Архив финансовой документации

Опыт организации электронного архива

финансовой документации с помощью комплексного

решения «eDocLib: Хранение и оцифровка» в

инвестиционной компании «МИБ-Инвестиции»

Вадим Савинов, ведущий специалист, ООО «МИБ-

ИНВЕСТИЦИИ» Сергей Полтев, ЭОС

Ситуация к началу проекта

• Значительный объем финансовой документации: договора, векселя, заявления, отчеты, и др.

• Бумажный архив: традиционные сложности с оперативным получением информации, отслеживанием сроков, поиском по архиву

Электронные хранилища. Традиционные риски

•Оцифровка документации – значительные сроки и трудозатраты•Необходимость изменения сценариев работы под возможности систему • Пользователи стараются не использовать электронную систему

Требования заказчика

• Минимальные сроки перевода существующих документов в электронный вид

• Простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему

• Простота использования системы для конечных пользователей

Требования заказчика

• Минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию

• Возможность самостоятельного обслуживания и доработки решения

специалистами заказчика

Специфика финансовой документации

• Как правило, удается выделить определенный набор значимых параметров, таких как дата, сумма, номер и т.п.

• Значительная часть документа – стандартные тексты

Извлечение значимых данных с помощью ABBYY FlexiCapture

Технология ABBYY FlexiCapture позволяет извлекать необходимые данные из неструктурированных документов

• Договоры

• Акты

• Отчеты

• Расписки

• Векселя• Другие

документы

• ECM-система • Хранение• Учет• Поиск

Общие папки

Платформа eDocLib

eDocLib: «Хранение и оцифровка»

Новые документы, отсканированные и загруженные в хранилище

eDocLib: «Хранение и оцифровка»

Предпросмотр документа

Особенности решения

• Легкая настройка без программирования, простота поддержки

• Конструирование объектов произвольного вида• Привычный интерфейс офисных приложений для

пользователей• Интеграция с системами бизнес-аналитики • Невысокие требования к аппаратному

обеспечению

Особенности решения

Гибко настраиваемый интерфейс для каждого пользователя системы

Особенности решения

Доступ к информации с помощью привычного Проводника Windows

Результаты

• В кратчайшие сроки обеспечен перевод архива в электронный вид

• Значительно сокращено время извлечения и необходимой обработки данных

• Специалисты компании самостоятельно адаптируют решение для новых типов документов

Перспективы

• Расширение электронного хранилища. Постепенный переход к «единой точке входа» для работы с информацией

• Автоматизация бизнес-процессов по обработке вновь поступивших документов

• В будущем, возможно, оценка возможности перехода к использованию решения как облачного сервиса.

Спасибо за внимание!