang lain• menanamkan sikap adil• tegas dalam menentukasn sikap• arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak,

dan berbuat

• Berbicara spontan• Mengemukakan gagasan cemerlang• Mampu memotivasi peserta rapat

untuk aktif dalam rapat.• Mewakili kepentingan pimpinan

dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

• Memahami tujuan rapat yang akan diselenggarakan.

• Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat

• Memahami setiap acara rapat• Memahami Perencanaan prosedur rapat• Menghubungi/menyiapkan notulen rapat• Mengatur/memanage petugas konsumsi

dan akomodasi• Mempersiapkan perlengkapan rapat• Memeriksa ruangan rapat.

Tugas ketua• memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan

peraturan• memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai

dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan

• mengikuti urutan mata acara• memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik• memberi kesempatan yang ingin bicara• mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat

sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan• menangkap aspirasi peserta baik yang menerima

maupun menolak pendapat• membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang

notulis• menyampaikan informasi kepada pihak yang

berkompeten.

Wewenang ketua

• memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib meninggalkan tempat rapat

• menentukan urutan acara• memutuskan titik-titik prosedur• menunda rapat (jika perlu)• menentukan rumusan hasil rapat sebagai

kesimpulan yang perlu ditegaskan• menggunakan jalan/suara khusus apabila

rapat menemui jalan buntu.

Pendekatan ketua dalam rapat

• menyambut hadirin, terutama anggota yang baru

• mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)

• menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang peserta

• membuat ringkasan pada tahap tertentu• mengulangi argumen pro dan kotra atas

usulan yang belum diambil keputusan• menutup rapat dengan tepat waktu.

Notulis

• Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.

Untuk itu bagi seorang notulis perlu:

• memil iki keterampilan menyimak gagasan dengan baik

• mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama pembicaraan

• memil iki keterampilan menulis dengan cepat• memil iki kemampuan merumuskan gagasan dengan

cermat• mempunyai kecerdikan dalam memil ih kata-kata

rumusan• bersikap objektif• mampu membedakan fakta dan opini• mampu membedakan konsep dan pendapat• dan lain-lain.

Unsur-unsur dalam Notulen• Kop judul• Contoh: Notulen Rapat pengurus Harian

OSIS/PPSK SMA Xaverius 1 Palembang• Deskripsi kegiatan• Contoh:• Hari, tanggal : Senin, 22 November 2010• Waktu : pukul 13.30-15.30• Tempat : Ruang OSIS/PPSK SMA

Xaverius 1 Palembang, Lt. I Gedung Paulus• Acara : Rapat Perayaan Natal dan

Tahun Baru 2011 OSIS/PPSK SMA Xaverius 1

• Peserta hadir : 14 0rang (Lihat: Daftar Hadir)• Susunan Acara:• Doa pembuka=> Ketua Seksi I• Sambutan-sambutan:• Ketua OSIS/PPSK 2010/2011• Pengarahan Pembina Osis=> Tumpal Sihotang• Pemimpin rapat: Ketua Seksi VIII=> Rahmawati• Butir-butir pembicaraan• 1. Sdr. Rangkuti: …………………• 2. Sdri. Revina : …………………• 3. dt.• Butir-butir tanya jawab:• 1. Pertanyaan: • 1.1 Sdr. Revo: ………………• 1.2 Sdri. Dewi: …………………….

• Jawaban: • 1.1 Ketua Osis: ……………….• 1.2 Seksi V : …………………• Kesimpulan:• 1.1…………….• 1.2 ………………

Palembang, 22 November 2010

Tumpal Sihotang ReviniaKetua OSIS/PPSK Notulis

Mengetahui,

Drs. B. Wilarno Tumpal SihotangWaka Kesiswaan Pembina

Sepuluh rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses adalah :

• Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan• Rencanakan suatu rapat dengan baik• Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat• Waktu dan jadwal rapat sangat berharga• Kendalikan rapat tersebut• Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai

pengalaman• Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota• Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana• Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan• Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif