Uso efectivo del tiempo

Uso efectivo del tiempoHerramientas para el desarrollo personal

Enero de 2009

Secretaría de GobiernoComité de Modernización y Calidad de Gestión

“Sólo puede degustar el sabor de los días quien se despoja de la obligación de tener un destino”

Emile Cioran

“La libertad no nace del fusil sino de la organización”.

Origen desconocido

Objetivos del taller

Tomar conciencia que el “uso del tiempo” depende de nuestros propios hábitos (autocrítica)

Aprender una metodología para mejorar el “uso del tiempo” (organización personal)

Poder reaccionar concientemente ante situaciones de mal uso del tiempo

Definición de Tiempo

Enc. Cumbre: “Relación que se establece entre dos o mas fenomenos, sucesos, cuerpos u objetos”

Larousse: Duración de los fenómenos…época, siglo

Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza”

Aristóteles: “Medida del movimiento según antes y despues”

de la potencialidad

del acto

a la posibilidad

de la realidad

Pasaje

Tiempo

Cronos: Dios del tiempo real e inexorable, cuyo paso nos lleva inevitablemente a la muerte. Es el tiempo secuencial y cronológico

Kairos: Dios del tiempo interior de los hombres, el de los sueños y del espíritu. Es el que nos devuelve la vida.

Tiempo

Es el “entre tiempo”. Un período indeterminado de tiempo (cronos) donde “algo especial” sucede.Esta relacionado intrínsecamente con la calidad de atenciónEs el momento justo o critico, donde algo nuevo surge o sucedeEs el tiempo en que uno vive intensamente, lo disfruta, lo paladeaEs el tiempo en el que verdaderamente “se vive”

Si C + K > 50 horas semanales Problemas de tiempo

Si C > 65% Cansancio y baja eficiencia

Tiempo

El mas importante de los recursos

Es intangible

El mas equitativo de los recursos

Caduca (no se almacena)

Es irrecuperable

Tiene múltiples ocupaciones (se puede administrar bien o mal)

Es de difícil evaluación

Es difícil de cuantificar lo bien o mal que lo usamos

Es incontrolable. No se puede variar su velocidad, dirección o sentido

No podemos aumentar la “cantidad”, pero si la “calidad”

Tiempo Características

Síntomas sobre Problemas en el Uso del Tiempo

Brecha entre lo planeado y lo realizado: aspiraciones vs realizaciones

Brecha entre esfuerzo realizado y resultado obtenido : Costo/ Beneficio

No completamos nuestros objetivos

Postergamos nuestro desarrollo a Largo Plazo

Descuidamos relaciones familiares y personales

El tiempo “no vuela”. Lo administramos mal

El tiempo no se “tiene”, el tiempo se “hace”

Uso del Tiempo

Autogestión1

Normalmente el mal uso del tiempo, depende de una mala selección o distribución de las acciones realizadas

Autogestión

Es uno el que cambia

No se supera, lo que no se asume

Somos sólo nosotros

los que podemos mejorar

la calidad de nuestro tiempo

No hay nada mas fácil que estar ocupado.

Lo difícil es ser eficaz.

Mackenzie

Autogestión

Eficiencia / Eficacia

Hago las cosas bien (eficiencia)

aunque no era lo mas conveniente (eficacia)

Autogestión

Algunas creencias erróneas

1. Hacer las tareas con mas rapidez

Bajo presión normalmente se producen mas errores.

Hay menos tiempo para pensar, planificar, reflexionar

2. Hacer las tareas, durante mas horas

Desaparece el “tiempo personal”

La mente es “menos clara”

No importa cuanto tiempo se “ahorre”

Siempre habrá cosas por hacer

Se deben “tomar decisiones”

Y pasar “de la decision a la accion”

Pasar de la reacción a la proacción

Pasar de solucionar problemas,

a crear alternativas

“La situación

me domina”

Actitud Reactiva

“yo domino la situación”

Actitud Proactiva

El cambio proactivo

Aparenta no ser necesario

Se anticipa

Es un cambio “no obligado”. Por eso muchos dicen: “¿para que?”

