Вебинар «Платежный календарь. Как план сделать фактом», 3 апреля 2014

Группа компаний ИНТАЛЕВГруппа компаний ИНТАЛЕВ

13 апреля, 2023

Вебинар«Платежный календарь. Как план

сделать фактом»

Вебинар«Платежный календарь. Как план

сделать фактом»

Марина Гуляева,

генеральный директор Сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Серия вебинаров «Эффективная система управления финансами: инструкция к постановке»

Серия вебинаров «Эффективная система управления финансами: инструкция к постановке»

2

30 января 2014

«Постановка и автоматизация бюджетирования»

20 февраля 2014

«Технология внедрения системы управленческого учета»

03 апреля 2014

«Платежный календарь.

Как план сделать фактом»»

Для кого и зачем?Для кого и зачем?

Кратко, доступно, не вдаваясь в детали, донести суть инструментов, их пользу для бизнеса.

3

Серия вебинаров, посвященных одной теме: «Управление финансами».

Не обучить, а поделится опытом, основанном на выполненных проектах (более 1000).

Ориентация на малый и средний бизнес, только начинающий использовать эти инструменты, но не теория, а только самые важные моменты.

Каждая тема рассматривается в двух аспектах: постановка и автоматизация.

Группа компаний ИНТАЛЕВ

Управление финансами

Система управления финансамиСистема управления финансами

Бюджетное планирова-

ние

Управленчес-кий учет и отчетность

Учет и отчетность по

МСФО

Платежный календарь

Электронный документо-

оборот финансовых документов

Управление инвестицион-ной деятель-

ностью

Бухгалтерский и налоговый

учет

СТ

АТ

ИК

А

• ЦФО• Бюджеты• Статьи бюджетов• Показатели финансового анализа

• Формы отчетности• Корпоративный План счетов• Аналитики• Хозяйственные операции• Учетная политика• Правила консолидации

• Формы отчетности• План счетов по МСФО• Аналитики• Хозяйственные операции• Поправки• Учетная политика• Правила консолидации

• Формы заявок на денежные средства• Структура реестра платежей• Аналитики движения денежных средств

• Классификация договоров• Реквизиты договоров• Хозяйственные операции по движению договоров• Архив документов

•Классификация проектов•Соотнесение технологических операций (задач) с бюджетными классификаторами•Формы контроля исполнения бюджета

•Бухгалтерский план счетов•План счетов (регистры) для налогового учета•Соотнесение счетов и аналитик бухгалтерский и управленческого учета

ДИ

НА

МИ

КА

• Бизнес-процесс «Бюджетное планирование»

• Бизнес-процесс «Управленческий учет»• Бизнес-процесс «Формирование управленческой отчетности»

• Бизнес-процесс «Учет и трансформация бухгалтерских данных»•Бизнес-процесс «Формирование отчетности по МСФО»

• Бизнес-процесс «Движение заявки на денежные средства»

• Бизнес-процесс «Движение договоров»

•Бизнес-процесс «Составление сметы и бюджета проекта»•Бизнес-процесс «Контроль и корректировка финансирования проекта»

•Бизнес-процесс «Сбор первичной документации»•Бизнес-процесс «Подготовка и проверка бухгалтерской и налоговой отчетности»

Концепция платежного календаря

7

Основные задачи УФ Основные задачи УФ

ПЛАНПЛАН

Задача 1:Структурирование своего финансового Будущего

8


ПЛАНПЛАН ФАКТФАКТ


Задача 2:Данные о фактическидостигнутых показателях

9


Платежный

календарь

Платежный

календарь

ПЛАНПЛАН ФАКТФАКТ



Задача 3:Оперативное управлениетекущими финансами

Что бывает, когда нет денегЧто бывает, когда нет денег

• Не можем выплатить зарплату

• Задерживаем платежи по кредиту

• А еще ведь есть налоги…

Управление денежными потоками- одна из главных задач в кризисУправление денежными потоками- одна из главных задач в кризис

