A3 - Quick Problem Solving

QUICK PROBLEM SOLVINGand A3 THINKING

LE THI TUYEN

NGUYEN DUC CANH

THE FIRE

PHAN THI YEN

Quick Problem Solving& A3 Thinking ???

PROBLEM

We can't solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them.

--Albert Einstein--

PROBLEM

CONTENT

• PROBLEM • QUICK PROBLEM SOLVING

Phần I

• A3 THINKING

Phần II

• Q&A

Phần III

QUICK PROBLEM SOLVING

QUICK PROBLEM SOLVING

- Vấn đề là gì?- Có những kiểu vấn đề gì?

- Công cụ xử lý vấn đề- Kỹ thuật xử lý vấn đề 8D,5W1H, Team work, A3 Thinking

QUICK PROBLEM SOLVING

Câu hỏi cần phải được trả lời

Thứ cần phải giải quyết hay đang trong quá trình giải quyết

THỰC TẾ - Ý CHÍ CON NGƯỜI

PROBLEM

Cấu trúc tốt

• Mục tiêu rõ ràng• Đầy đủ thông tin• Bài toán quen thuộc

Cấu trúc kém

• Thông tin không rõ ràng• Thiếu thông tin• Bài toán mới/phức tạp

PROBLEM

Những loại vấn đề

Tâm lý,...

Nguồn lực, bên

ngoàiBản thân

PROBLEM SOLVING

• 8D• 5W1H• Teamwork•A3 Thinking

A3 THINKING

A3 Thinking

Concept of A3

Principles of A3

A3 process

An A3 report

CONCEPT OF A3 THINKING

11x17 piece of paper / Một khổ giấy 11*17. A problem solving approach–built around PDCA / Cách tiếp cận giải quyết vấn đề dựa trên PDCA. A concise summary of the problem and solution / Bản tóm tắt vấn đề và giải pháp. A way of structuring thinking / Một cách thức xây dựng tư duy. A communication tool for workers to report problems and improvement suggestions./ Một công cụ truyền thông để người công nhân báo cáo vấn đề và đề xuất cải tiến.ÞUsed for any kind of problem in all parts of the business.Þ Được sử dụng cho mọi loại vấn đề trong tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

PRINCIPLES OF A3

Created by Shewhart in the 1930s/ Được đưa ra vào những năm 30 bởi Shewhart.Popularized by Deming first in Japan in the 1950s./ Phổ biến lần đầu tiên tại Nhật vào những năm 50 bởi E.Deming.At the core of all quality systems./ Là yếu tố cốt lõi của tất cả các hệ thống chất lượng.The foundation for A3/ Là nền tảng của A3.

THE A3 THINKING PROCESS

Need anwser these

Questions

Who owns?

What s problem?

What symptoms,

Impact?

implementation plan and

schedule?

choose which

propose?

possible countermeasures

?

Improvements need

performance?

Root causes?

Current conditions?

follow up & continuous improvement?

Cost

Benefit

THE A3 THINKING PROCESS

AN A3 REPORT

A3 TEMPLATE –ENHANED PDCA

A3: TEMPLATE ELEMENTS

1. Problem Statement- Xác nhận vấn đề• Briefly state the problem in one or two sentences. The problem

statement includes what is being affected and where it is occurring./ Tóm tắt vấn đề. ảnh hưởng của nó và nơi xảy ra?

2. Background and current conditions / Cơ sở và điều kiện hiện tại What is the business reason for choosing this issue? / Lý do lựa chọn vấn đề?

What is the Problem or Need-the Gap in Performance?/ Có gián đoạn gì?

How often does it happen? / Tần suất xảy ra?Is there a pattern of occurrence? Quantify the extent and causals./ Định lượng mức độ ảnh hưởng?

What are the specific conditions that indicate you have a problem or need, where and how much?

/ Những điều kiện cụ thể? Những cái biểu lộ của vấn đề?Show the facts visually with run charts, graphs, maps?/ Các sự kiện trực quan: biểu đồ, đồ thị,…

A3: TEMPLATE ELEMENTS

Proplem Statement & Curent Condition Insights

Example:

Didn’t do final exem

Part time

Love

Game

Lazy

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Reasons for Fails Subject

Reasons for Fails Subject

A3: TEMPLATE ELEMENTS

At each table, choose a waste and create a problem statement/ Chọn một lãng phí và hình thành vấn đề.

Brainstorm on what Current Condition data should be collected/ Động não về những dữ liệu hiện tại nên được thu thập

A3 Exercise –Part 1

A3: TEMPLATE ELEMENTS

Why does the problem exist?/ Tại sao vấn đề lại hiện hữu? Separate symptoms from causes/ Triệu chứng riêng biệt từ nguyên nhân What is the real problem?/ Vấn đề thực sự là gì? Root cause tools: 5 Whys, and Fishbone diagrams/ Các công cụ: 5 Whys, xương cá,…

3. Analysis and Root Causes/ Phân tích Nguyên nhân gốc rễ.

A3: TEMPLATE ELEMENTS

5 Whys and Fishbone Diagrams

A3: TEMPLATE ELEMENTS

A3 Exercise –Part 2

At each table, continue your A3 and complete the Root Cause section./ Tiếp tục hoàn thành A3 với những phân tích nguyên nhân, dựa vào 5whys và fishbone.