Es el único que genera progreso real (el reactivo es para regresar a la situación original)

Es un progreso dirigido

A mas actitudes proactivas, menos actitudes reactivas

Mínimo inevitable

Actitud ReactivaActitud Proactiva

Siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Hagamos las cosas que se deben hacer, antes que las que queremos hacer.

Distribución diaria del tiempo

Personal

Laboral

Descanso Personal

Laboral

Descanso

El tiempo laboral

Se tiende a pensar que se paga por el trabajo,

pero en realidad se paga

por el tiempo en que se realiza ese trabajo,

y se espera que en ese tiempo

se obtengan ciertos resultados

Uso del tiempo

Auto observación2

Habitualmente hacemos:

Lo agradable antes que lo desagradable

Lo que se hace rápidamente antes que lo que se hace lentamente

Lo fácil antes que lo difícil

Lo sabido antes que lo nuevo

Lo urgente antes que lo importante

Lo que nos imponen antes que lo que elegimos

Auto observación

Que los hábitos nos dejen mas tiempo libre,

para los procesos inteligentes.

1. Medir la utilización del tiempo

2. Observar las actividades

3. Medir las interrupciones y las perdidas de tiempo

Auto observación

De: A Tiempo Actividad Causa

08:00 – 09:0009:00 – 10:3010:30 – 11:30

11:30 – 12:3012:30 – 13:5013:50 – 14:00

1 Hora1 ½ Hora1 Hora

1 Hora.1hora 20 min.10 min.

Revisar correoLeer y delegar expedientesVisita de presidente de comisión vecinalActo de fin de añoLlamado de IntendenteReunión de equipo de trabajo

HabitualHabitualImprevisto impostergable

AgendadoAsunto importanteCorrimiento forzoso

Auto observación (el marcapasos)

Es un proceso de mejora continua

Auto observación

Proceso de buen uso del tiempo

Fijar objetivos

Planificar

Tomar decisiones

Transferencia

Puesta en práctica

Control

InformaciónComunicación

Proceso de buen uso del tiempo

Todo es difícil,

antes de ser fácilProverbio Persa

1 Análisis de los objetivos

Fijar ideales; Tanto laboral como familiar y personalmente (¿Qué deseo?)

Ponerlos por escrito: para controlarlos periódicamente, no perder la orientación, ni malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o innecesarias

Análisis de la situación: particular (virtudes y defectos) y entorno

Fijar objetivos y metas

Evaluar planes de contingencia

2 Planificación

Debe analizarse los:

Qué (cuantificarlos y priorizarlos)

Cómo

Cuándo (plazos)

Con qué (recursos)

Puede planificarse en forma: anual, trimestral, mensual, semanal, diaria

Revisar las metas

Establecer tareas diarias especificas

Organizar las tareas por orden de prioridad

Determinar el tiempo que demandará cada tarea

Anticipar los obstáculos que se pueden encontrar

2 Planificación

El tiempo ganado, se usa en:

a) Nuevos objetivos

b) Replanificar

c)Descanso

2 Planificación

Por cada hora en la planificación

Pueden ahorrarse de 3 a 4 horas en la ejecución

y se hace mas placentero el trabajo

2 Planificación

“Afilar el hacha”

3 Tomar decisiones

URGENTEPOCO

URGENTE

IMPORTANTE A B

POCO IMPORTANTE C P

Se deben tratar los temas,

que más rápido me lleven a cumplir mis objetivos

o que más influyan en el resultado

3 Tomar decisiones

Habilidades de un administrador

Concentrarse solo en los asuntos importantes

Mantener múltiples canales de información

Dar noción de dirección con objetivos abiertos

Analizar la mejor decisión posible acerca de futuros cursos de acción

Estrategias deliberadas y emergentes

Estrategiaformulada

Estrategia No realizada

Estrategiadefinida

Estrategiarealizada

Estrategiaemergente

TRANSFERENCIADelegación

3 Tomar decisiones

Permanente

Circunstancial

Esquema clásico de empresa

Cuanto mas alto es el nivel jerárquico, mas tiempo se dedica a planear.

