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U.D. 11 - DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO SONORO1. INTRODUCCIÓN- El archivo de documentos sonoros toma importancia

cuando se pone de manifiesto el doble valor de un registro sonoro: como documento de un acontecimiento (elemento informativo y fuente para el conocimiento del mismo), y como medio para la transmisión de la cultura de un pueblo.

- La UNESCO en 2003 reconoce la importancia de salvaguardar el patrimonio cultural intangible, dentro del cual está el patrimonio sonoro, aprobando un Convenio para su salvaguarda.

- El patrimonio sonoro es clave para la documentación e investigación, para la educación y para la identidad cultural de un pueblo.

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-En 1969 surge la primera asociación internacional para la conservación de archivos sonoros, IASA (International Asociation of Sound and Audiovisual Archive) con una finalidad protectora. Anteriormente había surgido una federación similar (FIAF, 1958) para la conservación de archivos cinematográficos, ésta con finalidad comercial. Y posteriormente surgirá la (FIAT,1977) para normalizar los fondos audiovisuales de las televisiones. Elaboran una norma para el análisis y catalogación documental, a fin de hacer el material intercambiable entre las TV.

- Inicialmente se reconoce más el valor patrimonial que puede tener para la empresa, que el valor documental del registro sonoro.

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- La radio no ha tenido conciencia de la necesidad de preservar los documentos sonoros emitidos, al contrario que la prensa, que tuvo claro desde su inicio su labor documental.

- Las emisoras de radio han conservado algunas grabaciones importantes por su excepcionalidad, que con el tiempo se han convertido en históricas.

- Mientras RNE asumía su papel de “memoria sonora histórica del país”, conservando miles de cintas con discursos franquistas, retransmisiones deportivas, diarios hablados, etc., las emisoras privadas emitían sus programaciones sin pensar que estaban haciendo historia pero no conservando nada de ella, por la falta de visión de documento historico que tenían sobre sus grabaciones. Las cintas magnetofónicas se grababan y regrababan, para economizar material.

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- Con la llegada de la democracia a España, y la incorporación de las emisoras privadas al flujo informativo, se crean los Servicios Informativos y con ellos la necesidad de conservar documentos escritos y sonoros para dar mayor fiabilidad y credibilidad a aquello que cuentan cada día.

- Así van surgiendo los Servicios o Departamentos de Documentación, incluso luchando contra los prejuicios de aquellos que contraponen a la idea de “archivo” aquella otra, estereotipada, de que la radio es “improvisación”. Esta es una idea ya superada.

- Esta “juventud” de los archivos sonoros de las radios privadas, y con ello su menor número de documentos, supone una ventaja a la hora de adaptarse a los nuevos formatos y formas de almacenamiento. Como el actual proceso de digitalización de los archivos.

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- Esa “visión” de la grabación sonora como muestra de la historia más que como prueba de ella, hace que para documentarse se recurra más a otras fuentes (prensa sobre todo) que al archivo sonoro.

- Se suele recurrir a él para recuperar declaraciones o entrevistas a personajes, pero no para el uso cotidiano como fuente de información.

- Y aún hoy, el archivo sonoro se considera y usa más como documento ilustrativo de un acontecimiento histórico, que como fuente de información de lo acontecido.

- Normalmente, cada emisora se encarga del archivo de su material sonoro. Pero, sobre todo en las pequeñas emisoras, no siempre se realiza una adecuada tarea de catalogación y archivo sonoro, limitándose a guardar la copia legal.

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- Se conoce como copia legal o legítima a la obligación de las cadenas de radio y de televisión de almacenar una copia de la producción emitida durante todos los días y en todas las horas, por un periodo determinado.

- El principal problemas del archivo de documentos sonoros es su catalogación y el espacio de conservación. La mayoría de emisoras han optado por hacer una selección de su propia emisión, y conservar únicamente fragmentos considerados importantes o susceptibles de ser recuperados.

