Luettelointi ja sisällönkuvailu osa 1

• 3KTKA10 • Luettelointi ja sisällönkuvailu

• Keuda Kerava

• Aki Kangas

• tunnemme luetteloinnin ja sisällönkuvailun perusteet• osaamme tallentaa aineistoa oman organisaation järjestelmiin• hyödynnämme luetteloinnin ja sisällönkuvailun keskeisiä oppaita ja asiasanastoja• osaamme käyttää myös ulkopuolisia luettelointitietueiden lähteitä

Kurssin tavoitteet

Luettelointi ja sisällönkuvailu (1/2)

• luetteloinnilla tarkoitetaan dokumentin alkuperän ja ulkoasun kuvailua – esim. tekijä, nimeke, painostiedot, fyysinen kuvailu,

• sisällönkuvailulla tarkoitetaan dokumentin asiasisällön kuvailua– luokitukset, asiasanat, avainsanat, tiivistelmät

Luettelointi ja sisällönkuvailu (2/2)

Verkostoituvat kirjastot / Ari Haasio ja Juha Piukkula (toim.) - Helsinki : BTJ Kirjastopalvelu, 2000 (Gummerus). - (151 s.) : kuv. ; 21 cm. - ISBN: 951-692-478-6 (nid.).

YKL:02.1YKL:69.7YKL:02He:021Em:02.1

Asiasanat: verkostoituminen; kirjastot; verkostot; tieteelliset kirjastot; ammattikorkeakoulut; asiantuntijaorganisaatiot; yhteistyö; verkkojulkaisut; tietopalvelu; tietoverkot

LUETTELOINTI

SISÄLLÖNKUVAILUTässä luokitus ja asiasanoitus

Dokumentti

• dokumentti on kuvailun perusyksikkö– kirja, raportti, käsikirjoitus, lehtiartikkeli, lehti, asiakirja,

kirje, sähköpostiviesti, elokuva, tv-ohjelma, äänilevy, musiikkiteos, valokuva, Web-sivu...

• myös elektroniset aineistot ovat dokumentteja

• dokumentti voi olla osa yhtä tai useampaa muuta dokumenttia – esimerkiksi valokuva lehdessä, musiikkiteos

äänilevyllä...

Metadata

• metadata on ”tietoa tiedosta”• kuvailevaa ja määrittävää tietoa erilaisista dokumenteista

• dokumentin rakennetta kuvaava data• sisältöjä kuvaava data

– asiasanat, asiakirjan nimeke, aihe, tiivistelmä• ns. kontekstuaalinen metadata

– dokumentin ympäristö, esim. julkaisuaika, käyttäjä, suhteet muihin dokumentteihin

Luetteloinnin ohjeistus

• kansainväliset periaatteet ja ohjeet, esim.– RDA, Resource Desctiption and Access – FRBR, Functional requirements for bibliographic

records

• kansalliset säännöt ja ohjeet, esim.– Suomalaiset luettelointisäännöt

• kirjastojen tai muiden organisaatioiden väliset ohjeet

• paikalliset ohjeet ja käytännöt

Suomalaiset luettelointisäännöt (1/2)Kuvailusäännöt

• määrittävät dokumenttien alkuperän ja ulkoasun kuvailun ohjeet

• bibliografisen kuvailun alueet ja elementit

• elementtien keskinäisen järjestyksen määrittäminen

• sovitut välimerkitykset• sovitut tiedonlähteet

(mistä kuvailutiedot otetaan)

Päänimeke [ Aineiston yleismääre ] = Rinnakkaisnimeke : muu nimeketieto / Ensimmäinen tekijämerkintö , toinen tekijämerkintö ; muu eri asemassa oleva tekijä . – Painosmerkintö . – Ensimmäinen kustannuspaikka : Ensimmäinen kustantaja , julkaisuaika . – Laajuusmerkintö tai aineiston erityismääre : kuvitustieto + liitteet . – ( Sarjan päänimeke , sarjan ISSN ; sarjan sisäinen numerointi ). - Huomautukset . - ISBN.