Delegar para trabajar mas inteligentemente, que arduamente

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Delegación

Autoridad / tarea

Responsabilidad

Transferible

Intransferible

¿A quién?

Prepararlo/aSino, seguimiento permanente

Sino, no quejarse

Delegación

Hay que detallar:TEMA: Que, porque, para que (Permite que se tomen propias decisiones)

•AUTORIDAD: Poder

•MEDIOS: Cómo y con qué

•PLAZOS: Para cuando

Delegación

Preparar la orden. No improvisar

Determinar el momento preciso

Elegir el medio apropiado (radio, teléfono, escrito, personal)

Dar la orden directamente. No usar emisarios

Respetar las jerarquías

Ser claro y preciso al transmitir

Aclarar bien los plazos

Delegación

Verificar el estado de ánimo de quien recibe la orden

Evitar ironías, abuso, intolerancia

No pedir un favor. Dar una orden (Con amabilidad y cortesía)

Repetir todas las veces que sea necesario

Verificar que la orden ha sido entendida correctamente

Escribir cuando sea indispensable

…Delegación

Alto

DE

SA

FIO

S

Bajo

Baja CAPACIDAD/ESAlta

Delegación

4 Puesta en práctica

Capacidad de trabajo y concentración depende de:

Procesos fisiológicos, hábitos, personalidad, etc.

Capacidad

de

concentración

Hora del día

A ABB

C

0 222 204 1886 161412 2410

1. Tener horarios de trabajo ininterrumpidos: (habitualmente a la mañana temprano o por la tarde)

2. Hacer llamadas por tanda: (habitualmente antes del almuerzo o antes del fin del día)

4 Puesta en práctica

Ser constantes

No buscar la perfección

Evitar las acciones a “contrapelo”

4 Puesta en práctica

5 Información y comunicación

Tanto la información como la Comunicación debe ser clara y concisa

La información debe servir para tomar decisiones

Que nos permitan modificar oportunamente las vías de acción

¿Selecciono lo que leo?

¿Leo lo esencial?

5 Información y comunicación

Cuando hablo por teléfono…

¿Preparo bien los detalles para los cuales llame?

5 Información y comunicación

¿Puede sustituir una larga comunicación por un fax o un correo-e?

¿Puede sustituir un e-mail por una comunicación corta?

¿Cómo utilizo mi celular? ¿Gano tiempo o pierdo Tiempo? ¿Cómo lo administro?

¿Uso eficientemente la computadora?

¿Podría mejorar la información que manejo con ella?

5 Información y comunicación

¿Tengo la información que necesito para tomar decisiones?

¿La tengo ordenada y la puedo usar con facilidad?

5 Información y comunicación

¿O tengo un montón de datos que nunca utilice y que no se ni para que sirve?

El espacio de trabajo

1. Comodidad física

2. Buena iluminación

3. Tener cerca el equipo e información que se utiliza con frecuencia

4. Liberar de papeles (excepto los que se están usando)

5. Material en orden, para reducir el tiempo de búsqueda

Algunos mitos

1. “Soy una persona muy ocupada”

Se confunde actividad con obtencion de resultados

2. “Yo trabajo en equipo”

No se delega. Se está en todo. Se invade puestos

3. “No tomemos la decisión, hasta tener todos los datos”

No se decide a tiempo, o no se decide

4. “Cuanto más trabajamos, mejor va a salir”

Confundimos trabajar más, con trabajar mejor

5. “No me la compliques”

Se trata los asuntos dificiles de manera superficial. Se está condenado a repetir lo que salió mal.

6 Control

Centrarse en el objetivo

Intentar siempre mantener o recuperar el foco

Establecer fechas de seguimiento

Preguntarnos

¿Cumplí mis objetivos?

¿Lo hice en forma eficaz?

Si no pude, ¿Cuál fue la causa?

