Управление корпоративной информацией в эпоху «Цифрового переворота»

Управление корпоративной информацией

в эпоху «Цифрового переворота»Анатолий Белайчук

президент в Ассоциации BPM-профессионаловпрезидент в Бизнес-Консоль

евангелист BPM в Comindwareк.т.н., CBPP

18.11.15 DOCFLOW PRO 1

Управление процессами, людьми, информацией


1. Бумажные документы

2. Микрофильмы

3. Корпоративные системы и ERP

4. Воркфлоу и документооборот

5. BPM и ECM

6. Digital Enterprise

Задача остается все та же, меняются вызовы и ответы

Рост интереса к Digital


Источник: trends.google.com

Цифровой водоворот Kodak

– пропустил переход на «цифру», потерял позиции на рынке

Amazon– осознал потенциал «цифры»,

стал крупнейшим ритейлером и поставщиком облачных сервисов

Uber– крупнейшая компания такси– не имеет собственного автопарка

Airbnb– крупнейший поставщик гостиничных услуг– не имеет собственных коек


Источник: IMD & Cisco, «Digital Vortex» (2015)

Кто на новенького?


Билл Форд о пост-автомобильном мире

Вы говорите своему телефону куда хотите попасть, и как – быстро или дешево. Он выдает вам единый билет и прокладывает маршрут, включающий машину, такси, метро, автобус, велосипед, сегвей – все, что угодно.

Беспокоит то, что роль компании Ford при этом может свестись к субподрядчику у более инновационных компаний.


Цифровая трансформацияРеализация потенциала информационных технологий для радикального повышения эффективности бизнеса Социальные сети

– сообщество лояльных потребителей Мобильная связь

– смартфон и носимые датчики Большие данные и аналитика

– «цифровых отражения» потребителей Облака

– неограниченная масштабируемость А также: интернет вещей, 3D-печать,

распознавание речи, дополненная реальность,…18.11.15 DOCFLOW PRO 7

Слава роботам!

18.11.15

DOCFLOW PRO 8

Отдел продаж

12 ед./мес.Производство

29 ед./мес.Доставка

40 ед./мес.

Расчеты,сервис

60 ед./мес.

Аутсорс6500 ед./мес.

Партнерская сеть(API)

14000 ед./мес.

Офис на дому400 ед./мес.

Мобильное приложение300 ед./мес.

Проход: 12 ед./мес.300 ед./мес.

Цифровое предприятие Цифровые данные Цифровой контент Цифровые чертежи Цифровое производство Цифровой маркетинг Цифровые бизнес-процессы Цифровые клиенты Цифровые партнеры Цифровые поставщики Цифровые изделия Софтверные роботы,

управляющие всем вышеперечисленным

Gartner senior vice president Peter Sondergaard:– Every budget is an IT budget.– Every company is an IT

company.– Every business leader is

becoming a digital leader.


Так выглядит цифровой клиент

У него в руках пульт управления вашим бизнесом.


Но подключен ли к его пульту ваш бизнес?

Информация к размышлению: основная причина ухода клиентов в другие банки – неудовлетворительное мобильное приложение (более 50% случаев)

Бизнес становится цифровым по умолчанию

«Для банков участие в гонке за клиента в цифровом пространстве становится вопросом жизни и смерти.Сегодня Сбербанк – это, по сути, IT-компания с банковской лицензией, а физическая сеть все больше становится интерфейсом, дополняющим возможности наших удаленных каналов обслуживания.»

– Лев Хасис, Сбербанк


Обитатели цифрового мира Цифровые аборигены

– молодежь, не представляющая жизни без гаджетов и соцсетей

Цифровые иммигранты– среднее и старшее

поколения, осваивающие интернет

Цифровые пионеры– активные и успешные

представители поколения «иммигрантов»


Роботы уже вокруг нас Было:

1) Всех не переловите2) Всегда можно

договориться

Стало:1) Письма счастья всем2) Радикальное

изменение культуры вождения


Цифровой переворот в бюджетной сфере

Было: Стало:– Запись через

интернет/смартфон– Уведомления по SMS– Стандарты лечения


То ли еще будет…(лирическое отступление)

10


Экспонента – страшная сила Закон Мура:

мощность процессоров удваивается каждые 18 месяцев– за 15 лет

увеличивается в тысячу раз


Человек умнее компьютера в 10 тысяч раз. Пока.


