UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA I PROMENAMA U PROJEKTU

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA I

PROMENAMA UPROJEKTU

msc Suzana Stojanović

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA

• Obezbeđenje da sve informacije, sadržane u planovima, ocenama rizika,

beleškama sa sastanaka, itd, budu pravovremeno prikupljene, dokumentovane i

arhivirane.

• Ovi procesi treba da omoguće pravovremenu distribuciju i razmenu informacija

sa stejkholderima, upravom i drugim učesnicima na projektu.

• Kada se projekat zatvori, arhivirane informacije mogu da posluže kao osnova i

značajno pomognu pri realizaciji budućih projekata.

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA

• Prosleđivanje informacija o projektu pravim ljudima, u pravo vreme i u korisnom

formatu ima podjednak značaj kao i inicijalno generisanje informacija.

• Rukovodioci projekta sa svojim timovima moraju doneti odluku o najboljoj metodi

distribucije informacija.

• Bitni elementi distribucije informacija obuhvataju korišćenje tehnologije, formalne i

neformalne komunikacije i kompleksnost komunikacija.

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA

• Većina pojedinaca i organizacija se uzda u elektronsku poštu, SMS, internet

sajtove, mobilne telefone i druge komunikacione tehnologije.

• Korišćenje internog IS za upravljanje projektima omogućava organizovanje

dokumentacije, zapisnika sa sastanaka i njihovu korišćenje u elektronskom obliku.

• Čuvanje šema i primera projektne dokumentacije u elektronskom obliku olakšava

pristup standardnim obrascima, čime se znatno olakšava proces distribucije

informacija.

• Bitno postojanje back-up procedura u slučaju da nešto krene naopako u sferi

uobičajenih komunikacionih tehnologija.

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJAMA- PROCESI -

1. Planiranje upravljanja komunikacijama – definisanje informacionih potreba

stejkholdera: kada kome treba koja informacija i na koji način.

2. Upravljanje komunikacijama – pravovremeno prikupljanje, kreiranje, distribucija,

čuvanje i praćenje informacija na projektu.

3. Praćenje komunikacija – praćenje i kontrola projektnih komunikacija kako bi se

osiguralo zadovoljenje komunikacionih potreba stejkholdera.

UPRAVLJANJE KOMUNIKACIJOM U PROJEKTU

◦ Upravljanje komunikacijom na projektu uključuje procese potrebne da osigurajuodgovarajuće i na vreme: generisanje, prikupljanje, distribuiranje, skladištenje ikrajnje razmeštanje projektnih informacija. Osnovni procesi su:

Planiranje komunikacije

Distribucija informacija

Izveštavanje o realizaciji

Administrativno zatvaranje

PLANIRANJE UPRAVLJANJA KOMUNIKACIJAMA

• Plan upravljanja komunikacijama bi trebalo da sadrži sledeće elemente:

1. Zahteve komunikacija sa stejkholderima;

2. Informacije koje će se prenositi, format, sadržaj i nivo detalja;

3. Ko će biti primalac informacija, a ko dostavljač;

4. Preporučene metode ili tehnologije za prenos informacija;

5. Učestalost komunikacija;

6. Razvoj procedura za rešavanje problema;

7. Procedure revizije za ažuriranje plana upravljanja komunikacijama;

8. Rečnik komunikacije.

PLANIRANJE

KOMUNIKACIJEPlaniranje komunikacije obuhvata određivanje komunikacionih potrebaučesnika u projektu: KOME je potrebna KOJA informacija, KADA je ona potrebna i KAKO će se doći do nje.

ZAHTEVI ZA KOMUNIKACIJOM Projektna organizacija, učesnici na projektu i njihovi odnosi

Funkcije preduzeća, odeljenja i specijalisti uključeni uprojekat

Lokacioni raspored učesnika na projektu

Potrebe za eksternom komunikacijom

Tehnologija komunikacije

Potreba za informacijama

Raspoloživost tehnologije

Očekivano projektno osoblje

Dužina projekta

Procedura generisanja, prikupljanja i skladištenja informacija

Matrice strukture i distribucije

Opis informacija koje će biti distribuirane uključujući format, sadržaj,

nivo detaljnosti i definicije/skraćenice koje će biti korišćene

Vremenski plan generisanja izveštaja

Metode pristupa i dobijanja informacija između predviđenih termina

distribucije

Metod unapređenja i aktuelizacije plana upravljanja komunikacijom

PLAN UPRAVLJANJA

KOMUNIKACIJOM

DISTRIBUCIJA

INFORMACIJA

IZVEŠTAVANJE O

REALIZACIJI

SISTEM IZVEŠTAVANJA O REALIZACIJI PROJEKTA

Izveštaji koji slede nakon obrade podataka moraju imati:

opis stvarnog stanja na projektu,

nalaze do kojih se došlo tokom poređenja sa planiranim stanjem,

lično mišljenje i ocenu od strane odgovornog lica,

preporuke za korektivne akcije.

Generalno gledano svi izveštaji na projektu se mogu grupisati u tri opšte vrste:

izveštaji za rukovodstvo,

tehnički izveštaji,

opšti izveštaji.

U pogledu donošenja efikasnih i odluka na vreme, mogu se grupisati tri neophodnevrste izveštaja:

Izveštaji o planskim podacima na projektu (vreme, budžet...)

Detaljno upoređenje planiranih i ostvarenih veličina (ovo upoređenje uključuje i ocenu preostalog rada)

Projekcija daljih kretanja do potpunog okončanja projekta.

Korišćenje ove tri grupe izveštaja na projektu treba da obezbedi:

povratnu vezu ka menadžmentu, planerima i izvršiocima

identifikaciju odstupanja od tekućeg plana projekta, vremenskog rasporeda i budžeta

mogućnost da se inicira situaciono planiranje dovoljno rano da zahtevani troškovi, izvršenje i vreme mogu pretrpeti korektivne akcije bez gubljenja resursa.

