Определение сроков хранения документов

1 1 декабрядекабря 2004 2004 гг.. КруглыйКруглый столстол ""НовоеНовое законодательствозаконодательство, , регулирующеерегулирующее деятельностьдеятельность архивнойархивной службыслужбы""

ОпределениеОпределение сроковсроков храненияхранениядокументовдокументов

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна

НачальникНачальник отделаотделаобработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО, , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International


СрокиСроки храненияхранения вчеравчера::всёвсё былобыло тактак простопросто……

�� БылаБыла стабильнаястабильная законодательнаязаконодательная иинормативнаянормативная базабаза,,

�� ВсёВсё ((ии документыдокументы) ) былобыло государственноегосударственное,,

�� СоставСостав ии видывиды документовдокументов почтипочти ненеизменялисьизменялись,,

�� ИмелсяИмелся переченьперечень ««нана всевсе случаислучаи жизнижизни»»..

ВВ общемобщем, , былобыло скучноскучно ии неинтереснонеинтересно ☺☺


ЗаЗа 15 15 летлет многоемногое поменялосьпоменялось……

�� ВозникВозник могучиймогучий частныйчастный секторсектор вв экономикеэкономике, , живущийживущийпопо своимсвоим законамзаконам

�� ВВ результатерезультате административнойадминистративной реформыреформы гдегде--тото««потеряласьпотерялась»» единаяединая государственнаягосударственная политикаполитика ввобластиобласти ДОУДОУ

�� ГораздоГораздо сложнеесложнее ии запутаннеезапутаннее сталастала законодательнаязаконодательнаяии нормативнаянормативная базабаза, , котораякоторая кк томутому жеже постояннопостоянноизменяетсяизменяется,,

�� РоссияРоссия сталастала частьючастью мировоймировой экономическойэкономической системысистемы..


СрокиСроки храненияхранения сегоднясегодня: : ««золотаязолотая жилажила»» длядля ДОУДОУ

�� УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения документовдокументов ––работаработа длядля высококвалифицированныхвысококвалифицированныхспециалистовспециалистов ДОУДОУ

–– УчетУчет многихмногих факторовфакторов

–– РешенияРешения нана основеоснове анализаанализа рисковрисков

�� ЧемЧем большебольше неразберихинеразберихи вв законодательствезаконодательстве, , темтем этаэта работаработа сложнеесложнее ии дорожедороже

�� ВысокаВысока ценацена ошибокошибок


КогдаКогда устанавливаютсяустанавливаются срокисрокихраненияхранения документовдокументов??

Обновление

номенклатуры

дел

Временное

хранение

документов

Экспертиза

ценности

Уничтожение

документов

Передача на

постоянное

хранение

Продление временного срока хранения


ДваДва ««основныхосновных вопросавопросасовременностисовременности»»

�� КтоКто вв государствегосударстве отвечаетотвечает зазаустановлениеустановление сроковсроков храненияхранениядокументовдокументов, , образующихсяобразующихся ввдеятельностидеятельности коммерческихкоммерческихорганизацийорганизаций??

�� ЧтоЧто нужнонужно приниматьпринимать вово вниманиевнимание приприустановленииустановлении сроковсроков храненияхранения??


ЗаконовЗаконов немалонемало ……

Президент Путин подписывает закон о

валютном регулировании и валютном контроле


ПомогаютПомогают КонсультантКонсультант ПлюсПлюс ии ГарантГарант


ФедеральныйФедеральный законзакон""ОбОб архивномархивном деледеле вв РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации““

отот 22 22 октябряоктября 2004 2004 гг. N 125. N 125--ФЗФЗ

�� СтСт. 6 . 6 пп. 3. . 3. СпециальноСпециально уполномоченныйуполномоченный ПравительствомПравительствомРоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации федеральныйфедеральный органорган исполнительнойисполнительнойвластивласти утверждаетутверждает перечниперечни типовыхтиповых архивныхархивных документовдокументов ссуказаниемуказанием сроковсроков ихих храненияхранения..

�� СтСт. 23 . 23 пп. 1. . 1. ФедеральныеФедеральные органыорганы государственнойгосударственной властивласти, , иныеиные государственныегосударственные органыорганы РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерацииразрабатываютразрабатывают ии утверждаютутверждают попо согласованиюсогласованию сосо специальноспециальноуполномоченнымуполномоченным ПравительствомПравительством РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерациифедеральнымфедеральным органоморганом исполнительнойисполнительной властивласти перечниперечнидокументовдокументов, , образующихсяобразующихся вв процессепроцессе ихих деятельностидеятельности, , аатакжетакже вв процессепроцессе деятельностидеятельности подведомственныхподведомственных имиморганизацийорганизаций, , сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения..


