€¦  · Web view2018-05-26 · แผนกบริหารสัญญา...

อนผนวก ๓ ของผนวก ข

แบบรายงาน วธปฏบตทเปนเลศ ของ กองบรหารงานชาง ชย.ทร.ชอผลงานวธหรอแนวทางปฏบตงานทเปนเลศ (Best Practice) ระบบบรหารสญญา

คำาสำาคญ ระบบบรหารสญญา

1. เกรนนำา

กระบวนการ/วธการดำาเนนงานในอดต/สภาพโดยทวไป

แผนกบรหารสญญา กงช.ชย.ทร. มหนาท ประสานงาน และกำากบการงานสราง ซอม และดดแปลงอาคาร สถานท สงกอสราง งานโยธาสาขาตาง ๆ เคร องจกรกล เคร องทนแรง เคร องไฟฟา และอปกรณการชางสายชางโยธา ครภณฑประจำาสำานกงานบางประเภท สงสาธารณปการ และสขาภบาล ตามสญญาจาง ใหเสรจตามแบบ และเปนไปตามสญญาจาง ตดตามความกาวหนา ของงาน ควบคมกำากบดแล และประสานงานเกยวกบการดำาเนนการ ใหเปนไปตามสญญาทงหมด รวมทงแกไขปญหาทางดานเทคนค ใหงานสามารถดำาเนนการตอไปใหแลวเสรจ และเปนหนวยเทคนค ในการพจารณาการเปลยนแปลง (เพม/ลด เวลาจาง หรอ แกไข) สญญาจางตลอดจนดำาเนนการเกยวกบการจดผตรวจงาน และผควบคมงาน

ในปหนง ชย.ทร. มสญญาทตองบรหารกำากบดแลจำานวน 100 กวาสญญา เดมใชวธเกบขอมลของแตละสญญา เชน ชอสญญา เลขท ชอผรบจาง ทอย กำาหนดเร มงาน กำาหนดแลวเสรจ ระยะเวลากอสราง คาปรบ กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน และบนทกการสงงานแตละงวด ในรปแบบของกระดาษเยบรวมเปนแฟม สวนเอกสารการของอนมตวสด Shop drawing เอกสารขอแกไขสญญา/ขยายเวลา หรอการตอบขอหารอตางๆ กจดเกบแยกตามประเภทแฟมงาน กระจดกระจายคนหายาก

รปท ๑ แสดงการเกบขอมลสำาคญของสญญาแบบดงเดมเมอ ป งป.53-55

รปท ๒ แสดงการจดเกบขอมลของสญญาแบบดงเดมเมอ ป งป.56

รปท ๓ แสดงการจดเกบเอกสารของสญญาแบบดงเดม

ตอมาไดพฒนาโดยจดทำาคมอปฏบตงานการควบคมงาน และเร มเกบขอมลสำาคญตางๆ และความกาวหนาของการสงงาน ในรปของไฟล EXCEL ทำาใหเปนระบบมากขน แตจากการระดมความคดเหนจากผปฏบตงานและผเกยวของตามแนวทางการจดการความร ยงพบปญหาในการปฏบตงานและแนวทางทควรปรบปรงดงน

รปท ๔ แสดงการจดเกบขอมลสญญาในรปของไฟล EXCEL แบบเดม

๑. ฐานขอมลทเปน EXCEL นน ผเกยวของเชน กรรมการตรวจการจาง ผบงคบบญชา นายทหารงบประมาณ นายชางผพจารณาอนมตวสด กบ.ทร. สปช.ทร. ฯลฯ สามารถเขาถงขอมลไดยาก เนองจากเปนการเกบขอมลแบบ STAND ALONE ตองเขามาขอขอมลท แผนกบรหารสญญาเทานน

๒. ฐานขอมลทเปน EXCEL ไมสามารถเกบเอกสารอนๆ ทเกยวของกบส ญ ญ า เ ช น ก า ร ข อ อ น ม ต ว ส ด Shop drawing เ อ ก ส า ร ข อ แ ก ไ ขสญญา/ขยายเวลา หรอการตอบขอหารอตางๆ เอกสารสงงาน ขอหารอเกยวกบแบบ ยงคงตองเกบในรปแบบแฟมเอกสาร เขาคนหาไดยาก บางทถกยมไปแลวไมคน บางครงเกดการสญหาย

