Administrative organization

بلومد

تنمية الموارد البشرية

الغرفة التجارية ا لصناعية بالرياض

التنظيم اإلداري

عامر بن عبد هللا الصعيري. د: تقديم

حالـة تطبيقية

دبلوم إدارة الموارد البشرية( 4)مجموعة

م2006سبتمبر 25)الغرفة التجارية الصناعية بالرياض

بالذات إحدى الشركات الحديثة في مجال تقنية المعلومات و إدارتها و" االمتياز"تعتبر شركة

(.خاصة/ حكومية)للجهات المستفيدة (intra-net)فيما يتعلق بتطوير األنظمة اإلنتاجية

بدأت الشركة بمجهود ذاتي، ثم بسرعة فائقة نمت وتطورت و أصبح لديها مجموعة من

(.موظفين15)باإلضافة إلى مجموعة من الموظفين اإلداريين ( مبرمجين10)العاملين

في حجم الطلبات مما حدا برئيس %( 300)تزايد العمل على الشركة بحيث أصبح لديها زيادة

.، مكتبكم االستشاري، لطلب المشورة"المعلم للخدمات االستشارية"الشركة إلى

يلية أعداد هيكل تنظيمي مبدئي لهذه الشركة من خالل تحديد األهداف العامة والتفص:المطلوب

حقيق تلك لكافة مكونات الهيكل وذلك بالقيام بتحليل العمليات والنشاطات المطلوبة لضمان ت

.األهداف بكفاءة عالية

تعريف التنظيم

ترتيب منسق لالعمال الالزمة لتحقيق

هود الهدف وتحديد السلطة والمسئولية المع

ذه بها الى االفراد الذين يتولون تنفيذ ه

.االعمال

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

ما هي المنظمة ؟

مجموعة من االفراد تعمل معا من خالل

جهود مشتركة ومنسقة للوصول الى

.الهدف

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

اهداف التنظيم

اتتحديد االختصاصات المسئوليات والعالق.

ب تحديد واضح للصالحيات والسلطة لتجن

.التضارب

تحقيق التنسيق.

تحقيق الرقابة.

حسن استخدام الموارد.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

طرق التنظيم

التنظيم الوظيفي.

التنظيم الجغرافي.

التنظيم حسب المنتج او الخدمة.

التنظيم حسب العمليات او المراحل.

التنظيم حسب العمالء.

التنظيم المختلط.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

مبادئ التنظيم االداري

وحدة الهدف. (.التخصص) تقسيم العملوحدة الرئاسة والتوجيه.التنظيم على اساس الوظائف ال االشخاص.تكافؤ السلطة مع المسئولية.نطاق االشراف.قصر خط السلطة.تفويض السلطة.الكفاءة.المرونة.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

إستخدم الخرائط التنظيمية هنا

اهمية التنظيم

يوفر اطارا او هيكال يتم من خالله ممارسة الوظائف.االدارية

يوضح خطوط السلطة وقنوات االتصال بين الوحدات.االدارية

يبين العالقات الرسمية بين الوحدات االدارية.

يحدد االختصاصات مما يحول دون االزدواجية والتداخل.

يوضح نطاق اشراف الوظائف الرئاسية.

تكون منها يحقق التنسيق الفعال بين الوحدات االدارية التي ت.المنظمة

يوجه الجهود نحو تحقيق اهداف المنظمة.

متى تنشأ الحاجة الى التنظيم؟

عند صدور نظام او امر او توجيه او اتفاق بانشاء جهاز

.اداري معين بغرض تحقيق اهداف معينة

عند صدور نظام او امر او توجيه او اتفاق باضافة

ة اهداف جديدة ال يمكن تحقيقها من خالل االجهزة االداري

.القائمة او التوسع في انشاء فروع جديدة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

تحليل اهداف المنظمة الى اهداف رئيسية عامة وفرعية.

تحديد االنشطة في المنظمة وتحديد المهام واالعمال.

تكوين الوحدات االدارية.

تحديد العالقات بين الوحدات االدارية.

توزيع السلطات وتحديد المسئوليات.

(.يةاعداد الخريطة التنظيم) تصوير الهيكل التنظيمي للمنظمة

طرق تصميم الهيكل التنظيميتحليل االهداف

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

معايير التحليل التنظيمي

وضوح االهداف واالختصاصات.

التمييز بين النشاطات الرئيسية والمساعدة.

التجانس.

التوازن في تقسيم النشاطات.

المستوى التنظيمي للوحدات.

نطاق االشراف.

العالقات التنظيمية.

مسميات الوحدات االدارية.

المركزية والالمركزية .

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

الخريطة التنظيمية

هي صورة او مخطط لهيكل المنظمة يبين الوحدات

االدارية التي تتكون

منها والوظائف الموجودة فيها وخطوط السلطة

والمسئولية التي

.تربط بين اجزاء المنظمة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

إستخدم الخرائط التنظيمية هنا

تحليل اهداف المنظمة الى اهداف رئيسية عامة وفرعية.

