19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

11

ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов::опытопыт аутсорсингааутсорсинга храненияхранения документовдокументов

вв делопроизводстведелопроизводстве

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаНачальникНачальник отделаотдела

обработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО, , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

22

ЧтоЧто такоетакое аутсорсингаутсорсингхраненияхранения документовдокументов

АутсорсингАутсорсинг -- этоэто передачапередача

выполнениявыполнения рядаряда функцийфункцийделопроизводстваделопроизводства ((храненияхранения, , уничтоженияуничтожения документовдокументов ии, , возможновозможно, , рядаряда другихдругих) ) стороннейсторонней организацииорганизации

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

33

ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::

СтоимостьСтоимость услугуслуг попо аутсорсингуаутсорсингу составитсоставит лишьлишь

частьчасть затратзатрат, , необходимыхнеобходимых длядля храненияхранениядокументовдокументов собственнымисобственными силамисилами

ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::

ПолучитьПолучить выгодувыгоду заза счетсчет внеофисноговнеофисногохраненияхранения документовдокументов можноможно лишьлишь приприопределенныхопределенных условияхусловиях, , вв числочисло которыхкоторыхвходитвходит хорошохорошо налаженныйналаженный документооборотдокументооборотвв организацииорганизации

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

44

ТипичныеТипичные расходырасходы

нана внеофисноевнеофисное хранениехранение попо гг. . МосквеМоскве

((попо даннымданным вв ИнтернетеИнтернете))

�� СтоимостьСтоимость коробакороба –– 1,51,5--2,5 2,5 долларовдолларов

�� ХранениеХранение коробакороба –– 11--2 2 долларадоллара вв месяцмесяц

�� ДоставкаДоставка коробовкоробов –– 1010--15 15 долларовдолларов заза поездкупоездку

�� ПеремещениеПеремещение коробакороба –– 11--2 2 долларадоллара заза операциюоперацию

�� УничтожениеУничтожение коробакороба –– 22--7 7 долларадоллара заза коробкороб

�� БезвозвратноеБезвозвратное изъятиеизъятие коробакороба –– 22--4 4 долларадоллара

ТолькоТолько хранениехранение коробакороба –– околооколо 20 20 долларовдолларов вв годгод..

ОбслуживаниеОбслуживание коробакороба вв среднемсреднем удваиваетудваивает стоимостьстоимость..

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

55

ПримерПример расчётарасчёта экономическойэкономической выгодывыгоды

отот внеофисноговнеофисного храненияхранения 3000 3000 делдел

�� ЭкономияЭкономия нана оборудованииоборудовании, , –– 1500 1500 долларовдолларов вв годгод

�� ЭкономияЭкономия нана зарплатезарплате, , –– 14001400долларовдолларов вв годгод

�� ЭкономияЭкономия нана площадиплощади,, –– 38403840долларовдолларов вв годгод

�� РасходыРасходы нана внеофисноевнеофисноехранениехранение, , вв годгод –– 45204520

СуммарнаяСуммарная экономияэкономия: 2220 : 2220 долларовдолларов вв годгод

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

66

КакКак подготовитьподготовить документыдокументыдлядля внеофисноговнеофисного храненияхранения

�� ВВ коробкороб желательножелательно кластькласть документыдокументы, , сроксрокхраненияхранения которыхкоторых истекаетистекает одновременноодновременно

�� НаНа аутсорсингаутсорсинг нежелательнонежелательно отправлятьотправлять документыдокументы, , утратаутрата илиили утечкаутечка информацииинформации изиз которыхкоторых можетможетнанестинанести существенныйсущественный ущербущерб организацииорганизации..

�� НаНа внеофисноевнеофисное хранениехранение нужнонужно вв первуюпервую очередьочередьвывозитьвывозить тете документыдокументы, , которыекоторые практическипрактически ненеиспользуютсяиспользуются. . ЧастоЧасто используемыеиспользуемые документыдокументыдолжныдолжны остатьсяостаться вв офисеофисе..

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

77

ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::

ЕстьЕсть возможностьвозможность сэкономитьсэкономить нана персоналеперсонале

службыслужбы ДОУДОУ ии егоего обученииобучении

ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::

ЭтоЭто тактак. . КК сожалениюсожалению, , руководстворуководство можетможетувлечьсяувлечься экономиейэкономией заза счетсчет персоналаперсонала –– иидажедаже уволитьуволить тоготого самогосамого сотрудникасотрудника ДОУДОУ, , которыйкоторый этотэтот аутсорсингаутсорсинг организовалорганизовал!!