- La rapidez con la que se trabaja en radio, y la costumbre de ilustrar con un “corte de voz” noticias o reportajes, hace que los redactores no quieran perder tiempo en oir toda un pieza y pidan que se conserven los “cortes” importantes de una pieza, bien etiquetados para su rápida recuperación.

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- De esta manera, los documentalistas de radio han ido formando fonotecas que son, en buena parte, almacenes de “recortes”, poco ortodoxo, pero práctico y rápido para la gestión de la información radiofónica.

2. La fonoteca: definición y tipos.- La fonoteca es un archivo de sonidos grabados, ya sea en disco, cintas o cualquier otro formato, que contiene música o cualquier otro testimonio sonoro.

a) Podemos hacer una clasificación de las fonotecas, considerando:

a.1. El contenido de las grabaciones. Caso en el que importan las grabaciones como objeto de estudio para la investigación y la memoria cultural e histórica de un pueblo. Distinguimos:

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- Fonotecas nacionales: Sus fines son reunir, conservar y difundir el patrimonio sonoro nacional.

- Fonotecas regionales o autonómicas: Se encargan de recuperar, conservar y hacer accesible el patrimonio sonoro de los pueblos y ciudades de su ámbito.

- Fonotecas especializadas: Sus grabaciones se centran en material de un ámbito de investigación: la musicología, literatura oral, la lingüística, la historia oral, y otros.

- Fonotecas de radio: Son aquellas con que cuentan las emisoras de radio como archivo recurrente para la elaboración de programas (músicas, testimonios, informaciones…) y como “memoria” de su existencia.

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Así en las fonotecas de radio se suelen conservar: grabaciones propias originales (musicales o no musicales), copias de grabaciones originales conservadas en otras fonotecas, una selección de programas completos (elaborado por un presentador, productor, artista…), una selección de emisiones en directo, y una amplia colección de “cortes” o fragmentos editados con interés informativo, cultural, comercial y de todo tipo; clasificados según el protagonista, el tema, lo anecdótico, y otros criterios.

Los archivos radiofónicos son una fuente de datos importantísima sobre la historia, la cultura y la sociedad, sirviendo de objeto de investigación en diversos campos de la ciencia.

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Las fonotecas son algo principal en la organización de una emisora de radio y cumple las siguientes funciones: adquirir los fondos, conservarlos, organizarlos físicamente, controlar los servicios de audición y préstamo interno, y catalogarlos para que sirvan de apoyo para la creación y difusión de programas.

Los usuarios de las fonotecas de radio son principalmente los profesionales de la emisora a los que se les presta los soportes originales (o copia digitalizada) para su uso en programas dentro del edificio, y también investigadores, profesores o profesionales que justifiquen su trabajo y la necesidad de la consulta del material sonoro.

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a.2 Considerando el carácter circulante de sus fondos. Son fonotecas cuya finalidad principal no es la conservación sino poner a disposición de los usuarios fondos sonoros que van circulado, con unas funciones recreativas y educativas, más que informativas e investigadoras.

Tal es el caso de las fonotecas públicas que generalmente forman parte de las bibliotecas públicas, las bibliotecas infantiles (ubicadas en centros de enseñanza infantiles, hospitales, instituciones infantiles), los fonobuses (fonotecas itinerantes que acercan los fondos sonoros a pequeñas localidades), y fonotecas de empresa (con fondos del ámbito de trabajo y generales)

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a.3 Fonotecas de audición. Están entre las de conservación (porque sus fondos no son circulantes) y las públicas. Son fonotecas con documentos generalmente de contenido comercial, principalmente musicales, y con un usuario más diverso y menos especializado.

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3. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO- Documento: es el conjunto formado por un soporte de información, los datos registrados en él y su significación, que puede servir como objeto de estudio o como medio de prueba.

- Distinguimos tres partes que conforman un documento: el soporte físico (condiciona el modo de almacenamiento), el contenido (se clasifica en función de él), y el lenguaje (o forma de registro del contenido sobre el soporte: textual, gráfico, sonoro, audiovisual)

- El documento sonoro también se puede encontrar formando parte de archivos audiovisuales. Así, es frecuente hablar hoy de archivos o centros de documentación audiovisual.