11

Типичная проблематикаТипичная проблематика

• Кассовые разрывы

• Конфликты с поставщиками по причине просрочки платежей

• Не согласованность заявок на выплату

• Нужно платить сегодня, а денег нет, но должны прийти послезавтра…

• Часто теряются заявки на выплату ДС

• Сложно отследить, на какой стадии выполнения находится заявка на выплату ДС

• Топ-менеджмент только и делает, что разбирается в куче счетов на оплату, определяет приоритетность оплаты и визирует счета

• Кассовые разрывы

• Конфликты с поставщиками по причине просрочки платежей

• Не согласованность заявок на выплату

• Нужно платить сегодня, а денег нет, но должны прийти послезавтра…

• Часто теряются заявки на выплату ДС

• Сложно отследить, на какой стадии выполнения находится заявка на выплату ДС

• Топ-менеджмент только и делает, что разбирается в куче счетов на оплату, определяет приоритетность оплаты и визирует счета

www.intalev.com12

Подход «Золотого века российского капитализма»:«Факт живет совершенно отвязано от плана, что мы и фиксируем в план-фактных отклонениях»

Подход в Новой реальности:«План нужно превращать в Факт через специальные для этого инструменты –Платежный календарь + Лимиты/Нормативы»

Типичная проблематикаТипичная проблематика

Основные цели ПК

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности

компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности

компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Платежный календарь — это механизм, позволяющий контролировать ликвидность компании и максимально

эффективно использовать денежные средства.

Платежный календарь — это механизм, позволяющий контролировать ликвидность компании и максимально

эффективно использовать денежные средства.

Своевременное выполнение компанией финансовых обязательств при достижении собственных финансовых целей.

Своевременное выполнение компанией финансовых обязательств при достижении собственных финансовых целей.

Основные цели ПК

Цели внедрения платежного календаря

1.Управлять ликвидностью компании.

2.Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования и утверждения платежей.

3.Не допустить кассовых разрывов.

4.Не допустить расходования средств свыше утвержденных.

5.Позволить финансовым менеджерам оптимизировать выплаты.

6.Предоставлять достоверную информацию в online-режиме.

7.Максимально исключить человеческий фактор.

www.intalev.com

15

Взаимосвязь с другими системами управленияВзаимосвязь с другими системами управления


Качество планирования

Пример из практики:

Компания сверстала бюджет на месяц. К концу месяца к финансовому директору приходит руководитель одного из производственных направлений и говорит «А нам надо еще 1,5 миллиона, иначе производство встанет! Генеральный директор дал «добро»!

Вопрос риторический: «Кто виноват, и что делать?».

www.intalev.com16


Заключение договоров


Сотрудник принес Заявку на оплату. В случае оплаты по заявке бюджет будет превышен – это может привести к кассовому разрыву. Заявку нужно отклонить/перенести на сл. месяц. Однако заявка сформирована на основании счета поставщика, а счет выставлен согласно условиям подписанного договора. Если подписали договор, почему не платим?Заявку нужно утвердить.

Вопрос риторический: «Где выход?».


www.intalev.com17

Оперативность обработки первички


Согласно регламенту работы бухгалтерской службы, бухгалтерия должна внести данные по банковской выписке в течение 3-х рабочих дней!!! В течение этого времени (т.е. всегда) принимаются решения о платежах интуитивно.

Вопрос риторический: «Где деньги, Зин?».



www.intalev.com18

Составляющие решенияСоставляющие решения

Достоверность данных и цена их получения


В компании работа с платежами построена следующим образом:1.Платежи оформляет казначейство в системе Клиент-Банк.2.Казначей ведет учет платежей в MS Excel.3.Платежки из Клиент-банк перегружаются в 1С, где их обрабатывает бухгалтер.4. Отдел договоров отдельно по платежкам вносит в свои таблицы MS Excel информацию по платежам по каждому проектному договору.

Данные трех отделов не совпадают.


Вопрос риторический «Кто прав, кто виноват?»

www.intalev.com19




В компании разработана таблица, где выплаты по статьям расписаны по датам. Эта таблица и считается «Платежным календарем».


