Управление корпоративной информацией в эпоху...

Управление корпоративной информацией

в эпоху «Цифрового переворота»Анатолий Белайчук

президент в Ассоциации BPM-профессионаловпрезидент в Бизнес-Консоль

евангелист BPM в Comindwareк.т.н., CBPP

18.11.15 DOCFLOW PRO 1

Управление процессами, людьми, информацией

18.11.15 DOCFLOW PRO 2

1. Бумажные документы

2. Микрофильмы

3. Корпоративные системы и ERP

4. Воркфлоу и документооборот

5. BPM и ECM

6. Digital Enterprise

Задача остается все та же, меняются вызовы и ответы

Рост интереса к Digital

18.11.15 DOCFLOW PRO 3

Источник: trends.google.com

Цифровой водоворот Kodak

– пропустил переход на «цифру», потерял позиции на рынке

Amazon– осознал потенциал «цифры»,

стал крупнейшим ритейлером и поставщиком облачных сервисов

Uber– крупнейшая компания такси– не имеет собственного автопарка

Airbnb– крупнейший поставщик гостиничных услуг– не имеет собственных коек

18.11.15 DOCFLOW PRO 4

Источник: IMD & Cisco, «Digital Vortex» (2015)

Кто на новенького?

18.11.15 DOCFLOW PRO 5

Билл Форд о пост-автомобильном мире

Вы говорите своему телефону куда хотите попасть, и как – быстро или дешево. Он выдает вам единый билет и прокладывает маршрут, включающий машину, такси, метро, автобус, велосипед, сегвей – все, что угодно.

Беспокоит то, что роль компании Ford при этом может свестись к субподрядчику у более инновационных компаний.

18.11.15 DOCFLOW PRO 6

Цифровая трансформацияРеализация потенциала информационных технологий для радикального повышения эффективности бизнеса Социальные сети

– сообщество лояльных потребителей Мобильная связь

– смартфон и носимые датчики Большие данные и аналитика

– «цифровых отражения» потребителей Облака

– неограниченная масштабируемость А также: интернет вещей, 3D-печать,

распознавание речи, дополненная реальность,…18.11.15 DOCFLOW PRO 7

Слава роботам!

18.11.15

DOCFLOW PRO 8

Отдел продаж

12 ед./мес.Производство

29 ед./мес.Доставка

40 ед./мес.

Расчеты,сервис

60 ед./мес.

Аутсорс6500 ед./мес.

Партнерская сеть(API)

14000 ед./мес.

Офис на дому400 ед./мес.

Мобильное приложение300 ед./мес.

Проход: 12 ед./мес.300 ед./мес.

Цифровое предприятие Цифровые данные Цифровой контент Цифровые чертежи Цифровое производство Цифровой маркетинг Цифровые бизнес-процессы Цифровые клиенты Цифровые партнеры Цифровые поставщики Цифровые изделия Софтверные роботы,

управляющие всем вышеперечисленным

Gartner senior vice president Peter Sondergaard:– Every budget is an IT budget.– Every company is an IT

company.– Every business leader is

becoming a digital leader.

18.11.15 DOCFLOW PRO 9

Так выглядит цифровой клиент

У него в руках пульт управления вашим бизнесом.

18.11.15 DOCFLOW PRO 10

Но подключен ли к его пульту ваш бизнес?

Информация к размышлению: основная причина ухода клиентов в другие банки – неудовлетворительное мобильное приложение (более 50% случаев)

Бизнес становится цифровым по умолчанию

«Для банков участие в гонке за клиента в цифровом пространстве становится вопросом жизни и смерти.Сегодня Сбербанк – это, по сути, IT-компания с банковской лицензией, а физическая сеть все больше становится интерфейсом, дополняющим возможности наших удаленных каналов обслуживания.»

– Лев Хасис, Сбербанк

18.11.15 DOCFLOW PRO 11

Обитатели цифрового мира Цифровые аборигены

– молодежь, не представляющая жизни без гаджетов и соцсетей

Цифровые иммигранты– среднее и старшее

поколения, осваивающие интернет

Цифровые пионеры– активные и успешные

представители поколения «иммигрантов»

18.11.15 DOCFLOW PRO 12

Роботы уже вокруг нас Было:

1) Всех не переловите2) Всегда можно

договориться

Стало:1) Письма счастья всем2) Радикальное

изменение культуры вождения

18.11.15 DOCFLOW PRO 13

Цифровой переворот в бюджетной сфере

Было: Стало:– Запись через

интернет/смартфон– Уведомления по SMS– Стандарты лечения

18.11.15 DOCFLOW PRO 14

То ли еще будет…(лирическое отступление)

10

18.11.15 DOCFLOW PRO 15

Экспонента – страшная сила Закон Мура:

мощность процессоров удваивается каждые 18 месяцев– за 15 лет

увеличивается в тысячу раз

18.11.15 DOCFLOW PRO 16

Человек умнее компьютера в 10 тысяч раз. Пока.