IZVEŠTAVANJE O UČINKU

• Izveštaji o učinku se najčešće izrađuju kao:

1. Statusni izveštaji - opisuju stanje na projektu u datom trenutku u smislu ispunjenja

ciljeva obima, vremena i troškova. Koliko je novca potrošeno do datog trenutka?

Koliko je trajalo izvođenje određenih zadataka? Da li su poslovi izvršeni kao što je

planirano?

2. Izveštaji o napretku - opisuju šta je projektni tim postigao tokom određenog

perioda. Veliki broj projekata zahteva da svaki član tima izrađuje mesečne, a

nekada i nedeljne izveštaje o napretku. Rukovodioci često kreiraju zbirne izveštaje

o napretku na osnovu informacija koje dobijaju od članova tima.

U okviru vremenskih izveštaja u projektu najčešće se i za planske i kontrolne

podatke koriste sledeće vrste izveštaja:

gantogram globalnih aktivnosti,

mrežni plan ključnih događaja,

mrežni plan globalnih aktivnosti,

detaljni mrežni plan aktivnosti,

tabelarni termin plan,

detaljni gantogram povezanih aktivnosti,

vremenska analiza aktivnosti prethodnika,

vremenska analiza aktivnosti sledbenika,

analiza vremenskih rezervi, itd.

U zavisnosti od vrste projekta i resursa koji se prate mogu se formirati ikoristiti sledeći izveštaji:

izveštaj o korišćenju pojedinih resursa,

izveštaj o utrošku materijala,

izveštaj o korišćenju resursa organizovan po aktivnostima,

detaljni ili zbirni kontrolni izveštaj o korišćenju resursa organizovan

po pojedinim resursima,

izveštaj o produktivnosti pojedinih resursa,

izveštaj o iskorišćenju resursa,

izveštaj o angažovanju resursa u odnosu na vreme, itd.

troškovima u određenom vremenskom izveštaj o ostvarenimperiodu,

izveštaj o zarađenoj vrednosti,

izveštaj o analizi varijanse.

Tipični troškovni izveštaji koji se kreiraju i koriste u toku realizacije projekta su:

tabelarni prikaz troškova po aktivnostima,

tabelarni prikaz troškova po vrstama radova ili fazamarada,

troškovno opterećenje u vremenskom periodu,

sumarni i detaljni izveštaji po troškovnoj strukturi,

izveštaj o novčanom toku,

S-kriva planirani/ostvareni troškovi,

kumulativni prikaz troškova za ceo projekat ili pojedini vremenskiperiod,

histogram troškova po pojedinim resursima,

kontrolni izveštaji (planirano/ostvareno) za sve kategorije resursa,

ADMINISTRATIVNO

ZATVARANJE

IZVEŠTAJ O ZATVARANJU PROJEKTA

Dostignutost projektnih ciljeva

Kritični faktori uspeha

Izvršenje u odnosu na planirano vreme itroškove

Odobrene projektne promene

Post projektna ocena

UPRAVLJANJE PROMENAMA U

PROJEKTU

PROMENE U PROJEKTU

Promene su neizbežne

Mogu biti dobre ili loše

Promene nisu povremena pojava, promene su konstanta

Sposobnost upravljanja promenama ima značajan uticaj na

uspeh projekta

Najopasnije su promene koje ne vidite

UPRAVLJANJE PROMENAMA U PROJEKTU

Autoritet

Projektno okruženje

Sistem za praćenje promena

ZAHTEV ZA PROMENOM

Zašto je promena neophodna?

Procena očekivanih koristi od promene

Procena uticaja na vreme, troškove i druge faktore

Specifikacija resursa potrebnih za promenu

UPRAVLJANJE PROMENAMA U PROJEKTU

Voditi evidencije o svim promenama i pratiti sve promene

Definisati proces za analizu predloženih promena

Ustanoviti kriterijume za prihvatanje ili odbijanje predloga promene

Objaviti odluku i status

• Upravljanje promenama u upravljanju projektima može se predstaviti određenom

procedurom koja obuhvata nekoliko osnovnih faza:

• Planiranje promena

• Definisanje projekta promena

• Određivanje rukovodioca projekta i projektnog tima

• Utvrđivanje potrebnih finansijskih i materijalnih resursa

• Definisanje operativnog plana uvođenja promena

• Praćenje i kontrola uvođenja promena.

• Da bi rukovodilac projekta i projektni tim mogli da krenu sa uvođenjem promene

potrebno je obezbediti materijalne i finansijske resurse. Koje vrste i količine

određenih resursa će biti potrebne zavisi od vrste promene koja se uvodi.

• Kada su pribavljeni potrebni resursi tim može da krene sa uvođenjem promena.

• Postupak realizacije projekta uvođenjem promene počinje izradom operativnog

plana uvođenja promene koji se bazira na prethodno definisanom projektu

promena.

• Na osnovu plana određuju se zadaci članova tima i oni kreću sa aktivnostima

uvođenja promena.

• Sam postupak uvođenja promena zahteva da se definiše i koristi odgovarajući

sistem operativnog praćenja i kontrole realizacije od strane rukovodioca projekta

i projektnog tima, koji se bazira na prethodno napravljenom operativnom planu

uvođenja promene.

• Oni prate tok uvođenja promena i pokušavaju da otklone otpore uvođenju

promena jasno se može sagledati veza između upravljanja promenama i

upravljanja projektima.

• Tri osnovne komponente modela promena u projektu su:

• Uzroci,

• Sadržaj i

• Proces.

HVALA NA PAŽNJI!!!