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- Estos centros de documentación audiovisual están constituidos por sonidos grabados de diverso tipo, programas de radio, filmes, producciones de televisión y otros tipos de imágenes en movimiento, y en general todo lo relacionado con el medio audiovisual (guiones, carteles, documentos técnicos…)

- Se propone una definición de centro de documentación audiovisual como: organización o departamento dentro de una institución dedicado a la consulta, producción, almacenamiento, recuperación y difusión de una colección de documentos audiovisuales y del patrimonio audiovisual.

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4. EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN4.1 El Archivo Sonoro- En una emisora de radio, el centro de documentación suele dividirse en dos grandes servicios: el archivo sonoro y el servicio de documentación escrita.

- Se encarga del archivo y documentación de música, efectos sonoros y palabra. Los distintos documentos se clasifican, en general, asignando a cada soporte un número o signatura correlativo, según el orden de entrada o recepción.

- De cada uno de estos documentos se elabora una ficha en la que se incluye una serie de datos, entre ellos: intérprete o autor, fecha de emisión, programa en que se emitió, resumen de contenido, género (entrevista, declaraciones…).

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- Todos ellos constituyen los diferentes campos de búsqueda por los que se puede acceder a un mismo documento.

4.1.1. Archivo de palabra. - En el archivo de palabra se encuentran todos aquellos testimonios, declaraciones, entrevistas y programas que, por su interés, haya aconsejado su archivo. En general, estarán ordenados a partir de dos criterios: orden alfabético de personajes y contenidos temáticos.

- En la ficha de control se incluirá un breve resumen o comentario del contenido y la fecha y el lugar en que se ha realizado la grabación. El soporte habitual del archivo de palabra ha sido la cinta, el DAT, y en la actualidad es un archivo de audio digital (WAV, BWF)

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4.1.2. Archivo de efectos. - En general, el archivo de efectos sonoros se

encuentra clasificado por contenidos temáticos: automóviles, animales, deportes, guerra, campo… En la correspondiente ficha debe incluirse un mínimo comentario sobre la calidad y las características del efecto así como su duración total. El soporte habitual de los efectos es el CD y los archivos de audio digital.

4.1.3. Archivo de música. - Suele estar subdividido en diferentes dominios según

épocas y estilos musicales. En la ficha de control deben figurar al menos los siguientes datos: intérprete, título del disco, compañía y año de grabación, autor y duración de los temas musicales.

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- El soporte habitual del archivo de música es el CD, aunque algunas grabaciones realizadas en directo pueden estar en cinta abierta, DAT, o en archivos de audio digital.

4.2. Documentación escrita. - Aquí encontraremos una hemeroteca con resúmenes de prensa y biografías ordenadas según diversos criterios y campos de búsqueda. Además, se contará con una biblioteca básica sobre temas de interés general: historia, cine, música, teatro, legislación… Así se podrán encontrar los datos precisos sobre los entrevistados o temas que se aborden en el programa.

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5. EL PROCESO DE ARCHIVO

- El proceso de archivo de los documentos sonoros, pasa por dos fases: una de análisis y catalogación, y otra de archivado físico del documento.

5.1 Análisis y Catalogación

- En esta fase inicial se realiza un proceso analítico de audición (lectura o visionado en otros docs.) del cual se extrae información necesaria y determinante para su catalogación. Entre ella: el soporte, el contenido, el lenguaje, el origen, la fecha, identificadores…

- Una vez extraída esta información, se dispone de manera normalizada siguiendo las normas de catalogación.

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- La catalogación es el procedimiento por el cual realizamos una descripción física y de contenido de un documento. Y ésta descripción queda expresada en una serie de campos que vienen fijados por una norma para la catalogación. Entre estas normas está:

• ISBD(NBM): Normas internacionales de descripción bibliográfica para documentos no librarios.Esta norma asigna una serie de campos para describir un documento específico que no sea un libro. Y asigna un orden a estos campos.Estos campos o zonas de descripción son:Zona de título, zona de edición, de particular, de publicación, de descripción física, de la colección, de notas o resumen, y zona de número normalizado.