�� СтатьяСтатья 8989. . ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества

пп.2. .2. ОбществоОбщество хранитхранит документыдокументы, , предусмотренныепредусмотренныепунктомпунктом 1 1 настоящейнастоящей статьистатьи, , попо местуместу нахождениянахожденияегоего исполнительногоисполнительного органаоргана вв порядкепорядке ии вв течениетечениесроковсроков, , которыекоторые установленыустановлены федеральнымфедеральныморганоморганом исполнительнойисполнительной властивласти попо рынкурынку ценныхценныхбумагбумаг..

ФедеральныйФедеральный законзакон««ОбОб акционерныхакционерных обществахобществах»»


««ПоложениеПоложение оо порядкепорядке ии срокахсрокаххраненияхранения документовдокументов

акционерныхакционерных обществобществ»»

�� ПостановлениеПостановление ФедеральнойФедеральной КомиссииКомиссии попорынкурынку ценныхценных бумагбумаг отот 16 16 июляиюля 2003 2003 гг. . №№ 0303--33/33/пспс

�� ПеречисляютсяПеречисляются документыдокументы постоянногопостоянногосрокасрока храненияхранения

�� СрокиСроки храненияхранения прочихпрочих документовдокументовдолжныдолжны устанавливатьсяустанавливаться попо ПеречнюПеречнюРосархиваРосархива 2000 2000 годагода


ФедеральныйФедеральный законзакон««ОбОб обществахобществах сс ограниченнойограниченной

ответственностьюответственностью»»

�� СтатьяСтатья 50.50. ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества

ВВ отличиеотличие отот ЗаконаЗакона ««ОбОб акционерныхакционерныхобществахобществах»», , ничегоничего нене сказаносказано нини оо срокахсрокаххраненияхранения, , нини обоб органеоргане, , ответственномответственном заза ихихустановлениеустановление..


ФедеральныйФедеральный законзакон««ОО несостоятельностинесостоятельности ((банкротствебанкротстве) )

кредитныхкредитных организацийорганизаций»»

�� СтатьяСтатья 48.48.

пп. 5. . 5. ПослеПосле завершениязавершения процедурыпроцедуры конкурсногоконкурсногопроизводствапроизводства ии ликвидацииликвидации кредитнойкредитной организацииорганизациивв АрхивныйАрхивный фондфонд РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерациипередаютсяпередаются документыдокументы вв порядкепорядке ии вв соответствиисоответствии ссперечнемперечнем, , которыекоторые утверждаютсяутверждаются государственнымгосударственныморганоморганом, , осуществляющимосуществляющим государственнуюгосударственнуюполитикуполитику вв областиобласти архивногоархивного деладела, , ии БанкомБанкомРоссииРоссии..


ПочемуПочему этотэтот вопросвопрос нене получилполучилббóóльшегольшего вниманиявнимания??

�� КонтрольКонтроль заза правильностьюправильностью храненияхранения ии уничтоженияуничтожениядокументовдокументов самсам попо себесебе нене являетсяявляется приоритетнымприоритетнымдлядля государственныхгосударственных органоворганов..

�� НаказанияНаказания заза плохоеплохое хранениехранение илиили неправильноенеправильноеуничтожениеуничтожение документовдокументов оченьочень мягкиемягкие ((попо сравнениюсравнениюсс другимидругими странамистранами))

�� НедостаткиНедостатки вв делопроизводстведелопроизводстве чащечаще всеговсего даютдают оосебесебе знатьзнать припри проверкахпроверках налоговойналоговой инспекциейинспекцией илиилиЦБЦБ, , илиили припри судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах..


СрокиСроки храненияхранения документовдокументовустанавливаютсяустанавливаются нана основанииосновании::

�� ЗаконовЗаконов РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации,,

�� НормативныхНормативных документовдокументов министерствминистерств ии ведомствведомств

�� ПеречнейПеречней документовдокументов сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения, , разрабатываемыхразрабатываемых ии утверждаемыхутверждаемых ФедеральнымФедеральным архивнымархивнымАгентствомАгентством, , другимидругими министерствамиминистерствами ии ведомствамиведомствами,,

�� СроковСроков исковойисковой давностидавности,,

�� МеждународногоМеждународного законодательствазаконодательства, , законодательствазаконодательства иинормативовнормативов зарубежныхзарубежных странстран, , -- припри веденииведениивнешнеэкономическойвнешнеэкономической деятельностидеятельности,,

