Morten Jensby, Convergens Intranet fungerer og ser godt ud men kan du finde noget

Kan du finde noget på intranettet?

CONVERGENSVidenDanmark seminar d. 29. september 2010

Indhold

Hvem er Convergens Hvad er problemet? Findability… Søgningens betydning for intranettet – cases DTU case Gør det endnu mere enkelt – og effektivt Perspektivering

Hvem er Convergens ?

Etableret 1998 Lønsom, med solid egenkapital (>7,0 mill.) En snes højtuddannede medarbejdere Stærk kundeportefølje Standardiserede produkter og ydelser

Hvem er Convergens ?

Vi laver løsninger til ”den procesorienterede arbejdsplads”

Dokumenthåndtering, portaler, intranet, workflow, web... og Enterprise Search

IBM Premier Business Partner Google Enterprise Partner

5

Expectations are high…

… but reality is different

• 82% of enterprise users agree that the consumer web has created demand for improved enterprise findability1

• 62% believe findability is ‘imperative’ or ‘significant’ to their business success1

• Only 17% of enterprise users believe that findability is well addressed in their organization1

• Only 24% of organizations have an enterprise search solution in place2

1 ‘Findability: The Art and Science of Making Content Easy to Find’, AIIM, 20082 ‘Enterprise Search 3.0’, Information Week Analytics Report, 2009

Hvad er problemet?

Findability – brugernes forventninger > < virkeligheden på arbejdspladsen

6

The Impact on Your Business

Not utilizing your intellectual property impacts your top and bottom lines

• Lost productivity and time to market

• Decrease in product quality

• Frustrated employees

• Compliance risks

Nielsen Norman: search and intranet

Dårlig søgning største årsag til formindsket usability i intranet…

Hvad betyder ”god findability” for intranettet?

Bedre findability -> signifikant højere tilfredshed med intranettet

Hvad betyder ”god søgning” for intranettet?

Brugervurdering af intranet efter implementering af god søgning i Cintas intranettet:- intranettet nu nemmere at bruge- vil bruge intranettet mere

Hvad betyder ”god søgning” for intranettet?

Efter forbedret findability i Cintas intranettet:

”…

Kan man finde det man leder efter kommer man igen. 

Og jo større bevidsthed der er om at information der publiceres rent faktisk kan findes, jo mere har producenterne interesse i at levere information til intranettet… Kæden er sluttet

DTU intranet - forside

Noget er obligatorisk – andet individuelt valgte portlets, eks. ordbogen

DTU intranet - rollebaseret

Både organisatorisk vinkel og rollebaseret vinkel: ”Jeg er studerende”

DTU intranet – info tagges automatisk organisatorisk ved oprettelse

Opdeling af resultater i 3 collections: ”DTU generelt”, ”APK /ADM” (organisatorisk) og ”Andre”. Kontekst leveret af systemet ved info fødsel

DTU intranet - emneordsoversigt

Emneordsoversigt – to statiske niveauer og til sidst eet dynamisk

DTU intranet – måder at finde information

Enten grave sig ned via navigation: eks. Medarbejder -> Personalepolitik -> dokumenter tagget med emneord

Eller søge – med typeahead - i emneord

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

Grave sig ned via navigation: Medarbejder -> Personalepolitik ->

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

Grave sig ned via navigation: Medarbejder -> Personalepolitik ->

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

Eller søge direkte på dokumenter tagget med ”graviditet” – typeahead på emneord

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

…springer man direkte til dokumentet, hvis der kun er eet. Her er to muligheder:

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

Men hvad nu hvis det ikke er de to dokumenter jeg har brug for???

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

Læg mærke til hvor mange dokumenter den tværgående søgning finder:

DTU intranet – finde information om ”graviditet”

Den tværgående søgning giver et andet, bredere resultatet:

Måske dette du leder efter?

Vend den om og tag det bedste fra begge verdener

1) Ophøj den tværgående søgning, 2) Befrugt i stedet resultatsiden med primært taggede

informationer og forslag til næste processkridt

Evnt. også med person/skills der matcher din søgning

Vend den om og tag det bedste fra begge verdener

Teknologisk Instituts hjemmeside

Hvem ved noget om vindmøller?

DTU web – søgeresultat opdelt i collections

Søgning og intranet

a) Intranettet er naturligvis ikke “bare at tilbyde søge teknologi”

Convergens tror på den procesorienterede arbejdsplads. Visionen om information, dokumenter, personer, applikationer osv. der understøtter brugeren præcis der hvor hun er

b) MEN: Intranettet fungerer ikke hvis brugeren ikke kan finde det hun leder efter

og…

c) Forståelsen af intranettet må ikke blive for snæver…

Intranet Hjemme-side

EDHFilserverOracle, SAS, SQL Etc.

Brugerne har behov for at finde og bruge information på tværs af ALLE siloer og platforme. Ikke kun den information der er ophøjet til at være på intranettet.

Fordi ”den totale” søgning vil ændre din virksomhed…

- Søgning er mere end blot redskaber til informationsfremfinding. De er snarere "forandringsagenter" som med den transparens de skaber, giver virksomheder og organisationer nogle helt nye fordele.

- …et digitalt vindue mod organisations samlede informationsunivers, giver ikke bare overblik, det medvirker også til at øge hastigheden hvormed virksomheden bevæger sig, ligesom det vil tjene til at binde mennesker og processer sammen, f.eks dem vi har med vores kunder og andre samarbejdspartnere

"A Strategic Perspective on Search Engines”. Arvind Rangaswamy et al. Journal of Interactive Marketing 23/2009

Gør det enkelt og pragmatisk – husk brugeren. Svært at få brugerne med på navigationslogik og -strukturer

Forestil dig at vi ikke mere kan søge på internettet, men skal bruge navigationsmenuer eller emneordsregistre for at finde information…

Faren er at man begrænses af hvad nogen mener man bør se – måske er svaret i nogle af de øvrige hits

Kan man finde det man leder efter kommer man igen. Og jo større bevidsthed der er om at information der publiceres rent faktisk kan findes, jo mere gider leverandørerne levere information til intranettet… Kæden er sluttet

Gør det endnu mere enkelt – husk brugeren.

Opsummering

Bedre findability – hvordan kommer jeg videre?

Enterprise Search optimering

Samarbejde med DBC om optimerings-ydelser; profiler, collections, frontends, synonymer, related queries, keymatches etc.

Kom hurtigt i gang med Enterprise Search. Google Enterprise Partner

Informationsressourcer og web/intranet analyse

Vi har mange års erfaring i håndtering og udnyttelse af organisationens informationsressourcer – intranet, web, EDH, filer, portaler etc.

Support

Vi har veletablerede og solide support strukturer og procedurer. Og bag os er der tråde langt ind i Google organisationen.

Opsummering

For yderligere information

Kontakt venligst Convergens a/s

Morten Jensby Mortensen23245666mjm@convergens.dk