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• MDL (Mini Data List). Es el formato de identificación de documentos audiovisuales creado por la FIAT. Pretende estandarizar las descripciones para intercambio de información y consulta de bases de datos entre televisiones.

Comprende los datos mínimos para la identificación de los documentos y su contenido. Estos son: título, responsabilidad, edición, descripción física, contenido y número.

• Reglas de catalogación de la IASA. Las reglas de la actual Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales, son las seguidas por la mayoría de las emisoras de radio y muchas de TV.

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Tiene dos normas básicas: la Norma IASA-TC03, que establece una reglas generales para la catalogación de documentos sonoros y audiovisuales. Y la norma IASA-TC04 establece directrices para el archivo de documentos sonoros digitales y para su producción (incluida la digitalización de documentos de otros formatos).

La norma establece una serie de campos o zonas de descripción del documento, que van a permitir la rápida identificación del documento: tipo, soporte, contenido, procedencia, etc. Y esta estandarización en su catalogación va a facilitar el intercambio de documentos sonoros y una manera única de archivo para todas las emisoras de radio.

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Esta norma comprende 10 zonas, entre ellas: zona de título, zona de edición/emisión, zona de descripción física, zona de derechos de autor, zona de producción/distribución/publicación, zona de descripción física, zona de serie, zona de notas, zona de número y disponibilidad, zona de estudio analítico, y zona de partida e información de copia.

5.2 El archivo de documentos sonoros.

- Los documentos sonoros se han ido archivando en los formatos en los que originalmente fueron grabados (vinilos, casetes, CD…). Para el archivo de programas, las cintas de carrete abierto fue una opción muy usada por su larga duración. Esta función de archivo también la cumplió el DAT y el CD-R. Hoy se prefieren archivos de audio digital.

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- En la actualidad se está llevando a cabo procesos de digitalización de todo el material archivado, en Sistemas de Almacenamiento Masivo Digital basados en discos duros de alta capacidad y en formatos digitales sin pérdida de datos, siendo el estándar recomendado por la IASA el WAV y el BWF, con resolución mínima de 48 KHz/24 bits. Está gestionado por un Sistema de Gestión Documental (SGD) que permite la consulta remota.

A) Los espacios de almacenamiento deben cumplir normas de conservación física apropiadas para los soportes, relativas a:

• Temperatura y humedad: es fundamental para una conservación duradera del material sonoro mantener unos valores de temperatura (18 a 21º) y humedad (40 a 60%). Un aire acondicionado mantiene estos valores.

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• La luz: la iluminación natural está desaconsejada, se prefiere artificial, indirecta y de fluorescentes.

• El polvo: se aconseja el uso de puertas y ventanas herméticas y la introducción de los discos, cintas, CD y otros en cajas herméticas o al menos fundas.

• Insectos y plagas: los insectos, los hongos y otras plagas desencadenan reacciones físicas y químicas que provocan el deterioro del material sonoro. Demasiada humedad o calor propician su aparición.

• Protección contra el fuego: puertas corta-fuegos, dispositivos de seguridad (detectores de humo y sistemas de extinción).

• Mobiliario: se aconseja estanterías o armarios metálicos, de poca altura, con estantes, mejor con puertas herméticas, e incluso movibles.

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• Almacenamiento: discos de vinilo en posición vertical en estanterías con baldas para 20-25 discos, en fundas de plástico; las cintas magnéticas en cajas herméticas, lejos de campos electromagnéticos; los CD en posición vertical, en sus cajas y lejos de campos electromagnéticos.

• Manipulación: evitar tocar las superficies de los sopotes, evitar arañazos y limpiarlos con frecuencia con utensilios y productos adecuados.