�� СроковСроков храненияхранения документовдокументов, , общепринятыхобщепринятых вв даннойданной отраслиотрасли,,

�� СобственныхСобственных интересовинтересов организацииорганизации


БухгалтерскиеБухгалтерские ии налоговыеналоговыедокументыдокументы

�� ГосударстваГосударства всеговсего мирамира нуждаютсянуждаются вв однойоднойвещивещи –– вв налогахналогах

�� ВозможностьВозможность провестипровести налоговуюналоговую проверкупроверкуорганизацииорганизации оченьочень важнаважна длядля государствагосударства

�� ДляДля этогоэтого нужнонужно, , чтобычтобы налогоплательщикналогоплательщиксохранялсохранял налоговуюналоговую ии бухгалтерскуюбухгалтерскуюдокументациюдокументацию


СрокиСроки храненияхранения, , устанавливаемыеустанавливаемыезаконодательствомзаконодательством РФРФ

�� НалоговыйНалоговый кодекскодекс российскойроссийской федерациифедерации..ЧастьЧасть перваяпервая, , статьястатья 23. 23. ОбязанностиОбязанности налогоплательщиковналогоплательщиков((плательщиковплательщиков сборовсборов) ) ……8) 8) вв течениетечение четырехчетырех летлет обеспечиватьобеспечивать сохранностьсохранность данныхданныхбухгалтерскогобухгалтерского учетаучета ии другихдругих документовдокументов, , необходимыхнеобходимых длядляисчисленияисчисления ии уплатыуплаты налоговналогов, , аа такжетакже документовдокументов, , подтверждающихподтверждающихполученныеполученные доходыдоходы ((длядля организацийорганизаций -- такжетакже ии произведенныепроизведенныерасходырасходы) ) ии уплаченныеуплаченные ((удержанныеудержанные) ) налогиналоги;;

�� ФедеральныйФедеральный законзакон ««ОО бухгалтерскомбухгалтерском учетеучете»»

СтатьяСтатья 17.17. ХранениеХранение документовдокументов бухгалтерскогобухгалтерского учетаучета

ОрганизацииОрганизации обязаныобязаны хранитьхранить первичныепервичные учетныеучетные документыдокументы, ,

регистрырегистры бухгалтерскогобухгалтерского учетаучета ии бухгалтерскуюбухгалтерскую отчетностьотчетность ввтечениетечение сроковсроков, , устанавливаемыхустанавливаемых вв соответствиисоответствии сс правиламиправиламиорганизацииорганизации государственногогосударственного архивногоархивного деладела, , ноно нене менееменее пятипяти летлет..


СрокиСроки храненияхранения, , устанавливаемыеустанавливаемыезаконодательствомзаконодательством РФРФ

�� ФедеральныйФедеральный законзакон ««ОО валютномвалютном регулированиирегулировании иивалютномвалютном контролеконтроле»»

СтатьяСтатья 24. 24. ПраваПрава ии обязанностиобязанности резидентоврезидентов иинерезидентовнерезидентов

2) 2) вестивести вв установленномустановленном порядкепорядке учетучет ии составлятьсоставлять отчетностьотчетностьпопо проводимымпроводимым имиими валютнымвалютным операциямоперациям, , обеспечиваяобеспечиваясохранностьсохранность соответствующихсоответствующих документовдокументов ии материаловматериалов ввтечениетечение нене менееменее трехтрех летлет сосо днядня совершениясовершения соответствующейсоответствующейвалютнойвалютной операцииоперации, , ноно нене ранееранее срокасрока исполненияисполнения договорадоговора;;


СрокиСроки храненияхранения, , устанавливаемыеустанавливаемыенормативныминормативными документамидокументами

министерствминистерств ии ведомствведомств�� ««ПоложениеПоложение оо порядкепорядке ии срокахсроках храненияхранения документовдокументов

акционерныхакционерных обществобществ»»2.1.1. 2.1.1. РешениеРешение обоб учрежденииучреждении ((созданиисоздании) ) обществаобщества, , договордоговор оосозданиисоздании обществаобщества, , договордоговор оо присоединенииприсоединении ((слияниислиянии) ) обществаобщества иипередаточныйпередаточный актакт, , решениерешение оо разделенииразделении, , выделениивыделении илиилипреобразованиипреобразовании ии разделительныйразделительный балансбаланс –– ПостоянноПостоянно

