IT events: how to?

IT events: how to?

Ирина Божик

16 IT конференций

11 IT meet-ups

8 IT мастер-классов

2 IT чемпионата

4 European Materials Research Society Conferences

Наши ивенты

Что будет

• Этапы организации мероприятия

• Поиск и работа со спикерами

• Работа с участниками, продвижение

• Работа с партнерами/спонсорами, инфо партнерами

• Как проходит само мероприятие

• Что делать после мероприятия

Этапы организации мероприятия

Идея

Тема, название, логотип, ЦА

Дата

Спикеры, доклады

Спикеры, доклады

• Приглашать никогда не рано• Удобный способ коммуникации для спикера• Все моменты прописываем, согласовываем• Договариваемся о дедлайнах• Отвечаем вовремя, сообщаем о всех процессах, но не надоедаем• Сообщаем о тех. и орг. моментах• После: благодарность, высылаем фото, видео, фидбек от

участников (если есть)

Спикеры, доклады

Помещение

Помещение• Сколько участников?• Сколько потоков/залов нужно?• Место для регистрации• Место для чая/кофе/снеков• Вентиляция/кондиционирование/отопление• Звукоизоляция• Есть все удобства• Удобная навигация• Как добраться?

Спонсоры, партнеры

• Win-win• Все договоренности – в договоре• Обязательное выполнение всех пунктов договоренности• Отчет с фото и скриншотами

Продвижение, регистрация, продажа билетов

Поиск подрядчиков

• Фото• Видео• Звуковое и другое оборудование• Интернет• Печатная продукция• Кейтеринг• Трансфер

Печатная продукция

Печатная продукция

Печатная продукция

Печатная продукция

Работа с участниками

Работа с волонтерами

• Идея• Тема, название, логотип, ЦА• Дата• Спикеры, доклады• Помещение• Спонсоры/партнеры• Продвижение, регистрация, продажа билетов• Работа с инфо партнерами• Работа с участниками• Поиск подрядчиков (фото, видео, оборудование, печатная продукция, etc.)• Работа с волонтерами• День X• Afterwards

Этапы организации мероприятия

Checklist

День X

0. Привоз участников1. Регистрация2. Открытие3. Доклады – перерывы – обед – доклады4. Закрытие5. Afterparty

День X

Регистрация

Регистрация

• Рассчитать время на регистрацию 1 чел.• Какое количество потоков на регистрации оптимально?• Избегать толп, длинных очередей• Быстрое решение вопросов/проблем на месте• Заранее проверить все отпечатанные бейджи и подготовить

пустые• Достаточно мест в гардеробе

Открытие

Доклады-перерывы-обед-доклады

• Выдерживать тайминг, не задерживаться• Доклад не длиннее 30-40 мин.• Перерывы• Удобное пространство для кофе-брейков и смены обстановки в

перерывах• Активности и отдых, как альтернатива докладам

Риски

• Спикер опоздал• Спикер не выходит на связь• Спикер сообщил, что не приедет• «Упал» Wi-Fi• Не хватило всем еды• Сработала пожарная сигнализация во время мероприятия

Fails

• Напечатали устаревший логотип партнера на всей продукции• Спикеру нужна была виза в Украину – заранее не подумали• Анонсировали место проведения, но не забронировали его• Ланч боксы вместо полноценного горячего обеда

Закрытие

Afterparty

Что нужно сделать после мероприятия

• Благодарность: спикерам, партнерам/спонсорам, команде• Обратная связь от участников• Фото, видео, презентации• Финансы, бюджет• Отчеты партнерам, спонсорам• Анализ с командой• Отдохнуть

полезная ссылка

Обратная связь

полезная ссылка

Полезные ресурсы

• http://uxevent.com/• http://www.eventmanagerblog.com/• Как сделать конференцию, на которую придут• Чеклист «Как подготовить конференцию»• Чеклисты для организации серийного события

iryna.bozhyk@gmail.com

irina.bozhyk

irusia_b

irinka_b