๓. สำาหรบ SITE งานทอยตางจงหวด การขออนมตวสด และเร องอนๆ เปนไปดวยความลาชา เนองจาก ผรบจางซงอาจมสำานกงานใหญใน กทม. ตองนำาเอกสารไปใหผควบคมงานพจารณาลงนาม แลวจงน ำามาเสนอประธานกรรมการตรวจการจาง ท กทม. ทำาใหเกดความลาชาและไมสะดวก รวมทงการสงรายงานการควบคมงานประจำาวน ผควบคมงาน SITE งานตางจงหวด มกจะใชวธถายเอกสารแลวสงไปรษณยทกสปดาห หรอบางงานสงเปนรายเดอน ทำาใหกรรมการตรวจการจางไดทราบความกาวหนาไมเปนแบบ REAL TIME

จากการจดการความรในแผนก และ แสวงหาความรนอกองคกร และนำาเทคโนโลยสมยใหม ไดแก ระบบสารสนเทศ ทางอนเตอรมาประยกตใชงานและแกปญหา ดงกลาว โดย การจดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน

ลกษณะสำาคญของวธหรอแนวทางปฏบตทเปนเลศ

จากการจดการความรในแผนก และ แสวงหาความรนอกองคกร และนำาเทคโนโลยสมยใหม ไดแก ระบบสารสนเทศ ทางอนเตอรมาประยกตใชงานและแกปญหา ดงกลาว โดย การจดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน

วตถประสงคของวธหรอแนวทางปฏบตทเปนเลศ

จดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซดของ ชย.ทร. (info.navy.mi.th/ncd/) ทสามารถเขาถงไดงาย และมขดความสามารถ ดงน

๑. สามารถจดเกบขอมลสำาคญของสญญา ชย.ทร. ไดเชน ชอสญญา เลขท ชอผรบจาง ทอย กำาหนดเรมงาน กำาหนดแลวเสรจ ระยะเวลากอสราง คาปรบ กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน เปนตน สามารถแสดงในรปแบบของตาราง และ แบบแจงรายละเอยดแตละสญญา รวมทงสามารถ ดาวนโหลดมาใชงานในรปแบบ EXCEL ได

๒. สามารถปอนขอมลการสงงานแตละงวด เมอมการรายงานสงงวดงานเขามา พรอมคำานวณวงเงนรวมของการเบกจายได และแสดงขอมลแบบแจงรายละเอยดได

๓. สามารถจดเกบและแนบไฟลเอกสารตางๆ ทเกยวของ เชน การขออนมตวสด Shop drawing เอกสารขอแกไขสญญา/ขยายเวลา หรอการตอบขอหารอตางๆ เอกสารสงงาน ขอหารอเกยวกบแบบ รายงานการควบคมงาน ภาพถายความกาวหนาของงาน ในรปแบบ word excel pdf jpeg ฯลฯ

๔. สามารถแจงเตอนเมองานตามสญญาเขาหลกเกณฑทำางานลาชา หรอ เลยกำาหนดเวลาตามสญญา โดยการเปลยนส

๕. มระบบขาวประชาสมพนธสำาหรบ แจงขาวสำาคญแกผเกยวของ แจงระเบยบหรอขอปฏบตทควรทราบ หรอแนวทางปฏบตใหมๆ รายการประกอบแบบมาตรฐาน แบบฟอรมตางๆ โดยสามารถแนบไฟลตางๆ เชน word excel pdf jpeg ฯลฯ และสามารถดาวนโหลดไฟลได

๖. มเวปบอรด ทสามารถสอสารไดแบบ two way (ถาม ตอบ) สำาหรบ รบฟงความคดเหนและแลกเปลยนเรยนร รบฟงขอเสนอแนะ จากผเกยวของกบงานกอสรางตามสญญา เชน หนวยเจาของงาน ผออกแบบ กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน แผนกบรหารสญญา กงช.ชย.ทร. ผรบจาง ผขายหรอตวแทนจำาหนายวสดกอสราง กบ.ทร. สปช.ทร. และฯลฯ ใชรองเรยนเกยวกบการบรหารสญญา ใชแจงขอผดพลาดหรอขอขดแยงของแบบ รายการ งวดงาน หรอเอกสารประกอบสญญา เพอปรบปรงแบบของ ชย.ทร.ใหดขน ใชในการ

แลกเปลยนเรยนร เกยวกบเทคโนโลยการกอสราง หรอวสด ผลตภณฑกอสรางใหมๆ ททนสมย และชวยใหผลงานดหรอรวดเรวขน