�� ««ОО перечнеперечне, , формахформах ии порядкепорядке составлениясоставления ии представленияпредставленияформформ отчетностиотчетности кредитныхкредитных организацийорганизаций вв ЦентральныйЦентральныйБанкБанк РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации»»((УказаниеУказание ЦБЦБ РФРФ отот 16 16 январяянваря 2004 2004 гг. N 1376. N 1376--УУ))I.6. I.6. СрокСрок храненияхранения отчитывающимисяотчитывающимися банкамибанками копийкопий направленныхнаправленныхотчетовотчетов попо формеформе 0409401 "0409401 "ОтчетОтчет уполномоченногоуполномоченного банкабанка обобиностранныхиностранных операцияхоперациях"" -- 5 5 летлет


СрокиСроки храненияхранения, , устанавливаемыеустанавливаемыенормативныминормативными документамидокументами министерствминистерств ии

ведомствведомств, , могутмогут менятьсяменяться

�� ИнструкцияИнструкция ЦБЦБ РФРФ ««ОО порядкепорядке осуществленияосуществления валютноговалютногоконтроляконтроля заза поступлениемпоступлением вв РоссийскуюРоссийскую ФедерациюФедерацию выручкивыручкиотот экспортаэкспорта товаровтоваров»»5.11 5.11 ДосьеДосье попо ПСПС подлежитподлежит хранениюхранению нене менееменее 5 5 летлет послепосле егоегозакрытиязакрытия..

�� ИнструкцияИнструкция ЦБЦБ РФРФ ««ОО порядкепорядке представленияпредставления резидентамирезидентамиии нерезидентаминерезидентами уполномоченнымуполномоченным банкамбанкам документовдокументовии информацииинформации припри осуществленииосуществлении валютныхвалютных операцийопераций,,порядкепорядке учетаучета уполномоченнымиуполномоченными банкамибанками валютныхвалютныхоперацийопераций ии оформленияоформления паспортовпаспортов сделоксделок»»((сс 18 18 июняиюня 2004 2004 годагода))7.3. 7.3. ДокументыДокументы, , помещенныепомещенные вв досьедосье попо паспортупаспорту сделкисделки, , хранятсяхранятся ввбанкебанке ПСПС нене менееменее 3 3 летлет сосо днядня закрытиязакрытия ПСПС..


�� ПереченьПеречень типовыхтиповых документовдокументов, , образующихсяобразующихся ввдеятельностидеятельности госкомитетовгоскомитетов, , министерствминистерств, , ведомствведомствии другихдругих учрежденийучреждений, , организацийорганизаций, , предприятийпредприятий, , ссуказаниемуказанием сроковсроков храненияхранения, 1988 , 1988 гг..

�� ««ПереченьПеречень типовыхтиповых управленческихуправленческих документовдокументов, , образующихсяобразующихся вв деятельностидеятельности организацийорганизаций, , ссуказаниемуказанием сроковсроков храненияхранения»», 2000 , 2000 гг..

�� ««ПримерныйПримерный переченьперечень документовдокументов, , образующихсяобразующихся ввдеятельностидеятельности кредитныхкредитных организацийорганизаций, , сс указаниемуказаниемсроковсроков храненияхранения»», 2000 , 2000 гг..

ПеречниПеречни документовдокументовсс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения


ОсновныеОсновные ПеречниПеречни


ПоследниеПоследние ««достижениядостижения»»

� Во многих коммерческих организациях незнают об отмене перечня, уничтожениедокументов на основании данногоперечня продолжается – и может бытьпризнано незаконным.

� Для ряда бухгалтерских документовданный перечень устанавливал срокихранения, превышающие 5 лет. Разперечень отменен, по истечении 5 летэти документы могутмогут быть уничтожены.

Отменён!

Приказ Минкультуры РФ от 17.08.2004 № 39 "Об отмене примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитныхорганизаций, с указанием сроков хранения"

Минкультуры и Минюст, вы этого хотели ?!


ПереченьПеречень отменилиотменили –– чточто делатьделать??


СрокиСроки храненияхранения вв ПеречняхПеречняхмогутмогут различатьсяразличаться

�� ПереченьПеречень ПТУДПТУДпп.. 135 135 БухгалтерскиеБухгалтерские балансыбалансы ии отчетыотчеты; ; документыдокументы((приложенияприложения кк балансубалансу, , пояснительныепояснительные запискизаписки, , специализированныеспециализированные формыформы) ) кк нимним: : гг) ) месячныемесячные –– 1 1 годгод..

�� ПереченьПеречень ППДКОППДКО ((отмененотменен))пп.. 261 261 ЕжедневныеЕжедневные балансыбалансы ии бухгалтерскиебухгалтерскиежурналыжурналы ((вместевместе сс кассовымикассовыми) ) –– 5 5 летлет. .