A3: TEMPLATE ELEMENTS

4. Goals / Mục đích What goals would you like to see based on the resolving some of the contributing factors of the problem? / Những mục tiêu bạn muốn thấy ? How much improvement? By when? Metrics?/ Cải thiện như thế nào? Khi nào? Và các chỉ số như thế nào?

5. Scope / Phạm vi What’s in? What’s out? / Bên trong? Bên ngoài?

6. Estimated Project Completion(date or timeframe)Dự kiến hoàn thành: ngày or khung thời gian

A3: TEMPLATE ELEMENTS

A3 Exercise –Part 3

At each table, brainstorm on goals for your A3Brainstorm on what is in scope and what is out of scope?

A3: TEMPLATE ELEMENTS

Evaluate possible solutions based on effectiveness, cost, and time to implement. Which alternative solutions have you decided to trial?/ Đánh giá các giải pháp dựa trên tính hiệu quả, chi phí, thời gian? Những giải pháp thay thế? Conduct a FMEA to minimize risk and to maximize achievement of goals / Thực hiện FMEA. Every countermeasure should be a LEAN tool./ Biện pháp nên là một công cụ lean. Every countermeasure should be eliminating waste and aligned with the Goals of the A3 project/ Biện pháp không tồn tại lãng phí, và phù hợp với mục tiêu. Verify alignment with larger organization goals/ Có sự xác nhận với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức.

7. Proposed Countermeasures

A3: TEMPLATE ELEMENTS

Countermeasure: Standard Work –Lean Tool #1Tiêu chẩn hóa công việc

To make the best methods consistentamong all workers./ Để có một phương pháp tốt nhất phù hợp với tất cả mọi công nhânWell defined, precise procedures for each person’s work Includes the precise work sequence, equipment required./ Gồm các trình tự công việc chính xác…Key to continually improving a process/ Chìa khóa để cải thiện.Reduces variation / Giảm những thao tác thừa.Can include diagrams or plan view of workstations/ Có thể gồm các sơ đồ hoặc xem kế hoạch của các trạm sản xuất.Visual pictures or video supplement can be very helpful/ Có hình ảnh, Video có thể hữu ích.

There can be no improvement in the absence of standards.=> KHÔNG CÓ CẢI TiẾN NÀO VẮNG MẶT CÁC TIÊU CHUẨN. )

A3: TEMPLATE ELEMENTS

Countermeasure: Visual Management –Lean Tool #2/ Quản lý trực quan

Make operations visually obvious / Làm cho hoạt động trực quan rõ ràng. Easy tracking of up to the minute process performance / Dễ theo dõi đến từng phút trong đến hiệu suất của quá trình. Make problems stand out –make it easy to identify error conditions/ Làm cho vấn đề nổi bật để dễ dàng xác định. Andon –light or signal that a worker needs help immediately (a problem or abnormality has been detected) / Có tín hiệu khi công nhân có yêu cầu trợ giúp.

Visual Workplace:When anyone can walk into a workplace and visually understand the current situation.

A3: TEMPLATE ELEMENTS

Countermeasure: 5S –Lean Tool #3

A3: TEMPLATE ELEMENTS

A3 Exercise –Part 4

At each table, brainstorm on potential countermeasures for your A3. 3 possible Lean tools:1. Standard work2. Visual Management3. 5S

A3: TEMPLATE ELEMENTS

What will be main actions & outcomes in the implementation process & in what sequence?/ Những hành động chính? Kết quả của quá trình? Thứ tự thực hiện?What support & resources will be required?/ Nguồn lực yêu cầu?Who will be responsible for what, when & how much?/ Ai sẽ chịu trách nhiệm cho những gì? Quyền hạn?When will progress & impact be reviewed & by whom?/ Khi nào sẽ thực hiện và ai sẽ xem lại các tác động?Use a Gantt chart to display actions, steps, outcomes, timelines & roles./ Sử dụng một biểu đồ Gantt để hiển thị các hành động, các bước , kết quả, mốc thời gian và vai trò.

8. Implementation Plan- Kế hoạch thực hiện

A3: TEMPLATE ELEMENTS

9. Results and Reflection (Study) / Nguyên cứu, kiểm tra.What happened during the trials –study the positive and negative effects, reflect. / Những gì đã xảy ra, tác động tích cực, tiêu cực là gì?What are the final results, and conclusions of the trials? / Kết của cuối cùng là gì? Kết luận đưa ra là gì?

10. Follow-up Actions (Act) / Hoạt động giám sát.Accept, reject or modify aspects of the trials to achieve desired outcomes/ Thực hiện các sửa đổi, cải tiến để đạt kết quả như mong muốn.What related issues or unintended consequences do you anticipate & what are your contingencies?/ Đưa ra các vấn đề liên quan, các dự đoán, dự phòng?What processes will you use to enable, assure & sustain success?/Những quá trình sẽ sử dụng để đảm bảo và duy trì thành công?

HUST LEAN SIX SIGMA CLUB (Câu lạc bộ Lean Six Sigma Bách Khoa)

----HULS----

Fanpage : https://www.facebook.com/leansixsigmabkEmail: Leansigmabachkhoa@gmail.comWebsite: http://hulsclub.blogspot.comAddress: 5st , Ta Quang Buu Library , HUST