Требования законодательства в отношении управления информацией и документами и тенденции их дальнейшего

24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и законодательство», Уфа

1

Требования законодательства в отношении управления

информацией и документами, тенденции их дальнейшего развития

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

2

Общая оценка ситуации (1) Электронные документы закрепились в нашей жизни,

потеснив бумажные. К ним уже стали привыкать

Отлажен ряд мер по обеспечению юридической значимости

Вопросы оперативного использования электронных документов во многом решены

По-прежнему не решается вопрос о том, как обеспечить долговременную сохранность электронных документов в государственных электронных архивах


3

Общая оценка ситуации (2) Кто возьмет на себя роль основного регулятора?

– Росархив мало на что способен

– Минкультуры этим заниматься не хочет

– Видимо, данный вопрос будет решать Минкомсвязиили Банк России

По-прежнему не изучаем мировой опыт

Очень много проблем в области подготовки кадров. Электронных архивистов никто не готовит


4

Общая оценка ситуации (3)

Продолжается развитие государственных реестров и регистров и портальных технологий – и, как следствие, сокращение обмена бумагоподобными документами

– Планы в этом направлении у государственных органов огромные

Проблемы с усиленными электронными подписями

– Проблема доверия к УЦ– Гармонизация с законодательством Евросоюза


5

Основные направления изменений: 2010-2015 годы

Придание юридической силы электронным документам

Электронное судопроизводство

Электронный нотариат

Электронная декларирование

Электронные медицинские системы и электронные медицинские карты

Защита персональных данных

Доступ к государственной информации


6

Статистический анализ судебных решений Чаще всего в судебных

решениях упоминаются термины «электронная почта», «база данных», «файл» и «электронный документ»

С 2004 года растёт число судебных дел, в которых рассматриваются вопросы, связанные с электронными документами

В последние годы резко увеличилось число судебных решений, в которых упоминается электронная почта


Важнейшие факторы Обострение международной обстановки, в т.ч. в связи

с событиями на Украине

Крымские события ярко показали нашу зависимость от информационных систем. Во многом выручили бумажные технологии

Усилилось внимание к вопросам информационной безопасности:– Самодостаточность – Защита ключевой национальной инфраструктуры– Защита персональных данных и т.д.


Ощущаемые отраслью последствия: Сокращение финансирования и кадров, снижение статуса

Угрозы прекращения продажи лицензий и технического обслуживания, доступа к зарубежным информационным системам. Импортозамещение

Возникновение дополнительных препятствий на пути внедрения облачных технологий

Массированные атаки на государственные сайты РФ

Усиление внимания к защите персональных данных, требование об их обработке на территории России

Обеспечение непрерывности деловой деятельности824 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и

законодательство», Уфа

Формирование Евразийского экономического союза

Проблема интероперабельности

Межгосударственное электронное взаимодействие

– Возникает необходимость «стыковать» государственные системы документооборота, в т.ч. электронного

– Выработанные решение впоследствии можно будет использовать и для обеспечения юридической значимости электронных документов внутри страны

– Работа в 2014 году велась довольно активно, продолжается и в 2015 году


Открытое правительство и открытые данные

Отчасти снизился интерес к открытому правительству и к открытым данным

Ключевые причины:

– Осложнение международной обстановки

– Не очень большая отдача при достаточно существенных затратах

– Выбор, с моей точки зрения, ошибочной стратегии с упором на создание Общественных советов


11

Электронные медицинские карты

Огромные деньги

Могут оказать колоссальное влияние на всю отрасль в целом

Полигон новых технологий

Приходится решать не просто вопросы технического характера, но и много правовых вопросов (персональные данные, электронные подписи, хранение, нарастающие объемы информации, смешанный документооборот, большие данные и аналитика)


Электронная революция: Этап 1

Перевод бумажных документов в бумагоподобныеэлектронные документы

Появление государственных баз данных, реестров и регистров. Постепенное превращение их де-факто в основной инструмент принятия юридически значимых решений

Частичная автоматизация деловых процессов и процедур принятия решений

При получении государственных услуг заявителю не нужно представлять документы, которые уже имеются в государственных органах


12

Электронная революция: Этап 2 Традиционный обмен документов меняется на коллективную

работу с использование государственных реестров и регистров

Автоматическое принятие решений

Становится все меньше документов «прямого действия», все больше документов личного хранения превращаются в «ссылки» на соответствующие базы данных

Документы личного хранения постепенно все больше утрачивают свое значение


13

Государственный реестр населения Правила формирования, ведения и использования базового

государственного информационного ресурса регистрационного учета граждан РФ по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 5 января 2015 г. № 4)

База данных ведется в электронном виде с использованием федеральной государственной информационной системы. Ведение базы данных на бумажных носителях не допускается

В базе данных информация хранится без ограничения срока


14

Подтверждение страхового стажа на основе информации, содержащейся в

базе данных Пенсионного Фонда VI. Подтверждение страхового стажа за период после

регистрации гражданина в качестве застрахованного лица

43. Периоды работы и (или) иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются документами об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом Пенсионного фонда РФ на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.