18.11.15 DOCFLOW PRO 17

Но это всего 20 лет!!!

Что будет, когда компьютер сравняется с человеком?

18.11.15 DOCFLOW PRO 18

Интеллект

Время1950 2000 2050

Человек

Компьютер

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯСИНГУЛЯРНОСТЬ

Мы дадим компьютеру команду спроектировать еще более мощный компьютер,

и эволюция человеческого разума на этом закончится. Начнется эволюция компьютерного разума.

Перспективы ECM10

18.11.15 DOCFLOW PRO 19

Управление процессами, людьми, информацией

18.11.15 DOCFLOW PRO 20

1. Бумажные документы

2. Микрофильмы

3. Корпоративные системы и ERP

4. Воркфлоу и документооборот

5. BPM и ECM

6. Digital Enterprise

Мы находимся тут

ECM как платформа В начале 2000-х FileNet

(ныне IBM), Documentum (EMC), Stellant (Oracle) с помощью серий поглощений собрали комплексные системы для управления всеми видами контента

По факту, только ~20% инсталляций используют все классические функции ECM:– хранение– управление записями– совместная работа– потоки работ

18.11.15 DOCFLOW PRO 21

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads» (2013)

Мечта о «Большом брате»

Половина контента или больше недоступна из ECM в 60% организаций – и это не считая

электронную почту!

18.11.15 DOCFLOW PRO 22

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads (2013)

Мечта о единой системе

Три четверти организаций используют больше одной ECM-системы

18.11.15 DOCFLOW PRO 23

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads (2013)

Будущее ECM с точки зрения недоброжелателей

18.11.15 DOCFLOW PRO 24

Заметил, что скачешь на дохлой лошади – слазь!– индейская поговорка

Новый дивный мир Новая рабочая сила

– «Я в курсе, что наша компания существует уже 50 лет.И поэтому мы должны пользоваться системами 50-летней давности?»

Никогда еще хранение и обработка информации не обходились так дешево– То, что большие компании

создавали десятилетиям, теперь новичкам доступно по щелчку пальцами

18.11.15 DOCFLOW PRO 25

Другие говорят о переходном периоде

18.11.15 DOCFLOW PRO 26

«Старый» и «новый» контент

Лучше всего дело обстоит со сканами, бумажными архивами, чертежами

Хуже всего – с постами в соцсетях и с чатом

18.11.15 DOCFLOW PRO 27

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads» (2013)

ECM: за и противЗа Был и остается надежным

средством автоматизации бизнес-процессов– критичных для бизнеса– документо-центрических– относительно статичных

Был и остается основным средством выполнений требований регуляторов по управлению записями

Против Зонтичная концепция с

размытой методологией Лежит в стороне от

современных технологических трендов

Не ориентирован на клиента, а направлен в основном на сокращение персонала, затрат, рисков

18.11.15 DOCFLOW PRO 28

Методологии ECM и BPMДокументооборот и ECM Управление бизнес-процессами и BPMSНет документа – нет процесса. Процесс может начинаться до документа.

Лучший процесс – тот, который обходится вообще без документа.

Документ – ценный актив. Документ – зло, так как не представляет ценности для клиентов.(Но зачастую это необходимое зло.)

Сначала документ, потом данные.

В ходе процесса накапливаются данные, документ формируется по шаблону автоматически

Документ отдельно, транзакции отдельно.

Интеграция с корпоративными системами через интерфейсы SOA.

18.11.15 DOCFLOW PRO 29

Прогресс или застой?

Дизайн информационной

системы

Структура организации и

стиль управления

Компании внедряют ECM как средство автоматизации документооборота

В результате документооборот консервируется в качестве основного метода управления

18.11.15 DOCFLOW PRO 30

Информационная система организации является отражением ее структуры.

– Мелвин Конвей (1967)

Делать все то же самое, но с помощью компьютеров?

ПК и текстовые процессоры заменили машбюро, но документы остались те же самые, и их стало больше

ECM сканирует документы, превращая их в файлы, но содержимое осталось тем же самым

Email и workflow заменили курьеров и посыльных

Сотрудники работают над документами по очереди, сидя каждый в своем кабинете

Интернет и облачные сервисы открывают принципиально новые возможности совместной работы, распределяя ее во времени и в пространстве

18.11.15 DOCFLOW PRO 31

Требования эпохи Digital Сотрудники хотят иметь доступ к

информации– Отовсюду, в любое время,

с любого устройства

Клиенты, поставщики, партнеры хотят взаимодействовать с нами так, как удобно им– Google Docs, Skype, Dropbox,

facebook, twitter

Поддержка творческой деятельности– Кейс-менеджмент– Социальное взаимодействие как в

facebook и twitter вместо email Бизнес должен иметь

возможность оперативно реагировать на открывающиеся возможности– «Забетонированные» процессы

этого не позволяют Подписался – оплатил – пользуйся

– Никто больше не хочет иметь дело с серверами, системным софтом, инсталляцией, апгрейдами

