Suorituskykymittariston kehittäminen

S U O R I T U S K Y K Y M I T TA R I S TO N

K E H I T T Ä M I N E N

2 7 . 1 1 . R A K L I K L I N I K K A @ M a i j u V u o l l e P r o d i a O y

S U O R I T U S K Y K Y – m i t a t t a v a n

k o h t e e n k y k y s a a v u t t a a

a s e t e t t u j a t a v o i t t e i t a .

S U O R I T U S K Y V Y N

M I T T A A M I N E N – p r o s e s s i ,

j o n k a t a r k o i t u k s e n a o n

s e l v i t t ä ä t a i m ä ä r i t t ä ä

t u n n u s l u k u j a k ä y t t ä e n j o n k i n

l i i k e t o i m i n n a l l i s e n t e k i j ä n

t i l a .

S U U N N I T T E L U

K Ä Y T T Ö Ö N O T T O

K Ä Y T T Ö J A

Y L L Ä P I T O

Mittaamisen kehittämisprosessi

4

Työmäärä mittaamisen eri vaiheissa

TYÖPANOS

Suunnittelu

AIKA

Käyttöönotto Käyttö Käytettävissä

olevien

resurssien

maksimitaso

(Bourne 2003) Mittareilla tukea johtamiseen

Mittaamisen kehittämisen muistilista

SUUNNITTELU

– aloita työ esittämällä kaksi kysymystä: MIKSI? ja MITÄ MITATAAN?

– mittareiden on liityttävä tarkasteltavan yksikön toimintaan ja tavoitteisiin

– teknisesti täydellinen mittari ei takaa sen hyvyyttä

– mittareiden määrä ei korvaa niiden laatua

– kaikkea ei voi sisällyttää mittausjärjestelmiin

KÄYTTÖÖNOTTO

– varaa riittävästi resursseja

– ”Data häviää järjestelmiin” - muista selvittää tarvittavien tietojärjestelmien tai niiden muutosten tarve ajoissa

– Mittauskulttuurin luominen - informoi ja osallista johtoa ja työntekijöitä, pyri huomioimaan heidän mielipiteensä jo suunnitteluvaiheessa

KÄYTTÖ

– huolehdi, että mittaamisen KÄYTTÖPERIAATTEET on dokumentoitu ja että niitä noudatetaan

– hyväkin järjestelmä vaatii päivittämistä

21.10.2008 6

Miksi mitata?

Tietoa kehitettävän tekijän tilasta

Konkretisoi strategisia tavoitteita

Ohjaa oikeisiin asioihin

Motivoi Luo perustan

palkitsemiselle Pohja

vertailulle

Korostaa merkitystä

Todentaa vaikutuksia

Viestintä ja ulkoinen

raportointi

Mittaamisen eri lähestymistapoja

INFORMAATION LAATU

MITTAUSTAPA

MITATTAVA TEKIJÄ Tuottavuus

Suora esim. työn tuottavuus

Objektiivinen esim. palvelut/

hlö

Subjektiivinen esim. esimiehen

arvio

Välillinen esim. työhyvinvointi

Objektiivinen esim. lyhyet

poissaolot / hlö

Subjektiivinen esim. työn imun kyselyn indeksi

Mittauskohteiden hahmottelua Case Stara rakentamispalvelu

Mittarit muodostavat kokonaisuuden esimerkki päivähoidon tuottavuudesta

Tuottavuus

Toiminnan

kustannustehokkuus

Tilojen

käyttöasteHenkilöstömitoitus

Toiminnan laatu

Asiakas-

tyytyväisyys

Työntekijöiden

hyvinvointi

Työntekijöiden

sairauspoissaolot

Tilakustannukset,

ruokailukustannukset,

henkilöstökustannukset

Hoidettavat lapset

(monikulttuuriset

erityishoitoa vaativat,

eri ikäiset)

• laskennallisen läsnäolopäivän hinta

• monikulttuuristen lasten osuus %

• tilojen käyttöaste %

• lasten määrä / koko henkilökunnan määrä

• henkilöstön sairauspoissaolo %

• asiakastyytyväisyys (1-5)

Tuottavuusmatriisi

27.11.2015

laskennallisen

läsnäolopäivän

hinta ilman

vuokra-

kustannuksia

asiakastyy-

tyväisyys (1-5)

lasten määrä /

koko

henkilökunnan

määrä

tilojen

käyttöaste %

S2 opetusta

saavien lasten

osuus %

henkilöstön

sairauspoissaolo

%

kauden tulos

10 33 4,5 5,7 100 40 2

9 33,5 4,45 5,6 99 36 2,5

8 34 4,4 5,4 98 32 3

7 35 4,35 5,2 97 28 3,5

6 36 4,3 5 96 24 4

5 37 4,25 4,8 94 20 5

4 38 4,2 4,6 92 16 6

3 40 4,1 4,4 90 12 7

2 42 3,9 4,2 85 8 8

1 45 3,7 3,9 80 4 9

0 48 3,5 3,6 75 0 10

pistearvo

painoarvo 45 15 15 15 5 5

kok. arvo 0 0 0 0 0 0

3 8 4 2 4 2

135 120 60 30 20 10

Pisteet matriisista

yhteensä

375

3 * 45

= 135

39,5 4,4 4,6 87 18 8

MIKSI T U O T T A V U U S M A T R I I S I IN

PÄÄDYTTY

• Pilottiyksiköiden edustajien kiinnostus matriisia kohtaan – johdon

tuki

• Halu saada selkeästi uutta aikaisempaan mittaustapaan verrattuna

• Toive tuotosten laadun huomioimisesta tuottavuustarkastelussa

• Pyrkimys olemassa olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen

o eräänlainen automatisoitu esianalyysi suuresta määrästä dataa

• Toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti

ymmärrettävissä

• Matriisin selkeys ja helppo ymmärrettävyys

• Matriisin tavoitteellisuus

• Mittaustulosten (tuottavuuden tason) vertailtavuus samaa matriisia

käyttävien yksiköiden välillä

C A S E -esimerkkejä mittaristoista ja mittareista:

Kuinka alkuun? Tee kypsyysanalyysi

ja selvitä millä tasolla organisaatiosi

mittauskäytännöt ovat:

http://tiny.cc/kypsyysanalyysi

Arvoa palvelutuotannon mittareista –

kirja ladattavissa ilmaiseksi:

http://URN.fi/URN:ISBN:978-952-15-3162-0

Mittausdata johdon työkaluksi –

raportti ladattavissa ilmaiseksi:

http://URN.fi/URN:ISBN:978-952-15-3444-7

AKI JÄÄSKELÄINEN

aki.jaaskelainen@prodia.fi

HARRI LAIHONEN

MAIJU VUOLLE

VIRPI SILLANPÄÄ

P RO D I A auttaa asiakkaita onnistumaan

tiedolla johtamisessa: • Kehityshankkeiden suunnittelu ja fasilitointi

• Mittaristojen suunnitteluun osallistavat työpajat

• Koulutustilaisuudet

• Mittarien ja mittaristojen auditointi

• SmartWoW-analyysi #fiksumpityö #tietotyöntuottavuus.