6 Control

Yo me debo ocupar de mi trabajo, y no que mi trabajo se ocupe de mi

6.- Control

Auto observación(volvemos al marcapasos)

De: A Tiempo Actividad Causa

08:00 – 09:0009:00 – 10:3010:30 – 11:30

11:30 – 12:3012:30 – 13:5013:50 – 14:00

1 Hora1 ½ Hora1 Hora

1 Hora.1hora 20 min.10 min.

Revisar correoLeer y delegar expedientesVisita de presidente de comisión vecinalActo de fin de añoLlamado de IntendenteReunión de equipo de trabajo

HabitualHabitualImprevisto impostergable

AgendadoAsunto importanteCorrimiento forzoso

RetrasosCausas

• Hacer trabajos no placenteros

• Hacer trabajos difíciles

• Indecisión

Carreras de último momento

Resultados por debajo de la calidad esperada

Fechas de entrega no cumplidas

Ciudadanos y compañeros insatisfechos

Estrés

Más tiempo improductivo

Disminución de nuestra efectividad

Postergación de tareas u objetivos indefinidamente

RetrasosSíntomas

1 Comportamiento personal

No llevar una agenda proactiva

No priorizar tareas

Postergar decisiones

No informar (comunicación)

No saber decir “no”

Desmotivación o stress

RetrasosSíntomas

2 Estructura Organizativa

Canales de información escasos o deficientes

Estructura pesada (burocracia)

Exceso o falta de reuniones

Sistemas de coordinación deficientes

“Puertas abiertas” constantemente

No existe un filtro de llamadas telefónicas

RetrasosSíntomas

3 Equipo

No hay suficiente delegación

Equipo dependiente del jefe

Exceso de supervisión

Objetivos pocos claros

Poca planificación

Conflictos internos

RetrasosSíntomas

4 Entorno

Interferencia de los superiores jerárquicos

Imprevistos

Urgencia (demasiada reacción)

Exceso de correo electrónico

Falta de cooperación

Conflictos de funciones

RetrasosSíntomas

RetrasosAgentes

Interferencias: situaciones

Ladrones: Personas

6 Control

Desperdiciadores de tiempo externos

Excesivo flujo de papeles

Información (falta o exceso)

Teléfono

Visitas

Reuniones

Fallas en la comunicación

Políticas ineficientes

Procesos ineficientes

Priorizar actividadesPlanificar reuniones, visitas y llamadasOrden de llamadasBalancear la parte social con lo negociosNo extenderseTiempos “sin interrupciones”Sintetizar ideasHablar y escribir clara y sencillamentePensar antes de hablar o escribirNo revisar cuando los beneficios son pocosPrevé un tiempo diario para interrupcionesAtender fuera de la oficina o de “parado”Aprender a decir noDesalienta reuniones innecesariasPreestablecer los tiempos para las reuniones

ReflexiónDecisiónDisciplinaDesarrollar hábitos

Desperdiciadores de tiempointernos

Falta de objetivos o pocos claros

Falta de planeamiento

Falta de prioridades

Dejar cosas para después

Hacer muchas cosas a la vez

Indecisión

Incapacidad para negarse

Desorden

6 Control

Situación Por que Causa del porque

No delego Personal inexpertoFalta de

capacitación

6 Control

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Encuesta

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Perfeccionista

No tiene visión global

Se ocupa de detalles que no aportan valor

Lento en la toma de decisiones. (Inseguridad, Falta de información, Aspiración a la solución optima)

Muy autoexigente (insatisfacción permanente)

Exigente con el equipo (exceso de control)

Su frase: “Un buen trabajo, nunca es perfecto”

Colega

No sabe decir no

Evita enfrentarse a situaciones delicadas

Asume compromisos innecesarios

Demasiado preocupado en no molestar a otro

Varía su posición, según el interlocutor

Frase para el/la: “A veces debemos aceptar no ser aceptados”

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Omnipotente

No se permite debilidades

Se siente obligado a “poder con todo”

Es incapaz de pedir ayuda

No delega

Trabaja bajo presión, aunque cometa errores

Recomendaciónes para el/la: “Aceptar las propias limitaciones, no le convierte en inútil”