Вопросы:1.Куда бежать?2.У кого сейчас моя заявка?3.Когда оплатят?4.Почему не оплатили?5.Почему не утвердили?6.Почему не хватает денег, а факт НЕ равен плану?

www.intalev.com20



Что мы имеем:

-Огромные трудозатраты и потеря времени на «бурную деятельность» по согласованию и добыванию информации.-Серьезные транзакционные издержки – игра в «испорченный телефон».


В результате:-Потеря счетов на оплату.-Повторные оплаты по счету.-Ошибочные платежи.-Ошибки при ручном лимитировании.-Возможность «выловить в мутной воде рыбку».-Возможность «пробить» оплату в обход бюджета за счет личных связей.

www.intalev.com21



Что мы имеем:

-Огромные трудозатраты и потеря времени на «бурную деятельность» по согласованию и добыванию информации-Серьезные транзакционные издержки – игра в «испорченный телефон»


В результате:-Потеря счетов на оплату.-Повторные оплаты по счету.-Ошибочные платежи.-Ошибки при ручном лимитировании.-Возможность «выловить в мутной воде рыбку».-Возможность «пробить» оплату в обход бюджета за счет личных связей.

План никогда НЕ будет совпадать с фактом

22

Экономика

Финансы

«Физика»

БДДС

БДР

НСБ

Баланс

Система управления денежными средствами предприятия

Платежный календарь – это инструмент оперативного управления денежными потоками

компании

Платежный календарь – это инструмент оперативного управления денежными потоками

компании

Что платить? Кому платить? Когда платить? Зачем платить? Сколько платить? Где взять? Кто за это отвечает?

Взаимосвязь с другими системами управления

Общая схема платежного календаряОбщая схема платежного календаряБюджетное

планирование


Фактическое движение

денежных средств

Автоматическое лимитирование

Заявка на ДС 1

Заявка на ДС 2

Заявка на ДС n

Реестр руководителя ЦФО

1

Реестр руководителя ЦФО n

Реестр финансового директора

Распоряжение на оплату

…

…

…

1

n

Автоматическое лимитирование

Концептуальная схема работы

Процессы платежного календаряПроцессы платежного календаря

Согласование заявки на выплату денежных средств

Сформирована заявка

В лимите Не в лимите

Ожидание обработки

финансистом

Согласование с финансовым директором

Оплатить Отказать

Оплата с р/с Оплата из кассы

Ожидание обработки кассиром

Отказано в оплате

Заявка оплачена

Заявка оплачена

Лимитирование

Лимитирование – это инструмент контроля выплат денежных средств, который позволяет:

•проконтролировать соответствие Заявок, подаваемых в текущем режиме утвержденным Бюджетам;

•проводить выплаты по Заявкам в соответствии с утвержденными Бюджетами;

•сократить время на согласование заявок: если Заявка «в лимите» – платим, без лишних проверок;

Лимитирование – это инструмент контроля выплат денежных средств, который позволяет:

•проконтролировать соответствие Заявок, подаваемых в текущем режиме утвержденным Бюджетам;

•проводить выплаты по Заявкам в соответствии с утвержденными Бюджетами;

•сократить время на согласование заявок: если Заявка «в лимите» – платим, без лишних проверок;

27

Платежный календарь в холдингахПлатежный календарь в холдингах

Централизованное казначейство или

Децентрализованное казначейство?

Централизованное казначейство или

Децентрализованное казначейство?

Зависит от:1. типа холдинга•вертикально-интегрированные холдинги•горизонтально-интегрированные холдинги2.Роли УК холдинга3.Финансовой структуры (типов ЦФО)

Зависит от:1. типа холдинга•вертикально-интегрированные холдинги•горизонтально-интегрированные холдинги2.Роли УК холдинга3.Финансовой структуры (типов ЦФО)

Ради чего все это?Ради чего все это?

• Полный контроль за деньгами в соответствии с планами и лимитами.

• Экономия времени.

• Контроль осуществления кредитной политики организации: сверка с юридическими документами.