СрокиСроки храненияхранения вв ПеречняхПеречняхмогутмогут различатьсяразличаться

�� ПереченьПеречень ПТУДПТУДпп.. 150 150 ПервичныеПервичные документыдокументы ии приложенияприложениякк нимним, , зафиксировавшиезафиксировавшие фактфакт совершениясовершенияхозяйственнойхозяйственной операцииоперации ии явившиесяявившиесяоснованиемоснованием длядля бухгалтерскихбухгалтерских записейзаписей((кассовыекассовые, , банковскиебанковские документыдокументы, , корешкикорешкибанковскихбанковских чековыхчековых книжеккнижек, , ордераордера……) ) –– 5 5 летлет

�� ПереченьПеречень ППДКОППДКО ((отмененотменен) ) пп. 239 . 239 МемориальныеМемориальные ии кассовыекассовые документыдокументы поповкладамвкладам гражданграждан –– 5 5 летлет послепосле закрытиязакрытия счетасчета


�� ДокументДокумент подпадаетподпадает подпод действиедействиенесколькихнескольких нормнорм

�� ОдинОдин илиили нескольконесколько сроковсроков храненияхраненияявляютсяявляются ««условнымиусловными»», , тт..ее. . сроксрокхраненияхранения отсчитываетсяотсчитывается сс моментамоментанаступлениянаступления определенногоопределенного событиясобытия((погашениепогашение кредитакредита, , закрытиезакрытие счетасчета ии

тт..пп.)..).

ОпределениеОпределение сроковсроков храненияхранениявв сложныхсложных случаяхслучаях


ПримерПример неверногоневерного установленияустановлениясроковсроков храненияхранения

�� ОрганизацияОрганизация, , определяяопределяя выручкувыручку отот реализацииреализации продукциипродукциипопо меремере оплатыоплаты, , включалавключала вв составсостав внереализационныхвнереализационныхрасходоврасходов списаннуюсписанную вв связисвязи сс истечениемистечением срокасрока давностидавностидебиторскуюдебиторскую задолженностьзадолженность. . ПервичныеПервичные документыдокументы, , подтверждающиеподтверждающие наличиеналичие этойэтой задолженностизадолженности былибылиуничтоженыуничтожены вв связисвязи сс истечениемистечением срокасрока храненияхранения..

�� НалоговаяНалоговая инспекцияинспекция исключилаисключила изиз составасостававнереализационныхвнереализационных расходоврасходов суммысуммы, , нене подтвержденныеподтвержденныепервичнымипервичными документамидокументами, , ии привлеклапривлекла организациюорганизацию ккналоговойналоговой ответственностиответственности попо пп.1 .1 стст.122 .122 НКНК РФРФ..


ПримерПример неверногоневерного установленияустановлениясроковсроков храненияхранения

�� ПриПри рассмотрениирассмотрении деладела вв АрбитражномАрбитражном судесуде, , решениерешение ИМНСИМНСбылобыло признанопризнано правомернымправомерным. . СудСуд указалуказал, , чточто учитываяучитываяспецификуспецифику дебиторскойдебиторской задолженностизадолженности, , следуетследует сделатьсделатьвыводвывод, , чточто первичныепервичные документыдокументы, , обосновывающиеобосновывающиевключениевключение тойтой илиили инойиной суммысуммы вв составсостав дебиторскойдебиторскойзадолженностизадолженности, , являютсяявляются первичнымипервичными учетнымиучетнымидокументамидокументами ии длядля операцииоперации списаниясписания дебиторскойдебиторскойзадолженностизадолженности, , аа, , следовательноследовательно, , сроксрок храненияхранения этихэтихдокументовдокументов следуетследует исчислятьисчислять сс моментамомента списаниясписаниядебиторскойдебиторской задолженностизадолженности. .

ПостановлениеПостановление ФАСФАС СевероСеверо--ЗападногоЗападного округаокругаотот 23.01.2003 23.01.2003 №№50735073


СрокиСроки исковойисковой давностидавности

�� СамиСами попо себесебе нене регулируютрегулируют вопросывопросы сохранениясохранениядокументовдокументов, , ноно оченьочень важныважны припри определенииопределении сроковсроковхраненияхранения

�� ОпределяютОпределяют, , вв течениитечении какогокакого временивремени могутмогут бытьбытьподаныподаны судебныесудебные искииски различногоразличного родарода..

РискнётРискнёт лили организацияорганизация оказатьсяоказаться безбездокументовдокументов вв случаеслучае судебногосудебного разбирательстваразбирательства??