Kuvailusäännöt ohjeistavat mm. seuraavien elementtien luetteloinnissa

Suomalaiset luettelointisäännöt

Hakusäännöt

• määrittelevät hakuelementit– mitkä kuvailutiedot toimivat ensisijaisina

hakukriteereinä: pääkirjaus, lisäkirjaus • määrittelevät hakumuodon ja viittaukset • määrittelevät yhtenäistetyt nimekkeet • antavat ohjeita erilaisten nimien kirjoittamisesta

• ovat yhteiset kaikille aineistolajeille

Luettelointi:

Dokumentin kuvailu ja hakuelementit

• kuvailu– dokumentti kuvaillaan sellaisena kuin se on itse

dokumentissa– tekijän nimi, teoksen nimi jne. luetteloidaan kuten

dokumentissa

• hakuelementit– dokumentin kuvailutietojen standardointi ja

auktorisointi– esim. erikielisille ja eri tavoin kirjoitetuille nimille ja

nimekkeille määritellään yksi muoto, jota käytetään– yhtenäinen muoto helpottaa tiedonhakua

LUETTELOINTI SISÄLLÖNKUVAILU

KUVAILU Bibliografinen kuvailu (nimeke, tekijä, julkaisutiedot jne)

Esim. Suomalaiset luettelointisäännöt

Tiivistelmät

HAKUELEMENTIT Esimerkiksi tekijän nimi, nimeke, sarjatieto standardisoidussa muodossa

Esim. Suomalaiset luettelointisäännöt : hakutiedot

Luokitukset ja indeksoinnit

Esim. Yleisten kirjastojen luokitusjärjestelmä, Yleinen Suomalainen Asiasanasto

Luettelointi:

Hakuelementit

• hakuelementit eli kirjaukset:• pääkirjaus• lisäkirjaukset• osakohdekirjaukset

PääkirjausPäänimeke [ Aineiston yleismääre ] = Rinnakkaisnimeke : muu nimeketieto / Ensimmäinen tekijämerkintö , toinen tekijämerkintö ; muu eri asemassa oleva tekijä . – Painosmerkintö . – Ensimmäinen kustannuspaikka : Ensimmäinen kustantaja , julkaisuaika . - Laajuusmerkintö tai aineiston erityismääre : kuvitustieto + liitteet . – ( Sarjan päänimeke , sarjan ISSN ; sarjan sisäinen numerointi ). - Huomautukset . -  ISBN.LK: 1LK: 2LK: 3

Lisäkirjaus 1Katso…

Lisäkirjaus 2Katso…

Lisäkirjaus 3Katso…

Hakusäännöt

Pää- ja lisäkirjaukset

• dokumentilla tulee olla pääkirjaus• dokumentilla voi olla vain yksi pääkirjaus• pääkirjaukseen tulee tekijä tai nimeke

– henkilön nimi tai yhteisön nimi– päänimeke tai yhtenäistetty nimeke

• lisäkirjauksia voidaan tehdä tekijöistä, nimekkeistä ja muista tiedoista, joilla julkaisua arvellaan haettavan

Hakusäännöt

Pääkirjauksen valinta

• pääkirjaukseksi tulee tekijä, jos – ainoa tekijä, päävastuullinen tekijä, todennäköinen

tekijä tai ensin mainittu tekijä • nimeke pääkirjaukseen, jos

– kausijulkaisu – vastuuhenkilöitä on enemmän kuin kolme – toimitettu teos tai kokoomateos – jonkin uskontokunnan pyhä kirja

• jos dokumentilla on yksi tekijä (yleensä kirjoittaja), se valitaan pääkirjaukseksi

• jos dokumentilla on kaksi tai kolme tekijää, ensimmäinen valitaan pääkirjaukseksi ja muista tehdään lisäkirjaukset

• jos on useampi kuin kolme tekijää, pääkirjaus tehdään nimekkeestä, ensimmäisenä mainitusta tekijästä lisäkirjaus (ja muut unohdetaan)

• jos dokumentin tekijäksi on nimiösivulla mainittu toimittaja, pääkirjaus tehdään nimekkeestä ja toimittajasta lisäkirjaus