– Операционные затраты проще обосновать, чем капитальные

Забудьте о проектах внедрения длительностью больше 3 месяцев

18.11.15 DOCFLOW PRO 32

Востребованность мобильного доступа

Для 45% организаций мобильный доступ жизненно необходим или очень важен

В офлайновом мобильном доступе заинтересована половина из них

18.11.15 DOCFLOW PRO 33

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads» (2013)

Облака: ожидания…

Главный плюс – экономия: 38%

Более удобный доступ из удаленных офисов: 25%

Более удобный доступ для мобильных пользователей: 17%

18.11.15 DOCFLOW PRO 34

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads» (2013)

… и опасения

Сложнее обеспечивать безопасность и корпоративную политику: 35%

Фрагментация контента: 27%18.11.15 DOCFLOW PRO 35

Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads» (2013)

Альтернативы традиционному ECM

10

18.11.15 DOCFLOW PRO 36

Облачные файловые сервисы Мобильный доступ Офлайновый просмотр

и редактирование

Совместное редактирование

Версионность

18.11.15 DOCFLOW PRO 37

Специализированные облачные сервисы

Один сервис для одной цели

Мобильные устройства в первую очередь

Подписался и работай

18.11.15 DOCFLOW PRO 38

Дилемма ИТ-директора «Нас берут на работу,

чтобы мы внедряли инновации, а увольняют за сбои в инфраструктуре»

Теневое ИТ– 25% опрошенных

организаций признали, что неофициально используют облачные файловые сервисы потребительского класса – AIIM (2013)

Технологический долг– Чем больше мы

затягиваем инновации, тем сильнее оказывается последующий шок

18.11.15 DOCFLOW PRO 39

Риски догоняющего развития В предшествующие

годы многие компании привыкли внедрять новые технологии (ERP, CRM, ECM, BPM,…) с лагом в 5-10 лет– меньше риски– дешевле

В эпоху Digital за 5-10 лет целые отрасли подвергаются переформатированию

Вы просто не успеете ничего предпринять, если вы:– не создали

технологический задел– не развили способность

управлять изменениями, проектами, процессами

18.11.15 DOCFLOW PRO 40

Двухскоростной ИТ(Gartner Bimodal IT)

«Медленный» ИТ– унаследованные системы– приоритет: цена/качество– долгосрочные планы– длинные циклы («водопад»)– от возможностей ИТ

Марафон

«Быстрый» ИТ– новые технологии– приоритет быстроты реакции– ситуативные планы– короткие циклы (agile)– от потребностей бизнеса

Спринт

18.11.15 DOCFLOW PRO 41

Составляющие ECM (Gartner Magic Quadrant)

Управление документами: 20%– контроль версий– совместная работа– метаданные и поиск

Управление веб-контентом: 5%– генерация веб-страниц по

шаблону– управление изменениями

контента сайта Управление записями: 10%

– долгосрочная архивация– соблюдение корпоративной

политики и требований регуляторов в части хранения и уничтожения информации

Работа со сканами: 15%– сканирование, распознавание,

хранение бумажных документов

Обсуждения: 15%– блоги, вики, соцсети– включая видеоконтент

Потоки работ: 20%– маршрутизация работ– мониторинг и журналирование– кейс-менеджмент

Прочее: 15%– интеграция с ERP, CRM и пр.– аналитика– Digital Assets Management

18.11.15 DOCFLOW PRO 42

Заключение10

18.11.15 DOCFLOW PRO 43

Резюме: что такое Digital Мир меняется

– причем во все возрастающем темпе

В конце мы все умрем упремся в Сингулярность– но это случится еще не

завтра Сегодняшняя волна

изменений называется Digital– Цифровой бизнес– Цифровой переворот– Цифровая трансформация

Технологии Digital – SMAC:– Social– Mobile– Analytics & Big Data– Cloud– а также IoT, 3D Print,…

Социальные аспекты Digital– новое поколение сотрудников– работа вне офиса– социальное взаимодействие в

компании и за ее пределами– творческая работа

Digital изменит все отрасли– включая ECM

18.11.15 DOCFLOW PRO 44

Резюме: ECM в эпоху Digital Культивируйте взгляд от

клиента, а не от клерка (Outside In)– Лучший документ – тот, без

которого удалось обойтись Развивайте способность

управлять изменениями– Стратегия догоняющего

развития может не сработать Станьте мульти-скоростной

компанией– статическая оборона– активное наступление– мобильные разведгруппы

Решайте задачи по одной– Хранение документов, поиск,

контроль доступа– Совместное редактирование– Управление веб-контентом– Полный архив документов,

переписки, аудио/видео,…– Потоковое сканирование и

обработка– Социальное взаимодействие– Базы знаний– Бизнес-процессы– Кейс-менеджмент

Забудьте про рейтинги ;)

18.11.15 DOCFLOW PRO 45

Спасибо за внимание!

Давайте это обсудим

Контакты:– Белайчук Анатолий Анатольевич– president@abpmp.org.ru– +79166815788

18.11.15 DOCFLOW PRO 46