My  name  is  John  ffrench  and  I  am  the  Director  of  Visual  Resources  at  the  Yale  University  Art  Gallery.  I  oversee  the  imaging  department  which  photographs  the  collecBon  and  also  events,  exhibiBons,  etc  as  well  as  overseeing  the  Rights  and  ReproducBons  office  who  deal  with  the  disseminaBon  of  images  for  external  requests  and  clearing  of  rights  for  internal  projects.  

1  

Last  Year  at  MCN  I  parBcipated  in  the  panel  “Minimal  Fric+on,  Maximal  Use:  Op+mizing  Open  Access  Image  Delivery”  where  I  gave  some  background  on  the  iniBal  steps  we  took  once  adopBng  Open  Access  in  2011.  In  short,  a  simple  Google  of  Yale  Open  Access  will  point  you  to  our  central  site  which  outlines  the  policy  and  answers  some  of  the  more  common  quesBons.  AddiBonally  most  of  the  units  on  campus  have  their  own  web  pages  which  speak  to  Open  Access  and  describe  how  users  can  access  images/material.  

2  

Intellectual  Property  and  Open  Access  all  start  with  the  object,  it  is  core  to  the  process.  At  the  Gallery  we  see  our  CMS  (TMS  –  The  Museum  System)  as  the  data  authority  for  the  objects,  and  our  DAM  (Artesia’s  Media  Manager)  as  the  data  authority  for  images  of  objects.  Within  TMS  we  manage  IP  using  the  Rights  and  ReproducBons  screen.  While  this  area  is  limited  in  what  we  can  record,  it  provides  us  enough  fields  to  record  basic  informaBon.  Here  we  can  record  whether  an  object  is  in  the  public  domain  (based  on  date),  or  is  under  copyright.  By  default,  new  records  created  in  TMS  fall  into  two  categories.  Public  Domain  (pre-­‐1923)  or  ‘Not  Assigned’  which  means  research  needs  to  be  done  to  determine  if  it  may  be  in  the  public  domain,  or  if  it  is  under  copyright.  

3  

One  of  the  ways  we  have  automated  this  task  is  that  a  script  is  run  against  the  database  each  evening  and  an  e-­‐mail  report  is  sent  out  to  subscribed  users  indicaBng  what  policies  where  applied.  These  are  then  reviewed  and  can  be  addressed  rather  quickly.  More  recently  we  added  in  a  new  policy  which  we  apply  globally  to  3  curatorial  departments.  The  term  ‘Cultural  object’  is  applied  to  the  Indo-­‐Pacific,  African  and  the  Coins  and  Medals  departments.  In  these  cases  we  treat  the  object  similar  to  Public  Domain  works  (making  them  freely  available)  but  we  do  not  classify  them  as  ‘Public  Domain’  since  that  is  a  legal  term  and  does  not  apply  to  all  of  the  objects  in  the  collecBons.  

4  

Besides  the  automaBon  we  have  built  in  to  our  CMS,  we  also  work  with  the  Registrars  office  to  gather  IP  informaBon  at  the  Bme  of  acquisiBon.  While  not  all  of  the  objects  we  acquire  come  directly  from  the  arBst,  the  form  helps  us  gather  possible  contact  informaBon  to  aid  in  our  search  for  any  arBst  we  do  not  have  contact  for.  

5  

For  works  which  are  not  in  the  public  domain,  the  default  ORT  is  ‘Not  Assigned’.  This  allows  us  to  query  the  object  records  and  find  which  objects  need  to  be  updated.  Once  an  object  is  researched  and  rights  determined  we  then  change  the  ORT  accordingly.  Each  ORT  triggers  scripts  which  are  stored  in  our  DAM  and  ulBmately  push  out  to  Amazon  Web  Services  which  describe  the  size  of  an  image  which  can  be  available  on  our  website.  This  same  script  and  also  pushes  out  the  proper  copyright  string  which  appears  beneath  the  image  when  we  know  it.  By  default  the  copyright  byline  reads  either  ‘Public  Domain  or  Copyright  ArBst/Estate/FoundaBon.  

6  

When  we  know  who  the  IP  representaBve  is,  Internally  we  can  link  that  individual  or  organizaBon  as  a  consBtuent  so  that  Gallery  staff  can  find  the  appropriate  contact  informaBon  when  we  need  to  clear  permissions.  To  simplify  mahers  more,  a  custom  reports  was  created  using  Crystal  Reports  which  can  export  to  Excel  the  relevant  object  informaBon  and  rights  related  informaBon  into  one  spreadsheet.  This  then  allows  our  staff  who  clear  rights  for  digital  or  print  projects  to  have  all  of  the  material  outside  of  TMS  and  to  add  addiBonal  data  as  needed.  (eg.  Where  in  a  book  the  image  will  land,  image  size,  contacts  made,  fees  assigned,  etc).  At  the  end  of  each  reproducBon  project  we  scan  the  contracts  received  and  link  them  back  into  TMS  and  the  individual  object  record  for  archive  purposes  and  to  keep  them  centrally  accessible.  