Hakusäännöt

Henkilönimen muoto

• sukunimi, etunimi

Auktorisointi

• standardoidaan tietty esitysmuoto– henkilönimet, yhteisöjen nimet, ns. yhtenäistetyt

nimekkeet, sisällönkuvailussa käytettävät termit• auktoriteettitiedostot

– auktorisoitu muoto ja varianttimuodot– ohjaavat sisällönkuvailua– ohjaa tiedonhakijaa käyttämään standardisoitua

muotoa tai yhdistävät varianttimuodot auktorisoituun muotoon

Esimerkki tekijän nimen auktorisoinnista

Peter Tchaikovsky, Pjotr Tsaikovski, Tchaikovski Pjotr, Tchaikowsky P., Chaikovsky, Chaikovskiy…

Tšaikovski, Pjotr

luetteloidaan nimi julkaisussa esiintyvässä muodossa (kuvailu) sekä auktorisoidussa muodossa (hakuelementti)

Esimerkki nimekkeen auktorisoinnista

Concerto for piano and orchestra in A minor,

Concerto A minor for pianoforte and orchestra,

Concerto for piano en la mineur, Op. 16,

Klavierkonzert A-moll, opus 16.

Konsertot, piano, ork., op16, a-molli

luetteloidaan nimeke julkaisussa esiintyvässä muodossa (kuvailu) sekä auktorisoidussa muodossa, ns. yhtenäistetty nimeke (hakuelementti)

Tiedon tallennuksen ja haun yhteys

Aineiston valinta ja hankinta

Tiedon tallennus (luettelointi ja sisällönkuvailu)

Tietokanta

Kysymykset ja tiedontarpeet

Tiedonhaku

Tiedon tallennus kirjastoympäristössä

• kirjaston kokoelmatietokanta• elektroniset dokumentit

– lisensioitavat aineistot– vapaasti verkossa olevat aineistot

• julkaisurekisterit– esim. organisaation opinnäytteet ja julkaisut

• yksittäisten dokumenttien kuvailun lisäksi kokoelmatason kuvailua, tietoa kokoelmista– kuvailun kohteena silloin kokoelma eikä yksittäinen

dokumentti

• luetteloidaan dokumentit itse

alkuperäis- eli ns. primääriluettelointi

• poimintaluettelointi (eli kopioluettelointi)

• täydennetään tietueita

• tarkastellaan muiden kirjastojen luetteloita

esim. vertaillaan sisällönkuvailua

• Alkuperäisluetteloinnin osuus vähentynyt kirjastojen yhteistyön myötä

Luetteloinnin ja sisällönkuvailun tehostuminen, kaikkea ei tarvitse tehdä alusta itse

Luettelointi käytännössä

• luettelointisäännöt määrittelevät tallennettavan tiedon valinnan, muodon ja järjestyksen

• luettelokorttien mukaista dataa ei voi sellaisenaan syöttää tietokoneelle, vaan tarvitaan erityinen rakenne tietojen esittämiselle tietokoneluettavassa muodossa

• formaattiin tallennetaan luettelointisääntöjen määrittämät tiedot sovitulla tavalla

• eri formaatteja, esimerkkejä: MARC (MARC 21, FinMARC), MODS, Dublin Core, ONIX

Luettelointisäännöt ja formaatit

<META NAME="DC.Identifier" SCHEME="URL"CONTENT="http://www.lib.helsinki.fi/meta/nmfinal.htm"><META NAME="DC.Identifier" SCHEME="URN" CONTENT="URN:ISBN:9514582489">

MARC-formaatin rakenne

• pystysuora rakenne– kenttäryhmät eli kenttäkoodit joiden ensimmäinen

numero on sama, sisältävät yleensä samanlaista tietoa

– esim. kenttäryhmä 6xx sisällönkuvailu• vaakasuora rakenne

– kenttäkoodin kaksi jälkimmäistä numeroa antavat tarkempaa tietoa kentän sisällöstä

– esim. x00-loppuiset sisältävät yleensä henkilön nimen

FINMARC-formaatin kenttäryhmät

0xx Identifiointi- ja kooditiedot, luokitustiedot1xx Pääkirjaustiedot tekijästä2xx Nimeke- ja vastuullisuustiedot3xx Ulkoasutiedot4xx Sarjamerkinnöt5xx Huomautukset6xx Sisällönkuvailu7xx Lisäkirjaukset tekijöistä ja nimekkeistä8xx Lisäkirjaukset sarjoista9xx Viittaukset