–– попо контрактамконтрактам

–– попо налогамналогам

–– попо качествукачеству продукциипродукции

–– попо ущербуущербу здоровьюздоровью


ГражданскийГражданский КодексКодекс РФРФчастьчасть перваяпервая, , главаглава 12 12 ««ИсковаяИсковая давностьдавность»»

СтатьяСтатья 196. 196. ОбщийОбщий сроксрок исковойисковой давностидавности

ОбщийОбщий сроксрок исковойисковой давностидавности устанавливаетсяустанавливается вв тритригодагода

СтатьяСтатья 181. 181. СрокиСроки исковойисковой давностидавности попонедействительнымнедействительным сделкамсделкам

ИскИск оо примененииприменении последствийпоследствий недействительностинедействительностиничтожнойничтожной сделкисделки можетможет бытьбыть предъявленпредъявлен вв течениетечениедесятидесяти летлет сосо днядня, , когдакогда началосьначалось ееее исполнениеисполнение..

СтатьяСтатья 208. 208. ТребованияТребования, , нана которыекоторые исковаяисковаядавностьдавность нене распространяетсяраспространяется……

-- нана требованиятребования вкладчиковвкладчиков кк банкубанку оо выдачевыдаче вкладоввкладов


НалоговыйНалоговый кодекскодекс РФРФчастьчасть перваяпервая, , главаглава 1515

�� СтатьяСтатья 113. 113. ДавностьДавность привлеченияпривлечения кк ответственностиответственностизаза совершениесовершение налоговогоналогового правонарушенияправонарушения

1. 1. ЛицоЛицо нене можетможет бытьбыть привлеченопривлечено кк ответственностиответственностизаза совершениесовершение налоговогоналогового правонарушенияправонарушения, , еслиесли сосоднядня егоего совершениясовершения либолибо сосо следующегоследующего днядня послепослеокончанияокончания налоговогоналогового периодапериода, , вв течениетечение которогокоторогобылобыло совершеносовершено этоэто правонарушениеправонарушение, , истеклиистекли тритригодагода ((сроксрок давностидавности).).


МеждународноеМеждународное законодательствозаконодательство

�� ««КонвенцияКонвенция обоб исковойисковой давностидавности ввмеждународноймеждународной куплекупле--продажепродаже товаровтоваров»»СтатьяСтатья 8 8 устанавливаетустанавливает сроксрок исковойисковой давностидавностивв четыречетыре годагода..

�� СоглашениеСоглашение странстран СНГСНГ отот 20 20 мартамарта 1992 1992 годагода««ОО порядкепорядке разрешенияразрешения споровспоров, , связанныхсвязанных ссосуществлениемосуществлением хозяйственнойхозяйственной деятельностидеятельности»»СтатьяСтатья 9 9 устанавливаетустанавливает трехгодичныйтрехгодичный сроксрокисковойисковой давностидавности


ЗаконодательствоЗаконодательство ии нормативынормативызарубежныхзарубежных странстран устанавливаютустанавливают

срокисроки храненияхранения длядля::

�� БухгалтерскихБухгалтерских ии налоговыхналоговых документовдокументов

�� ДеловойДеловой перепискипереписки попо общимобщим вопросамвопросам

�� КорпоративныхКорпоративных ии юридическихюридических документовдокументов

�� ДокументовДокументов попо наймунайму ии кадровомукадровому делопроизводствуделопроизводству

�� ДокументыДокументы попо охранеохране трудатруда работниковработников

�� ДокументыДокументы относящиесяотносящиеся кк охранеохране окружающейокружающей средысреды

�� ии многиемногие типытипы документовдокументов специфичныеспецифичные длядляопределеннойопределенной деятельностидеятельности ((банкбанк, , фармацевтикафармацевтика иитт..дд.).)


ПримерыПримеры сроковсроков храненияхранения длядлябухгалтерскихбухгалтерских ии налоговыхналоговых документовдокументов

�� ПольшаПольша –– 5 5 летлет

�� РоссияРоссия –– 5 5 летлет

�� МалайзияМалайзия –– 7 7 летлет

�� СШАСША –– 7 7 летлет

�� БельгияБельгия –– 10 10 летлет

�� ЮжнаяЮжная КореяКорея –– 10 10 летлет

�� КНРКНР –– 15 15 летлет


ТребованияТребования кк сохранениюсохранениюделовойделовой перепискипереписки

�� КостаКоста--РикаРика –– 4 4 годагодапослепосле прекращенияпрекращения деловыхделовыхотношенийотношений