6. EL ARCHIVO SONORO DE RNE

- La documentación en la radio española es diferente si se trata de una empresa pública o una emisora comercial. Cambia el proceso documental, los recursos utilizados y la importancia de sus centros de documentación.

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- El archivo sonoro de RNE es ejemplar en el modo de archivo y en su digitalización. Cumple una doble misión: como suministrador de información para elaborar programas, y como archivo histórico sonoro.

- El Centro de Documentación de RNE se compone del Archivo Sonoro y del Departamento de Documentación Escrita, que incluyen documentos sonoros (en fonoteca) y escritos (en biblioteca y hemeroteca). Los documentos pueden consultarse por catálogos o bases de datos.

- El acceso a este centro está limitado al personal de RTVE, pero otros usuarios pueden consultarlo excepcional y justificadamente:

• Mediante una consulta directa del usuario a los fondos abiertos (hemeroteca y biblioteca).

• Con una consulta asistida por los documentalistas del centro, pero se exige solicitar autorización previa.

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• A través de una consulta exterior al Centro, como ocurre con las emisoras territoriales de RTVE o Radio Exterior.

• Mediante los centros de RTVE que están conectados a la red documental de Basinfa. Que es la Base de Datos de Información Actualizada común para TVE y RNE, que gestiona los fondos de hemeroteca y biblioteca.

- En un futuro próximo se prevé la comercialización universal de sus fondos y el acceso a través de Internet.

- Los podcast son una forma de hacer disponible para el público, parte del archivo de las emisoras de radio.

- La misión del archivo sonoro de RNE es conservar, catalogar y difundir documentos sonoros musicales y no musicales, procedentes de la producción comercial o generados por la actividad de la propia emisora. Así como procedentes del intercambio con otras emisoras, e incluso anteriores a la existencia de RNE.

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-El fondo sonoro se divide en dos partes: música y palabra (que en el caso de RNE incluye los efectos). -La parte referente a músicas recoge desde 1986 archivos sonoros musicales y está organizado en varias bases de datos específicas: música clásica (MCLASIC y VCLASIC), música ligera (MLIGERA), másica tradicional española (MTRADES) y música tradicional internacional (MTRADIN). Éstas están clasificadas por géneros.-La parte referente a la palabra, recoge documentos sonoros no musicales desde 1888 hasta la actualidad, dividida en cuatro bases: la base PALABRA, que incluye documentos históricos y programas de archivo definitivo; TEMPORAL, con documentos de actualidad que se borran al año; DRAMATIC, con obras dramáticas producidas por RNE u otros; EFECTOS, con anuncios, sintonías, ráfagas, ambientes y efectos sonoros.

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- La finalidad comercial de las emisoras privadas, sin necesidad ni intención de crear archivos históricos, ha dado lugar a unos archivos sonoros más funcionales para la producción de programas, a base de “cortes” preparados para la edición de piezas sonoras, y algunos programas o parte de ellos. Y por otra parte, han creado importantes fonotecas musicales. Pero no siempre cuentan con verdaderos centros de documentación.

- También algunas emisoras privadas como la SER han apostado por sistemas de almacenamiento digitales, que son el futuro de la documentación sonora porque:

• Ofrecen una alta calidad de sonido• Facilidad de montaje sin manipulación de soporte físico. • Permiten la inalterabilidad de la calidad de la grabación después de muchas reproducciones.

• Presentan una gran facilidad y fiabilidad a la hora de su almacenamiento y recuperación.

- Otras cadenas de radio privadas, dejan su archivo en manos de personal no especializado. E incluso el archivo sonoro se limita a una colección de “cortes” de los servicios informativos, sin estructura ni procedimiento documental.

Bibliografía y otras referencias:- Cebrián, M. La Radio en la Convergencia Multimedia. Ed. Gedisa. Barcelona, 2.001.

- Norberg, E. G. Programación Radiofónica: Estrategias y Tácticas. IORTV. Madrid, 1.998.

- VV.AA. El archivo sonoro de RNE. IORTV. Madrid,1990.

- www.iasa-web.org- www.rtve.es/rne