MARC21-formaatin kenttäryhmät

00x Kontrollikentät01x Numero- ja koodikentät 05x-08x Luokituskentät 1xx Pääkirjauskentät 20x-24x Nimeke- ja nimekkeeseen liittyvät kentät 250-270 Julkaisu- ja jakelutietojen jne. Kentät3xx Fyysisen kuvailun jne. kentät4xx Sarjamerkintökentät

• 50x-58x Huomautuskentät• 6xx Asiasanakentät • 70x-75x Lisäkirjauskentät• 76x-78x Linkkikentät• 80x-830 Sarjalisäkirjauskentät• 841-88x Varasto- ja sijainti- ym. tietojen kentät

MARC21-formaatin kenttäryhmät jatkuu

Kentät ja osakentät 1/3

• kentät voivat olla kiinteä- tai vaihtuvamittaisia• yksi kenttä sisältää yhden tiedon (esim. tekijä, asiasana)• joitakin kenttiä voi toistaa• kentän tunnisteena on kolminumeroinen tunnus eli

kenttäkoodi• Kenttäkoodi identifioi kentän tietosisällön

– esim. MARC 21-formaatti: 245 Nimeke- ja vastuullisuusmerkintö

• Kenttä jakautuu yhteen tai useampaan osakentään

• Osakenttäkoodi on kahden merkin mittainen

– Koostuu osakentän merkistä (esim. $ tai muu merkki jota ei käytetä muussa merkityksessä) sekä kirjaimesta (a-z) tai numeroista

– Osakenttä sisältää yhden tietokokonaisuuden eli luettelointisääntöjen elementin

– Esim. 245 $a Päänimeke

Kentät ja osakentät 2/3

• kiinteämittaiset kentät

– koodimuotoista tietoa

– ei osakenttiä eikä indikaattoreita

• vaihtuvamittaiset kentät

– tekstimuotoista tietoa

– eri pituisia

– käytetään sekä osakenttiä että indikaattoreita

Kentät ja osakentät 3/3

Suomalaiset luettelointisäännöt

• Luettelointisääntöjen alue 1: Nimeke- ja vastuullisuusalue

• Päänimeke [Aineiston yleismääre] = Rinnaikkaisnimeke : muu nimeketieto / Ensimmäinen tekijämerkintö, toinen tekijämerkintö ; muu eri asemassa oleva tekijä

• Kenttä 245 Nimeke- ja vastuullisuusmerkintö

• $a Päänimeke• $b Muut nimeketiedot• $c Vastuullisuusmerkinnöt• $h Aineiston yleismääre

MARC 21-formaatti

Luettelointisääntöjen ja MARC 21-formaatin vertailua

Indikaattorit 1/2

• Indikaattoreita on kaksi, ensimmäinen ja toinen indikaattori

• Indikaattoreilla ilmaistaan kentän tietosisältöjen luonnetta, rakennetta, tehtäviä tai muotoa

• Indikaattoreiden paikat sijaitsevat kenttäkoodin perässä (kaksi erillistä merkkiä)– Esim. 245 24

• Indikaattoreita ei käytetä kaikissa kentissä vaan niiden käyttö on kenttäkohtaista

• Indikaattorin arvo voi olla ´tyhjä´tai 0-9

• Indikaattoreilla määritellään mm.

• Tehdäänkö nimekkeestä pääkirjaus vai lisäkirjaus

• Kuinka monta merkkiä aakkostuksessa ohitetaan (esim. a, an, the, ; , [ )

• Onko julkaisu yksi kokonaisuus vai moniosaisen teoksen osa

• Onko kyseessä alkukielinen teos vai käännös

Indikaattorit 2/2

• 245 14 $a The Amadeus book of the violin :

$b construction, history, and music /• $c Walter Kolneder ; translated and

edited by Reinhard G. Pauly

Esimerkki (MARC 21)

kenttä

1. indikaattori2. indikaattori

osakentän merkki

Tässä esimerkissä 1. indikaattorin arvo 1 tarkoittaa, että nimekkeestä tehdään lisäkirjaus2. indikaattorin arvo 4 tarkoittaa, että aakkostuksessa ohitetaan 4 merkkiä (the ja välilyönti) eli nimeke aakkostuu kohtaan Amadeus

•

• The Amadeus book to the violin : construction, history, and music / Walter Koldener ; translated and edited by Reinhard G. Pauly

Luettelokorttimalli