Microsoft Access 2007

Създаване на бази данни с Microsoft Access 2007

доц. д-р Малинка Иванова

Въведение• Microsoft Office Access 2007 се използва за създаване на бази данни• Информацията се организира в таблици• Една база данни се състой от определен брой таблици• Таблицата е изградена от записи (по редове) - един ред, един запис

и от колони

Кога базата данни ще бъде добре проектирана?

1. Няма дублирана информация – тя се разделя в таблици

4. Информацията в таблиците може да се обединява – при необходимост

3. Информацията лесно се поддържа – при запазване на целостта и точността на данните

2. Лесно може да се обработва и да се съставят отчети

Стъпки при проектиране на базата данни

1. Определяне на предназначението на базата данни

2. Намиране и организиране на необходимата информация 3. Разделяне на информацията в таблици4. Превръщане на информационните елементи в колони 5. Задаване на първични ключове6. Реализиране на релации между данните от една таблица с

данните от друга7. Прецизиране на базата данни – анализира се за грешки8. Прилагат се правилата за нормализация на данните, за да

се види дали таблиците са структурирани правилно

1. Определяне предназначението на базата данни

• Ще се създава малка база данни, съдържаща информация за преподавателите от две различни катедри на ТУ-София

2. Намиране и организиране на информацията

Започва се с наличната информация – например имената на преподавателите и техните email-иМоже да се направи справка с наличния архив – например дата на постъпване, адресМоже да се направи и изпрати формуляр с определени въпроси до всеки преподавател – например телефонни номера, адрес, дисциплини, хорариумПредположете какви отчети искате да създадете от тази информация???

3. Разделяне на информацията в таблици

ПреподавателиИмеФамилияEmailТелефон АдресКатедраЗавършена специалност

Учебна дисциплинаЛекцииУпражненияМатематикаЕлектротехникаЕлектроникаППС

СпециалностиФакултетЕлектроникаКСТЕЕ-ПРЕЕЕОЕЦМС Да не се включват изчислени данни

Информацията да се раздели на най-малките логически части

Започване на нов документ

Чрез празна бланка Чрез използване на шаблон - предварително създадени и

предметно ориентирани бази данни, които могат да се използват веднага

Стартиране чрез празна бланка

Пет раздела: Home, Create, External Data, Database Tools, Datasheet

Пет раздела: Home, Create, External Data, Database Tools, Datasheet

Стартиране чрез шаблон

Избира се шаблонДава се име на базата данниЩраква се върху бутона Download, за да се зареди шаблона

Създаване на таблица чрез шаблон

Създаване на таблица чрез шаблон

Създаване на таблица

За да се отвори таблицата – щраква се два пъти върху името й

Създаване на таблица

• Два начина – в Design View и в Datasheet View

Създаване на таблица

• Datasheet View

Създаване на таблица в Datasheet View

• Два начина за добавяне на ново поле – – Чрез щракване върху колоната Add New Field– Чрез използване на бутона New Field

Създаване на таблица в Design view • Design view – могат да се видят вички полета, типа на данните и

тяхното описание, но самата информация не се вижда

Щраква се върху бутона Design ViewЩраква се в следващото свободно полеВписва се Името на полето

Типове данниТип данни Описание

Text Текст, числа или комбинация до 255 символа

Memo Текст, числа или комбинация до 2 GB данни

Number Числа до16 байта

Дата/Време Дата и време

Currency Валута до 8 байта и с точност до 4 знака след десетичната запетая

AutoNumber Access създава уникален номер за всеки нов запис. Той обикновено се използва за първичен ключ на таблицата

Yes/No Да и Не, 1 за да и 0 за не

OLE Object Изображения, документи, графики до 2 GB

Hyperlink Уеб адрес

Attachment Прикачени файлове като изображения, документи и графики

Редактиране типа на данните в Datasheet View

Щраква се в полето, чийто тип данни ще се редактираИзбира се раздела Datasheet от лентата с инструментиОт падащото меню на Data Type се избира тип

Задаване формат на даннитеЩраква се в съответното полеИзбира се раздела Datasheet от лентатаОт падащото меню Format се избира опция

Design View – редактиране типа на данните

Избира се Design ViewЩраква се в съответното полеЩраква се в полето Data TypeИзбира се съответен тип на даннитеВ диалоговата кутия Field Properties се задава формата на полето

Създаване на нова база данни

Избор на изглед

4.Превръщане на информационните елементи в колони

Design View – определяне типа на данните

Design View – определяне типа на данните

Създаване на втора таблица

Създаване на таблици

Управление на таблици

• Изтриване – щраква се с десния бутон на мишката върху таблицата, която ще се изтрива, когато тя е затворена

Преименуване на таблица

Щраква се с десния бутон на мишката върху таблицата, която ще се преименува, когато тя е затворена

Добавяне описание на таблицата

5. Задаване на първични ключове

• Първичен ключ – уникален идентификатор за всеки запис• Използва се, за да се свържат бързо данните от няколко таблици• Винаги трябва да се избира първичен ключ, чиято стойност няма