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

88

ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::

ПриводитсяПриводится вв порядокпорядок документооборотдокументооборот

ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::

АутсорсингАутсорсинг припри бестолковомбестолковомдокументооборотедокументообороте помогаетпомогает примернопримерно тактакжеже, , каккак анальгинанальгин припри аппендицитеаппендиците –– больбольснимаетсяснимается…… нана какоекакое--тото времявремя..

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

99

КакКак комплектоватькомплектовать коробакороба длядлявнеофисноговнеофисного храненияхранения

�� НужноНужно составитьсоставить ииподдерживатьподдерживать описиописидокументовдокументов ввкоробахкоробах..

�� УчётУчёт вывозимыхвывозимых нана аутсорсингаутсорсинг документовдокументов должендолженбытьбыть налаженналажен тактак, , чтобычтобы, , вв случаеслучае необходимостинеобходимости, , установитьустановить местонахождениеместонахождение нужногонужного документадокумента сс

точностьюточностью додо коробакороба

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1010

ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::

ПовышаетсяПовышается безопасностьбезопасность храненияхранения

документовдокументов

ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::

ДаДа…… ии нетнет. . ПоПо настоящемунастоящему ценныеценные документыдокументынана аутсорсингаутсорсинг отправлятьотправлять нельзянельзя. .

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1111

НасколькоНасколько серьезносерьезно поставщикпоставщикотноситсяотносится кк вопросамвопросам безопасностибезопасности??

((рекомендациирекомендации PRISM)PRISM)

�� ПерсоналПерсонал

�� КонтрольКонтроль доступадоступа

�� СлежениеСлежение

�� ОбучениеОбучение персоналаперсонала

�� ПротивопожарнаяПротивопожарная безопасностьбезопасность

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1212

ПротивопожарнаяПротивопожарная безопасностьбезопасность

�� КакиеКакие системысистемыпожаротушенияпожаротушения установленыустановлены??

�� КакиеКакие датчикидатчики используютсяиспользуются??

�� КакимКаким стандартамстандартам пожарнойпожарнойбезопасностибезопасности соответствуетсоответствуетхранилищехранилище ??

�� КогдаКогда хранилищехранилище последнийпоследний разраз проверялосьпроверялосьпожарнымипожарными ((желательножелательно изучитьизучить актакт этойэтойпроверкипроверки)) ? ?

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1313

СШАСША -- ПожарПожар вв хранилищехранилище документовдокументов29 29 октябряоктября 1996 1996 гг., ., ЧикагоЧикаго

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1414

ПожарПожар вв центрецентре храненияхранения документовдокументов28 28 январяянваря 2002 2002 годагода, , РуайеРуайе, , ФранцияФранция

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1515

ТипичныеТипичные действиядействия поставщикапоставщика ввслучаеслучае пожарапожара ((СШАСША))

�� УничтожаютсяУничтожаются всевсе поврежденныеповрежденные огнемогнемилиили водойводой документыдокументы, , вневне зависимостизависимости ототстепенистепени поврежденияповреждения

�� ВыплачиваетсяВыплачивается компенсациякомпенсация попо 2 2 долларадолларазаза коробкороб

�� КонтрактыКонтракты составляютсясоставляются тактак, , чточто никакойникакойдругойдругой компенсациикомпенсации заза причиненныйпричиненныйущербущерб получитьполучить невозможноневозможно

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1616

ПодводныеПодводные камникамни договоровдоговоров

�� ЗаключениеЗаключение длительногодлительного контрактаконтракта безбез возможностивозможностипрекратитьпрекратить егоего досрочнодосрочно. . ««ВыкупныеВыкупные»» платежиплатежи..

�� ОтветственностьОтветственность поставщикапоставщика припри утратеутратедокументовдокументов. . СтрахованиеСтрахование документовдокументов..