เปาหมาย

ตวชวดเชงปรมาณ คอ จดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซดของ ชย.ทร. (info.navy.mi.th/ncd/) แลวเสรจ มขอมลครบถวน และมการเขาใชงานไมนอยกวา 10,000 ครง/ป (นบโดย counter ในเวป)

ตวชวดเชงคณภาพ คอ แบบสอบถามความพงพอใจของผใชงานระบบบรหารสญญาแบบออนไลน ตามแบบสอบถาม

2. ลำาดบขนตอนการดำาเนนกจกรรมพฒนา Flow Chart (แผนภม) ของ วธหรอแนวทางปฏบตทเปนเลศ

ขนท 1

เมอกระบวนการจดจางจนไดตวผรบจาง/ผขาย และอนมตจาง / แตงตงกรรมการตรวจการจางแลว แผนกพระธรรมนญ ชย.ทร. จะนดผรบจางมาลงนามในสญญา แลว แผนกบรหารสญญาจะนำาขอมลสำาคญของสญญาลงในระบบบรหารสญญา เพอกำากบดแลตอไป

ขนท 2

กระบวนการบรหารสญญาแตละสญญาประกอบดวย หลายขนตอนยอย ดงน

o การแตงตงผควบคมงาน o ขออนญาตเขาทำางาน o สงแผนงาน / บคลากร /แผนความปลอดภย o รายงานความกาวหนา

o ตรวจผงงานกอสราง o กำากบดแล ตดตามเรงรดเมองานลาชาเขาเกณฑ o ขออนมตวสด/ผลการทดสอบ/เทยบเทา/SHOP DRAWING o ตรวจงานเมอสงมอบงวดงาน o การหารอขอขดแยง/อปสรรค o แกสญญา / ขยายเวลา o การขอสงมอบงานแตละงวด/งวดสดทาย o การจดทำาประวตอาคาร o สงมอบ o กรรมการตรวจรบมอบงาน o รายงานให ทร. ทราบ o กำากบดแลสงชำารดบกพรองตลอดระยะเวลาประกน

ขนท 3 เมอมการสงมอบงานแตละงวด จนท.แผนกบรหารสญญา เมอไดรบ

สำาเนาใบผลการตรวจการจางจะทำาการบนทกขอมลลงระบบบรหารสญญา โดยแยกเปนงวด

ขนท 4 สำาหรบการตดตามความกาวหนา เมองานเขาหลกเกณฑทำางานลาชา ท

ทร.กำาหนด ชองานในระบบจะเปลยนเปนสแดงโดยอนโนมตเพอเตอนวา ตองดำาเนนการออกหนงสอใหผรบจางเรงรดงาน หรอ แจงการปรบแลวแตกรณ

ขนท 5 สำาหรบขนตอนอนๆ เชน การขออนญาตเขาทำางาน การสงแผนงงาน การ

รายงานความกาวหนาของผควบคมงาน การขออนมตวสด /ผลการ

ทดสอบ/เทยบเทา/SHOP DRAWING การขอขยายเวลา หรอ แกไขสญญา ฯลฯ ให จนท.พจารณาแนบไฟลทสำาคญ เกบไวในระบบ

ขนท 6เมอตองการคนหาขอมล เพอตดตามความกาวหนา หรอดำาเนนการอนใด

ในสญญานน กสามารถคลดเขาดในระบบบรหารสญญา บนเวปไซดของ ชย.ทร. (info.navy.mi.th/ncd/) ได ทงในคอมพวเตอร และบนมอถอ

FLOW CHART กระบวนการบรหารสญญา

3. ผลการดำาเนนการจดท ำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซด ของ ชย .ทร.

(info.navy.mi.th/ncd/) แลวเสรจ (คลกดทปม ระบบบรหารสญญา มมขวาลางของหนาหลก) และมขอมลครบถวน และมการเขาใชงานจนถงปจจบน 28,707 ครง (นบโดย counter ในเวป ณ วนท ๒๕ ก.พ.๕๙ เวลา ๒๓.๓๗ น.)