15

Что это означает для специалистов по управлению документами и архивистов Земля проваливается под ногами!

Основная масса специалистов привыкла работать с бумагоподобными документами и возникает вопрос о будущем в профессии, что они будут обрабатывать и хранить

Архивы до сих пор еще не освоили хранение электронных бумагоподобных документов, что говорить о базах данных.

Что будет поступать на государственное архивное хранение?

Какие специалисты будут проводить эту работу и кто их должен готовить?


16

Недостатки новых технологий –продолжение их достоинств

Одни и те же факторы являются как упрощают обработку информации, так и создают определенные риски:

– Изменение информации – Уничтожение информации – Создание виртуальных личностей – Защита персональных данных– Профилирование граждан

Эти вопросы должны войти в сферу интересов нашей профессии – иначе мы окажемся на обочине


17


18

Потеря данных в пенсионных базах данных Японии, июнь 2007

В 1997-2007 гг. при объединении пенсионных счетов были «потеряны» 50 млн. из 300 млн. счетов.

На снимке руководитель ведомства, допустившего утрату информации, раздает гражданам листовки с извинениями за плохую работу его ведомства

http://search.japantimes.co.jp/cgi-bin/nn20070609a6.html

http://search.japantimes.co.jp/cgi-bin/nn20070609a6.html

Изменения законодательства в 2015 году


19

Бумажное делопроизводство

После определенного перерыва законодатель вновь занялся вопросами совершенствования бумажного делопроизводства

ФЗ от 24 ноября 2014 года № 376-ФЗ - Ведение делопроизводства организации в России - критерий признания РФ местом фактического управления иностранной организацией

ФЗ от 29 декабря 2014 г. № 482-ФЗ - порядок составления протокола заседания комитета кредиторов и обеспечения сохранности документов, создаваемых в процессе подготовки и проведения заседания комитета


20

Бумажное делопроизводство

Законопроект «О внесении изменений в ФЗ «Об архивном деле в РФ», предусматривающий сокращение сроков хранения документов по личному составу с 75 лет до 20 лет. 23 января 2015 года принят в первом чтении

Законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». 20 марта 2015 принят во втором чтении


21

Ужесточение административной ответственности

ФЗ от 24 ноября 2014 года № 376-ФЗ - новые штрафы за непредставление документов и информации в налоговые органы

Законопроект 683952-6 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» - ужесточение наказаний за нарушение законодательства о персональных данных. 24 февраля 2015 года принят в первом чтении


22

Новое определения «электронного документа» в Гражданском Кодексе

ФЗ от 8 марта 2015 года № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации» - дано определение электронного документа (ст. 434 «Форма договора»).

«Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.»


23

Использование электронных документов в управлении

ФЗ от 29 декабря 2014 года № 476-ФЗ - расширение сферы применения электронных документов при осуществлении процедур банкротства

ФЗ от 31 декабря 2014 № 517-ФЗ - возможность подавать заявления в органы ЗАГС в электронной форме через единый портал государственных и муниципальных услуг

ФЗ от 29 декабря 2014 года № 486-ФЗ - получение документов из дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в виде электронных копий


24


ФЗ от 29 декабря 2014 года № 457-ФЗ - Нотариусы наделены правом внесения сведений в электронном виде в Единый федеральный реестр сведений о банкротстве и ЕГРЮЛ, расширена возможность использования электронных документов при осуществлении нотариальных действий. Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания

ФЗ от 8 марта 2015 года № 41-ФЗ - Электронные судебные приказы и исполнительные листы, передача их судебным приставам-исполнителям в электронном виде


25


Законопроект 672981-6 «О внесении изменений в ФЗ «Об электронной подписи» - совершенствования использования электронной подписи. 17 февраля 2015 года принят в первом чтении.

Законопроект № 669214-6 О внесении изменений в ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» - электронные банковские гарантии уплаты таможенных пошлин. 25 февраля 2015 года принят в первом чтении

Законопроект 686611-6 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» - применения электронных документов в деятельности органов судебной власти. В январе внесен в ГД.


26

Базы данных

ФЗ от 31 декабря 2014 года № 531-ФЗ - информационные системы российских государственных органов и организаций должны размещаться только на территории РФ. Введены административные наказания за нарушение этих требований

ФЗ от 31 декабря 2014 года № 511-ФЗ – единый реестр проверок: раскрытие информации «об организации и о проведении проверок, о результатах проведения проверок и о принятых мерах по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений»


27

Подводим итоги Предстоит большая интересная работа: За изменением

законодательства последуют изменения в подзаконных нормативно-правовых актах

Необходимо постоянно держать руку на пульсе изменений для того, чтобы своевременно реагировать на возникающие вызовы


28

29

За свежей информацией приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube


http://rusrim.blogspot.com/

Business

Требования законодательства в отношении управления информацией и документами и тенденции их дальнейшего