? ?

?

ВРЕМЯ РАБОТАТЬ ПО-НОВОМУ! Вы все еще работаете с бумажными архивами конструкторских и технологических документов?

Эта документация постепенно приходит в негодность?

Вы согласовываете документы в бумажном виде?

Настало время работать по-новому! Мы предлагаем построить "мост" между Вашими бумажными документами и электронным архивом. Создание законченной системы документооборота ведет, прежде всего, к повышению эффективности работы предприятия и, как следствие, к росту прибыли.

Электронный архив служит основой построения

системы управления:

проектами;

потоками документов;

информацией об изделии;

жизненным циклом изделия.

Дополнительными преимуществами работы с

электронными архивами являются:

длительное хранение без потери качества документов

быстрый и легкий поиск и доступ к документам

разграничение прав доступа

упрощенное внесение изменений

работа с документами, учитывающими все последние

обновления и исправления

выпуск документации в презентабельном виде

быстрый вывод на печать

ООО «АДМИРАЛ СЕРВИС»

РОССИЯ, 129164, г.МОСКВА

УЛ.ЯРОСЛАВСКАЯ, Д.8, КОРП. 3

+7(495) 617-65-60,

+7(495) 518-48-85,

+7(495) 510-80-85

SALES@ADMIRALSERV.RU

WWW.ADMIRALSERV.RU

СИСТЕМА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

КАК СОЗДАТЬ

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ Сканирование - Обработка - Хранение - Печать

ЭТАПЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМ АРХИВОМ

ПРОМЫШЛЕННЫЕ И ПРОЕКТНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Для сокращения затрат и ускорения выпуска своей продукции на рынок производственные и проектные организации активно используют CAD-системы. Зачастую до 80% затрат на продукт приходится на стадию

разработки и проектирования. Если проект создается без использования CAD-систем, то эти затраты значительно возрастают. При этом большой объем проектной документации до сих пор остается в бумажном виде. Отсканировав все

документы, Вы решаете проблему хранения и восстановления документов, но не их дальнейшего использования. Наше программное обеспечение (Система Учета Технической Документации) позволяет решить эту

проблему. СУТД предусматривает создание хранилища информации (электронного архива документов), необходимой для строительства и дальнейшего обслуживания зданий и сооружений.

Цели создания системы:

Упорядочение хранения проектной документации;

Уменьшение времени поиска документов;

Подготовка документации для продажи (передачи в аренду) объектов. СУТД функционирует в трехуровневой архитектуре с использованием СУБД MS SQL Server. Регистрационные карточки документов хранятся в базе данных, файлы документов – в файловом хранилище системы. Доступ пользователей к системе осуществляется посредством веб-клиента, установка на компьютеры пользователей дополнительного программного обеспечения не требуется. Ввод информации осуществляется уполномоченными сотрудниками вручную или с использованием средств массовой загрузки документов в систему.

Квалификация персонала, работающего с СУТД, предполагает владение обозревателем веб-страниц (IE, Opera , Mozilla, Coogle Chrome) на уровне пользователя. Регламент эксплуатации СУТД сводится к поддержанию исправности аппаратуры, программных средств и периодическому резервному копированию базы данных и файлового хранилища. СУТД может поддерживать русский и английский языки в интерфейсе пользователя.

Бумажный

Архив

Сканиро-

вание Обработка и хранение

Электронный архив

Тиражирование и выпуск

документации

+7(495) 518-48-85 WWW.ADMIRALSERV.RU

+7(495) 617-65-60

Преимущества использования СУТД в промышленных и проектных организациях

1. Быстрый способ проверки и согласования проектов.

Вы можете хранить документы и в формате CAD систем, однако чаще документация имеется в результате сканирования и сохранена в довольно распространенных форматах – Adobe Reader (PDF) или картинкой в растровом формате (JPG, BMP). Система позволяет вести учет версий документов, хронику изменений, переписку пользователей, отправлять задания и ссылки на документы на электронную почту и SMS, контролировать сроки исполнения (согласования) и визирования документации, а также – сдачу в архив и формирование необходимых отчетов.

2. Создание электронных архивов для проектов с длительным сроком жизни.

Документация на строительство отличается длинным жизненным циклом . Это вызывает необходимость их постоянного обновления на протяжении всего этого периода. Наша система позволяет автоматически помечать актуальную версию документа специальным символом.

3. Повышение эффективности инвестиций в информационные системы.

Современные системы позволяют персоналу работать с документами в электронном виде, используя технологию электронного документооборота. Это экономит рабочее время персонала, и как следствие, - деньги нашим заказчикам.

4. Решения от АДМИРАЛ СЕРВИС - оптимальное сочетание цены и качества для выполнения любых

масштабов работ.

Архитекторы, инженеры, работники жилищно-коммунальных служб, производители, использующие в своей работе чертежи и конструкторскую документацию, получают массу преимуществ от работы с электронным форматом документов и автоматизированным документооборотом. В последнее время все больше растет необходимость в полном переводе составленных вручную документов в электронный формат и создании электронных архивов с возможностью их для его последующего использования. Наша система лучше всех подходит для использования как на начальной стадии постановки учета проектной документации, так и для полного контура электронного документооборота всей организации в целом. При этом СУТД позволяет замкнуть в единый контур документооборота весь персонал – от секретаря до руководителя, дав каждому из них возможность как внести, так и получить от нее необходимую в работе информацию.

ВЫПУСК И ТИРАЖИРОВАНИЕ Электронный архив обеспечивает не только надежное хранение информации, но и возможность ее дальнейшего использования и тиражирования. Он позволяет:

оперативно вывести на печать любую документацию из архива в любом объеме; повысить качество выпускаемых документов; произвести подборку комплектов документации по различным параметрам; хранить документы различного типа и формата; снизить количество ручного труда.