Но это всего 20 лет!!!

Что будет, когда компьютер сравняется с человеком?


Интеллект

Время1950 2000 2050

Человек

Компьютер

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯСИНГУЛЯРНОСТЬ

Мы дадим компьютеру команду спроектировать еще более мощный компьютер,

и эволюция человеческого разума на этом закончится. Начнется эволюция компьютерного разума.

Перспективы ECM10


Управление процессами, людьми, информацией


1. Бумажные документы

2. Микрофильмы

3. Корпоративные системы и ERP

4. Воркфлоу и документооборот

5. BPM и ECM

6. Digital Enterprise

Мы находимся тут

ECM как платформа В начале 2000-х FileNet

(ныне IBM), Documentum (EMC), Stellant (Oracle) с помощью серий поглощений собрали комплексные системы для управления всеми видами контента

По факту, только ~20% инсталляций используют все классические функции ECM:– хранение– управление записями– совместная работа– потоки работ


Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads» (2013)

Мечта о «Большом брате»

Половина контента или больше недоступна из ECM в 60% организаций – и это не считая

электронную почту!


Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads (2013)

Мечта о единой системе

Три четверти организаций используют больше одной ECM-системы


Источник: AIIM, «ECM at the Crossroads (2013)

Будущее ECM с точки зрения недоброжелателей


Заметил, что скачешь на дохлой лошади – слазь!– индейская поговорка

Новый дивный мир Новая рабочая сила

– «Я в курсе, что наша компания существует уже 50 лет.И поэтому мы должны пользоваться системами 50-летней давности?»

Никогда еще хранение и обработка информации не обходились так дешево– То, что большие компании

создавали десятилетиям, теперь новичкам доступно по щелчку пальцами


Другие говорят о переходном периоде


«Старый» и «новый» контент

Лучше всего дело обстоит со сканами, бумажными архивами, чертежами

Хуже всего – с постами в соцсетях и с чатом



ECM: за и противЗа Был и остается надежным

средством автоматизации бизнес-процессов– критичных для бизнеса– документо-центрических– относительно статичных

Был и остается основным средством выполнений требований регуляторов по управлению записями

Против Зонтичная концепция с

размытой методологией Лежит в стороне от

современных технологических трендов

Не ориентирован на клиента, а направлен в основном на сокращение персонала, затрат, рисков


Методологии ECM и BPMДокументооборот и ECM Управление бизнес-процессами и BPMSНет документа – нет процесса. Процесс может начинаться до документа.

Лучший процесс – тот, который обходится вообще без документа.

Документ – ценный актив. Документ – зло, так как не представляет ценности для клиентов.(Но зачастую это необходимое зло.)

Сначала документ, потом данные.

В ходе процесса накапливаются данные, документ формируется по шаблону автоматически

Документ отдельно, транзакции отдельно.

Интеграция с корпоративными системами через интерфейсы SOA.


Прогресс или застой?

Дизайн информационной

системы

Структура организации и

стиль управления

Компании внедряют ECM как средство автоматизации документооборота

В результате документооборот консервируется в качестве основного метода управления


Информационная система организации является отражением ее структуры.

– Мелвин Конвей (1967)

Делать все то же самое, но с помощью компьютеров?

ПК и текстовые процессоры заменили машбюро, но документы остались те же самые, и их стало больше

ECM сканирует документы, превращая их в файлы, но содержимое осталось тем же самым

Email и workflow заменили курьеров и посыльных

Сотрудники работают над документами по очереди, сидя каждый в своем кабинете

Интернет и облачные сервисы открывают принципиально новые возможности совместной работы, распределяя ее во времени и в пространстве


Требования эпохи Digital Сотрудники хотят иметь доступ к

информации– Отовсюду, в любое время,

с любого устройства

Клиенты, поставщики, партнеры хотят взаимодействовать с нами так, как удобно им– Google Docs, Skype, Dropbox,

facebook, twitter

Поддержка творческой деятельности– Кейс-менеджмент– Социальное взаимодействие как в

facebook и twitter вместо email Бизнес должен иметь

возможность оперативно реагировать на открывающиеся возможности– «Забетонированные» процессы

этого не позволяют Подписался – оплатил – пользуйся

– Никто больше не хочет иметь дело с серверами, системным софтом, инсталляцией, апгрейдами