�� КомпенсацияКомпенсация клиентомклиентом расходоврасходов поставщикапоставщикавследствиевследствие судебногосудебного искаиска третьейтретьей стороныстороны ((зазаисключениемисключением случаевслучаев прямойпрямой недобросовестностинедобросовестностипоставщикапоставщика))

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1717

АмериканскийАмериканский опытопыт: : полноценнуюполноценнуюкомпенсациюкомпенсацию получитьполучить невозможноневозможно

�� ПоставщикПоставщик документыдокументы нене страхуетстрахует, , стандартнаястандартная компенсациякомпенсация –– стоимостьстоимость коробакороба

�� МожноМожно самостоятельносамостоятельно застраховатьзастраховатьдокументыдокументы, , ноно ……

�� КогдаКогда страховаястраховая компаниякомпания выплатитвыплатиткомпенсациюкомпенсацию, , онаона подастподаст вв судсуд нанапоставщикапоставщика, , ии ……

�� СогласноСогласно договорудоговору, , судебныесудебные издержкииздержкипоставщикапоставщика оплачиваетоплачивает клиентклиент!!

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1818

КогдаКогда аутсорсингаутсорсинг выгоденвыгоден

АутсорсингАутсорсинг выгоденвыгоден, , еслиесли::

–– НетНет местаместа длядля храненияхранения документовдокументов, , аа стоимостьстоимостьарендыаренды дополнительнойдополнительной площадиплощади высокавысока,,

–– ИмеетсяИмеется большоебольшое количествоколичество документовдокументоввременноговременного срокасрока храненияхранения, , нене требующихсятребующихся длядляоперативнойоперативной работыработы,,

–– БольшоеБольшое количествоколичество сотрудниковсотрудников занятызанятыисключительноисключительно обслуживаниемобслуживанием ««бумажногобумажного»»архиваархива,,

–– НалаженаНалажена работаработа службыслужбы ДОУДОУ, , включаявключаяэкспертизуэкспертизу ценностиценности документовдокументов ии созданиесоздание ииподдержаниеподдержание электронногоэлектронного архиваархива..

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

1919

КогдаКогда отот аутсорсингааутсорсингалучшелучше отказатьсяотказаться

�� ОтсутствиеОтсутствие надежныхнадежных поставщиковпоставщиков

�� ПотенциальнаяПотенциальная монополиямонополия сосостороныстороны возможноговозможного поставщикапоставщика

�� СнижениеСнижение оперативностиоперативности ниженижетребуемоготребуемого уровняуровня

�� УвеличениеУвеличение затратзатрат —— решитьрешитьпроблемупроблему своимисвоими силамисилами дешевледешевле

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

2020

ОзначаетОзначает лили аутсорсингаутсорсингбезработицубезработицу длядля архивистовархивистов??

�� ЧастоеЧастое следствиеследствие аутсорсингааутсорсинга ––сокращениесокращение архивариусовархивариусов, , аа поройпорой ииспециалистовспециалистов среднегосреднего звеназвена..

�� ДляДля руководителейруководителей службслужб ДОУДОУаутсорсингаутсорсинг даетдает возможностьвозможность повыситьповыситьсвойсвой статусстатус ии квалификациюквалификацию, , ииизбавитьсяизбавиться отот значительнойзначительной частичастинаиболеенаиболее неинтереснойнеинтересной рутиннойрутинной работыработы..

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

2121

�� НужноНужно тщательнотщательно взвеситьвзвесить аргументыаргументы ««заза»»ии ««противпротив»» аутсорсингааутсорсинга, , оценитьоценить рискириски, , подсчитатьподсчитать экономическуюэкономическую выгодувыгоду..

�� УжеУже сейчассейчас необходимонеобходимо рассматриватьрассматриватьаутсорсингаутсорсинг каккак однуодну изиз возможностейвозможностей длядляповышенияповышения экономическойэкономической эффективностиэффективностикоммерческихкоммерческих организацийорганизаций..

ВыводыВыводы

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

2222

ПодробностиПодробности читайтечитайте вв статьестатье::

ХрамцовскаяХрамцовская НН..АА. .

««ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов: : опытопыт аутсорсингааутсорсинга вв делопроизводстведелопроизводстве»», ,

ДелопроизводствоДелопроизводство ии документооборотдокументооборотнана предприятиипредприятии, ,

готовитсяготовится кк публикациипубликации вв №№ 12, 2004 12, 2004 гг..

19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция

2323

Вопросы?