MÓDULO III TEMA II ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

VEMOS COMO ES TRABAJAR EN LA NUBE.

CREACIÓN DE UN BLOG

Generalmente de carácter personal, con una estructura cronológica que se actualiza regularmente y que se suele dedicar a tratar un tema concreto.

MÓDULO FORMATIVO 3Denominación: Reproducción y archivo.

Código: MF0971_1.Nivel de cualificación profesional: 1.

Asociado a la Unidad de Competencia: UC0971_1 Realizar operaciones auxiliares de

reproducción y archivo en soporte convencional o informático.

UNIDAD FORMATIVA 1Denominación: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.Código: UF0513.Duración: 60 horas.

UNIDAD FORMATIVA 2Denominación: Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o informático.Código: UF0514.Duración: 60 horas.

UNIDAD FORMATIVA 1Denominación: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.Código: UF0513.Duración: 60 horas.

2. Archivo y clasificación de documentación administrativa– El archivo en la empresa.

▫ Descripción.▫ Finalidad.▫ Importancia del archivo para la empresa.▫ Tipos de archivos.▫ Equipos y materiales para el archivo.▫ Funcionamiento de un archivo.▫ Mantenimiento de un archivo.▫ Proceso de archivo de un documento.▫ Normas que regulan la conservación de documentos.▫ Destrucción de los documentos.▫ Confidencialidad y seguridad de la información.

– La organización del archivo.▫ Centralizado.▫ Descentralizado.▫ Mixto.▫ Activo.▫ Semiactivo.▫ Inactivo o pasivo.

– Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.▫ Concepto de ordenación y clasificación.▫ Clasificación alfabética.▫ Clasificación numérica.▫ Sistema mixto.▫ Clasificación cronológica.▫ Criterio geográfico.▫ Clasificación por materias.

Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.

Código: UF0513.

22/10/14 - 04/11/14

Evaluación práctica 3 de noviembre 9:15 horas.

Evaluación teórica 4 de noviembre 9:15 horas

CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

OBJETIVO ESPECÍFICO

OBJETIVOS OPERATIVOS

TEMA 2. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

CONCEPTO DE ARCHIVOPOSEE VARIOS SIGNIFICADOS

Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.

Puede referirse a un conjunto de documentos producidos o recibidos en una entidad, al lugar físico donde se conservan esos documentos o a la institución o servicio que custodia los documentos.

CONCEPTO DE ARCHIVO

Lugar donde se custodian de forma ordenada y sistemática los documentos de interés para la empresa con el fin de preservalos y garantizar las peticiones de

consulta de información con rapidez.

FINALIDAD DEL ARCHIVO Pag. 33

• Guardar, conservar y custodiar.• Localización rápida y eficiente de los

documentos.• Constituir un centro activo de información.

• Cumplir con las disposiciones legales.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA

• Para el trabajo administrativo y de carácter histórico para la organización.

• Toma de decisiones• Exigencias legales

(4 años según artículo 29 de la Ley General Tributaria, 6 años según el artículo 30 del Código de Comercio y 10 años

según la Ley 10/2010 Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación de Terrorismo)

En el archivo están implicados:

Medios materialesNormas y procedimientos

Personas que realizan las labores de archivo

POR TANTO,

La organización de un archivo es un conjunto de todos los recursos humanos, medios materiales y normas o procedimientos

establecidos para ejecutar las acciones de archivo, debidamente coordinadas y

estructuradas.

EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO

EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVOFactores que los determinan:

• Las necesidades de información de la empresa.

• La disponibilidad física de espacio.• Los recursos económicos disponibles.

• Del soporte del archivo, esto es, convencional o informático.

FICHEROS

MUCHO ORDEN

http://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o&feature=related

SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Vemos Pag. 39

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Se requiere un procedimiento preestablecido para la clasificación y tratamiento de la documentación.

Manual de procedimientosEl manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO

ACTIVO

Documentación de uso habitual y de reciente actualidad. Uso constante,

cerca del puesto del trabajo, de localización rápida.

SEMIACTIVO

Generalmente pertenecen al año anterior. Es un archivo transitorio entre activo e inactivo

INACTIVO O PASIVO

No van a ser consultados, pero son importantes o es de obligatoria

conservación.

CLASIFICACIÓN SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

CENTRALIZADORecoge la totalidad de los documentos de la empresa.

DESCENTRALIZADO

Se dividen los archivos, utilizando para ello criterios de departamentalización de la empresa.

Los documentos estarán más cerca de donde son reclamados.

MIXTO

Combina los dos sistemas anteriores, utilizando el archivo centralizado para la documentación de

carácter general y el descentralizado por departamentos para procesos activos

SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

La documentación puede clasificarse como:Documentos vitales: escrituras, patentes…

Documentos importantes: facturas, movimientos bancarios …

Documentos útiles: correspondencia, documentos de gestión….

Documentos no esenciales: folletos, carteles…. que pueden destruirse una vez que se han utilizado.

CONCEPTO DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN

AlfabéticoNuméricoCronológicoGeográficoPor materias

ALFABÉTICA Pag. 44

Se ordena según la serie del alfabeto.

Apellidos y nombre.

NUMÉRICA

No obedece a ninguna referencia del

contenido.Facilidad de uso, requiere

un registro auxiliar.

Mixto:

Numérica para archivadores y

contenido alfabética o cronológica

CRONOLÓGICA

Por criterio de fecha.Ventaja ordenación sencilla

y natural, pero tiene grandes dificultades para

búsqueda.

GEOGRÁFICO

Localización geográfica de procedencia.

Se utiliza para archivos de clientes,

proveedores o listas de direcciones.

POR MATERIAS

Por el asunto del que trata el documento o

contenido.

Se suele combinar con otros sistemas: alfabética.

TIPOS DE ARCHIVOS

Según la función de la forma en la que se conservan los documentos:

• Horizontales, verticales y laterales• En soporte convencional o soporte informático

• Que hacemos si un documento tiene

más de 100 años de antigüedad?

http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html

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RESPALDO DE INFORMACIÓN

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