Intranät - utbildning & inspiration : nuläge, trender, exempel, socialt, affärsnytta

Intranät UTBILDNING OCH INSPIRATION

Hans Leijström 1

Det krävs samarbete och interaktivitet för

att skapa värde

av arbetstiden?

Email Statistics Report, 2009-2013

25 %

Problemet?

2

Vi borde fokusera mera på nytta!

3

Dela

Utveckla Dela

Utveckla

Vad är ett intranät?

KONKURRENSFÖRDEL Ett strategiskt verktyg för att

effektivt DELA och UTVECKLA hela organisationens intellektuella kapital i syfte att skapa NYTTA

4

Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?

Trender – vilka är de stora intranättrenderna?

Exempel – vad gör andra företag för något?

Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?

Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?

2

3

4

1

5

5

Dagens frågeställningar

Svårt att hitta relevant information?

7 % av medarbetarna

anser att intranätet har en bra sökfunktion

Källa: IBI 2013

Spara tid!

3,4 min för att hitta ett dokument

1,8 min för att hitta en medarbetare

18,4 min per anställd

och dag går åt för att söka information

7 Källa: IBI 2013

Nya medarbetare går vilse?

Källa: AIIM

71 % säger att det är

lättare att hitta kunskap på internet än i de egna

systemen

”Insidan” liknar inte ”utsidan”

9

5,4 av 10 får dagens

intranät i betyg av medarbetarna

Varför ser insidan inte ut som på utsidan?

GILLA

DELA

DISKUTERA KOMMENTERA

Källa: IBI 2013

10

58 % avser att göra om intranätet eller göra en större

förändring under 2014

o tror att de har hittat rätt information på intranätet

o upplever att informationen är gammal på intranätet

o har ingen nytta av intranätet i deras dagliga arbete

o hittar inte vad de letar efter på intranätet och ger upp

o saknar förtroende för intranätet

o och går någon annanstans…..

Den värdefullaste och dyrbaraste resursen

Källa: WSA 2013

Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?

Trender – vilka är de stora intranättrenderna?

Exempel – vad gör andra företag för något?

Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?

Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?

2

3

4

1

5

11

Dagens frågeställningar

Förstahandsval

Platsoberoende Samverkansytor Behovsanpassat Realtidsanpassat Kundfokus

12

Den Digitala Arbetsplatsen

Källa: NetStrategy/JMC

13

MONOLOG DIALOG

FÖR ALLA FÖR MIG

PÅ JOBBET ÖVERALLT

INFORMERA SAMARBETA

OSYNLIG (ENSAMHET) SYNLIG (GEMENSKAP)

STATISKT DYNAMISKT

Intranättrender

http://www.gartner.com/newsroom/id/1629214

50 % Gamification

2015

Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?

Trender – vilka är de stora intranättrenderna?

Exempel – vad gör andra företag för något?

Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?

Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?

2

3

4

1

5

15

Dagens frågeställningar

2014 – Svensk Fastighetsförmedling / Sfären:

- ”FULLT FOKUS PÅ AFFÄREN. En bättre beskrivning av Svensk Fastighetsförmedlings intranät Sfären går inte att ge. Och det är också det bästa betyg ett intranät kan få. Från startsidans SPELINFLUERADE och PERSONLIGA SÄLJSTATISTIK till hur försäljningsprocessen integrerats i strukturen är det tydligt att Sfären handlar om affären. De REDAKTIONELLA TEXTERNA HÅLLER HÖG KVALITET och är även de nära kopplade till kedjans verksamhet. Detta tillsammans med ENKLA SOCIALA MÖJLIGHETER och, framförallt, goda utvärderingsresultat gör Svensk Fastighetsförmedling till en värdig vinnare av Sveriges bästa intranät 2014.”

16

Vinnande recept för intranät

Källa: Redaktörer Interna Medier RIM

2013 - Praktikertjänst / Insikt:

- ”Praktikertjänsts ’Insikt’ är en värdig vinnare av utmärkelsen ’Sveriges bästa intranät 2013’. Intranätet används i mycket hög grad och är uppskattat av användarna. Det DRIVS AV KONKRETA MÅL, till exempel att bidra till kostnadseffektivitet. Men det som framförallt imponerar är den VÄL AVVÄGDA BALANSEN MELLAN INTERNKOMMUNIKATION, INFORMATION, SOCIALA MÖJLIGHETER och de tjänster som behövs. ’Insikt’ har tagit avgörande steg mot att VARA EN DIGITAL ARBETSPLATS. Dessutom har Praktikertjänst matchat den höga ambitionsnivån med DE RESURSER SOM KRÄVS för att driva intranätet. Ett bra exempel är de redaktionella resurser som satsas på att hålla en hög kvalitet och utveckla innehållet med nya presentationsformer.”