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Inconstante

Lleva muchos temas en paralelo

Comienza los proyectos con mucha ilusión, pero la pierde rápidamente

Se esfuerza mucho, pero de forma dispersa

Desconcierta a los demás con sus cambios de prioridades

Inicia muchas cosas, pero acaba pocas

Debe saber que: “Le pagan por los resultados, no por esforzarse”

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Acelerado

Actúa primero y piensa después

Se precipita tomando decisiones

No se concede a si mismo el tiempo para organizarse

Intenta hacer varias cosas al mismo tiempo

Comete errores por falta de atención, pensando en lo que hará después

Para el/la: “Si corres mucho, llegarás tarde”

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Reflexiones y Propuestas

¿ Hemos puesto esfuerzo en fijarnos metas de mediano y largo plazo?

Objetivos logrados / Objetivos planeados/ tiempo empleado

Fijarnos objetivos a MP y LP realistas y alcanzables

Organizar nuestra vida diaria, mensual y anual, con vista a lograr esos objetivos a MP y LP

Medir el impacto del tiempo y del esfuerzo dedicado a las distintas posibilidades

¿ Llevamos control de cómo usamos nuestro tiempo?

¿ Cuanto hemos mejorado en el uso del tiempo?

¿ Cuanto hemos tratado de mejorarlo?

¿ Nos parece importante mejorarlo?

TENER EN CUENTA LO QUE APRENDIMOS Y APLICARLO

¿ Tenemos capacidad para concentrarnos en lo mas importante?

Imponerse “premios” (y castigos)

Tener “urgencia” en finalizar nuestras tareas, independientemente del tiempo disponible

¿ Organizamos nuestra actividad diaria en base al ciclo biológico personal?

¿Tenemos un sistema de información adecuado?

Recopilación de información

Análisis de esa información

Uso de esa información para modificar nuestra planificación o nuestro presupuesto

Organización de la información

DEBE ESTAR DISEÑADO PARA AHORRAR TIEMPO NO PARA GASTARLO

¿Administramos correctamente nuestro tiempo en las reuniones o en nuestro trabajo?

COSTO DE UNA REUNION =

Horas X Nº Miembros X (suma de honorarios + suma de gastos)

Mi amigo el tiempo

Luego de investigar la manera de abordar los problemas, objetivos y riesgos de 1200 destacados deportistas, docentes, empresarios, médicos y artistas determinó las siguientes características:

Se esfuerzan por amor al arte en función de elevados objetivos propios

Asumen los riesgos con confianza, después de examinar que sucedería en el peor de los casos

Antes de actuar, repasan mentalmente las acciones y sucesos que se producirán

Estudio del psicólogo californiano Charles Garfield

“El dominio del tiempo permite pasar de un estado de tensión penosa a uno de serenidad y, a la vez, de mayor eficiencia”.

Jean-Louis-Servan-Schreiber

“Los verdaderos dominadores del tiempo saben tomar distancia, y por eso, a su serenidad constante, agregan disponibilidad para los demás, intereses múltiples y un toque de humor”.

Jean-Louis-Servan-Schreiber

“Todo lo que hacemos tiene por objeto la búsqueda del placer y, por consiguiente evitar el displacer”. (Principio budista inverso)

Henri Laborit, Biólogo

Usar el Tiempo

Tómese tiempo para pensar

Es la fuente del poder.

Tómese tiempo para jugar

Es el secreto de la eterna juventud.

Tómese tiempo para leer

Es la fuente del saber.

Tómese tiempo para rezar

Es el mayor poder sobre la tierra.

Tómese tiempo para amar y ser amado

Es el privilegio dado por Dios.

Tómese tiempo para ser amable

Es el camino de la felicidad.

Tómese tiempo para reír

Es la música del alma.

Tómese tiempo para dar

El día es demasiado corto para ser egoísta.

Tómese tiempo para trabajar

Es el precio del éxito.

Tómese tiempo para ser caritativo

Es la llave del cielo.

Viejo proverbio irlandés