تحديد االنشطة في المنظمة وتحديد المهام واالعمال.

تكوين الوحدات االدارية.

تحديد العالقات بين الوحدات االدارية.

توزيع السلطات وتحديد المسئوليات.

(.ميةاعداد الخريطة التنظي) تصوير الهيكل التنظيمي للمنظمة

طرق تصميم الهيكل التنظيميتحليل االهداف

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

المعوقات التنظيمية

التداخل واالزدواجية في االختصاصات.

اتساع نطاق االشراف لبعض الرؤساء.

عدم وضوح خطوط السلطة والمسئولية.

اختالف اهداف بعض االدارات عن اهداف الجهاز.

عدم تناسب السلطة مع المسئولية.

زيادة عدد المسئوليات االدارية عن الحد المعقول.

ينكثرة الشكاوى سواء من العاملين او المستفيد.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

متى تنشأ الحاجة الى اعادة التنظيم؟

عند تعديل النظام االساسي للمنظمة.زة عند تغيير ظروف العمل كاستخدام معدات او اجه

.الحاسب اآللىعند حدوث تغيير في القيادة العليا للمنظمة. كفاءة ادائهالرغبة في تطوير التنظيم ورفع فعاليته و.ظهور اعراض توحي بوجود معوقات تنظيمية.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

مفهوم توزيع العمل

هو تقسيم النشاطات التي تقوم بها الوحدة

ث االدارية بين العاملين في تلك الوحدة بحي

ين يراعى في ذلك حجم العمل وتخصص الموظف

بي المكلفين بتلك النشاطات والوقت التقري

.لالنجاز

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

توزيع العملال هو االسلوب الذي على ضوءه تبين االعم

مة والواجبات والنشاطات الرئيسية للمنظ

ومجموع ساعات العمل التي يقوم بها كل

ها موظف والوقت الذي يستغرقه في انجاز

ويمكن معرفة ذلك عن طريق ما يعرف

.بخريطة توزيع االعمال

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

فوائد توزيع العمل

تحقيق العدالة بين العاملين.

تحديد المسئولية.

انجاز االعمال في االوقات المحدودة.

تحقيق الرضا الوظيفي للعاملين.

القضاء على حاالت التراكم والتأخير في انجاز

.االعمال

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

خريطة توزيع االعمال

مات هي وسيلة من وسائل التحليل في المنظ

وتبين الواجبات والنشاطات الرئيسية

للمنظمة ومجموع ساعات العمل التي

تصرف النجاز كل منها وتبين الواجبات

التي يقوم بها كل موظف والوقت الذي

.يستغرقه في االنجاز

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

خطوات اعداد خريطة توزيع العمل

خطوات اعداد خريطة توزيع العمل

تدريب المشرفين.

جمع المعلومات عن واجبات الموظفين.

تحليل خريطة توزيع االعمال.

اعادة توزيع االعمال.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

جدول

جدول

جدول

جدول

جدول

جدول

جدول

جدول

مشكالت عدم التنسيق

الجهل باساليب التنسيق ووسائله.

التعارض الناتج عن االختالف في االهداف

.والمصالح

االختالف في الوسائل واالساليب.

االختالف في التوقيت.

االختالف في المواقف.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

كيفية معالجة مشكالت عدم التنسيق

وضع تنظيم واضح وبسيط.

وضع مناهج وسياسات متجانسة.

توفير طرق محكمة لالتصال.

تشجيع التنسيق التطوعي.

ةالتنسيق من خالل التوجيه والرعاية الشخصي.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

تعريف تنسيق العمل

هو االداة التي تساعد مخططي االنتاج في

ايجاد الوقت الذي نفترض ان يستغرقه

ة العامل الكفء لتنفيذ مهمة معينة بسرع

.معقولة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

تعريف قياس العمل

ه هو تقسيم الوظيفة او العمل الذي يقوم ب

الموظف الى عدة نشاطات وتحديد الوقت

الذي يستغرقه كل نشاط في ظل ظروف

.معينة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

اهداف قياس العمل

ةالتخطيط واعداد جداول العمل بشكل اكثر دقة وفعالي.

فهاالتخطيط لالحتياجات المتوقعة لليد العاملة وتكالي.

لتحديد طرق واساليب العمل االقل تكلفة.

لتحديد الوقت والتكاليف الالزمة للقيام بالعمل.

يا لتحديد مجاالت واقسام العمل التي تطلب االدارة العل

.اجراء دراسة لتحسين اوضاعها

لوضع قاعدة لنظام مالي عادل.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

الوظيفة

هي مجموعة من الواجبات والمسئوليات

وظف التي تعينها سلطة مختصة ليقوم بها م

ن ما بصفة دائمة او مؤقتة ويمكن ان تكو

.شاغرة او مشغولة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

الوصف الوظيفي

هو التعبير الرسمي عن الواجبات

وقعات والمسئوليات للوظيفة حيث يصف الت

الرسمية ويحدد الواجبات والمسئوليات

والعالقات وكافة الجوانب الرسمية

.المتوقعة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

خطوات اعداد الوصف الوظيفي

جمع المعلومات.