Отсканировав свою документацию и переведя ее в электронный вид, необходимо создать систему ее хранения. В зависимости от задач, стоящих перед Вашим предприятием, размеров организации, количества пользователей системы, объемов данных, решается вопрос о подборе необходимого программно-аппаратного комплекса.

Возможны следующие варианты:

Система со стандартными устройствами хранения. Специализированные системы хранения данных (жесткие диски повышенной емкости и массивы на их основе, кластерные решения, и пр.).

При создании электронного архива зачастую возникает вопрос об управлении данными архива и организации документооборота. Эти задачи могут быть решены нашей системой, как представителем систем класса EDMS, которые предоставляют возможность управления системами хранения данных различного класса и разграничения прав доступа. Только правильно подойдя к процессу создания электронного архива, Вы сможете добиться желаемых результатов с минимальными затратами времени и средств. Создать эффективную систему электронного архива быстро и качественно Вам помогут наши специалисты. Не тратьте свое время и силы на то, чтобы создать электронный архив самостоятельно. Доверьтесь профессионалам, имеющим опыт реализации подобных проектов! Вместе мы сможем создать современный электронный архив с учетом всех бизнес-процессов, существующих на Вашем предприятии.

Какие преимущества получают все наши пользователи?

1. Сканирование и хранение в электронном виде документации позволяет устранить возможность ее износа и порчи. 3. Улучшение качества электронного документооборота по сравнению с работой с оригиналом. 4. Создание электронных архивов и упрощение доступа к информации. Создание централизованных баз хранения информации не только сокращает время и деньги на контроль доступа к файлам, их хранение и проверку, но и предотвращает возможность их потери. 5. Вы получаете дополнительное конкурентное преимущество при поэтапном вложении своих средств в программное обеспечение и его настройку.

+7(495) 518-48-85 WWW.ADMIRALSERV.RU

+7(495) 617-65-60

+7(495) 518-48-85 WWW.ADMIRALSERV.RU

+7(495) 617-65-60

Интерфейс системы В левой части экрана расположена панель папок для работы с документами, отчетами, справочниками системы, а также инструменты администрирования. В средней части экрана отображаются списки документов, отчетов, значения справочников. В правой части отображаются кнопки для выполнения определенных действий с документами. Для переключения языка интерфейса системы используются кнопки в виде флагов в правом верхнем углу окна.

Работа с документами, поиск Дерево документов находится в левой части экрана, в папке Документы. Документы сгруппированы по категориям, полный перечень категорий документов приведен в ТЗ. Для просмотра документов определенной категории необходимо открыть соответствующую папку. Список документов отображается в центральной части экрана. Для просмотра регистрационной карточки документа следует нажать на его номер или имя. В карточке документа отображаются реквизиты документа (заполненные поля), файлы документа, прочая информация, отн осящаяся к документу, например, список подчиненных документов, комментарии к документу и т.п.

Название проекта

Контрагент

ПРОЕКТЫ :

- Стадион Шахтер (Проект строительства первого 5-звездочного стадиона в Восточной Европе), 2007 г. ООО «Стадион Шахтер» - предприятие, специально созданное для управления строительством, контроля своевременной реализации проекта строительства нового стадиона ФК «Шахтер». Новый стадион станет первым стадионом в Восточной Европе,

спроектированным и построенным в соответствии с 5-звездочными нормами УЕФА. Главным критерием при оценке системы стала возможность сбора, обработки,

хранения и оперативного использования огромного количества документов различного характера (строительных чертежей, фото и видео материалов, разнообразной организационной документации). Одной

из главных причин выбора системы явилась высокая функциональность и гибкость системы в сочетании с относительно невысокой стоимостью эксплуатации и поддержки. К числу достоинств системы можно также отнести удобство работы с системой для конечного пользователя; простоту интеграции в существующие на предприятии приложения; возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия; наличие

средств групповой работы с документами и проектами. Успешность внедрения СУТД в ООО «Стадион Шахтер» была обеспечена четкой организацией работ на проекте и хорошим взаимодействием Заказчика и Исполнителя. Выбранная стратегия «мгновенного» запуска системы в эксплуатацию, не являясь стандартной, в условиях плотного графика строительства позволила перейти к продуктивной эксплуатации в течение одного месяца.

- Торгово-развлекательный центр "Метрополис" г.Москва, 2009 г.

- Отель «РИЦ Картлтон», Москва, 2010 г.

+7(495) 518-48-85 WWW.ADMIRALSERV.RU

+7(495) 617-65-60

Не откладывайте вопрос учета документации на долгий срок. Чем раньше Вы начнете систематизировано хранить документы, тем больше у Вас будет уверенности в завтрашнем дне, у Ваших партнеров будет больше доверия к Вашей работе, а Ваши сотрудники будут больше времени уделять важным рабочим процессам, не тратя уйму времени на постоянные поиски нужного документа. В данном буклете, к сожалению, мы не сможем рассказать всю функциональность, которую может предложить наше решение. Если у Вас появился интерес – достаточно сделать звонок или написать нам письмо, и мы ответим на Ваши вопросы, если надо – выедем к Вам в офис для демонстрации решения. Нам не жалко своего времени, если в дальнейшем мы сможем помочь Вам решить важный вопрос хранения не только документации по проектам строительства, но также – любых документов, которые потребуют электронного согласования или

хранения в электронном виде. Мы работаем с 9:30 до 18:30 все дни, кроме субботы и воскресенья.