�� БоливияБоливия –– 5 5 летлет

�� ГерманияГермания –– 6 6 летлет

�� БельгияБельгия –– 10 10 летлет

�� УругвайУругвай –– 20 20 летлет


ДональдДональд СкапскиСкапски –– Donald S. Donald S. SkupskySkupsky


ПрограммноеПрограммное обеспечениеобеспечение длядляопределенияопределения сроковсроков храненияхранения::

Retention Manager 3Retention Manager 3

�� ПолныйПолный тексттекст болееболее чемчем 13,000 13,000 федеральныхфедеральных законовзаконов СШАСША ии законовзаконовштатовштатов, , устанавливающихустанавливающих правилаправила ии срокисрокихраненияхранения документовдокументов ((сс индексамииндексами))

�� СвышеСвыше 400 400 готовыхготовых записейзаписей вв номенклатуруноменклатуруделдел ((включаявключая описаниеописание ии сроксрок храненияхранения))

�� БолееБолее 40 40 готовыхготовых группгрупп ((длядля группировкигруппировкивместевместе похожихпохожих законовзаконов) ) –– включаявключая срокисрокихраненияхранения ««вв первомпервом приближенииприближении»»

�� СвышеСвыше 125 125 готовыхготовых функциональныхфункциональныхкатегорийкатегорий длядля типовыхтиповых деловыхделовых документовдокументов–– включаявключая срокисроки храненияхранения ««вв первомпервомприближенииприближении»»


««ЗаконодательныеЗаконодательные ии нормативныенормативные требованиятребованиякк деловымделовым документамдокументам»»

�� ФедеральноеФедеральное законодательствозаконодательство СШАСША, , налоговыеналоговыеправилаправила ии процедурыпроцедуры, , нормативныенормативные документыдокументыдлядля различныхразличных отраслейотраслей экономикиэкономики. .

�� ЗаконодательствоЗаконодательство ии нормативныенормативные документыдокументыштатовштатов, , устанавливающиеустанавливающие общиеобщие требованиятребования ккделовойделовой деятельностидеятельности ((трудоустройствотрудоустройство, , уплатауплатаналоговналогов, , организацияорганизация бизнесабизнеса, , ии тт..дд.).)

�� ТребованияТребования правительственныхправительственных агентствагентств штатовштатовкк делопроизводствуделопроизводству ии технологиямтехнологиямдокументооборотадокументооборота. .

�� РешенияРешения федеральныхфедеральных судовсудов ии судовсудов штатовштатов, , затрагивающиезатрагивающие вопросывопросы делопроизводстваделопроизводства иидокументооборотадокументооборота. .

�� МеждународныеМеждународные требованиятребования кк делопроизводствуделопроизводству((длядля 45 45 странстран)). .

�� ИнформационноИнформационно--справочныесправочные материалыматериалы попосрокамсрокам храненияхранения, , законодательнымзаконодательным ккинформационныминформационным системамсистемам ии ответственностиответственностизаза документыдокументы


ДействиеДействие международныхмеждународныхкорпорацийкорпораций попо установлениюустановлению

сроковсроков храненияхранения

�� ДляДля каждогокаждого видавида документадокумента устанавливаетсяустанавливаетсяминимальныйминимальный сроксрок, , приемлемыйприемлемый длядля всехвсехофисовофисов компаниикомпании

�� ОфисыОфисы вв другихдругих странахстранах имеютимеют правоправо удлинитьудлинитьсрокисроки храненияхранения документовдокументов, , еслиесли длядля этогоэтогоестьесть серьезныесерьезные причиныпричины, , -- которыекоторые должныдолжныбытьбыть задокументированызадокументированы,,

�� СогласованнуюСогласованную политикуполитику вв отношенииотношении сроковсроковхраненияхранения легчелегче защищатьзащищать вв судесуде


СобственныеСобственные интересыинтересы организацииорганизации

�� СохранениеСохранение документовдокументов, , имеющихимеющихинформационнуюинформационную ценностьценность,,

�� СохранениеСохранение документовдокументов, , имеющихимеющихисторическуюисторическую ценностьценность,,

�� СохранениеСохранение важнейшихважнейших документовдокументов, , обеспечивающихобеспечивающих непрерывностьнепрерывность бизнесабизнеса,,

�� СохранениеСохранение документовдокументов, , относящихсяотносящихся ккменеджментуменеджменту качествакачества, , окружающейокружающей средысредыии тт..пп..


ИнтересыИнтересы организацииорганизации::СколькоСколько хранитьхранить налоговыеналоговые

документыдокументы??