да се променя• За първичен ключ може да се използва колона, която има данни

от типа на автономериране

Задаване на първични ключове

• Понякога две или повече полета заедно могат да изпълняват ролята на първичен ключ на таблицата - нарича се комбиниран ключ

• Външен ключ – задава се чрез поле или комбинация от полета, свързани с първичния ключ на друга таблица

Външен ключ

Първичен ключ

Задаване на първичен ключ• Избира се таблицата и се преминава в Design View• Design>Tools>Primary Key

Задаване на първичен ключ

Задаване на комбиниран ключ

Премахване на първичен ключИзбира се колоната с първичен ключ и се щраква върху бутона Primary Key или с десния бутон на мишката се избира опцията Primary Key

6. Създаване на релации (връзки) на таблици

• Релациите осигуряват свързаност на данни от различни таблици

• Осъществява се обединяване на данните по определени критерии

Типове връзки

• Един към един – връзка между таблици, при които първичният ключ на едната и външния ключ на другата съвпадат; на всеки запис от първата таблица съответства единствен запис от втората таблица

• Ако двете таблици имат един и същ предмет, вероятно можете да зададете връзката като използвате един и същ първичен ключ за двете таблици

• Ако двете таблици имат различен предмет с различни първични ключове, изберете една от таблиците (без значение коя) и вмъкнете първичния й ключ в другата таблица като външен ключ

Типове връзки

• Един към много – на един запис о първата таблица съответстват няколко записа от втората

• Много към много – на няколко записа от първат таблица съответстват няколко записа от втоата таблица

Създаване на релации на таблици

• Създават се в Datasheet View• Избира се раздела Database Tools• Щраквасе върху бутон Relationships

Създаване на релации на таблици• Избира се раздела Design • Щраква се върху бутона Show Table• Избират се таблиците, чиито данни ще се свързват

Създаване на релации на таблици

Създаване на релации на таблици

Добавяне на външен ключ

Свързани таблици

Свързани таблици

Създаване на отчет

Проектиране на заявка

Проектиране на заявка

Проектиране на заявка

Проектиране на заявка

Проектиране на заявка

Създаване на форма

• Три изгледа за работа с формиDesign View Проектира се форма, включваща

header, footer и детайли; могат да се добавят изображения и контроли, чиито полета се виждат във формата

Form View Динамичен изглед, позволяващ на потребителя да въвежда и редактира данни

Layout View Създава се формата и се управляват данните

Създаване на форма• Избира се раздела Create• Щраква се върху бутона Form Design

Създаване на форма

• Избира се раздела Design• Щраква се върху бутона Add Existing Fields• От Field List кутията се влачи поле до формата

Създаване на форма

Промяна свойствата на елементи от формата

Промяна свойствата на елементи от формата

Преглеждане на формата• Щраква се върху бутона Views• Щраква се върху бутона Form View

Създаване на форма чрез Wizard

Създаване на форма чрез Wizard

Генериране на отчет от заявка

Генериране на отчет

Създаване на графики

Разпечатване на отчет• Щраква се с десния бутон на мишката върху името на доклада• Избира се опцията Print Preview, в който изглед се извършват

настройки разпечатваното работно поле

Разпечатване на отчет

7. Прецизиране на проекта

Задайте си следните въпроси:Не съм ли забравил някои колони?Трябва ли да добавя друга информация чрез нова таблица?Има ли някои ненужни колони, които може да се изчислят от съществуващите полета? Въвежда ли се многократно дублирана информация в някоя от таблиците? - ако е да, вероятно ще трябва да я разделите на две таблици, които имат връзки "един към много"

Прецизиране на проекта

Има ли таблици с много полета, ограничен брой записи и много празни полета в отделните записи? - ако е да, помислете за ново проектиране на таблицата, така че тя да има по-малко полета и повече записиДали всеки информационен елемент е разбит на най-малките си полезни части? Дали всяка колона съдържа факт за целта на таблицата? Ако една колона не съдържа информация за целта на таблицата, то тя принадлежи на друга таблицаПредставени ли са всички връзки между таблиците, било чрез общи полета или трета таблица? Връзките "един към един" и "един към много" изискват общи колони. Връзките "много към много" изискват трета таблица

8. Прилагане на правилата за нормализация

• Правила за нормализация на данните –използват се, за да се види дали таблиците са структурирани правилно

• Процесът на прилагане на правилата към проекта на базата данни се нарича нормализиране на базата данни или просто нормализация

• Правилата се прилагат последователно, показвайки на всяка стъпка, че проектът е достигнал до една от така наречените "нормални форми"

Прилагане на правилата за нормализация

Възприети са пет нормални форми, от които се прилагат три:

• Първа нормална форма - при всяко пресичане на ред и колона съществува една единствена стойност и никога – списък от стойности

Прилагане на правилата за нормализация

• Втора нормална форма - всяка колона без ключ да бъде напълно зависима от целия първичен ключ, а не само от негова част (когато таблицата има комбиниран ключ)

Прилагане на правилата за нормализация

• Трета нормална форма - не само всяка колона без ключ да зависи от целия първичен ключ, но и колоните без ключ да са независими една от друга - всяка колона без ключ трябва да зависи единствено от първичния ключ