ตวชวดเชงคณภาพ คอ แบบสอบถามความพงพอใจของผใชงานระบบบรหารสญญาแบบออนไลน ตามแบบสอบถาม อยระหวางรวบรวมผลการประเมน

เมอดำาเนนการตามขนตอนของ Best Practice แลว สงผลตอ หนวยงาน ดงน

ชย.ทร. และ ผเกยวของ เชน กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน ผรบจาง แผนกพระธรรมนญ กอบ.ชย.ทร. กงช.ชย.ทร. หนวยเจาของงาน นายทหารงบประมาณ นายชางผพจารณาอนมตวสด รวมทงผบงคบบญชาทกระดบ กบ.ทร. สปช.ทร. สามารถเขาถงขอมลไดงายขน และนำาขอมลไปใชประโยชน เชน การรายงานความกาวหนาใหผบงคบบญชาไดรบทราบ ฯลฯ สามารถเขาตรวจสอบขอมลการปกบตตามระเบยบไดเมอตองการ ขอมลไมสญหาย สรางความโปรงใสใหหนวยงานมากขน

เมอดำาเนนการตามขนตอนของ Best Practice แลว สงผลตอ ทร. ดงน

ผบงคบบญชาของ ทร. ทกระดบ รวมทง กบ.ทร. สปช.ทร. สามารถเขาถงขอมลไดงายขนสามารถทราบความกาวหนาของงานกอสรางแบบ REAL TIME และสามารถตรวจสอบขอมลไดเมอตองการ สรางความโปรงใสใหหนวยงานกองทพเรอมากขน

4. บทเรยนทไดรบ ๑. การพฒนาระบบสารสนเทศใชเวลาเขยนโปรแกรมนานพอสมควร และ

ตองไดรบการทดสอบความถกตองหลายครงจนนำามาทดลองใชได๒. เมอใชงานตองไดรบความรวมมอจากหลายภาคสวนในการปอนขอมล

ซงบางหนวยไมปอนขอมลใหครบถวน เพราะคดวาเพมงานใหเขา จงใชเวลาในการทำาความเขาใจนาน และหากเขาไมปอนขอมลจะทำาใหระบบขาดขอมลทสำาคญ

๓. การโยกยายประจำาป มผลใหตองอบรมหรออธบายใหกบผปอนขอมลรายใหมอยเสมอ ทกครงทมการโยกยายสบเปลยนตำาแหนง

๔. การพฒนาโปรแกรมยงคงตองปรบปรงใหดและใชงานใหครบถวนมากขนกวาเดมอยางตอเนอง

5.ปจจยความสำาเรจ๑. บคลากรทมหนาทในการปอนขอมล ตองทำาอยางตอเนองจนเปนงาน

ประจำา และ เจาหนาททเกยวของตองคอยตรวจสอบความถกตองของขอมลอยเสมอ

๒. เจาหนาทเขยนโปรแกรม ซง ชย.ทร. ม น.ท.วชย เยองประเสรฐ เพยงคนเดยว หากเกษยณอายราชการ จะทำาใหไมมคนดแลหรอพฒนาตอเนอง ตองถายทอดองคความรดานการเขยนโปรแกรม

6. การเผยแพร/การไดรบการยอมรบ และรางวลทไดรบ6.1 การเผยแพร ทางเวปไซด ชย.ทร.6.2 การไดรบการยอมรบ มการเขาใชงานจำานวนพอสมควร6.3 รางวลทไดรบ ยงไมเคยไดรบ

7. ภาคผนวก (รองรอย หลกฐาน ภาพถาย ชนงาน ฯลฯ แสดงขนตอนการปฏบตงานทเปนเลศ)

ระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซดของ ชย.ทร. (info.navy.mi.th/ncd/) (คลกดทปม ระบบบรหารสญญา มมขวาลางของหนาหลก) ตามรป

รปท ๕ แสดงการเขาสระบบบรหารสญญาในเวปไซด ชย.ทร.

รปท ๖ แสดงระบบแจงขาวประชาสมพนธในระบบบรหารสญญา

รปท ๗ แสดงระบบแสดงความคดเหน และถามตอบ ในระบบบรหารสญญา

รปท ๘ แสดงหนาหลกในระบบบรหารสญญา

รปท ๙ แสดง LIST ของสญญาในแตละปงป.ในรปตาราง พรอมสถานะสญญา ในระบบบรหารสญญา

(ตวหนงสอสแดงวาสญญานนเขาเกณฑลาชาตองตดตามเรงรด)

รปท ๑๐ แสดง LIST ของสญญาในแตละปงป.ในรปตาราง พรอมสถานะสญญา ในระบบบรหารสญญา (ตอ)

(ตวหนงสอสแดงวาสญญานนเขาเกณฑลาชาตองตดตามเรงรด)

รปท ๑๑ แสดงขอมลรายละเอยดสำาคญของสญญาในระบบบรหารสญญา

รปท ๑๒ แสดงรายละเอยดการสงมอบงานของสญญาในระบบบรหารสญญา