– Операционные затраты проще обосновать, чем капитальные

Забудьте о проектах внедрения длительностью больше 3 месяцев


Востребованность мобильного доступа

Для 45% организаций мобильный доступ жизненно необходим или очень важен

В офлайновом мобильном доступе заинтересована половина из них



Облака: ожидания…

Главный плюс – экономия: 38%

Более удобный доступ из удаленных офисов: 25%

Более удобный доступ для мобильных пользователей: 17%



… и опасения

Сложнее обеспечивать безопасность и корпоративную политику: 35%

Фрагментация контента: 27%18.11.15 DOCFLOW PRO 35


Альтернативы традиционному ECM

10


Облачные файловые сервисы Мобильный доступ Офлайновый просмотр

и редактирование

Совместное редактирование

Версионность


Специализированные облачные сервисы

Один сервис для одной цели

Мобильные устройства в первую очередь

Подписался и работай


Дилемма ИТ-директора «Нас берут на работу,

чтобы мы внедряли инновации, а увольняют за сбои в инфраструктуре»

Теневое ИТ– 25% опрошенных

организаций признали, что неофициально используют облачные файловые сервисы потребительского класса – AIIM (2013)

Технологический долг– Чем больше мы

затягиваем инновации, тем сильнее оказывается последующий шок


Риски догоняющего развития В предшествующие

годы многие компании привыкли внедрять новые технологии (ERP, CRM, ECM, BPM,…) с лагом в 5-10 лет– меньше риски– дешевле

В эпоху Digital за 5-10 лет целые отрасли подвергаются переформатированию

Вы просто не успеете ничего предпринять, если вы:– не создали

технологический задел– не развили способность

управлять изменениями, проектами, процессами


Двухскоростной ИТ(Gartner Bimodal IT)

«Медленный» ИТ– унаследованные системы– приоритет: цена/качество– долгосрочные планы– длинные циклы («водопад»)– от возможностей ИТ

Марафон

«Быстрый» ИТ– новые технологии– приоритет быстроты реакции– ситуативные планы– короткие циклы (agile)– от потребностей бизнеса

Спринт


Составляющие ECM (Gartner Magic Quadrant)

Управление документами: 20%– контроль версий– совместная работа– метаданные и поиск

Управление веб-контентом: 5%– генерация веб-страниц по

шаблону– управление изменениями

контента сайта Управление записями: 10%

– долгосрочная архивация– соблюдение корпоративной

политики и требований регуляторов в части хранения и уничтожения информации

Работа со сканами: 15%– сканирование, распознавание,

хранение бумажных документов

Обсуждения: 15%– блоги, вики, соцсети– включая видеоконтент

Потоки работ: 20%– маршрутизация работ– мониторинг и журналирование– кейс-менеджмент

Прочее: 15%– интеграция с ERP, CRM и пр.– аналитика– Digital Assets Management


Заключение10


Резюме: что такое Digital Мир меняется

– причем во все возрастающем темпе

В конце мы все умрем упремся в Сингулярность– но это случится еще не

завтра Сегодняшняя волна

изменений называется Digital– Цифровой бизнес– Цифровой переворот– Цифровая трансформация

Технологии Digital – SMAC:– Social– Mobile– Analytics & Big Data– Cloud– а также IoT, 3D Print,…

Социальные аспекты Digital– новое поколение сотрудников– работа вне офиса– социальное взаимодействие в

компании и за ее пределами– творческая работа

Digital изменит все отрасли– включая ECM


Резюме: ECM в эпоху Digital Культивируйте взгляд от

клиента, а не от клерка (Outside In)– Лучший документ – тот, без

которого удалось обойтись Развивайте способность

управлять изменениями– Стратегия догоняющего

развития может не сработать Станьте мульти-скоростной

компанией– статическая оборона– активное наступление– мобильные разведгруппы

Решайте задачи по одной– Хранение документов, поиск,

контроль доступа– Совместное редактирование– Управление веб-контентом– Полный архив документов,

переписки, аудио/видео,…– Потоковое сканирование и

обработка– Социальное взаимодействие– Базы знаний– Бизнес-процессы– Кейс-менеджмент

Забудьте про рейтинги ;)


Спасибо за внимание!

Давайте это обсудим

Контакты:– Белайчук Анатолий Анатольевич– [email protected]– +79166815788


Technology

Управление корпоративной информацией в эпоху «Цифрового переворота»