�� НалоговыйНалоговый кодекскодекс российскойроссийской федерациифедерации -- ввтечениитечении четырехчетырех летлет

�� пп. 236 . 236 ДокументыДокументы юридическихюридических лицлиц попо налогамналогам((бухгалтерскиебухгалтерские отчетыотчеты, , расчетырасчеты, , декларациидекларации) ) ииприложенияприложения кк нимним -- 5 5 летлет

ПереченьПеречень документовдокументов, , образующихсяобразующихся вв деятельностидеятельности МинистерстваМинистерстваРоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации попо налогамналогам ии сборамсборам, , егоего территориальныхтерриториальных органоворганов ииподведомственныхподведомственных организацийорганизаций, , сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения 2004 2004 годгод

�� НалоговуюНалоговую декларациюдекларацию организацииорганизации лучшелучшехранитьхранить постояннопостоянно


ОсобенностиОсобенности определенияопределения сроковсроковхраненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов

�� СрокСрок храненияхранения одниходних ии техтех жеже видоввидов документовдокументовнана различныхразличных носителяхносителях должендолжен бытьбыть одинаководинаков..

�� ВВ рядеряде особыхособых случаевслучаев припри переводепереводе документовдокументоввв электроннуюэлектронную формуформу ихих ценностьценность можетможетизменитьсяизмениться, , аа значитзначит можетможет изменитьсяизмениться ии ихихсроксрок храненияхранения..


НациональныеНациональные АрхивыАрхивы СШАСША: : измененияизменениявв политикеполитике вв отношенииотношении перечнейперечней

((Federal Register v. 69, no. 223,Federal Register v. 69, no. 223, 19 19 ноябряноября 2004 2004 гг.).)

�� ПеречниПеречни должныдолжны, , каккак правилоправило, , определятьопределять срокисроки храненияхранениядокументовдокументов независимонезависимо отот видавида носителяносителя ((электронныеэлектронныедокументыдокументы, , бумагабумага ии тт..дд.).)

�� ПризнаетсяПризнается, , чточто припри переводепереводе документовдокументов вв электроннуюэлектроннуюформуформу ихих ценностьценность можетможет изменитьсяизмениться. . РазработанРазработан механизммеханизмпересмотрапересмотра сроковсроков храненияхранения припри переходепереходе государственныхгосударственныхорганизацийорганизаций нана электронныйэлектронный документооборотдокументооборот..

�� ПодтверждаетсяПодтверждается, , чточто еслиесли документыдокументы ((вв тт..чч. . послепосле переводапереводаихих вв электроннуюэлектронную формуформу) ) содержатсодержат существенносущественно большебольшеинформацииинформации илиили используютсяиспользуются попо--другомудругому, , срокисроки храненияхранениядолжныдолжны бытьбыть пересмотреныпересмотрены..


СрокиСроки храненияхранения службаслужба ДОУДОУдолжнадолжна согласоватьсогласовать::

�� СС сотрудникамисотрудниками соответствующихсоответствующихделовыхделовых подразделенийподразделений

–– обоснованноеобоснованное решениерешение обоб увеличениеувеличение сроковсроковхраненияхранения

�� СС юридическимюридическим отделомотделом ии службойслужбойвнутреннеговнутреннего контроляконтроля

–– отсутствиеотсутствие судебныхсудебных разбирательствразбирательств иипроверокпроверок контролирующимиконтролирующими органамиорганами


КстатиКстати, , обоб инспекцияхинспекциях ……

Не беспокойся, я ввёл в действие нашу программу

сохранения документов, как только мы получили

требование на выемку…


УсловияУсловия успехауспеха работыработы попоправильномуправильному назначениюназначению сроковсроков

храненияхранения документовдокументов::

�� слаженнаяслаженная работаработа рядаряда службслужб,,

�� юридическаяюридическая грамотностьграмотность специалистовспециалистов ДОУДОУ, , умениеумение самостоятельносамостоятельно анализироватьанализироватьнормативныенормативные документыдокументы,,

�� постоянноепостоянное повышениеповышение квалификацииквалификации,,

�� доступдоступ кк информационноинформационно--правовымправовым базамбазам типатипа««ГарантГарант»» ии ««КонсультантКонсультант ПлюсПлюс»», , отслеживаниеотслеживаниеизмененийизменений вв законодательствезаконодательстве,,

�� доступдоступ вв ИнтернетИнтернет ии возможностьвозможность общенияобщения ссколлегамиколлегами нана семинарахсеминарах ии конференцияхконференциях..


Вопросы?

Business

Определение сроков хранения документов