• Снижение влияния человеческого фактора при формировании платежных документов.

ВЫВОДЫВЫВОДЫ

Платежный календарь – это инструмент оперативного управления деньгами.

Платежный календарь – это инструмент оперативного управления деньгами.

Платежный календарь решает задачи управления в режиме дня, недели, но не месяца и квартала.

Платежный календарь решает задачи управления в режиме дня, недели, но не месяца и квартала.

Платежный календарь помогает плану стать фактом. Если он не связан с бюджетированием и учетом, то нужного эффекта бизнесу не приносит.

Платежный календарь помогает плану стать фактом. Если он не связан с бюджетированием и учетом, то нужного эффекта бизнесу не приносит.

Через платежный календарь можно решать и другие задачи контроля, но это неэффективно.

Через платежный календарь можно решать и другие задачи контроля, но это неэффективно.

Автоматизация платежного календаря

31

Кому и когда пора автоматизировать?Кому и когда пора автоматизировать?

• Более 30-40 платежек в день.• Сложные процедуры лимитирования.• Перераспределение средств между БЕ.• Централизованное казначейство в холдинге.

• Более 30-40 платежек в день.• Сложные процедуры лимитирования.• Перераспределение средств между БЕ.• Централизованное казначейство в холдинге.

• Наблюдаются нарушения в оплатах: потери счетов, повторные оплаты, ошибочные платежи, просрочки и штрафные санкции.

• Наблюдается превышение лимитов по причине человеческого фактора (ручной контроль).

• Сотрудники тратят более 30 мин на процесс.

• Наблюдаются нарушения в оплатах: потери счетов, повторные оплаты, ошибочные платежи, просрочки и штрафные санкции.

• Наблюдается превышение лимитов по причине человеческого фактора (ручной контроль).

• Сотрудники тратят более 30 мин на процесс.

• Расширение, рост бизнеса.• Время-деньги! – высвобождение времени руководителя.• Время-деньги!- не тратим время на поиск, исправление и пр. у

сотрудников.• Финансовая дисциплина.• Повышение контроля.

• Расширение, рост бизнеса.• Время-деньги! – высвобождение времени руководителя.• Время-деньги!- не тратим время на поиск, исправление и пр. у

сотрудников.• Финансовая дисциплина.• Повышение контроля.

Работа системы. Планирование.Работа системы. Планирование.

Ввод плановых данных

Работа системы. Планирование.Работа системы. Планирование.

Отражение данных в бюджетах

Данные бюджетов становятся лимитами выплат в рамках платежного календаря

Работа системы. Формирование заявок на оплату.Работа системы. Формирование заявок на оплату.

Заполнение сведений о

платеже

Автоматическая проверка на

лимиты

Работа системы. Интеграция с электронным архивом.Работа системы. Интеграция с электронным архивом.

Ссылка на документ в электронном

архиве

Работа системы. Интеграция с электронным архивом.Работа системы. Интеграция с электронным архивом.

Все нужные документы открываются из заявки

Работа системы. Автоматическое формирование заявок по графикам платежей.Работа системы. Автоматическое формирование заявок по графикам платежей.

Заполнение дополнительных свойств карточки

договора в архиве

Работа системы. Автоматическое формирование заявок по графикам платежей.Работа системы. Автоматическое формирование заявок по графикам платежей.

Автоматическое формирование заявок по

графику платежей и заполнение их

реквизитов

Работа системы. Согласование заявки по настроенному процессу.Работа системы. Согласование заявки по настроенному процессу.

Отслеживание состояния заявки и

пути ее прохождения

Задача поставлена, но не выполнена.

Это стадия, на которой находится

процесс

Работа системы. Утверждение реестра платежей.Работа системы. Утверждение реестра платежей.

Формирование и утверждение

ежедневного реестра платежей по логике

настроенного процесса

Остатки на р\счетах

Все заявки собираются в реестр

Работа системы. Оплата заявки.Работа системы. Оплата заявки.

Формирование платежных поручений


Инициатор получает уведомление о платеже

внутри системы


а также на электронную почту

Работа системы. Формирование отчетности по платежному календарю.Работа системы. Формирование отчетности по платежному календарю.