17 Källa: Redaktörer Interna Medier RIM

Vinnande recept för intranät

2012 - NCC / Starnet:

- ”En genomtänkt ANPASSNING AV OCH FÖR DE ENSKILDA MEDARBETARNA bidrar till att intranätet kommer nära vardagen. Möjligheterna till DIALOG OCH DELNING stärker denna känsla av närhet, UTAN ATT DE SOCIALA VERKTYGEN I SIG BLIR ETT SJÄLVÄNDAMÅL”

18 Källa: Redaktörer Interna Medier RIM

– ”Det som jag tror mest bidragit till Starnets framgångar är att alla medarbetare kan anpassa Starnet utifrån sina egna behov. Det gäller både startsidan och en del av menyn. Därmed bidrar Starnet till att alla medarbetare enklare kan fokusera på det som är viktigt i deras dagliga arbete.” - Kirsi Välimaa NCC

Vinnande recept för intranät

INTRESSEMATCHNING

Exempel på medarbetarsök

RIKTA INFORMATION

Exempel på relevans

DAGENS DILEMMA

Exempel på regelverkshantering

FÅGELBORDET

Exempel på socialt

IDEA BOXES

Exempel på innovation

RESPONSIV WEB DESIGN

Exempel på tillgänglighet

Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?

Trender – vilka är de stora intranättrenderna?

Exempel – vad gör andra företag för något?

Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?

Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?

2

3

4

1

5

25

Dagens frågeställningar

Social kärna

30 % avser att införa sociala funktioner på intranätet under

2014

Källa: WSA 2013

• kopplar samman alla medarbetare med varandra

• möjliggör interaktivitet mellan alla anställda

• uppmuntrar alla medarbetare att dela och utveckla

• tillhandahåller relevans för alla medarbetare

27

Broadcasting vs Collaboration!

GRÄSROTSKOMMUNIKATION

Värde/ frekvens

Informationsbehov

Vilken är vår resepolicy?

Hur utför jag den här arbetsuppgiften?

Men kostnaden för att kommunicera, dela information och samarbeta har drastiskt

förändrats genom sociala medier.

Traditionella intranät fokuserar endast på behov där värdet

överstiger kostnaden att leverera svar.

Vem känner till något om <vadsomhelst>?

Vad arbetar du med?

På ett socialt intranät kan alla medarbetare hjälpa varandra att lösa

problem och svara på frågor.

Kostnad att möta behov och tillhandahålla svar

29

Nuläge – hur mår dagens intranät?

Trender – vilka är de stora intranättrenderna?

Exempel – vad gör andra företag för något?

Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?

Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?

2

3

4

1

5

30

Dagens frågeställningar

Hitta och prioritera nyttor

Snabb tillgång till viktiga dokument

Mindre epost

Nyheter i realtid i mobilen

Minska behovet av

utbildningar och intern

support

Enkelt att dela kunskap och erfarenhet

Snabbt att hitta rätt

medarbetare

Snabbare utveckling av nya produkter och tjänster

Bättre efterlevnad av regelverk och

policys

31

VERKSAMHETSMÅL

NYTTOMÅL

INTRANÄT

Nyttomålen beskriver intranätets långsiktiga roll

för verksamheten

32

Definiera nyttomålen

Exempel på nyttomål för intranät

STÖDJERAFFÄREN

GÖR DET LÄTT ATT

HITTA

NÅR ALLA

INSPIRERAR OCH ENGAGERAR

33

SAMHÖRIGHET

55 % upplever inte att Intranätet skapar gemenskap och samhörighet.

BEHOV

35 % anser inte att intranätet möter deras behov i det dagliga arbetet.

EFFEKTIVITET

4,7 minuter tar det i genomsnitt att hitta rätt dokument… • 12 % hittar rätt dokument på mindre än 1 minut

• 42 % hittar rätt dokument på 1-5 minuter

• 14 % hittar rätt dokument på 5-10 minuter

• 10 % hittar rätt dokument på 10-20 minuter

• 21 % hittar inte rätt dokument och ger upp

Genomför nollmätning

Fastställ nyttomål för intranätet

EFFEKTIVITETSVINST

SAMHÖRIGHETSSKAPANDE

MEDARBETARNYTTA

35

36

The average Intel employee dumps one day a week trying to find people with the experience and expertise plus the

relevant information to do their job… Let me just say that it is motivating us to take action

Laurie Buczek Enterprise Social Media Program Manager, Intel

Spara tid!

Sammanfattning

37

FÄRRE RESOR

SNABBARE INLÄRNING

SNABBARE BESLUT

SNABBARE UTVECKLING

FÄRRE MÖTEN

BÄTTRE SÖK

Spara tid!

MINDRE MEJLANDE

- 4 sekunder 1 000 anställda 2 sök / vecka

Sök Medarbetare

= 97 h / år

Tidsåtgång för att lösa en arbetsuppgift utan effektiv E2E support

5 x tid

39

Hur kan ”socialt” spara tid?

1 x tid E2E E2E

Tidsåtgång för att lösa en arbetsuppgift med effektiv E2E support

http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

25 % Ökad lönsamhet

20 % Högre

innovationshastighet

35 % Ökad tillgänglighet till kunskap och experter

Roligt lockar till nytta!