7  

As  a  quick  visual  representaBon,  this  chart  correlates  the  ORT  dropdowns  into  varying  image  availability  sejngs.  Depending  on  rights  and  permissions  we  deliver  files  from  249  pixel  thumbs  up  to  20  MB  Bff  files  online.  Anything  larger,  or  with  Rights  restricBons  requires  users  to  submit  a  request  to  R&R  where  we  then  send  the  files  electronically  noBng  any  restricBons  or  permissions  which  may  need  to  be  secured  by  3rd  parBes.  

8  

A  more  recent  development  is  the  internal  creaBon  of  what  we  call  the  Media  Editor  tool.  The  Media  Editor  allows  us  to  assign  varying  permissions  which  allow  staff  to  view  and  edit  various  rights  informaBon  stored  in  TMS  and  our  DAM.  The  lem  panel  is  a  view  into  TMS  and  its  varying  tabs,  and  the  right  is  a  view  into  the  DAM.  Users  can  edit  the  various  fields  and  CDS  sejngs  on  one  locaBon  and  select  assets  by  individual  object  number,  accession  number  or  by  object  package  group.  

9  

This  same  tool  allows  us  to  edit  or  update  rights  related  informaBon  in  TMS.  For  records  under  10  records  we  use  this  method,  if  we  have  a  larger  set  of  records  our  IT  staff  have  a  SQL  script  they  can  run  against  TMS  to  insert  the  data  in  bulk  for  us  

10  

CDS  uBlizes  Amazon  Web  Services  to  deliver  to  our  website.  The  advantage  of  AWS  is  that  the  data  can  be  made  available  to  our  3rd  party  distribuBon  partners  so  we  are  only  having  to  maintain  one  feed  and  can  ensure  that  the  data  they  receive  is  as  fresh/accurate  as  possible.  ARTstor  is  one  organizaBon  that  Yale  is  working  with  to  deliver  images  and  data  via  AWS.  In  turn  ARTstor  is  then  providing  that  data  to  DPLA  (Digital  Public  Library  of  America).  

11  

On  our  website,  objects  which  are  under  copyright  appear  on  our  website  with  informaBon  similar  to  what  you  see  here.  In  this  parBcular  example,  we  have  an  agreement  in  place  with  the  arBst  to  display  larger  than  a  thumbnail  file  online  (but  not  allow  for  ‘click-­‐download’  of  images).  Where  possible,  we  aim  to  give  the  user  of  our  website  as  much  informaBon  about  the  image  as  possible.  By  clicking  on  the  Copyright  string  you  are  taken  to  a  page  which  describes  using  our  images  and  has  links  to  some  of  the  more  popular  3rd  party  rights  organizaBons.  The  Rights  and  ReproducBons  link  takes  you  to  our  R&R  page  where  users  can  fill  out  an  online  form  to  request  images  be  sent,  or  request  new  photography  if  none  exists.  The  Gallery  does  not  charge  any  fees  for  the  use/request  of  our  images.  

12  

Objects  which  are  in  the  public  domain,  or  are  cultural  objects  (Indo-­‐pacific,  African,  and  Coins  and  Medals)  are  made  available  for  download  via  our  website  as  either  a  Powerpoint  sized  JPG  or  as  a  20MB  Tiff  file  (following  ARTstors  IAP  model).  We  have  found  that  in  most  cases  these  two  sizes  are  suitable  for  our  users  needs.  Those  who  desire  a  larger  file  can  contact  our  R&R  office  for  the  full  sized  Tiff  file  free  of  charge.  Our  website  also  has  the  ability  to  display  mulBple  images  whose  order  is  determined  by  our  DAM.  

13  

Internally  we  offer  most  of  our  staff  access  to  our  CMS  and  to  our  DAM.  Within  our  DAM  we  have  several  categories  of  users  who  have  varying  permission  to  image  assets.  Our  DAM  allows  us  to  place  security  policies  on  assets  so  that  some  groups  can  see  them  and  download  them,  and  other  assets  –  such  as  some  of  our  conservaBon  state  images  –  are  not  even  visible.  

 Each  month  we  generate  a  report  which  idenBfies  which  assets  have  been  downloaded  and  by  whom.  This  largely  allows  us  to  have  a  sense  of  who  is  using  the  system  more  than  playing  Big  Brother  and  looking  for  people  who  are  doing  mass  exports.  But  is  is  a  useful  way  to  demonstrate  the  validity  of  our  system.  

14  

Just  prior  to  this  talk,  I  ran  a  query  against  our  DAM  and  CMS,  the  Gallery  currently  has  just  over  110,000  records  with  images  available  online.  Roughly  ¾  of  those  are  what  we  consider  presentaBon  or  publicaBon  quality,  The  remaining  ¼  of  the  images  are  ID  photos  taken  by  our  curators  or  collecBons  staff.  These  images  allow  an  individual  to  beher  idenBfy  the  object,  but  are  not  what  we  would  consider  ‘studio  quality’.  Of  the  82,000  presentaBon  quality  images,  65,000  of  them  are  part  of  our  Open  Access  policy  and  free  to  download.    

Our  total  number  of  objects  online  is  approximately  150,000  objects.  

15  

16