Отслеживание состояния

заявки


Контроль платежей в разрезе банковских

счетов


Контроль и анализ платежей в разрезе

статей БДДС

47

Отслеживание кассовых разрывов

Кассовый разрыв

Эффекты от системы платежного календаряСо слов заказчика, в цифрахЭффекты от системы платежного календаряСо слов заказчика, в цифрах

• «Средний срок прохождения заявки от момента подачи до момента совершения платежа сократился с 3-х дней до 1 дня. Число нецелевых заявок сократилось на 15%».

• «Средний срок прохождения заявки от момента подачи до момента совершения платежа сократился с 3-х дней до 1 дня. Число нецелевых заявок сократилось на 15%».

• «Число ошибочных платежей сократилось полностью, а если обнаружится единичный случай, то скорость реагирования составляет 1 день, хотя раньше на это уходили недели».

• «Число ошибочных платежей сократилось полностью, а если обнаружится единичный случай, то скорость реагирования составляет 1 день, хотя раньше на это уходили недели».

• Повысилась финансовая дисциплина.• Повысилась финансовая дисциплина.

• Платежные поручения формируются автоматически по утвержденным заявкам.

• Платежные поручения формируются автоматически по утвержденным заявкам.


Автоматизация ПК должна быть в той КИС, где реализовано бюджетирование, управленческий учет и учет договоров.

Автоматизация ПК должна быть в той КИС, где реализовано бюджетирование, управленческий учет и учет договоров.

Интеграция с электронным архивом и договорной деятельностью обогащает ПК.

Интеграция с электронным архивом и договорной деятельностью обогащает ПК.

Автоматизация нужна не всем.Автоматизация нужна не всем.

Автоматизация должна освобождать время сотрудников и реализовывать задачи контроля.

Автоматизация должна освобождать время сотрудников и реализовывать задачи контроля.


ПК – важнейший инструмент финансового директора.ПК – важнейший инструмент финансового директора.

Снижаются возможности нецелевого использования ДС в компании и зависимость от человеческого фактора.

Снижаются возможности нецелевого использования ДС в компании и зависимость от человеческого фактора.

Без взаимосвязи ПК с системой бюджетирования бюджет будет отвязан от реальности.

Без взаимосвязи ПК с системой бюджетирования бюджет будет отвязан от реальности.

Правильно организованный ПК освобождает время топ-менеджмента от рутинной оперативки, не снижая уровня контроля.

Правильно организованный ПК освобождает время топ-менеджмента от рутинной оперативки, не снижая уровня контроля.

Казначейство сегодня – управление договорной деятельностью, точка контроля многих процессов в компании.

Казначейство сегодня – управление договорной деятельностью, точка контроля многих процессов в компании.

Правильно организованная система решает важнейшие задачи бизнеса: управление ликвидностью, управление рентабельностью, управление

рисками, снижение затрат и позволяет Финансовому директору эффективно достигать поставленные собственником цели.

Правильно организованная система решает важнейшие задачи бизнеса: управление ликвидностью, управление рентабельностью, управление

рисками, снижение затрат и позволяет Финансовому директору эффективно достигать поставленные собственником цели.

УДАЧИ в построении эффективной системы управления!

УДАЧИ в построении эффективной системы управления!

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Выберите ближайший офис!

Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск, Киев, Алматы

www. Intalev.ru

Чтобы получить дополнительную информацию, свяжитесь с нашими специалистами:

+7 (383) 203-53-95,[email protected].

Сибирский офис «ИНТАЛЕВ»www.intalev.ru

Чтобы получить дополнительную информацию, свяжитесь с нашими специалистами:

+7 (383) 203-53-95,[email protected].

Сибирский офис «ИНТАЛЕВ»www.intalev.ru

mailto:[email protected]

http://www.intalev.ru/

mailto:[email protected]

http://www.intalev.ru/

Business

Вебинар «Платежный календарь. Как план сделать фактом», 3 апреля 2014