الصياغة االولية.

المراجعة والموافقة.

وضع الوصف الوظيفي في شكله النهائي.

التحديث.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

محتويات الوصف الوظيفي

تعريف العمل.

المهام االساسية.

الواجبات والمسئوليات.

تفويض الصالحيات.

عالقات العمل.

ظروف العمل.

المؤهالت.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

مفهوم التنسيق

التنسيق هو التوفيق بين المجهودات

المختلفة التي يلزم اداءها بلوغ اهداف

.محددة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

طرق ووسائل التنسيق

االتصال الشخصي.

االجتماعات.

االساليب الكتابية.

كفاءة وسالمة التنظيم والتخطيط للوحدات

.االدارية

كفاءة القيادة االدارية.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

دور المشرف في التنسيق

:يتم دور المشرف في التنسيق من خالل

.توزيع العمل

.توجيه المرؤوسين

.اعداد الخطط

.اتخاذ القرارات

.نظام المكافآت

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

مبادئ التنسيقاذا كان حجم التنظيم كبيرا كان التنسيق اكثر ضرورة.

ى كلما اتسع مجال االخذ بمبدأ التخصص وتقسيما ا لعمل في التنظيم كانت الحاجة ال

.التنسيق اكبر

التنسيق عامل مؤثر في البناء التنظيمي.

يعتمد التنسيق على السلطة وكفاءة المرؤوسين وتعاونهم.

كلما زاد فهم العاملين الهداف وسياسات التنظيم كلما سهل تحقيق التنسيق الجيد.

.يجب ان يكون التنسيق مرنا

توفر طرق ووسائل االتصال الجيدة والفعالة تساعد على وجود التنسيق الجيد.

انتشار روح التعاون االختياري بين العاملين في المنظمة يسهل عملية التنسيق.

يجب ان يبدأ التنسيق مع بداية اعداد الخطة.

التنسيق عمل دائم ومستمر مع جميع وظائف العملية االدارية.

لعالقات تتوقف سالمة التنسيق على كفاءة القيادة االدارية وعلى متانة التنظيم ووضوح ا

.بين مكوناته

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

اهداف التنسيق

منع التعارض في االختصاصات بين الوحدات

.االدارية

منع االزدواج في االنشطة االدارية.

منع المنافسة بين الوحدات االدارية على موارد

.المنظمة

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

انواع التنسيق

:التنسيق الداخلي والتنسيق الخارجي. 1

.بين الوحدات االدارية المختلفة في المنظمة-

.بين االجهزة االدارية المختلفة-

:التنسيق الراسي والتنسيق االفقي. 2

.من اعلى الى اسفل داخل المنظمة-

.يتم بين المسويات المتماثلة في المنظمة-

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

حاالت استخدام خريطة توزيع العمل

عندما عندما تكون هناك عملية اعادة تنظيم او اضافة

.اعمال جديدة الى اعمالها

عندما تكون هناك حالة تراكم مستمرة وغير عادية.

عند حدوث تغييرات في الموظفين.

عندما تطلب االدارة العليا مراجعة وتقويم العمليات

.الجارية بها

عندما تكون فعالية الوحدة االدارية منخفضة.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

فوائد االجراءاتسرعة انجاز المعامالت.

سرعة البت في مصالح الناس مما يعكس تطور الخدمة داخل الجهاز.

التقليل من أي مجهودات فكرية للموظفين.

تخفيض نفقات ومصاريف االعمال المكتبية.

توحيد االعمال في المكاتب.

القضاء على أي فوضى او تصرفات نتيجة االجتهادات التي يقدمها

.الموظفون النهاء المعامالت

تساهم في احكام الرقابة على تنفيذ وانجاز الموظفين العمالهم.

رفع الحالة المعنوية للموظفين والرضا الوظيفي.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

مراحل تبسيط االجراءاتاختيار االجراءات المراد دراستها.

جمع المعلومات عن االجراءات.

تحليل وتقييم المعلومات.

وضع المقترحات والتوصيات.

التنفيذ.

المتابعة.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

اعراض تعقيد االجراءاتكثرة عدد المراحل التي تمر بها المعاملة.

كثرة حاالت دوران المعاملة.

كثرة السجالت المطلوب الرجوع اليها.

كثرة تنقل الموظفين.

كثرة عملية الرقابة والتدقيق.

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د

تعريف االجراءات

ددة االجراءات هي الخطوات التفصيلية المح

ه سلفا لكيفية انجاز عمل ما قد يقوم ب

شخص واحد وقد يشترك فيه مجموعة من

.االشخاص

عامر الصعيري. التنظيم اإلداري د